Procedimientos de Contratación Convenio Marco

Transcripción

1 Procedimientos de Contratación Convenio Marco

2 OBJETIVO «Entender qué es un Convenio Marco, cómo se genera y se construye e identificar las ventajas y conveniencia de realizar compras públicas por medio de ellos» de Chile Ministerio de Hacienda Dirección ChileCompra

3 Índice Qué es un Convenio Marco? Qué Ventajas tiene Convenio Marco? Cómo Comprar en Convenio Marco? Acuerdo Complementario Qué Puede Hacer un Proveedor? Ofertas Especiales Puede el Proveedor Rechazar Órdenes de Compra? Multas, Sanciones y Garantías Término anticipado de contrato Grandes Compras Recomendaciones Finales

4 Convenio Marco QUÉ ES UN CONVENIO MARCO?

5 Qué es un Convenio Marco? Modalidad de adquisición en la cual se establecen precios y condiciones de compra para bienes y servicios, por medio de una licitación pública realizada por la DCCP. Tales bienes y servicios se disponen en un Catálogo Electrónico (Chilecompra Express) mediante el cual los organismos públicos acceden directamente, pudiendo emitir una orden de compra a los proveedores, simplificando con ello los procesos de compra. Los organismos públicos afectos a las normas de esta ley estarán obligados a comprar bajo ese convenio, relacionándose directamente con el contratista adjudicado por la Dirección, salvo que, por su propia cuenta obtengan directamente condiciones más ventajosas (Art. 30. d Ley de Compras) de Chile Ministerio de Hacienda Dirección ChileCompra

6 Por qué comprar por Convenio Marco? «Las entidades celebrarán directamente sus contratos de suministro o servicio por medio de los convenios marco, licitados y adjudicados por la DCCP, sin importar el monto de las contrataciones, los que serán publicados a través de un Catálogo de Convenios Marco en el sistema de información» (Art. 8, del Reglamento) Las condiciones más ventajosas deberán referirse a situaciones objetivas, demostrables y sustanciales para la Entidad, tales como, plazo de entrega, condiciones de garantías, calidad de los bienes y servicios, o bien, mejor relación costo beneficio del bien o servicio a adquirir. (Art. 15. del Reglamento) Si la Entidad obtuviera condiciones, deberá informarlo a la DCCP, vía mail u oficio. de Chile Ministerio de Hacienda Dirección ChileCompra

7 Convenio Marco QUÉ VENTAJAS TIENE CONVENIO MARCO?

8 Qué Ventajas tiene Convenio Marco? Precios y Condiciones ofrecidas y adjudicadas mediante una licitación pública. Facilita el proceso de compra. El ahorro trasciende en la gestión y no sólo en el precio. Los Precios son vigentes Los precios están expuestos en valores Netos y en moneda de la respectiva industria ( UF, Peso, Dólar, ect). Con la sola emisión de la Orden de Compra. No necesitan realizar una nueva adjudicación. Menos acciones involucradas en el proceso de compra por Convenio Marco.

9 Qué diferencia hay entre una compra por Convenio Marco y una Licitación Pública? Definición Requerimiento 1 Selección Mecanismo de Compra 2 Llamado y recepción de ofertas 3 Evaluación de ofertas 4 Convenio Marco Tiempo máximo: 2 días. AHORRO DE ETAPAS Adjudicación oferta 5 LICITACIÓN PÚBLICA O PRIVADA Tiempo promedio: 15 días. Recibo de producto o servicio 6 Seguimiento y monitoreo de la compra 7

10 Existe algún compromiso por parte del proveedor? Los proveedores se comprometen a mantener en Convenio Marco el mejor precio ofertado a sus clientes para los bienes y servicios adjudicados. En caso que ofrezcan mejores precios a cualquiera de sus clientes, estos deberán verse reflejados en el Catálogo Electrónico de Convenios Marco. Recuerde..!! «..En el evento que la Entidad obtenga condiciones más ventajosas respecto de un bien o servicio contenido en el Catálogo, deberá informarlo a la DCCP, a través del canal que esta disponga» (Art.15 Reglamento) de Chile Ministerio de Hacienda Dirección ChileCompra

11 Qué debe Analizar antes de saltarse Convenio Marco y hacer una Licitación? Cuánto tiempo me demoro en realizar un proceso de compra? Como es una licitación pública, no puedo señalar marcas Incorporó en bases de licitación todas aquellas cláusulas, términos y condiciones que permiten adquirir exactamente lo que deseo? Cuál es el valor de los procesos administrativos internos en tiempo por ejemplo? Cuando por fin logro publicar el proceso licitatorio, el precio oferta se mantiene? Y si en la licitación no se presentan ofertas? Qué tiempo extra requiere levantar un nuevo proceso?

12 Convenio Marco CÓMO COMPRAR EN CONVENIO MARCO?

13 Cómo Comprar en Convenio Marco? 1 Definición del Requerimiento. Qué requiere comprar? Qué características tiene el producto o servicio? Para cuándo se necesita? Qué cantidad o número de unidades requiere?

14 Cómo Comprar en Convenio Marco? 2 Busque el bien o servicio en las Tiendas Electrónicas.

15 Cómo Comprar en Convenio Marco? 3 Elabore cuadro comparativo. Obligatorio para Grandes Compras.

16 Cuál es el Precio Final del Producto o Servicio? Precio del producto Aplicación recargo Flete Descuento sobre el tramo

17 Recuerde que. Existen en algunos convenio marco cuyos precios se reajustan. Es importante prestar atención a los Factores de Costo y las Variables que inciden en esta reajustabilidad.

18 Cómo Comprar en Convenio Marco? 4 Envíe la Orden de Compra. Una vez seleccionado los productos, envía la Orden de Compra al proveedor seleccionado, procurando que éste lo acepte.

19 Cómo Comprar en Convenio Marco? 5 Gestione la aceptación de la Orden de Compra. Los proveedores adjudicados no podrán rechazar las órdenes de Compra válidamente emitidas.

20 Cómo Comprar en Convenio Marco? 6 Preocuparse de la recepción del producto o la realización del servicio. Antes de gestionar el pago, es importante constatar que los recibido concuerda en un 100% con lo solicitado en la OC

21 Cómo Comprar en Convenio Marco? 7 Recepción Conforme en el Sistema y pago en el plazo establecido en la OC Una vez recepcionado el bien o servicio, debe realizar la Recepción Conforme en el Sistema, antes de realizar el pago. Recepción conforme bienes y servicios Recepción y Gestión de Facturas Gestión de pago

22 Convenio Marco ACUERDO COMPLEMENTARIO

23 Caso: Me solicitan, esta semana, comprar todo el papel que se requerirá para el año. No tenemos espacio en bodega para guardar todo el producto Qué puedo hacer para cumplir con lo solicitado? Acuerdos Complementarios Por acuerdo entre las entidades y el proveedor adjudicado, podrá suscribirse un acuerdo complementario, en el cual se consigne el monto de la garantía de Fiel Cumplimiento de acuerdo a lo establecido en artículo 68 del Reglamento de Compras, que en este caso corresponde a un 5% del monto total del mencionado acuerdo, y se especifiquen las condiciones particulares de la adquisición, tales como condiciones y oportunidad de entrega, entre otros. Se basa en las condiciones del CM de referencia Se pueden establecer modalidades de pago Se puede adicionar condiciones especiales Se pueden concordar entregas diferidas de Chile Ministerio de Hacienda Dirección ChileCompra

24 Convenio Marco QUÉ PUEDE HACER UN PROVEEDOR?

25 Caso: Envié una orden de compra por un producto, pero el proveedor la rechaza. Me indica que no tiene stock El proveedor hizo lo correcto? Es deber y derecho del proveedor: Bloquear Productos por: Falta de Stock Estar descontinuados en el mercado u obsoletos de Chile Ministerio de Hacienda Dirección ChileCompra

26 Caso: Requiero un producto que no está en el catálogo electrónico, pero sé que un proveedor de convenio marco lo tiene. Puedo pedirle que lo suba al catálogo? Es deber y derecho del proveedor: Incorporar / Reemplazar Productos por: Necesidades especiales de los compradores Aparición de estos productos en el mercado de Chile Ministerio de Hacienda Dirección ChileCompra

27 Convenio Marco OFERTAS ESPECIALES

28 Caso: Requiero un producto, pero está muy por sobre lo que puedo pagar. El proveedor puede hacer un descuento en su valor? Ofertas Especiales El Adjudicatario, cuando lo estime conveniente, podrá otorgar descuentos para todas las Entidades sobre los precios vigentes en el convenio. Independiente del monto de la compra que se trate. Con todo, estos precios con descuentos especiales tendrán carácter de oferta y deberán mantenerse por el plazo mínimo de 1 a 5 días hábiles desde su publicación en el Catálogo. La DCCP publicará en el Catálogo los descuentos especiales, al día hábil siguiente desde la recepción de la solicitud del adjudicatario. Ofertas especiales solidarias para todas las entidades Por sobre los precios fijados en el convenio marco Duración mínima 1 a 5 días hábiles de Chile Ministerio de Hacienda Dirección ChileCompra

29 Ofertas Especiales

30 Convenio Marco PUEDE EL PROVEEDOR RECHAZAR ÓRDENES DE COMPRA?

31 Caso: Envié una orden de compra a un proveedor y la rechazó. El motivo que indicó es que se le deben dos facturas Puede rechazar orden de compra? Exista una deuda vencida de la Entidad que emite la Orden de Compra con el proveedor destinatario de la misma. El valor de la OC recibida sea inferior al valor mínimo declarado por el oferente en su oferta. No adjuntar a la OC la «Disponibilidad Presupuestaria» Que la OC no cumpla con condiciones especiales definidas para cada Convenio Marco. Cuando el servicio tiene deuda con cualquier proveedor del Convenio Marco No olvide que las causales dependerán de cada convenio marco.

32 Convenio Marco MULTAS, SANCIONES Y GARANTÍAS

33 Caso: Después de aceptada una orden de compra, el proveedor se demora 7 días más de lo indicado en las condiciones de entrega. Qué debo hacer? Ante el eventual caso de que su proveedor incumpla el acuerdo suscrito en el convenio, la entidad Compradora podrá cursar multas y eventuales sanciones: Quién las aplica? Porqué podemos aplicar multa? Cómo se aplica? El comprador, en forma directa, al proveedor. A través de carta, mail o llamado telefónico, indicando la Multa, y sus causales. Atrasos en la entrega del bien/ servicio. Inconformidad en la entrega del bien/producto. Por cada día de atraso. % del total no entregado. Al momento del pago como un descuento o directamente, si no hubieran pagos pendientes. Las multas dependerán de cada Convenio Marco, por lo cual recomendamos leer las bases e informarse

34 Multas, Sanciones y Garantías Ejemplos Cláusulas para aplicación Multas: El o los Adjudicatarios podrán ser sancionados por las Entidades con el pago de multa por atraso en la entrega, la cual se aplicará por cada día hábil de atraso, con un tope de 10 días, y se calculará como un 3% del valor del producto solicitado y aplicable a las cantidades que se entreguen atrasadas, por cada día hábil de atraso, respecto del Plazo de Entrega acordado. El proveedor tendrá un plazo de 5 días desde que se le notifique de la aplicación de la multa para pagarla.

35 Multas, Sanciones y Garantías Las Sanciones serán aplicadas por la Dirección ChileCompra a requerimiento expreso y formal de la entidad compradora. Para ello, se requiere resolución fundada. Algunas de las sanciones son: Suspensión temporal del catálogo electrónico Cobro Boleta de fiel Cumplimiento de Contrato Término anticipado de Contrato

36 Multas, Sanciones y Garantías Ejemplos Cláusulas para aplicación Sanciones: Entrega de los servicios/productos, superiores a «10» días hábiles desde el cumplimiento del plazo ofertado y/o acordado, según corresponda. Tiempo de suspensión temporal en el catálogo será de dos veces el tiempo que se incurrió en atraso. Tres (3) reclamos mensuales de una o más Entidades. La suspensión será por un período de 7 días corridos. Entre 4 y 6 reclamos mensuales de una o más Entidades. El período de suspensión será por un período de 15 días corridos.

37 Multas, Sanciones y Garantías Cuándo se puede solicitar el Cobro de las Garantías? Multas No pago de multas dentro del plazo establecido, a requerimiento fundado de las Entidades. Reclamos Más de 6 reclamos mensuales de una o más Entidades. Sanciones reiteradas Aplicación reiterada de algunas de las sanciones establecidas en este contrato, a requerimiento fundado de una o más Entidades. Exigencias técnicas incumplidas Incumplimiento de Bases Incumplimiento de las exigencias técnicas de los ítems ofertados en Convenio Marco, a requerimiento fundado de las Entidades. Incumplimiento de las obligaciones impuestas por las Bases respectivas, a requerimiento fundado de las Entidades o a iniciativa de la Dirección ChileCompra por esta misma causa.

38 Multas, Sanciones y Garantías Procedimiento para solicitar aplicación de Sanción o Cobro de Boleta de Garantía, la Entidad afectada deberá remitir a la DCCP un oficio, donde conste lo siguiente: El número de la Orden de Compra. La fecha de emisión de la Orden de Compra Las razones que fundamentan la solicitud de aplicación de la sanción requerida La explicación del proveedor, si la hubiere. Una copia de la Orden de Compra y, La solicitud expresa a la DCCP de la aplicación de alguna de las sanciones establecidas en el presente convenio. de Chile Ministerio de Hacienda Dirección ChileCompra

39 Convenio Marco TÉRMINO ANTICIPADO DE CONTRATO

40 Término Anticipado de Contrato (La Tercera, 6 de marzo de 2013) Incumplimiento grave de las obligaciones contraídas por el adjudicatario. Se entenderá por incumplimiento grave la no ejecución parcial por parte del adjudicatario de una o más de sus obligaciones, que importe una vulneración a los elementos esenciales del Convenio Marco, siempre y cuando no exista alguna Casual que le exima de responsabilidad y /o que dicho incumplimiento le genere a la Dirección ChileCompra o a la respectiva Entidad contratante un perjuicio significativo en el cumplimento de sus funciones.

41 Término Anticipado de Contrato Si el adjudicatario, sus representantes, o el personal dependiente de aquél, no observaren el más alto estándar ético exigible, durante la ejecución del convenio marco, o propiciaren prácticas corruptas, tales como: Dar u ofrecer obsequios, regalías u ofertas especiales al personal adscrito a una entidad licitante, que pudiere implicar un conflicto de intereses, presente o futuro, entre el respectivo adjudicatario y la entidad compradora. Dar u ofrecer cualquier cosa de valor con el fin de influenciar la actuación de un funcionario público durante la ejecución del presente convenio marco. Tergiversar hechos, con el fin de influenciar la ejecución del contrato en detrimento de la respectiva Entidad pública.

42 Término Anticipado de Contrato Para efectuar el Término Anticipado de Contrato, la Dirección ChileCompra notificará al Adjudicatario con un aviso previo de 10 días corridos. Hay acuerdos contractuales que deben ser cumplidos a cabalidad. Deber del Adjudicatario Deber de la Entidad Pública El adjudicatario deberá satisfacer íntegramente las órdenes de compra recibidas antes de la notificación del referido término anticipado OC aceptadas y ejecutadas por los proveedores, deberán ser íntegramente pagadas por las respectivas Entidades.

43 Término Anticipado de Contrato

44 Convenio Marco GRANDES COMPRAS

45 Grandes Compras Adquisiciones vía CM en compras superiores a 1000 UTM En las adquisiciones vía convenio marco superiores a UTM, las entidades deberán comunicar, a través del Sistema, la intención de compra a todos los proveedores que tengan adjudicado en CM el tipo de producto requerido. (Art. 14 bis. Del Reglamento) de Chile Ministerio de Hacienda Dirección ChileCompra

46 Caso: Debo realizar una compra de 2000 UTM. Por ser una gran compra, debo efectuar una intención de compra para informar por sistema. Debo hacer bases de licitación e incorporar a lo menos 3 criterios de evaluación? Una Gran Compra: No corresponde a un nuevo procedimiento licitatorio, ya que se encuentra limitado sólo a los proveedores adjudicados en el tipo de producto requerido del Catálogo Electrónico de Convenio Marco. Solamente es obligatorio indicar lo que la entidad pública requiere, su cantidad y condiciones particulares de entrega. No existen las formalidades propias de un proceso licitatorio. Tiene un carácter competitivo, entre los proveedores adjudicados en el convenio marco respectivo. Persigue la obtención de mejores condiciones de oferta, cuando la compra es por volúmenes importantes.

47 Grandes Compras 1. De La Intención de Compra: En las Grandes Compras, las entidades deberán comunicar, a través del Sistema de Información la Intención de Compra a todos los proveedores que tengan adjudicado en Convenio Marco de tipo de producto requerido. Recuerde que: Los documentos que contienen la llamada Intención de Compra no son bases de licitación.

48 Grandes Compras Documento de Intención de Compra siempre debe indicar, a lo menos: La fecha de decisión de compra: mínimo 10 días corridos antes de la emisión de la orden de compra. La descripción del bien o servicio requerido: debe corresponder a alguna de las categorías y tipos de productos adjudicados en el Catálogo de ChileCompra Express. Este bien o servicio debe estar adjudicado en una licitación de convenio marco, o bien, incorporado posteriormente al catálogo en conformidad a la cláusula de actualización de productos de las bases de licitación. La cantidad y las condiciones de entrega: el lugar y plazos de entrega, entre otros, deben encontrarse detallados en el documento de Intención de Compra, y no pueden ser modificadas por la entidad pública con posterioridad a la publicación de dicho documento. Los criterios de evaluación: la Intención de Compra debe definir taxativamente cuáles son los criterios que se emplearon para evaluar las ofertas recibidas, así como sus ponderaciones, con la finalidad de seleccionar a la oferta ganadora.

49 Grandes Compras 2. De los Criterios de Evaluación: La entidad pública deberá seleccionar la oferta más conveniente según el resultado del cuadro comparativo. Este se deberá confeccionar sobre la base de los criterios de evaluación y ponderaciones definidas en las bases de licitación del convenio marco respectivo. No podrán considerar criterios de evaluación adicionales, en la Intención de Compra, distintos a los previamente contemplados en las bases de licitación del Convenio Marco. Procede uso de los criterios de evaluación contenidos en las bases, "en lo que sea aplicable". No existe la obligación de utilizar la totalidad de los criterios establecidos en las bases, sino que técnicamente aquellos que se estimen idóneos a la naturaleza del producto requerido.

50 Grandes Compras 2. De los Criterios de Evaluación: CRITERIOS Ponderación SUB-CRITERIOS Ponderación Condiciones Comerciales 70 % Condiciones Técnicas 30 % Precio 60 % Descuento 40 % Experiencia 30 % Certificaciones 60 % Sustentabilidad 10 % Se selecciona únicamente el criterio «Condiciones Comerciales» y descarta del todo la Utilización del criterio «Condiciones Técnicas» CRITERIOS Ponderación SUB-CRITERIOS Ponderación Condiciones Comerciales 70 % Precio 60 % Descuento 40 %

51 Grandes Compras 3. De la Selección de la Oferta: La entidad deberá seleccionar la oferta más conveniente según el resultado del cuadro comparativo. No olvidar que este se confeccionará en base a los criterios de evaluación y ponderaciones definidas en las bases de licitación del convenio marco. El Procedimiento de Grandes Compras no culminará mediante la "adjudicación" del contrato, sino que mediante la «selección de la oferta», la que deberá fundamentarse en una «resolución aprobatoria de la adquisición». La resolución aprobatoria de la adquisición debe ser fundada. Esta debe contener en sus considerandos los fundamentos de hecho y de derecho que justifican la selección de la oferta ganadora. La base de esa fundamentación debe encontrarse en la estricta aplicación del cuadro comparativo de las ofertas, de acuerdo a los criterios de evaluación contemplados en la Intención de Compra (y pre-establecidos en las bases de licitación). La resolución aprobatoria de la adquisición, debe ser publicada en la plataforma (Artículo 18 de la Ley N

52 Grandes Compras 4. De los acuerdos complementarios y de las garantías de fiel cumplimiento: Dado los montos involucrados, se recomienda realizar un acuerdo complementario suscrito por la entidad compradora y la empresa seleccionada. El acuerdo complementario deberá ser gestionado en la aplicación de gestión de contratos disponible en la Plataforma. En el acuerdo complementario deben consignarse: el monto de la garantía de fiel cumplimiento, si existiere, y todas las otras condiciones particulares de la adquisición. Las condiciones especiales, serán aquellos que estén considerados en las bases de licitación del Convenio Marco. La garantía de fiel cumplimiento, corresponderá al monto indicado en las respectivas bases de licitación del convenio marco.

53 Grandes Compras 5. De las Sanciones: Las sanciones a aplicar por los incumplimientos en el suministro de los bienes o los servicios (multas, cobro de garantía de fiel cumplimiento, término unilateral y anticipado de contrato, etc.) adquiridos a través de una Gran Compra, deben corresponder a las establecidas en las bases de licitación del convenio marco. En caso que se apliquen sanciones, éstas deberán informarse a la Dirección Chilecompra. Recuerde que. La entidad estará obligada a adjuntar dicho cuadro comparativo a la Orden de Compra respectiva y será de fundamento a la Resolución que apruebe la adquisición.

54 Grandes Compras Síntesis del Proceso de Grandes Compras. Llamado Ofertas Cierre Recepción de Ofertas Evaluación Formalización de la compra Al menos 10 días de Chile Ministerio de Hacienda Dirección ChileCompra

55 Grandes Compras Síntesis del Proceso de Grandes Compras. Selección de la Oferta cuadro que será adjuntado a la OC que se emita y servirá de fundamento de la resolución que aprueba la adquisición. Resolución o Decreto que Selecciona la oferta Firma de Acuerdo Complementario (Contrato) Aceptación de la Orden de Compra por el proveedor Envío de la Orden de Compra Resolución o Decreto que aprueba la firma del contrato No es Obligatorio de Chile Ministerio de Hacienda Dirección ChileCompra

56 Grandes Compras Es importante que: Los compradores NO contacten directamente a los proveedores para solicitar la incorporación al catálogo de uno o más productos, con la finalidad de someter a dichos productos a un llamado especial, a través del mecanismo de las Grandes Compras, a menos que este requerimiento sea formulado en forma transparente, a través del foro público de Grandes Compras disponible en la plataforma Debe existir una descripción precisa de los productos a adquirir a través del mecanismo de Grandes Compras. Cuando una entidad pública requiera la adquisición de uno o más productos, en un solo procedimiento de Grandes Compras, deberá especificar en la Intención de Compra el listado completo de los productos requeridos, no pudiendo dicho documento limitar la definición a tan solo uno de aquéllos.

57 Grandes Compras No olvidar que la Orden de Compra de una Gran Compra, debe contener: ID de la Gran Compra El n de la Resolución que aprobó la selección de la oferta Disponibilidad presupuestaria Cuadro comparativo de ofertas

58 Convenio Marco RECOMENDACIONES FINALES

59 Recomendaciones Finales 1. Siempre confeccione cuadros comparativos de las ofertas disponibles en las Tiendas Virtuales. 2. Interactúe con los proveedores. Resuelva sus dudas respecto a los productos que esta adquiriendo, de las condiciones comerciales y regionales o si no ha recibido una buena atención. 3. Prefiera productos energéticamente más eficientes. 4. Verifique los montos mínimos de despacho, el valor del flete e incorpórelo el momento de confeccionar la orden de compra. 5. Si el producto o servicio que requiere no está en las tiendas electrónicas, y corresponden a categorías o tipos de producto de un catálogo electrónico, solicite su incorporación al proveedor. de Chile Ministerio de Hacienda Dirección ChileCompra

60 Recomendaciones Finales 6. Cobre multas por atraso en la entrega de productos o en la realización de un servicio. 7. Informe oportuna y formalmente a la DCCP del incumplimiento de un oferente, de algunas de las causales contempladas en bases de licitación para la Suspensión Temporal de un proveedor o para el Cobro de Boletas de Garantía. 8. Si en su región, los Convenios Marco, hasta el momento no son una alternativa útil, por inexistencia de proveedores locales Informe a potenciales oferentes de CM de los llamados que realice la DCCP. Recuerde que.. Es importante revisar las Bases del Convenio Marco y mantener una buena gestión en el proceso. de Chile Ministerio de Hacienda Dirección ChileCompra

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