FACTURA-E: AYUNTAMIENTO DE PAMPLONA

Transcripción

1 FACTURA-E: AYUNTAMIENTO DE PAMPLONA

2 ORDEN DE LA SESIÓN 1. Qué es la factura electrónica. 2. Requisitos de todas las facturas. 3. Obligaciones legales para el expedidor. 4. Obligaciones legales para el destinatario. 5. Legislación sobre Factura Electrónica. 6. Ejemplo práctico de cómo confeccionar facturas electrónicas y enviarlas al Ayuntamiento de Pamplona. 7. Ruegos y preguntas.

3 ORDEN DE LA SESIÓN 1. Qué es la factura electrónica. 2. Requisitos de todas las facturas. 3. Obligaciones legales para el expedidor. 4. Obligaciones legales para el destinatario. 5. Legislación sobre Factura Electrónica. 6. Ejemplo práctico de cómo confeccionar facturas electrónicas y enviarlas al Ayuntamiento de Pamplona. 7. Ruegos y preguntas.

4 Definición: La facturación electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos. De esta definición podemos concluir que son necesarios tres condicionantes: 1. Se necesita un formato electrónico de factura de mayor o menor complejidad (EDIFACT, XML, PDF, html, doc, xls, gif, jpeg o txt entre otros). 2. Es necesaria una transmisión telemática, es decir, tiene que partir de un ordenador y ser recogida por otro. 3. Este formato electrónico y transmisión telemática, deben garantizar su integridad y autenticidad a través de una firma electrónica reconocida.

5 Qué es una firma electrónica reconocida? El artículo 3.3 de la Ley 59/2003 de 19 de Diciembre define la firma electrónica reconocida como: la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma. Es decir, se tienen que dar tres condicionantes para que se dé la firma electrónica reconocida: 1. Que sea una firma electrónica avanzada. 2. Que esté basada en un certificado reconocido. 3. Que sea generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma, es decir, aquel que ofrece, al menos, las siguientes garantías: a) Que los datos utilizados para la generación de la firma pueden producirse sólo una vez y asegura razonablemente su secreto. b) Que existe una seguridad razonable de que los datos utilizados para la generación de firma no pueden ser derivados de los de verificación de firma o de la propia firma y de que la firma está protegida contra la falsificación con la tecnología existente en cada momento. c) Que los datos de creación de firma pueden ser protegidos de forma fiable por el firmante contra su utilización por terceros. d) Que el dispositivo utilizado no altera los datos o el documento que deba firmarse ni impide que éste se muestre al firmante antes del proceso de firma (Art. 24.3).

6 ORDEN DE LA SESIÓN 1. Qué es la factura electrónica. 2. Requisitos de todas las facturas. 3. Obligaciones legales para el expedidor. 4. Obligaciones legales para el destinatario. 5. Legislación sobre Factura Electrónica. 6. Ejemplo práctico de cómo confeccionar facturas electrónicas y enviarlas al Ayuntamiento de Pamplona. 7. Ruegos y preguntas.

7 Requisitos de todas las facturas: Independientemente de cómo se transmitan, el artículo 6 del RD 1496/2003 que regula el contenido de una factura establece que los campos obligatorios de una factura son: Número de Factura. Fecha de expedición. Razón social del emisor y receptor. NIF del emisor y del receptor. Domicilio del emisor y del receptor. Descripción de las operaciones (base imponible). Tipo impositivo. Cuota tributaria. Fecha de la prestación del servicio (si es distinta a la de expedición).

8 ORDEN DE LA SESIÓN 1. Qué es la factura electrónica. 2. Requisitos de todas las facturas. 3. Obligaciones legales para el expedidor. 4. Obligaciones legales para el destinatario. 5. Legislación sobre Factura Electrónica. 6. Ejemplo práctico de cómo confeccionar facturas electrónicas y enviarlas al Ayuntamiento de Pamplona. 7. Ruegos y preguntas.

9 Obligaciones legales para el expedidor: 1. Reglamento sobre Facturación Electrónica. La Orden 962/2007, de 10 de abril, desarrolla determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenida en el RD 1496/2003, que es el reglamento de facturación. Al respecto del consentimiento del destinatario, se encuentra recogido en el art. 2 de la citada Orden, donde dice que el consentimiento podrá formularse de forma expresa por cualquier medio, verbal o escrito. 2. Creación de la factura. Mediante una aplicación informática, con los contenidos obligatorios mínimos requeridos. 3. Firma electrónica reconocida. 4. Remisión telemática. 5. Conservación de copia o matriz de la Factura. Esta obligación se regula en el art. 1 del RD 1496/2003, donde se especifica la obligación de expedir, entregar y conservar facturas. 6. Contabilización y anotación en registros de IVA. 7. Conservación durante el período de prescripción. 8. Garantía de accesibilidad completa. Esta es una obligación inherente a la conservación de las facturas por medios electrónicos que el legislador denomina acceso completo a datos, tratando de facilitar la auditoría e inspección de las facturas electrónicas (art. 9 del RD 1496/2003). 9. Subcontratación a un tercero. Todas las fases anteriores pueden ser subcontratadas a un tercero, sin perder su responsabilidad.

10 ORDEN DE LA SESIÓN 1. Qué es la factura electrónica. 2. Requisitos de todas las facturas. 3. Obligaciones legales para el expedidor. 4. Obligaciones legales para el destinatario. 5. Legislación sobre Factura Electrónica. 6. Ejemplo práctico de cómo confeccionar facturas electrónicas y enviarlas al Ayuntamiento de Pamplona. 7. Ruegos y preguntas.

11 Obligaciones legales para el destinatario: 1. Recepción de la factura por medio electrónico.. Verificación de los contenidos mínimos exigibles y Verificación segura de la firma electrónica. El destinatario se debe asegurar de la legibilidad en el formato original en el que se haya recibido, así como, en su caso, de los datos asociados y mecanismo de verificación de firma (art. 21 Orden 962/2007). A diferencia del emisor, el destinatario debe conservar los originales firmados. 2. Contabilización y anotación en registros de IVA. 3. Conservación durante el período de prescripción. 4. Debe de gestionar las facturas de modo que se garantice una accesibilidad completa. Visualización. Búsqueda selectiva. Copia. Descarga en línea e impresión. 5. Todas las fases anteriores puede subcontratarlas a un tercero, si perder su responsabilidad.

12 ORDEN DE LA SESIÓN 1. Qué es la factura electrónica. 2. Requisitos de todas las facturas. 3. Obligaciones legales para el expedidor. 4. Obligaciones legales para el destinatario. 5. Legislación sobre Factura Electrónica. 6. Ejemplo práctico de cómo confeccionar facturas electrónicas y enviarlas al Ayuntamiento de Pamplona. 7. Ruegos y preguntas.

13 Estatal: Orden PRE/2794/2011, de 5 de octubre, por la que se publica el Acuerdo del Consejo de Ministros, de 19 de octubre de 2011 por el que se determina el marco del ejercicio de las competencias estatales en materia de factura electrónica, se crea el Foro Nacional Multilateral sobre facturación electrónica y se impulsa el Servicio Central de Gestión de la Facturación Electrónica en el ámbito de la Administración General del Estado. Orden PRE/2971/2007, de 5 de octubre, (BOE ) sobre la expedición de facturas por medios electrónicos cuando el destinatario de las mismas sea la Administración General del Estado u organismos públicos vinculados o dependientes de aquélla y sobre la presentación ante la Administración General del Estado o sus organismos públicos vinculados o dependientes de facturas expedidas entre particulares (es la que obliga al formato facturae). Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre (BOE ) por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, y se modifica el Reglamento del IVA. Orden HAC/1181/2003, de 12 de mayo (BOE ) por la que se establecen normas específicas sobre el uso de la firma electrónica en las relaciones tributarias por medios electrónicos, informáticos y telemáticos con la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Orden EHA/962/2007, de 10 de abril por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el RD 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

14 Resolución de 24 de octubre de 2007 de la Agencia Estatal de Administración Tributaria sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de Real Decreto 87/2005, de 31 de enero (BOE ) por el que se modifican el Reglamento del IVA, aprobado por el RD 1624/1992, de 29 de diciembre, el Reglamento de los Impuestos Especiales, aprobado por el RD 1165/1995, de 7 de julio, y el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el RD 1496/2003, de 28 de noviembre.

15 Comunitaria: Directiva 2010/45/UE del Consejo, de 13 de julio de 2010 por la que se modifica la Directiva 2006/112/CE relativa al sistema común del impuesto sobre el valor añadido, en lo que respecta a las normas de facturación. Directiva 2006/112/CE del Consejo, de 28 de noviembre de 2006 relativa al sistema común del IVA. Directiva 2001/115/CE del Consejo, de 20 de diciembre de 2001 (DOCE ) por la que se modifica la Directiva 77/388/CEE con objeto de simplificar, modernizar y armonizar las condiciones impuestas a la facturación en relación con el impuesto sobre el valor añadido. Sexta Directiva del Consejo, de 17 de mayo de 1977 en materia de armonización de las legislaciones de los Estados miembros relativas a los impuestos sobre el volumen de negocios. Sistema común del IVA: Base imponible uniforme. Local: Ordenanza Municipal de Administración Electrónica, aprobada inicialmente en Pleno de 17 de Septiembre de 2010 (BON 153 de 17 de Diciembre de 2010). Modificación artículos 24 y 48 de la ordenanza, aprobada inicialmente en Pleno de 19 de Octubre de 2012

16 ORDEN DE LA SESIÓN 1. Qué es la factura electrónica. 2. Requisitos de todas las facturas. 3. Obligaciones legales para el expedidor. 4. Obligaciones legales para el destinatario. 5. Legislación sobre Factura Electrónica. 6. Ejemplo práctico de cómo confeccionar facturas electrónicas y enviarlas al Ayuntamiento de Pamplona. 7. Ruegos y preguntas.

17 Ejemplo práctico de cómo confeccionar facturas electrónicas. 1. Certificado digital válido. DNIe. FNMT. 2. Descarga de programas para confeccionar una factura electrónica. Facturae. Hazte una facturae. 3. Envío de facturas al Ayuntamiento.

18 1.- Certificados reconocidos Certificado reconocido. DNIe Es necesario que el DNIe esté activado, necesitamos una contraseña que nos facilitan en la oficina de expedición del DNI, el certificado del DNIe tiene un periodo de validez de 2 años, una vez concluido hay que renovarlo en las propias oficinas expedidoras del DNI en los quioscos habilitados.

19 Para poder utilizar el DNIe es necesario descargarse desde el portal específico del DNIe los programas que permiten su utilización.

20 Elegimos el sistema operativo; en esta misma página encontramos un asistente que nos puede guiar a la hora de la instalación.

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22 Comprobar si el equipo tiene instalado el certificado raíz

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25 En caso de que el equipo no lo tuviera, puede descargarse desde el portal del DNIe ( ) No obstante en el portal del Dnie existen varios manuales y asistentes para cargar en los equipos todo el software y drivers necesarios para su correcto funcionamiento.

26 1.2.- Certificado reconocido. FNMT A diferencia del DNIe, el certificado emitido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) no requiere de dispositivos necesarios para su lectura puesto que es un certificado que se instala en el equipo. El certificado se instala en tres fases: a) Primera fase en la que se solicita a través del portal de la FNMT ( un código necesario para posteriormente solicitarlo presencialmente en una oficina al ser un certificado es personal e intransferible. b) Segunda fase: hay que desplazarse a una oficina autorizada para recoger las instrucciones necesarias para poder instalar el certificado. c) Descargarse el certificado con la clave que nos han entregado en mano en las oficinas autorizadas. Este paso se hace desde el mismo ordenador que el paso a).

27 Primera fase: acceso a y solicitud certificado (el ejemplo que vamos a ver es para una persona física, en el caso de ser una persona jurídica, deberá seguir las instrucciones que aparecen en el portal, es necesaria presentar más documentación).

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30 Introducimos el DNI y enviamos la petición, recibiremos un código con el que debemos ir a las oficinas autorizadas (podemos ver las oficinas más cercanas en el portal).

31 Oficinas más cercanas

32 Oficinas en Pamplona: INSS en la c/ Conde Oliveto 7 AEAT en la c/ Yanguas y Miranda nº 31 Gobierno de Navarra en la c/ Esquíroz nº

33 Una vez que nos hemos acreditado y nos han facilitado el código, descargamos el certificado introduciendo el NIF y el código facilitado.

34 Por último hacemos una copia del certificado, bien por seguridad, bien para instalarlo en algún otro equipo.

35 Recomendación: Descargarse el certificado de la FNMT es mucho más sencillo y no es necesario la adquisición de dispositivos hardware para su utilización. La contrapartida es que al ser un certificado instalado en el equipo cualquier usuario que conociera nuestras claves de acceso podría hacer uso de él. Se puede proteger la utilización del certificado con una clave adicional. La utilización del DNIe es más costosa económicamente por ser necesaria la adquisición del hardware lector para su utilización, y la descarga de software y drivers para su correcto funcionamiento es más compleja.

36 2.- Utilización de los programas para confeccionar factura-e Desde la Sede Electrónica del Ayuntamiento de Pamplona podemos descargarnos el programa para confeccionar facturas electrónicas elaborado por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas (facturae), válido para sistemas operativos Windows, Linux y MacOs, o bien utilizar el servicio gratuito a través de internet, validado por la Agencia Tributaria ( válido únicamente para sistema operativo Windows.

37 2.1.- Programa Facturae (Windows, MacOs y Linux). Primer paso sería configurar la herramienta para establecer serie de facturación y el correo de salida para poder enviar la factura directamente desde la aplicación.

38 Configuración de la serie de facturación Configuración del correo

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40 Ya estamos en disposición de generar una factura (formato 3.2)

41 Se puede crear una base de datos tanto de emisores como de receptores, en el caso de emitir facturas a diferentes áreas crear tantas como destinatarios, incorporando en cada una de las áreas el buzón de correo asignado a la Ud. Administrativa.

42 Dar de alta el concepto de la factura. Al dar de alta habrá que especificar el tipo impositivo que le corresponda a la factura.

43 Ir rellenando los campos, concepto, uds., precio unitario. También existe la posibilidad de asociarlo a algún contrato, albarán, Por último añadir los tipos impositivos, el IVA y la retención de IRPF en su caso. Así mismo en el caso de que la prestación estuviera exenta habría que señalarlo.

44 Un limitación de esta aplicación es que los adjuntos que se quieran enviar se deben añadir en esta pantalla y siempre hay que incluirlos en el.xml ya que si no, el destinatario no los recibirá. Otra limitación es el tamaño de los adjuntos, no pueden superar los 2MB.

45 Una vez confeccionada la factura la guardamos en borrador, donde la podremos revisar y corregir en su caso, antes de firmarla.

46 Ejemplo de factura en borrador donde podemos visualizarla correcta procederemos a firmarla. y editarla. Si la factura es

47 En la siguiente pantalla, mostrará la lista de certificados disponibles. Seleccionaremos el que corresponda y pulsamos continuar.

48 Si utilizo el DNIe me solicitará mi clave personal, la introduzco y firmo.

49 Ya tengo confeccionada la factura y podría enviarla al Ayuntamiento al buzón correspondiente. Si hemos configurado inicialmente nuestro buzón de salida el envío se realiza desde la propia aplicación.

50 Si al dar de alta al receptor habíamos configurado el correo de contacto al que debían dirigirse las facturas, nos lo sugiere como destinatario, aunque se puede cambiar.

51 (válido únicamente para sistema operativo Windows)

52 Primer paso: generar una factura

53 Completamos los datos

54 Una vez completados los datos, podemos generar únicamente la facturae o bien generarla y firmarla.

55 Si utilizo el DNIe me solicitará mi clave personal, la introduzco y firmo

56 Si utilizo el certificado de la FNMT, lo selecciono y firmo

57 Una vez firmada, aparece la siguiente pantalla donde nos dan tres alternativas. Elegir la opción de descargar. No enviarla desde este servicio, no recibiremos acuse de recibo ni información si hay algún tipo de incidencia.

58 3.- Envío de facturae al Ayuntamiento de Pamplona. El siguiente paso sería, sería enviar la factura al Ayuntamiento buscando el archivo en la ruta donde la hemos descargado y enviarla desde nuestro correo (no desde el de que proporciona el servicio hazteunafacturae.com al buzón de correo correspondiente habilitados al efecto adjuntándole documentación adicional en su caso. Los buzones habilitados son: Alcaldía: Bienestar Social e Igualdad: Conservación Urbana: Cultura: Educación: Empleo, Comercio y Turismo: Gerencia Municipal: Hacienda: Medio Ambiente: Oficina de Rehabilitación de Viviendas: Participación Ciudadana, Juventud y Deporte: Patrimonio: Proyectos: Recursos Humanos: Seguridad Ciudadana: Urbanismo y Vivienda: registrogabinetedealcaldia@pamplona.es registrobienestarsocial@pamplona.es registroconservacionurbana@pamplona.es registrocultura@pamplona.es registroeducacion@pamplona.es registrocomercioyturismo@pamplona.es registrogerenciamunicipal@pamplona.es registrohacienda@pamplona.es registromedioambiente@pamplona.es registrooficinarehabilitacion@pamplona.es registroparticipacion@pamplona.es registropatrimonio@pamplona.es registroproyectos@pamplona.es registrorecursoshumanos@pamplona.es registroseguridadciudadana@pamplona.es registrourbanismo@pamplona.es

59 El acuse de recibo que nos llegaría a nuestra dirección de sería el siguiente: En el caso de que hubiéramos olvidado enviar los adjuntos, enviar un nuevo mail a la misma dirección que se ha enviado la facturae. Importante: no volver a adjuntar la facturae. Se generará una nueva entrada al Registro.

60 ORDEN DE LA SESIÓN 1. Qué es la factura electrónica. 2. Requisitos de todas las facturas. 3. Obligaciones legales para el expedidor. 4. Obligaciones legales para el destinatario. 5. Legislación sobre Factura Electrónica. 6. Ejemplo práctico de cómo confeccionar facturas electrónicas y enviarlas al Ayuntamiento de Pamplona. 7. Ruegos y preguntas.

61 GRACIAS POR SU ASISTENCIA