ACTA No. 004 COMITÉ TÉCNICO CONTABLE SISTEMA DEL SUBSIDIO FAMILIAR

Transcripción

1 ACTA No. 004 COMITÉ TÉCNICO CONTABLE SISTEMA DEL SUBSIDIO FAMILIAR En el salón de reuniones Orquídea ubicado en el segundo piso del edificio sede de la Caja Colombiana de Subsidio Familiar COLSUBSIDIO, el día diecisiete (17) de junio del año dos mil catorce (2014), previa convocatoria de la Superintendencia del Subsidio Familiar, Dirección de Gestión Financiera y Contable, se reunió el Comité Técnico Contable del Sistema de Subsidio Familiar, representado así: SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR: 1. Iván Jesús Castillo Caicedo, Director de Gestión Financiera y Contable 2. José Osvaldo Coronado Moreno, Profesional Especializado 3. Jorge Luis Concha Álvarez, Profesional Especializado CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR: 1. CAFAM, Bogotá 2. COLSUBSIDO, Bogotá 3. COMPENSAR, Bogotá 4. COMFACUNDI, Bogotá 5. COMFANDI, Cali 6. COMFANORTE, Cúcuta 7. COMFENALCO ANTIOQUIA, Medellín 8. COMFAMILIAR NARIÑO, Pasto 9. COMFIAR, Arauca 10. COMFACASANARE, Yopal 11. COMFAMILIAR RISARALDA, Pereira 12. COMFATOLIMA, Ibagué 13. COMFAMILIAR HUILA, Neiva 14. CAJASAI, San Andrés Islas 15. COMFACOR CÓRDOBA, Montería 16. COFREM, Meta, Villavicencio 17. COMFAMILIARES CALDAS, Manizales 18. CAJAMAG, Magdalena, Santa Marta 19. COMBARRANQUILLA, Barraquilla 20. COMFACESAR, Valledupar 21. ASOCAJAS MINISTERIO DEL TRABAJO 1. Yaneth Peña M., Profesional Especializada Objetivo de la Reunión: Informa el doctor IVÁN JESÚS CASTILLO C., que la presente reunión tiene como propósito analizar la expedición del Decreto 1053 del 5 de junio de 2014, por el cual se establece el régimen de autorización para los planes, programas y proyectos de inversión en obras y servicios sociales que

2 desarrollen las Cajas de Compensación Familiar,,en lo relacionado con las exigencias contables que se establecen, especialmente en el artículo 2, que trata de la afectación de los recursos administrados por las Cajas de Compensación Familiar, así: Los aportes obligatorios y los bienes adquiridos con estos serán contabilizados en el balance de las Cajas de Compensación Familiar, en la forma que defina la Superintendencia del Subsidio Familiar. En la contabilidad de las Cajas de Compensación Familiar se deberán registrar en forma separada los ingresos, gastos, activos, pasivos, y patrimonio originados en los aportes obligatorios de carácter parafiscal, de cualesquiera otros que provengan de fuentes diferentes. La Superintendencia del Subsidio Familiar emitirá las instrucciones pertinentes. Los activos que hayan sido adquiridos con recursos parafiscales pertenecen al sector de los trabajadores y su titularidad corresponderá a las Cajas de Compensación Familiar en condición de administradoras. Por tanto, el propósito de la reunión se concreta en analizar entre todos el impacto contable de lo señalado en el decreto y establecer la forma como se debería dar cumplimiento a esta norma. Desarrollo de la reunión: Después de la participación de varios de los invitados que señalaban el desconocimiento del decreto mencionado, se organizó un taller o mesa de trabajo. El total de asistentes a la reunión fue de cuarenta (40) personas, quienes fueron distribuidas en tres (3) grupos o Cajas de Compensación. Cada grupo debía discutir los impactos contables, sus dificultades de aplicación y finalmente presentar una propuesta para dar cumplimiento a lo señalado en el decreto. Los siguientes son los resultados obtenidos a título de conclusión: Grupo No Es importante definir la fecha de aplicación de la nueva disposición. 2.- Las necesidades e importancia de la tecnología para apoyo son el pilar para todas las Cajas de Compensación Familiar de manera tal que les permita la identificación y manejo de las diferentes unidades de negocio o compañías internas, centros y sub-centros de costos. 3.- Debe considerarse que está en curso el proceso de convergencia a las NIIF. 4.- Abrir la contabilidad por negocios o segmentos. 5.- Los activos requieren tener un control independiente (módulo de activos) para contabilizarlos, lo cual debe ser a partir de la fecha. Por lo tanto, en la compra de activos se debe identificar la fuente de los recursos: Recursos del 4%; Recursos propios y Recursos compartidos. 6.- Se debería identificar por cuentas contables las partidas de acuerdo a la fuente. 7.- Balance y Estados de Resultados, se deben manejar por centros y sub-centros de costos.

3 8.- El patrimonio anterior debe mantenerse como vigencia anterior y realizar la discriminación a partir de la vigencia del instructivo. 9.- Se deben manejar cuentas bancarias por cada compañía, unidad de negocio o servicio Ingresos. La aplicación del subsidio a la demanda debe ir al ingreso y a un fondo (pasivo), incluidos los impuestos, debido a que en estos momentos no se refleja en el Estado de Resultados, solo en flujo Dificultades 1. Distribución de los gastos. 2. Implementación del sistema de costos. 3. Identificación de activos anteriores. 4. No existe período de implementación de la norma con inicio de período de período contable. 5. Aumento de los costos en la adaptación, modificación o implementación de los sistemas de información de las Cajas de Compensación Familiar. Recomendaciones o propuestas 1. Incrementar el porcentaje de los gastos de administración hasta el 20%, haciendo lobby en el Congreso con los representantes regionales, con lo cual se busca que los programas y servicios sociales presenten los egresos legales para los demás efectos legales. 2. Discriminar en el informe de inversiones cuanto es con recurso parafiscal y cuanto con recursos propios o de financiación. 3. Los gastos en que se incurra en el mantenimiento y funcionamiento de un activo, incluyendo la depreciación, se deben clasificar y cargar al centro de costo que corresponda de manera coherente con la inversión inicial: Recursos 4%; Recursos propios; Recursos compartidos. 4. Las normas que emita el Gobierno Nacional y/o los entes de control y vigilancia deben ser previamente concertados y/o socializados con las Cajas, debido a que son las que conocen de primera mano el detalle operativo del sistema. Grupo No. 2. Es posible atender el inciso cuarto del artículo segundo, pero teniendo en cuenta las siguientes dificultades: Dificultades encontradas. 1. Fecha de corte: - Pasado. Presente. Futuro. Semestral o anual. Que no sea intermedio sino a partir del primero de enero de 2015, por sistemas de información, recursos humano, procesos y procedimientos. 2. Cómo asignar propiedad, planta y equipo. Propuesta por áreas de operación. 3. Temas tecnológicos para ajustar a nivel de ERP.

4 4. Propender por un proceso unificado con la convergencia de las NIIF. 5.- Contemplar tres etapas de implementación: 1. Ingresos, costos y gastos. 2. Resolución No Subsidio en servicios inversiones. 3. Activo Pasivo Patrimonio. 6.- Considerar el concepto de que el patrimonio es único e indivisible. Grupo Definición patrimonial, a manera de sistema de información. Cada Caja determinaría un sistema técnico para establecer el patrimonio diferencial, el cual reportará a la Superintendencia para su respectiva aprobación, teniendo en cuenta algunos criterios: Criterios. 1.- Porcentaje de trabajadores afiliados por categoría A y B versus el total de afiliados. 2.- Participación de los ingresos de los servicios frente al 4% de los últimos cinco años sin incluir salud y mercadeo. 3.- Participación de los remanentes del 4% versus los remanentes de los otros negocios (Mercadeo, Crédito y EPS). 4. La fecha para empezar a separar le información del patrimonio diferencial deberá ser el primero de enero de CONSIDERACIONES GENERALES: Los delegados analizaron y expusieron las principales preocupaciones que surgieron sobre las disposiciones contenidas en el Decreto 1053 de junio de 2014, en relación con los requerimientos contables y en general se traducen básicamente en los siguientes: 1. Se determinó la existencia de situaciones reales que debe afrontar el sistema, tales como las necesidades en infraestructura tecnológica para afrontar los cambios necesarios en software. 2. La conveniencia de integrar estos aspectos con la implementación de las NIIF, considerando las desigualdades existentes en las Cajas. 3. Determinar la fecha específica a partir de la cual entrarán en vigencias los cambios solicitados por esta normativa. 4. La apertura del manejo contable por programas, servicios sociales, negocios o segmentos. 5. El origen o fuente de todos los programas fue y han sido los aportes patronales del 4%.

5 6. El grupo de propiedad, planta y equipo constituye el grupo de los estados financieros con mayor dificultad de asociación directa con los programas, negocios o segmentos, debido a que existen Cajas con unidades integrales de servicios. 7. El patrimonio de las Cajas de Compensación Familiar es uno solo, pero es identificable o asignable por negocios o segmentos. Finalmente se estableció que es necesario continuar con la discusión del tema en jornadas adicionales. IVÁN JESÚS CASTILLO CAICEDO. Director de Gestión Financiera y Contable. Por las Cajas de Compensación Familiar: Bogotá, D.C, 14 de junio de ORIGINAL FIRMADO