Coordinación General Académica Coordinación de Bibliotecas. Bogotá, Colombia, 2009

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Pilar Ayala Quintero
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1 Universidad de Guadalajara Coordinación General Académica Coordinación de Bibliotecas Bogotá, Colombia, 2009

2 XVI Jornada Nacional y II Internacional de Actualización y Capacitación de Bibliotecas Médicas Gestión Eficiente de Recursos Bogotá, Colombia, 2009 Evaluación de proveedores y marcas de equipos de seguridad: Una oportunidad para la administración eficiente de recursos en la Red de Bibliotecas de la Universidad de Guadalajara Julio Octavio Ruelas Real Susana del Carmen Velazco Munguía

3 Red de Bibliotecas de la Universidad de Guadalajara (REBIUDG) 169 bibliotecas: 44 de nivel superior 120 de nivel medio superior 3 públicas 1 de la administración general 1 digital En 2008 atendieron 5 478,135 usuarios, con un promedio diario de 21,070 visitantes.

4 Sumario 1. Introducción. 2. Condiciones del mercado. 3. Descripción del concurso para la adquisición de equipos de seguridad. 4. Metodología para evaluar proveedores y equipos de seguridad. 5. Resultados generales obtenidos. 6. Discusión. 7. Conclusiones.

5 1.Introducción. Administración eficiente Coordinación de Bibliotecas año 2007 Diversas adquisiciones: sistemas de seguridad Eficiencia y transparencia Grupo Técnico de Apoyo

6 2.Condiciones del mercado. 1. Único proveedor 2. Nuevos proveedores Equipos Servicios Equipos Servicios??

7 3. Descripción del concurso para la adquisición de equipos de seguridad. Modalidad Adjudicación directa Invitación Concurso Licitación pública Número de veces el salario mínimo mensual (smm) Hasta 50 veces el smm Mayor a 50 y menor o igual a 200 veces el smm Mayor a 200 y menor o igual a 2,000 veces el smm Mayor a 2,000 veces el smm

8 Ficha técnica del concurso Evaluador:Grupo Técnico de Apoyo para la Evaluación de Equipo de Seguridad para la Red de Bibliotecas Período de la evaluación: Período de revisión de equipos de seguridad: Proveedores invitados y por participar : 8, 4 Marcas por analizar: 3 Criterios considerados para evaluación: 6 Pruebas de desempeño a realizar a los arcos, book check y tiras. 15/01/2007 al 17/02/ /01/2007 al 02/02/2007 8,2,2

9 Marco normativo Reglamento de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios de la Universidad de Guadalajara Capítulo III, artículo 5, fracción XIII Opinión

10 Objetivo del análisis Analizar 1er Opinión

11 4. Metodología para evaluar proveedores y equipos de seguridad a). Proveedores y marcas participantes b). Definición de criterios c). Forma de calificar d). Síntesis de resultados

12 a). Proveedores y marcas participantes Proveedor Marca 1 A 2 B 3 y 4 C

13 b). Definición de criterios 1. Documentos legales 2. Capacidad de los proveedores 3. Propuesta técnica 4. Propuesta económica 5. Mantenimiento 6. Pruebas de desempeño

14 1. Documentos legales -Copia de Acta Constitutiva -Inscripción al Registro Federal de Contribuyentes -Poder legal del representante -Identificación oficial del representante legal -Registro patronal ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) -Comprobante de domicilio

15 2. Capacidad de los proveedores -Capacidad técnica -Experiencia -Curriculum

16 3. Propuesta técnica -Bases para el concurso -Copia de la junta de aclaraciones -Características de los productos - Certificados y pruebas de calidad

17 4. Propuesta económica -Formulario -Carta compromiso - Listado de precios

18 5. Mantenimiento -Garantía de los equipos -Servicios que presta -Tiempo de respuesta -Garantía de cumplimiento -Póliza de mantenimiento -Existencia de personal capacitado y piezas disponibles

19 6.Pruebas de desempeño Arcos magnéticos -Detección cuando el objeto -Detección cuando el objeto es pasado en forma horizontal

20 -Detección a partir del -Detección a partir del suelo (altura)

21 -Detección a alta -Detección a alta velocidad

22 -Detección antes del ingreso

23 -Detección o alcance alrededor de la antena

24 -Recuperación de los equipos

25 -Detección con mochila y equipo de cómputo

26 -Compatibilidad de los equipos

27 c). Forma de calificar Evaluación SC NC NP SP SD ND MP MR Significado Si cumplió No cumplió No presentó Si presentó Mejor resultado Si detectó No detectó Mejor propuesta Mejores resultados Evaluación Significado MR * E MB B M Mejores resultados,* la decisión fue tomada con base en el mejor precio Excelente Muy bien Bien Mal

28 d). Síntesis de resultados Síntesis de los resultados obtenidos en los criterios:1 al 5 Síntesis de los resultados obtenidos en el criterio: 6

29 5. Resultados generales obtenidos. Documentos legales Inscripción al Poder legal Copia de Acta Proveedor Evaluación Registro Federal de del Constitutiva Contribuyentes representante 1 E SC SC SC 2 E SC SC SC 3 E SC SC SC 4 E SC SC SC

30 5. Resultados generales obtenidos. Documentos legales Proveedor Evaluación Identificación oficial del representante legal Registro patronal ante el IMSS Comprobante de domicilio 1 E SC SC SC 2 E SC SC SC 3 E SC SC SC 4 E SC SC SC

31 5. Resultados generales obtenidos. Capacidad de los proveedores Proveedor Evaluación Capacidad técnica y Curriculum experiencia 1 E SC SC 2 E SC SC 3 E SC SC 4 E SC SC

32 5. Resultados generales obtenidos. Propuesta técnica Copia de la Características Certificados y Bases para el Proveedor Evaluación junta de de los pruebas de concurso aclaraciones productos calidad 1 E SC SC SC SC 2 E SC SC SC SC 3 E SC SC SC SC 4 MB SC SC SC NC

33 5. Resultados generales obtenidos. Propuesta económica Proveedor Evaluación Formulario Carta compromiso Listado precios 1 E SC SC SC 2 E SC SC SC 3 E SC SC SC 4 E SC SC SC

34 5. Resultados generales obtenidos. Mantenimiento Proveedores Garantía 1 año 3 años 1 año NI Servicios que presta NI Tiempo de respuesta 48 horas 24horas 72 horas Garantía de cumplimiento % 10% 10% 10% Póliza de mantenimiento Existencia de personal y piezas disponibles NI NI NI

35 5. Resultados generales obtenidos. Pruebas a los arcos magnéticos Detección en forma horizontal Detección a partir del suelo (altura) Proveedor y marca 1 marca A 2 marca B 3 marca C ND SD ND. sólo en centro 20 cm a 1.80 m 10 cm a 1.80 m 20 cm a 2.0 m Detección a alta velocidad SD ND SD Detección antes del ingreso 20 cm ND 25 cm

36 5. Resultados generales obtenidos. Pruebas a los arcos magnéticos Detección alrededor de la antena Proveedor y marca 1 marca A 2 marca B 3 marca C 35 cm ND 25 cm Recuperación de equipos* Inmediata Inmediata 3 a 5 s Detección con mochila y equipo de cómputo SD.varia por ajuste ND ND.sólo cerca de la antena Compatibilidad SC SC SC Evaluación global MB M B

37 5. Resultados generales obtenidos. Book check Proveedor Evaluación global Presentación Compatibles Multifuncional 1 M NP NP NP 2 E SP SC SC 3 B SP SC NC 4 M NP NP NP

38 5. Resultados generales obtenidos. Tiras magnéticas Proveedor Evaluación global Compatibles Activables y desactivables 1 E SC SC 2 E SC SC 3 E SC SC 4 M NP NP

39 . Síntesis de los resultados obtenidos en los criterios 1 al 5 Criterios considerados para evaluar a los proveedores y marcas participantes Proveedor 1.Documentos 2.Capacidad de 3.Propuesta legales los proveedores técnica 1 E E E 2 E E E 3 E E E 4 E E MB*

40 Criterios considerados para evaluar a los proveedores y marcas participantes Proveedor Arcos 4. Propuesta económica Book check Tiras magnéticas Libros /revistas CD/D VD Video 5. Manteni. 1 MP MP MP MP MP MP

41 Síntesis de los resultados obtenidos en el criterio 6 Proveedor Evaluación física de los equipos: Pruebas de desempeño Arcos magnéticos Book check Tiras magnéticas 1 MR MR* MR MR* MR* 4 NP NP NP

42 6. Discusión. Rubros evaluados Proveedores Documentos legales Capacidad Propuesta técnica X Propuesta económica A,T-CD y V T-L, B X X Mantenimiento X X X Pruebas arcos X X X Pruebas book check X X X Pruebas tiras Antecedentes del servicio? Fianza del 100%?? X

43 Opinión de compra: Se sugiere que los arcos magnéticos de uno y dos pasillos sean adquiridos con el proveedor 1 marca A, así como las tiras magnéticas para videocasetes, CD y DVD. Los book check y las tiras magnéticas para libros y revistas con el proveedor 2 marca B.

44 Limitantes del estudio: *El estudio es una simple opinión *La cantidad de marcas y proveedores evaluados *Los equipos pudieron estar mal calibrados *Los conocimientos utilizados para la evaluación *La cantidad de pruebas aplicadas

45 Implicaciones del estudio 1?

46 Recomendaciones -Presupuesto de la compra -Tiempos para ejercer el recurso -Reglamentos -Meta a cumplir -Necesidades de las bibliotecas -Forma en la cual se evaluara -Criterios -Proveedores y marcas -Otras evaluaciones -Quién o quiénes realizaran la evaluación

47 7. Conclusiones. 1 2

48 7. Conclusiones. 3 Opinión

49 GRACIAS POR SU ATENCIÓN

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