OBSERVACIONES PARA PRESENTAR LA PROPUESTA

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1 OBSERVACIONES PARA PRESENTAR LA PROPUESTA Dirección o direcciones exactas, o lugar(es) de entrega (identifíquese todos, si son varios) El lugar de entrega será en la sede de SOCODEVI, en la Carrera 17 N 93A-06, oficina 502, Bogotá D.C. - Colombia Fecha de Publicación Fecha y hora de entrega más tardías (si el momento de la entrega excede a éstas, la cotización podrá ser rechazada por SOCODEVI) 10 Junio de :00 am 1 Julio de 2016 antes de las 05:00 p.m. Moneda preferente de cotización Moneda local: Pesos Colombianos IVA sobre el precio cotizado Nº obligatorio de copias de la oferta que habrán de presentarse. Deberá incluir el IVA y estar discriminado en la propuesta. Una original en un SOBRE que contiene en su interior dos sobres debidamente marcados una para los documentos que se deben presentar indicando SOBRE N.1 y otro para la propuesta general de trabajo, incluida la propuesta económica indicando SOBRE N.2 Fecha límite de presentación de la cotización 1 de Julio de 2016 antes de las 05:00 p.m. Toda la documentación estará escrita en el siguiente idioma: Español Página 1 de 9

2 Nº TÉRMINOS DE REFERENCIA OBJETO DEL CONTRATO El objeto de la presente invitación es seleccionar y contratar una agencia de comunicaciones, publicidad y mercadeo para desarrollar todo el manual de imagen corporativa de las 28 organizaciones que hacen parte del PROCOMPITE, proyecto de fortalecimiento de la competitividad de las empresas asociativas rurales llevado a cabo por SOCODEVI ( Sociedad de Cooperación para el Desarrollo Internacional ) en Colombia. Se escogerá la propuesta más favorable, más diversa, novedosa y que cumpla con los requisitos expuestos en este documento. El proponente deberá realizar el diseño y creación de la imagen corporativa de 28 organizaciones con las que Socodevi trabaja a través de su proyecto PROCOMPITE en Colombia. En algunos casos rediseñar y restructurar los elementos que ya estén creados. Aplicar esa imagen institucional a diferentes herramientas de comunicación, nuevas tecnologías de la información y demás necesidades expuestas por el proyecto y sus asociaciones beneficiadas. ANTECEDENTES Breve presentación del PROCOMPITE El objetivo de este proyecto colombo canadiense es promover el crecimiento económico sostenible de las zonas rurales colombianas. Su ejecución permitirá generar riqueza y crear empleos a través de empresas asociativas en las diferentes regiones del país, integrando el concepto de desarrollo agro-silvo-pastoril sostenible a nivel local y departamental de manera rentable y competitiva. Se promueven de esta forma la adaptación de la producción a las nuevas limitaciones agro-climáticas y se integra formalmente a las mujeres en la economía local. Junto con las diferentes acciones de los otros componentes del proyecto a nivel de las empresas familiares, el PROCOMPITE también, centrará sus esfuerzos de desarrollo en la construcción y consolidación de la imagen corporativa e institucional, de las 28 organizaciones que se están beneficiando en siete departamentos impactados: Antioquia, Cundinamarca, Meta, Nariño, Putumayo, Risaralda, Valle del Cauca, con el fin de fortalecerlas y posicionarlas. Crear su imagen corporativa ayudará a mostrar y visibilizar estas empresas familiares para que a través de las herramientas de comunicación y las nuevas tecnologías de la información Página 2 de 9

3 puedan abrir nuevos mercados y así consolidar alianzas comerciales a nivel nacional e internacional. El PROCOMPITE se basa en un concepto de colaboración entre los sectores públicos y privados constituye un ingrediente importante de desarrollo rural. Además, toma en cuenta las políticas del Gobierno de Colombia relacionadas con la promoción de motores nacionales de crecimiento económico y con ello fomentar el incremento de ingresos de las familias apoyadas. Contexto La sociedad de Cooperación para el Desarrollo Internacional ( SOCODEVI ) es una red canadiense de empresas cooperativas y mutualistas que comparte su pericia técnica y sus conocimientos con sus socios en los países en desarrollo con el objetivo de crear, proteger y distribuir la riqueza. El PROCOMPITE es el proyecto que SOCODEVI ejecuta en 23 municipios de siete departamentos del territorio nacional, beneficiando a 28 organizaciones a quienes se les creará su manual de imagen corporativa, herramientas de comunicación, etc. Algunas de ellas ya tienen elementos creados como logos, páginas web, redes sociales, que, el proponente elegido, debe analizar, rediseñar o reestructurar (de ser necesario). Con otras de las organizaciones habrá que empezar desde cero. Estas asociaciones se encuentran ubicadas en diferentes regiones del país. Eje Cafetero, Meta, Cundinamarca, Putumayo, Nariño, Pasto, Antioquia y trabajan con diferentes cadenas productivas: Café, Cacao, Patilla, Leche, Pimienta, Ganadería, hortofrutícola, Caña Panelera, plátano, Aguacate, cítricos. Por esta razón las propuestas deben ser diversas, diferentes unas de otras, auténticas, originales y sobre todo que respondan a unos criterios culturales, que sean acordes con los objetivos y necesidades de cada una de las organizaciones vinculadas al proyecto. Son más de 2000 socios entre hombres y mujeres en todas las organizaciones que hacen parte del proyecto. La participación de las mujeres como parte fundamental del desarrollo sostenible y de la empresa familiar es una de las grandes fortalezas del PROCOMPITE. Las propuestas se trabajarán en conjunto con la oficina de comunicaciones del PROCOMPITE ubicada en Bogotá - Colombia, y la oficina de Comunicaciones de SOCODEVI, ubicada en Quebéc Canadá. DESCRIPCION DE PRODUCTOS El proyecto debe incluir los siguientes productos: - Manual de Imagen Corporativo que incluye: 1. Creación de logotipo Página 3 de 9

4 Icono Tipografía Construcción Área de protección 2. Colores 3. Usos Permitidos No permitidos Especiales Especiales en sustratos 4. Papelería corporativa Hoja membrete Tarjeta personal Sobre Carpeta 5. Merchandising Gorras Esferos Agendas Otros 6. Página web Diseño, implementación y programación de minisitios web para cada una de las organizaciones. 7. Redes Sociales 8. Diseño de empaques de producto 9.Otros Página 4 de 9

5 IMPORTANTE: Se deben entregar los editables de cada uno de los elementos arriba mencionados sin valores adicionales y cediendo los respectivos derechos de este material para que SOCODEVI pueda hacer uso de ellos en otros proyectos a nivel mundial y con fines informativos, educativos o comerciales. SELECCIÓN DE LA AGENCIA A través de un Comité Interno se hará la selección de la propuesta que más se ajuste a las características y requisitos expuestos. Los miembros del comité estudiarán el material que haya sido entregado por los proponentes en medio físico (digital en CD o DVD). Las agencias que se presenten no podrán mejorar su propuesta con posterioridad al cierre de la convocatoria, si así fuere, se considerará como inhabilitado. Una vez estudiadas las propuestas serán evaluadas por los miembros del Comité, el comité dará sus valores y calificación final sobre cada uno de los aspectos. JUSTIFICACION DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN. REQUISITOS MÍNIMOS: Se determinará si las propuestas presentadas cumplen con los requisitos mínimos para efectuar la evaluación y posterior ponderación y comparación. La oferta deberá cumplir con los requerimientos mínimos: - Ser propuestas originales, no copia de otros proyectos, de otros trabajos o de Internet. - Los proponentes deberán acreditar ser personas jurídicas con domicilio en Colombia, deberán tener como objeto social la prestación del servicio integral de agencia de comunicación, publicidad o medios, no podrán estar incursos en las causales de inhabilidad e incompatibilidad o conflicto de interés consagradas en la Constitución Política y la ley que lo inhabilite o lo ponga en situación de incompatibilidad. - SOCODEVI, con anterioridad a la decisión definitiva, tendrá la facultad de solicitarle a los proponentes, aclaraciones o documentos que complementen la información, en cuanto se estimen pertinentes, en relación con sus respectivas ofertas. - En algunos casos y de acuerdo a lo propuesto SOCODEVI podrá pedir a los interesados que mejoren o modifiquen las condiciones o especificaciones de sus respectivas propuestas. - El proponente no podrá estar reportado en ninguna entidad legal, ni inmersos en algún conflicto de interés de los previstos en tales disposiciones. - El oferente deberá tener en consideración que no debe tener limitación alguna respecto al tiempo de prestación de dicho servicio como quiera que se trate de labores permanentes de acuerdo con la frecuencia establecida por SOCODEVI. PRESUPUESTO: La propuesta por parte del oferente debe incluir un presupuesto económico. También debe incluir un plan de trabajo anual con fechas donde se discriminen los tiempos de pre y pos producción, ejecución y prioridades, es decir grados bajos, medios y altos para la elaboración Página 5 de 9

6 de los materiales; esto teniendo en cuenta los acuerdos a los que llegarán las dos partes en el momento de la contratación. No será una contratación con una fee mensual, sino por servicio y producto entregado. Por esta razón se debe definir bien en la propuesta económica los valores de los elementos a cotizar. COORDINACIÓN: El contratista será el responsable de la ejecución y elaboración de los diseños de cada una de las piezas y herramientas de comunicación. Serán revisados y se pedirán los ajustes correspondientes por parte de las coordinaciones de PROCOMPITE Bogotá y SOCODEVI Canadá. FORMA DE ENTREGA DE PRODUCTOS: Entregar copias en CD o DVD sobre las propuestas generales de trabajo y económicas y sus planes de acción. Con datos de contacto y los papeles impresos correspondientes a RUT, Cámara de Comercio y documento del representante legal. RESPONSABILIDADES DE LAS PARTES En términos generales, las responsabilidades de las partes serán las siguientes, sin perjuicio de las que se determinen en el contrato que se suscriba o las que surjan en desarrollo de lo contratado. OBLIGACIONES DE SOCODEVI Serán obligaciones de SOCODEVI para la ejecución del contrato o convenio a) Pagar el valor del producto o servicio entregado de acuerdo a la forma de pago establecida. b) Brindar apoyo al oferente seleccionado para el desarrollo adecuado del Proyecto y fortalecer el desempeño de las labores de la misma. c) Entregar al oferente seleccionado la información necesaria y complementaria para desarrollar las propuestas para cada una de las organizaciones a las que hay que hacerles su manual de imagen corporativa. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA Serán obligaciones del contratista: a) Cumplir a cabalidad con lo establecido en el objeto y alcance descritos en el presente documento, en los términos y condiciones aquí pactadas, y lo señalado en su propuesta la cual hace parte integral de este contrato. Por ningún motivo, suspenderá o abandonará el cumplimiento del mismo, sin perjuicio de la debida justificación aceptada por SOCODEVI. b) Presentar los documentos requeridos. c) Seguir al pie de la letra los requerimientos para postularse a esta convocatoria. Página 6 de 9

7 d) Presentar presupuestos y plan de acción de las herramientas y elementos a desarrollar. e) Ejecutar y desarrollar los diseños propuestos para cada una de las organizaciones, bajo la coordinación de SOCODEVI, en forma oportuna y dentro del término establecido, con el fin de obtener la correcta realización del objeto contratado. f) Responder, sin perjuicio de la respectiva garantía, por el cumplimiento y calidad de los servicios prestados, por el término previsto en el contrato a suscribir. g) Entregar al finalizar cada proyecto los editables de este desarrollo. h) Atender los requerimientos, instrucciones y/o recomendaciones que durante el desarrollo del contrato le imparta SOCODEVI, a través del supervisor del mismo, para una correcta ejecución y cumplimiento de sus obligaciones. i) Reportar, de manera inmediata a SOCODEVI, la ocurrencia de cualquier novedad o anomalía durante la ejecución del contrato. j) Guardar confidencialidad en todo lo que llegue a su conocimiento por o con ocasión del desarrollo de sus actividades salvo requerimiento expreso de Autoridad competente. k) Solicitar autorización escrita para cualquier cambio en el desarrollo de las actividades contratadas y de las personas que ejecutan la propuesta. l) Ejecutar las demás actividades que imponga la ley o sean necesarias para lograr un total y fiel cumplimiento del objeto, el alcance y las obligaciones contratadas, aunque no estén específicamente señaladas en el presente documento, siempre y cuando las mismas correspondan a la naturaleza y objeto del contrato. DOCUMENTOS A PRESENTAR PERSONA JURÍDICA o PERSONA NATURAL - Certificado de Cámara de Comercio con vigencia no mayor de 30 días o documento que haga sus veces, opcional para personas naturales. - Copia Rut - Original Autorización para firmar (si es del caso) cuando existan restricciones para el representante legal para contratar bien sea por cuantías o por objeto - Copia Certificación Bancaria expedida por la entidad respectiva. - Fotocopia de documento de identidad del representante legal o en su defecto de la persona autorizada que firmará el contrato. - Certificados y antecedentes contraloría, procuraduría y policía Nacional. VIGENCIA La vigencia después de seleccionada la agencia será determinada por los tiempos de producción y ejecución de la agencia validadas y aprobadas con SOCODEVI para la elaboración de la imagen corporativa de las organizaciones vinculadas al proyecto. FORMA DE PAGO a) Se realizará el pago contra entrega, después de la presentación del producto y/o servicio por parte de la agencia y recibido a satisfacción por SOCODEVI. El pago se realizará Página 7 de 9

8 pasados los siguientes (15) días calendarios a la aceptación por escrito por parte de SOCODEVI y radicada la factura en las oficinas en Bogotá. PROCESO DE SELECCION: CRONOGRAMA ETAPA 1 EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS PRIMERA ETAPA a) EXAMEN PRELIMINAR El Comité Evaluador verificará que cada propuesta: - Contiene toda la información solicitada. No contener los documentos de carácter no subsanable será causal de rechazo de la propuesta/cotización; - El período de validez de la Propuesta/cotización cumple con el tiempo solicitado; de no cumplir con este, la propuesta/cotización será rechazada - La firma proponente es elegible, es decir que no se encuentra incursa en alguna de las inhabilidades e incompatibilidades establecidas en el Documento de Solicitud de propuestas, de no ser elegible, la propuesta/ cotización será rechazada. - El objeto social permite la actividad, gestión u operación que se solicita en esta licitación y que es el objeto del contrato que de ella se derive, de no cumplirlo la propuesta/cotización será rechazada. - El certificado de existencia y representación legal tiene antigüedad no superior a 30 días. Las propuestas que superado el examen preliminar, continuarán con la evaluación de los requisitos mínimos. EXPERIENCIA DEL OFERENTE b) REQUISITOS MÍNIMOS El comité evaluador verificará que el proponente cumple con los requisitos mínimos. Experiencia de la Firma: Las firmas proponentes deberán certificar como mínimo, la experiencia que se relaciona a continuación: EXPERIENCIA ESPECIFICA EN: Diseño, ejecución de piezas de comunicación, publicidad y diferentes elementos gráficos y digitales (Páginas Web, Redes Sociales) preferiblemente que su portafolio sea amplio en trabajo con empresas que manejen intereses similares a los de SOCODEVI. NUMERO DE CONTRATOS Mínimo dos (2) contratos en los últimos tres años. Página 8 de 9

9 Los proponentes deberán anexar al Formato experiencia de la firma, los certificados que acredite la anterior experiencia. (Recibo a entera satisfacción o certificaciones de recibo a entera satisfacción, emitidas por las entidades contratantes, correspondientes a la experiencia específica del oferente), y deberá anexar en medio físico (adjuntar el CD o DVD) la muestra de la experiencia certificada. ETAPA 2 EVALUACIÓN ECONÓMICA. El Comité Evaluador examinará las propuestas económicas para determinar si: Están completas, es decir si incluyen los costos de todas las actividades ofrecidas en la propuesta, de lo contrario la propuesta será rechazada. Si presenta errores aritméticos los corregirá, sobre la siguiente base: Si existe discrepancia entre el precio unitario y el precio total, obtenido de multiplicar el precio unitario por la cantidad, el precio unitario prevalecerá y el precio total será corregido. Si existe discrepancia entre la cantidad expresada en palabras y la cantidad en cifras, prevalecerá el monto expresado en palabras, salvo que la cantidad expresada en palabras tenga relación con un error aritmético, en cuyo caso prevalecerá el monto en cifras. Si el proponente en primer lugar de elegibilidad no acepta la corrección de errores, su propuesta será rechazada. ETAPA 3 EVALUACIÓN CRITERIO CUMPLE / NO CUMPLE En este tipo de evaluación, se adjudicará el contrato a la oferta o propuesta que haya cumplido con todos los requerimientos mínimos y haya ofrecido el precio más bajo después de evaluado, y que cumple sustancialmente con los documentos solicitados en la invitación habiendo, además, determinado que dicho Oferente o Proponente está calificado para ejecutar el Contrato de manera satisfactoria. Página 9 de 9