Manual de Presentación de Oferta Electrónica

Transcripción

1 Manual de Presentación de Oferta Electrónica BAC Buenos Aires Compras Nuevo Sistema de Compras Electrónicas Es un sistema electrónico de compras y contrataciones público, transparente y de amplio acceso a través del cual, los Organismos que componen el Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires publican sus llamados y efectúan procesos de contratación electrónica de bienes y servicios necesarios para su administración y funcionamiento. El acceso se realiza a través de la página web

2 Contenido Introducción... 3 Cómo ingresar al portal Buenos Aires Compras?... 3 Requerimientos Técnicos para trabajar en el portal Buenos Aires Compras... 4 Ingreso Usuarios... 5 Ingreso y Confirmación de Ofertas... 7 Buscar Proceso de Compra... 8 Adquirir Pliego Ingresar Consulta Ingresar Ofertas Paso 1: Completar nombre de la oferta Paso 2: Completar oferta económica Paso 3: Ingresar requisitos mínimos PASO 4: Ingresar garantías y descuentos PASO 5: Confirmar e ingresar oferta Impugnación a la preadjudicación Orden de Compra y Contrato Garantía de Cumplimiento de Contrato Sustitución de la garantía de Cumplimiento de Contrato Estados Proceso de Compra Estados de la garantía Buenos Aires Compras - Proveedores

3 Introducción El sistema electrónico Buenos Aires Compras es una herramienta de apoyo en la gestión de Compras y Contrataciones que llevan adelante las entidades gubernamentales, permitiendo la participación de los compradores, proveedores y la comunidad. BAC se efectúa en el marco de lo normado por el Art. 83 de la Ley Nº y su Decreto reglamentario, el Decreto Nº 1145/GCBA/2009, la Resolución Nº 596/MHGC/11, la Resolución Nº 1160-MHGC-2011 y las Disposiciones Nº 115 y 119/DGCYC/11. De esta manera, la compra atraviesa los pasos necesarios para ofertar y adquirir los productos de forma on line, de manera ágil, transparente y segura. 3 Buenos Aires Compras - Proveedores

4 Cómo ingresar al portal Buenos Aires Compras? Colocar en la barra de direcciones: Requerimientos Técnicos para trabajar en el portal Buenos Aires Compras Resolución de pantalla recomendada mínimo 1024 x Buenos Aires Compras - Proveedores

5 Ingreso Usuarios El proveedor ingresa al sistema con su usuario y contraseña. El nombre de usuario es la identificación base, que tiene una persona para trabajar en el Portal de BAC y se le asigna cuando es creado como usuario del sistema. La clave de acceso es la forma de validar la identificación del usuario, debe tener un mínimo de 8 y un máximo de 15 caracteres. Si ha olvidado la clave de acceso al Portal de BAC, se deberá hacer clic en el vínculo Olvidé mis datos que aparece debajo de la celda Clave de Acceso en la pantalla de inicio, se accede a un sistema de ayuda que lo orienta para obtener este dato. Para recuperarla deberá ingresar su nombre de usuario y correo electrónico con el que se haya registrado, finalmente deberá oprimir el botón Solicitar. 5 Buenos Aires Compras - Proveedores

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7 Ingreso y Confirmación de Ofertas El proveedor que se encuentre interesado en participar de un proceso de compras y/o contrataciones debe adquirir el pliego mediante BAC y sólo después de esto podrá ser participante y realizar su oferta1. El Acta de apertura de ofertas se efectúa a través de BAC y en forma automática, liberándose las ofertas en el día y hora establecidos previamente en el Pliego de Bases y Condiciones Particulares. Se formula electrónicamente el Acta, para conocimiento de los participantes en el proceso2. A través de BAC el proveedor puede formular consultas, solicitar aclaraciones e impugnar los Pliegos de Bases y Condiciones dentro del periodo establecido en ellos, el que en ningún caso podrá ser inferior a setenta y dos (72) horas previas a la fecha y hora fijada para la Apertura de Ofertas. La UOA (Unidad Operativa de Adquisiciones) elabora circulares referidas a las consultas y/o aclaraciones y las publica en BAC3. Posicionarse en Proceso de Compras y seleccionar la opción Buscar Proceso de Compras. 1 Art. 14 del Decreto 1145-GCBA Art. 20 del Decreto 1145-GCBA Art. 15 del Decreto 1145-GCBA Buenos Aires Compras - Proveedores

8 Buscar Proceso de Compra El Proveedor ingresa el número de Proceso de Compras que se encuentra en estado Publicado por el número de Pliego que previamente fue notificado por mensajería. 8 Buenos Aires Compras - Proveedores

9 Presionando el ícono el sistema muestra el resultado de los datos ingresados. 9 Buenos Aires Compras - Proveedores

10 Adquirir Pliego Al presionar el ícono (Adquirir Pliego) se habilita la siguiente pantalla donde el proveedor adquiere el Pliego como paso previo a ingresar ofertas o realizar consultas. Al presionar el botón Adquirir Pliego el sistema muestra el siguiente mensaje de éxito y permite Ofertar o ingresar Consultas, dentro del plazo establecido en el pliego: 10 Buenos Aires Compras - Proveedores

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12 Ingresar Consulta Presionando el ícono (Ingresar Consulta) se habilita la siguiente pantalla, donde se completa el campo descripción. Al presionar el botón Enviar Consultas se visualiza el siguiente mensaje de éxito: 12 Buenos Aires Compras - Proveedores

13 Cuando el Comprador responde una consulta lo hace a través de Circulares Aclaratorias y automáticamente el proveedor recibirá una notificación como se muestra en el siguiente ejemplo. Si la Circular Aclaratoria es sin consulta la notificación llegará a todos los proveedores involucrados. Para ver la respuesta, el Proveedor busca el Pliego y selecciona el número de Proceso de Compras y busca la sección Circulares. 13 Buenos Aires Compras - Proveedores

14 A través del ícono (Circulares con o sin Consulta). (Ver Circular) se accede al detalle de cada una de ellas 14 Buenos Aires Compras - Proveedores

15 Ingresar Ofertas Con el Pliego en estado Publicado el proveedor presiona el ícono (Ofertar) para acceder a la pantalla de ingreso de Ofertas. 15 Buenos Aires Compras - Proveedores

16 Paso 1: Completar nombre de la oferta Una vez que el proveedor ingresa a ofertar con la acción correspondiente, visualiza la información básica del proceso de compra. Con el botón Vista preliminar del proceso de compras, el proveedor puede consultar el Pliego. Los pasos a completar aparecen divididos en solapas que se habilitan a medida que se ingresa la información necesaria para la oferta. Es posible desplazarse por las distintas solapas para facilitar la carga de la oferta. En esta primer solapa, se Ingresa el Nombre de la Oferta, la Descripción, se selecciona la moneda y presionando el botón Siguiente Paso se habilita el Paso Buenos Aires Compras - Proveedores

17 Paso 2: Completar oferta económica A medida que se ingresa la información correspondiente las solapas se indican con el color verde, de esta manera la solapa 1 se encuentra coloreada. La solapa 2 es obligatoria por eso la observamos en color rojo al igual que la solapa correspondiente al paso 3. Aún no se habilitan los pasos 4 y 5. En el paso 2, el proveedor visualiza la grilla compuesta de los renglones a ofertar. 17 Buenos Aires Compras - Proveedores

18 Cada renglón tiene la acción que permite ingresar las especificaciones del proveedor, la cantidad a ofertar y el precio unitario final. Aclaración: aparece un mensaje que indica si es obligatorio ofertar la cantidad total de renglones según lo especificado en el pliego. Se presiona el icono siguiente imagen. que permite ofertar el renglón y el sistema arroja la 18 Buenos Aires Compras - Proveedores

19 Aclaración: aparece un mensaje que indica si es obligatorio ofertar la totalidad de la cantidad solicitada según lo especificado en el pliego. Se deben ingresar los campos obligatorios los cuales estan indicados con asteriscos rojos. Entonces, el proveedor completa la cantidad ofertada, el precio unitario y las especificaciones técnicas. También se ingresan los anexos correspondientes a las especificaciones y las imágenes del producto a ofertar. 19 Buenos Aires Compras - Proveedores

20 El proveedor deberá ingresar de forma obligatoria los anexos o imágenes si así se especificó en el pliego, Con el botón Guardar y volver se vuelve a la pantalla anterior y desde allí se presiona Siguiente Paso para habilitar el Paso Buenos Aires Compras - Proveedores

21 Al final de la pantalla aparece la cantidad de ítems ofertados y el total ofertado por el proveedor. 21 Buenos Aires Compras - Proveedores

22 Paso 3: Ingresar requisitos mínimos 22 Buenos Aires Compras - Proveedores

23 Si en el Pliego se solicitó presentar documentación, el proveedor deberá presentarla en la dirección indicada o anexar electrónicamente el documento en este paso. Presionar el vínculo Anexar para ingresar electrónicamente el documento de acuerdo al tipo de requisito seleccionado y completar los campos de ingreso obligatorio. Presionando el botón Ingresar Archivo los datos se trasladan al Recuadro Anexos Ingresados y se visualiza el siguiente mensaje de éxito: 23 Buenos Aires Compras - Proveedores

24 El proveedor puede anexar documentos adicionales que no hayan sido solicitados en el pliego. Presionando el botón Anexos Adicionales comenzar con la carga. se accede a la pantalla para 24 Buenos Aires Compras - Proveedores

25 Ingresar los datos de ingreso obligatorio y presionando el botón Ingresar Archivo los datos se trasladan al Recuadro Anexos Ingresados y el sistema arroja el siguiente mensaje de éxito: 25 Buenos Aires Compras - Proveedores

26 Luego de concluir con la carga se visualiza de la siguiente manera, presionando el botón Siguiente Paso se habilita el Paso Buenos Aires Compras - Proveedores

27 PASO 4: Ingresar garantías y descuentos El proveedor debe presentar la garantía correspondiente en la oferta, ya sea porque el monto total de la oferta supera las unidades de compra o porque fue solicitada en el pliego por excepción según el art. 101 de la Ley Buenos Aires Compras - Proveedores

28 Ingresar las garantías solicitadas según lo definido en el Pliego, con el botón Ingresar Garantías el proveedor accede al formulario y completa los siguientes campos: Tipo de Garantía: en este caso es la garantía de mantenimiento de oferta, porque el sistema valida el estado del proceso de compras. Forma: es el medio por el cual paga el porcentaje correspondiente, que puede ser efectivo, cheque, seguros, título público, aval bancario. Número de Documento: es el número de documento de la garantía. Monto: el monto correspondiente al porcentaje de la garantía. Entidad Legal: es quien emite la garantía, puede ser el banco o la aseguradora. Observaciones: es un campo de texto libre para que el proveedor ingrese las observaciones que considere necesarias. 28 Buenos Aires Compras - Proveedores

29 Según el art. 100 de la Ley 2.095, no pueden ser rechazadas las ofertas cuando, por error, la garantía presentada sea de un importe inferior a la que corresponda, siempre que la diferencia no sea superior a un VEINTE POR CIENTO (20%) del importe correcto. Si en el proceso de evaluación de ofertas se observa el error señalado, debe intimarse al oferente a cubrir la diferencia en un plazo de TRES (3) días, bajo apercibimiento de aplicar las penalidades establecidas para el desistimiento de la oferta. 29 Buenos Aires Compras - Proveedores

30 Una vez que la garantía queda ingresada, con el botón Guardar y Volver, el proveedor continúa con el siguiente paso. Presionar el botón Siguiente Paso para que se habilite el Paso 5. En caso de ingresar una garantía en el sistema la misma debe ser presentada en soporte físico en la UOA, teniendo un plazo máximo de hasta 24 hs. hábiles pasada la fecha de apertura. 30 Buenos Aires Compras - Proveedores

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32 PASO 5: Confirmar e ingresar oferta 32 Buenos Aires Compras - Proveedores

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34 Por último el proveedor confirma la oferta (aceptando las condiciones de la Declaración Jurada de la Aptitud para Contratar). Para editar o ver el estado de la oferta el Proveedor busca el Proceso de Compras. 34 Buenos Aires Compras - Proveedores

35 Presionando el ícono permite modificar los datos ingresados: (Ver Oferta) se habilita la siguiente pantalla que 35 Buenos Aires Compras - Proveedores

36 Al presionar el ícono alerta: (editar) el sistema muestra el siguiente mensaje de 36 Buenos Aires Compras - Proveedores

37 Una vez que el Proceso de Compras se encuentra en estado En Apertura el proveedor puede realizar las siguientes acciones: Presionando el ícono (Ingresar Observaciones) se habilita la siguiente pantalla que cuenta con un campo de texto que permite ingresar las observaciones que considere necesarias: 37 Buenos Aires Compras - Proveedores

38 Al presionar el botón Enviar Observación los datos se trasladan al recuadro Sección Observaciones y el sistema arroja el siguiente mensaje de éxito: 38 Buenos Aires Compras - Proveedores

39 Presionando el ícono impresión del mismo. (Ver Ofertas) se accede al detalle de las ofertas e 39 Buenos Aires Compras - Proveedores

40 El dictamen de evaluación de las ofertas debe emitirse dentro del término de cinco días a partir de la fecha de apertura de ofertas4. Una vez que el proceso de compras se encuentra en estado Pre Adjudicado, los proveedores pueden impugnar el Dictamen de Evaluación de Ofertas dentro del plazo de 3 días de su publicación en BAC, previo deposito de la garantía pertinente5. Impugnación a la preadjudicación Una vez que el proceso de compras se encuentra en estado Pre Adjudicado, los proveedores pueden impugnar el Dictamen de Evaluación de Ofertas dentro del plazo de 3 días de su publicación en BAC, previo deposito de la garantía pertinente 6. El proveedor ingresa en el sistema y busca el proceso de compras. Con el botón Solicitud de impugnación a la preadjudicación ingresa al detalle de impugnación. 4 Art. 22 del Decreto 1145-GCBA Art. 23 del Decreto 1145-GCBA Artículo 23 del decreto Buenos Aires Compras - Proveedores

41 De cada renglón que compone la oferta selecciona aquello que impugna y menciona las observaciones correspondientes. Tiene la posibilidad de ingresar anexos. Con el botón Ingresar Garantías, el proveedor accede al formulario y completa los siguientes campos: Tipo de Garantía: en este caso es la garantía de impugnación a la Preadjudicación, porque el sistema valida el estado del proceso de compras. 41 Buenos Aires Compras - Proveedores

42 Forma: es el medio por el cual paga el porcentaje correspondiente, que puede ser efectivo o cheque. Número de Documento: es el número de documento de la garantía. Monto: el monto correspondiente al porcentaje de la garantía. Entidad Legal: es quien emite la garantía, puede ser el banco o la aseguradora. Observaciones: es un campo de texto libre para que el proveedor ingrese las observaciones que considere necesarias. 42 Buenos Aires Compras - Proveedores

43 Con el botón Guardar y volver la garantía queda ingresada en el sistema, el proveedor presenta la documentación en la Unidad Operativa de Adquisiciones dentro del plazo de impugnación correspondiente. Una vez recepcionada la garantía pasa a estado en custodia. Finalizada la etapa de impugnación, de no existir impugnaciones, el pliego pasa a estado Disponible para adjudicar. De caso contrario, de existir una solicitud y la garantía asociada, el pliego pasa a estado en proceso de impugnación. Una vez, que el proceso se encuentra Adjudicado, el contrato se perfecciona con la notificación mediante BAC de la Orden de Compra al adjudicatario. El proveedor tiene tres días para perfeccionar la Orden de Compra. Orden de Compra y Contrato Posicionarse en Orden de Compra y elegir la opción Consultar Documento. 43 Buenos Aires Compras - Proveedores

44 Ingresar el N de Orden de Compra y presionar el ícono Proceso de Compras y presionar el botón Buscar. o el N de Con la Orden de Compra en estado Autorizado el proveedor presiona el ícono (Recibir Documento Contractual) para ingresar al formulario. El sistema muestra el siguiente mensaje con la vista previa de la OC: 44 Buenos Aires Compras - Proveedores

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47 El Proveedor recibe la OC a través del botón Recibir el sistema muestra el siguiente mensaje: 47 Buenos Aires Compras - Proveedores

48 Garantía de Cumplimiento de Contrato Una vez que el proveedor recibe la Orden de Compra y la misma queda en estado perfeccionada, se habilita la acción Ingresar garantía de cumplimiento de contrato. Al ingresar esta garantía está en condiciones de que reintegren la garantía de mantenimiento de oferta. El proveedor accede al formulario y completa los siguientes campos: Tipo de Garantía: en este caso es la garantía de cumplimiento de contrato, porque el sistema valida el estado del proceso de compras. 48 Buenos Aires Compras - Proveedores

49 Forma: es el medio por el cual paga el porcentaje correspondiente, que puede ser efectivo, cheque, seguros, título público, aval bancario. Número de Documento: es el número de documento de la garantía. Monto: el monto correspondiente al porcentaje de la garantía. Entidad Legal: es quien emite la garantía, puede ser el banco o la aseguradora. Observaciones: es un campo de texto libre para que el proveedor ingrese las observaciones que considere necesarias. Ingresa la garantía y guarda la información. La garantía queda en estado ingresada. 49 Buenos Aires Compras - Proveedores

50 El proveedor tiene 5 días para presentar la documentación correspondiente a la garantía en la Unidad Operativa de Adquisiciones (UOA). Con la Orden de Compra en estado Perfeccionada, el proveedor debe continuar con la entrega del producto según lo pautado en el pliego. Sustitución de la garantía de Cumplimiento de Contrato En el caso de la garantía de cumplimiento de contrato, el proveedor puede pedir la sustitución de la garantía a medida que realice entrega de insumos solicitados. Busca la garantía, la tilda y con el botón Solicitar sustitución de garantía ingresa la nueva garantía que sustituye a la anterior. 50 Buenos Aires Compras - Proveedores

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52 Una vez que ingrese la nueva garantía el sistema muestra el siguiente mensaje de éxito: 52 Buenos Aires Compras - Proveedores

53 El proveedor presenta la documentación en la Unidad Operativa de Adquisiciones. El proveedor puede realizar una vista previa del formulario e importarlo a PDF. Para realizar una vista previa del formulario el Proveedor busca la OC y selecciona el vínculo con el número de la Orden de Compra OC Buenos Aires Compras - Proveedores

54 En caso de igualdad de precios, la CEO (Comisión Evaluadora de Ofertas) invita a los proveedores involucrados en el empate de ofertas a que formulen una mejora de precios dentro del plazo de 2 días de recibida la invitación (la ley habilita dicho procedimiento pero aún no es posible realizarlo en BAC, se debe realizar por fuera del circuito electrónico). Las nuevas ofertas son abiertas en el día y hora establecidos para la mejora de precios. De subsistir el empate se procederá a sorteo público7. En el caso de prerrogativa, cuando la CEO estima que el precio de la mejor oferta y más conveniente presentada es excesivo, podrá solicitar al proveedor una mejora de precios8. 7 Art. 24 del Decreto 1145-GCBA Art. 25 del Decreto 1145-GCBA Buenos Aires Compras - Proveedores

55 Estados Proceso de Compra Publicado: el pliego se encuentra en estado Publicado una vez que pasa el día y hora de publicación que se estableció en el cronograma. En Apertura: el pliego se encuentra en estado Apertura cuando está en condiciones de iniciarse la evaluación de ofertas. Preadjudicado: el pliego se encuentra en estado Preadjudicado cuando finalizó la etapa de evaluaciones y la CEO autorizó el Dictamen de Evaluación. Adjudicado: el pliego se encuentra en estado Adjudicado una vez que finalizó la etapa de adjudicación en la cual se selecciona al adjudicatario. Orden de Compra Autorizada: la orden de compra se encuentra en estado Autorizada una vez que finaliza la etapa de adjudicación. Orden de Compra Perfeccionada: la orden de compra se encuentra en estado perfeccionada una vez que el proveedor recibe el documento. Estados de la garantía Ingresada: la garantía adquiere este estado cuando el proveedor la ingresa. En custodia: adquiere este estado cuando el proveedor presenta la garantía en la Unidad Operativa de Adquisiciones y el usuario recepcionista físico la acepta en el sistema. Reintegrada: se reintegra la garantía, ya sea porque el proveedor no fue preadjudicado o porque salió preadjudicado y en ese caso presenta la garantía de cumplimiento de contrato. En custodia con solicitud de sustitución: cuando el proveedor solicita la sustitución de la garantía. Sustituida: en el caso de la garantía de cumplimiento de contrato el proveedor puede pedir la sustitución de la misma a medida que entrega los insumos solicitados. Cuando se acepta la garantía queda sustituida. 55 Buenos Aires Compras - Proveedores

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