Guía para la Elaboración de Criterios de Evaluación de Ofertas

Transcripción

1 DIPRECA Subdepartamento de Adquisiciones Guía para la Elaboración de Criterios de Evaluación de Ofertas Según la normativa de Compras, las entidades licitantes considerarán criterios técnicos y económicos para evaluar de la forma más objetiva posible las ofertas recibidas. Para garantizar transparencia se debe declarar cómo se evaluará en detalle. Se deberán establecer en las bases las ponderaciones de los criterios, factores y subfactores que contemplen y los mecanismos de asignación de puntajes para cada uno de ellos. Importancia de los Criterios de Evaluación: De su aplicación se obtendrá la oferta adjudicada. Permite realizar de manera transparente un proceso de adjudicación. Permite destacar los atributos o características del bien o servicio a adquirir, orientando al proveedor. Permite orientar al proveedor respecto de las características del bien o servicio que la Institución requiere. Tipos de Criterios más Utilizados Precio Calidad Técnica del bien o servicio. Experiencia en el rubro o mercado. Plazo de entrega o de ejecución. Métodos para medir el Criterio de Evaluación del Precio: 1.- Precio Mínimo Ofertado: Para este procedimiento, se debe indicar en las bases de licitación la fórmula de cálculo del puntaje: PUNTAJE = ((Precio Mínimo Ofertado)/(Precio Oferta))*100

2 Ejemplo: Suponga que en una licitación se reciben tres ofertas económicas por el siguiente monto total: Proveedor A: $ Proveedor B: $ Proveedor C: $ El primer paso para poder aplicar la fórmula es identificar la oferta por el menor valor (Oferta Proveedor A). Proveedor A = ( )/( )*100 Proveedor A = 100 puntos Proveedor B = ( )/( )*100 Proveedor B = 66,6 => 67 puntos Proveedor C = ( )/( )*100 Proveedor C = 83 puntos Asimismo, se debe indicar en las bases el porcentaje asignado al criterio Precio, que dependerá de cada Unidad de Compra. Si para el ejemplo se le asigna un 30% al criterio precio, los puntajes finales para cada proveedor serán los siguientes: Proveedor A = 100 puntos * 30% Puntaje final = 30% Proveedor B = 67 puntos * 30% Puntaje final = 20,1% Proveedor C = 83 puntos * 30% Puntaje final = 24,9%

3 2.- Ranking Otro Método utilizado para evaluar el Criterio Precio es el Ranking de Ofertas. Para este procedimiento, se debe indicar en las bases de licitación los puntajes que se asignarán para cada oferta económica, y la ponderación que tendrá el criterio precio: Precio Ofertado Puntaje Ponderación 30% (Ejemplo) Puntaje Final Precio Mínimo (Menor valor 100 puntos 100 puntos * 30% 30% Ofertado) Segundo menor precio ofertado 80 puntos 80 puntos * 30% 24% Tercer menor precio ofertado 60 puntos 60 puntos * 30% 18% Cuarto o más precios ofertados 40 puntos 40 puntos * 40% 16% Métodos para medir el Criterio de Evaluación de Experiencia de la Empresa 1.- Número de Proyectos ejecutados Un mecanismo es asignar puntaje de acuerdo a proyectos ejecutados. En este caso, antes de asignar los puntajes el servicio debe decidir si le interesa un proveedor con mucha o poca experiencia, y la forma de presentar los antecedentes: Ficha del Oferente Razón Social RUT Dirección Ciudad / Región Teléfono Página Web Años de Experiencia en el rubro Número de Proyectos ejecutados de características similares al licitado

4 Proyectos Ejecutados de características Similares Nombre del Proyecto Empresa o Institución Fecha de Realización Alcance del Proyecto Referencias de contacto ( indicar nombre, cargo, , teléfono de contacto) Lo importante es que las bases expliciten que la experiencia se medirá en base a proyectos de características similares, a partir de ahí, asignar puntajes, y la ponderación que tendrá el criterio: Tramo Puntaje Ponderación Puntaje Final ( Ejemplo 20%) Entre 1 y 2 proyectos 50 puntos 50 puntos * 20% 10% ejecutados Entre 3 y 5 proyectos 70 puntos 70 puntos * 20% 14% ejecutados Más de 5 proyectos 100 puntos 100 puntos * 20% 20% ejecutados No informa 0 puntos 0 puntos * 20% 0% 2.- Años de Experiencia Otra manera de medir es en base a los años de experiencia para lo cual se recomienda especificar que es el rubro el que deben acreditar, pudiendo utilizar una tabla de asignación de puntajes. Tramo Puntaje Ponderación Puntaje Final ( Ejemplo 20%) Entre 1 y 2 años de 50 puntos 50 puntos * 20% 10% experiencia en el rubro. Entre 3 y 5 años de 70 puntos 70 puntos * 20% 14% experiencia en el rubro. Más de 5 años de 100 puntos 100 puntos * 20% 20% experiencia en el rubro. No informa 0 puntos 0 puntos * 20% 0%

5 Métodos para medir la Garantía de los Trabajos Si considera garantía o servicio postventa, indique cuáles son los plazos que para Ud. son importantes, por ejemplo, si es postventa, atención en 24 horas una vez reportado el incidente, u otros plazos necesarios. Lo importante es que el servicio oriente al proveedor respecto de qué requiere la Institución. Revise cuáles son las condiciones de mercado para las garantías, de manera de conocer las características y alcances de este servicio en el mercado en general. Tramo Garantía de reemplazo hasta 6 meses. Garantía de hasta 12 meses. No contempla garantía de reemplazo Puntaje 50 puntos 100 puntos 0 puntos Métodos para medir el Tiempo de entrega El comprador puede dar las opciones de tiempo necesarias, y siempre se recomienda indicar si el plazo indicado es días hábiles o corridos. Lo importante es que con esta información Ud. está orientando al proveedor respecto de las características y rapidez con la que requiere un bien o servicio, por lo que esta orientación será muy importante para que el proveedor pueda determinar si participa o no, por cuanto con anterioridad conocerá las necesidades de la Institución y si él está en condiciones de dar cumplimiento a ello. Tramo Menor o igual a 24 horas hábiles. Superior a 24 y hasta 72 horas hábiles. Superior a 72 horas hábiles. No informa Puntaje 100 puntos 70 puntos 50 puntos 0 puntos

6 Métodos para medir la Calidad Técnica de los Bienes y/o Servicios Uno de los criterios utilizados con frecuencia por parte de los usuarios corresponde a la Calidad Técnica de los bienes y/o servicios a contratar. Sin embargo, es una práctica habitual no indicar qué se entiende por Calidad Técnica, lo cual puede generar dificultades para recibir ofertas de acuerdo a lo que efectivamente requiere contratar la Institución, o bien, dificultades para poder evaluar las ofertas por cuanto se carece de un patrón de comparación. Para evitar que situaciones de este tipo ocurran, cada vez que considere incluir en sus bases de licitación este criterio, debe indicar explícitamente QUÉ es lo que entiende por calidad técnica, y así poder asignar los puntajes que le permitan posteriormente realizar la evaluación y su correspondiente adjudicación. De esta manera, se sugiere elaborar una tabla donde indique cada una de las características que requiere del bien, y asignar puntajes de acuerdo a la cantidad de opciones que elija el proveedor. Ejemplo: La Institución desea arrendar un centro de eventos en una ciudad donde no se cuenta con oferta en el Catálogo ChileCompra Express ( Convenio Marco). Para ello, en la licitación se ha definido como uno de los criterios la Calidad Técnica de los Bienes. Para medir este criterio, se elaboró la siguiente tabla: El servicio ofertado cuenta con: Aire Acondicionado Estacionamiento sin costo para autoridades e invitados especiales (15 en total) Acceso Discapacitados Sistema de amplificación Data Show Marque con una X la o las opciones que incluya su oferta Para la evaluación de este criterio debe realizar un cuadro adicional que indique lo siguiente: Cantidad de servicios ofertados Sólo 1 servicio Hasta 2 servicios Hasta 3 servicios Entre 4 y 5 servicios No informa Puntaje 20 puntos 50 puntos 70 puntos 100 puntos 0 puntos

7 Métodos para medir los Criterios de Sustentabilidad Los criterios de sustentabilidad son aquellos en cuyo proceso de contratación se consideran como Criterios de Evaluación variables sociales y medioambientales. Se encuentran 5 criterios de sustentabilidad que pueden ser considerados en sus procesos: a. Condiciones de Empleo y Remuneraciones b. Eficiencia Energética c. Impacto Medioambiental d. Contratación de Personas con Discapacidad e. Otras materias de Alto Impacto Social Ejemplos: Condiciones de Empleo y Remuneraciones Indicar en las bases parámetros y que cada oferente indique si cumple o no. A partir de esto establecer una tabla de puntajes. La Empresa cuenta con una o más de las siguientes condiciones de Empleo y Remuneraciones Políticas de reajustabilidad de las remuneraciones Política de Capacitación Laboral Contratación de personas discapacitadas (acreditados mediante certificado de COMPIN) Marque con una X la opción que corresponda El puntaje se realiza en base a una tabla como la que se presenta a continuación: Condiciones de Empleo y Remuneraciones Tres a más condiciones laborales y/o remuneraciones Dos condiciones laborales y/o remuneraciones Una condición laboral y/o remuneración Ninguna o no contesta Puntaje 100 puntos 80 puntos 40 puntos 0 puntos Es necesario precisar que de acuerdo al artículo 4 de la Ley de Compras, se establece que para la contratación de servicios de ejecución en el tiempo en caso que la empresa que obtiene la licitación o celebre convenio registre saldos insolutos de remuneraciones o cotizaciones de

8 seguridad social con sus actuales trabajadores o con trabajadores contratados en los últimos dos años, los primeros estados de pago producto del contrato licitado deberán ser destinados al pago de dichas obligaciones, debiendo la empresa acreditar que la totalidad de las obligaciones se encuentren liquidadas al cumplirse la mitad del periodo de ejecución del contrato, con un máximo de 6 meses... Eficiencia Energética Otro de los criterios que pueden ser considerados en las bases de licitación, corresponde a los criterios de eficiencia energética. Para ello algunas sugerencias que puede considerar en sus bases son los siguientes: En el caso de la adquisición de bienes como electrodomésticos o equipos computacionales o de tecnologías, puede solicitar que los equipos cuenten con sello de Energy Star. Para ello, puede considerarlo como criterio de evaluación de la siguiente manera: Criterio de Eficiencia Energética Cuenta con sello Energy Star Indique sí o no Para la asignación de puntajes, puede asignar 100 puntos a quien indique que sí y 0 puntos a quien indique que no. Para ello, se recomienda indicarlo en una tabla resumen como la que se presenta a continuación: Criterio de Eficiencia Energética Respuesta Puntaje Cuenta con sello Energy Star SI 100 puntos Cuenta con sello Energy Star NO 0 puntos

9 También puede considerar que los productos cuenten con categoría A o B en la etiqueta comparativa de eficiencia energética, y en caso de la adquisición de ampolletas, que sean ampolletas de ahorro de energía o de bajo consumo.