LAS INSTRUCCIONES DE CONTABILIDAD PARA LA ADMINISTRACIÓN LOCAL. ACCESO A LAS APLICACIONES DE DIPUTACIÓN

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1 LAS INSTRUCCIONES DE CONTABILIDAD PARA LA ADMINISTRACIÓN LOCAL. ACCESO A LAS APLICACIONES DE DIPUTACIÓN 1. LAS INSTRUCCIONES DE CONTABILIDAD PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD PÚBLICA ADAPTADO A LA ADMINISTRACIÓN LOCAL Marco conceptual de la contabilidad pública Normas de reconocimiento y valoración Cuenta anuales Cuadro de cuentas Definiciones y relaciones contables PROYECTO DE ASISTENCIA A LAS ENTIDADES LOCALES... 7

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3 1. LAS INSTRUCCIONES DE CONTABILIDAD El desarrollo normativo de la contabilidad de las entidades locales se ha llevado a cabo en las siguientes órdenes del Ministerio de Economía y Hacienda: Orden HAP/1781/2013, de 20 de septiembre, por la que se aprueba la Instrucción del modelo normal de contabilidad local. Orden HAP/1782/2013, de 20 de septiembre, por la que se aprueba la Instrucción del modelo simplificado de contabilidad local. Orden EHA/4040/2004, de 23 de noviembre, por la que se aprueba la Instrucción del modelo Básico de Contabilidad Local 1. El ámbito de aplicación de estos modelos contables está determinado por dos variables representativas de la dimensión de la entidad: La población. Importe del Presupuesto. La determinación del número de habitantes se efectuará en función de las cifras de población resultantes de la última revisión del padrón municipal. Como importe del presupuesto se tomará la previsión inicial de ingresos del último Presupuesto aprobado definitivamente por la entidad local o del estado de consolidación, en el caso de que existan organismos autónomos dependientes de aquélla. En el siguiente cuadro se delimita la aplicación de los modelos contables en función de estas dos magnitudes: < Presupuesto De a > Población < > Simplificada Básica Simplificada Básica Simplificada Normal Normal Normal Así, aplicarán el modelo normal de contabilidad local las siguientes entidades: Municipios con presupuesto superior a ,00, así como aquellos cuyo presupuesto esté entre esta cantidad y ,00, siempre que su población sea superior a habitantes. Demás entidades locales con presupuesto superior a ,00 2. Organismos autónomos dependientes de las entidades anteriores. Por su parte, podrán aplicar el modelo simplificado de contabilidad las siguientes entidades: Municipios cuyo presupuesto no exceda de ,00, así como aquellos cuyo presupuesto esté entre esta cantidad y ,00, siempre que su población no supere habitantes. Demás entidades con presupuesto no superior a ,00. Organismos autónomos dependientes de las entidades anteriores. Por último, podrán aplicar el modelo básico de contabilidad las entidades locales cuyo presupuesto no exceda de ,00, siempre y cuando de ellas no dependan organismos autónomos, sociedades mercantiles o entidades públicas empresariales. 1 Modificada por la Orden HAP/1782/2013, de 20 de septiembre, por la que se aprueba la Instrucción del modelo simplificado de contabilidad local y se modifica la Instrucción del modelo básico de contabilidad local, aprobada por Orden EHA/ 4040/2004, de 23 de noviembre. 2 Para las entidades locales distintas de los Municipios no se tendrá en cuenta la magnitud de población. Las Instrucciones de Contabilidad para la Administración Local. Acceso a las Aplicaciones de Diputación 3

4 Las Sociedades Mercantiles dependientes de las entidades locales adaptarán su contabilidad a las disposiciones del Código de Comercio y demás legislación mercantil. Aplicarán las Instrucciones de Contabilidad sólo en lo referente a la rendición de cuentas a los órganos de control externo. Cuando las entidades locales que contabilicen según el modelo simplificado o básico dejen de cumplir los requisitos necesarios para su aplicación, sólo vendrán obligadas a aplicar la Instrucción de Contabilidad Local del modelo normal o simplificado, respectivamente, si dicha circunstancia se mantiene durante tres ejercicios consecutivos. La contabilidad de las entidades locales y sus organismos autónomos que apliquen la Instrucción del modelo normal y simplificado se llevará por el método de partida doble 3. Aquellas otras entidades que apliquen el modelo básico llevarán la contabilidad por el método de partida simple. Las actuales Instrucciones de Contabilidad contienen una decidida apuesta por la incorporación de las técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas a la actividad administrativa. Consecuencia de ello es la desaparición de la obligación de obtener y conservar los libros de contabilidad tradicionales en papel, estableciéndose que las bases de datos del sistema informático donde residan los registros contables constituirán soporte suficiente para la llevanza de la contabilidad. 2. PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD PÚBLICA ADAPTADO A LA ADMINISTRACIÓN LOCAL La Instrucción del Modelo Normal de Contabilidad Local incorpora, como anexo, el Plan General de Contabilidad Pública adaptado a la Administración Local (PGCPAL). Por su parte, la Instrucción del Modelo Simplificado de Contabilidad Local incorpora una versión simplificada del mencionado Plan. El Plan General de Contabilidad Pública adaptado a la Administración Local es una adaptación a la Administración Local del Plan General de Contabilidad Pública, aprobado por Orden EHA/1037/2010, de 13 de abril. El Plan General de Contabilidad Pública adaptado a la Administración Local se estructura en cinco partes: Primera parte: Marco conceptual de la contabilidad pública. Segunda parte: Normas de reconocimiento y valoración. Tercera parte: Cuentas anuales. Cuarta parte: Cuadro de cuentas. Quinta parte: Definiciones y relaciones contables Marco conceptual de la contabilidad pública La primera parte del Plan constituye el soporte para el análisis e interpretación de las normas contables. Es una adaptación del marco conceptual del PGCP de Éste, a su vez, se basó en la Norma Internacional de Contabilidad NIC-SP nº 1 Presentación de estados financieros, el marco conceptual del Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad, los Documentos de Principios Contables Públicos y el marco conceptual del Plan General de Contabilidad. 3 La partida simple no se encuentra regulada en las actuales instrucciones normal y simplificada de contabilidad local. Será el Pleno la entidad la que establecerá los métodos de control de la partida simple. Una posibilidad sería la regulación en las Bases de Ejecución del Presupuesto. Si se decide continuar con la operatoria establecida en las anteriores instrucciones de contabilidad, así se puede hacer constar en las bases de ejecución. Las Instrucciones de Contabilidad para la Administración Local. Acceso a las Aplicaciones de Diputación 4

5 El marco conceptual se estructura en los siguientes cinco apartados, referidos todos ellos a las características que debe tener la redacción de las cuentas anuales: a) Imagen fiel de las cuentas anuales. b) Requisitos de la información a incluir en las cuentas anuales. c) Principios contables. d) Elementos de las cuentas anuales. e) Criterios de registro o reconocimiento contable de los elementos de las cuentas anuales. f) Criterios de valoración Normas de reconocimiento y valoración La segunda parte del PGCPAL constituye un desarrollo de los principios contables a los que se refiere la primera parte del Plan. Contiene los criterios y reglas de aplicación de estos principios a operaciones o hechos económicos, así como a diversos elementos patrimoniales. Concretamente se definen conceptos y valoraciones de los siguientes elementos y hechos contables: a) Inmovilizado material. b) Patrimonio público del suelo. c) Inversiones inmobiliarias. d) Inmovilizado intangible. e) Arrendamientos. f) Activos en estado de venta. g) Activos y pasivos financieros. h) Coberturas contables. i) Existencias. j) Activos destinados a otras entidades. k) Moneda extranjera. l) Impuesto sobre el valor añadido. m) Ingresos con y sin contraprestación. n) Provisiones, activos y pasivos contingentes. o) Transferencias y subvenciones. p) Adscripciones y cesiones. q) Actividades conjuntas. r) Cambios en criterios y estimaciones contables y errores. s) Hechos posteriores al cierre del ejercicio Cuenta anuales La tercera parte del PGCPAL establece las normas de elaboración y modelos de las cuentas anuales. Las cuentas anuales formarán una unidad que comprenderá los siguientes documentos: a) El Balance. b) La Cuenta del resultado económico patrimonial. c) El Estado de cambios en el patrimonio neto. d) El Estado de flujos de efectivos. e) El Estado de liquidación del presupuesto. f) La Memoria. Deberán ser redactadas con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera, del resultado económico patrimonial y de la ejecución del presupuesto de la entidad. Las cuentas anuales se referirán al año natural, salvo en los casos de disolución o creación de la entidad. El Balance comprende con la debida separación, el activo, el pasivo y el patrimonio neto de la entidad. Las Instrucciones de Contabilidad para la Administración Local. Acceso a las Aplicaciones de Diputación 5

6 La Cuenta del resultado económico patrimonial recoge el resultado económico patrimonial obtenido en el ejercicio y está formada por los ingresos y los gastos del mismo, excepto cuando proceda su imputación directa al patrimonio neto de acuerdo con lo previsto en las normas de reconocimiento y valoración. El Estado de cambios en el patrimonio neto está dividido en tres partes: A) Estado total de cambios en el patrimonio neto. Relacionando los siguientes cambios: a. Los ajustes en el patrimonio neto debidos a cambios de criterios contables y correcciones de errores. b. Los ingresos y gastos reconocidos en el ejercicio. c. Las operaciones patrimoniales con la entidad o entidades propietarias, en las que éstas actúen como tales. d. Otras variaciones que se produzcan en el patrimonio neto. B) Estado de ingresos y gastos reconocidos. Relacionando los cambios derivados de: a. El resultado económico patrimonial. b. Los ingresos y gastos reconocidos directamente en el patrimonio neto. c. Las transferencias a la cuenta del resultado económico patrimonial o al valor inicial de ingresos y gastos reconocidos directamente en el patrimonio neto. C) Estado de operaciones con la entidad o entidades propietarias. En él se representará la siguiente información: a. operaciones patrimoniales con la entidad o entidades propietarias. b. Otras operaciones con la entidad o entidades propietarias. El Estado de flujos de efectivo informa sobre el origen y destino de los movimientos habidos en las partidas monetarias de activo representativas de efectivo y otros activos líquidos equivalentes, e indica la variación neta sufrida por las mismas en el ejercicio. El Estado de liquidación del Presupuesto, comprende, con la debida separación, la liquidación del Presupuesto de gastos y del Presupuesto de ingresos de la entidad, así como el Resultado presupuestario. La liquidación del Presupuesto de gastos y la liquidación del Presupuesto de ingresos se presentarán al menos con el nivel de desagregación del Presupuesto aprobado y de sus modificaciones posteriores. La liquidación del Presupuesto de gastos se presentará, además, agrupando los créditos en función de los niveles de vinculación jurídica, es decir, resumida por bolsas de vinculación jurídica de los créditos. La Memoria completa, amplía y comenta la información contenida en los otros documentos que integran las cuentas anuales Cuadro de cuentas La cuarta parte del PGCPAL contiene el cuadro de cuentas, que se estructura en grupos, subgrupos, cuentas de primer orden (3 dígitos) y cuentas de segundo orden (4 dígitos); en algunos casos, estas últimas se desarrollan en subcuentas (5 dígitos). El PGCPAL tiene carácter obligatorio, excepto en los casos expresamente previstos. Los grupos del Cuadro de Cuentas son los siguientes: Grupo 1: Financiación básica. Comprende los recursos propios y la financiación ajena a largo plazo de la entidad, destinados, en general, a financiar el activo permanente o no corrientes y a cubrir un margen razonable del circulante o corriente. Grupo 2: Activo no corriente. Elementos patrimoniales de la entidad que tengan carácter de permanencia y no estén destinados a la venta, así como las inversiones inmobiliarias. También se incluyen las inversiones financieras cuyo vencimiento, enajenación o realización se espera habrá de producirse en un plazo superior a un año. Grupo 3: Existencias y otros activos en estado de venta. Comprende las mercaderías, materias primas, otros aprovisionamientos, productos en curso, productos semiterminados, productos terminados y subproductos, residuos y materiales recuperados. Se incluyen también los activos construidos o adquiridos para otras entidades y los activos en estado de venta. Las Las Instrucciones de Contabilidad para la Administración Local. Acceso a las Aplicaciones de Diputación 6

7 denominaciones y códigos de las cuentas de los subgrupos 30 a 38 son orientativos, por lo que cada entidad podrá desarrollarlos a conveniencia. Grupo 4: Acreedores y deudores. Operaciones derivadas de relaciones con terceros por la gestión ordinaria de la entidad. Se incluyen las cuentas acreedoras y deudoras con las Administraciones Públicas. Grupo 5: Cuentas financieras. Activos y pasivos financieros de naturaleza corriente, excepto aquellos que deban figurar en el Grupo 4. Se incluyen las periodificaciones financieras y las provisiones a corto plazo. Grupo 6: Compras y gastos por naturaleza. Cuentas destinadas a recoger, de acuerdo con su naturaleza o destino, los gastos corrientes imputables al resultado económico patrimonial. Las cuentas de los subgrupos 60 y 61 son orientativas, por lo que cada entidad podrá desarrollarlos según su actividad. Grupo 7: Ventas e ingresos por naturaleza. Recursos procedentes de la capacidad impositiva de la entidad y de los rendimientos del ejercicio de su actividad, así como otros ingresos imputables al resultado económico patrimonial de la entidad. Las cuentas de los subgrupos 70 y 71 son orientativas, por lo que la entidad podrá desarrollar estos subgrupos en tantas cuentas como su actividad exija. Grupo 8: Gastos imputados al patrimonio neto. Disminuciones del patrimonio neto de la entidad que no se imputan a la cuenta del resultado económico patrimonial del ejercicio. Grupo 9: Ingresos imputados al patrimonio neto. Incrementos del patrimonio neto de la entidad que no se imputan a la cuenta del resultado económico patrimonial del ejercicio. Grupo 0: Cuentas de control presupuestario. Reflejan el movimiento de los créditos y previsiones que figuran en el Presupuesto en aquellas fases que precedan al reconocimiento de la obligación o del derecho, efectos éstos que se recogen en cuentas del grupo 4. La utilización de este grupo es opcional y sus cuentas tienen un carácter orientativo, por lo que la entidad podrá utilizar aquellas que mejor se adapten a su actividad; todo ello sin perjuicio de que las operaciones se registren por partida simple en la contabilidad presupuestaria Definiciones y relaciones contables La quinta parte del Plan define los tipos de operaciones a registrar en cada una de las cuentas, así como los motivos más comunes de cargo y abono de las mismas, sin agotar todas las posibilidades que los mismos admiten. Por ello, la contabilización de operaciones que no estén particularmente recogidas, se efectuará realizando el asiento o asientos que procedan, utilizando los criterios establecidos con carácter general. 3. PROYECTO DE ASISTENCIA A LAS ENTIDADES LOCALES El 17 de enero del 2006 se publicó en el Boletín Oficial de la Provincia de Castellón la convocatoria y bases del Proyecto de Asistencia a las entidades locales sobre Gestión Presupuestaria y Contable, que constituye el marco de la asistencia de la Diputación Provincial a las entidades locales de la provincia. Los destinatarios del Proyecto son todas aquellas entidades locales a las que se les presta el servicio de gestión presupuestaria y contable desde las OFISAM y todas aquellas que en la actualidad reciben el soporte económico e informático en estas mismas materias. En el marco del mencionado Proyecto, la Diputación llevará a cabo las actividades de carácter material, técnico y de servicios integrantes de la gestión presupuestaria y contable de las entidades locales, según la legislación presupuestaria aplicable y la Orden EHA/4041/2004, de 23 de noviembre, por la que se aprueba la instrucción del Modelo Normal de Contabilidad Local. Es decir, la Diputación no dará asistencia a aquellas entidades locales que hayan optado por la aplicación del Modelo Simplificado y Básico de contabilidad. Señalar a este respecto que en ningún caso las actividades realizadas por la Diputación supondrán una cesión de titularidad de la competencia municipal ni de los elementos sustantivos de su ejercicio. Las Instrucciones de Contabilidad para la Administración Local. Acceso a las Aplicaciones de Diputación 7

8 La Diputación Provincial de Castellón, a través del Servicio Provincial de Asesoramiento a Municipios (SEPAM), sólo prestará asistencia en el Modelo Normal de contabilidad local. La Diputación se compromete a mantener y actualizar la plataforma tecnológica necesaria, así como proveer una herramienta informática para la gestión presupuestaria y contable: actualmente el programa SicalWin, de la empresa Sage-Aytos. El mantenimiento y gestión de las bases de datos (creación, eliminación, copias de seguridad, etc.) donde residen los registros de la gestión presupuestaria y contable correrán también a cargo de la Diputación. Para acceder a la plataforma y, por lo tanto, a la herramienta de gestión presupuestaria y contable SicalWin desde la entidad local será necesario que los usuarios soliciten el alta en la misma y dispongan de un Certificado Digital emitido por la Autoridad de Certificación de la Comunidad Valenciana. Mediante este certificado, el servidor de Diputación identificará al usuario que pretende acceder al programa. Este certificado, podrá ser solicitado en cualquier Punto de Registro de Usuarios de la Comunidad Valenciana (PRU). Se trata de un servicio gratuito que requiere, como único requisito, la presentación del DNI. Una vez obtenido el certificado digital, con el asesoramiento del SEPAM, se instalará y configurará en el navegador de Internet de los ordenadores desde donde se conecten los usuarios. A partir de este momento los usuarios de las entidades locales ya podrán acceder a la herramienta de gestión presupuestaria y contable SicalWin y a los ejercicios cuyas bases de datos estén alojadas en los servidores de la Diputación. El usuario de la entidad local se identificará ante el servidor de la Diputación mediante el certificado digital. La Diputación comprobará la validez del certificado ante la entidad Certificadora (Autoridad Certificadora de la Comunitat Valenciana, ACCV). Si éste es válido, la Diputación dará acceso a las aplicaciones a las que el usuario está autorizado. Se han definido dos perfiles de usuarios de la herramienta informática de gestión presupuestaria y contable: usuario de gestión y usuario de consulta. El primero de ellos tendrá acceso a todas las funcionalidades del programa y podrá grabar, modificar, consultar y listar operaciones. El usuario de consulta podrá únicamente consultar y listar documentos u operaciones contables. Si la entidad local desea crear otros perfiles de usuario aplicables a sus bases de datos, tendrá que comunicarlo al SEPAM. Las Instrucciones de Contabilidad para la Administración Local. Acceso a las Aplicaciones de Diputación 8