CONVENIO MARCO MANUAL DE USUARIO PARA ENTIDADES COTIZACIÓN Y COMPRAS. Marzo de 2007

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1 MANUAL DE USUARIO PARA ENTIDADES COTIZACIÓN Y COMPRAS Marzo de 2007 Versión 1 PÁG. 1

2 INDICE I. INTRODUCCIÓN... 3 II. PASOS PARA COMPRAR Y/O COTIZAR A TRAVÉS DEL MÓDULO DE DEL SEACE Flujograma Ingresar al Catálogo de Productos de Convenio Marco Acceso al Catálogo de Convenio Marco Fichas de Convenio Marco Configurar el Lugar de Entrega Buscar las Fichas en el Catálogo Búsqueda por Categorías Búsqueda a través del Buscador de Productos Seleccionar al proveedor y agregar productos al Carrito de Compra Selección del proveedor Agregar productos al Carrito de Compra Visualización del Contenido del Carrito de Compra Generar las Órdenes de Compra y/o Solicitudes de Cotización Generación de las Órdenes de Compra o Solicitudes de Cotización Visualización de las Órdenes de Compra o Solicitudes de Cotización Modificación de datos de una Orden de Compra o de una Solicitud de Cotización Enviar la Solicitud de Cotización (a través del SEACE) Recepcionar la Cotización del Proveedor Generar la Orden de Compra Enviar la Orden de Compra al proveedor (presencialmente) Confirmar la recepción de la Orden de Compra Asociar el PAAC a la Orden de Compra Registrar el Contrato. 31 PÁG. 2

3 I. INTRODUCCIÓN El presente Manual tiene por finalidad describir los pasos a seguir cuando una Entidad requiere comprar bienes o contratar servicios incluidos en el Catálogo de Productos de Convenio Marco del SEACE. El procedimiento de Compras por Convenio Marco se encuentra regulado por el Reglamento de la Modalidad Especial de Selección por Convenio Marco (Resolución Nº /CONSUCODE/ PRE). A continuación se presenta algunas recomendaciones para realizar compras por Convenio Marco: 1. Examine las variables relevantes para su compra Si bien los parámetros de calidad de los bienes y servicios están definidos en las bases de los Convenio Marco, cada proveedor puede ofrecer bienes o servicios de distinta calidad. Se sugiere revisar características como: desempeño, materiales, garantías, certificaciones, rendimiento, etc. Un mismo producto puede ser ofrecido en el Catálogo a DIFERENTES PRECIOS dependiendo de la oferta del proveedor y de las condiciones comerciales establecidas en el Convenio Marco suscrito con cada proveedor. 2. Defina claramente su requerimiento Antes de ingresar al Catálogo de Productos, defina bien su requerimiento, identifique sus especificaciones tanto técnicas como comerciales. Los bienes y servicios disponibles son los que el Catálogo de Productos indica, si éstos no cubren su requerimiento deberá efectuar su compra según los procedimientos indicados en la normativa vigente. No debe negociar variaciones a productos, condiciones comerciales, o precios con los proveedores. 3. Verifique el presupuesto disponible No inicie una compra o adquisición si no tiene claro cuál es el presupuesto disponible para satisfacer su requerimiento. Asegúrese de contar con las autorizaciones y/o aprobaciones necesarias. 4. Reporte condiciones más ventajosas Si conoce de algún bien o servicio que por coyunturas de mercado u otras circunstancias, puede ser adquirido en condiciones más ventajosas fuera del Catálogo, informe de ello a la Subgerencia de Administración de Procesos Especiales de CONSUCODE. 5. Compare ofertas A fin de elegir la oferta más ventajosa, elabore un cuadro comparativo con las alternativas identificadas que satisfacen su requerimiento, incluya detalles como: precio, flete, garantías, tiempos de despacho, etc. PÁG. 3

4 II. PASOS PARA COMPRAR Y/O COTIZAR A TRAVÉS DEL MÓDULO DE DEL SEACE INICIO 1. INGRESAR AL CATÁLOGO DE PRODUCTOS DE 2. CONFIGURAR EL LUGAR DE ENTREGA 3. BUSCAR LAS FICHAS EN EL CATÁLOGO 4. SELECCIONAR AL PROVEEDOR Y AGREGAR PRODUCTOS AL CARRITO DE COMPRA COMPRA COTIZA O COMPRA? COTIZA 5. GENERAR LAS ÓRDENES DE COMPRA Y/O SOLICITUDES DE COTIZACIÓN 6. ENVIAR LA SOLICITUD DE COTIZACIÓN AL PROVEEDOR 7. RECEPCIONAR LA COTIZACIÓN DEL PROVEEDOR 8. GENERAR LA ORDEN DE COMPRA SÍ COMPRA? NO 9. ENVIAR LA ORDEN DE COMPRA (PRESENCIALMENTE) 10. CONFIRMAR LA RECEPCION DE LA ORDEN DE COMPRA 11. ASOCIAR EL PAAC A LA ORDEN DE COMPRA 12. REGISTRAR EL CONTRATO FIN Pasos a seguir para Comprar: 1, 2, 3, 4, 5, 9, 10, 11, 12. Pasos a seguir para Cotizar: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7. Pasos a seguir para Cotizar y Comprar: 1 al 12. PÁG. 4

5 1. INGRESAR AL CATÁLOGO DE PRODUCTOS DE 1.1 Acceso al Catálogo de Convenio Marco Ingrese al módulo de Entidades Públicas del SEACE ( En la opción Convenio Marco del menú, seleccione Comprar por Conv.Marco PÁG. 5

6 A continuación visualizará el Catálogo de Productos de Convenio Marco que contiene las Fichas electrónicas con el detalle de las características y condiciones de los bienes y servicios ofrecidos por los proveedores. Cada vez que acceda a esta pantalla, el SEACE le mostrará accesos directos a un grupo de 6 Fichas de productos de diferentes proveedores, elegidas en forma aleatoria. 1.2 Fichas de Convenio Marco Las Fichas de Convenio Marco contienen las características y condiciones de los bienes y servicios ofrecidos por los proveedores conforme a lo dispuesto en las Bases y en las propuestas técnica y económica presentadas en un determinado Convenio Marco. Las Fichas muestran las siguientes opciones: Cobertura : Informa sobre las regiones y provincias a las que puede distribuir un proveedor además de su provincia de origen. Agregar para Comprar : El SEACE activará esta opción cuando el proveedor esté ubicado en la misma provincia que el lugar de entrega PÁG. 6

7 configurado. En este caso podrá realizar la compra directamente sin requerir una cotización previa del costo de envío. Agregar para Cotizar : El SEACE activará esta opción cuando el proveedor esté ubicado en una provincia distinta a la del lugar de entrega configurado pero su cobertura le permite acceder al mismo. En este caso podrá generar una Solicitud de Cotización a enviar al proveedor para que le indique el costo de distribuir el producto en el lugar de entrega. En el ejemplo se muestra dos Fichas de productos: Ver detalles : Al seleccionar esta opción accederá a una pantalla con pestañas que contienen información adicional que podrá utilizar en el momento de seleccionar un proveedor. Visualizará la siguiente información: Descripción del Producto Presenta datos adicionales del producto como, marca, precio, stock. Encontrará también información sobre el proveedor como razón social, RUC, página web, datos del contacto, entre otros. PÁG. 7

8 Atributos del producto Esta pestaña muestra especificaciones técnicas y datos complementarios sobre el uso del producto. Información acerca del Convenio Marco suscrito con el proveedor Podrá acceder a información y archivos con los términos del Convenio Marco como número, número de renovación, descripción, vigencia, garantía, monto mínimo de compra. Coberturas y Descuentos En esta pestaña observará el detalle de la cobertura y de los descuentos por monto total de compra que ofrecen los proveedores. Promociones Informa si existen promociones ofertadas por el proveedor para el producto que va a adquirir o servicio que va a contratar. PÁG. 8

9 2. CONFIGURAR EL LUGAR DE ENTREGA Antes de cotizar y/o comprar deberá configurar el lugar de entrega de su adquisición o contratación Para configurar el lugar de entrega de la adquisición o contratación seleccionará la opción Elegir un lugar ubicada debajo del Carrito de Compra. Esta opción aparecerá solo la primera vez que ingresa al Catálogo. Especificará los datos: región, provincia y distrito Enviar. y seleccionará la opción El SEACE guardará los datos configurados y aparecerán cada vez que ingrese al Catálogo. Podrán ser cambiados haciendo uso de la opción Cambiar de lugar. PÁG. 9

10 3. BUSCAR LAS FICHAS EN EL CATÁLOGO Para visualizar las ofertas de los proveedores que ofrecen su requerimiento, deberá ubicar las respectivas Fichas en el Catálogo de Convenio Marco. Si realiza la búsqueda de la Ficha por primera vez previamente deberá haber configurado el lugar de entrega (ver punto 2) Podrá realizar la búsqueda de una Ficha de dos formas: Por Categorías o a través del Buscador de Productos. 3.1 Búsqueda por Categorías En el Catálogo de Productos, ubicará y seleccionará la Categoría y Sub Categoría (de existir) a las que podría pertenecer el producto. Se muestra la búsqueda por categorías del producto: COMPACT DISC RECORDABLE 700MB/75MIN. Se seleccionó: Categoría: Medios Magnéticos. Sub categoría: CDs. CATEGORÍA SUB CATEGORÍA PÁG. 10

11 Seguidamente deberá hacer clic en el nombre del producto. El SEACE mostrará las Fichas de todos los proveedores que ofertan el producto. El SEACE activará la opción Agregar para cotizar que le permitirá solicitar cotizaciones a proveedores ubicados en una provincia diferente al lugar de entrega configurado, siempre que tal lugar se encuentre dentro de la cobertura del proveedor. PÁG. 11

12 3.2 Búsqueda a través del Buscador de Productos En el Buscador de Productos ingresará el nombre del producto y/o nombre del proveedor y seleccionará la opción Buscar. BUSCADOR DE PRODUCTOS El SEACE mostrará como resultado de la búsqueda las Fichas que coinciden con los parámetros ingresados en el buscador. Producto: CD PÁG. 12

13 4. SELECCIONAR AL PROVEEDOR Y AGREGAR PRODUCTOS AL CARRITO DE COMPRA 4.1 Selección del Proveedor Evalúe las ofertas que presentan las Fichas de los diversos proveedores y elija comprar y/o cotizar con el que más le conviene. La opción Ver Detalle de la Ficha del Producto dispone de información que le puede ayudar a la selección (ver punto 1.2). Antes de realizar una compra, tenga en cuenta que puede solicitar cotizaciones a proveedores ubicados en una provincia diferente al lugar de entrega configurado, siempre que tal lugar se encuentre dentro de la cobertura del proveedor. Se recomienda que elabore un cuadro comparativo con las alternativas identificadas que satisfacen su requerimiento Agregar productos al Carrito de Compra Luego de haber seleccionado al (los) proveedor(es), deberá agregar al Carrito de Compra los productos que va a comprar y/o cotizar. En la Ficha del proveedor elegido ingresará la cantidad requerida y seleccionará el botón Agregar para Comprar o Agregar para cotizar según lo requiera. El SEACE confirmará que el producto ha sido agregado al Carrito de Compra. Podrá seguir de esta forma agregando productos al Carrito de Compra ya sea para cotizar y/o para comprar. SE AGREGÓ 1 ITEM Al ingresar a la opción Ver Detalle de la Ficha, visualizará el botón Agregar para comprar o Agregar para cotizar según corresponda. A través de esta opción también podrá agregar productos al carrito ya sea para comprar y/o para cotizar. PÁG. 13

14 4.3 Visualización del Contenido del Carrito de Compra Para visualizar el contenido del Carrito de Compra deberá seleccionar la opción Ver items. Seguidamente visualizará los ítems contenidos en el carrito de compra, agrupados por proveedor en sus respectivas órdenes de compra y/o solicitudes de cotización en creación (en estado: para crear ) De requerirlo, podrá: Modificar la cantidad a comprar de algún ítem del carrito ingresando la nueva cantidad en el recuadro respectivo y seleccionando el botón Recalcular. Eliminar un producto: seleccionando el botón del nombre del producto. que aparece al costado Eliminar el contenido del carrito, eligiendo la opción Vaciar carrito de la lista Otras acciones. PÁG. 14

15 Imprimir el contenido del carrito seleccionando la opción Imprimir obtendrá una impresión del contenido del carrito que podrá utilizar como información para solicitar la disponibilidad de dinero y/u obtener las aprobaciones. Guardar el contenido del carrito a través de la opción Guardar carrito de la lista Otras Acciones usted puede guardar el contenido del carrito de compra y retomarlo luego. Importante: Las Órdenes de Compra y/o Solicitudes de Cotización que muestra esta pantalla están en proceso de creación (en estado: Para Crear) y aún no han sido generadas. PÁG. 15

16 5. GENERAR LAS ORDENES DE COMPRA Y/O SOLICITUDES DE COTIZACIÓN 5.1 Generación de las Ordenes de Compra o Solicitudes de Cotización Para generar las Ordenes de Compra o Solicitudes de Cotización deberá acceder a la pantalla que muestra el contenido del Carrito de Compra, con las Órdenes de Compra y/o Solicitudes de Cotización en estado para crear, (ver punto 4.3), y seleccionará la opción Generar Ordenes de Compra o Generar Solicitudes de Cotización según lo requiera. Al seleccionar cualquiera de las dos opciones: Generar Ordenes de Compra o Generar Solicitudes de Cotización el SEACE generará la respectiva Operación de Compra. Una Operación de Compra agrupa a un conjunto de Órdenes de Compra o a un conjunto de Solicitudes de Cotización contenidos en un Carrito de Compra Si el contenido de su Carrito de Compras presenta Ordenes de Compra y también Solicitudes de Cotización, deberá generar las dos Operaciones de Compra en forma separada: una Operación de Compra para las Órdenes de Compra y otra Operación de Compra para las Solicitudes de Cotización. PÁG. 16

17 Inmediatamente después de haber seleccionado Generar Ordenes de Compra o Generar Solicitudes de Cotización, visualizará una pantalla en la que deberá asignarle un nombre y una sigla al a la Operación de Compra. Puede elegir la sigla de la lista de siglas existentes o podrá ingresar una nueva. Para finalizar la operación seleccionará la opción Enviar. Asígnele a la Operación de Compra un nombre que le permita identificarla y una sigla que la diferencia de otras compras de la Entidad al igual que lo hace en los procesos de selección regulares. Hará clic en la opción Enviar. El SEACE confirmará que la Operación de Compra ha sido generada; por consiguiente sus respectivas órdenes de compra o solicitudes de cotización han sido creadas. Seleccionando la opción Abrir Operación podrá visualizar las Òrdenes de Compra y/o Solicitudes de Cotización creadas en la Operación. Seleccionando la opción Seguir comprando regresará al Catálogo de Productos para continuar agregando productos al carrito de compras. PÁG. 17

18 5.2 Visualización de las Órdenes de Compra o Solicitudes de Cotización Visualización a través de la Operación de Compra Podrá visualizar las Órdenes de Compra y/o Solicitudes de Cotización creadas, realizando la búsqueda de la respectiva Operación de Compra. Para esto, ingresará al portal de Entidades del SEACE y del menú Convenio Marco seleccionará la opción Operaciones de Compra. A continuación visualizará la lista de operaciones de compra generadas por el usuario. En la lista deberá ubicar la que desea visualizar, para esto podrá también ingresar parámetros de búsqueda : nombre de la operación (no necesariamente deberá estar completo), usuario, sigla de la operación o año y seleccionar la opción Buscar. Luego de ubicar la Operación de Compra que desea visualizar deberá hacer clic sobre el nombre de la misma. Nombre de la Operación Parámetros de Búsqueda PÁG. 18

19 Seguidamente visualizará las Órdenes de Compra o Solicitudes de Cotización creadas en la Operación de Compra y el estado de las mismas. Si requiere ver el detalle de una Orden de Compra o Solicitud de Cotización deberá hacer clic en el Nro. de la misma. Ver detalle Al ser creadas las Órdenes de Compra o Solicitudes de Cotización presentan el estado: Por enviar al Proveedor. Visualización a través de las Opciones : Órdenes de Compra o Solicitudes de Cotización También podrá visualizar una Orden de Compra o una Solicitud de Cotización en forma independiente de su respectiva Operación de Compra a través de las opciones: Órdenes de Compra o Solicitudes de Cotización del menú de Convenio Marco. PÁG. 19

20 Según la opción del Menú elegida el SEACE mostrará la lista de Órdenes de Compra o Solicitudes de Cotización creadas por el usuario. En la lista, deberá ubicar la Orden de Compra o Solicitud de Cotización que desee visualizar y hacer clic sobre el nombre de la misma. En estas pantallas podrá ubicar también una Orden de Compra o Solicitud de Cotización ingresando parámetros de búsqueda y seleccionando la opción Buscar. Parámetros de Búsqueda Parámetros de Búsqueda PÁG. 20

21 5.3 Modificación de Datos de una Orden de Compra o de una Solicitud de Cotización Para modificar los datos de una Orden de Compra o de una Solicitud de Cotización (generada) deberá visualizarla (ver 5.2) y hacer clic en el número de OC (Orden de Compra) o en el número de SC (Solicitud de Cotización). Número OC A continuación el SEACE mostrará el detalle de la Orden de Compra o Solicitud de Cotización creada. Podrá: Modificar la cantidad a comprar y/o cotizar:: ingresando una nueva cantidad en el recuadro respectivo Agregar productos (del mismo proveedor): eligiendo la opción Agregar Producto Eliminar productos: haciendo clic en Seleccionará a opción Grabar para guardar los cambios efectuados. Pantalla de Modificación de una Orden de Compra Ingresar cantidad PÁG. 21

22 Pantalla de Modificación de una Solicitud de Cotización Ingresar cantidad 6. ENVIAR LA SOLICITUD DE COTIZACIÓN AL PROVEEDOR El envío de una Solicitud de Cotización al proveedor se realizará a través del SEACE. Deberá visualizar la Solicitud de Cotización creada (ver punto 5.2), hacer clic en la Casilla de Selección y elegir la opción Enviar Solicitud de la lista Otras acciones. Casilla de Selección Enviar solicitud Podrá anular una solicitud seleccionando la opción Anular Solicitud de la lista Otras Acciones. No podrá recuperar una solicitud anulada. Para recuperar una solicitud enviada al proveedor seleccionará Recuperar Solicitud enviada. PÁG. 22

23 A continuación aceptará el envío de la Solicitud de Cotización al proveedor. El SEACE enviará un aviso informando que se completó la acción. Seleccionará la opción Regresar para visualizar la Solicitud de Cotización. La Solicitud de Cotización estará en estado: Por responder. Tenga en cuenta que la fecha que indica la Solicitud es el inicio del plazo máximo, dispuesto en el respectivo Convenio Marco, que tiene el proveedor para responder su solicitud de cotización. Revise la información acerca del Convenio Marco suscrito con el proveedor en la Ficha Electrónica opción: Ver detalles (Ver punto 1.2) PÁG. 23

24 7. RECEPCIONAR LA COTIZACIÓN DEL PROVEEDOR El proveedor responderá a su Solicitud de Cotización a través del SEACE. Usted deberá realizar el seguimiento respectivo de su Solicitud de Cotización visualizándola (ver punto 5.2) hasta que ésta cambie del estado: Por responder a Respondida. Observará los datos Plazo de Entrega y Costo de envío sin IGV enviados por el proveedor En caso el proveedor no responda a su Solicitud de Cotización, en el plazo indicado en el respectivo Convenio Marco, ésta cambiará al estado No respondida y el costo de envío será cero (0), pudiendo usted crear la correspondiente Orden de Compra con dicho valor. 8. GENERAR LA ORDEN DE COMPRA Luego evaluar la cotización del proveedor y en el caso decida aceptar la oferta, deberá generar la respectiva Orden de Compra. Visualizará la Solicitud de Cotización (ver punto 5.2), hará clic en la casilla de selección y elegirá la opción: Generar Orden de Compra de la lista Otras Acciones. PÁG. 24

25 Seguidamente deberá aceptar la Generación de la Orden de Compra. El SEACE enviará un aviso informando que se completó la acción. Seleccionará la opción Regresar para visualizar la Orden de Compra generada. Al seleccionar Regresar el SEACE abrirá la Operación de Compra y visualizará la Orden de Compra generada en estado Por enviar al Proveedor. PÁG. 25

26 9. ENVIAR LA ORDEN DE COMPRA (PRESENCIALMENTE) El envío de la Orden de Compra al proveedor deberá ser en forma presencial, según el procedimiento regular de cada Entidad. 10. CONFIRMAR LA RECEPCIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA Inmediatamente después que la Entidad haya obtenido la confirmación del proveedor en la que le indique: Que ha recepcionado la documentación física de la Orden de Compra y, Que está conforme con lo indicado en la documentación, deberá cambiar, el estado de la Orden de Compra de: Por enviar al proveedor a: Recepcionada. Para esto, visualizará y seleccionará la Orden de Compra (ver punto 5.2), y elegirá la opción Recepcionar. Seguidamente deberá aceptar la recepción de la Orden de Compra. PÁG. 26

27 A continuación ingresará la fecha de recepción de la Orden de Compra utilizando el botón:. Seleccionará la opción Grabar. El SEACE confirmará que la acción se ha completado. Deberá seleccionar Regresar. PÁG. 27

28 Visualizará que el estado de la Orden de Compra ha cambiado a Recepcionada por el proveedor. El SEACE indicará la fecha en que el proveedor ha recepcionado la Orden de Compra la misma que se considerará como inicio del plazo de entrega dispuesto en la Ficha. 11. ASOCIAR EL PAAC (PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES) A LA ORDEN DE COMPRA Para poder registrar el contrato deberá asociar los procesos del PAAC a los respectivos ítems de la Orden de Compra o de ser el caso deberán estar indicados como compras no programadas. Para esto, deberá visualizar la Orden de Compra (ver punto 5.2) y presionar el botón PACC. Note en la columna Cont (Contrato) la indicación sobre los ítems que faltan asociar el PAAC. PÁG. 28

29 Seguidamente deberá: Hacer clic en la casilla de selección del (los) ítem (s) de la Orden de Compra. Buscar en la lista de despliegue el respectivo proceso del PAAC a asociar o seleccionar la opción No programadas. Presionar el botón Asociar (si se está asociando un proceso del PAAC). Aceptará la asociación del proceso al ítem seleccionado. PÁG. 29

30 Seguidamente en la parte inferior de la pantalla que se muestra, visualizará los procesos del PAAC asociados al ítem de la Orden de Compra. De requerirlo podrá anular la asociación utilizando la opción Desasociar. Proseguirá de esta forma hasta que todos los ítems de la orden de compra presenten los respectivos procesos asociados y/o muestren la indicación no programada de ser el caso. A continuación se muestra un ejemplo: PÁG. 30

31 12. REGISTRAR EL CONTRATO Para finalizar con la compra por Convenio Marco deberá registrar en el SEACE el contrato suscrito con el proveedor para esto deberá visualizar la Orden de Compra (ver punto 5.2) y presionar el botón CONT el cual estará activo luego de haber asociado el PAAC a la Orden de Compra y que ésta haya sido recepcionada. Seleccionará la opción Crear. PÁG. 31

32 Deberá ingresar en los campos los datos del contrato creado, al igual como lo hace en los procesos de selección, y seleccionará opción Grabar, Finalmente el SEACE mostrará los datos ingresados del contrato. PÁG. 32