TEMA 5: LOS LIBROS CONTABLES

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1 TEMA 5: LOS LIBROS CONTABLES Bloque I: Introducción, La Teoría Contable Página 1

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3 UNIDAD FORMATIVA 1: GESTIÓN CONTABLE. BLOQUE I INTRODUCCIÓN. LA TEORÍA CONTABLE. BLOQUE II EL PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD Contenido del Bloque I Tema 1: El patrimonio empresarial Tema 2: Las cuentas Tema 3: Los hechos contables. Tema 4: La partida doble. Tema 5: Los Libros Contables. Tema 6: El ciclo contable BLOQUE III TRATAMIENTO DE LAS MASAS PATRIMONIALES BLOQUE IV CUENTAS ANUALES BLOQUE V ANÁLISIS ECONÓMICO Y FINANCIERO DE LAS CUENTAS TIPO DE CONOCIMIENTO: CONCEPTUAL Y PRACTICO TAREA: C1. Interpretar correctamente, desde el punto de vista contable, la información representada en los documentos, justificantes de las operaciones económico-financieras, que afecten al patrimonio de la empresa. C3. Elaborar la información relativa a un ciclo económico aplicando adecuadamente la metodología contables y los principios y normas del PGC. TEMA 5: LOS LIBROS CONTABLES Objetivo/ Puntos del Objetivo CE1.3 DESCRIBIR CORRECTAMENTE LOS DIFERENTES TIPOS DE DOCUMENTOS MERCANTILES E INDICAR LA CLASE DE OPERACIÓN QUE REPRESENTAN. CE1.4. EXPLICAR LA INFORMACIÓN RELEVANTE PARA LA CONTABILIDAD REPRESENTADA EN LOS DOCUMENTOS MERCANTILES. CE3.2. INTERPRETAR LAS PRESCRIPCIONES LEGALES QUE REGULAN LA LEGALIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN CONTABLE. FECHA REALIZACIÓN EVALUACIÓN Bloque I: Introducción, La Teoría Contable Página 3

4 Índice 1. Instrumentos materiales de la contabilidad El código de comercio y leyes mercantiles LA CONTABILIDAD DE LOS EMPRESARIOS EN EL CODIGO COMERCIO ( ART. 25 a 49) LIBROS OBLIGATORIOS... 6 DILIGENCIADO DE LIBROS... 7 FORMAS DE LEGALIZACIÓN... 9 CONSERVACIÓN DE LOS LIBROS RECONOCIMIENTO DE LAS CUENTAS: LAS CUENTAS ANUALES: El libro de diario El libro de mayor El libro de inventario y cuentas anuales Bloque I: Introducción, La Teoría Contable Página 4

5 1. Instrumentos materiales de la contabilidad. Para que una empresa cumpla con el objetivo de la Contabilidad: reflejar la imagen fiel de la empresa, de su situación económico - financiera y de los resultados de la misma, es decir, sus beneficios o pérdidas, necesita de unos instrumentos materiales a los que vamos a denominar: Libros de Contabilidad. Los hechos contables o actos económico - financieros, que se generan en el seno de la empresa son cronológicamente recogidos en el Libro Diario, clasificados en el Libro Mayor y sintetizados en el Libro de Balances y Cuentas Anuales, con el fin de saber la situación y evolución de la gestión de la empresa. Cada una de estas operaciones es objeto de una anotación, la cuál se justifica en virtud de los comprobantes o justificantes ( facturas, recibos, contratos, letras de cambio, etc..). Esquemáticamente podemos representar la labor contable: PROC ESO CO NT ABLE BÁSICO JUSTIF IC AN TES DIAR IO M AYO R B ALANCES A P C u en ta S u m as S ald os D H D A D = H = = 1. Concreción de los Hechos Contables 2. Captación Cronológica del acontecer de la E mpresa 3. Clasificación Sistem ática 4. Síntesis Periódica 2. El código de comercio y leyes mercantiles. En el ámbito contable, la normativa mercantil contempla básicamente la regulación de las siguientes materias: 1. Normas Contables de obligado cumplimiento. Bloque I: Introducción, La Teoría Contable Página 5

6 2. Obligación de Depósito de las Cuentas Anuales. 3. Obligación de Auditoria de Cuentas. 4. Obligación de Consolidación de cuentas. LA CONTABILIDAD DE LOS EMPRESARIOS EN EL CODIGO COMERCIO ( ART. 25 a 49). La normativa contable contenida en el Código de Comercio responde a la redacción dada a esta materia por la ley 19/ Se agrupa en el Título III del Libro Primero del Código, De la contabilidad de los empresarios, que se divide en las tres secciones siguientes: 1. Sección 1ª: libros de los empresarios ( arts. 25 a 33) 2. Sección 2ª: Cuentas Anuales ( arts. 34 a 41). 3. Sección 3ª: Presentación de las cuentas en grupos de sociedades ( arts. 42 a 49). LIBROS OBLIGATORIOS Todo empresario debe llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su Empresa, que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Se llevarán necesariamente los siguientes libros: 1. Libro de Inventarios y Cuentas anuales: se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. cada trimestre deberán transcribirse los correspondientes balances de comprobación, con sumas y saldos. Al final del ejercicio se transcribirán las Cuentas Anuales y el inventario de cierre del ejercicio. 2. Libro Diario: registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa, aunque será válida la anotación conjunta de los totales de las operaciones por periodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo Bloque I: Introducción, La Teoría Contable Página 6

7 con la naturaleza de la actividad de que se trate. Los libros deberán ser llevados, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras. Las anotaciones contables deberán expresar los valores en euros. 3. Libros de Actas: en él constarán al menos todos los acuerdos tomados por la junta de socios. Ha de expresar los datos de convocatoria y constitución del órgano, un resumen de los asuntos debatidos, intervenciones de las que se solicite constancia y los resultados de la votación ( art Cco.). 4. Libro de Acciones Nominativas: de obligatoria llevanza para sociedades anónimas y en comanditas por acciones. Puede confeccionarse por medios informáticos. 5. Libro de socios: propio de las sociedades de Responsabilidad Limitada, se anotarán las circunstancias personales, las participaciones sociales que cada uno de los socios posea y las variaciones que se produzcan. También puede llevarse por medios informáticos. 6. Libro Registro de Contratos: se registran los contratos celebrados entre el socio único y la sociedad, para las sociedades unipersonales de responsabilidad limitada ( art. 128 de la LSRL). DILIGENCIADO DE LIBROS Se realizará en el Registro Mercantil del lugar del domicilio social. En caso de libros manuales, se presentarán para que antes de su utilización se ponga diligencia del número de folios que tuviese el libro y en todas las hojas de cada libro, sello de Registro. Se permite la llevanza de libros mecanizados, sobre hojas cambiables que deberán ser encuadernadas correlativamente. En este caso, la legalización se realizará antes de que trascurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. La instrucción del 26 de junio de 1996, de la D.G.R.N, sobre legalización y depósito de las cuentas de las entidades jurídicas en el Registro Mercantil ha Bloque I: Introducción, La Teoría Contable Página 7

8 clarificado algunas contradicciones existentes entre el Reglamento del Registro Mercantil y las normas del Impuesto de Sociedades. Expresamente determina que: aun sin ser empresario, se legalizarán en el Registro Mercantil los libros de aquellos que tengan obligación de legalizar en virtud de otra norma. Tal obligación se particulariza para fundaciones, asociaciones, cooperativas, etc. En el caso de sucursales de una empresa debidamente inscritas que lleven registros, pueden legalizarlos en el Registro Mercantil correspondiente a la circunscripción registral de su domicilio ( art. 337 del RRM). Caso particular de las comunidades de bienes: En el caso de que una comunidad de bienes constituida para el ejercicio de una actividad empresarial se puede plantear si cabe o no la legalización por el Registro Mercantil de sus libros de comercio. La omisión de las comunidades de bienes en la enumeración que de los sujetos pasivos d consecuencia, y por la aplicación del Código de Comercio ( art.27) y del Reglamento del RM ( art. 329 y ss.), únicamente en la medida en que dichas comunidades pueden ser calificadas como empresarios, cabe acceder a la legalización de los libros obligatorios en el RM. En tal sentido, las comunidades de bienes no ostentan la condición de empresarios, pues carecen de personalidad jurídica, de suerte que tal condición ha de referirse a los comuneros o partícipes. Todo ello conduce a la conclusión de que los libros que pueden llevar tales comunidades no son libros de comercio de un concreto empresario, pues los asientos que en ellos se pueden recoger no reflejan operaciones en las que la comunidad como tal sea parte, ni sus resultados le son directamente imputables ( DGRN Resolución de ). Bloque I: Introducción, La Teoría Contable Página 8

9 FORMAS DE LEGALIZACIÓN empresarios: Dos son las principales formas de Legalización de los libros de los a) Legalización a priori, antes de su utilización, en cuyo caso se exige que los libros se encuentren completamente en blanco y sus folios se encuentren numerados de forma correlativa. b) Legalización a posteriori, del libro, formado por hojas sobre las que previamente se ha realizado los correspondientes registros y anotaciones por cualquier procedimiento idóneo, en cuyo caso se exigen los siguientes requisitos: 1. Su previo encuadernamiento hasta formar el libro. 2. Estar encuadernados de modo que no sea posible la sustitución de los folios. 3. Tener el primer folio en blanco y los demás numerados correlativamente y por orden cronológico que corresponda a los asientos y anotaciones practicados. 4. Anular los posibles espacios en blanco. En el caso de los libros obligatorios cuya legalización se pretenda a posteriori, se exige que ésta se practique antes de que transcurran los 4 meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio, dicho plazo de cuatro meses se refiere a la presentación para su legalización. El plazo previsto para practicar la legalización, en caso de que la solicitud se haya realizado en debida forma y los libros reúnan los requisitos exigidos en cada caso, es de 15 días contactos a partir de la fecha de su presentación en el Registro. Bloque I: Introducción, La Teoría Contable Página 9

10 Legalización por procedimientos telemáticos La instrucción de 31 de diciembre de 1999, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, regula la legalización de libros en los Registros Mercantiles a través de procedimientos telemáticos. En virtud de la misma, los libros de los empresarios que pueden ser presentados para su legalización después de ser utilizados, cuando se lleven en soporte informático, pueden legalizarse mediante su presentación en algunos de de estos soportes: 1. Impresos y encuadernados en soporte papel. 2. Mediante soporte informático. 3. A través de procedimientos telemáticos de comunicación en línea. a) Soporte magnético: El registrador debe informar a los interesados sobre la posibilidad de legalización mediante la presentación de libros en soporte informático de disco de 3,5 pulgadas, y en su caso, en el soporte o soportes utilizados, de entre los habituales en el mercado. Los discos deben cumplir ciertos requisitos de formato y contenido establecidos en el anexo I de la instrucción referenciada. La instancia de solicitud de legalización de libros a través de este medio debe ajustarse al modelo especificado en el anexo II de la instrucción. A la instancia debe acompañar una relación de libros cuya legalización se solicita, con indicación de la firma digital generada por cada uno de ellos por aplicación del algoritmo estándar MD5. la relación ha de ajustarse al modelo establecido en el anexo III de la instrucción. b) Vía telemática: los libros susceptibles de presentación en soporte magnético pueden ser legalizados mediante la correspondiente solicitud remitida telemáticamente a una dirección de correo electrónico que se debe habilitar al efecto Bloque I: Introducción, La Teoría Contable Página 10

11 y comunicar al público en lugar visible, y en su caso, en la página Web de la red de Internet. Las firmas de quienes autorizan la solicitud y la relación de firmas generadas por los libros a legalizar deben reunir los requisitos establecidos en materia de firma electrónica avanzada y con la preceptiva intervención de entidad prestadora de servicios de certificación. En lo demás se aplica lo establecido para la legalización de libros presentados en soporte magnético. CONSERVACIÓN DE LOS LIBROS Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales. Supuestos especiales: 1. En caso de cese de la actividad del empresario individual: persiste la obligación del ex - empresario de conservar los libros, documentación y justificantes contables durante el plazo prescrito. Dicha obligación recae sobre sus herederos en caso de fallecimiento del empresario. 2. En los supuestos de disolución de sociedad mercantil: la responsabilidad recae sobre los liquidadores, al menos durante el periodo de liquidación. Una vez liquidada y extinguida la sociedad, se prevé el depósito de los libros de comercio, la correspondencia, la documentación y los justificantes concernientes a su tráfico en el Registro Mercantil, salvo que en la escritura de liquidación los liquidadores hubieran asumido el deber de conservación de dichos libros y documentos durante el plazo de 6 años a contar desde la fecha del asiento de cancelación de la sociedad, o hubiese manifestado que la sociedad carece de ellos. Bloque I: Introducción, La Teoría Contable Página 11

12 3. Los Auditores de Cuentas: deben conservar durante un plazo de 5 años, contado a partir de la fecha del informe de auditoría, la documentación y papeles de trabajo que soportan el informe emitido. RECONOCIMIENTO DE LAS CUENTAS: La contabilidad de los empresarios es secreta, sin perjuicio de otras disposiciones legales. El reconocimiento general de los libros, correspondencia y demás documentos del empresario, sólo podrá decretarse de oficio o a instancia de parte, en los casos de sucesión universal, suspensión de pagos, quiebras, liquidaciones de sociedades o entidades mercantiles, expedientes de regulación de empleo, y cuando los socios o los representantes legales de los trabajadores tengan derechos a su examen directo. También podrá decretarse la exhibición de los libros y documentos de los empresarios a instancia de parte o de oficio, cuando la persona a quien pertenezca tenga interés o responsabilidad en el asunto en que proceda la exhibición. Dicho reconocimiento se hará en el establecimiento del empresario, en su presencia o en la de la persona que designe, debiendo adoptarse las medidas oportunas para la debida conservación y custodia de los libros y documentos. LAS CUENTAS ANUALES: Las cuentas anuales, están compuestas por: el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, la memoria y el estado de cambios de patrimonio neto. En casos excepcionales, si la aplicación de una disposición legal en materia de contabilidad fuera incompatible con la imagen fiel que deben proporcionar las cuentas anuales, tal disposición no será aplicable, dejando suficiente explicación en la memoria. Los modelos de presentación de las cuentas anuales para su depósito en el Registro Mercantil viene recogidos en la Orden de 30 de abril de 1999 por la que se modifica la de 14 de enero de 1994 por la que se aprobaban los modelos de presentación de las Cuentas Anuales para su depósito en el Registro Mercantil correspondiente y se aprueban los modelos de presentación en euros de las Cuentas Bloque I: Introducción, La Teoría Contable Página 12

13 anuales ( BOE 19/5/99) e Instrucción de 26 de mayo de 1999, de la Dirección General de los Registros y del Notario, sobre presentación de las Cuentas Anuales en los Registros Mercantiles mediante soporte informático y sobre recuperación de sus archivos (BOE 10 / 6 / 99). Para el ejercicio 2001 habrá que tener en cuenta la Orden de 8 de octubre que 2001 por lo que se aprueban los modelos de presentación de cuentas anuales para su deposito en el Registro Mercantil correspondiente ( BOE ). El balance comprenderá con la debida separación los bienes y derechos que constituye el activo y las obligaciones que forman el pasivo de la empresa, especificando los fondos propios. Deben de figurar las cifras del ejercicio que se cierra y las del inmediatamente anterior. La cuenta de pérdidas y ganancias comprenderá con la debida separación los ingresos y los gastos del ejercicio y por diferencia el resultado del mismo, distinguiendo los resultados ordinarios de los que se originen en circunstancias de carácter extraordinario. La memoria completará, ampliará y comentará la información contenida en el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias, y cuando resulte preceptivo incluirá el cuadro de financiación, en el que se inscribirán los recursos obtenidos en el ejercicio y sus diferentes orígenes, así como la aplicación o el empleo de los mismos en inmovilizado o en corriente. 3. El libro de diario. El Libro Diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa, aunque será válida la anotación conjunta de los totales de las operaciones por periodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se trate. Los libros deberán ser llevados, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras. Las anotaciones contables deberán expresar los valores en euros. La Estructura del Libro Diario la podemos observar en el siguiente esquema: Bloque I: Introducción, La Teoría Contable Página 13

14 1 01/01/ ( 570 ) Caja a ( 430) Clientes Cobro por caja la factura nº:... del cliente: /01/ (400) Proveedores a ( 572) Bancos C/C Pago por el Banco:... al Proveedor: /02/ (600) Compra de Mercaderías a (570) Caja Pago por Caja la factura nº:..., por Compra de mercaderías al proveedor: Suma y Sigue Bloque I: Introducción, La Teoría Contable Página 14

15 Suma anterior /03/ (570) Caja a (700) Ventas de Mercaderías Cobro por Caja de la Factura nº:... por la venta al cliente: / 04/ (600) Compra de Mercaderías a (400) Proveedores Compra de mercaderías al proveedor:.. Nº:... documentada en la factura nº x Como podemos observar, el diario tiene una estructura para registrar de forma clara y ordenada los distintos asientos que recogen a los hechos contables. En el mismo, se anotarán: el número de asiento, la fecha, los cargos y abonos de las distintas cuentas, los números de los folios del mayor que representan mediante cuentas a los distintos elementos patrimoniales y una explicación del asiento. Al finalizar una hoja del diario sumaremos las cantidades cargadas que serán las mismas que las abonadas y se anotará: suma y sigue; en la siguiente hoja se comenzará con : suma anterior, que recogerá las sumas anteriores. Destacar, que en la columna de abono de cantidades parciales, se recogen operaciones que están constituidas por varias partes, como por ejemplo la compra de mercaderías por un total de de las que existen mercaderías de tipo A ( 500 ), tipo B ( 300 ) y tipo C (200 ); así, en la columna de abonos de cantidades parciales aparecerán estas cantidades y en la columna de cantidades totales, un solo abono por valor de Bloque I: Introducción, La Teoría Contable Página 15

16 Aquí podemos observar un esquema de la estructura del Diario: Número del Asiento Abonos de Cantidades Parciales Cantidades Cargadas Número del folio del Mayor que recoge las cuentas cargadas Abonos de Cantidades Totales Número del folio del Mayor que recoge las cuentas abonadas Descripción del Asiento y su explicación El libro de mayor. El Libro Mayor es un libro que no es obligatorio, pero que es imprescindible por que recoge en cada uno de sus folios a la cuenta que representa los valores iniciales y los movimientos de los distintos elementos patrimoniales. Toda anotación en el libro Diario, en los distintos asientos con sus correspondientes cargos y abonos, han de traspasarse a las distintas cuentas del mayor que representan a los correspondientes elementos patrimoniales. Cada folio del mayor, en realidad es una cuenta que recoge los movimientos - Bloque I: Introducción, La Teoría Contable Página 16

17 cargos y abonos - de los distintos elementos patrimoniales. En el mayor, las anotaciones recogen tanto en los cargos como en los abonos, los siguientes aspectos: fecha en que se produce el correspondiente cargo o abono, el número del asiento que recoge el cargo o abono, concepto o motivo del cargo o abono, las cantidades cargadas o abonadas que correspondan a cada cargo o abono, las cantidades totales de cantidades cargadas o abonadas. Veamos un pequeño ejemplo, basado en movimientos realizados en el diario anterior. FOLIO Nº: 5 DEBE (570) CAJA HABER Fecha N.A Concepto Parcial Total Fecha N.A Concepto Parcial Total 1/01/02 0 Asiento de apertura /02/02 3 Pago Factura nº /01/02 1 Cobro Factura nº SIGUE EN EL FOLIO Nº:... Este ejemplo recoge : el folio del mayor nº: 5, que representa al elemento patrimonial ( 570) CAJA, cuyo valor inicial de Caja es d e ( ), y los movimientos: el cargo realizado el día uno de Enero de 2.002, en el asiento número uno, por valor de debido al cobro de la factura nº:..., y el abono el día 2 de Febrero de 2.002, en el asiento número 3, por valor de debido al pago de la factura nº:... En este ejemplo, podemos observar cómo la columna de los cargos y abonos totales, recogen los cargos acumulados, así como los abonos acumulados. Como estamos comentando, el mayor recoge la representación y medida de cada uno de los distintos elementos patrimoniales, es decir, es una relación de Bloque I: Introducción, La Teoría Contable Página 17

18 cuentas que representan a cada uno de esos elementos patrimoniales. Por tanto, el saldo de cada cuenta ( diferencia entre el total del Debe y el total del Haber), nos indica el valor de cada uno de los distintos elementos patrimoniales. Como indicamos anteriormente, cada asiento ha de trasladarse al libro mayor, por lo que en el asiento número uno del Diario del ejemplo anterior, implicará, independientemente del cargo reflejado en el folio del mayor, de la cuenta de Caja, por valor de 1.000, el abono en el mayor, en la cuenta de (430) Clientes, representada en el folio número 8, por valor de 1.000, tal como se refleja en el siguiente folio del mayor. Consideramos que el valor inicial de la cuenta de Clientes es de FOLIO Nº: 8 DEBE (430) CLIENTES HABER Fecha N a Concepto Parcial Total Fecha NA Concepto Parcial Total 1/01/02 0 Asiento de apertura /01/02 1 Pago Factura nº SIGUE EN EL FOLIO Nº:... Así, cada asiento que se realiza en el Diario, hay que traspasarlo al mayor, en el caso anterior, en el asiento número uno, se ha traspasado al mayor el cargo por valor de a la cuenta de ( 570) CAJA, y el abono por valor de a la cuenta (430) CLIENTES. A modo de recordatorio, la cuenta de ( 570) CAJA, se ha cargado, puesto que es una cuenta de activo y ha tenido un aumento debido Bloque I: Introducción, La Teoría Contable Página 18

19 al cobro de una factura de un cliente, y como vimos en el estudio de motivos de cargo y abono de las cuentas de activo, los aumentos se cargaban; así mismo, la cuenta (430) CLIENTES, es una cuenta de activo, que disminuye, puesto que al cobrar una factura, tenemos menos derechos de cobro documentados en facturas, por tanto, las disminuciones de activo, se abonan. En el supuesto caso, de que la hoja del mayor que representa a un elemento patrimonial, se agote bien en la columna de cargos o de abonos, como podemos observar en la estructura de la hoja del mayor, al final aparece: SIGUE EN EL FOLIO NÚMERO:..., así, en el caso de que la columna de cargos o la de abonos del elemento patrimonial ( 570) Caja, representada en el folio número 5, se agotara, imaginemos el día 6/06/2.002, con un total de cargos de y de abonos , representaríamos a dicho elemento en el primer folio libre del mayor; supongamos que el primer folio libre fuese el número 56, tendríamos: en el folio número 5, al final pondremos, SIGUE EN EL FILIO NÚMERO 56, y en el folio número 56, pondremos: VIENE DEL FOLIO NÚMERO 5, a continuación, traspasaremos las sumas totales tanto del debe como del haber y continuaremos con las correspondientes anotaciones de cargos y abonos. FOLIO Nº: 56 VIENE DEL FOLIO NÚMERO: 5 DEBE (570) CAJA HABER Fecha N a Concepto Parcial Total Fecha NA Concepto Parcial Total 6/06/02 Traspaso del folio /06/02 Traspaso folio Estructura del libro Mayor: Bloque I: Introducción, La Teoría Contable Página 19

20 Bloque I: Introducción, La Teoría Contable Página 20

21 5. El libro de inventario y cuentas anuales. El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales es un libro contable obligatorio, que lo componen los siguientes apartados: 1. El Balance inicial detallado de la empresa. 2. Los Balances Trimestrales de Comprobación de Sumas y Saldos. 3. El Inventario Anual del Cierre del Ejercicio. 4. Las Cuentas Anuales: a. El Balance de Situación b. Cuenta de Pérdidas y Ganancias. c. Memoria. d. El estado de cambios de patrimonio neto. EL BALANCE INICIAL DETALLADO DE LA EMPRESA, recoge todos los elementos patrimoniales con que cuenta la empresa al inicio de su actividad, normalmente el día uno de Enero de los distintos ejercicios económicos. En el mismo, aparecerán relacionados todos los elementos de Activo: bienes y derechos, y las obligaciones que forman el Pasivo de la empresa, especificando los Fondos Propios, de acuerdo a los modelos establecidos. En el balance deben aparecer los valores tanto del ejercicio que se comienza como del anterior en la fecha correspondiente. La estructura la podemos analizar en la página siguiente. Junto al Balance Inicial detallado de la empresa, debemos recoger y realizar trimestralmente los BALANCES DE COMPROBACIÓN O DE SUMAS Y SALDOS. Este documento, se realiza para comprobar que la Contabilidad, en sus distintos libros, se está realizando adecuadamente. Mediante este balance podemos comprobar que no existen errores en los distintos documentos o libros: Diario y Mayor. Bloque I: Introducción, La Teoría Contable Página 21

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23 Para confeccionar el Balance de Comprobación o de Sumas y Saldos, seguiremos la estructura de la página siguiente y de acuerdo a las siguientes instrucciones: 1. Se trasladarán las sumas totales de cada cuenta que hay abierta en el Libro Mayor, tanto del Debe como del Haber. 2. La Diferencia, nos da el saldo correspondiente a cada cuenta, que en este caso será: Deudor, Acreedor o Cero. Colocaremos el saldo deudor en su casilla correspondiente, poniendo una rayita en el saldo acreedor. Si el saldo es acreedor, la rayita se colocará en el saldo deudor y la cantidad que corresponda en el saldo acreedor. Si el saldo es Cero, se pondrán dos rayas, una en cada tipo de saldo. 3. Sumaremos las columnas del Debe y del Haber, así como las de los Saldos deudores y las de los saldos acreedores. 4. Para comprobar que la contabilidad se está desarrollando correctamente, observaremos que las columnas de las Sumas del Debe y del Haber son iguales, así como, que coinciden con las sumas del Libro Diario. Otra condición es que las sumas de los saldos acreedores y deudores también coincidan entre ellas. Hemos de tener en cuenta que en la diferencia principal entre el Balance de Situación y el de Comprobación es que en el Balance de Situación, sólo aparecen las cuentas de Inventario, es decir, las cuentas de Activo y de Pasivo, que pertenecen a los grupos del Plan General Contable: 1 a 5. Sin embargo, en el Balance de Comprobación, aparecerán las cuentas de Inventario, de Activo y Pasivo, así como las cuentas del grupo 6 : Compras y Gastos por Naturaleza, y las cuentas del grupo 7: Ventas e Ingresos por Naturaleza. Los Balances de Comprobación se realizarán trimestralmente: los días 31 de marzo, 30 de Junio, 30 de Septiembre y 31 de Diciembre antes del asiento de Regularización : asiento mediante el cuál se determina el Resultado ( Benéfico o Pérdida ) del ejercicio. Mediante este asiento, todas las cuentas del grupo 6 y 7, se llevarán a Pérdidas y Ganancias, quedando Bloque I: Introducción, La Teoría Contable Página 23

24 cerradas y sus totales, aparecerán en la cuenta del grupo uno ( 129) GANANCIAS. PÉRDIDAS Y Los balances de Comprobación son muy útiles puesto que cualquier error en el Libro Diario o en el Libro Mayor se detectará en la confección de dicho Balance al no coincidir las comprobaciones anteriormente especificadas. Bloque I: Introducción, La Teoría Contable Página 24

25 LA CUENTA DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS O CUENTA DE RESULTADOS: 1. Está destinada a poner de manifiesto el resultado derivado de la Gestión empresarial a lo largo del ejercicio económico. 2. Comprende, separadamente, los ingresos y gastos del ejercicio. Y por la diferencia entre ambas magnitudes, el resultado del mismo. 3. Se distingue entre los resultados propios de la Explotación de los que no lo sean o se originen en circunstancias extraordinarias. 4. La Ley de Sociedades Anónimas ( LSA), desarrolla su estructura obligatoria. 5. Para determinadas sociedades se permite la formulación de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias de forma abreviada. La Cuenta de Resultado del ejercicio aparecerá en el libro mayor con sus correspondientes cargos por la suma total de Compras y Gastos del Ejercicio, y sus abonos por la suma total de Ventas e Ingresos del Ejercicio. Independientemente de que aparezca en el Libro Mayor, es Obligatorio realizar una cuenta de Pérdidas y Ganancias donde se relacionen todas las Compras y Gastos del Ejercicio y, todas las Ventas e Ingresos del Ejercicio, de acuerdo a los modelos establecidos por Ley. Bloque I: Introducción, La Teoría Contable Página 25

26 La Estructura la podemos observar en la página siguiente. LA MEMORIA es un documento de las Cuentas Anuales en el cuál se explica, por qué el resultado obtenido es el que es, así como que normas, principios y criterios de valoración e interpretación se han seguido. Estará compuesta: Bloque I: Introducción, La Teoría Contable Página 26

27 1. Ha de ser completa, amplia y comenta la información contenida en el balance y en la cuenta de Pérdidas y Ganancias. 2. Las sociedades que formulan un balance abreviado pueden presentar una memoria abreviada. 3. Recogerá las excepciones y desviaciones de los principios contables. 4. Los principios y prácticas contables utilizadas por la empresa. 5. Criterios de Valoración aplicados y Métodos de Cálculo de las correcciones de valor. 6. La imposibilidad si existiese de comparar las cifras del ejercicio que se cierra con las del ejercicio anterior. 7. La justificación del cambio de estructura del balance y de la cuenta de Pérdidas y Ganancias de un ejercicio a otro. 8. Determinadas partidas de las cuentas anualizadas. 9. La propuesta de distribución de beneficios, que sólo puede ir a reservas o a dividendos. 10. El cuadro de Financiación ( E. O.A.F), donde se especifican los recursos obtenidos, su origen, aplicación o empleo. En definitiva, el cuadro de financiación recoge los recursos obtenidos en el ejercicio y sus diferentes orígenes, así como la aplicación o empleo de los mismos en inmovilizado o en circulante. 11. Los ingresos por un lado y los gastos por otro. 12. Los acontecimientos posteriores al cierre. Por ejemplo, posibles pérdidas. 13. La situación fiscal. Incluyendo inspecciones y las contingencias fiscales. 14. La conciliación entre el resultado contable después de impuestos y la Base imponible. Es decir, las diferencias entre el resultado contable y el fiscal, cuando éste no coincida con los principios contables. 15. Cuando sea necesario para la comprensión de las cuentas anuales, debe indicarse la relación de unas partidas con otras o si un elemento del activo o del pasivo puede figurar en varias partidas. Bloque I: Introducción, La Teoría Contable Página 27

28 16. La información a incluir en la Memoria de las Cuentas Anuales, correspondiente al ejercicio en que se realiza la conversión de pesetas a euros es la siguiente: Planes elaborados para la introducción del euro: importes estimados, plazo para realizarlos e inversiones futuras. Cuantificación de las diferencias de cambio derivadas de la introducción del euro. Operaciones o contratos de tipo de cambio respecto a monedas de Estados participantes. Importe de los Gastos y pérdidas derivados de la introducción del euro, así como posibles provisiones. Diferencias significativas ocasionadas por el redondeo. En particular, sobre la cifra de capital. En el caso de Cuentas consolidadas, se informará sobre el importe de las diferencias de conversión correspondientes a las sociedades dependientes en Estados participantes a las que se les aplica el método de tipo de cambio de cierre. Y si se aplica el método monetario no monetario se incluirá información sobre los resultados de la conversión indicando el criterio empleado para su imputación a resultados y sobre las diferencias de valoración respecto al valor histórico que se producen en las sociedades extranjeras expresadas en monedas de Estados participantes. 1. Tras el cierre del ejercicio Social: se dispondrá de seis meses para la aprobación por los socios. En los tres primeros meses se formulará por parte del Consejo de Administración o el órgano de Administración ( según la sociedad) las cuentas anuales. En los siguientes tres meses se presentarán para su aprobación por los socios, previa convocatoria de 15 días de antelación, donde los documentos contables deben quedar a disposición de los socios y accionistas. Bloque I: Introducción, La Teoría Contable Página 28

29 2. Una vez aprobadas las cuentas se dispone de un mes para su Depósito en el Registro Mercantil. En un plazo de 15 días se producirá una Calificación del Registrador: Asiento en el libro de Depósito de Cuentas; Defecto subsanable, donde se dispone de 5 meses para su nueva presentación y cierre del registro; Defecto subsanable. 3. Las sanciones pecuniarias por no Registro son de: a Bloque I: Introducción, La Teoría Contable Página 29