Carta acuse de recibo

Transcripción

1 Carta acuse de recibo Significa que han llegado a su destino los documentos o las mercancías enviados. El texto debe contener: 1. Alusión a la fecha de la carta que contesta. 2. Especificación del valor, mercancía o documento recibido. 3. Expresión de agradecimiento, si procede. 4. Frases de cortesía adecuadas a las circunstancias.

2 Carta acuse de recibo Si se trata de recibo de un regalo, muestras o cualquier efecto cuyo importe no tenga que pagarse, el trámite se conoce por acuse de recibo con agradecimiento.

3 Ejemplo de redacción, Carta Acuse de recibo Estimados señores: Les agradecemos a ustedes el envío de los catálogos de la temporada otoño-invierno Nuestro departamento de compras se encuentra analizando sus ofertas y la próxima semana estaremos en disposición de enviarles nuestro pedido. Sin más por el momento, nos despedimos de ustedes. Cordialmente,

4 La carta de enterado Significa que el firmante ha conocido la noticia que se le comunica, y que se obliga a tenerla en consideración. El texto de enterado contiene: 1.Alusión a la fecha de la carta que se contesta y a la noticia recibida. 2.Indicación de que se toma nota de la misma para los efectos a que haya lugar. 3.Expresión de agradecimiento, si procede.

5 Ejemplo de redacción, Carta de enterado Estimados señores: Quedamos enterados, por su atenta de fecha 28 de julio de 2015, del cambio de razón social operado en su estimada empresa. Así pues, tomamos nota de que en lo futuro habremos de dirigirnos a ustedes como HERNÁNDEZ, PILIEGO Y ABASCAL, S.C. Deseamos que el ingreso del Sr. Abascal, cuya firma fue debidamente registrada en nuestra compañía, sea motivo de prosperidad para ustedes. Atentamente,

6 Carta como lo pide Significa que se accede a la petición o solicitud formulada en la carta a la cual se le da la respuesta. El texto debe contener: Alusión a la fecha de la carta que se contesta. Indicación de que se accede a la petición presentada. Motivo por el cual se da resolución favorable a la solicitud, si esto procede

7 Ejemplo de redacción, Carta como lo pide Muy estimado señor: Me es grato comunicarle que su sobrino, el joven Carlos Tovar, portador de su atenta fecha 10 de octubre de 2015, quedó colocado en el Departamento de Crédito, como auxiliar del Contador. Me complace haber satisfecho así los deseos de un amigo a quien tanto estimo. Cordialmente,

8 No procede Significa que el firmante no acepta a la petición o solicitud formulada. Puntos a desarrollar en la carta «no procede»: Alusión a la fecha de la carta que se contesta. Negativa a la solicitud presentada. Causas que originan la negativa. Frases de cortesía a manera de justificación, o declaraciones enérgicas para evitar la insistencia en la petición, si las circunstancias así lo requieren.

9 Ejemplo de redacción, Carta no procede Muy estimable señor: Nos apena no estar en condiciones de concederle, como sería nuestro deseo, la mercancía en comisión que solicita en su atenta del 28 de julio de 2015, en virtud de que el Consejo de Administración de esta empresa acordó suspender esa clase de operaciones por el resto del año. Nos agradaría mucho servir a usted en cualquier otro asunto que pudiéramos resolver favorablemente. Cordialmente,

10 Carta de pedido Las cartas de pedido comprenden exclusivamente solicitud de mercancías. Una carta de pedido contiene: 1. Orden que motiva el escrito. Puede incluirse en el texto o adjuntarse. 2. Forma de pago. Si se hace por adelantado, indicar el documento que cubre el pago. Si se hace a plazo, fecha de los abonos, la liquidación total, o que se anote en cuenta. 3. Indicaciones especiales. Domicilio al cual debe ser remitida la orden, la forma, urgencia. El domicilio se omite cuando se desea que la remesa vaya a la dirección que indica el membrete.

11 Ejemplo de redacción, Carta de pedido Estimados señores: Hemos analizado los artículos de su catálogo del mes de noviembre y hemos decidido hacerles el siguiente pedido: No. de artículo Cantidad Descripción A Vestido corte imperio en color gris Oxford en talla 32. C Pantalón color negro en talla 32. C Pantalón color beige en talla 30. Agradeceremos a ustedes nos envíen la mercancía al almacén ubicado en Paseo de la Reforma No. 382 Nte., de ciudad Juárez, Chihuahua. Anexamos el documento de depósito a su cuenta bancaria por $86,000.00, cantidad que cubre el importe de nuestro pedido. Sin otro particular por el momento, me despido de usted. Cordialmente,

12 Carta de solicitud Las cartas de solicitud comprenden pedidos de aquello que no sea mercancía. Puntos a desarrollar en una carta de solicitud: Descripción de la solicitud Motivo que origina la solicitud. Frases de cortesía y agradecimiento.

13 Ejemplo de redacción, Carta de solicitud Muy estimado señor Flores: Solicito a usted respetuosamente me autorice a retirarme de la oficina todas la tardes, treinta minutos antes de mi hora de salida, durante los próximos seis meses. El motivo de esta petición es mi deseo de asistir a un curso de computación, con el propósito de mejorar mi capacidad técnica de trabajo, en beneficio de las labores que usted me ha confiado. Agradezco a usted la atención que brinde a la presente y, en espera de una resolución favorable, me despido de usted. Cordialmente,

14 Cartas de remisión Comprenden todos los casos de envío, ya sean mercancías para cubrir una orden, o bien informes, documentos, muestras, etc. Las cartas de remisión pueden ser iniciales o de respuesta a una carta de solicitud o pedido. Contiene: 1. Alusión al escrito que se contesta. 2. Especificación de la remesa. 3. Expresión de agradecimiento.

15 Ejemplo de redacción, Carta de remisión Estimado señor Director: Enviamos a usted, en respuesta a su grata de fecha 25 de septiembre de 2015, una lista que contiene nombres y direcciones de todos los empleados que actualmente prestan servicios en esta Unión. Deseamos que el documento adjunto sea útil para los fines que a usted interesan. Atentamente,

16 Carta de aviso Casos en los que le firmante necesita poner un asunto en conocimiento del destinatario o comunicarle una noticia, un acontecimiento, etc. Debe contener: 1. Una breve introducción. 2. Asunto que motiva el escrito. 3. Explicaciones que se consideran necesarias para que la exposición sea fácilmente comprensible, y para justificar, si el caso lo amerita, el motivo del aviso que contiene la carta.

17 Ejemplo de redacción, Carta de aviso Estimados señores: Les informamos que, con fecha 28 de septiembre de 2015, traspasamos nuestra empresa al Sr. Roberto Anzures, quien operará bajo la razón social de Andrés Guzmán y Cía., Sucesor. Agradeceremos a ustedes otorgar al Sr. Anzures la consideración y la gentileza que aportaron siempre cordialidad a nuestras relaciones. Cordialmente,

18 Carta de notificación de órdenes Las cartas de notificación de órdenes comprenden todos los casos en los que un jefe dicta órdenes, o transmite acuerdos de una autoridad superior. Debe contener: 1. Orden que se dicta o transmite. 2. Circunstancias en que la disposición debe cumplirse. 3. En casos excepcionales, se añadirá una explicación que justifique la orden.

19 Ejemplo, Carta de notificación de órdenes Estimado señor Administrador: En vista de que la cotización de maíz ha mejorado desde la semana anterior, he decidido vender la cosecha de este año. Por tanto, proceda usted a enviar aviso a todos los compradores que se han interesado por adquirir el grano, y propóngales la venta en estas condiciones: PRECIO: El que se cotice en el mercado el día de la operación. PAGO: Treinta días de plazo. DESCUENTO: 5% de pago inmediato. Puede usted descontar un 5% más, si encuentra comprador para toda la cosecha. Sostenga estas condiciones durante diez días e infórmeme telefónicamente del resultado. En caso de que sobrevenga un descenso inesperado en el precio del maíz, no cierre operación alguna sin consultarme.

20 CARTAS DE ASUNTOS VARIOS

21 Cuáles son las cartas de asuntos Los temas que pueden tratarse en una carta son incontables. En las cartas de asuntos varios se clasifican aquellos temas que no quedan comprendidos en los trámites ya estudiados. varios? 1. Felicitación 2. Condolencias 3. Disculpa 4. Solicitud de empleo 5. Recomendación 6. Solicitud de referencias 7. Solicitud de crédito 8. Cata-oferta 9. Cobro

22 Carta de felicitación Definición Es la fórmula de cortesía para expresar regocijo por el bien de un colega, proveedor, competidor, cliente, autoridad, etc. El dato esencial es expresar la felicitación por el logro obtenido. Sus cualidades principales son brevedad y cortesía. Ejemplo Estimados señores: Nos complace felicitarlos por la apertura de su nueva sucursal. Esperamos que dicha tienda tenga el mismo éxito que las demás, y que su prestigiada firma siga dando a la comunidad nuevas fuentes de empleo. Agradeceremos se sirva hacer extensiva nuestra felicitación a todo su personal.

23 Carta condolencias Definición Mediante este tipo de carta se manifiesta solidaridad ante la pena de compañeros, asociados, proveedores, clientes, competidores, colegas, etc. El dato principal que debe expresarse es la condolencia. Sus cualidades son brevedad y cortesía. Ejemplo Estimados señores: Nos unimos a la pena que embarga a esa prestigiada firma por el sensible fallecimiento de su fundador, Sr. José Joaquín Mondragón Ferreira. El Sr. Mondragón deja honda huella de honradez y dedicación al trabajo y es, para todos los que tuvimos el privilegio de conocerlo, un ejemplo a seguir. Suplicamos haga extensivas nuestras condolencias a todo su personal.

24 Esquela

25 Ejemplo de una esquela

26 Ejemplo de una esquela

27 Carta de disculpa Definición Generalmente, esta carta se envía para disculparse por no asistir a algún evento o no poder colaborar en determinada actividad de beneficencia. Su dato principal es agradecer la invitación y mencionar el motivo que impide aceptar cierto compromiso. Ejemplo Estimados señores: Agradecemos su atenta invitación al seminario sobre mercadotecnia que se efectuará del 28 al 30 del próximo mes. Lamentablemente, nuestro personal de ventas realiza el balance trimestral en esas mismas fechas y no nos es posible enviar a ningún representante. Esperamos que dicho evento resulte todo un éxito.

28 Solicitud de empleo Definición Este tipo de cartas ha caído en desuso debido a los procedimientos actuales para solicitar un empleo; sin embargo, puede darse el caso de que recibamos alguna, o de que nos soliciten presentarla al pedir trabajo. Los datos esenciales que debe contener son: medio por el que nos enteramos de la vacante o por el que conocemos a la empresa y nuestros datos generales, es decir, dirección y teléfono en donde se nos pueda localizar. Además, debe adjuntarse currículum vitae. Ejemplo Estimados señores: Por el periódico El Manantial me enteré que necesitan secretarias bilingües. Soy recién egresada del Instituto Teresa de Ávila, en donde obtuve diploma de Secretaria Español-Inglés. Adjunto currículum vitae. Espero poder llenar los requisitos que el puesto vacante exige.

29 Currículum [Seleccionar la fecha] User [Escriba su dirección] [Escriba su número de teléfono] [Escriba su dirección de correo electrónico] [Escriba la dirección de su sitio web] O B J E T I V O S [Escriba sus objetivos] F O R M A C I Ó N A C A D É M I C A [ E s c r i b a e l n o m b r e d e l c o l e g i o ] [Escriba la fecha de finalización] [Escriba la lista de títulos, premios y logros] E X P E R I E N C I A [ E s c r i b a e l c a r g o ] [ E s c r i b a e l n o m b r e d e l a c o m p a ñ í a ] [Escriba la fecha de inicio] - [Escriba la fecha de finalización] [Escriba la lista de funciones] C U A L I F I C A C I O N E S [Escriba la lista de aptitudes]

30 Recomendación Definición Consigna las habilidades, cualidades y solvencia moral de una persona. Debe contener: Mención de la relación que se tiene con la personal a quien se recomienda. Tiempo de trato con el interesado. Expresión del concepto que se tiene acerca de las habilidades, cualidades y solvencia moral de quien se trata. Mención de que la carta se escribe a petición del interesado, si ese es el caso. Al recomendar a una persona se compromete el propio prestigio. Ejemplo A quien corresponda: El señor ING. RICARDO AGUILAR RODRÍGUEZ prestó sus servicios en esta empresa, del 12 de junio de 2002 al 15 de octubre de 2013, como supervisor de Área durante un año, y como Jefe de Departamento hasta la fecha de su separación. El ingeniero Aguilar es persona responsable, honesta y con capacidad y conocimientos bastantes en el área de máquinas de precisión. En el manejo del personal a su cargo se distinguió como jefe firme, pero comprensivo, y con sus compañeros y autoridades se mostró respetuoso y sociable. El citado ingeniero deja su puesto para residir en otra ciudad, por convenir así a su vida familiar. Nos permitimos recomendarlo como persona de amplia solvencia moral y profesional. Se extiende la presente a petición del interesado, a los veinticinco días del mes de octubre de dos mil trece, en Lerdo, Durango

31 Definición Solicitud de referencias Es la solicitud de información que se hace para conocer la solvencia moral y económica de una persona o negociación. Debe contener: Mención de la persona o empresa de la que se solicitan referencias, por lo general escrita en una tarjeta que será destruida. Razón que motiva la solicitud. Confirmación de que la información es confidencial. Agradecimiento. Debe marcarse como confidencial. Ejemplo Estimado señor Aguilar: La persona cuyo nombre aparece en la tarjeta adjunta mencionó la empresa a su digno cargo como referencia, en la solicitud de crédito que nos hizo. Dicha persona nos ha solicitado crédito por $25,000.00, por lo que le suplicamos se sirva llenar y devolver el cuestionario que para tal efecto anexamos, con la seguridad de que sus respuestas se considerarán de la más estricta confidencialidad. Le suplicamos destruir la tarjeta con el nombre de la citada personal. Agradecemos y esperamos poder retribuir, de alguna manera, su valiosa colaboración.

32 Solicitud de crédito Definición Es una petición formal de préstamo de cierta cantidad de dinero o de plazo para pagar mercancías. Debe contener: Mención del monto del crédito y el uso proyectado. Beneficios de la inversión (económicos y sociales). Tipo de garantía que se ofrece para respaldar la operación. Disposición a la discusión del proyecto. Ejemplo Estimados señores: Nuestra empresa ha venido funcionando con éxito desde hace veinticinco años, en la fabricación y exportación de artesanías regionales, especialmente en el ramo de piel de bovino: sillas de montar y arreos. Afortunadamente, nuestras operaciones van en aumento, lo que ocasiona que nuestras instalaciones resulten insuficientes. Por este motivo hemos proyectado un plan de ampliación en nuestros talleres y oficinas, con un costo aproximado de $120,000.00, según el informe de nuestros ingenieros. Para llegar a cabo el citado proyecto necesitamos un préstamo de $70, Pensamos que la hipoteca de una sección de la fábrica será suficiente para garantizar el cumplimiento, por lo que les suplicamos se sirvan estudiar el proyecto adjunto e indicarnos el procedimiento a seguir para obtener el préstamo. Actualmente, nuestra empresa da empleo a 800 personas; la ampliación de nuestras instalaciones nos permitirá contratar a 200 personas más, con los consiguientes beneficios. Agradecemos la atención que se sirvan brindar a la presente.

33 Definición Es el ofrecimiento de ventajas especiales en los precios, condiciones de pago, tipos de artículos, etc., que los comerciantes envían a sus clientes con el objeto de convencerlos de que compren un bien o servicio. Debe contener: Expresiones que despierten la curiosidad y el interés del cliente. Detalle pormenorizado del motivo de la oferta. Ofrecimiento de los medios para concretar la operación o para ampliar la información. Anexar folletos o cualquier otro material ilustrativo de la oferta. Ejemplo Carta-oferta Apreciable cliente: Venga a aprovechar el fin de temporada! Adiós a la ropa invernal y bienvenida a la primavera! Busque en la ropa de invierno la etiqueta AZUL, que representa un 30% de rebaja, y si encuentra una etiqueta VERDE, podrá llevarse dos prendas iguales por el precio de una. En la ropa primaveral, busque la etiqueta anaranjada, la cual tiene un obsequio sorpresa. Venga a sorprenderse con los descuentos en todos nuestros departamentos. Todo lo que pueda usted necesitar, nosotros lo tenemos Y a qué precios! Durante MARZO y ABRIL, adiós al invierno y bienvenida primavera!

34 Definición Es la solicitud de cumplimiento a una deuda contraída por el cliente. Generalmente, se sigue una secuencia de tres cartas. PRIMERA CARTA Debe enviarse cuando se le ha dado al cliente un tiempo razonable para que cubra su adeudo, y no se presenta o solicita una prórroga. Debe contener: Un pretexto como recurso para invitar al cliente a que liquide. Mención del monto de la deuda, documentos que la amparan y fecha de vencimiento. Carta de cobro Definición SEGUNDA CARTA Se envía cuando el cliente ha hecho caso omiso de la primera. El plazo de espera lo fijan las necesidades de la empresa, su sistema de crédito, y algunos otros factores como la actitud habitual respecto al cumplimiento de sus obligaciones, el tiempo que tiene como cliente, etc. Debe contener: Referencia a la carta anterior. Mención de la deuda y su vencimiento. Petición de liquidación del adeudo. Justificación. Adjuntar copia de la carta anterior.

35 Definición TERCERA CARTA Se considera la última oportunidad para que el cliente cubra su deuda y restablezca su crédito. Debe contener: Referencia a las dos cartas anteriores. Datos del adeudo. Especificación del plazo que se le otorga. Mención del procedimiento que tiene la compañía para las cuentas sin cobrar. Motivación para que el cliente se incline hacia la correcta solución del problema. Carta de cobro Ejemplo PRIMERA CARTA Estimados señores: Nos complace saludarles nuevamente. Por fin de temporada, nuestro Departamento de Caballeros ofrece grandes rebajas en corbatas importadas, con diseños de última moda, a la presentación de su comprobante de compra al contado. Esta promoción estará vigente del 20 de febrero al 10 de marzo próximo. Aprovechamos la oportunidad para informales que su estado de cuenta presenta un saldo vencido desde el 6 del presente, por $12, Esperamos poder saludarles personalmente en fecha próxima.

36 Carta de cobro Ejemplo SEGUNDA CARTA Estimados señores: En nuestra carta del 17 de febrero pasado, le comunicamos que su estimable cuenta presenta un saldo vencido de $12, (DOCE MIL PESOS 00/100 M.N.). Suponemos que algún imprevisto ajeno a su voluntad les ha impedido comunicarse con nosotros, por lo que les suplicamos se sirvan pasar a liquidar su adeudo, con lo que se restablecerá su línea de crédito y nos permitirá seguir sirviéndoles. Adjuntamos copia de su estado de cuenta y de la carta anterior. Ejemplo TERCERA CARTA Estimados señores: Con fechas 17 y 27 de febrero de 2012 informamos a su apreciable empresa del saldo vencido desde el 6 del mismo mes, por $12, (DOCE MIL PESOS 00/100 M.N.). Como hasta ahora no hemos recibido noticias suyas, nos vemos en la penosa necesidad de otorgarle un último plazo de 10 días, a partir de esta fecha, para liquidarlo; de lo contrario, pasará a nuestro Departamento Legal con las consiguientes molestias para ustedes y para nosotros. No dudamos que tratarán de resolver este penoso asunto de la mejor manera posible.