USO BÁSICO DEL PORTAL DE COMPRAS PÚBLICAS Formación continua

Transcripción

1 USO BÁSICO DEL PORTAL DE COMPRAS PÚBLICAS Formación continua

2 QUÉ ES EL SISTEMA CHILECOMPRA? Es un portal de comercio electrónico y constituye el medio oficial a través del cual la Administración del Estado publica sus llamados y efectúa sus procesos de contratación de bienes muebles y servicios necesarios para su funcionamiento. Además de la plataforma transaccional, este portal cuenta con tiendas de comercio electrónico para que los compradores realicen sus compras habituales en forma eficiente y en mejores condiciones comerciales. Los proveedores que ofrecen sus productos y servicios en estas tiendas previamente participaron de un proceso de licitación de Convenio Marco convocado por la Dirección ChileCompra, que les permite ingresar sus productos y servicios a un catálogo electrónico y ofrecerlos a los organismos públicos.

3 ANTECEDENTES GENERALES A. Objetivos del Sistema de Compras Públicas Consolidar transparencia y amplio acceso al sistema de compras públicas. Contribuir al aumento del ahorro y la eficiencia del gasto público, accediendo a los mejores precios condiciones disponibles en el mercado. Contribuir a mejorar la gestión de abastecimiento de los organismos públicos. Favorecer el comercio y gobierno electrónico.

4 B. Cuál es la utilidad de este Sistema de Compras Públicas? A los Servicios Públicos les permite: Contar con un marco normativo para guiar sus compras Modernizar su gestión de abastecimiento Contar con asesoría y apoyo A los ciudadanos les permite: Conocer y seguir todos los procesos de compras y contrataciones del sector público Poder verificar el buen uso de los recursos públicos A las empresas les permite: Acceder de manera oportuna y gratuita a las oportunidades de negocio del Estado Tener acceso en línea a Bases y Términos de Referencia de cada proceso publicado

5 B.1. CONSIDERACIONES GENERALES Normas que regulan las contrataciones Artículo 9 de la Ley N Ley N , de Bases Sobre Contratos Administrativos Suministro y Prestación de Servicios. Reglamento de la Ley N de Ámbito de aplicación de la Ley y su Reglamento Regula los contratos a título oneroso para suministros de bienes muebles y servicios Se aplica a la Administración del Estado. (Órganos y servicios públicos indicados en art. 1 de Ley N salvo empresas públicas creadas por ley)

6 C. Cuáles son las vías de adquisición en el sistema de compras públicas? 1. CONVENIO MARCO: Es una modalidad de adquisición en la cual se establecen precios y condiciones de compra para bienes y servicios. Tales bienes y servicios se disponen en uno de los Catálogos Electrónicos mediante el cual los organismos públicos acceden directamente, pudiendo emitir una orden de compra a los proveedores licitados (a través de una licitación pública), simplificando con ello los procesos de compra (Ver art. 2 del Reglamento de la Ley de Compras Públicas). La ley señala esta vía como la primera en realizar compras. Los Servicios Públicos deben considerar siempre como primera opción de compra los productos y servicios en Convenio Marco. IMPORTANTE 1. Sistema pensado especialmente en compras habituales. 2. La mayoría de las adquisiciones debe realizarse por esta vía. 3. El procedimiento entrega amplias garantías de eficacia, eficiencia y transparencia. Este procedimiento ofrece a los compradores del Estado productos y servicios en condiciones técnicas y comerciales óptimas, particularmente en términos de precio y plazo de entrega.

7 2. LICITACIÓN PÚBLICA: Es un proceso de compras en el cual pueden participar todos los interesados. IMPORTANTE 1. Se utiliza cuando el bien o servicio no se encuentra en el catálogo electrónico 2. Es un llamado abierto. 3. Es la regla general según la Ley cuando el bien no está en Convenio Marco. 3. LICITACIÓN PRIVADA: Es un proceso de compra excepcional contemplado por la ley y su uso se encuentra restringido a situaciones especiales, por lo que requiere de una Resolución fundada. IMPORTANTE 1. Es un mecanismo excepcional contemplado en la ley. Art. 8 Ley de Compras Públicas y art. 10 del reglamento. 2. En esta Licitación concursan sólo los proveedores invitados por la institución.

8 4. TRATO DIRECTO: Es un mecanismo de compra excepcional y debe ser el mecanismo menos utilizado por lo compradores públicos. IMPORTANTE 1. También es un mecanismo excepcional contemplado en la ley. Art. 8 Ley de Compras Públicas y art. 10 del reglamento. 2. Puede ser abierto, cerrado o comprar directamente a un proveedor. 3. Importante fundar muy bien la resolución de esta compra.

9 EN RESUMEN LAS CUATRO VÍAS DE ADQUISICIÓN SON: PRIMERO SEGUNDO TERCERO CUARTO CONVENIO MARCO LICITACIÓN PÚBLICA LICITACIÓN PRIVADA TRATO DIRECTO

10 PLATAFORMA DE COMPRAS PÚBLICAS 1 Monitorear permanentemente esta página por la información actualizada que posee.

11 2 INGRESO AL SISTEMA DE COMPRAS Aquí usted puede buscar por: ID, nombre del proveedor, rubro o nombre de la institución Aquí usted puede realizar una búsqueda más específica.

12 3 VISUALIZACIÓN DEL ESCRITORIO PRIVADO COMPRADOR IMPORTANTE: Revisar siempre la información relacionada a capacitaciones, textos, manual del comprador y otros

13 CÓMO COMPRAR A TRAVÉS DE CONVENIO MARCO? Formación continua

14 A CÓMO COMPRAR A TRAVÉS DE CONVENIO MARCO?

15 A En este punto el comprador debe seleccionar la región donde se despacharán los productos o servicios contratados

16 En este campo aparece la región seleccionada en el punto anterior A Se recomienda primero buscar en los rubros que hay en las listas, luego, si no se encuentra el bien buscar por búsqueda avanzada

17 Revisar permanentemente las ofertas destacadas Revisar cada una de las ofertas y no olvidar compararlas entre ellas A

18 A Se recomienda revisar toda la ficha del producto o servicio, además de buscar por medio de la ID en búsqueda avanzada las bases de licitación y revisar el punto 11 en donde se establecen las condiciones del bien.

19 ChileCompra Express No olvidar revisar todas las condiciones de la compra Señalar la cantidad a comprar A Ver detalles y más información en Manual de Uso Compradores ( documentos_apoyo.html)

20 CÓMO GENERO UNA OC A TRAVÉS DE CONVENIO MARCO? Entrar al carro de compras para emitir la OC A

21 A Revisar datos y generar orden de compra

22 A Buscar y revisar la OC creada y luego presionar Generar esta Orden de Compra.

23 Revisar nuevamente los datos y colocar la cantidad a despachar. Revisar anteriormente si este despacho tiene algún costo Presionar Actualizar para asimilar los cambios a la OC A

24 Presionar Generar Orden de Compra y enviar a autorizar A

25 EJERCICIO 1: CÓMO COMPRAR POR CONVENIO MARCO? Contexto A usted se le ha encomendado la tarea de comprar 20 sillas cómodas y resistentes para un Auditórium con despacho a la Región Metropolitana. El presupuesto estimado para esta compra es $ Desafío o tarea Determine y compre las mejores sillas para este Auditorium Instrucciones generales Ingrese al ambiente de pruebas de ChileCompra en: capacitacion.chilecompra.cl (acceso sitio de capacitación). Utilizando el usuario: mpcomprador y clave: ingrese al sitio antes señalado y siga los pasos antes descritos en esta presentación.

26 Guía paso a paso: Si usted no ha podido cumplir con la tarea anterior siga los siguientes pasos: 1. Ingrese el sitio: capacitacion.chilecompra.cl (acceso sitio de capacitación) 2. Ingrese el usuario: mpcomprador y clave: e ingrese a su escritorio. 3. Haga click en ChileCompra express 4. Seleccione la región donde se despacharan los productos o servicios contratados 5. Busque en el catálogo de productos o servicios lo que necesita comprar. Sino lo encuentra buscar en Búsqueda Avanzada. 6. Revise toda la ficha del producto o servicio antes de comprar. Compare ofertas. 7. Revise los datos del proveedor y otras condiciones. Ver atributos del proveedor. 8. Luego de seleccionado el producto o servicio determinar la cantidad a comprar. Coloque un número. Finalmente presione Agregar al Carro. 9. Entre con un click al carro de compras en la parte superior cargado con el o los productos que usted seleccionó. 10. Revise si la información de la OC esta correcta y si es así presione Generar Orden de Compra. 11. Busque su OC ya generada y presione Generar esta Orden de Compra. Luego revise los datos nuevamente y coloque la cantidad del producto o servicio a contratar con sus costos por despacho si existieran. 12. Presione Actualizar y luego presione Generar Orden de Compra para enviar ésta a autorizar.

27 CÓMO CREO UNA LICITACIÓN? Formación continua

28 CÓMO CREO UNA LICITACIÓN? Recordar definir muy bien la necesidad de lo que se desea antes de comenzar a crear una Licitación B

29 Crear Licitación B Recordar que al momento de seleccionar la convocatoria entre pública y otros procesos después no se puede cambiar la opción

30 Crear Licitación Cuando usted no encuentre el rubro de su producto debe buscar un rubro genérico. Siempre debe buscar un rubro para su requerimiento B

31 B Crear Licitación

32 Crear Licitación Estimar el costo del requerimiento a comprar y elegir el tipo de adquisición B

33 Los datos a completar son: 1. Nombre y datos básicos 2. Tipos de empresas participantes. 3. Datos del organismo demandante 4. Etapas y plazos de la licitación. 5. Requisitos para los oferentes. 6. Requerimientos legales. 7. Criterios de evaluación. 8. Montos, duración y delegación del contrato. 9. Garantías requeridas. 10. Listado de bienes y servicios requeridos. 11. Requerimientos técnicos y otras clausulas. 12. Documentos anexos. 13. Documento que autoriza la adquisición. Si esta compra no va a toma de razón dejar la opción No que viene por defecto B

34 Crear Licitación B Ver detalles y más información en Manual de Uso Compradores ( ocumentos_apoyo.html)

35 EJERCICIO 2: CÓMO CREO UNA LICITACIÓN? Contexto Le ha llegado un requerimiento de su institución donde le han solicitado comprar 10 computadores para el Departamento de Finanzas. Se cuenta con un presupuesto estimativo de $ Se necesita que los computadores estén instalados y funcionando en el Dpto. Finanzas a más tardar a los 60 días desde la publicación de la Licitación en el portal. Para efectos de este ejercicio se solicitada realizar una Licitación pública. Desafío o tarea Determine y compre los siguientes computadores solicitados. Especificaciones Técnicas: Disco duro 1 Gb 1GB en RAM Lector dvd Tarjeta sonido integrada Conectividad: 10/100/1000 Teclado español ps2/usb Mouse óptico Mínimo cuatro puertos Sistema operativo Linux o similar

36 Se evaluará según los siguientes criterios: Criterios de evaluación 1. Precio (se evaluará según la formula establecida) Porcentaje de cada criterio 30 % Rangos (precio mínimo ofertado/precio de la oferta)x Garantía ( se incluirá reposición ante cualquier tipo de falla que tenga el computador por defecto de fabricación) 2.1 Factores: Duración de Garantía (70 %): Reposición del producto (30 %) 30 % a) Entre o y 6 meses: 0 pto b) Entre más de 6 meses 1 año: 30 pts c) Más de 1 año 2 años: 60 ptos d) Más de 2 años: 100 ptos. a) Reposición entre 1 y 2 horas: 100 ptos b) Reposición entre más de 2 a 4 horas: 50 ptos c) Reposición en más de 4 horas: 10 ptos

37 Criterios de evaluación 3. Servicio Técnico ( servicio en caso de fallas no incluidos en la garantía ). 3.1 Factores: Tiempo de respuesta del servicio técnico (100 %): Porcentaje de cada criterio 40 % Rangos a) Entre 2 y 4 horas: 100 ptos b) Entre más de 4 horas y hasta 6 horas: 50 ptos c) Más de 6 horas: 0 ptos. Instrucciones generales Ingrese al ambiente de pruebas de ChileCompra en: Autoinstruccción (acceso sitio de capacitación). Utilizando el usuario: mpcomprador y clave: ingrese al sitio antes señalado y siga los pasos antes descritos en esta presentación.

38 Guía paso a paso: Si usted no ha podido cumplir con la tarea anterior siga los siguientes pasos: 1. Ingrese el sitio: capacitacion.chilecompra.cl (acceso sitio de capacitación) 2. Ingrese el usuario: mpcomprador y clave: e ingrese a su escritorio. Recordar definir muy bien antes su requerimiento. 3. Entre al ícono Crear Licitación y siga los tres pasos que se señalan. 4. En el paso 1busque el rubro del producto o servicio a adquirir. Si no encuentra exactamente lo buscado marque un rubro genérico. 5. En el paso 2 determine que tipo de licitación realizará. 6. En el paso 3 presione Crear Licitación. 7. En la siguiente pantalla estime si su compra es una L1, LE o LP. 8. Siga completando el formulario de bases y defina si su compra requiere toma de razón por la Contraloría. 9. En el punto nombre y datos básicos complete detalladamente los cuadros solicitados. Defina en cuantas etapas realizará su compra. Leer signo de interrogación al final de cada frase. 10. Siga completando los puntos siguientes del formulario de bases.

39 CÓMO BUSCO Y GESTIONO UNA LICITACIÓN? Formación continua

40 CÓMO BUSCO Y GESTIONO UNA LICITACIÓN? Se recomienda siempre comenzar la búsqueda por medio de la ID C

41 Búsqueda y Gestión de Licitaciones Simple Puede buscar por nombre o ID de una licitación, o por el tema de la búsqueda que desea hacer. Obteniendo resultados ordenados de acuerdo a Adquisiciones; Categorías; Compradores y Proveedores. Avanzada C Identifica filtros para acotar su búsqueda: referidos a tipos de Organismos, compra o vende; Organismos; Nombre de licitación y/o estado; tipo y periodo de fecha a utilizar; producto y/o región; tipo de informe y visualización..

42 C Búsqueda y Gestión de Licitaciones: Búsqueda simple

43 C En esta sección usted puede buscar su Licitación por otro dato que no sea solamente la ID

44 EJERCICIO 3: CÓMO BUSCO Y GESTIONO UNA LICITACIÓN? Contexto Utilizando todas las funciones antes mencionadas busque la siguiente Licitación y responda a la siguiente pregunta en Desafío o Tarea. Nº Licitación: L109 Desafío o tarea A qué organismo pertenece la Licitación y en qué estado se encuentra? Instrucciones generales Ingrese al ambiente de pruebas de ChileCompra en: capacitacion.chilecompra.cl (acceso sitio de capacitación). Utilizando el usuario: mpcomprador y clave: ingrese al sitio antes señalado y siga los pasos antes descritos en esta presentación.

45 Guía paso a paso: Si usted no ha podido cumplir con la tarea anterior siga los siguientes pasos: 1. Ingrese el sitio: capacitacion.chilecompra.cl (acceso sitio de capacitación) 2. Ingrese el usuario: mpcomprador y clave: e ingrese a su escritorio. 3. Haga click en el ícono Búsqueda y Gestión de Licitación. Luego de ello coloque el cuadro Buscar el Nº de la ID de la Licitación deseada. 4. Presione el signo + al costado izquierdo de donde dice Licitación. Luego haga click sobre el número de Licitación y obtendrá el detalle de ésta. 5. Si extravió la ID puede buscar la Licitación en el título Búsqueda Avanzada, ingresando otra información complementaria en los distintos filtros existentes.

46 CÓMO CLASIFICO EL PERFIL DEL COMPRADOR? Formación continua

47 CÓMO CLASIFICO EL PERFIL DEL COMPRADOR? Definir un perfil significa asignarle una responsabilidad determinada a un funcionario en compras. Esto lo determina el Administrador. Él asigna los roles D

48 Perfil de Usuario Completar claramente los datos de contacto. Con esto usted puede verificar y actualizar su perfil. D Ver detalles y más información en Manual de Uso Compradores ( mentos_apoyo.html)

49 CÓMO CREO UNA ORDEN DE COMPRA EN UNA LICITACIÓN? Formación continua

50 E CÓMO CREO UNA ORDEN DE COMPRA EN UNA LICITACIÓN?

51 E Crear Orden de Compra

52 Crear Orden de Compra Cuando el usuario está creando una OC para asociarla a un convenio de suministro vigente, usted debe en el punto número 8 ingresar la ID, con el fin de asociar la OC a la licitación. E Ver detalles y más información en Manual de Uso Compradores ( mentos_apoyo.html)

53 EJERCICIO 4: CÓMO CREO UNA ORDEN DE COMPRA EN UNA LICITACIÓN? Contexto De acuerdo a la Licitación del ejercicio anterior Nº L109. Desafío o tarea Cree una Orden de Compra? Instrucciones generales Ingrese al ambiente de pruebas de ChileCompra en: capacitacion.chilecompra.cl (acceso sitio de capacitación). Utilizando el usuario: mpcomprador y clave: ingrese al sitio antes señalado y siga los pasos antes descritos en esta presentación.

54 Guía paso a paso: Si usted no ha podido cumplir con la tarea anterior siga los siguientes pasos: 1. Ingrese el sitio: capacitacion.chilecompra.cl (acceso sitio de capacitación) 2. Ingrese el usuario: mpcomprador y clave: e ingrese a su escritorio. 3. Ingrese al ícono Crear Orden de Compra y llene el formulario siguiente. 4. Siga llenando el formulario de Información de la Orden de Compra y no olvide en el punto Nº 8 ingresar la ID con el fin de asociar la OC a la Licitación.

55 GESTIÓN DE FACTURAS? Formación continua

56 GESTIÓN DE FACTURAS? Esta parte sólo se utiliza para facturas electrónicas. Es un buscador para instituciones que gestionan facturas de este tipo F

57 CÓMO UTILIZO EL RESUMEN DE LICITACIONES Y OPERACIONES Es un filtro que muestra el estado en que se encuentran las licitaciones. Es sólo referencial. G

58 ESTUDIAR GUÍAS Y MANUALES Manual Comprador Revisar: as_y_ayudas/documentos/manual_comprado res.pdf

59 USO BÁSICO DEL PORTAL DE COMPRAS PÚBLICAS Formación contínua