Manual de uso Módulo Grandes Compras para Tienda ChileCompraLibros Compradores

Transcripción

1 Manual de uso Módulo Grandes Compras para Tienda ChileCompraLibros Compradores Septiembre

2 ÍNDICE DE CONTENIDOS 1. INTRODUCCIÓN 3 2. INGRESO AL MÓDULO 4 3. CREAR UNA SOLICITUD DE COMPRA MAYOR 6 4. GESTIONAR SOLICITUDES DESPUÉS DE ENVIADAS ACTA DE APERTURA PROCESO ADJUDICACIÓN 19 2

3 INTRODUCCIÓN El módulo de Grandes Compras está disponible en el catálogo electrónico ChileCompra Libros en MercadoPublico.cl. Es una aplicación que permite a los compradores realizar un llamado a todos los proveedores adjudicados de la Tienda Chilecompra Libros en un ambiente transparente y directo. Los proveedores podrán responder al llamado con el ingreso de sus ofertas en un ambiente cerrado a través de su BackOffice. Este módulo es una herramienta que permite al sistema poder acceder a realizar una compra mayor a 1000 UTM. Cuando se hace este tipo de compra, se indican todas las características necesarias a través de un formulario y éste se envía al sistema. Se activa en el sistema enviando un mensaje a los escritorios privados del proveedor ( 1 BackOffice) de todos los proveedores del convenio que pueden participar y un mensaje por a cada uno de ellos. Además, se despliega en cada BackOffice los llamados existentes. Para acceder a este módulo el comprador debe ingresar a la Tienda Chilecompra Libros. 1 BackOffice: Se encuentran todos los accesos directos a las aplicaciones del usuario, en donde se podrá acceder de forma rápida a las administraciones que determine su rol. 3

4 1. INGRESO AL MÓDULO Para ingresar al módulo debe ir a la opción Catálogos Electrónicos y hacer clic sobre la opción ChileCompra Libros. 4

5 Posteriormente debe ingresar directamente en el ícono de Grandes Compras 5

6 Una vez dentro se visualiza el buscador de solicitudes ya realizadas y la opción para crear una nueva solicitud. Al presionar BUSCAR se despliegan todas las solicitudes de la Unidad Compradora. 2. CREAR UNA SOLICITUD DE COMPRA MAYOR Al presionar Crear Nueva Solicitud Compra Mayor se despliega el formulario Cotizador de compras mayores. Para hacer una solicitud de compras mayores, se debe indicar el requerimiento específico de la siguiente forma: 6

7 Una vez completado el formulario tendrá la opción de ingresar archivos anexos. Recuerde que debe colocar una fecha de cierre de 10 días después de la fecha de envío. Tendrá la opción de elegir el tipo de producto para su requerimiento y así sólo convocar a los proveedores pertenecientes a dicho tipo de producto. 7

8 Para seleccionar un producto deberá hacer clic en ícono de la lupa y buscar el tipo de producto que requiere. El producto se desplegará y luego deberá presionar AGREGAR. 8

9 Luego de ser ingresados los tipos de productos, el comprador debe llenar los datos de contacto y agregar los archivos adjuntos. 9

10 Podrá ingresar la cantidad de archivos que estime necesario, pero debe necesariamente ingresar un Excel que contenga los títulos solicitados. Los archivos permitidos para ser ingresados son: Excel (.xls) Word (.doc) PowerPoint (.ppt) y PDF (.pdf). Siempre se debe llenar el campo descripción. Cuando se han agregado los archivos quedarán disponibles para el formulario, podrán ser eliminados durante el proceso de confección y antes del envío. 10

11 Para terminar con la solicitud debe presionar el botón GUARDAR. Al Guardar se creará la solicitud con un código interno y permitirá que ésta sea enviada. 11

12 Cuando se genera el código de la solicitud, puede publicar la solicitud a través del botón que se destaca en la imagen. 12

13 Al presionar el botón Publicar Solicitud el sistema desplegará un mensaje que indica que la solicitud ha sido publicada exitosamente. 13

14 3. GESTIONAR SOLICITUDES DESPUÉS DE ENVIADAS En la opción Ver Solicitud siempre estará disponible el formulario de solicitud y sus archivos para poder visualizarlos. También tendrá un resumen de los atributos de la solicitud como: Código, Nombre, Tipo, Fecha de Cierre, Fecha de Entrega, estado y las acciones. Estas acciones contemplan: Ver solicitud, Ver Ofertas, Ver Acta de Apertura, Ver Acta de Adjudicación. El comprador sólo tendrá disponible la opción Ver Solicitud antes del cierre de la solicitud. 14

15 Después de cumplida la fecha de cierre de la solicitud, el sistema automáticamente generará un Acta de Apertura y se activará la funcionalidad Ver Ofertas. De este modo podrá descargar las ofertas que hubiesen llegado de parte de los proveedores para luego hacer su evaluación. 15

16 4. ACTA DE APERTURA Al presionar el ícono Ver Ofertas, el comprador accederá directamente a las ofertas de la solicitud, donde aparecerá la información de cada uno de los proveedores que hayan ofertado. 16

17 Cada una de las ofertas, los proveedores tendrán un código (GC3-P2) ASOCIADA A LA SOLICITIUD CG3. Cada una de las ofertas, tendrá la opción de rechazar o adjudicar. 17

18 Cada una de las ofertas de los proveedores tiene la siguiente información: - Descripción de compra. - Número de títulos de mi oferta. - Número de ejemplares de mi oferta. - Despacho de mi oferta (en días). - Valor de mi oferta total (en $). - Lugar de despacho. - Contacto. - Condiciones generales de la entrega. - Observaciones del Proveedor. Después de realizar la descarga y evaluación de ofertas, deberá confeccionar una Acta de Adjudicación que será incluida en el formulario de adjudicación. 18

19 5. PROCESO DE ADJUDICACION Para realizar el proceso de adjudicación debe completar el formulario, marcar a cada uno de los proveedores seleccionando la alternativa Adjudicar o Rechazar y adjuntar el Acta de adjudicación. Éste debe indicar en detalle aspectos de la adjudicación como: títulos elegidos, puntajes, valores, participantes de la comisión y resolución final del organismo público al cual pertenece el comprador. 5.1 Complete el formulario. 5.2 Marque adjudicar o rechazar en cada una de las ofertas. 19

20 5.3 Debe anexar archivos como el acta u otro asociado a la compra mayor Y luego debe presionar Guardar y Publicar. Una vez que publica, los proveedores podrán acceder a la información de adjudicación y deberán incluir los títulos seleccionados con los precios correspondientes. Al publicar, se despliega el ícono Ver Acta de Adjudicación, el cual estará disponible para todos los participantes. 20

21 5.4 Acta de Adjudicación El acta queda publicada para todos los participantes de la oferta. 21