Guía de Uso Aplicativo Mis Pagos (Usuario Comprador)

Transcripción

1 Guía de Uso Aplicativo Mis Pagos (Usuario Comprador) 1

2 Tabla de Contenido 1. Introducción Beneficios Aspectos relevantes del aplicativo Aplicativo Mis Pagos Ingreso a la plataforma Mercado Público Ingreso al aplicativo Portada aplicativo Actualizar y revisar el estado de los pagos Pagos en Curso Solicitud de Pago Recibida Ver Detalle de la Solicitud de Pago Aceptar Solicitud de Pago Rechazar Solicitud de Pago Informar pago disponible de solicitud Pagos Finalizados Simbología y Plazos en los Semáforos Flujos de Pago

3 1. Introducción Esta guía presenta la funcionalidad del aplicativo Mis Pagos y tiene como objetivo guiar a los usuarios en la gestión de pago. La promoción del pago oportuno es una señal de apoyo e inclusión a los proveedores del Estado, estableciéndose como aquel que no supera el plazo máximo de 30 días corridos para los servicios de gobierno central y un máximo de 45 días corridos para los servicios del sector salud. Este se mide desde la fecha de recepción conforme o la aceptación del documento, hasta la fecha de pago. La Dirección de Compras y Contratación Pública, mediante el Oficio Circular n 14 del Ministro de Hacienda, adquiere la responsabilidad del Programa de Pago Oportuno (ChilePaga), el cual tiene como objetivo impulsar el cumplimiento oportuno de los compromisos de pago, de los Organismos Públicos a sus proveedores. Durante el 2015, esta acción se refuerza con la modificación al Reglamento de Compras Públicas, donde en el artículo 79 bis se indica lo siguiente:.- Salvo en el caso de las excepciones legales 1 que establezcan un plazo distinto, los pagos a los proveedores por los bienes y servicios adquiridos por las Entidades, deberán efectuarse por éstas dentro de los treinta días corridos siguientes a la recepción de la factura o del respectivo instrumento tributario de cobro. Sin perjuicio de lo anterior, podrá establecerse un plazo distinto en las bases, tratándose de licitaciones públicas o privadas, o en los contratos, tratándose de tratos directos, circunstancia que deberá sustentarse en motivos fundados. Con todo, para proceder a los mencionados pagos, se requerirá que previamente la respectiva Entidad certifique la recepción conforme de los bienes o servicios adquiridos por aquélla. Este concepto suple el silencio de las bases y refuerza por ley el cumplimiento de pago oportuno. Permitiendo fomentar y aportar el principio rector de transparencia y publicidad (Artículo 18 ley y 7 ley , Sobre Acceso a la información) Es importante mencionar que el aplicativo de Mis Pagos fue desarrollado bajo una metodología de diseño centrado en los usuarios. Esta metodología pone en práctica la implementación de pruebas sistemáticas de las distintas versiones de los aplicativos que están siendo desarrollados por la Dirección ChileCompra a través de las que se va recibiendo retroalimentación sobre usabilidad y otros 1 Excepción legal para el Sector Salud, quienes por Ley de Presupuesto, Partida 16, glosa 2, letra e 3

4 aspectos por parte de los usuarios, con el objetivo de realizar mejoras de forma continua. 4

5 2. Beneficios El módulo Mis Pagos tiene como objetivo apoyar la gestión de documentos para mejorar los tiempos de pago de los organismos públicos a los proveedores. Entre sus beneficios cuenta: COMPRADOR Permite priorizar y reducir los tiempos de pago a los proveedores Permite notificar al proveedor sobre la disponibilidad de su pago. Cerca de un 30% de los reclamos por pagos que ingresan a través de corresponden a documentos que ya estaban regularizados. Permite contar con información para la gestión de los documentos asociados a su institución PROVEEDOR Permite monitorear documentos (facturas, boletas, etc.) entregados a las instituciones para gestionar el pago y hacer seguimiento de etapas y responsables. Permite recibir notificaciones de documentos disponibles para pago por medio de un correo electrónico, manteniéndole informado de las fechas de pago. El sistema permite generar reclamos por no pago en un solo sitio de manera dinámica. 5

6 3. Aspectos relevantes del aplicativo El aplicativo Mis pagos presenta cinco hitos o acciones que se realizan dentro del portal según el perfil de usuario ya sea comprador o proveedor, para la efectividad de la gestión del pago. Estas acciones se darán en la medida que cada uno de los usuarios siga atentamente los pasos señalados en este aplicativo. Flujo de Pagos Asignación rol Mis Pagos Este rol permitirá a los usuarios gestionar y dar seguimiento a los documentos tributarios electrónicos que ingresen al aplicativo, y que se visualizan en el Menú Mis Pagos. Dentro de sus principales atributos está el de aceptar/rechazar un documento de pago, realizar seguimiento al total de documentos ingresados e informar cuándo, cómo y dónde el proveedor debe retirar un pago. La asignación de este rol debe realizarla el usuario del organismo con perfil Administrador. 6

7 Recomendación de uso de exploradores Para una experiencia de uso satisfactoria, se recomienda utilizar las últimas versiones de los siguientes exploradores: Mozilla Firefox. Google Chrome. Internet Explorer Aplicativo Mis Pagos 4.1 Ingreso a la plataforma Mercado Público Para ingresar a la plataforma de Mercado Público, abra las versiones de los exploradores indicados en los puntos anteriores y escriba Una vez dentro, debe acceder a su escritorio ingresando su nombre de usuario y contraseña como se indica en la pantalla. 7

8 4.2 Ingreso al aplicativo Una vez que accede a su escritorio haga clic en el menú Mis Pagos. En esta sección Ud. podrá visualizar: 1. Revisar Estados de Pagos 2. Informar Pago Disponible 8

9 4.3 Portada aplicativo Para acceder a revisar estados de pagos de su Institución, debe hacer clic en el botón Actualizar y revisar el estado de los pagos de la portada del aplicativo. Una vez realizado esto, podrá buscar y revisar los documentos ingresados por sus proveedores Actualizar y revisar el estado de los pagos 9

10 Además, podrá filtrar para visualizar todos o un estado específico deseado como se muestra en la siguiente imagen. Una vez realizado el filtro, se cargarán los documentos ingresados por los proveedores como se muestra a continuación: 10

11 Para el caso de los Documentos Tributarios Electrónicos que se carguen en la aplicación, serán identificados con manera. estos se visualizarán de la siguiente 11

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13 4.3.2 Pagos en Curso Siguiendo el paso podrá visualizar los pagos en curso y pagos finalizados, los cuales contienen la siguiente información como se detalla en cada columna. 13

14 Gris: Dentro del período de 8 días para la aceptación/rechazo de la factura NOTA 1: Desde que la Factura es ingresada en el sistema, tiene un plazo de 8 días corridos para aceptar o rechazar dicho documento, según lo establecido en el Art. 3 de la Ley y Art. 160 de la Ley de Comercio (Si se cumplen los 8 días sin acción, se dará por Aceptada para pago ). NOTA 2: Una vez aceptada la Solicitud de Pago, en las alertas cambiará el color gris (estado recibida) al siguiente semáforo de alertas. Inicio de semáforos para el pago de 30 días* desde es recibida la solicitud: Verde: Entre el 0% - 50 % del tiempo transcurrido (desde el día 1 al 15) Amarillo: Entre el 51% - 99 % del tiempo transcurrido (desde el día 16 al 30) Rojo: Mayor o igual a 100% del tiempo transcurrido (superior a 30 días) * Salvo en el caso de las excepciones legales que establezcan un plazo distinto. Art. 79 bis del Reglamento de Compras Solicitud de Pago Recibida Para aceptar o rechazar una solicitud de pago debe ingresar a Pagos en Curso seleccionando la opción Revisar Estados de Pagos desde la portada del aplicativo. Las solicitudes de pago que puede aceptar o rechazar son las que se encuentran en color gris que significa que están en estado Recibida. 14

15 4.3.4 Ver Detalle de la Solicitud de Pago Para visualizar el detalle de una solicitud de pago, debe hacer clic en el ícono Ver detalle que se encuentra en el lado derecho (columna Acciones ). A continuación se desplegará la siguiente ventana y tendremos la posibilidad de visualizar en detalle todos los antecedentes de la solicitud de pago. Estos son: 1. Datos de la Factura 2. Información de la orden de compra 3. Historial de la solicitud de pago 4. Descripción de la orden de compra 5. Comentarios u observaciones 6. Documentos adjuntos 15

16 4.3.5 Aceptar Solicitud de Pago Para aceptar una solicitud de pago, debemos hacer clic en el ícono que se encuentra en el lado derecho (columna Acciones ). Aceptar A continuación se desplegará la siguiente ventana y podrá ingresar un comentario u observación y luego hacer clic en el botón Aceptar. Una vez finalizado el procedimiento, la solicitud se encontrará aceptada y se enviará un correo electrónico al proveedor informando que la solicitud de pago ha sido aceptada. 16

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18 4.3.6 Rechazar Solicitud de Pago Para rechazar una solicitud de pago, debemos hacer clic en el ícono Rechazar que se encuentra en el lado derecho (columna Acciones ). A continuación se desplegará la siguiente ventana y podrá ingresar un comentario u observación indicando el motivo de rechazo y luego hacer clic en el botón Aceptar. Una vez finalizado el procedimiento, la solicitud se encontrará rechazada y se enviará un correo electrónico al proveedor informando que la solicitud de pago ha sido rechazada por el motivo indicado en los comentarios. 18

19 4.3.7 Informar pago disponible de solicitud Para informar la disponibilidad de un pago, debemos hacer clic en el ícono Informar pago disponible que se encuentra en el lado derecho (columna Acciones ). A continuación se desplegará la siguiente ventana y debe ingresar la fecha de pago (dentro del plazo correspondiente, 30 días desde la recepción de la factura para gobierno central, 45 días para el sector Salud u otra fecha si las bases lo establecen) 2. Además, podrá ingresar un comentario u observación (Ej.: Forma de pago) y luego hacer clic en el botón Aceptar. Una vez finalizado el procedimiento, se enviará un correo electrónico al proveedor informando la fecha de pago y la información registrada en los comentarios u observaciones. 2 Artículo 79 bis del Reglamento de Compras Públicas 19

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21 4.3.8 Pagos Finalizados En la pestaña Pagos Finalizados podrá visualizar el resumen de los pagos realizados a los proveedores, esta contiene la siguiente información: - Estado de la Factura. - Semáforo de Alertas indicando si se pagó en plazo establecido según el color. - Contador de días indicando el total de días en que fue pagada la factura (informado por el proveedor). - Ícono de Ver detalle para visualizar toda la información de la solicitud. - Exportar información a una planilla de Excel. 21

22 5. Simbología y Plazos en los Semáforos Recibida (Gris): Desde que la Factura es ingresada en el sistema, tiene un plazo de 8 días corridos para aceptar o rechazar dicho documento, según lo establecido en el Art. 3 de la Ley y Art. 160 de la Ley de Comercio (Si se cumplen los 8 días sin acción, se dará por Aceptada para pago ). Aceptada Para Pago (Verde): Una vez aceptada la solicitud comienza a regir el plazo de los 30 días corridos desde que es recibido el documento hasta el 50% del tiempo trascurrido para el color verde. Aceptada Para Pago (Amarillo): Una vez aceptada la solicitud comienza a regir el plazo de los 30 días corridos desde que es recibido el documento entre el 51% y 99% del tiempo trascurrido para el color amarillo. Aceptada para Pago (Rojo): Una vez aceptada la solicitud comienza a regir el plazo de los 30 días corridos desde que es recibido el documento sobre el 100% del tiempo trascurrido para el color rojo. Quiere decir que se realizará el pago fuera del plazo comprometido. Pagada (Verde): Indica que la factura ha sido pagada dentro de la fecha comprometida, indicando el día que fue realizado dicho pago. 22

23 6. Flujos de Pago 23