MANUAL DE EXCEL AVANZADO

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1 MANUAL DE EXCEL AVANZADO

2 1. CONSOLIDACIÓN DE CONCEPTOS FÓRMULAS (BUENAS PRÁCTICAS) Tipos de operandos Tipos de operadores PRECEDENCIA DE OPERADORES ARITMÉTICOS EDICIÓN INTELIGENTE DE FÓRMULAS UTILIZACIÓN DE NOMBRES EN FÓRMULAS LENGUAJE NATURAL NOMBRES DE RANGOS Generalidades Método 1 de creación de nombres de rangos Método 2 de creación de nombres de rangos Método 3 de creación de nombres de rangos Pegar Nombres Los rangos tridimensionales Aplicar nombres de rangos a posteriori Aplicar lenguaje natural sobre la marcha Errores relacionados con el lenguaje natural y los nombres de rangos REFERENCIAS A OTROS LIBROS REFERENCIAS 4D USO DE VÍNCULOS Al cerrar libros vinculados Al abrir libros vinculados Edición de vínculos tras abrir el libro dependiente Problemas de referencias en vínculos automáticos OPCIONES DE LOS LIBROS UNA OTRA LA DE MÁS ALLÁ BASES DE DATOS INTRODUCCIÓN DE DATOS AUTOCOMPLETAR RELLENAR CONTROLADOR DE RELLENO INFORMATICA 64 SL 1

3 SERIES LA FORMA INTELIGENTE VALIDACIÓN DE DATOS Estilos Avisos Tipos de validación ORDENACIÓN ORDENACIÓN RÁPIDA ORDENACIÓN CONTROLADA FORMULARIOS EDITAR DATOS INSERTAR DATOS ELIMINAR REGISTROS CONSULTAR DATOS AUTOFILTRO FILTRO AVANZADO FORMATO MECÁNICA FILTROS POR FÓRMULAS SUBTOTALES ESQUEMAS TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS INFORME DE TABLA DINÁMICA CREACIÓN REORGANIZACIÓN DE DATOS CONSULTA DE DATOS ACTUALIZACIÓN SELECCIÓN ESTRUCTURADA USO DEL DOBLE CLIC OCULTAR Y MOSTRAR DETALLES FORMATO CAMBIAR ASPECTO DE CELDAS VACÍAS O CON ERROR AÑADIR NUEVOS DATOS ORDENAR INFORMATICA 64 SL 2

4 AUTOMOSTRAR TOTALES Y SUBTOTALES TOTALES SUBTOTALES GRÁFICO DINÁMICO CONSOLIDACIÓN POR POSICIÓN POR CATEGORÍA RESOLUCIÓN DE SITUACIONES HIPOTÉTICAS BUSCAR OBJETIVO TABLAS DE DATOS ESCENARIOS TRABAJO EN GRUPO PROTECCIÓN DE ARCHIVO DE LIBRO DE HOJA DE CELDA COMPARTIR LIBROS EN RED QUÉ SE PUEDE HACER Y QUÉ NO EN LIBROS COMPARTIDOS Opciones Control de las modificaciones Protección del historial de cambios Revisión de modificaciones Al dejar de compartir INFORMATICA 64 SL 3

5 1. CONSOLIDACIÓN DE CONCEPTOS 1.1. FÓRMULAS (BUENAS PRÁCTICAS) Todos sabemos que Excel permite introducir en las celdas al menos dos tipos de información: Por un lado, los valores constantes. Estos son números o cadenas de texto que permanecen invariables independientemente del contenido de otras celdas. Por otro lado, las fórmulas. Éstas son combinaciones de operadores y operandos que arrojan un resultado, el cual puede llegar a cambiar si cambia el contenido de otras celdas Tipos de operandos Los operandos son los elementos con los que se realizan cálculos en las fórmulas. Éstos pueden ser: Constantes (numéricas, de texto o de fecha, dependiendo de la fórmula) Referencias a celdas Referencias a rangos Fórmulas La gran ventaja de utilizar referencias de celdas como operandos de fórmulas, es que su resultado se actualiza automáticamente cuando cambia el contenido de la celda que se ha utilizado como operando. En muchas ocasiones, los cálculos se complican al utilizar fórmulas como operandos de fórmulas, y los menos atrevidos prefieren colocar la fórmula en una celda y luego utilizar una referencia a ésta última como operando de la fórmula definitiva. INFORMATICA 64 SL 1

6 Tipos de operadores Hay cuatro tipos de operadores: Aritméticos: o + (suma) o - (resta) o * (multiplicación) o / (división) o ^ (exponenciación) De texto o & (concatenación) De comparación: o = (igual a) o <> (distinto de) o > (mayor) o >= (mayor o igual) o < (menor) o <= (menor o igual) Lógicos o NO (niega al predicado que precede) o Y (une un predicado a otro acumulando las condiciones) o O (une un predicado a otro sin acumular las condiciones) PRECEDENCIA DE OPERADORES ARITMÉTICOS Cuál es el resultado de 6-4/2? Si crees que la respuesta es 1, sigue leyendo. Cuál es el resultado de 12/3+2*2-1? Si crees que la respuesta es 11, ésta es tu sección. Aunque puede resultar innecesario, no está de más recordar que las operaciones de una fórmula NO se resuelven de izquierda a derecha. Es un error muy común, ya que en Occidente leemos de este modo. Las operaciones matemáticas tienen una jerarquía, un orden de precedencia, así que algunas se resuelven antes que otras. INFORMATICA 64 SL 2

7 El orden de precedencia de las operaciones aritméticas en Excel se resume en la siguiente tabla: 1º Las operaciones entre paréntesis, de dento hacia fuera 2º La exponenciación (^). 3º La multiplicación (*) y división (/), de izquierda a derecha 4º La suma (+) y resta ( ), de izquierda a derecha 5º La concatenación (&) Aquí tienes algunos ejemplos confeccionados con idénticas sucesiones de operandos y operadores, alterando tan sólo la situación de los paréntesis. Trata ahora de unir cada oveja con su pareja. 1 12/3+2*2-1 3,8 A 2 (12/3)+2*(2-1) 2,4 B 3 12/(3+2)*2-1 7 C 4 (12/3+2)* D 5 12/(3+2*(2-1)) 6 E La conclusión es que siempre debemos utilizar el paréntesis, aunque a primera vista pueda parecer redundante. De este modo, nos aseguramos de que la fórmula se comporta exactamente tal y como nosotros habíamos previsto. Si manejamos millones, una precaución tan básica como inofensiva puede evitarnos la cárcel. Además, hay una ventaja añadida: al recorrer la fórmula en la barra de fórmulas, a medida que introducimos paréntesis o desplazamos el punto de inserción, podemos ver cómo se resaltan los paréntesis emparejados, y su nivel de anidamiento se muestra con un código de colores. Si Microsoft se ha tomado tantas molestias, será por algo. Resultado del ejemplo anterior: 1C;2E;3A;4D;5B EDICIÓN INTELIGENTE DE FÓRMULAS Uno de los problemas a los que nos enfrentamos a la hora de interpretar y retocar fórmulas es que no sabemos a ciencia cierta cuáles son las celdas que participan en ella. Pero no hay que preocuparse: existe una técnica que nos permite a) conocer perfectamente cuáles son las celdas que participan en una fórmula y b) modificar esas referencias con un golpe de ratón. Si editamos una fórmula con referencias a otras celdas de la hoja activa, éstas se resaltan con un código de colores. INFORMATICA 64 SL 3