SUMINISTRO, INSTALACIÓN Y MANTENIMIENTO DE EQUIPAMIENTO INFORMÁTICO DEL PUESTO DE TRABAJO EN LA MODALIDAD DE RENTING.

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1 SUMINISTRO, INSTALACIÓN Y MANTENIMIENTO DE EQUIPAMIENTO INFORMÁTICO DEL PUESTO DE TRABAJO EN LA MODALIDAD DE RENTING. PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PROCEDIMIENTO ABIERTO Nº DE EXPEDIENTE:

2 ÍNDICE 1.- INTRODUCCIÓN 2.- OBJETO DE LA CONTRATACIÓN 3.- DURACIÓN DE LOS TRABAJOS 4.- INICIO DEL CONTRATO 5.- DESCRIPCIÓN DEL SUMINISTRO 5.1 PRIMERA LÍNEA DE SERVICIO (SOFTWARE) Alcance del Servicio Requerimientos Específicos. 5.2 SEGUNDA LÍNEA DE SERVICIO (HARDWARE) Alcance del Servicio Incorporación de Nuevos Componentes o Modificación de Componentes Existentes Evolución y actualización de de las características técnicas y precios Cancelación Anticipada de Equipos Requerimientos Técnicos Específicos Material complementario al puesto de trabajo del Usuario 5.3 TERCERA LÍNEA DE SERVICIO (SERVICIOS DE SOPORTE IN SITU Y MANTENIMIENTO) Mantenimiento Preventivo

3 5.3.2 Mantenimiento Correctivo Mantenimiento Evolutivo Equipos de Telefonía Equipos de Audio y Video de las Salas Equipos Portátiles Equipos de Impresión y Escaneado Equipos de Videoconferencia Requisitos de Prestación del Servicio. 5.4 APLICACIÓN DE GESTIÓN DEL SERVICIO 6.- CONDICIONES DE REALIZACIÓN 6.1 ACUERDO DE NIVEL DE SERVICIO 6.2 NIVEL DE INCIDENCIAS (GARANTÍA DE CALIDAD) 6.3 INCUMPLIMIENTO DE LOS NIVELES DE SERVICIO E INCIDENCIAS 6.4 SEGUROS 6.5 GARANTÍA 7.- FINALIZACIÓN DEL CONTRATO 8.- ORGANIZACIÓN 9.- TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO 10.- PROGRAMA DE TRABAJO Y DOCUMENTACIÓN 11.- SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN 12.- RETIRADA Y GESTIÓN DE RESIDUOS ANEXO

4 1 INTRODUCCIÓN EXTENDA considera la incorporación y uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en adelante TIC, como una medida básica para la prestación de servicios a los ciudadanos. Además, representan una herramienta imprescindible para los profesionales que trabajan en sus diferentes unidades. El presente Pliego de Prescripciones Técnicas (en adelante el Pliego) debe ser considerado en su totalidad, por parte de los ofertantes, un documento abierto y expositivo de las necesidades que EXTENDA desea cubrir con los servicios a contratar. En este sentido, todas las especificaciones de las necesidades aquí descritas deben entenderse como mínimas, y por lo tanto el ofertante deberá ajustar su propuesta en función de: La información descrita en el presente documento La información que recabe por otras fuentes y, sobre todo, de la experiencia en proyectos similares al aquí descrito. 2 OBJETO DE LA CONTRATACIÓN La presente contratación tiene por objeto la prestación del suministro, instalación y mantenimiento del equipamiento microinformático de EXTENDA en la modalidad de renting. El objeto del presente pliego es definir el conjunto de prescripciones técnicas que regirán la contratación en la modalidad de renting y durante un periodo de TRES años, tanto para el suministro e instalación del equipamiento informático del puesto de trabajo y

5 de software ofimático (sistema operativo), como el soporte y mantenimiento preventivo y correctivo necesario para el uso y funcionamiento de los ordenadores personales (equipos sobremesa y portátiles), de los periféricos (impresoras, escáneres, proyectores,...) y del resto de equipamiento informático en la sede de EXTENDA. También será objeto del contrato la reposición inmediata de los equipos de sobremesa que puedan presentar averías no subsanables in situ. EXTENDA tiene activos, a fecha de redacción del presente documento, 97 ordenadores personales de sobremesa, los cuales están instalados en su sede central en Sevilla. 84 de estos equipos son propiedad de Extenda, afectándoles este contrato exclusivamente en cuanto a los servicios de soporte in-situ y mantenimiento (punto 5.3 Tercera Línea de Servicio). 13 de estos equipos se han provisto como consecuencia del contrato de renting que a tal efecto EXTENDA adjudicó en su momento. El periodo inicialmente previsto para cada equipo fue de 36 meses, estableciéndose una cuota mensual para cada equipo que se verá reducida en el actual contrato, una vez que se cumplan los 36 meses iniciales previstos. En el Anexo 1 del presente pliego se enumeran estos equipos, sus datos, su coste actual mensual, su valor de venta y el período restante de renting. En cuanto a las características de estos 13 equipos, son las siguientes: 13 Equipos adquiridos a través del contrato de Renting vigente actualmente 7 Equipos Básicos Caja: CAJA SEMITORRE MATX TOOLLESS ATX

6 Procesador: MICRO INTEL i GHZ LGA1150 Placa base: PB H81 MATX DDR LGA1150 Memoria RAM: 8GB DDR PC Disco Duro: HD 500GB 3.5" 6Gb/s 32MB 7200RPM Tarjeta gráfica: Integrada en placa Tarjeta de red: Integrada en placa Monitor: Monitor de 22 2 Equipos Técnicos Caja: CAJA SEMITORRE MATX TOOLLESS ATX Procesador: MICRO INTEL i GHZ LGA1150 Placa base: PB H81 MATX DDR LGA1150 Memoria RAM: 8GB DDR PC Disco Duro: SSD 250GB 6Gb/S 2,5" 7MM Tarjeta gráfica: Integrada en placa Tarjeta de red: Integrada en placa Monitor: Monitor de 22 3 Equipos Directivos (con caja Slim) Caja: CAJA SOBREMESA MATX TOOL LESS F.A TFX Procesador: MICRO INTEL i GHZ LGA1150 Placa base: PB H81 MATX DDR LGA1150 Memoria RAM: 8GB DDR PC Disco Duro: 1 Equipo SSD 250GB 6Gb/S 2,5" 7MM Disco Duro: 2 Equipos HD 500GB 3.5" 6Gb/s 32MB 7200RPM Tarjeta gráfica: Integrada en placa Tarjeta de red: Integrada en placa Monitor: Monitor de

7 1 Equipo Directivo (con soporte integrado) Caja: CAJA SMALL FACTOR MINI ITX 250W BRONZE PSU PC783 Procesador: MICRO INTEL i GHZ LGA1150 Placa base: PB H81 MATX DDR LGA1150 Memoria RAM: 8GB DDR PC Disco Duro: SSD 256GB 6Gb/S 2,5" 7MM Tarjeta gráfica: Integrada en placa Tarjeta de red: Integrada en placa Monitor: Monitor de 24 y Soporte All in One regulable en altura. ADAPTADOR SLIMLINE 13PIN A SATA A SATA 22 PINES En la siguiente tabla se resume el parque de equipos activos en el renting actual, en base a la información disponible en la fecha de redacción de este documento: TIPO NÚMERO EQUIPOS CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS PERÍODO RESTANTE DE RENTING A 01/03/2016 Equipos Básicos 7 Entre 30 y 31 meses Equipos Técnicos 2 30 meses Equipos Directivos (con caja Slim) Equipos Directivos (con Soporte Integrado) Ver Anexo I 3 31 meses 1 31 meses

8 EXTENDA, con la edición del presente pliego, pretende licitar el objeto de contratación descrito sobre el parque actual de ordenadores y sobre aquellos que se vayan renovando a lo largo de los tres próximos años y que se podrán demandar al adjudicatario del contrato, junto a las nuevas incorporaciones. En cualquier caso, EXTENDA no garantizará al adjudicatario el suministro de ningún número de unidades (Hardware), por lo que el efectivo suministro en renting se ajustará exclusivamente a las necesidades que EXTENDA tenga en cada momento durante el periodo de duración del contrato. 3 DURACIÓN DE LOS TRABAJOS El período de arrendamiento para cada equipo suministrado será de 36 MENSUALIDADES a partir de la puesta en funcionamiento de cada uno de dichos equipos. En el sentido anteriormente expuesto, EXTENDA solicitará al adjudicatario en régimen de exclusividad y durante el plazo de 36 MESES a contar desde la fecha de formalización del contrato, tanto los equipos como el software (sistema operativo) que resulten precisos para su actividad, junto al personal necesario para garantizar su correcto funcionamiento

9 4 INICIO DEL CONTRATO El adjudicatario estará obligado a adquirir los equipos que, en el momento del comienzo del contrato, aún permanezcan en renting a través de la anterior empresa contratista (en la actualidad, son los 13 equipos que se indican en el Anexo I). El precio máximo de adquisición será el equivalente a las cuotas por renting pendientes hasta la finalización del período de 36 mensualidades del anterior adjudicatario (tanto de hardware como de software), disminuido en el coste de financiación, más el valor de enajenación a terceros establecido por el anterior contratista. Dicho valor con fecha se estima en ,12 euros (IVA no incluido). No obstante, dicho importe se considera orientativo, dado que no considera la situación real de altas y bajas de equipos desde la fecha de elaboración de este pliego hasta la fecha de adjudicación del mismo, así como la disminución en el número de cuotas pendientes por el transcurso del tiempo. 5 DESCRIPCIÓN DEL SUMINISTRO Como se ha venido indicando, el objeto de esta contratación consta de tres líneas: Renting del Software (S.O.). Renting de los equipos (Hardware). Servicios de soporte in situ y Mantenimiento

10 5.1 PRIMERA LÍNEA DE SERVICIO (SOFTWARE) Alcance del Servicio. El adjudicatario suministrará en la modalidad de renting, el Sistema Operativo que se instalará, junto al resto de software existente (MS-Navision, Epsilon, Oracle,...), en cada equipo para el correcto funcionamiento de todos los puestos de trabajo. Estas Licencias suministradas serán de las llamadas OEM, vinculadas a los equipos nuevos en los que se instalen. El periodo de arrendamiento de las licencias será de 24 ó 36 meses (a elección de EXTENDA) a partir de su puesta en funcionamiento en los equipos en los que se instalen. Llegada la finalización de su periodo de renting, el valor residual o de enajenación de estas licencias será nulo (0 ), pudiéndose seguir utilizando por EXTENDA siempre que estén vinculadas a equipos que continúen en renting o en uso en sus instalaciones (dentro de las 36 mensualidades iniciales o también en el período de ampliación del mismo). Además, el adjudicatario notificará al Responsable del Contrato, o a la persona en quien delegue, con la suficiente antelación (no menos de TRES MENSUALIDADES) la finalización del periodo de renting de cada licencia Requerimientos específicos El Sistema Operativo será la última versión de Windows Professional (o la que EXTENDA determine), que se irá actualizando convenientemente con las sucesivas correcciones y mejoras que el fabricante aporte. En cualquier caso EXTENDA decidirá la opción que estime más conveniente

11 Todas las Licencias serán del tipo OEM. En el caso en que una máquina sufra averías de forma continuada por un periodo de tiempo prolongado, será sustituida por otra máquina igual o de superiores características sin coste para EXTENDA, asumiendo el mismo coste mensual que la anterior y sin que se reinicien las cuotas de renting. Esta misma regla es aplicable también el software OEM que se suministrará con el nuevo equipo, que se seguirá facturando como el que figuraba en la máquina retirada, sin que se reinicien las cuotas de renting del mismo. 5.2 SEGUNDA LÍNEA DE SERVICIO (HARDWARE) Alcance del Servicio. EXTENDA solicitará al adjudicatario los equipos que resulten necesarios para su actividad, identificados en este pliego según las características descritas inicialmente en el punto 5.2.2, junto con las especificadas en la oferta del adjudicatario o las que los sustituyan como consecuencia del proceso de evolución y renovación tecnológica que se requiera para el funcionamiento de los mismos. El período de arrendamiento para cada equipo suministrado será de 36 mensualidades a partir de la puesta en funcionamiento de cada uno de los mismos. El adjudicatario deberá suministrar e instalar los equipos solicitados en un plazo no superior a 72 horas desde la recepción de la solicitud, salvo acuerdo con el responsable del contrato

12 El lugar de entrega de los equipos solicitados será la sede central de EXTENDA (C/. Marie Curie 5, Sevilla). Estarán cubiertos, por parte del adjudicatario, los gastos de desplazamiento y transporte de los equipos, tanto en la entrega como en la posible retirada de los mismos. La instalación concluirá con puesta en funcionamiento de cada equipo, que quedará certificada con: La entrega al responsable del contrato de EXTENDA, por parte del adjudicatario, del albarán correspondiente, en el que al menos debe aparecer: Número de serie del equipo y la relación de elementos que componen el equipo, con los números de serie correspondientes, incluyendo las licencias del software instalado (en su caso). Nombre y apellidos del usuario que tendrá asignado el equipo. Departamento y resto de datos que ayuden a ubicarlo. Fecha de puesta en marcha del equipo. Firma del usuario del equipo. El texto o las notas que EXTENDA y el adjudicatario acuerden, relativas a las condiciones de uso, seguridad, guardia y custodia del equipo así como de la información que almacene el mismo. El registro de la información anterior, junto con el documento digital de aceptación por parte del usuario de cada máquina, deberán quedar registrados en una aplicación informática (a decidir entre el adjudicatario y EXTENDA). En cada puesto de trabajo, la empresa adjudicataria deberá realizar el proceso de cambio de equipo con el trasvase de la información existente en el disco duro local, perfiles de usuario, correos electrónicos, accesos directos de escritorio y conexión a periféricos, de forma que el nuevo puesto quede operativo en las mismas condiciones que

13 tenía el antiguo. Se entregara al adjudicatario el procedimiento que deberá seguir en cada cambio de máquina. En el caso en que una máquina sufra averías de forma continuada por un periodo de tiempo prolongado, será sustituida por otra máquina igual o de superiores características sin coste para EXTENDA, asumiendo el mismo coste mensual que la anterior y sin que se reinicien las cuotas de renting (aplicable también el software OEM que se suministrará con el nuevo equipo). La empresa adjudicataria se hará cargo de todas las reparaciones que precisen todos los equipos a lo largo de la vida del contrato. Serán a su cargo conceptos tales como: salidas de taller, mano de obra, piezas, repuestos, y cualquier coste que pudiera producirse en estos conceptos. El adjudicatario notificará al Responsable del Contrato, o a la persona en quien delegue, con la suficiente antelación (no menos de TRES MENSUALIDADES) la finalización del periodo de renting de cada equipo. Distinguimos la facturación del renting de los equipos que existen actualmente en EXTENDA y los nuevos que se puedan solicitar a partir de la entrada en vigor del nuevo contrato: EQUIPOS QUE ACTUALMENTE SE ENCUENTRAN EN RENTING (13 Equipos).- La cuota mensual que se les aplicará coincidirá con la cuota ofertada por la empresa adjudicataria para los nuevos equipos hasta finalizar el periodo inicial de renting de 36 meses. La cuota mensual del software de estos equipos coincidirá con la que se venía abonando en el anterior contrato hasta finalizar el periodo inicial de renting de 36 meses

14 Una vez finalizado este período de 36 meses, cuyo detalle por cada uno de los equipos se encuentra especificado en el Anexo I, EXTENDA podrá solicitar al nuevo adjudicatario que mantenga el equipo en renting durante el período que EXTENDA estime oportuno. En este caso, la cuota que se facturará será la especificada por la empresa en su propuesta económica, que habrá de ser igual o inferior al 25 % de la cuota mensual de renting establecida para los nuevos equipos (el software instalado en estos equipos no se facturará, al haber quedado totalmente amortizado). Por tanto, el porcentaje mínimo de descuento en las cuotas de renting de estos equipos será del 75 %. Para estos equipos, los valores residuales o de enajenación (incluido el Software instalado en los mismos) serán considerados con un valor de 0 al finalizar los 3 AÑOS de duración del nuevo contrato. Por otra parte, si se solicitase la sustitución del equipo al adjudicatario en cualquier momento una vez superado el periodo de renting de 36 meses, EXTENDA no se verá obligada a satisfacer precio alguno por los equipos que hubieren finalizado el tiempo pactado de renting y que no fueren sustituidos por el proveedor. Así, serán por cuenta del adjudicatario todos los costes que sobrevengan como consecuencia de sobrepasar las mensualidades previstas en el renting para cada equipo una vez solicitada su sustitución. Los equipos que EXTENDA deje de utilizar, independientemente del motivo que provoque el fin de su uso, deberán ser objeto de un proceso que garantice la eliminación de toda la información almacenada desde su puesta en funcionamiento, así como de las aplicaciones ajenas al software de base objeto del contrato. Ningún equipo podrá ser retirado de forma definitiva sin haber completado tal proceso

15 NUEVOS EQUIPOS EN RENTING A SOLICITAR DURANTE LA VIDA DEL CONTRATO.- En estos casos, la cuota que se facturará será la especificada por la empresa en su propuesta económica para los nuevos equipos durante el período de renting de 36 meses. A la finalización del contrato (3 AÑOS) y en relación a estos equipos nuevos, el adjudicatario está obligado a enajenar, en base a su oferta, los equipos a terceros o a la propia EXTENDA (junto al sistema operativo instalado en el mismo) en las condiciones establecidas en el presente pliego (punto 7 del PPT), debiendo indicar en su oferta económica el valor residual de dicha venta (las licencias de Software tendrán valor de enajenación nulo, por lo que sólo se satisfará por ellas, como máximo, las cuotas de renting pendientes). Para los dos tipos de equipos, en caso de que a la finalización del periodo del arrendamiento EXTENDA decida no ampliar dicho periodo y no ejecutar la opción de compra, el adjudicatario se verá en la obligación de borrar el contenido de los discos duros de forma permanente, y entregar a EXTENDA un certificado donde conste que los datos han sido borrados fehacientemente, eximiendo a EXTENDA de toda responsabilidad futura frente al uso indebido de la información contenida en los ordenadores personales Incorporación de Nuevos Componentes o Modificación de Componentes existentes Los licitadores deberán incluir en sus ofertas, a modo de Catálogo, el valor en renting de componentes tales como monitores adicionales o de superior tamaño al ofertado, memorias RAM, controladoras gráficas, procesadores, discos duros, etc

16 En este sentido, los licitadores deberán incluir en sus ofertas una Cláusula de Renovación Tecnológica donde se especifiquen claramente las condiciones técnicas y económicas que regularán los siguientes escenarios: Añadir a un equipo un componente del que no disponía en su configuración inicial. Sustituir en un equipo un componente de la configuración inicial por otro de mejores o distintas prestaciones. EXTENDA podrá llevar a cabo durante el periodo de renting de cada equipo las operaciones que crea oportunas sobre las configuraciones establecidas. Los licitadores deben especificar en sus ofertas de renting el mecanismo para el recálculo de las cuotas mensuales en el caso de equipos a los que se añade o sustituye un componente. El nuevo precio mensual de cada equipo se calculará de forma que tanto el equipo como los nuevos accesorios tengan la finalización del contrato en la misma fecha. El adjudicatario deberá remitir a EXTENDA semestralmente la relación de todos los cambios realizados, así como la relación actualizada de componentes y su denominación, con las características técnicas correspondientes, los precios actualizados de cada uno de ellos y los incrementos que se aplicarían en las cuotas que se estuviesen satisfaciendo en ese momento en los equipos instalados. El adjudicatario procederá con la misma sistemática que la reflejada en el punto en relación a la puesta en funcionamiento del equipamiento (albarán firmado y digitalizado y correspondiente registro en la aplicación informática definida)

17 Evolución y actualización de las características técnicas y precios. Durante la vigencia del contrato, los precios de los equipos no podrán ser en ningún caso superiores a los indicados en la oferta del adjudicatario. Si a lo largo de la vigencia del contrato, EXTENDA, en todo o en parte, optara por mantener las especificaciones iniciales de los equipos y además, siguieran existiendo unidades o componentes en el mercado con las características técnicas fijadas en el presente pliego, el contratista deberá aplicar a EXTENDA una reducción equivalente del precio de venta o renting a la que se esté produciendo en el mercado como consecuencia de la obsolescencia tecnológica para las nuevas unidades que EXTENDA solicite. En todo caso, aplicará a EXTENDA los precios que esté aplicando a sus clientes preferenciales en cada momento. Para ello, el contratista revisará y comunicará semestralmente a EXTENDA los nuevos precios de venta y arrendamiento. En el caso de solicitudes de equipos con arreglo a las características técnicas especificadas en el presente pliego, en que el adjudicatario no pueda entregar equipos con las características ofertadas, bien por obsolescencia o desaparición de componentes o tecnologías, por la aparición de nuevas tecnologías emergentes o por cualquier otro motivo, se cambiará por uno de prestaciones superiores al mismo precio que resulte de la adjudicación de este contrato o mejorándolo si ello fuese posible. En tal sentido, a lo largo de la vigencia de este contrato, los cambios tecnológicos, los de mercado, los relativos a los precios, etc., deberán ser comunicados semestralmente a EXTENDA, indicando las características y precio del modelo según adjudicación y las nuevas características junto con el nuevo precio en renting del equipo

18 Los cambios sugeridos por el adjudicatario deberán contar con la conformidad de EXTENDA de forma expresa Cancelación anticipada de equipos Pueden darse circunstancias en EXTENDA que fuercen a la misma a la cancelación anticipada del renting de un número indeterminado de equipos (y por lo tanto de las licencias del Software que tienen instalado), sin que deban ser sustituidos por otros de diferentes características. Así pues, previniendo posibles penalizaciones, los licitadores deberán incluir en sus ofertas las condiciones que regirán ante la cancelación anticipada por parte de EXTENDA del renting de un equipo suministrado (y también de las licencias instaladas en el mismo, sin olvidar que el valor residual o de enajenación de las mismas aplicable a EXTENDA es de 0 ). En el caso de los equipos que se encuentran actualmente en renting, una vez transcurrido el periodo inicial de renting de 36 meses, cuyo detalle se encuentra recogido en el Anexo I de este Pliego, la cancelación del mismo no conllevará ningún coste para EXTENDA Requerimientos Técnicos Específicos Las empresas participantes en la presente licitación entregarán documentación en la que conste el modelo, marca y las características técnicas detalladas de los nuevos equipos ofertados

19 En el supuesto de que la información se considere insuficiente, se podrá solicitar a la empresa licitante que aporte aquellos datos técnicos que se consideren importantes para la adecuada resolución del concurso. Las Prescripciones Técnicas descritas en este pliego son especificaciones de cumplimiento MINIMO e iniciales, entendiéndose que cualquier mejora sobre ellas será valorada. Dichas mejoras deberán ser justificadas adecuadamente por los licitadores. Los licitadores deben aportar en sus propuestas toda información disponible (técnica, consumos, ratios de averías, etc) sobre los equipos ofertados. Los equipos de sobremesa para el renting deben tener como mínimo las características que se detallan a continuación

20 COMPONENTE CARACTERÍSTICAS MÍNIMAS Caja Semitorre, FA 300W, con USB frontales, Ventilador extracción trasero. Placa base 4 zócalos memoria DDR MHz, soporte desde 4 GB de memoria mínimos. 2 Slot PCI + 1 Slot PCI Express. 4 conectores USB mínimos traseros y 2 delanteros (mínimo 2 USB 3.0). Tarjeta de Sonido integrada. Tarjeta de red Gigabit 10/100/1000 Mbps. 3xSerial ATA ports 6 Gbps 1xE-SATA Conexión de ventiladores de micro y extracción. Procesador Cuádruple núcleo con cuatro subprocesos mínimo. Velocidad real mínima 2.7 GHz. 6 MB de Caché. Procesador de última generación, fabricado en el tercer cuatrimestre de 2015 o posterior (Q3 15) Administración remota del equipo del equipo independiente del estado del sistema operativo Memoria Disco Duro Nº Bancos de Memoria RAM libres para futuras ampliaciones Tarjeta Gráfica Unidad Óptica SÍ 8 GB RAM DDR MHz (2x4GB) 500 GB S-ATA3 7200rpm 6 Gbps 2 Integrada (DVI y HDMI) DVD R/W 16x

21 Lector de Tarjetas Monitor Ratón Teclado Certificaciones medioambientales del ordenador y el monitor Tipos Flash soportados: CompactFlash, CF Ultra y Ultra II, CF Extreme y Extreme III y variantes, SecureDigital (SD), SDHC, microsd, microsdhc, SDPro, MMC, RS-MMC, MS, MS. Duo, MS Pro Duo, MS micro M2, X-Picture, xd. Lector tarjetas SIM: Si. Lector DNIe: Si. Monitor TFT 21,5 Resolución mínima 1920x1080. Altavoces incorporados. Regulable en altura Puertos: HDMI, DVI, VGA USB: 4 x USB 2.0 Cordless Óptico con scroll, USB Cordless USB Epeat Gold y Energy star Es conveniente insistir en que las características anteriores se consideran por parte de EXTENDA como mínimas e iniciales. Los licitadores deben aportar en sus propuestas toda la información disponible sobre los equipos ofertados: Técnica Comercial Ratios de averías Etc

22 5.2.3 Material Complementario al Puesto de Trabajo del Usuario Este material no se incluirá en la modalidad de renting. EXTENDA adquirirá este material cuando lo considere oportuno, a lo largo de la duración del contrato, de forma definitiva realizando la compra a la empresa adjudicataria. Los licitadores deberán incluir en sus ofertas el precio de compra para este material. Se relacionan a continuación el listado con las características mínimas de este equipamiento complementario al puesto de trabajo: Discos duros externos conexión USB 3.0 con capacidad 1 TB y de 2 TB. Webcam con conexión USB 2.0 de 1,3 Megapíxel mínimo y micrófono incorporado. Altavoces de 2 vías auto amplificados de 3x2 W rms. Auriculares con micrófono incorporado. Ratón Cordless Óptico con scroll USB y Teclado Cordless USB. Ratón USB con cable para Portátiles. Tóner Impresora HP LaserJet P2015n Tóner Impresora HP LaserJet P1505n Licencias OEM MS Office 2016 Home and Business (o la última suite MS- Office existente en el momento de acordar el suministro, a elección de Extenda). Licencias OEM MS Office 2016 Professional (o la última suite MS-Office existente en el momento de acordar el suministro, a elección de Extenda). Es conveniente insistir en que las características anteriores se consideran por parte de EXTENDA como mínimas e iniciales

23 Los licitadores deben aportar en sus propuestas toda la información disponible (técnica, comercial, ratios de avería, etc.) sobre los componentes ofertados. 5.3 TERCERA LÍNEA DE SERVICIO (SERVICIOS DE SOPORTE IN SITU Y MANTENIMIENTO) Para la instalación, soporte y mantenimiento del parque informático, el adjudicatario debe proporcionar un servicio que reúna los requisitos que a continuación se detallan. Las tareas se han agrupado estructuralmente en tres: CORRECTIVO, PREVENTIVO Y EVOLUTIVO. Además, siempre que se produzca un cambio en el equipamiento de algún puesto de trabajo (software y/o hardware) el adjudicatario se ocupará de incorporar a la nueva situación toda la información que existiera antes del cambio a fin de asegurar la continuidad de las tareas del puesto. Los licitadores deben incluir en su oferta el modelo a usar para proporcionar este mantenimiento, incluyendo la sustitución por vacaciones, enfermedad, rotación, desasignación... Los licitadores deberán presentar el equipo de trabajo en sus ofertas indicando titulación y experiencia en trabajos similares. Este equipo contará con una persona que será la interlocutora con EXTENDA en todas las tareas preventivas y de gestión del parque. EXTENDA solicita un servicio presencial a jornada completa para la prestación del servicio de soporte y mantenimiento in-situ. Además de las funciones derivadas del contrato de renting, serán los encargados: Apoyo en el mantenimiento del dominio corporativo. Apoyo en el mantenimiento de los Servidores Antivirus. Apoyo en la creación, modificación y baja de cuentas de usuarios

24 Atención a incidencias en el puesto de trabajo informático. Mantenimiento e instalación de la telefonía, así como gestión de averías de la oficina virtual Vodafone (servicios integrados dentro de la RCJA). Mantenimiento y configuración de los equipos de audio y proyección de las salas y salones. Parcheo de tomas de red en los armarios de comunicaciones, así como realización de movimiento de suelo técnico y reestructuración de cableado. Mantenimiento e instalación de equipos portátiles. Mantenimiento, instalación y administración de equipos de escaneo e impresión. Mantenimiento, instalación y configuración de equipos de Videoconferencia. Soporte y configuración en la realización de los servicios de Streaming. Instalación de aplicativos cuyas licencias sean propiedad de EXTENDA (clientes Navision, clientes Epsilon, herramientas de gestión, etc.) El adjudicatario se verá obligado a poner a disposición de EXTENDA una herramienta de control remoto de equipos para disminuir los tiempos de resolución de averías y evitar los desplazamientos innecesarios de otros técnicos para la reparación in situ. EXTENDA estará expresamente facultada para realizar sobre los equipos, por sí o mediante terceros a quienes se pudiera contratar dichos servicios, cuantas operaciones de reinstalación del sistema operativo y de instalación o reinstalación de cualquier otro componente software sean necesarias realizar sobre los equipos objetos de este pliego. El adjudicatario pondrá a disposición de EXTENDA una copia máster del software incluido en cada equipo en el momento de su puesta en funcionamiento por cada uno de los distintos tipos de equipos que suministre, entendiendo como tales incluso las variantes que se produzcan como consecuencia de la renovación tecnológica

25 MANTENIMIENTO PREVENTIVO Desarrollo de aquellas tareas acordadas con el Responsable del Contrato, como consecuencia de intervenciones on-site para aquellos equipos afectados por una incidencia/problema, y como acciones planificadas a un determinado volumen de parque a considerar durante un determinado período de tiempo: Abarca todas las tareas necesarias para evitar la aparición de problemas/incidencias de tipo hardware y software en el equipamiento microinformático. Así pues, se trata de acciones proactivas para evitar incidencias con el equipamiento, entre las que se pueden enumerar las siguientes: Exterior de los equipos: o o Comprobación del estado de conectores y conexiones. Comprobación del flujo de salida de aire en ventiladores y rejillas de aireación. Interior de los equipos: o o Monitores: o o Limpieza, mediante inyección de aire, del polvo existente, en especial en fuentes de alimentación y elementos de ventilación, que son las zonas de máxima acumulación. Revisión de los elementos de conexión interna. Optimización de la imagen: horizontal, vertical, luminosidad, brillo, etc. Pruebas de funcionamiento. Teclado y Mouse: o o Inyección de aire entre las teclas. Apertura de la tapa inferior y limpieza de los elementos de contacto. Nivel de consumibles: Verificación del nivel de los consumibles y sustitución. Policía de los equipos: Verificación de la colocación ergonómica de los equipos. Configuración de equipos de usuario:

26 o o o o o o o Defragmentación y optimización del Disco Duro. Activación y optimización de memoria. Optimización del sistema. Verificación de las configuraciones de aplicaciones y parámetros de usuario. Verificación de las aplicaciones a nivel operativo y su tiempo de respuesta. Detección y eliminación de virus. Pruebas de funcionamiento y OK del Sistema MANTENIMIENTO CORRECTIVO Incluye todas aquellas actividades involucradas en la solución, en el puesto de trabajo del usuario, de incidencias y problemas de índole hardware y software. Se trata pues de acciones reactivas ante una incidencia en el equipamiento, entre las que cabe destacar: Soporte en campo para el diagnóstico y la resolución de incidencias hardware (las piezas deben ser suministradas por el adjudicatario) y software, del entorno microinformático, no resueltas directamente por otros servicios de soporte (Help Desk, etc). Sustitución del equipo averiado, en caso de ser necesario su retirada para su reparación en laboratorio o por proveedores externos de mantenimiento, por un equipo de idénticas o similares características técnicas. En cambios de equipos o discos duros, localización y restauración de los datos de usuarios (previa copia de seguridad del usuario). Gestión de las garantías y contratos de mantenimiento ya existentes para la reparación de los equipos averiados. Detección y eliminación de virus. Documentación de las soluciones aplicadas e incorporar nuevos casos o variantes de casos ya existentes a la base de datos de conocimiento. Etc

27 MANTENIMIENTO EVOLUTIVO Ejecución de las tareas necesarias para la instalación en su ubicación definitiva de nuevo equipamiento hardware y software microinformático, así como movimientos o traslados de equipos, cambio en la asignación de equipos, adiciones y cambios (ampliar memoria, disco duro, etc.). Realización de nuevas instalaciones de equipamiento hardware y software. Reinstalación de los equipos sustituidos y reutilizados EQUIPOS DE TELEFONÍA Las personas responsables del mantenimiento microinformático de EXTENDA se encargarán también de la gestión de telefonía de los usuarios, controlando entre otros: Asignar y retirar líneas de teléfono a los usuarios. Administración de la base de datos de telefonía. Instalación de terminales inalámbricos o fijos, según correspondan. Parcheo de líneas. Gestión de Averías de terminales. Gestión de Smartphones (configuración, copias de seguridad,...). Gestión de las Garantías EQUIPOS DE AUDIO Y VIDEO DE LAS SALAS Las personas responsables del mantenimiento microinformático de EXTENDA se encargarán también de la gestión de los equipos de audio y video de las Salas, controlando entre otros: Instalación y desinstalación de Proyectores Portátiles. Entrega y recogida cuando proceda

28 Instalación y desinstalación del Equipo de Audio Portátil. Puesta en marcha y apagado de los equipos de Audio/Video fijos. Comprobación periódica del correcto funcionamiento de los equipos. Gestión de las Garantías. Control y Gestión de Averías EQUIPOS PORTÁTILES Las personas responsables del mantenimiento microinformático de EXTENDA se encargarán también del mantenimiento de los equipos portátiles, controlando entre otros: Instalación y desinstalación en las salas donde sean requeridos. Instalación y desinstalación de las aplicaciones y/o de los ficheros de datos necesarios para su utilización. Entrega y recogida cuando proceda. Comprobación periódica del correcto funcionamiento de los equipos. Gestión de las Garantías. Control y Gestión de Averías EQUIPOS DE IMPRESIÓN Y ESCANEADO Las personas responsables del mantenimiento microinformático de EXTENDA se encargarán también del mantenimiento de los equipos de impresión y escaneado, controlando entre otros: Control de Impresión (volumen, facturación, informes de uso,...). Gestión de Usuarios en los dispositivos. Comprobación del nivel de consumibles y gestión de sus pedidos. Instalación de Drivers. Asignación de Recursos

29 Control y Gestión de Averías EQUIPOS DE VIDEOCONFERENCIA Las personas responsables del mantenimiento microinformático de EXTENDA se encargarán también del mantenimiento de los equipos de videoconferencia, controlando entre otros: Instalación y desinstalación en las Salas donde sean requeridos. Comprobación de la viabilidad de la conexión solicitada (conexiones establecidas con la RCJA). Soporte a la realización de la Videoconferencia. Comprobación periódica del correcto funcionamiento de los equipos. Control y gestión de averías REQUISITOS DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO Los ofertantes deberán mencionar en sus ofertas la aceptación, para el personal destacado en la instalación, de las normas de control de presencia dictadas por EXTENDA. Los trabajos serán efectuados en la sede de EXTENDA sita en C/. Marie Curie 5, Isla de la Cartuja Sevilla El calendario laboral aplicado corresponderá al de EXTENDA. El Horario de referencia para la prestación del servicio será, en cada momento, el que determine EXTENDA. Como referencia, en la actualidad, es el siguiente: Desde el día 1 de enero al 31 de mayo y desde el 1 de octubre al 31 de diciembre será el siguiente: o Lunes y martes:

30 o Jornada de mañana: de 8:00 a 15:00 horas. Jornada de tarde: de 16:30 a 18:30 horas. Miércoles, jueves y viernes: Jornada de mañana: de 8:00 a 15:00 horas. Los días de jornada intensiva o continuada, esto es desde el 1 junio al 30 de septiembre, el horario de trabajo será el siguiente: o De lunes a viernes: Jornada de mañana: de 8:00 a 15:00 horas. El horario de trabajo de los días laborables de Semana Santa, Navidad y de feria local, será de cinco horas, en horario de 9:00 a 14:00 horas. Las ofertas deberán realizarse tomando como referencia el horario anterior. No obstante, en caso de desastre con interrupción de los servicios, el adjudicatario pondrá a disposición de EXTENDA, a requerimiento de ésta, los recursos necesarios para la restauración de los mismos más allá de este horario, incluidos fines de semana y festivos. Tal situación tendrá la consideración de Extraordinaria, y su aplicación partirá, en cada caso, de una solicitud por parte del Responsable del Contrato o bien del Adjudicatario, y para su prestación éste deberá presentar una Propuesta en la que se especifique: Necesidad que origina la prestación. Justificación de la utilización esfuerzo extraordinario. Equipo humano propuesto (Currículos, Roles). Duración de la Prestación. Presupuesto de la Prestación. EXTENDA podrá aplicar mecanismos de productividad y control de presencia al personal de mantenimiento, a efectos de certificación y control de ejecución del contrato

31 5.4 APLICACIÓN DE GESTIÓN DEL SERVICIO Los licitadores deberán ofertar una aplicación informática para la correcta gestión del parque microinformático (hardware y software) objeto del presente pliego. Esta aplicación deberá controlar tanto aspectos económicos, como pueden ser: Cuotas mensuales de cada máquina y licencias de software. Componentes agregados y recálculo de la cuota mensual correspondiente. Amortizaciones de máquinas. Facturación mensual de los equipos y software. Fechas de amortización de equipos. Histórico de asignaciones a usuarios y centros de coste. Etc. Como aspectos técnicos y de gestión: Ficha por cada máquina donde al menos se consigne nº de serie de la máquina, fecha de puesta en funcionamiento, usuario, centro de coste y ubicación. Formulario de recepción de la máquina y su aceptación por parte del usuario. Documento de renovación tecnológica de la máquina. Registro de incidencias. Técnico asignado. Fecha y hora a la que se recibe la incidencia. Descripción de la incidencia y su resolución. Fecha y hora de resolución de la incidencia. Formulario de satisfacción del cliente debidamente digitalizado. Inventario de equipos, software, periféricos y posibles ampliaciones. Stock disponible para EXTENDA

32 El sistema deberá poder admitir, a efectos de los aspectos técnicos y de gestión descritos anteriormente, el resto de los equipos propiedad de EXTENDA, para los que se incluirá, además, la fecha de caducidad de la garantía y el proveedor que presta la garantía. Se valorará la posibilidad de efectuar los pedidos desde la propia aplicación de gestión del servicio. El sistema deberá estar dotado de avisos o alarmas respecto a la coherencia de la información incluida en el sistema, así como de hitos de mantenimiento y vencimiento previsto en el parque, al objeto de anticipar acciones y mejorar la eficacia y eficiencia del parque microinformático. La aplicación deberá ser lo suficientemente flexible para permitir la creación de nuevos formularios o nuevos campos, así como informes parametrizables por EXTENDA que permitan interactuar con la aplicación y obtener el máximo de información posible. Al menos deberá tener los siguientes informes: Evolución del parque (hardware y software) en intervalos específicos de tiempo. Evolución del número de incidencias, estado y su tiempo de resolución. Gráficos de incidencias por tipo de avería. Gráficos de incidencias por ubicación. Gráficos de incidencias por tipo de resolución (telefónica, remota, in situ). Informe de parque instalado (hardware y software) por ubicación. Informe de parque instalado (hardware y software) por tipo de máquina. Informe de parque instalado (hardware y software) por fecha de vencimiento. Informe de prefacturación. Informe de nivel de satisfacción del usuario

33 Se deberá especificar en la oferta la ubicación de la aplicación, de manera que sea claro si la misma estará ubicada en nuestras instalaciones o estará en las instalaciones del licitador o bien de un tercero. De la misma forma deberá incluir una descripción con el mayor detalle posible de la solución ofertada. Se valorará que la aplicación facilite la futura interconexión mediante servicios web. Se valorará que el desarrollo de la citada aplicación esté realizado en JAVA o PHP. Asimismo se valorará que los datos que maneje la aplicación residan en una base de datos Oracle 11g o superior, o bien tenga una interconexión con la misma. De cualquier modo, una vez finalizado el periodo de renting, EXTENDA estará facultada para utilizar libremente y de manera indefinida la aplicación informática, pudiendo modificarla con motivo de sus necesidades, para lo que le será facilitado el código fuente de la misma. 6 CONDICIONES DE REALIZACIÓN 6.1 ACUERDO DE NIVEL DE SERVICIO Se determinan como condiciones mínimas de mantenimiento los siguientes tiempos de intervención y de resolución (se considera que los tiempos empiezan a contar desde que la incidencia, problema o solicitud es formalmente asignada a un técnico del adjudicatario): Diagnosis de incidencia o problema: 2 horas Resolución de incidencia o problema: 8 horas Reposición inmediata de equipo averiado sin reparación posible in situ por otro de características similares o superiores: Máximo 24 horas. Suministro e instalación de nuevos equipos solicitados: Máximo 72 horas desde la recepción de la solicitud

34 Una incidencia o problema quedan resueltos cuando el equipo afectado es devuelto al usuario y queda operativo en su puesto de trabajo. Los licitadores describirán en su oferta la organización propuesta del servicio y acreditarán, en la forma que entiendan más conveniente, la capacidad para la realización del mismo con altos niveles de calidad. Los licitadores especificarán necesariamente en sus ofertas el número de equipos que deberá estar disponible en las dependencias del adjudicatario (stock de seguridad), con el fin de atender una posible contingencia o demanda fuera de las previsiones normales (el stock mínimo de seguridad será de un equipo). El coste de este stock no podrá ser repercutido en ningún caso a EXTENDA, quien por otra parte, podrá efectuar en cualquier momento la comprobación sobre la disponibilidad del citado stock. Los equipos deben ser completos y de iguales características a los ofertados, debiendo estar disponibles en dependencias del adjudicatario y teniendo que ser suministrados en caso de necesidad en el plazo máximo de 24 horas. El adjudicatario deberá incrementar el número de equipos disponibles en el supuesto de que el número de equipos averiados simultáneamente pudiera superar la cifra de stock de seguridad. Por otra parte, los licitadores justificarán adecuadamente en sus ofertas los procesos internos para garantizar el cumplimiento de los niveles de servicio exigidos en este pliego, valorándose especialmente la gestión por procesos en su operativa. Todos los costes de traslado desde o hacia EXTENDA (mensajería, embalajes o cajas de transporte, seguro, etc) serán por cuenta del adjudicatario

35 6.2 NIVEL DE INCIDENCIAS (GARANTÍA DE CALIDAD) El licitador debe expresar obligatoriamente en su oferta el nivel máximo de incidencias por tipo de equipo, es decir, una estimación sobre el número máximo de incidencias mensuales por cada tipo de equipo que se vaya a suministrar a EXTENDA, si resultara adjudicatario del concurso objeto de este pliego. En el presente Pliego se entiende por incidencia toda aquella avería del hardware que presente un equipo suministrado a EXTENDA por el adjudicatario, no provocada directamente por el usuario del citado equipo. La superación de dicho nivel de incidencia derivará penalidades según lo establecido en este pliego en el punto 6.3. Los licitadores presentarán estudios e informes, tanto internos como de mercado, que acrediten la capacidad para la prestación del servicio de mantenimiento y la calidad de los equipos informáticos suministrados. Especialmente serán valorados los estudios sobre niveles de incidencias en los equipos que éstos produzcan y/o comercialicen. Los licitadores aportarán una propuesta del procedimiento a seguir para la comunicación y registro de incidencias, debiendo quedar todas convenientemente registradas en la aplicación que para este particular incluirán los licitadores. La citada propuesta y forma de registro será valorada por EXTENDA dentro del apartado de servicio. Las reparaciones se aceptarán por parte de EXTENDA a través de un documento en el que se consignarán los servicios prestados y el grado de satisfacción del usuario sobre los mismos

36 6.3 INCUMPLIMIENTO DE LOS NIVELES DE SERVICIO E INCIDENCIAS El incumplimiento de los niveles de servicio e incidencias en los equipos conllevará las siguientes penalidades: Los retrasos en la diagnosis y solución de averías sobre el máximo previsto en este pliego o en las mejoras ofertadas por el licitador, podrán conllevar la aplicación de una penalidad por importe de 100 por cada día de retraso en la reparación del equipo. La falta de equipos disponibles para sustituir equipos averiados, sea cual sea el número de incidencias producidos conforme a lo establecido en este pliego, podrá conllevar la aplicación de una penalidad de 200 diarios por cada equipo que no haya podido ser sustituido en el plazo máximo de reparación establecido. La superación del nivel de incidencias establecido por el adjudicatario en su oferta podrá conllevar la aplicación de una penalidad del 5% del importe mensual de facturación cada mes que se supere dicho nivel de incidencias. El incumplimiento del plazo de entrega de equipos podrá conllevar la aplicación de una penalidad de 100 por cada día de retraso en la entrega de cada equipo. 6.4 SEGUROS Los equipos estarán asegurados a todo riesgo. La responsabilidad del pago de la prima del seguro correrá a cargo del adjudicatario. El adjudicatario especificará claramente en su propuesta las coberturas del seguro contratado durante la vigencia del contrato

37 En su caso, los licitadores podrán sustituir el seguro en su oferta, asumiendo el autoseguro de la cobertura a todo riesgo de los equipos, de lo que resultará beneficiaria EXTENDA. En cualquier caso los licitadores deberán enumerar las coberturas que queden cubiertas y cuales excluidas por parte del citado seguro. 6.5 GARANTÍA. Los equipos suministrados dispondrán de un periodo de garantía mínima de 36 meses desde el momento de su instalación. La licencia de sistema operativo y del software ofimático debe estar garantizada durante el tiempo de uso. 7 FINALIZACIÓN DEL CONTRATO Una vez finalizado el periodo de duración de 3 AÑOS del contrato, conforme a lo establecido en el pliego, cesarán las obligaciones de suministro de renting de los equipos que constituyen su objeto. Si como consecuencia de un nuevo proceso de concurso público, EXTENDA adjudica el contrato a un nuevo contratista, el adjudicatario del presente pliego estará obligado, en caso de que así manifieste su voluntad EXTENDA, a enajenar los equipos en renting al tercero con el que EXTENDA fuera a suscribir el nuevo contrato de renting de equipos informáticos o directamente enajenar los equipos a EXTENDA (junto al software instalado en los mismos)

38 El precio máximo de enajenación será equivalente a las cuotas por renting pendientes (disminuido en el coste de financiación) hasta la finalización del periodo de 36 mensualidades más el valor de enajenación a terceros (valor residual) establecido en la oferta (las licencias de Software tendrán valor de enajenación nulo, por lo que sólo se satisfará por ellas, como máximo, las cuotas de renting pendientes). De acuerdo con lo anterior, los licitadores señalarán en su oferta el tipo de interés repercutido en la operación de renting, a efectos del cálculo del valor neto de enajenación de los bienes que deberá satisfacer el adquirente por razón de su condición de nuevo adjudicatario. 8 ORGANIZACIÓN El Departamento de Gestión de Sistemas ejercerá la dirección de los trabajos objeto del siguiente pliego y tendrá competencia ante el adjudicatario para: Supervisar y coordinar la realización de los trabajos Hacer cumplir las normas de funcionamiento y las condiciones previamente estipuladas en el pliego. Aprobar los cambios sugeridos por el adjudicatario en las especificaciones técnicas de los equipos y componentes en el proceso de renovación tecnológica. Aprobar los documentos e informes sobre la realización de los trabajos. Asegurar que los trabajos a realizar se desarrollen con los niveles de calidad máximos. De cada intervención se dejará registro electrónico en la aplicación suministrada por el adjudicatario. Aprobación por parte del responsable del servicio de la cualificación técnica del equipo de trabajo conforme a lo suscrito en este pliego. Podrá proponer la