Manual de Inscripción y Administración de Usuarios

Transcripción

1 Manual de Inscripción y Administración de Usuarios BAC Buenos Aires Compras Nuevo Sistema de Compras Electrónicas Es un sistema electrónico de compras y contrataciones público, transparente y de amplio acceso a través del cual, los Organismos que componen el Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires publican sus llamados y efectúan procesos de contratación electrónica de bienes y servicios necesarios para su administración y funcionamiento. El acceso se realiza a través de la página web

2 Contenido Introducción... 3 Cómo ingresar al portal Buenos Aires Compras?... 4 Requerimientos Técnicos para trabajar en el portal Buenos Aires Compras... 4 Inscripción de proveedores... 5 Administración... 9 Configuración de perfiles y roles del proveedor... 9 Consultar Estado Registral Administrar Usuarios Modificar Datos del Proveedor Cambiar Clave Ingresar datos impositivos Solicitar Baja del Proveedor Proceso de Compra Administración de Garantías OC y Contrato Buenos Aires Compras - Proveedores

3 Introducción El sistema electrónico Buenos Aires Compras es una herramienta de apoyo en la gestión de Compras y Contrataciones que llevan adelante las entidades gubernamentales, permitiendo la participación de los compradores, proveedores y la comunidad. BAC se efectúa en el marco de lo normado por el Art. 83 de la Ley Nº y su Decreto reglamentario, el Decreto Nº 1145/GCBA/2009, la Resolución Nº 596/MHGC/11, la Resolución Nº 1160-MHGC-2011 y las Disposiciones Nº 115 y 119/DGCYC/11. 3 Buenos Aires Compras - Proveedores

4 Cómo ingresar al portal Buenos Aires Compras? Colocar en la barra de direcciones: Requerimientos Técnicos para trabajar en el portal Buenos Aires Compras Resolución de pantalla recomendada mínimo 1024 x Buenos Aires Compras - Proveedores

5 Inscripción de proveedores Los proveedores deberán registrarse en BAC. Para ello se hará clic sobre el vínculo Inscripción o Reincorporación ubicado en la página de inicio. A continuación el sistema lo direccionará a la página principal para el registro de proveedores, donde deberá seleccionar el vínculo Formulario correspondiente a la Personería que desea inscribir iniciándose la preinscripción on Line. El proveedor deberá tomar conocimiento de la Documentación, forma y plazo de presentación. 5 Buenos Aires Compras - Proveedores

6 Ver Anexo Documentación ( Documentación, forma y plazo de presentación en el portal Buenos Aires Compras) Para realizar la preinscripción del proveedor en el sistema, el primer paso es seleccionar la opción correspondiente al tipo de proveedor: Persona Física Persona Física Persona Jurídica Sociedades de Hecho Cooperativas Unión Transitoria de Empresas Talleres Protegidos de Producción Sociedades Anónimas Sociedad Responsabilidad Limitada 6 Buenos Aires Compras - Proveedores

7 Otras Formas Propietarias (Ej.: Colectiva, en Comp. Simp., S.C.A., de Cap. E Ind.) Extranjero Persona Física Extranjera no Residente en el País Persona Jurídica Extranjera sin sucursal en el País Aparece el formulario a completar según el tipo de proveedor. Se completan los datos de la categoría seleccionada, como es domicilio, apoderados y/o representantes legales, socios o miembros del directorio, etc. Todos los proveedores, ya sean personas físicas o jurídicas, deben estar inscriptas en al menos una clase del catálogo RIBS (Registro Informatizado de Bienes y Servicios), en función a los bienes y/o servicios que más se ajusten a su negocio. Dentro de la pantalla de Preinscripción se deberán seleccionar las clases en las que participarán, completar los datos que correspondan al tipo de proveedor y para finalizar presionar el botón Preinscribir proveedor. El sistema generará un mensaje a los usuarios Apoderados y Representantes legales, con el nombre de usuario y la contraseña, dato que deberá cambiarse para ingresar nuevamente al sistema. 7 Buenos Aires Compras - Proveedores

8 De acuerdo al tipo de proveedor, por ejemplo Sociedades Anónimas, deberá presentar ciertos documentos en la oficina del RIUPP, que han sido determinados por el Registro Informatizado Único y Permanente de Proveedores. El mensaje entrega un vínculo que lleva al usuario directamente a cambiar la clave, mientras no realice el cambio de clave, no podrá realizar ninguna otra acción en el sistema. 8 Buenos Aires Compras - Proveedores

9 Administración Configuración de perfiles y roles del proveedor Las personas físicas como jurídicas proveedoras de bienes y servicios que quieran contratar con el Sector Público de la Cuidad Autónoma de Buenos Aires, a los fines de utilizar y/o interactuar con BAC, deberán hacerlo a través de sus usuarios. A los fines de BAC se entenderá por: PROVEEDOR: Es la persona física o jurídica a la que hace referencia en el Art. 95 de la Ley USUARIO: Es la persona física que utiliza el BAC en representación del proveedor. USUARIO LECTOR: Es la persona física que puede leer toda la información incluida en el BAC referente al proveedor sin posibilidad de modificar su contenido. USUARIO EDITOR: Es la persona física que puede leer, puede ingresar y/o modificar la información del proveedor contenida en el BAC. USUARIO ADMINISTRADOR: Es la persona física que utiliza el BAC en representación del proveedor y está facultado para administrar, crear o dar de baja a los diferentes usuarios que puede tener el mismo, a excepción de los administradores legitimados que se encuentran habilitados por el Registro Informatizado Único y Permanente de Proveedores. ADMINISTRADOR LEGITIMADO: Es la persona física que utiliza el BAC en representación del proveedor, encargada de interactuar jurídicamente con el Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires por este medio. 9 Buenos Aires Compras - Proveedores

10 El usuario Administrador Legitimado deberá acreditar su identidad, la personería invocada y las facultades para actuar en representación del proveedor, mediante la presentación de la documentación detallada en el sistema en las oficinas del Registro Informatizado Único y Permanente de Proveedores (RIUPP), dentro de los diez (10) hábiles a partir de la fecha de enviada la solicitud, en donde el funcionario actuante dejara constancia de la identidad del presentante, la documentación adjuntada y de su relación con ella, conforme el Anexo III de la Resolución Nº 596-MHGC Ver Anexo III en el portal Buenos Aires Compras 10 Buenos Aires Compras - Proveedores

11 El usuario podrá: Consultar Estado Registral Para consultar el estado registral del proveedor se ingresa por el menú Administración ítem Consultar Estado Registral. El usuario accede a la consulta de los datos que ingresó al registrarse en el sistema BAC, con la posibilidad de imprimir el formulario. Administrar Usuarios Este sistema está especialmente diseñado para que los usuarios con rol de administrador, Apoderados o Representantes legales puedan configurar los usuarios proveedor que trabajarán con el sistema. Para ello deberán ingresar con su usuario y clave, donde en el menú Administración, seleccionará el submenú Administrar usuarios. 11 Buenos Aires Compras - Proveedores

12 El sistema traerá una grilla con los usuarios que han sido cargados para utilizar el sistema. Las acciones disponibles serán: crear nuevo usuario (1), editar (2), eliminar un usuario existente (3), ver información (4) y ver historial (5). Agregar Usuario Al presionar el botón Crear nuevo usuario (1), de la pantalla Administrar usuarios, aparecerá un formulario para completar con los siguientes datos: 12 Buenos Aires Compras - Proveedores

13 Rol de usuario: permite seleccionar un rol de usuario, las opciones son: administrador proveedor, representante legal, apoderado, editor o lector. Nombre de usuario para el ingreso al sistema: Campo de texto que permite ingresar un nombre de usuario. Nombres: Campo de texto que permite ingresar los nombres. Apellidos: Campo de texto que permite ingresar los apellidos. CUIT/CUIL: Este campo es obligatorio para apoderado y representante legal. Opcional para los demás roles de usuario. 13 Buenos Aires Compras - Proveedores

14 Tipo documento: permite seleccionar el tipo de documento de identidad: DNI, LC, LE, Pasaporte, CI. Número documento: Campo de texto que permite ingresar el Número de documento de identidad. Correo electrónico de contacto: campo de texto obligatorio que permite ingresar el correo electrónico. Correo electrónico alternativo: campo de texto opcional que permite ingresar el correo electrónico alternativo. Estado: permite seleccionar si el usuario está activo o inactivo. En el caso que haya seleccionado la creación de usuario con rol de apoderado o representante legal, deberá completar la siguiente información adicional: Límite para Oferta Electrónica: Permite indicar si existe límite de suma, o no. Monto Límite por Oferta Electrónica: Campo de texto que permite ingresar el valor límite de suma, visible solo si se seleccionó sí en la opción anterior. Autorizado para ofertar: Permite autorizar o no al usuario para ofertar. Luego de completar todos los datos solicitados en el formulario, deberá presionar el botón Crear nuevo usuario para guardar los datos, o seleccionar el vínculo Volver para regresar sin guardar. 14 Buenos Aires Compras - Proveedores

15 Cuando el sistema guarde la información ingresada, enviará un mensaje al usuario indicando un vínculo que al presionarlo direccionará al BAC. Allí el usuario deberá autenticarse con los datos indicados en el correo, ingresando usuario y contraseña generada por el sistema. Luego de autenticarse, la siguiente página que visualizará será la que indica el cambio de clave. Una vez realizado el cambio de clave podrá recién acceder a su escritorio. De lo contrario (mientras no realice el cambio de clave) no podrá realizar ninguna otra acción en el sistema. Modificar Usuario Cuando el usuario presiona el ícono Editar usuario (2), de la pantalla Administrar usuarios, podrá modificar todos los datos ingresados anteriormente, excepto el nombre de usuario. Se deberá tener en cuenta las siguientes observaciones a la hora de modificar un usuario: Para poder modificar los datos de un usuario se debe contar con el rol de apoderado, representante legal o administrador. Siempre debe haber al menos un usuario Apoderado o Representante Legal, esto significa que no será posible cambiarle dicho rol, si éste es el único que se encuentra activo. Es importante recordar que al modificar el rol de usuario y establecerlo como Apoderado o Representante legal, es necesario realizar la autenticación con la documentación correspondiente en RIUPP. 15 Buenos Aires Compras - Proveedores

16 Eliminar usuario Al seleccionar la acción Eliminar usuario (3), de la pantalla Administrar usuarios, el sistema presentará una ventana de confirmación. Si se acepta la acción, el usuario seleccionado es quitado de la lista de usuarios, por el contrario si se cancela, el usuario seleccionado no será quitado de la lista. Se deben tener en cuenta las siguientes observaciones a la hora de eliminar un usuario: Para poder eliminar un usuario se debe contar con el rol de apoderado, representante legal o administrador. Siempre debe haber al menos un usuario Apoderado o Representante Legal, esto significa que no será posible cambiarle dicho rol, si éste es el único que se encuentra activo. Ver Información de Usuario Al seleccionar la acción Ver información de usuario (4), de la pantalla Administrar usuarios, el sistema mostrará los datos que fueron cargados al crear el usuario. Los datos en esta pantalla no podrán editarse. Ver historial de usuario 16 Buenos Aires Compras - Proveedores

17 Al presionar el ícono Ver historial (5), de la pantalla Administrar usuarios, el sistema mostrará los cambios que se fueron registrando a lo largo del tiempo respecto al usuario seleccionado. En dicha pantalla podrá observar el nombre de usuario, rol y estado actual, las acciones realizadas, fecha, hora y usuario que ha realizado los cambios. Modificar Datos del Proveedor Para modificar los datos personales ingresados previamente al sistema, el usuario deberá acceder al sistema con su nombre de usuario y clave. Luego, desde el menú Administración, seleccionar la opción del submenú Modificar datos del proveedor. El sistema mostrará una pantalla con los datos que fueron ingresados en el formulario de preinscripción. El usuario podrá modificar todos los datos cargados con anterioridad, excepto: Tipo de Proveedor Número de C.U.I.T / C.U.I.L Finalmente se oprimirá el botón Actualizar para guardar los cambios, o el vínculo Volver para mantener los datos sin editar. 17 Buenos Aires Compras - Proveedores

18 Cambiar Clave Todos los usuarios registrados podrán modificar su clave de acceso al sistema. Para ello deberán clickear sobre el vínculo Cambiar clave que se encuentra en la parte superior derecha de la barra de menú. En la nueva pantalla deberá ingresar su clave actual y una nueva que posea como mínimo 8 caracteres alfanuméricos y como máximo 15. Finalmente al presionar el botón Cambiar clave, el sistema registrará la nueva clave. En caso de no querer guardar los cambios, deberá seleccionar el vínculo Ir al Escritorio. 18 Buenos Aires Compras - Proveedores

19 Ingresar datos impositivos Los usuarios proveedores, podrán ingresar su situación impositiva entrando con su usuario y clave, luego habrá que seleccionar del menú principal Situación impositiva, y el submenú Ingresar datos impositivos. En el formulario que presentará el sistema a continuación, deberá completar los datos requeridos y finalmente presionar el botón Guardar. Es necesario aclarar que para realizar alguna modificación de estos datos, deberá contactarse con Contaduría General / RIUPP. 19 Buenos Aires Compras - Proveedores

20 Solicitar Baja del Proveedor El usuario con rol Apoderado o Representante Legal, podrá solicitar bajas como proveedor al RIUPP (Registro Informatizado Único y Permanente de Proveedores). Para dar de baja un usuario, deberá seleccionar del menú Administración el ítem Solicitar baja del proveedor. A través de esta opción el usuario podrá solicitar la baja como proveedor en el sistema BAC. Luego de ser aprobado y en caso de querer operar nuevamente en el sistema, se podrá solicitar la reincorporación al RIUPP. La baja será aprobada y notificada por el RIUPP, siempre y cuando no posea procesos pendientes, como ser: Ofertas Realizadas en un proceso no concluido. Órdenes de compra pendientes. 20 Buenos Aires Compras - Proveedores

21 Facturas pendiente de orden de pago. Sanciones y Penalidades en curso. Garantía sin ejecutar. Solicitar Reincorporación Cuando el usuario desee reintegrarse al RIUPP, luego de haber sido dado de baja, se hará clic sobre el vínculo Inscripción o Reincorporación ubicado en la página de inicio de la aplicación, y a continuación el sistema lo direccionará a la página principal para el registro de proveedores, donde deberá seleccionar el vínculo Reincorporación al registro de proveedores. 21 Buenos Aires Compras - Proveedores

22 Dentro de la pantalla de reincorporación, deberá ingresar el número de C.U.I.T. o C.U.I.L. según corresponda y presionar el botón Solicitar reincorporación para preinscribirse nuevamente como proveedor en RIUPP. Habrá que verificar si debe presentar nueva documentación. Si desea volver sin guardar habrá que hacer clic sobre el vínculo Volver. 22 Buenos Aires Compras - Proveedores

23 Proceso de Compra En el caso que el proveedor busque un proceso de compra para ver las condiciones del mismo, adquirir el pliego o cargar una oferta, ingresa por el menú Proceso de Compra al ítem Buscar Proceso de Compra. Accede al filtro de búsqueda, en el cual puede consultar por cualquiera de los campos. 23 Buenos Aires Compras - Proveedores

24 Administración de Garantías Si el proveedor quiere buscar una garantía incluida en un proceso de compra puede acceder desde el menú Administración de Garantías ítem Buscar Garantías. 24 Buenos Aires Compras - Proveedores

25 OC y Contrato En el caso que el proveedor busque un documento sea Orden de Compra o Contrato, ingresa por el menú OC y Contrato ítem Consultar Documento. Accede al filtro de búsqueda, en el cual puede consultar por cualquiera de los campos. 25 Buenos Aires Compras - Proveedores