1JORNADAS ΙJORNADAS TÉCNICAS DE MANTENIMIENTO EN LA INDUSTRIA PETROLERA

Transcripción

1 I JORNADAS TECNICAS DE MANTENIMIENTO EN LA INDUSTRIA PETROLERA GUIA DE USO DE LOS STANDS eras 1JORNADAS

2 INTRODUCCION Esta guía tiene por objeto informar a los expositores en la exhibición de Stands de la I Jornada Técnica de Mantenimiento en la Industria Petrolera de las normativas básicas, reglamentos y puntos de atención para el proceso de montaje y desmontaje de los Stands, así como describir la disposición final de los Stands, ubicación, elementos conformantes y restricciones por diseño.

3 SABADO 11/10/08 Montaje de estructura por parte de la contratista DOMINGO 12/10/08 CRONOGRAMA DE LA EXPOSICION Día de acceso de equipos pesados y/ voluminosos. A partir de las 9:00 a.m. Inicio de Montaje de Stands Modulados en ambos salones. A partir de las 10:00 a.m. LUNES 13/10/08 Montaje de Stands Modulados MARTES 14/10/08 Ultimo día de Montaje de Stands / Trabajos deberán ser concluidos a las 12:00 a.m. A partir de esa hora los salones estarán cerrados para limpieza final. MIERCOLES / JUEVES / VIERNES JORNAMAT 2008 / OCTUBRE Salones abiertos para los expositores a partir de las 8:00 a.m.. Apertura de la Exposición desde las 10:00 a.m. hasta las 7:00 p.m. SABADO 18/10/08 Desmontaje de los Stands a partir de las 8:00 a.m. hasta las 6:00 p.m. Unico día permisible para salida de equipos voluminosos.

4 SALAS PARA EL MONTAJE DE LOS STANDS Salón n de Exposiciones Stands 3x2

5 SALAS PARA EL MONTAJE DE LOS STANDS Salón n Club stand de 3x2(6MT2) - 6 stand de 2x2 ( 4MT2)

6 DESCRIPCION DE LOS STANDS A continuación se presenta una guía rápida para el montaje del Stand con el fin de facilitar el proceso de apertura de las Salas de Exposiciones en el Hotel Morichal Largo, enmarcado en la celebración de las I Jornadas Técnicas de Mantenimiento en la Industria Petrolera. Todos los Stands son del tipo MODULADO, y están conformados por lo siguientes elementos, los cuales serán suministrados por los Organizadores: -Tabiques -Alfombra -Cercha de Trimalla. -1 tomacorriente -2 reflectores -2 sillas -1 mesa -1 columna -1Caja de luz para grafica de - 98cm x 229cm

7 Elementos conformantes de los Stands Modulados de 3x 2mts y 2x2 mts Alfombra: Bouclé color rojo directa sobre el piso. Tabiques: Estructura modular de aluminio anodizado color natural, panel color blanco, con una altura estándar de 2.40 metros. Columna : columna decorativa color rojo de 16cm de ancho x 240cm de alto Techo : Estructura de metal tipo trimalla color negro, colocada en la parte superior del stand, tipo techo en forma De T como lo indica el diseño. -Tabiques -Alfombra -Cercha de Trimalla. -1 tomacorriente -2 reflectores -2 sillas -1 mesa -1 columna -1Caja de luz para grafica de - 98cm x 229cm Nombre de Empresa: colocado sobre acrílico traslucido, tipo caja de luz medida 1mt de ancho x 2.39 de alto. Los Expositores deben enviar a los organizadores con un mínimo de tiempo 20 días antes del montaje, el arte con el nombre de su compañía a ser colocado en estas cajas de luz. Iluminación: Lámparas dirigibles de tubo color natural con reflector de 75watts. Toma corriente: cajetín superficial de 2 toma con tierra, 110 voltios, 5 amperios. Una toma corriente para cada stand modulado de 4ó9mts2.Mínimo unidad por cada stand. Mobiliario: una mesa y dos sillas de aluminio Altura de los Stands: La altura máxima permitida para los stands individuales, es de 2.60 metros. Es decir, que no sobresalgan más de 20c.m sobre la tabaquería de altura estándar.

8 Elementos conformantes del Stand Modulado de 3mts x 2mts Caja de luz con grafica impresa a full color 98cm x 229cm Cercha de aluminio tipo Trimalla color negro Lámpara dirigible tipo reflector Columna de 16cm x 239cm color rojo Mesa y sillas en aluminio Perfiería de aluminio Panel laminado en color blanco Alfombra tipo bouclé color rojo

9 Lámpara dirigible tipo reflector Elementos conformantes del Stand Modulado de 2mts x 2mts Cercha de aluminio tipo Trimalla color negro Panel laminado en vinyl color blanco Perfilería de aluminio Columna de 16cm x 239cm color blanca Mesa y sillas en aluminio Caja de luz con grafica impresa a full color 98cm x 229cm Ι Alfombra tipo bouclé color azul JORNADAS TÉCNICAS DE MANTENIMIENTO EN LA INDUSTRIA PETROLERA

10 Perspectivas para Stands modelo 3x2 (6MT2) y stand 2x2 (4MT2) Caja de luz de 98cm x 240cm Para colocar nombre de expositor Vista frontal 2.00mts 3.00mts Vista lateral

11 Perspectiva Stands modelo 3x2 (6MT2) s 2.40mt Ι 3.00 mts JORNADAS TÉCNICAS DE MANTENIMIENTO EN LA INDUSTRIA PETROLERA

12 PUNTOS DE ATENCION -Se dispondrán para la exhibición en estas I jornadas Técnicas de Mantenimiento de 35 stands, ubicados en dos(2) salones del Hotel Morichal Largo, a saber: 17 en el Salón de Exposiciones y 18 en el Salón Club. Los mismos tendrán las siguientes dimensiones: 6 Stands serán de 2 x 2 Mts y 29 serán de 3 x 2 Mts. Estarán decorados en color blanco sus paredes con alfombras rojas. - Las empresas que estén interesadas en presentarse bajo la modalidad de Stands deben enviar su solicitud vía a la siguientes direcciones villarroelat@pdvsa.com y diazyg@pdvsa.com hasta el 08 de Septiembre de 2008 y cada una de ellas podrá tener la disponibilidad de decorar su Stand de acuerdo a su publicidad, pero cumpliendo con las normativas de esta Guía de Stand Jornamat Una vez recibida la solicitud de Stand de cada empresa, el Comité Técnico de las I Jornadas Técnicas de Mantenimiento; realizara la evaluación, selección y aprobación de las solicitudes recibidas y posteriormente se les enviara vía la información con los resultados de aprobación y la asignación de su respectivo numero de Stand; explicándoles a su vez los pasos que deben seguir para el montaje y exposición del mismo.

13 PUNTOS DE ATENCION -La alícuota de inscripción por los Stands está determinada por un monto de contribución social, el cual será entregado por la empresa en dotaciones (salud, deporte o educación) que ascienden a BsF para los Stands de 3x2 mts y de BsF para los Stands de 2x2 mts. Favor contactar al comité organizador - villarroelat@pdvsa.com / diazyg@pdvsa.com -Se debe llenar una ficha técnica con toda la información referente a la empresa. Esta ficha será enviada vía a las empresas escogidas para las I Jornadas Técnicas de Mantenimiento y deberá ser remitida al comité organizador con toda la información llena antes del 19/09/08. -Cada una de las empresas participantes deberá entregar a la contratista (AUDIO VISUAL Depot Maturín)* el diseño de los Stands y arte de su nombre y/o publicidad que se colocarán en la caja de luz de cada uno de los Stands. Con por lo menos 20 días de anticipación del evento * AUDIO VISUAL Depot Maturín/ ventasmaturin@audiovisualdepot.com Teléfono: /

14 FICHA TECNICA La Ficha Técnica es el formato para obtener los datos básicos de las empresas y los datos básicos del mobiliario y decoración de cada Stand. Es de suma importancia completarla y enviarla vía correo electrónico en el lapso establecido. Una Ficha Técnica completada de forma correcta ayuda a evitar contratiempos innecesarios. ESTIMADO EXPOSITOR: COM PLETE LA INFORMACIÓN SOLICITADA EN CADA UNO DE LOS SEGMENTOS NOM BRE DE L A EM PRESA No. S TAND 1. DATOS DE PE RSONA CONTACTO: (Persona designada por la empresa para ser el contacto con los organizadores) Nombre Cargo Teléfonos Oficina Móvil Fax Ciudad Requerirán empresa decoradora SI NO Nombre Persona Contacto Ciudad I J ORNADAS TÉ C NIC AS DE M ANTE NIM IE NTO E N L A INDUSTRIA PE TROL E RA 15 AL 17 DE OCTUBRE DEL AÑO 2008 HOTEL M ORICHAL LARGO - M ATURÍN FICHA TÉCNICA S TANDS 2. DATOS DE L A E M PRE SA DE CORADORA: (Datos de la empresa que se encargará de la decoración y montaje de Stands/ si no contratará una empresa para tal fin indicarlo en la casilla) Teléfono Móvil 3. REQUERIM IENTOS ELÉCTRICOS Requerirá Ud. tomacorrientes adicionales a los correspondientes a su área de Stands? SI NO T ipo y cantidad 4. M ANEJ O DE EQUIPOS PESADOS: (Indicar si Ud. requerirá de elementos especiales para el manejo de equipos pesados en caso de llevarlos a la exposición). Requerirá Ud. Movilizar carga pesada hasta su Stand? De ser afirmativo indicar el peso y dimensiones. SI NO Peso y dimensiones FAVOR ENVIAR POR CORREO ELECTRÓNICO ANTES DEL 30 DE AGOSTO DEL AÑO 2008 villarroelat@ pdvsa.com

15 NORMATIVA DE LOS STANDS Los expositores serán responsables por cualquier daño causado al pabellón y/o elementos conformantes del stand modulado. NO ESTA PERMITIDO: Perforar o pintar perfiles o paneles en los stands modulados o paredes del hotel. Desmontar, parcial o totalmente los elementos suministrados en el stand modulado, sin previa autorización. El uso de Dry-Wall a ser lijado dentro del pabellón. Corte, cepillado o lijado de madera y uso de soldadura eléctrica o de acetileno, sin la debida protección del área de trabajo. Realizar conexiones eléctricas o telefónicas en tableros o cableados no destinados al expositor correspondiente, o sin aprobación del electricista de la contratista oficial del evento. Suspender o fijar cualquier elemento a las estructuras del pabellón. Almacenar cualquier elemento en los pasillos posteriores al stand. Bloquear la circulación en pasillos de la exposición con materiales, equipos, etc. El ingreso de menores de edad durante el montaje / desmontaje.

16 NORMATIVA DE LOS STANDS Independientemente del tamaño de fondo que tenga su stand modular, deberá restar tres (3) cm al metraje total; por ejemplo, si su stand mide 3 mts de fondo, deberá trabajar con base a 2,97 cm. Si su stand es de 2mts de fondo, deberá trabajar con base 1.97mts Cuando un expositor tenga paredes comunes con otro expositor, sus elementos conformantes de la decoración no podrán exceder de 2,40 mts de altura para evitar discrepancias. SERVICIOS ELECTRICOS: Quienes requieran instalaciones eléctricas especiales deberán contratarlas por separado, bien sea con electricistas particulares o con la empresa encargada del montaje de los Stands. Este costo es responsabilidad separada de cada expositor que lo requiere. LIMPIEZA DE STANDS: Los organizadores harán la limpieza general (alfombras, ceniceros y cestos para papeles. La limpieza interior de cada Stand, es responsabilidad de cada expositor. Al clausurarse Las Jornadas, la basura de los Stand deberá ser colocada en bolsas plásticas. MATERIALES DE EMPAQUES: Cajas vacías y otros materiales de empaques deberán ser identificados y depositados en las áreas determinadas por los organizadores para tal fin hasta clausura de Las Jornadas. Los materiales no tratados así serán removidos del sitio, sin responsabilidad en cuanto a su restitución.

17 NORMATIVA DE LOS STANDS PRECAUCION CONTRA INCENDIOS Y EXPLOSIONES: Todos los materiales utilizados en la construcción de stands deben sujetarse a las normas locales contra incendios, aplicándose los reglamentos normales para las exposiciones. No podrán ser utilizados materiales de naturaleza peligrosa, sin la previa aprobación escrita de los organizadores y cuando sea apropiado, también la autoridad local. No podrán los pasillos de emergencia ser obstruidos en ningún momento. Los expositores no podrán almacenar materiales inflamables en el sitio (incluyendo cajas y otros materiales de empaque), los cuales deberán ser removidos del sitio o almacenados en áreas destinadas a este fin. Se recomienda a todos los expositores tener un extintor en su stand. VOLUMEN DEL SONIDO: Por respeto a los otros expositores y a los visitantes, se aceptara únicamente tener en cada Stand un volumen de sonido que no moleste o interfiera al expositor vecino. Los organizadores se reservan el derecho de determinar el volumen aceptable de sonidos en el caso de protesta por parte de los expositores.

18 SEGURIDAD: NORMATIVA DE LOS STANDS La seguridad individual de los Stands y sus muestras es responsabilidad del propio expositor. Muy en especial al concluir el Evento, en ninguna forma deberán los Stand quedarse solos si contienen muestras valiosas o fáciles de ser removidas. Los organizadores o el contratista de seguridad no aceptan ninguna responsabilidad por cualquier pérdida o daño de Stand, muestras, equipos, materiales, mercancías, propiedades u objetos personales cualesquiera que sean las circunstancias de la perdida o daño. Es de responsabilidad individual de cada expositor proteger su Stand, muestras y propiedades particulares. Si el expositor, visto el valor o características de sus muestras, requiere la presencia permanente de un agente de seguridad, cuando sus propios funcionarios no estén en el Stand, deberán informar a los organizadores y acordar el costo de ese servicio. Todas las mercancías al removerse del salón de Exposiciones, deberán ser cubiertas por el correspondiente permiso, a ser emitido por el contratista de seguridad. Se recomienda a los Expositores obtener sus permisos con anterioridad, para evitar congestiones en la oficina del contratista el último día. Todas las cajas y bolsas, inclusos de los expositores y organizadores, serán abiertas y examinadas a la salida del pabellón. El nombre del contratista especial para la seguridad, será informado oportunamente, así como las cláusulas de su contrato.

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