ELEMENTOS A CONSIDERAR EN LA PLANIFICACIÓN Y DISEÑO DE TTR, PARA EL PROCESO DE ABASTECIMIENTO O DE COMPRAS, EN EL SISTEMA EDUCATIVO

Transcripción

1 ELEMENTOS A CONSIDERAR EN LA PLANIFICACIÓN Y DISEÑO DE TTR, PARA EL PROCESO DE ABASTECIMIENTO O DE COMPRAS, EN EL SISTEMA EDUCATIVO Puerto Montt. Octubre 2010.

2 LEY «LEY DE BASES SOBRE CONTRATOS ADMINISTRATIVOS DE SUMINISTRO Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS», del 11 de Julio de Ley _Ley de Compras.pdf CONSIDERACIONES INICIALES (Fuente: «Historia de la Ley ) en el ámbito de la modernización del Estado el tema de la gestión pública constituyó un debate que durante los años 90 dio origen a proposiciones concretas en varias instancias tendientes a establecer una ley marco sobre licitaciones y contratos del Estado que asegure: la transparencia, objetividad, imparcialidad, certidumbre y publicidad en los procesos de adjudicaciones de compra de bienes y servicios por parte del Estado, a la vez que dé unidad, homogeneidad y coherencia a la legislación pertinente

3 PRIMERA PARTE: EL PROCESO DE ABASTECIMIENTO O COMPRAS. LA GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO EL PROCESO DE ABASTECIMIENTO O DE COMPRAS. LAS ETAPAS DEL PROCESO. ETAPA 1: DEFINICIÓN DE REQUERIMIENTO ETAPA 2: SELECCIÓN DEL MECANISMO DE COMPRA ETAPA 3: LLAMADO Y RECEPCIÓN DE OFERTAS ETAPA 4: EVALUACIÓN DE OFERTAS ETAPA 5: ADJUDICACIÓN OFERTA ETAPA 6: RECIBO DE PRODUCTO O SERVICIO ETAPA 7: SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LA COMPRA

4 GESTIÓN DEL ABASTECIMIENTO Es la acción de realizar los procesos de compras públicas utilizando los recursos de que disponemos, de manera tal de cumplir con los principios generales del proceso de Abastecimiento o Compras: Principios: De Legalidad: de Transparencia, de Registro de los Bienes, de igualdad de los proponentes de libre concurrencia de estricta sujeción a las bases de impugnabilidad de los actos administrativos, de enriquecimiento sin causa. De Oportunidad; De Eficacia; De Eficiencia. lo anterior con el propósito de conseguir aquellos bienes y/o servicios, que necesita la institución para su funcionamiento u operación

5 Definición de requerimiento 1 Selección del mecanismo de compra 2 Elaboración Bases de Licitación 1. Convenio Marco 2. Licitación Pública 3. Licitación Privada 4. Compra Directa INICIO Llamado y recepción de ofertas 3 Evaluación de ofertas 4 Criterios de evaluación Dependerá del mecanismo de compra Adjudicación oferta 5 Garantía, servicio técnico y satisfacción cliente interno Recibo de producto o servicio 6 EL PROCESO DE ABASTECIMIENTO O DE COMPRAS Publicación de Acta y aviso a proveedor adjudicado Formalización de la compra Seguimiento y monitoreo de la compra 7 FIN

6 QUE DEBIÉRAMOS CONSIDERAR AL DEFINIR LOS REQUERIMIENTOS 1. Hacer partícipe a quienes necesitan bienes o servicios. Generación del «pedimento» 1.- Definición de Requerimiento 2. Apoyarse en expertos en la materia cuando sea necesario. Principio de Eficacia y Eficiencia 3. Especificar técnica y objetivamente lo que se requiere adquirir y el objetivo de ello. Principio de Eficacia y Eficiencia 4. Realizar bases de Licitación precisas y claras.

7 QUE MECANISMO UTILIZAR 2.- Selección del mecanismo de compra. 1. Sistema pensado en compras habituales. 2. Según la Ley es la primera opción de compra. 1. Se utiliza cuando el bien o servicio NO se encuentra en el catálogo electrónico 2. Es un llamado abierto. 1. Es un mecanismo excepcional contemplado en la ley. Art. 8 Ley de Compras Públicas y art. 10 del reglamento. 2. En esta Licitación concursan sólo los proveedores invitados por la institución. 1. También es un mecanismo excepcional contemplado en la ley. Art. 8 Ley de Compras Públicas y art. 10 del reglamento. 2. Puede ser abierto, cerrado o comprar directamente a un proveedor. 3. Importante fundar muy bien la resolución de esta compra.

8 Definición de requeriemiento 1 Selección del mecanismo de compra 2 Convenio Marco INICIO Llamado y recepción de ofertas 3 Evaluación de ofertas 4 Adjudicación oferta 5 Proceso de Compras o Abastecimiento con Convenio Marco o Convenio de Suministros... Recibo de producto o servicio 6 Seguimiento y monitoreo de la compra 7 FIN 8

9 QUE DEBIÉRAMOS CONSIDERAR 3.- Llamado y recepción de ofertas. 1. Los tiempos del proceso. Éstos dependerán del mecanismo de compra elegido. Principio de Oportunidad 2. Revisar que las bases se ajusten a lo solicitado. Principios de Legalidad, de Eficacia, Eficiencia y Oportunidad. 3. Verificar el cumplimiento de todos los hitos del proceso. 4. Extender el plazo de las bases en caso de modificarlas.

10 QUE CONSIDERAR 1. Analizar si las ofertas se ajustan a lo solicitado, tanto en la forma como en el fondo. Principio de Legalidad. 4. Evaluación de ofertas. 2. Evaluar las ofertas sólo según los Criterios de Evaluación establecidos en las Bases de Licitación o TTR, creando un cuadro comparativo de las ofertas. Principio de Eficacia y eficiencia. La Evaluación de las Ofertas deben considerar lo ADMINISTRATIVO, lo TÉCNICO y lo FINANCIERO

11 LA TOMA DE DECISIONES DE COMPRA 1. En esta etapa se cierra y decide a quien se comprará. 5. Adjudicación Oferta. 2. En esta etapa deben formalizarse los acuerdos de facturación, garantías, pago, servicio técnico, etc. Principio de Legalidad. 3. La adjudicación debe ser documentada y publicada oportunamente. Principio de Legalidad Transparencia.

12 QUE CONSIDERAR 6. Recepción del producto o servicio 1. Se recepciona el bien o servicio según lo indicado en las Bases de Licitación o TTR. Principio de Legalidad. 3. Se incorpora el Bien al Inventario. Principio de Legalidad. existe un tiempo antes de aceptar la factura y la compra en este tiempo se deben revisar el producto o los servicios solicitados, de manera tal que éstos correspondan a lo que se requirió en las Bases de Licitación o TTR

13 QUE CONSIDERAR 1. Se puede evaluar a los proveedores. Por ejemplo: el cumplimiento en la entrega; la calidad del producto, el servicio post venta, etc). Principio de Eficacia y eficiencia. 7. Seguimiento y monitoreo de la compra 2. En algunos casos revisar periódicamente las fechas de término y renovación de contratos. Principio de Legalidad. 3. Considerar las garantías indicadas en los TTR y hacerlas efectivas de ser necesario. Principió de Legalidad, de Eficacia, de Eficiencia.. 4. Ordenar y tabular la información relevante para futuras compras. Principio de Eficacia y Eficiencia.

14 SEGUNDA PARTE: OTROS ELEMENTOS A CONSIDERAR EN EL PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS

15 Elementos constitutivos de una evaluación de Ofertas de Bienes y/o Servicios Objetivos Qué se quiere obtener o adquirir. Bienes y/o Servicios. Indicadores Variables objetivas observables y medibles para medir cumplimiento de objetivos de la Adquisición o Compra. Meta o estándar Valor deseado o ideal para cada indicador, incluyendo su tolerancia Rangos de evaluación Valoración de las diferencias en relación a la meta o estándar. Método de medición Instrumentos o metodologías de comparación de valores de Oferentes. Estadísticos, Financieros, Cuali-cuantitativos, etc. Evidencia aceptada para presentar las características o comportamiento de los Oferentes y sus Ofertas.

16 CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y ADJUDICACIÓN DE LA OFERTA.. CRITERIOS PONDERACION 1. Precio 40% 2. Experiencia en el rubro 30% 3. Porcentaje de profesionales con Diplomado en Gestión Educacional. 30%

17 Precio Precio mínimo ofertado Segundo precio mínimo ofertado Resto de precios mínimos ofertados CRITERIO 1: Precio 40 % Puntos 100 puntos 80 puntos 20 puntos CRITERIO 2: Experiencia en el rubro 30 % Tramos Entre 01 y hasta 05 años Entre 06 y hasta 10 años Entre 11 y hasta 15 años Más de 15 años No informa Puntos ELEMENTOS PARA LA EVALUACIÓN DE OFERTAS 35 puntos 50 puntos 70 puntos 100 puntos 0 puntos CRITERIO 3: Porcentaje de profesionales con Diplomado en Gestión Educacional 30 % Tramos Puntos Entre 80 y 100 % 100 Entre 50 y 79 % 80 Entre 20 y 49 % 40 Entre 0 y 19 % 10 CUADRO DE PONDERACIÓN DE OFERTAS PRESENTADAS. Nombre Empresa Valor Oferta (pesos chilenos) Años experiencia en el rubro % de profesionales con Diplomado en Gestión de Abastecimiento Puntos asignados: Valor oferta (pesos chilenos) Puntos asignados: Años experiencia en el rubro Puntos asignados: % de profesionales con Diplomado en Gestión Educacional. Total puntaje: EMPRESA A % 80 x 40% 50 x 30% 80 x 30% 71 pts. EMPRESA B % 100 x 40% 70 x30% 40 x 30% 73 pts.

18 TERCERA PARTE: ALGUNOS DICTÁMENES DE CONTRALORÍA, REFERIDOS AL PROCESO DE COMPRAS O ADQUISICIONES

19 Principio de Igualdad de los Oferentes No se ajusta al principio de igualdad de los oferentes que respecto de una oferta se haya estimado que uno de los requisitos solicitados en las bases y cuya presentación dicha oferta omitió, se encontraba cumplido por contar la Entidad Licitante con ese antecedente, producto de contratos suscritos con dicho oferente en el pasado. Ello pone al oferente en una posición privilegiada respecto del resto de los proponentes, quienes acompañaron en la oportunidad prevista en las bases el legajo completo de la documentación requerida, a través del portal Chilecompra. (Dictamenes N 298 y 15492, de 2008). Si las bases de licitación establecen como aspecto a considerar en la evaluación técnica, la metodología y plan de trabajo, el oferente adjudicado lo será en consideración a dicha programación, entre otros factores, los que no pueden ser alterados con posterioridad sin afectar el principio de igualdad de los proponentes. (Dictamen N 2920, de 2008).

20 Principio de Igualdad de los Oferentes No se ajusta al principio de igualdad de los oferentes que respecto de una oferta se haya estimado que uno de los requisitos solicitados en las bases y cuya presentación dicha oferta omitió, se encontraba cumplido por contar la Entidad Licitante con ese antecedente, producto de contratos suscritos con dicho oferente en el pasado. Ello pone al oferente en una posición privilegiada respecto del resto de los proponentes, quienes acompañaron en la oportunidad prevista en las bases el legajo completo de la documentación requerida, a través del portal Chilecompra. (Dictamenes N 298 y 15492, de 2008). Si las bases de licitación establecen como aspecto a considerar en la evaluación técnica, la metodología y plan de trabajo, el oferente adjudicado lo será en consideración a dicha programación, entre otros factores, los que no pueden ser alterados con posterioridad sin afectar el principio de igualdad de los proponentes. (Dictamen N 2920, de 2008).

21 Principio de libre concurrencia No se ajusta a derecho la norma de las bases de licitación que permite a la Comisión Evaluadora no considerar la oferta de aquel proponente que no conteste, dentro de plazo que le fije al efecto, las consultas o aclaraciones que le formule, pues si bien el decreto N 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, admite contactos entre los oferentes y la Entidad Licitante durante la evaluación, no permite a ésta dejar de considerar la oferta respectiva, en una hipótesis como la señalada. (Dictamen N 18525, de 2008). Se objeta cláusula de las bases de licitación que señala que no podrán participar en la licitación quienes tengan conflictos de intereses con el Ministerio, toda vez que las únicas inhabilidades para contratar con el Estado se encuentran contempladas en el artículo 4 de la ley N (Dictamen N 19534, de 2008)

22 Principio de libre concurrencia No procede restringir la participación en una licitación pública sólo a personas jurídicas ni exigir para participar una experiencia determinada. La experiencia puede ser considerada como un criterio de evaluación de las propuestas. (Dictamen N 20401, de 2008) No se advierte fundamento legal que sustente que sólo puedan participar en la propuesta pública quienes no tengan obligaciones pendientes con el Ministerio por las deficiencias mencionadas en las bases de licitación. (Dictamen N 17886, de 2008)

23 Principio de Estricta Sujeción a las Bases Uno de los principios fundamentales de toda propuesta es el de estricta sujeción a las bases -consagrado en el artículo 10 de la ley N , de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios-, de modo que, en caso de producirse alguna discrepancia entre lo estipulado en el contrato y las bases de la licitación, debe estarse a lo que se establezca en estas últimas, ya que tienen preeminencia sobre aquél, por cuanto en ellas se especifica cuál es el objeto de la contratación y las condiciones del proceso de selección del contratante, además de establecerse las cláusulas y estipulaciones contractuales, razón por la cual su incumplimiento implica, asimismo, una vulneración del principio de igualdad de los licitantes. (Dictamen N 11788, de 2008)

24 Principio de Impugnabilidad Contraviene el principio de impugnabilidad de los actos de la Administración, consagrado en los artículos 10 de la ley N y 15 de la ley N , lo establecido en las siguientes cláusulas de bases de licitación pública; "la xxx se reserva el derecho a aceptar o rechazar cualquier oferta, o desistirse de la licitación sin que la aplicación de esta medida de motivo o reclamación en contra del Ministerio, o de cualquiera de los participantes en la evaluación..." y "Toda discrepancia entre distintos documentos del Contrato así como toda diferencia de interpretación de su contenido, será resuelta sin ulterior recurso por la Directora Nacional de Aeropuertos...". (Dictamen N 16943, de 2008).

25 Principio de Enriquecimiento sin Causa No obstante el proceso licitatorio no se ajustó a los principios de estricta sujeción a las bases y se vulneró el principio de igualdad de los proponentes, en el caso que la empresa adjudicataria haya comenzado a prestar los servicios pactados en el contrato, la Entidad Licitante deberá pagar las facturas correspondientes a los servicios que ya se hubieren ejecutado, lo cual no configura una validación del referido proceso, sino que solamente evita, para dicha repartición pública, un enriquecimiento sin causa, sin perjuicio de las responsabilidades que pudieren afectar a los funcionarios que participaron en la aludida licitación. (Dictamen N 298, de 2008) En caso que la empresa adjudicataria haya prestado todo o parte de los servicios pactados en el convenio, antes de la total tramitación del acto aprobatorio del mismo, el Ministerio deberá pagar las facturas correspondientes a los servicios que se hubieren ejecutado, lo cual no configura una validación de la referida contratación, sino que solamente evita, para dicha repartición pública, un enriquecimiento sin causa, sin perjuicio de la procedencia de hacer efectivas las responsabilidades que pudieren derivar de las irregularidades mencionadas. (Dictamen N 23616, de 2008)

26 Resolución aprobatoria de Bases En los considerandos del acto que aprueba las bases que regirán la licitación pública respectiva, se debe dejar constancia de la circunstancia de no haber encontrado disponible el bien o servicio requerido en el catálogo de bienes y servicios ofrecidos en el Sistema de Información Chilecompra, en la modalidad de Convenios Marcos vigentes, acorde a lo dispuesto en el artículo 14 del decreto N 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda. (Dictamen N 11788, de 2008) Por razones de certeza jurídica, los documentos de la licitación deben transcribirse en la resolución aprobatoria, resultando insuficiente la sola mención de que forman parte integrante de la misma. (Dictamen N 21881, de 2008)

27 Fundamentación del Trato Directo El trato directo es una modalidad excepcional de contratación, por lo cual no basta la sola referencia a las disposiciones legales y reglamentarias que contienen la causal que fundamenta la contratación directa, sino que requiere acreditar efectiva y documentadamente las razones que motivan su procedencia. (Dictamen N 2368, de 2008) El trato directo requiere fundamentar expresamente en el cuerpo del acto administrativo que lo aprueba dicha forma excepcional de contratación, en términos tales que permitan justificar la omisión de una propuesta pública previa. (Dictamen N 11189, de 2008)

28 Competencia CGR vs Tribunal de Contratación Pública La Contraloría se abstiene de emitir el pronunciamiento requerido por un particular, toda vez que la materia reclamada se vincula con la legalidad de un proceso de contratación regido por la ley N que, acorde con el artículo 24 de dicho cuerpo legal, es de competencia del Tribunal de Contratación Pública. Hace presente que lo dispuesto en la Ley , no limita el ejercicio de las restantes atribuciones que corresponden a la Contraloría, como por ejemplo, las relativas al examen preventivo de juridicidad de aquellos actos administrativos que emita.la autoridad pertinente durante los procedimientos concursales de que se trató, y que se encuentren sometidos al trámite de toma de razón, las concernientes a la fiscalización posterior a través de las funciones de inspección y auditoría, y las relacionadas con la emisión de pronunciamientos de carácter general en todas las materias a que se refiere la ley N , y que se encuentren en el ámbito de su competencia. (Dictamen N 17222, de 2008)

29 Gracias por vuestra atención Comisión de Educacion. Asociación Chilena de Municipalidades. Puerto Montt, Octubre 2010.