Inciso 67 Administración Nacional de Correos Organismo desconcentrado. Identificación del responsable de TA Ma. Laura Sarasa y Cristina Martínez

Transcripción

1 Premio a la Transparencia Resumen ejecutivo Datos del sujeto obligado Identificación del sujeto obligado Si es organismo estatal Si Inciso 67 Unidad ejecutora Administración Nacional de Correos Organismo desconcentrado No Si es organismo no estatal No Persona pública no estatal No Identificación del usuario Nombre completo Laura Sarasa Área / Sector Presidencia Puesto / cargo que ocupa Técnico Grado III C. I Teléfono de contacto Int. 215 Correo electrónico lauras@correo.com.uy Identificación del responsable de TA Nombre completo Ma. Laura Sarasa y Cristina Martínez Área / Sector Presidencia y Asesoría Jurídica Puesto / cargo que ocupa Técnico Grado III C. I y Teléfono de contacto Int. 215 y 530 Correo electrónico lauras@correo.com.uy; cmartinez@correo.com.uy Identificación del responsable de TP Nombre completo Ma. Laura Sarasa y Cristina Martínez Área / Sector Presidencia y Asesoría Jurídica Puesto / cargo que ocupa Técnico Grado III C. I y Teléfono de contacto Int. 215 y 530 Correo electrónico lauras@correo.com.uy; cmartinez@correo.com.uy Datos del proyecto Título del proyecto ANC Subtítulo del proyecto Desarrollo de una Cultura de la Transparencia en la Rubro temático Cultura de la Transparencia Categoría Implementado Totalmente Descripción breve Básicamente consiste en la implementación de diversas herramientas diseñadas para difundir la cultura de la Transparencia en la órbita de la ANC. Se recurrió desde lo más simple como es la creación de una casilla de correo electrónico denominada: Transparencia, diseñada como medio de vehiculizar inquietudes o consultas, tanto las generadas internamente como las originadas por agentes externos (clientes), hasta la elaboración de

2 proyectos de reglamentos internos para la tramitación de las solicitudes de información pública, así como para la clasificación y rotulación de la información, conjuntamente con los instrumentos asociados a ello, como ser: carátulas de reserva, confidencialidad o secreto, y sellos automáticos para la impresión de dichas leyendas. Las variantes instrumentadas son múltiples, y se hace especial hincapié en que los mecanismos utilizados sean de fácil comprensión para sus destinatarios, de forma de estimular su interés en un tema que en principio pudiera resultar complejo. Coordinador(es) del proyecto (se debe permitir ingresar más de uno) 3 Nombre completo Ma. Laura Sarasa; Cristina Martínez y Luis de Avila C. I. (Sin puntos ni guiones) ; y Correo electrónico lauras@correo.com.uy, cmartinez@correo.com.uy ldeavila@correo.com.uy Teléfono de contacto Internos 215,530,105 Área / Sector Presidencia, Asesoría Jurídica y Comunicación Externa Puesto / cargo que ocupa Técnico III y Especialista III Datos detallados del proyecto Objeto del proyecto: Desarrollo y ejecución de acciones con el fin de lograr un cambio cultural que permita la transparencia, tanto organizacional, hacia el interior del organismo, como con relación a la sociedad en su conjunto. Resumen publicable: Básicamente consiste en la implementación de diversas herramientas diseñadas para difundir la cultura de la Transparencia en la órbita de la ANC. Se recurrió desde lo más simple como es la creación de una casilla de correo electrónico denominada: Transparencia, diseñada como medio de vehiculizar inquietudes o consultas, tanto las generadas internamente como las originadas por agentes externos (clientes), hasta la elaboración de proyectos de reglamentos internos para la tramitación de las solicitudes de información pública, así como para la clasificación, desclasificación y rotulación de la información, conjuntamente con los instrumentos asociados a ello, como ser: carátulas de reserva, confidencialidad o secreto, y sellos automáticos para la impresión de dichas leyendas. Las variantes instrumentadas son múltiples, y se hace especial hincapié en que los mecanismos utilizados sean de fácil comprensión para sus destinatarios, de forma de estimular su interés en un tema que en principio pudiera resultar complejo. Fecha prevista de inicio: 29 de junio de 2011 Fecha prevista de finalización: En virtud de que ciertas acciones ya fueron implementadas y que otras son de cumplimiento continuo, no determinamos una fecha de finalización. Costo estimado del proyecto: pesos uruguayos Financiamiento: fondos propios Antecedentes: previo a la Resolución 2011/150, de fecha 29 de junio de 2011, en la cual se resuelve designar a las funcionarias responsables al amparo de la ley , no existían antecedentes en la temática. Descripción: En cuanto al uso de la tecnología, se diseñaron cambios en la estructura de la página web de la ANC, integrando elementos como ser: Power Point con diapositivas que ilustran los principales aspectos de la ley de acceso a la información pública, creación de un link Transparencia, a través del cual, cualquier interesado puede realizar consultas o plantear inquietudes con relación a dicha temática,

3 utilización de ls programas Microsoft Visio y Bizagi a los efectos de esquematizar el funcionamiento administrativo para la tramitación de las solicitudes de acceso a la información. Como ejemplo de simplificación de procedimientos se implementaron: el formulario de recepción de información confidencial entregada por particulares y el instructivo para solicitud de información. Trámite o servicio que se propone mejorar: Se pretende el desarrollo gradual y sistemático de una cultura de la transparencia, poniendo a disposición de los habitantes, herramientas simples que capten su atención sobre la temática con el fin de lograr una mayor participación e involucramiento de éstos en la materia, posibilitando el ejercicio del derecho de acceso a la información pública. Problema práctico que la propuesta resuelve o mejora: La propuesta contribuye a facilitarle al ciudadano/habitante, los aspectos prácticos de la Ley de acceso a la información pública, permitiéndole acceder a dicha información dentro del plazo legal previsto, así como garantizándole a éste, u a otros, según el caso, de que no se divulgará aquella información que pudiera revestir carácter reservado o confidencial, acorde a los parámetros establecidos en la normativa vigente. Justificación: El proyecto reviste gran importancia para nuestro organismo porque con éste se logran plasmar en cierta forma y dar a conocer las acciones que se han implementado para favorecer un cambio cultural que posibilite la transparencia, ya sea a través de la creación de instructivos, reglamentos, powerpoints, links incluidos en nuestro sitio web, etc, sin perjuicio de las acciones cumplidas encaminadas a transparentar la gestión pública mediante la divulgación de información oficial de nuestra institución, lo cual queda de manifiesto al cotejar nuestro sitio web con el modelo de evaluación de la Transparencia Activa, teniendo en cuenta de que previo a la designación de los funcionarios responsables, no había información disponible. OBJETIVO GENERAL: Desarrollo y ejecución de acciones con el fin de lograr un cambio cultural que permita la transparencia, tanto organizacional, hacia el interior del organismo, como con relación a la sociedad en su conjunto. OBJETIVO ESPECÍFICO Nº1: Contestar las solicitudes de acceso a la información en tiempo y forma Indicador verificable de cumplimiento: 100% de las solicitudes de acceso a la información fueron contestadas dentro del plazo de 20 días hábiles establecido por la ley. Medio de verificación: - Los informes presentados a UAIP sobre el estado de cumplimiento de obligaciones asignadas por ley Nº Archivo de los expedientes que contienen las solicitudes OBJETIVO ESPECÍFICO Nº2: Capacitar al mayor número de funcionarios de la Administración Indicador verificable de cumplimiento: De la capacitación enviada vía y soporte papel a los 1800 funcionarios de la organización que contenía el Power Point, folletos de la capacitación del acceso a la información pública, recibimos 400 respuestas al cuestionario realizado, evaluando de este modo los conceptos básicos de la ley. Medio de verificación: - Evaluación de los cuestionarios enviados por los funcionarios, que se encuentran a disposición en la oficina de Relaciones Públicas. Observaciones: Se solicitó a Jefes, Encargados, Gerentes y Coordinadores Regionales que difundieran este archivo en sus oficinas, fundamentalmente a aquellas personas que no contaran con acceso a su Outlook.

4 OBJETIVO ESPECÍFICO Nº3: Lanzamiento de un sello de la Transparencia, utilizando una de las líneas de negocio de la ANC para la difusión y comunicación de la Transparencia. Indicador verificable de cumplimiento: Comercialización del 70% de la tirada de sellos. La emisión de sellos postales es una herramienta para la comunicación. Medio de verificación: Información brindada por la Oficina de Filatelia Ventas de la ANC. OBJETIVO ESPECÍFICO Nº4: Procesos, documentos, reglamentos, instructivos de la ley de Acceso a la Información. Indicador verificable de cumplimiento: Reglamento de Clasificación, Desclasificación, Rotulación de la Información; Reglamento de Procedimiento para acceder a la información pública; Flujo gramas sobre el esquema de funcionamiento organizacional ante una solicitud, formularios para solicitud de acceso a la información pública, Power Point, folletos sobre la capacitación de la ley. Medio de verificación: Información adjuntada al presente y al Proyecto de Desarrollo de Cultura de la Transparencia presentado ante la UAIP, así como su publicación en la página web. Rubro Cultura de la Transparencia En etapa de planificación: I) Actualmente, y luego de la experiencia en la temática, se hizo necesario mejorar el procedimiento existente respecto de las solicitudes de acceso a la información pública aprobado por R. de D. Nº 2011/289, por lo que las Responsables de la Transparencia Activa y Pasiva redactaron el Proyecto de Reglamento del procedimiento administrativo para acceder a la Información Pública en poder de la ANC que se adjunta al presente; desarrollando de este modo, políticas para el efectivo cumplimiento de la ley. El mismo se encuentra en etapa de presentación al Directorio y posterior aprobación por su parte. II) Próximamente, el Programa de Gestión de Capital Humano, a través del Departamento de Comunicación Interna de la ANC, publicará en la página de Intranet de nuestro Organismo, un texto dirigido a los funcionarios que prestan funciones de supervisión, a fin de recordarles que deben disponer las medidas pertinentes para clasificar la información conforme el Reglamento para la Clasificación, Desclasificación y Rotulación de la Información Pública en poder de la Administración Nacional de Correos, debiendo además mantener actualizada la información que debe publicarse en la web, respecto de la cual hayan sido asignados como responsables. III) Recientemente, desde el Equipo de Transparencia Activa y Pasiva, se propuso a la Gerente de División Recursos Humanos, la iniciativa de incluir en los concursos y llamados a convocarse por la ANC, el análisis y la resolución de casos y/o respuestas a preguntas relacionadas con la Ley de Acceso a la Información Pública; así como la evaluación sobre el conocimiento y la aplicación de normas y procedimientos relacionados con dicha normativa, buscando de esa forma la interiorización de los funcionarios con la transparencia. Acciones planificadas de capacitación sobre el derecho al acceso hacia la interna de la organización:

5 Se adjunta: I. Mail enviado a todos los funcionarios de la ANC comunicando la iniciativa a desarrollarse para la difusión de la ley. II. Presentación ilustrativa y didáctica en Power Point, conteniendo los principios básicos de la Ley Nº y su Decreto Reglamentario. III. Cuestionario efectuado con el objetivo de evaluar los conceptos incluidos en el Power Point que antecede. Acciones planificadas de difusión del derecho al acceso hacia la interna de la organización: I) Se diseñaron los Reglamentos a continuación detallados, a efectos de documentar los procesos de Acceso a la Información hacia la interna; y hacia afuera de la Administración, a través de la difusión de los mismos en nuestra página web, logrando de este modo que la ciudadanía tome conocimiento de cómo realizar una solicitud de acceso, así como de su sustanciación. REGLAMENTO para Formulario de Acceso Formulario de la clasificación FINAL ca la Información Públic Entrega de informació II) Con fecha 18 de noviembre de 2011 se resolvió por R. de D. Nº 2011/289 aprobar el procedimiento reglamentario respecto a la transparencia activa y pasiva, incluyéndose el esquema de funcionamiento administrativo, así como el instructivo para el trámite de las solicitudes de acceso a la información pública ante nuestro organismo III) Casilla de Correo Electrónica.- Correo Uruguayo cuenta desde mediados del año 2013 con una casilla de correo electrónico denominada: Transparencia@correo.com.uy. La idea fue justamente estar más cerca de todos los funcionarios, y poder brindar cualquier información o contestar inquietudes que se puedan presentar sobre estae temáticaa,; así como recibir sugerencias, recomendaciones, comunicaciones, actualizaciones de la información a publicar en

6 nuestra página web, y/o cualquier información adicional que consideraran necesaria para el efectivo cumplimiento de la Ley; cumpliendo en este último supuesto con el principio de máxima publicidad requerido.; y cualquier información adicional que consideren necesaria para el efectivo cumplimiento de la ley. En los hechos, diariamente recibimos consultas de la ciudadanía a nuestra casilla, de personas solicitando determinada información o servicio del organismo, siendo estas derivadas a los funcionarios referentes, con el fin de brindarles a la brevedad el asesoramiento requerido. Acciones planificadas de capacitación sobre el derecho al acceso hacia afuera de la organización: Se elaboró un Power Point, el que se encuentra publicado en nuestra web, bajo el título: Qué es la Transparencia?, con el propósito de brindar a los ciudadanos lectores el aprendizaje del tema de forma clara y sencilla. En el documento se integraron técnicas didácticas en la capacitación y formación a los destinatarios para lograr una ligera receptividad y comprensión de la ley. Asimismo, se consideran los reglamentos publicados en nuestra página web como un instrumento generador de capacitación hacia afuera, dirigido a toda la ciudadanía, documentando los procesos para la implementación de la Ley Nº seguidos por nuestra Administración. Acciones planificadas de difusión del derecho al acceso hacia afuera de la organización. En el marco del cumplimiento de los 5 años de la sanción de la Ley de Acceso a la Información Pública, Correo Uruguayo emitió el sello de la Transparencia, con el objetivo de colaborar y aportar un granito de arena para continuar impulsando la cultura de transparencia en toda la ciudadanía, contando de este modo, con un elemento que identifique y represente la transparencia de la función pública no solo en el Uruguay, sino también a nivel internacional. El mismo se encuentra publicado en nuestra página web en el link: Presupuesto de la emisión: $ (incluye Costos de imprenta y de diseño a cargo de Correo Uruguayo). Tirada: sellos y a la fecha, se ha comercializado el 70%, según información proporcionada por la Oficina de Filatelia Ventas de nuestra Administración. Función del sello: Una de las funciones principales de los sellos es reflejar los hechos relacionados con la cultura, la historia, la ciencia, el deporte y cuanto hace al desarrollo social y económico de un país hacia el mundo.

7 Aplicado, a través de la colección de sellos, es un instrumento útil en el campo de la difusión del conocimiento y la educación. La filatelia organizada, es un factor de vinculación social, sin fronteras, sin barreras de idioma, nivel social, edad, religión o discrepancias. En base a lo expuesto, la idea de Correo Uruguayo fue crear un diseño, dando como resultado una atractiva imagen que rápidamente atrajera la atención de las personas para ayudar a promover la ley a nivel nacional e internacional. El número de la Ley estampada en la imagen, acompañada a su vez de su ilustración, son elementos de fácil visualización, queriendo impactar así de forma simple y ágil la atención del público en la ley. Considerando a los sellos como una riqueza extraordinaria y una fuente inagotable de conocimientos, y por su gran valor cultural, se intentó explotar este medio, como una forma educativa de la ley. Instrumentos de divulgación del sello emitido: Publicación de los sellos a la vista en la página de la ANC. En las cartas postales, a través de la incorporación del sello que circula adherida a la correspondencia epistolar. Es un comprobante de pago de los envíos efectuados por Correo Uruguayo, que indica que la persona que impuso el envío pagó por el servicio. Como forma de capacitar a los ventanilleros de nuestros locales comerciales que deben estar informados sobre el producto que están comercializando. Exhibición de productos filatélicos en Ferias y exposiciones a nivel nacional e internacional. Futura promoción y venta de los productos y sellos a través de una tienda virtual. Comunicación a todos los clientes y mayoristas filatélicos vía mailings. Promoción y difusión de las emisiones filatélicas en nuestro sitio web institucional. Se cuenta con una oficina especialmente creada para la atención al público, turistas, coleccionistas, actualmente ubicado en la Peatonal Sarandí, principal peatonal de Ciudad Vieja en Montevideo, y el lugar turístico más frecuentado de la ciudad. Consideraciones finales: Es importante destacar que el presente trabajo fue realizado únicamente por tres funcionarios de la Administración, dos en su calidad de Responsables de la Transparencia Activa y Pasiva y el señor Luis de Avila, como encargado de subir la información a la página. Todo lo concerniente con el tema de la Transparencia, comenzó a desarrollarse en esta Administración a partir del año 2011, fecha en la cual fueron asignadas por Resolución de Directorio ambas funcionarias como Responsables de la Transparencia Activa y Pasiva. Con la designación referida se daba el puntapié inicial para poner en marcha la aplicación de la Ley de Acceso a la Información Pública en la ANC. Y aprovechamos esta instancia para resaltar el hecho de que el trabajo que se ha venido cumpliendo, tanto en lo que hace a la transparencia activa como pasiva, representa para nosotros un gran logro ya que, si bien, el mismo se fue desarrollando en forma gradual, pasamos radicalmente de una etapa en la cual, la citada normativa no tenía implementación en nuestro organismo, a una etapa con un marcado progreso en dicha temática. Es por ello que invitamos a Ud/s. a cotejar la información que luce en nuestra página con el fin de ilustrarles los avances alcanzados, tomando como base el formulario de Evaluación de la Transparencia Activa diseñado por la UAIP. Dichos avances también configuran un aporte complementario a todo lo que tiene que ver con la cultura y la difusión de la Transparencia.

8 Sin lugar a dudas, aprovechamos la oportunidad para destacar el apoyo brindado por la Unidad de Acceso a la Información Pública, el cual se vio materializado a través de los lineamientos impartidos por la misma.