ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA HOSPITAL FONTIBON EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO NIVEL II

Transcripción

1 ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA HOSPITAL FONTIBON EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO NIVEL II CONVOCATORIA PARA CONTRATACION DIRECTA NÚMERO 004 DE 2012 TERMINOS DE REFERENCIA PARA LA SELECCIÓN DE LA REVISORIA FISCAL OBJETO El Hospital Fontibón Empresa Social del Estado Nivel II, está interesado en recibir propuestas que cumplan con los requisitos y especificaciones solicitadas en estos términos de referencia, para la Prestación de los Servicios de Revisoría Fiscal, con el fin de realizar las actividades propias acá estipuladas, o que le encomiende la Junta Directiva y que por Ley o por Estatutos le sean asignadas. BOGOTA D.C. FEBRERO DE

2 CONTROL SOCIAL DE LOS PROCESOS DE CONTRATACION SE CONVOCA A LAS VEEDURIAS CIUDADANAS PARA REALIZAR EL CONTROL SOCIAL EN EL PRESENTE PROCESO DE CONTRATACION DIRECTA 2

3 TERMINOS DE REFERENCIA PARA LA SELECCIÓN DE LA REVISORIA FISCAL DEL HOSPITAL FONTIBON EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO NIVEL II CAPITULO I INFORMACION GENERAL 1.1 PRESENTACION El Hospital Fontibón es una Entidad Pública clasificada legalmente como una Empresa Social del Estado, con carácter descentralizado del orden Distrital, adscrita a la Secretaria Distrital de Salud, que presta Servicios de Salud del Primero y Segundo Nivel de Atención, posee recursos propios, se encuentra facultada y obligada a contratar el servicio de Revisoría Fiscal. En desarrollo de su Misión Institucional el Hospital Fontibon E.S.E., presta servicios integrales de salud con calidad y calidez para contribuir al bienestar de la Comunidad. 1.2 OBJETO El Hospital Fontibón Empresa Social del Estado Nivel II, está interesado en recibir propuestas que cumplan con los requisitos y especificaciones solicitadas en estos términos de referencia, para la Prestación de los Servicios de Revisoría Fiscal, con el fin de realizar las actividades propias acá estipuladas, o que le encomiende la Junta Directiva y que por Ley o por Estatutos le sean asignadas. 1.3 JUSTIFICACIÓN El Hospital Fontibon ESE, requiere la contratación de los servicios de Revisoría Fiscal para el cumplimiento de las operaciones realizadas por la Entidad, con sujeción a las normas de Auditoría generalmente aceptadas y de conformidad con las Leyes aplicables a las Empresas Sociales del Estado, profiriendo el dictamen correspondiente y los respectivos análisis y recomendaciones, así como los análisis y evaluaciones de los mecanismos de control existentes incluido el control interno, para que de esta forma el Hospital cumpla con los requerimientos legales y de gestión administrativa, la revisión de declaraciones tributarias y en general de las operaciones que demanda el normal funcionamiento de la Empresa Social del Estado. Lo anterior de conformidad con el numeral 6 del Artículo 195, Artículos 228 y 232 de la Ley 100 de 1993, el Artículo 203 del Código de Comercio, el Parágrafo 2º. del Artículo 13 de la Ley 43 de 1990, el Decreto 1529 de 1990, Los Artículos 12 (Numeral 16) y 30 del Acuerdo No. 17 de 1997, emitido por el Concejo de Bogotá, el Acuerdo No. 001 Del 31 de Agosto de 2000 por el cual se expide el Estatuto Orgánico del Hospital Fontibón ESE, y las demás normas sobre la materia. 3

4 1.4 REGIMEN JURIDICO APLICABLE El régimen jurídico aplicable a los contratos del Hospital Fontibon ESE, es de derecho privado y se regirán por lo previsto en el Acuerdo No. 011 del 22 de Mayo de 2009, Reglamento Interno para la Celebración de Contratos, emanado de la Junta Directiva. En lo no previsto se aplicarán las disposiciones del Código Civil, Código de Comercio o en las normas que la sustituyan, adicionen o modifiquen. Las cláusulas excepcionales de la ley 80 de 1993 cuando se pacten de manera expresa. Adicionalmente se rigen por los principios aplicables de la Constitución Política de Colombia. 1.5 PRINCIPIOS QUE LA ORIENTAN Con observancia de los principios consagrados en el Artículo 209 de la Constitución política de Colombia y el reglamento Interno para la celebración de Contratos, las propuestas presentadas se analizarán y evaluaran con base a la buena fe, calidad, celeridad, imparcialidad, responsabilidad, publicidad, selección objetiva, transparencia, economía e igualdad. 1.6 RECOMENDACIONES INICIALES El proponente antes de diligenciar y presentar la información requerida deberá tener en cuenta las siguientes recomendaciones: Leer y examinar cuidadosamente los presentes términos de referencia y sus adendas si se llegan a proferirse, cuyas estipulaciones constituyen las reglas del proceso de selección y adjudicación. La propuesta con sus respectivos anexos, deben ser presentados en orden para facilitar su estudio y análisis, con un índice o tabla de contenido y debidamente foliados. La presentación de la propuesta, constituye evidencia de que se estudiaron completamente las especificaciones, formatos, anexos y demás documentos, de igual manera que recibió las aclaraciones necesarias sobre las inquietudes o dudas previamente consultadas y que ha aceptado que los presentes pliegos de condiciones son completos, compatibles y adecuados para identificar los bienes y/o servicios a contratar, que está enterado a satisfacción del alcance del objeto y que ha tenido en cuenta lo anterior para definir las obligaciones que se adquieren en virtud del contrato que se celebrará. La información suministrada aquí, no eximirá al proponente de la responsabilidad de verificar mediante investigaciones independientes, aquellas condiciones susceptibles de afectar el costo y la realización de la misma. 4

5 Toda comunicación enviada por el oferente deberá ser dirigida a la Subgerencia Administrativa y Financiera y radicada en la Oficina de Correspondencia del Hospital Fontibon E.S.E., ubicada en la carrera 104 No. 20 C 21 de la Ciudad Bogotá D.C. El proponente con la sola presentación de su propuesta autoriza a la Entidad a verificar toda la información que en ella suministren. Queda entendido que con la presentación de la propuesta, el proponente se acoge y acepta todas las condiciones estipuladas en los presentes pliegos de condiciones, así mismo a lo estipulado en el reglamento Interno de Contratación del Hospital Fontibon E.S.E Nivel II y demás leyes que le apliquen. 1.7 IDIOMA DE LA OFERTA La propuesta, correspondencia y toda comunicación que surja en las etapas precontractual, contractual y post-contractual, deben estar escritos en idioma español, por lo tanto, los documentos en idioma extranjero deben venir acompañados de traducción simple, salvo en los casos en que la Ley exija traducción oficial o apostillamiento. 1.8 PRESUPUESTO Dentro del presupuesto de funcionamiento para la vigencia fiscal del año 2012, se encuentra asignada y aprobada la partida correspondiente para la presente convocatoria, la cual asciende a CUARENTA Y CINCO MILLONES DE PESOS. ($ ) IVA Incluido. 1.9 FORMA DE PAGO El Hospital pagará el valor del presente contrato por mensualidades vencidas, previa presentación de la factura, acompañada de la certificación de cumplimiento expedida por el Supervisor designado del Contrato PLAZO DE EJECUCION DEL CONTRATO El plazo de ejecución del Contrato de Prestación de Servicios será de DIEZ MESES (10) meses, contados a partir del 1 de Marzo de 2012 al 31 de Diciembre de 2012, prorrogables a decisión de la Junta Directiva de la Entidad SUPERVISION DEL CONTRATO La ejecución del contrato la ejercerá la Junta Directiva o quien ésta delegue en sesión ordinaria de la misma LUGAR DE PRESTACION DEL SERVICIO Los servicios de Revisoría Fiscal deberán prestarse en la Ciudad de Bogotá D.C., en el Hospital Fontibon Empresa Social del Estado Nivel II, adscrita a la Secretaría Distrital de 5

6 Salud, cuyos puntos de atención están distribuidos en: Una Sede Administrativa, Sede Provisional de Salud Pública (La Perla), 2 Camis, 4 Upas, 2 Ubas y 2 Cades, así: Sede Administrativa. Carrera 104 No. 20 C 21 Sede Salud Pública La Perla Carrera 122 A No. 17 F - 22 CAMI I, - Carrera 104 Nº 20C-31 CAMI II - Carrera 99 No. 16- I 41 UPA 48 - Calle 25ª N UPA 49 Calle 35 N UPA 50 Carrera 96 N CENTRO DÍA Carrera 97ª N CADE (Medio Ambiente) Transversal 97 B No. 16H-60 CADE FONTIBON PORTAL DE LA SABANA Diagonal 16 No TERMINAL DE TRANSPORTE Módulo Verde Local 4-16 TERMINAL AEREO Aeropuerto el Dorado 1.13 INFORMACIÓN, CONSULTA Y RETIRO DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA La información, consulta y retiro de los términos de referencia puede hacerse en la oficina de la Subgerencia Administrativa del Hospital Fontibon, ubicada en la Carrera 104 N 20C 21, a partir de las 8:00 a.m. y hasta las 5 P.M. jornada continua, durante los días 01, 02 y 03 de Febrero de 2012, previa inscripción en una planilla donde se indicará el nombre del proponente, identificación, teléfono y dirección. De igual manera para una mayor difusión de la presente convocatoria, ésta se publicará en un periódico de circulación local y los términos serán colgados en la página web: link contratación en línea PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS El cierre de la presente convocatoria y entrega de propuestas, se realizará el día 9 de Febrero de 2012 de 3:00 PM a 4:00 P.M. en la Subgerencia Administrativa del Hospital FONTIBON Empresa Social del Estado. Las propuestas se recibirán en original y dos (2) copias del mismo tenor, debidamente foliadas y legajadas cada una de ellas. De dicha diligencia se levantará un Acta en la que se indicarán los nombres de los proponentes, el número de folios de la propuesta, los retiros de propuestas recibidas si las hubiese y las observaciones que se presentaren. 6

7 2.1 PERFIL DEL CONTRATISTA CAPITULO II CONDICIONES ESPECÍFICAS La Revisoría Fiscal debe ser prestada por persona jurídica o natural con un grupo interdisciplinario, que incluya dos (2) Contadores Públicos Titulados, que cumplan con los requisitos señalados en la Ley 43 de 1990, el Código de Comercio y demás normas concordantes aplicables. 2.2 REQUISITOS GENERALES QUE DEBEN CUMPLIR LOS PROPONENTES Para participar en la presente convocatoria, el proponente deberá cumplir previamente los siguientes requisitos y anexar los documentos que acrediten lo solicitado. 1. Carta de presentación de la propuesta, de acuerdo con el modelo suministrado por el Hospital (Anexo 1), firmada por el proponente o Representante Legal del proponente, con su nombre y número de Cédula de Identidad. 2. Presentación Propuesta de Revisoría Fiscal de conformidad a los requisitos acá determinados. 3. Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio, con fecha de expedición no superior a treinta (30) días, al día de apertura de la presente convocatoria. 4. Certificado de Antecedentes Disciplinarios vigente expedido por la Procuraduría General de la nación y la Personería Distrital de Bogotá D.C., del Revisor Fiscal y suplente propuestos para la ejecución del contrato. 5. Certificado de Antecedentes Disciplinarios vigente expedido por la Junta Central de Contadores del Revisor Fiscal Principal, así como del respectivo suplente, en el que conste que el proponente se encuentra allí inscrito y que no registra antecedentes disciplinarios. 6. Fotocopia del Registro Único Tributario del Proponente. 7. Hojas de Vida con sus respectivos soportes académicos y de experiencia de cada uno de los profesionales que integran la propuesta. Debe incluirse fotocopia de Tarjeta Profesional, para los casos que la Ley señala y Título universitario. 8. Fotocopia Cédula de Ciudadanía de cada profesional que conforma el equipo propuesto para la ejecución de las actividades de Revisoría Fiscal. 9. Certificado de Cumplimiento del pago de aportes parafiscales. 7

8 10. Certificar bajo la gravedad del juramento que el Revisor Fiscal Principal como el Suplente no se hallan incursos en alguna de las causales de inhabilidad y/o incompatibilidad establecidas en la Ley. 11. Certificado de no ejercer las actividades de Revisoría Fiscal en más de cinco (5) sociedades por acciones. 12. Garantía que avale la seriedad de la oferta, igual al 10% del valor del presupuesto oficial y cubriendo un plazo de tres (3) meses contados a partir de la presentación de la propuesta, expedido por una compañía de seguros legalmente acreditada en el país. Se debe adjuntar el original y el recibo de pago de la misma Personas Naturales Las personas naturales que presenten propuestas en atención a los términos aquí señalados, deben cumplir con los requisitos especificados para este tipo de proponente, ser Contadores Públicos titulados y acreditar experiencia laboral en cargos similares por cinco (5) años. Ser legalmente capaces y no encontrarse incursos en las inhabilidades e incompatibilidades para contratar, de acuerdo con lo establecido en los artículos 8, 9 y 10 de la Ley 80 de 1993, Ley 145 de 1960, Ley 43 de 1990, artículo 205 del Código de Comercio y demás disposiciones legales vigentes sobre la materia Personas Jurídicas Tratándose de personas jurídicas que oferten directamente, estas deben estar constituidas por lo menos con dos (2) años de anterioridad a la fecha de apertura de la presente convocatoria. Su término de duración debe ser, por lo menos igual al plazo del contrato y un (1) año más, Cuando el representante legal de la sociedad se encuentre limitado en sus facultades para contratar y comprometer a la sociedad, deberá presentar autorización por el correspondiente órgano de dirección, para presentar la propuesta a que hace referencia este pliego de términos. Tratándose de una persona natural o jurídica que actúa por medio de apoderado, éste debe acreditar dicha calidad mediante la presentación del poder debidamente otorgado, que se le haya conferido para todos los efectos de esta convocatoria Consorcio y/o Unión Temporal El Hospital acepta la presentación de propuestas bajo las figuras de Consorcio o Unión Temporal, siempre y cuando las mismas estén constituidas de acuerdo con las siguientes observaciones: a. Indicar si su participación es a título de consorcio o de unión temporal. b. Suministrar documento de constitución del consorcio o unión temporal. 8

9 c. Designar la persona que, para todos los efectos, representará al consorcio o a la unión temporal y señalar las reglas básicas que regulan las relaciones entre ellos y su responsabilidad. d. Las personas o firmas que integran el consorcio o unión temporal deben cumplir con los requisitos legales y acompañar los documentos requeridos en los presentes términos de referencia, como si fueran a participar en forma independiente. e. La propuesta deberá estar firmada por el representante designado para tal efecto, las personas naturales o jurídicas que lo integran, caso en el cual deberá adjuntarse el documento que lo acredite como tal. f. Los integrantes del consorcio o la unión temporal, no pueden ceder sus derechos a terceros, sin autorización previa escrita expresa del Hospital y en ningún caso podrá haber cesión del contrato entre quienes integran el consorcio o unión temporal. g. El objeto social de por los menos uno de los integrantes del consorcio o unión temporal, debe corresponder al objeto de la convocatoria. h. La capacidad de contratación del consorcio o unión temporal, debe ser igual a la suma de las capacidades de cada uno de sus integrantes. i. El objeto del consorcio y/o unión temporal, debe ser el mismo del contrato. j. El tiempo de duración del consorcio y/o unión temporal, l no podrá ser inferior al término del contrato y un (1) año más. k. Nombre del representante legal del consorcio o unión temporal, indicando sus facultades y limitaciones. l. Manifestación clara y expresa sobre responsabilidad solidaria e ilimitada de los miembros del consorcio, y limitadas para las uniones temporales, de acuerdo con la participación de sus miembros durante la ejecución del Contrato. m. Porcentaje de participación de cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal. n. Manifestación expresa de que las parte integrantes no podrá revocar el consorcio o unión temporal durante el tiempo de ejecución del contrato, y cuatro (4) meses más, y que ninguna de ellas podrá ceder su participación en el consorcio o unión temporal a los demás integrantes. o. Manifestación, bajo la gravedad del juramento, de no haber sido sancionado con caducidad administrativa dentro de los cinco (5) años anteriores a la apertura de la presente convocatoria. Cuando el proponente o los miembros del consorcio y/o de la unión temporal sean personas jurídicas, cada uno debe anexar certificado de existencia y representación legal, expedido por el órgano competente. Si del documento mencionado se desprende que las facultades del representante legal están restringidas, debe anexar la autorización correspondiente para la presentación de la oferta y para la suscripción del contrato, en el evento que resulte favorecido. Dicha certificación debe ser expedida por el correspondiente órgano de dirección. Estos certificados deben ser expedidos con fecha no mayor a un (1) mes al día de apertura de la presente convocatoria. NOTA No. 1. Cuando la propuesta se presente en nombre de una persona jurídica, consorcio y/o unión temporal, en la misma se debe mencionar el nombre de las personas 9

10 que serían designadas como Revisor Fiscal Principal y como Suplente, anexando las hojas de vida de quien actuará como Principal y de quien obrará como Suplente. NOTA No. 2. En el evento de que por cualquier causal de fuerza mayor, el proponente tenga que sustituir a las personas designadas como Revisor Principal y Suplente, la Junta Directiva del Hospital se reserva el derecho de aceptar u objetar los candidatos que se le presenten. Será descartado el proponente que no cumpla con la totalidad de los requisitos generales y específicos solicitados por el Hospital. 2.3 DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA Además de los requisitos y documentos señalados en el numeral 2.2, la propuesta debe contener los siguientes documentos: Tabla de contenido en la cual se relacione uno a uno los documentos de la información presentada. Relación de los Recursos Humanos, Técnicos y Logísticos con que cuenta el proponente, para el desarrollo de la propuesta Certificaciones expedidas por las empresas con las que el proponente haya celebrado contratos, cuyo objeto sea el mismo o similar al de esta convocatoria, (Anexo 2), firmados y ejecutado durante los últimos Cinco (5) años. Las certificaciones deben mencionar, de manera expresa y clara, el objeto, cuantía y cumplimiento. Experiencia certificada en Entidades Públicas, con una vigencia no superior a 1 mes de expedición, al día de apertura de la presente convocatoria. Únicamente se tendrán en cuenta las certificaciones emitidas al proponente y no a sus colaboradores. Tratándose de personas jurídicas, éstas deben mencionar el nombre de las personas que serían designadas como Revisor Fiscal Principal y como Suplente, anexando las hojas de vida de quien actuará como Principal y de quien obrará como Suplente y, además de la copia de la matrícula profesional de contadores públicos, deben aportar certificación expedida por la Junta Central de Contadores, en la cual conste que se encuentran allí inscritos y certificación sobre antecedentes disciplinarios. Propuesta que contenga la metodología y el alcance del trabajo, incluyendo Auditoría Financiera Auditoria Administrativa Auditoria Asistencial Auditoria de cumplimiento o legalidad Auditoria de Control Interno Auditoría de Gestión Auditoria de Sistemas Auditoria Medica Auditoria al Sistema de Gestión Ambiental 10

11 Propuesta para realizar Auditoria Externa en el Hospital Fontibón ESE, del grado de implementación del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad, que incluya el Sistema Obligatoria de Garantía de la Calidad establecido en el Decreto 1011 de 2006 y sus resoluciones reglamentarias, así como la implementación de la norma NTCGP 1000:2005, de acuerdo con lo establecido en la Ley 872 y sus normas complementarias. Propuesta de Auditoria de la implementación del Modelo Estándar de Gestión de la Calidad, según norma MECI 1000:2005 y Ley 87 de 1993 y sus normas complementarias. Descripción del valor de la propuesta técnica, en pesos colombianos. Fotocopia de la declaración de Renta y complementarios del año 2010 y copia de los Estados financieros del proponente, acompañado de sus notas, correspondiente al año 2010 con fecha de corte a 31 de Diciembre, firmados por el Representante Legal, debidamente certificados por Contador Público y Revisor Fiscal, en caso de requerirlo; anexando copia de la tarjeta profesional de Contador y los Antecedentes Disciplinarios de la Junta Central de Contadores. Constancia sobre la experiencia relacionada tanto del Revisor Fiscal Principal como del Revisor Suplente, relacionada con el objeto a contratar requisito que se exige tanto para cuando el proponente es Persona Natural, como cuando el proponente sea Persona Jurídica. La ausencia de los requisitos necesarios para la comparación de las propuestas, es causal para NO proceder a su evaluación. 2.4 GARANTIA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA Los proponentes presentarán garantía de seriedad de la propuesta a favor del Hospital y a cargo del proponente, la cual consistirá en una póliza expedida por una compañía de seguros legalmente establecida y autorizada para funcionar en Colombia, o una garantía bancaria, en la cual el valor asegurado será equivalente al diez por ciento (10%) del valor de la propuesta. La vigencia de la garantía de seriedad de la propuesta será de cuatro (4) meses, contados a partir del día y hora del cierre de la convocatoria. El proponente deberá adjuntar a la propuesta el original de la garantía y el recibo de pago correspondiente. La garantía de seriedad de la propuesta, será devuelta a los proponentes una vez adjudicado el contrato, en la siguiente forma: Al proponente favorecido y al que quede en segundo lugar, se les devolverá una vez el primero haya otorgado la garantía única del cumplimiento del contrato, a los demás proponentes, se les devolverá una vez suscrito el Contrato por el proponente seleccionado, para lo cual podrán reclamarla en el Hospital. En todo caso, el(los) proponente(s) se comprometen a mantener la garantía vigente hasta la fecha de adjudicación y a quien(es) resulten favorecido(s) hasta la constitución de la garantía única del contrato resultante de este proceso. 11

12 2.5 PRESENTACIÓN Y CONTENIDO DE LAS PROPUESTAS La propuesta deberá referirse y sujetarse a cada uno de los puntos contenidos en los términos de referencia y además: Presentarse en idioma Español Presentarse personalmente en la fecha aquí señalada en la Subgerencia Administrativa del Hospital. No se evaluarán propuestas enviadas por correo. Presentarse por escrito o medio impreso, junto con los documentos que la acompañan, en original y dos (2) copia del mismo tenor, debidamente foliadas, empastadas o argolladas, en sobres separados, cerrados y sellados, indicando su original y copia, marcados exteriormente con el nombre del proponente, antes de la hora y día fijados para el cierre de la convocatoria. El original como las copias, deben estar foliadas en orden consecutivo y contener un índice de la información presentada. La propuesta deberá incluir los documentos solicitados y cumplir con las instrucciones contenidas en estos términos de referencia. La propuesta no podrá tener enmendaduras. En caso de disparidad entre el original y las copias de la propuesta sólo tendrá validez lo que conste en el original. Cada sobre deberá encontrarse marcado con la siguiente información: HOSPITAL FONTIBON EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO OBJETO: Contratación de la Revisoría Fiscal Año 2012 PROPONENTE: (ORIGINAL) ó (COPIA 1/2) 2.6 CAUSALES DE RECHAZO DE LA PROPUESTA Son causales de rechazo de la propuesta, las siguientes: No suscribir la carta de presentación de la propuesta (Anexo 1), o que ésta sea suscrita por quien no tenga la capacidad jurídica para ello, o sin la autorización del órgano competente para tal efecto. Que el proponente se encuentre bajo causales de inhabilidad o incompatibilidad para contratar fijadas en la Constitución y la Ley. Que la propuesta económica supere el valor del presupuesto oficial, o no sea presentada en pesos colombianos. La propuesta sea presentada con posterioridad a la hora y fecha fijada para el cierre del proceso. El proponente no presente la garantía de seriedad de la oferta. Que al momento de efectuar la evaluación se adviertan presuntas falsedades en la documentación presentada por los oferentes, previa evaluación de la Entidad. 12

13 Cuando la propuesta o sus aclaraciones posteriores contengan información inexacta que induzcan a error a la Entidad para obtener un mayor puntaje. La omisión de uno o más documentos solicitados en los presentes términos de referencia. 2.7 CAUSALES PARA LA DECLARATORIA DE DESIERTO DEL PROCESO Se declarará desierto el presente concurso de méritos cuando: No se presenten propuestas por parte de los proponentes. Cuando se presente un solo proponente, ante lo cual se dará inicio a un nuevo proceso. Las propuestas presentadas por los participantes no cumplan con los requisitos exigidos para el equipo de trabajo. Cuando revisadas las propuestas económicas se encuentre que ninguna es consistente, de conformidad con lo establecido en el presente pliego de condiciones. Por motivos o causas que impidan la selección objetiva y se declarará en Acto Administrativo, en el cual se señalará en forma expresa y detallada las razones que han conducido a esa decisión. En el evento que se declare desierto el proceso, se procederá a revisar los requisitos habilitantes, el contenido de los pliegos de condiciones y los requerimientos técnicos para identificar las causas que motivaron tal circunstancia y se harán los ajustes necesarios para realizar una nueva convocatoria. CAPITULO III ESPECIFICACIONES TÉCNICAS 3.1 CONTENIDO DE LA PROPUESTA Además de los documentos antes relacionados, el proponente debe presentar propuesta para el desarrollo del objeto de esta convocatoria así: PROPUESTA TECNICA El oferente deberá presentar una propuesta para la celebración de un contrato de prestación de servicios profesionales, a través del cual se ejerza la Revisoría Fiscal del Hospital con sujeción a los principios y normas de auditoria generalmente aceptadas en Colombia, en lo pertinente y de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia y deberá incluir entre otros servicios, auditoria financiera, administrativa, auditoria asistencia, auditoria de cumplimiento o legalidad, auditoria de control interno, auditoria de gestión y auditoria de sistemas. 13

14 3.1.2 CAPACIDAD TECNICA Y OPERATIVA El proponente deberá incluir en su propuesta, la forma como está organizado y manifestar los recursos físicos y humanos con que cuenta para la ejecución del contrato a celebrarse con el Hospital METODOLOGIA DE TRABAJO Y TIEMPO DISPONIBLE En la metodología deberá establecer los lineamientos básicos, obtención de evidencia, y formulación de documentos de trabajo relacionados con Nagas, Sas, Nias, Nagu, Nics y Fasb, además de la programación y planeación (Metodología 5W1H) de las actividades a desarrollar, estableciendo el tiempo que se empleará en cada una de las Áreas, determinando el profesional o perfil de la persona encargada de la actividad y las horas al mes que dedicará en la misma y periodicidad para la entrega de los dictámenes EXPERIENCIA DEL PROPONENTE Y CUMPLIMIENTO DE CONTRATOS REALIZADOS El oferente deberá acreditar, mediante certificaciones (Anexo 2), su experiencia general relacionada con el ejercicio de revisorías fiscales y/o auditorias, en las que se demuestre la suscripción, desarrollo y ejecución de contratos cuyo objeto esté relacionado con tales funciones, realizados dentro de los cinco (5) últimos años con otras entidades del sector público. Dichas certificaciones deberán contener como mínimo la siguiente información: Descripción del objeto desarrollado Cumplimiento del contrato Duración del Contrato Cuantía del Contrato PERSONAL MINIMO REQUERIDO El oferente debe indicar y anexar en su propuesta el nombre y las hojas de vida de las personas que durante la ejecución del contrato actuarán como Revisor Fiscal Principal y como Suplente. De igual forma, el proponente deberá anexar las hojas de vida de sus colaboradores en el desarrollo del contrato que se suscriba con el Hospital con especificación de la profesión, formación académica experiencia en el área contable, tiempo de vinculación con el proponente, etc. El proponente como mínimo deberá garantizar los siguientes profesionales en cumplimiento de lo establecido en los presentes términos de referencia: Revisor Fiscal Principal Debe ser Contador Público con cinco (5) años de experiencia profesional como Revisor Fiscal en el Sector Salud en Entidades Públicas o privadas. 14

15 Revisor Fiscal Suplente Debe ser Contador Público con cinco (5) años de experiencia profesional como Revisor Fiscal en el Sector Salud en Entidades Públicas o privadas. Auditor Médico Deberá ser Profesional Universitario con una experiencia profesional mínima de cinco (5) años, de los cuales deberá demostrar dos (2) años de de experiencia específica como auditor médico en Instituciones de salud Pública o Privada. Auditor Administrativo y Financiero Deberá ser Profesional Universitario con una experiencia profesional mínima de cinco (5) años, de los cuales deberá demostrar dos (2) de experiencia especifica como auditor en Instituciones de Salud Pública o Privada. De igual manera, el proponente deberá anexar las hojas de vida de los demás colaboradores que estime pondrá a disposición del Hospital, durante la ejecución del objeto del contrato. En el evento de que a la suscripción del contrato se presenten cambios en el personal inicialmente propuesto, el proponente favorecido deberá solicitar autorización a la Junta Directiva del Hospital, quien se reserva el derecho a rechazarlas o a solicitar su cambio VALOR TOTAL DE LA OFERTA El valor total de la oferta no podrá exceder la suma de CUARENTA Y CINCO MILLONES DE PESOS ($ ) MCTE IVA incluido TIEMPO DISPONIBLE El oferente debe indicar en su propuesta el tiempo que tiene previsto destinar al ejercicio de las labores a contratar, el cual no debe ser inferior al señalado en el Numeral SERVICIOS ADICIONALES El oferente deberá indicar en su propuesta si se encuentra en condiciones de ofrecer y prestar algún servicio adicional a los requeridos en estos términos de referencia, y en tal evento deberá efectuar una descripción del mismo, los procedimientos y mecanismos para su aplicación, al igual que la finalidad y/o beneficio que el Hospital obtendría con ellos. En todo caso, estos se entenderán incluidos dentro del valor de la propuesta presentada LABORES ESPECÍFICAS A DESARROLLAR DURANTE LA VIGENCIA DEL CONTRATO. El Revisor Fiscal designado, deberá realizar las siguientes funciones: 15

16 Vigilar que las operaciones financieras que celebre o realice el Hospital estén de acuerdo a la ley, los estatutos, a las decisiones de la Junta Directiva y a las disposiciones reglamentarias emitidas por los organismos de dirección, administración, control y vigilancia. Informar a la Junta Directiva y al Gerente del Hospital, de las irregularidades que detecte en el desarrollo de las operaciones financieras y en el funcionamiento del Hospital. Colaborar con los organismos oficiales que ejercen función de control, inspección y vigilancia y rendirles los informes a que haya lugar o que le sean solicitados. Velar porque se lleven regularmente los registros financieros y contables del Hospital, las actas de las reuniones de la Junta Directiva y se conserven debidamente los comprobantes y archivos contables de la Entidad. Ejercer la inspección de los bienes del Hospital y de los que éste tenga en custodia a cualquier título y solicitar los informes necesarios para establecer un control permanente sobre la conservación, integridad y seguridad del patrimonio institucional. Efectuar la Revisoría Fiscal de acuerdo con las normas de auditoria generalmente aceptadas, cubriendo aspectos tan importantes como; Auditoría Financiera Auditoria Administrativa Auditoria Asistencial Auditoria de cumplimiento o legalidad Auditoria de Control Interno Auditoría de Gestión Auditoria de Sistemas Auditoria Medica Auditoria al Sistema de Gestión Ambiental Suministrar al Supervisor del contrato los informes y documentos que este requiera para el ejercicio de sus funciones. Respaldar con su firma los balances y estados financieros de la Entidad, acompañándolos con su dictamen o informe correspondiente. Solicitar a través del Gerente la convocatoria a reuniones extraordinarias de la Junta Directiva, cuando lo estime necesario. Asistir a sesiones de la Junta Directiva, con voz, pero sin derecho a voto. Cumplir las demás funciones que le señale la ley, los estatutos y las que, siendo compatibles con las anteriores, le encomiende la Junta Directiva. Dictaminar los estados financieros que deba rendir el Hospital. Autorizar con su firma los informes, documentos y formularios que requieran los organismos de control y vigilancia, al igual que los balances y estados financieros hasta la fecha de terminación del contrato que para el efecto se suscriba. Presentar al supervisor del contrato, informes trimestrales sobre los resultados de la evaluación realizada a los Estados Financieros del Hospital de acuerdo con las normas de auditoría. Presentar mensualmente al supervisor del contrato, o cuando este lo solicite, reporte sobre las actividades realizadas en cumplimiento al objeto del contrato, las situaciones encontradas y las recomendaciones orientadas a la adecuada ejecución contractual y de mejoramiento de los servicios. 16

17 Abstenerse de ejercer acciones o actividades propias de los órganos administrativos del Hospital. Las demás que le sean asignadas y que estén acordes con el objeto contratado OBLIGACIONES GENERALES CONCERNIENTES AL HOSPITAL: Dar cuenta de la productividad en el desarrollo de los servicios de salud, mediante la inspección de la articulación de los procesos que de una forma integral deben involucrar, un sistema de ingresos y costos, mostrando la asignación exacta de dicha información, de forma eficaz, eficiente, confiable, pertinente y oportuna, evaluando para ello factores internos y externos de mercadeo, ambiente y procedimientos de control interno de acciones administrativas y asistenciales, los procesos de sistemas de información y comunicación, de identificación, prevención y neutralización del riesgo, de aprovechamiento de oportunidad, así mismo, debe evaluar los avances que se den en los aspectos mencionados y sugerir los ajustes pertinentes para el efectivo cumplimiento de los objetivos y planes estratégicos de gestión y desempeño Dar oportuna cuenta del cumplimiento de las metas e indicadores de gestión del hospital, basados en los datos suministrados por los sistemas de información Formular alternativas para la articulación de los procesos que involucren todas las áreas de la entidad, que permitan mejorar la gestión de cada una de ellas Presentar evaluación del Sistema de Garantía de Calidad Elaborar un Plan de Trabajo de Revisoría Fiscal con indicadores de tiempo y de gestión que permitan hacer seguimiento del cumplimiento del objeto contractual Velar porque el proceso de la información contable sea una rutina diaria que permita cumplir realmente con los principios y objetivos de la contabilidad Velar porque las notas a los estados financieros sean explicativas y aclaren realmente la situación sobre aspectos relevantes de la situación financiera de la entidad que sirvan como base para la toma de decisiones Emitir con destino para la Superintendencia Nacional de Salud, un informe trimestral sobre la existencia de procedimientos adoptados por la administración para conducir adecuadamente la entidad, al igual que para asegurar su viabilidad financiera, incluido el aseguramiento de su continuidad como empresa en marcha y la capacidad para atender oportunamente las obligaciones y compromisos adquiridos Velar porque el personal con funciones de responsabilidad y manejo, constituya fianzas que garanticen adecuadamente el cumplimiento de y el correcto manejo de los bienes, fondos y valores que les sean encomendados durante el ejercicio del cargo Velar porque la administración garantice adecuada atención a los usuarios, así como el manejo técnico de su información con base en datos actualizados, de acuerdo con sanos principios de administración y conforme con las disposiciones que rigen el Sistema de Seguridad Social en Salud Informar cuando los administradores no lo hicieren y dentro de una oportunidad prudencial, sobre la ocurrencia de hechos que, conforme las normas legales, sean causal de sometimiento de la entidad a vigilancia, supervisión especial, control, intervención, toma de posesión, concordato, liquidación obligatoria, revocatoria de su licencia o permiso de funcionamiento y en general de cualquier situación que indique que el ente económico no podrá seguir funcionando normalmente 17

18 Ejercer un estricto control en el cumplimiento de las normas que rigen el sistema general de seguridad social en salud y de las circulares e instrucciones emanadas de la Superintendencia Nacional de Salud Las demás señaladas en los términos de referencia, la propuesta presentada por el contratista y las que se deriven de la naturaleza del contrato Entiéndase en el primer párrafo, toda la integralidad técnica operativa del caso para dar los elementos de medición, de la productividad y eficiencia, así como los estudios de costo beneficio que se requieran, así como del lucro cesante en que se incurra CAPITULO IV PROCEDIMIENTOS Y ETAPAS DE LA SELECCIÓN OBJETIVA 4.1 ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS DE ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO La evaluación consiste en el análisis comparativo de las propuestas sobre los aspectos jurídicos, técnicos y financieros de las mismas. Este análisis será estrictamente reservado y no admite intervención alguna de los oferentes. EL HOSPITAL podrá solicitar por escrito una vez cerrada la convocatoria y dentro del plazo señalado para la evaluación de las propuestas, aclaraciones y explicaciones sobre puntos dudosos de las ofertas sin que por ella pueda el proponente ADICIONAR O MODIFICAR las condiciones o características de su oferta. 4.2 METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN El Hospital, designará un comité para el estudio, evaluación y calificación de las propuestas presentadas. El cual tendrá en cuenta los siguientes parámetros a seguir en el proceso de evaluación de las propuestas: Evaluación Jurídica (Cumple o No Cumple) Consiste en la verificación del cumplimiento de la totalidad de los requisitos legales de las propuestas y de los proponentes. Esta evaluación no da puntaje pero es necesario el cumplimiento de los requisitos para que la oferta pueda ser considerada en la evaluación técnica, financiera y económica. Su resultado será CUMPLE NO CUMPLE Evaluación Técnica (100 Puntos) Consiste en el estudio comparativo de los servicios ofrecidos, la experiencia, la formación académica, estos criterios se evaluarán así: CRITERIOS DE EVALUACIÓN PUNTAJE 1. Propuesta Técnica Formación Académica Experiencia 25 TOTAL

19 1. PROPUESTA TÉCNICA PUNTAJE DESCRIPCIÓN Metodología con los principios de 3 Lineamientos básicos, auditoria generalmente aceptadas en obtención de evidencia y Colombia. formulación de papeles de trabajo relacionados con Nagas, Sas, Nias, Nagu, Nics y Fasb Servicios a prestar: Auditoria Financiera, 20 2 puntos por cada servicio. de cumplimiento u legalidad, Después de 16, se otorgarán Administrativa, Asistencial, Medica, un punto adicional por cada Gestión, Legalidad, Control Interno, nuevo proceso Asistencial o Sistemas, Gestión Ambiental, SIGC, Administrativo que audite Norma NTCGP 1000:2005 y MECI hasta un tope de :2005 Planeación y Programación 5 Después de 1, se otorgarán cuatro puntos adicionales si el plan esta definido en Tiempo Disponible 15 Horas/Semana 60Horas/Mes Para un total de 600 Horas Metodología 5W1H 14 Hasta 600 Horas 6 Puntos, se otorgará un punto más por cada diez horas adicionales ofrecidas hasta un tope máximo de 8 puntos PERSONAL MINIMO REQUERIDO Revisor Fiscal Principal 1 Contador Titulado Revisor Fiscal Suplente 1 Contador Titulado Auditor Médico 2 Profesional en Áreas de la Salud Auditor Administrativo y Financiero 2 Profesional en Áreas Contables, Económicas o Administrativas Recurso Humano otros, cuáles. 2 Indicar Área especifica, número y proceso a Auditar TOTAL FORMACIÓN ACADEMICA PUNTAJE DESCRIPCION REVISOR FISCAL PRINCIPAL Título de Contador del Revisor Fiscal 7 1 Punto por ser Contador Público después de 1, se otorgará 2 si tiene postgrado en Revisoría Fiscal, 2 si tiene cursos de actualización en áreas afines a la revisoría y 2 si tiene postgrados en áreas contables y auditoria. REVISOR FISCAL SUPLENTE Título de Contador 6 1 Punto por ser Contador Público después de 1, se 19

20 otorgará 2 si tiene postgrado en Revisoría Fiscal, 1 si tiene cursos de actualización en áreas afines a la revisoría y 2 si tiene postgrados en áreas contables y auditoria. AUDITOR MEDICO Título de Auditor Médico 4 1 punto por tener titulo de Auditor Médico. Se otorgará 1 punto adicional por cada postgrados. Puntaje máximo 4 AUDITOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO Título de Auditor Administrativo y Financiero 4 1 punto por tener título de Auditor Administrativo y Financiero. Se otorgará 1 punto adicional por cada postgrado en áreas financieras. Máximo puntaje 4 Otros cuáles 4 Un Punto por cada profesional adicional propuesto, máximo puntaje 4 TOTAL EXPERIENCIA DEL PROPONENTE PUNTAJE DESCRIPCIÓN Tiempo de experiencia en Revisoría 10 Cinco puntos iniciales, Fiscal en el Sector Salud en Entidades después de 5 Años de Públicas o privadas, 5 años para experiencia, se otorgará 1 personas jurídicas y consorcios y 5 años punto por cada año para las personas naturales. adicional de experiencia hasta un tope de 5 puntos más adicionales. Experiencia especifica demostrada en 12 Cinco puntos iniciales, cargos similares en Entidades después de 5 años, se Hospitalarias públicas del Distrito otorgará 1 punto por cada Capital, anexando constancia de año adicional de experiencia Cumplimiento, Cuantía, Duración y hasta un tope de 7 puntos Valor, 5 años Entidades Jurídicas y adicionales consorcios y 5 para personas naturales Experiencia demostrada en cargos similares en otros sectores como Revisores Fiscales TOTAL 25 3 Bancarios, sector de economía solidaría, empresariales públicos o privados. 20

21 4.2.3 Evaluación Financiera (Cumple o No Cumple) Los proponentes que no cumplan con los siguientes indicadores financieros, será causal de rechazo de la propuesta. CAPACIDAD FINANCIERA PUNTAJE ITEM Liquidez (Activo corriente / pasivo CUMPLE Mayor a 1 corriente) Endeudamiento (Total pasivos x 100/ CUMPLE Menor o Igual al 70% Total activos) Capital de Trabajo (Activo corrientepasivo corriente) CUMPLE Mayor a Evaluación Económica Se tendrán en cuenta las tres (3) ofertas económicas que no superen el Presupuesto Oficial Asignado, que hayan obtenido los mayores puntajes en la evaluación Técnica y a su vez superado las evaluaciones Jurídica y Financiera Entrevista (100 puntos) La Junta Directiva del Hospital Fontibón ESE, una vez realizada la evaluación Jurídica, Técnica, Económica y Financiera y establecidos los proponentes con mayor puntaje (máximo 3), procederá en sesión ordinaria o extraordinaria a realizar las entrevistas a las empresas seleccionadas y otorgarle el puntaje en un máximo de 100 puntos de acuerdo a la metodología que para el efecto establezcan. 5.1 SELECCIÓN DEL REVISOR FISCAL CAPITULO V ADJUDICACIÓN El Gerente del Hospital, presentará a la Junta Directiva un informe detallado sobre el resultado de la convocatoria de méritos, de acuerdo con los resultados de la evaluación realizada por el comité escogido para tal efecto, con base en el cual, la Junta Directiva del Hospital efectuará la adjudicación, previa entrevista que realizará con los que obtengan los tres mejores puntajes, tal y como se señalo en el Numeral NO ADJUDICACIÓN DEL REVISOR: La Junta Directiva del Hospital, podrá tomar la decisión de no adjudicar el Revisor Fiscal, cuando de esta Convocatoria considere que existan motivos o causas que impidan la escogencia objetiva del proponente. 21

22 5.3 ADJUDICACION DEL REVISOR FISCAL La Junta Directiva adjudicara el contrato para la Revisoría Fiscal. Este suscribirá con el Gerente del Hospital, el respectivo Contrato de Prestación de Servicios, debiendo presentar a la Gerencia del Hospital a más tardar dentro de los dos (2) días siguientes a la comunicación de esta adjudicación, la siguiente documentación: PERSONAS NATURALES El Formato de Hoja de Vida señalado por la Superintendencia Nacional de Salud en la Circular Externa, debidamente diligenciado, del Revisor Fiscal Principal, como de su suplente. Manifestación por escrito y firmada por el Revisor Fiscal y su Suplente, dirigida a la Superintendencia Nacional de Salud, en donde conste su conformidad con las condiciones del contrato y la apropiación presupuestal destinada para el mismo PERSONAS JURIDICAS Designación escrita en donde la Persona Jurídica indique el nombre y Cédula de Ciudadanía de las Personas Naturales que actuaran en representación de la firma, como Revisor Fiscal Principal, y como su Suplente. Manifestación escrita y firmada por el Representante Legal de la firma dirigida a la Superintendencia Nacional de Salud, en donde exprese su conformidad con las condiciones del contrato, y las apropiaciones presupuéstales del mismo. Formato debidamente diligenciado de la Hoja de Vida del Revisor Fiscal principal y del Suplente señalado por la Superintendencia Nacional de Salud. 5.4 AFILIACION AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL El proponente favorecido se compromete a afiliar a todos los trabajadores que ocupe en la ejecución del contrato, dando estricto y cabal cumplimiento a las normas legales vigentes del sistema de seguridad social en salud, vale decir, tanto al sistema general de pensiones, como al sistema de seguridad social en salud y al sistema de riesgos profesionales, de acuerdo con los requisitos exigidos en la Ley 100 de 1993 y Decreto No de 1994, hecho que ha de comprobarse con las constancias respectivas. 5.5 CESION El proponente a quien se le adjudique la presente convocatoria no podrá ceder las obligaciones adquiridas en virtud del contrato a persona natural o jurídica alguna, salvo consentimiento expreso y escrito del Hospital pudiendo éste reservarse las razones que tenga para negar la cesión. 22

23 ANEXO 1 CARTA DE PRESENTACION Bogotá D.C. Señores E.S.E. HOSPITAL FONTIBÓN Ciudad Referencia: Presentación de propuesta para la prestación del servicio de Revisoría Fiscal del HOSPITAL FONTIBÓN EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO NIVEL II Nosotros los suscritos: (Nombre del proponente) de acuerdo con los términos de referencia, hacemos la siguiente propuesta para: La Prestación de los servicios de Revisoría Fiscal, con el fin de realizar las actividades propias estipuladas en los términos de referencia, o que le encomiende la Junta Directiva y que por Ley o por Estatutos le sean asignadas. Y declaramos así mismo: Que está propuesta y el contrato que llegare a celebrarse sólo compromete a quien suscribe ésta carta. Que ninguna entidad o persona distinta firmantes tiene interés comercial en esta propuesta ni en el contrato probable que de ella se derive. Que conocemos la información general y demás documentos de los términos de referencia y aceptamos los requisitos en ellos contenidos. Que no nos hallamos incursos en causal alguna de inhabilidad e incompatibilidad señaladas en la Ley y que no nos encontramos en ninguno de los eventos de prohibición para contratar con recursos públicos. (DILIGENCIAR SOLO CUANDO EL PROPONENTE NO HA SIDO SANCIONADO) Que no hemos sido sancionados mediante acto administrativo ejecutoriado por ninguna entidad oficial dentro de los últimos dos (2) años anteriores a la fecha de cierre del presente proceso de convocatoria. Que hemos recibido los siguientes adendos a los documentos del presente proceso de contratación (indicar el número y la fecha de cada uno) y que aceptamos su contenido (si los hay). Que el valor de nuestra propuesta es por la suma de: ($ ). Número de Folios ( XXX ) 23

24 Que si se nos adjudica el contrato, nos comprometemos a constituir las garantías requeridas y a suscribir éstas y aquél dentro del término señalado para ello. Cordialmente, Nombre o Razón Social del Proponente: N.I.T. ó C.C Nombre del representante legal: C.C. No. de Dirección: Teléfonos Fax Correo electrónico: Ciudad: FIRMA: NOMBRE DE QUIEN FIRMA: 24

25 ANEXO 2 CERTIFICACIÓN DE CONTRATOS SUSCRITOS (Contenidos mínimos) Entidad Contratante NIT Dirección Teléfono Fax Representante Legal El (La) Suscrito (a) En calidad de CERTIFICA QUE: La Empresa NIT Contrato Nº Descripción del Objeto Cuantía Tiempo de Duración Fecha de Inicio Fecha de Terminación Cumplimiento dado al Contrato NO SE ADMITEN AUTOCERTIFICACIONES 25

26 CRONOGRAMA PROCESO DE SELECCIÓN DEL REVISOR FISCAL VIGENCIA 2012 ACTIVIDAD PRESENTACIÓN DE TÉRMINOS A LA JUNTA DIRECTIVA PUBLICACIÓN DE LA CONVOCATORIA EN PRENSA ESCRITA CONSULTA Y RETIRO DE TÉRMINOS ACLARACION DE OBSERVACIONES Y DUDAS DE LOS PROPONENTES AL CORREO hfrecursosfisicos@hospitalfontibon.gov.co ENTREGA DE PROPUESTAS FECHA 26 de Enero De de Enero De , 2 Y 3 de Febrero de ,7 y 8 de Febrero de de Febrero de 2012 DE 3:00 A 4:00 p.m. ENTREGA RESULTADOS EVALUACIONES 16 de Febrero de 2012 ENTREVISTA POR PARTE DE LOS INTEGRANTES DE LA JUNTA DIRECTIVA, CON LOS TRES PROPONENTES QUE HAYAN OBTENIDO MAYOR PUNTAJE. 24 de Febrero de