EXCMA. DIPUTACIÓN PROVINCIAL DE SORIA Servicio de Asistencia Técnica a Municipios GENERACIÓN FICHEROS XML CUENTA GENERAL

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1 EXCMA. DIPUTACIÓN PROVINCIAL DE SORIA Servicio de Asistencia Técnica a Municipios GENERACIÓN FICHEROS XML CUENTA GENERAL Soria a 13 de Octubre de 2011

2 1. GENERACIÓN FICHEROS IGAE INTRODUCCIÓN ASPECTOS A TENER EN CUENTA GENERACIÓN DE LA CUENTA GENERAL EN SOPORTE INFORMÁTICO Generación de ficheros VISUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN Generación de ficheros IGAE. Cuenta General Página 2 de 10

3 1. Generación Ficheros IGAE 1.1. Introducción La presentación de cuentas del ejercicio 2006 y posteriores ha variado substancialmente respecto a ejercicios anteriores. En la Regla 9 de la Instrucción de Contabilidad (BOE de 9 de diciembre de 2004) se atribuye a la Intervención General de la Administración del Estado (IGAE) la capacidad para Emitir pronunciamientos y dictar recomendaciones en orden a facilitar la aplicación de las normas reguladoras de la contabilidad pública local En la RESOLUCIÓN de 30 de marzo de 2007 del BOE núm.90 publicado el sábado 14 de abril de 2007 se aprueba el formato de la Cuenta General a remitir. La resolución de la IGAE, de 28 de Julio de 2006 del BOE núm. 189, publicado el Miércoles 9 de Agosto de 2006 especifica el contenido de la información a remitir. A raíz de la propuesta de la estructura de estos ficheros diversos organismos de carácter autonómico se han acogido a este formato. Entre ellos el Consejo de Cuentas de Castilla y León (ACUERDO 32/2007, de 19 de Abril, BOCyL nº 85 del Jueves 3 de Mayo de 2007, por el que se regula el formato de la Cuenta General de las Entidades Locales). Recalcar que el programa genera los ficheros a remitir. Estos ficheros deberán enviarse al Consejo de Cuentas por el medio adecuado, generalmente a través de la aplicación de rendición de cuentas, en el sitio ó (ACUERDO 73/2007, de 4 de Octubre, BOCyL nº 204 del Viernes 19 de Octubre de 2007, por el que se establece el procedimiento para la remisión por medios telemáticos de la Cuenta General de las Entidades Locales). Indistintamente al tipo de contabilidad al que esté acogida la entidad debe rendirse cuentas a la IGAE. Sin embargo, la norma define una estructura para cada tipo, estando la aplicación preparada para generar los ficheros pertenecientes al modelo NORMAL y el BÁSICO. Organismo a rendir cuentas TIPO DE CONTABILIDAD Documento IGAE y Consejo de Cuentas de Castilla y León (años 2006 y 2007) IGAE y Consejo de Cuentas de Castilla y León (años 2006 y 2007) IGAE y Consejo de Cuentas de Castilla y León (año 2008 y SS) IGAE y Consejo de Cuentas de Castilla y León (año 2008 y SS) NORMAL BÁSICO NORMAL BÁSICO IGAEN IGAEB IG08N IG08B Generación de ficheros IGAE. Cuenta General Página 3 de 10

4 A partir del año 2010, se ha producido un cambio en la plataforma de rendición de cuentas del Consejo de Cuentas de Castilla y León (Resolución de 26 de Julio de 2010, de la presidencia del Tribunal de Cuentas, BOE 184 de 30 de Julio de 2010). Este cambio afecta a la Cuenta General de todos los ejercicios que quieran enviarse, independientemente del ejercicio a que pertenezcan. Las principales novedades que han producido son: - No es necesario el envío del fichero md5. Sólo es necesario enviar el fichero XML. (a diferencia de años anteriores que era necesario el md5). - No es necesario el envío de la documentación en pdf. Esto se refleja en que no es necesario la generación de los documentos pdf. - El envío de la documentación complementaria correspondiente al acta de arqueo y justificantes bancarios debe realizarse en un único fichero pdf y no en tantos como justificantes se tengan. Para ello es aconsejable imprimir el acta de arqueo y luego escanearla conjuntamente con los justificantes bancarios. El nombre del fichero pdf creado será: ENTIDAD_20XX_NOR_DC-TESORERIA.pdf ó ENTIDAD_20XX_BAS_DC- TESORERIA.pdf. - Obligación del envío con firma digital. Sólo se puede realizar el envío mediante firma digital (bien del alcalde-presidente, bien de la persona autorizada). A la Cuenta general (tanto modelo Básico como Normal) se acompañará la documentación adicional a que se refiere el anexo I del Acuerdo 32/2007 de 19 de Abril (ENTIDAD_20XX_CONTENIDO INFORMATIVO DEL FICHERO.pdf y ENTIDAD_20XX_CONTENIDO INFORMATIVO DEL FICHERO.xml) y el documento de remisión recogido en el anexo II (ENTIDAD_20XX_DOC-REMISION.pdf). Esta documentación adicional puede obtenerse de la aplicación informática (Menú Presupuesto, Generación de Datos para la Administración, Rendición de Cuentas, Generación Anexo 1 ó Generación de anexo 2, dependiendo del tipo de entidad que sea) y también es posible su introducción manual a través de la plataforma de Rendición de Cuentas, en la página en la sección de Información Adicional. Es aconsejable rellenar los datos directamente en la plataforma de Rendición de Cuentas Aspectos a tener en cuenta En primer lugar debemos tener abierta la contabilidad correspondiente al ejercicio del cual queremos generar los ficheros (Menú Utilidad, Cambio de ejercicio) Una vez situados en el ejercicio adecuado, es necesario introducir o comprobar una serie de datos en la configuración general de la aplicación. Hay determinada información que no se dispone en la aplicación y sí en la memoria, así pues es conveniente que la memoria tenga la información cumplimentada de forma correcta (sólo en el caso del modelo Normal). La información que debe comprobarse de manera concisa reside en los parámetros por entidad y ejercicio y en los datos de la entidad. Generación de ficheros IGAE. Cuenta General Página 4 de 10

5 - Menú Archivo, Parámetros por Entidad/Ejercicio. Las fechas de aprobación de la cuenta general y del presupuesto se toman de la pantalla Parámetros. Es importante haberlos introducidos previamente, y entre comillas simples, como 01/01/2006 (A partir de la verisón Rv15 del programa SPAI de contabilidad la fecha se debe introducir sin las comillas, como 01/01/2006): A partir de la versión Rv 15 del programa de contabilidad la fecha se deben poner sin las comillas simples Importes pertenecientes al resultado presupuestario. Deberán introducirse manualmente el gasto financiado con remanente de tesorería y comprobarse que las desviaciones de financiación que aparecen son las correspondientes a los proyectos introducidos. El tipo de contabilidad (Normal o básica), así como el número de habitantes a 1 de enero y el presupuesto Inicial para la población. Magnitudes pertenecientes al remanente de tesorería. Comprobar o introducir las cantidades siguientes, que afectan al remanente de tesorería. Generación de ficheros IGAE. Cuenta General Página 5 de 10

6 Cuadro de financiación. Especificar el documento maestro del que quiere extraerse los literales. (IGAEN para el modelo Normal; IGAEB para el modelo básico). Marcamos mostrar importes del ejercicio anterior. - Menú Archivo, Entidades. En la pantalla de entidades debe informarse correctamente del código MAP así como el CIF de la Entidad como Organismo Público. Hay que destacar que para la correcta generación de la Cuenta General se debe haber realizado el paso 3 Asientos de Cierre y apertura del proceso de cierre (este cierre puede deshacerse). No es aconsejable la realización del cierre definitivo hasta que la Cuenta haya sido enviada sin errores. Generación de ficheros IGAE. Cuenta General Página 6 de 10

7 1.3. Generación de la Cuenta General en soporte informático. El punto de menú dónde se accede a las opciones del módulo es el siguiente (Menú Presupuesto, Generación de datos para la Administración, Rendición de Cuentas). El módulo contiene cuatro opciones. A continuación se describe brevemente su función: Generación de Ficheros. Es la opción dónde se generan los ficheros en formato XML. En el siguiente párrafo se explica su funcionamiento. Generación Anexo 1. Mediante esta opción se puede generar un fichero XML de información adicional para provincias, muncipios y entidades locales menores. Esta información adicional es posible y aconsejable introducirla directamente en la plataforma de rendición de cuentas. Generación Anexo 2. Mediante esta opción se puede generar un fichero XML de información adicional para mancomunidades. Esta información adicional es posible y aconsejable introducirla directamente en la plataforma de rendición de cuentas. Listados PDF. Opción por la que se realizan los listados en formato PDF exigidos para la rendición de cuentas. SÓLO será necesaria la realización de la primera de las opciones GENERACIÓN DE FICHEROS Generación de ficheros. Accediendo a la opción de menú Generación de ficheros (Menú Presupuesto, Generación de datos para la Administración, Rendición de Cuentas, Generación de ficheros) aparece la pantalla donde realizaremos los siguientes pasos: Paso 1: Seleccionar la estructura del fichero a generar. Debe seleccionarse según el tipo de documento en función del organismo y ejercicio al que se quiera rendir cuentas: IGAEN (modelo Normal años 2006 y 2007) IGAEB (modelo Básico años 2006 y 2007) IG08N (modelo Normal año 2008 y SS) IG08B (modelo Básico año 2008 y SS) Para seleccionarlo debe hacer clic en el botón situado a la derecha del campo código: Paso 1: Busca la estructura de los ficheros a generar. Debe seleccionarse según el tipo de documento en función del organismo y ejercicio al que se quiera rendir cuentas: IGAEN (Normal 2006 y 2007) IGAEB (Básico 2006 y 2007) IG08N (Normal año 2008 y SS) IG08B (Básico año 2008 y SS) Generación de ficheros IGAE. Cuenta General Página 7 de 10

8 Elegimos el documento deseado Paso 2: Seleccionar la ruta donde se guardarán los ficheros generados: Paso 2: Ruta donde la aplicación guardará los ficheros Paso 3: Botón para iniciar el proceso de creación de ficheros. Podemos crear una carpeta específica donde guardaremos todos los ficheros relacionados con la rendición de cuentas, incluso separados por ejercicios. Debe crearse con anterioridad a realizar el paso 2. Generación de ficheros IGAE. Cuenta General Página 8 de 10

9 Paso 3: Clic en el botón de iniciar el proceso: Recuerde que el proceso de generación de ficheros puede tardar algunos minutos, dependiendo del volumen de datos de la entidad. Al final del proceso la aplicación mostrará un mensaje que le ofrecerá la posibilidad de visualizar y modificar los datos si lo estima oportuno: En caso de responder afirmativamente aparecerá la siguiente pantalla: y al pulsar Aceptar se muestra la rejilla con los datos: Permite la modificación de valores Desde esta pantalla podrá modificar los valores. Los importes se deberán introducir con el punto (.) como separador de decimales. Asimismo antes de pulsar el botón ESC es aconsejable cambiarse a otra línea distinta de la última modificada. Recuerde que para finalizar la modificación manual debe usar la tecla <ESC>. En otro caso no se generarán los listados aunque no se haya realizado ningún cambio. Generación de ficheros IGAE. Cuenta General Página 9 de 10

10 1.4. Visualización de la información Para facilitar la visualización de los ficheros «xml» del formato normalizado de la Cuenta General, la IGAE ha desarrollado un visualizador que realiza una transformación del fichero a formato «html» de forma que pueda ser mostrado por un navegador de internet con una presentación similar a la de los informes en papel.la dirección del visualizador y las instrucciones se indican a continuación: ES/ContabilidadPublicaLocal/utilidades/Paginas/VisualizadorFicherosXML.aspx Para su utilización deberá seguir los siguientes pasos: 1. Descargar y descomprimir el visualizador en una carpeta de su disco duro. 2. Ejecutar el fichero visorcgelxml.jar 3. Clic en Examinar y seleccionar el fichero. 4. Clic en Cargar. Para la creación del menú superior de acceso a cada informe de la cuenta se han utilizado lenguajes de comandos (scripts). Si su navegador tiene bloqueado este tipo de contenido le aparecerá un mensaje advirtiéndoselo: Para ayudar a proteger su seguridad, Internet Explorer.. Si desea utilizar este menú deberá, en este caso, permitir este tipo de contenido. Cabe recordar que, aunque muy útil para poder consultar los resultados obtenidos, únicamente se trata de un visor del documento. Generación de ficheros IGAE. Cuenta General Página 10 de 10