Nuestra cadena de suministro Ética y principios de conducta en los negocios

Transcripción

1 Nuestra cadena de suministro Ética y principios de conducta en los negocios para trabajar con CH2M HILL October 2011 Principios basados en el libro The Little Yellow Book escrito por el cofundador Jim Howland en 1978.

2 Mensaje de la Directora Ejecutiva Contar con una cadena de suministro confiable y altamente ética es fundamental para que CH2M HILL pueda ayudar a sus clientes a alcanzar sus metas. La integridad, seguridad y calidad son el sello que CH2M HILL imprime a sus servicios. Nuestros clientes confían en que nosotros trabajamos con proveedores, subcontratistas y socios de alianzas empresariales que comparten estos valores fundamentales. Para nosotros, las relaciones que establecemos con nuestra cadena de suministro constituyen verdaderas asociaciones. Siempre tratamos a quienes forman parte de nuestra cadena de suministro en forma justa, utilizando un proceso de adquisiciones transparente y promoviendo la colaboración, con el principal objetivo de incrementar el valor para nuestros clientes y accionistas. Fomentamos y apoyamos a las empresas pequeñas y en situación de desventaja, propiedad de mujeres o minorías, cuya presencia en nuestros proyectos es importante para CH2M HILL y para nuestros clientes. Para garantizar la integridad de los negocios en todos nuestros proyectos, hacemos hincapié en que quienes forman parte de nuestra cadena de suministro respalden nuestros valores de ética en los negocios, sustentabilidad ambiental, mano de obra y empleo, y prácticas comerciales justas. Los Principios de Ética y Conducta en los Negocios de nuestra Cadena de Suministro explican brevemente cuál debe ser el comportamiento de nuestros proveedores, subcontratistas y socios de alianzas empresariales cuando trabajan con CH2M HILL. Una buena forma para determinar si una acción es ética es preguntarse, Me gustaría que apareciera en los titulares de los periódicos mañana a la mañana? The Little Yellow Book Si usted se asocia con nosotros, sin duda se le presentarán situaciones en que tendrá dudas de naturaleza ética. Es imprescindible que hable con la persona indicada para tratar estas cuestiones que son importantes y a menudo difíciles de resolver. Cuando inesperadamente se encuentre frente a un dilema ético, siempre actúe de modo que cuando se examinen los hechos no se menoscabe la integridad del proyecto de nuestro cliente, su reputación ni la nuestra. Estos principios representan nuestro mutuo compromiso sobre la manera en que haremos negocios y formarán parte integral de cualquier relación comercial que usted tenga con CH2M HILL. Gracias por ayudarnos a mantener el más alto nivel de integridad en los negocios. Atentamente, Jacqueline Hinman Presidenta y Directora Ejecutiva En 1978, James Howland, cofundador y ex presidente de CH2M HILL, escribió una recopilación de citas sobre gestión empresarial para captar los valores en torno de los cuales se construyó nuestra compañía. Las citas se convirtieron en la base del libro The Little Yellow Book, el cual es el fundamento de The CH2M HILL Way of doing business. Si desea conocer más sobre The Little Yellow Book, visite:

3 Nuestra cadena de suministro Nuestra cadena de suministro consiste en proveedores de equipos, materiales y otros bienes adquiridos; agentes; contratistas; subcontratistas que proveen servicios de construcción, consultoría, servicios técnicos y profesionales; y compañías con las que nos asociamos formando alianzas empresariales o consorcios (en conjunto referidos como cadena de suministro ). Sus prácticas de negocios CH2M HILL pone en juego su reputación realizando proyectos que crean valor para nuestros clientes y que contribuyen a hacer del mundo un lugar mejor. Para mantener dicha reputación tenemos que prestar servicios de excelente calidad a nuestros clientes, y a la vez debemos sustentar los estándares éticos de CH2M HILL. Esos mismos estándares se aplican a todos los que trabajan con nosotros o en representación nuestra. Hemos creado estos Principios de Ética y Conducta de Negocios de nuestra Cadena de Suministro para guiarlo a usted y sus empleados cuando surjan cuestiones éticas complejas. Estos principios nos permitirán alcanzar objetivos comunes con el compromiso inquebrantable de seguir prácticas éticas en los negocios y de cumplir la ley. Si bien algunas de las prácticas que se reflejan en estos principios pueden no ser comunes en su país, le exigimos que las respete cuando trabaje en nuestros proyectos porque son fundamentales en nuestra conducta de negocios. CH2M HILL elige a aquellos subcontratistas y proveedores de la cadena de suministro que comparten nuestros valores, que se reflejan en estos principios. Usted debe garantizar que quienes trabajen para usted en nuestros proyectos se comporten lícita y éticamente, y que cumplan con las expectativas aquí descritas. Salud, seguridad y medio ambiente (Health, Safety, and Environment, HSE) La protección de las personas y del medio ambiente es un valor fundamental para CH2M HILL. Asumimos el compromiso de proteger la salud y la seguridad de nuestra gente y de las comunidades donde trabajamos y exigimos lo mismo de nuestra cadena de suministro. Cuando trabaje con nosotros usted deberá comprometerse a proteger la salud y seguridad de su personal y a tomar todas las medidas necesarias para brindar un entorno de trabajo seguro a sus empleados y contratistas. También deberá tomar todas las precauciones para proteger el medio ambiente y el bienestar de las comunidades donde trabaje. Sustentabilidad Tenemos el firme propósito de promover el desarrollo sustentable y defender el medio ambiente. Nuestros proyectos proporcionan soluciones sostenibles a largo plazo para nuestros clientes y preservan los recursos naturales del planeta para generaciones futuras. CH2M HILL se compromete a limitar el impacto ambiental y pedimos que nuestra cadena de suministro haga lo mismo. Evaluamos su reputación y desempeño en lo referente a la protección del medio ambiente antes de hacer negocios con usted. Conflictos de intereses CH2M HILL solicita a los miembros de la cadena de suministro que cuando tomen decisiones de negocios defiendan tanto los intereses de CH2M HILL, como de nuestros clientes y nuestros proyectos. Cuando trabaje para nosotros, usted debe mantenerse al tanto de los conflictos de intereses personales y organizacionales que podrían afectar su trabajo o a nuestros clientes. Debe evitar situaciones que generen o que parezcan generar conflictos

4 de intereses. Si no puede hacerlo, debe comunicarlo de inmediato y de la manera adecuada. Si no manejamos correctamente los conflictos de intereses, podrían descalificarnos para algún negocio e incomodaríamos a nuestros clientes. Regalos y entretenimiento Los miembros de la cadena de suministro deben implementar una política prudente sobre las prácticas de hacer regalos y ofrecer entretenimiento. Usted debe comunicar y hacer cumplir dicha política a todos los empleados de su compañía. En términos generales, no se permite a los empleados de CH2M HILL aceptar ni ofrecer regalos ni entretenimiento para influir en una decisión de negocios o para obtener o retener un negocio. Quedan estrictamente prohibidos el dinero en efectivo y sus equivalentes (por ejemplo, las tarjetas de regalo). Las únicas contadas excepciones a estas prohibiciones deliberadamente amplias son los regalos de valor nominal, no en dinero en efectivo, poco frecuentes y que no hayan sido solicitados, y el entretenimiento sencillo con el propósito de sostener las relaciones de trabajo. Estas pocas excepciones no se aplican si están prohibidas por ley o el contrato. Corrupción Quienes trabajan con nosotros deben conocer y cumplir nuestra política anticorrupción y las leyes de integridad en las adquisiciones en vigor dondequiera que hagamos negocios, incluida la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero de los Estados Unidos (U.S. Foreign Corrupt Practices Act, FCPA), la Ley Antisoborno del Reino Unido (U.K. Anti-Bribery Act) y la Convención para Combatir el Cohecho de Servidores Públicos Extranjeros de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (Organization for Economic Cooperation & Development, OECD, Convention on Combating Bribery of Foreign Public Officials in International Business Transactions). Queda estrictamente prohibido a quienes trabajan con CH2M HILL ofrecer, dar o aceptar sobornos, coimas, regalos o beneficios de cualquier tipo con el propósito de influir en una decisión de negocios. Esta prohibición incluye pagos y regalos en efectivo o en especie realizados directamente o a través de terceros. Se debe tener presente que los sobornos no siempre se solicitan expresamente pidiendo dinero en efectivo. Pueden efectuarse en formas tan sofisticadas y complejas como los proyectos que entregamos. Proporcionar entretenimiento de lujo, viajes y alojamiento, derivar el negocio hacia una

5 compañía que pertenece a un funcionario de adquisiciones; ofrecer puestos de trabajo a familiares de representantes del cliente; o apoyar la beneficencia financiada por funcionarios gubernamentales o sus familiares; son ejemplos de actividades corruptas y prohibidas. En pocas palabras, no se deben hacer ni recibir regalos o pagos con el propósito de influir en las decisiones de negocios en nombre de CH2M HILL o en relación con nuestros proyectos. Negociaciones justas CH2M HILL negocia justa y honestamente con los miembros de su cadena de suministro. Invariablemente cumplimos nuestras normas sobre adquisiciones y las de nuestros clientes y pedimos a los miembros de la cadena de suministro que hagan lo mismo. No trabajamos con proveedores, subcontratistas ni socios de alianzas empresariales que limitan el derecho de sus empleados de asociarse libremente con las organizaciones de trabajadores. Controles a las exportaciones y al comercio CH2M HILL cumple con todas las leyes de control a las exportaciones y al comercio, incluidas las sanciones al comercio, y pedimos a los miembros de nuestra cadena de suministro que cumplan con todas las normas que regulen su trabajo. Usted debe tener presente que las leyes de exportación e importación no sólo rigen para los bienes, sino que también se aplican a la tecnología, el software y la información técnica. Se pueden violar las leyes de exportación con sólo enviar información a extranjeros, aunque dicha información nunca haya abandonado el país de origen. Si trabaja con nosotros debe tratar de evitar dichas supuestas exportaciones implementando procedimientos que le permitan reconocerlas y evitarlas. Inclusión, diversidad, acoso CH2M HILL promueve la diversidad y se ha comprometido a eliminar la discriminación y el acoso en el lugar de trabajo. Seleccionamos como socios solo a quienes cumplen regularmente con todas las leyes contra la discriminación y el acoso durante el reclutamiento y el empleo. Aún en el caso de que ciertas prácticas discriminatorias sean comunes donde usted trabaje, como condición para trabajar con nosotros y nuestros clientes, usted debe adherir a prácticas coherentes con nuestro compromiso de tener un entorno de trabajo sin discriminación ni acoso. Derechos humanos Respetamos y protegemos los derechos de quienes trabajan para nuestros proyectos. Ofrecemos condiciones de trabajo razonables y sueldos justos, y pedimos a los miembros de nuestra cadena de suministro que hagan lo mismo. CH2M HILL tiene una política de tolerancia cero en lo referente al trabajo infantil o forzado y a cualquier otra forma de tráfico de personas. No hacemos negocios con quienes no comparten nuestra posición de tolerancia cero en este punto. Confidencialidad Protegemos la información confidencial que le pertenece y le pedimos que no divulgue la información confidencial de nuestra Debemos soñar y pensar sin límites, ser conservadores en nuestros hábitos personales y hacer cosas interesantes e innovadoras dentro y fuera de la empresa. The Little Yellow Book Si desea conocer más sobre The Little Yellow Book, visite:

6 propiedad. Nunca debe divulgar nuestra información confidencial ni la información personal reservada de nuestros empleados a un tercero sin contar con una expresa autorización por escrito. Solicitamos que usted utilice controles internos adecuados y medidas de seguridad para proteger la información, y que al utilizar sistemas de computación, aparatos electrónicos portátiles, laptops y otros aparatos para guardar datos, garantice la seguridad de la información que nosotros o nuestros clientes le hemos confiado. Dicha confidencialidad incluye tomar las precauciones necesarias para no dejar dicha información o aparatos en lugares donde se podrían dañar o dar lugar al acceso indebido. Si usted trabaja con nosotros, no debe guardar nuestra información confidencial ni la de nuestros clientes en aparatos para almacenamiento de datos compartidos que no cuenten con la protección adecuada. Si usted se enterara de que se ha violado la seguridad de nuestra información o la de nuestros clientes, debe informarnos al respecto inmediatamente. Propiedad intelectual Los miembros de nuestra cadena de suministro deben respetar nuestros derechos de propiedad intelectual y los de nuestros clientes. Si usted trabaja con nosotros, debe tomar las medidas necesarias para proteger las marcas registradas, los derechos de autor y las patentes que utilice en su trabajo y de nuestros clientes. Si no se siente seguro acerca del uso de nuestra propiedad intelectual o la de nuestros clientes, solicite nuestro asesoramiento. Actividades de cabildeo No participe, directamente ni por medio de terceros, en actividades de cabildeo en representación nuestra ni de nuestros proyectos, a menos que tenga nuestra autorización por escrito para hacerlo. CH2M HILL define al cabildeo como la comunicación, en cualquier forma, con empleados del gobierno o sus familiares, con el propósito de influir en las políticas gubernamentales, o el otorgamiento y administración de los contratos del gobierno. Materiales de comercialización e interacciones con los medios Todos los materiales de comercialización, comunicados de prensa, o entrevistas de los medios que hagan referencia a CH2M HILL, nuestros clientes o nuestro trabajo conjunto deben contar con la aprobación previa de CH2M HILL.

7 Capacitación para comunicar y conocer nuestros principios Para asegurar el cumplimiento de los Principios de Ética y Conducta de Negocios de nuestra Cadena de Suministro, deberá comunicar el contenido de estos principios (o el código de conducta equivalente de su empresa) a todas las personas que haya planeado incluir en sus proyectos. Usted debe implementar un programa de capacitación y supervisión sobre cuestiones éticas. También le pedimos que evalúe periódicamente el cumplimiento de dichos principios y que mantenga un diálogo permanente con nosotros para seguir mejorando. Mantenimiento de registros y el derecho a realizar auditorías Las buenas prácticas exigen que mantenga registros correctos para poder demostrar que ha cumplido con los Principios de Ética y Conducta de Negocios de nuestra Cadena de Suministro. La falsificación de los registros financieros o comerciales, o el hacer declaraciones falsas es ilegal y ello dañará de manera irreparable su relación de negocios con CH2M HILL. Nos reservamos el derecho de revisar periódicamente sus prácticas de negocios para garantizar que haya cumplido con estos principios. Los miembros de nuestra cadena de suministro deben responder preguntas razonables que formularemos con respecto al trabajo que realice con nosotros. Usted debe cooperar con nuestras auditorías e investigaciones y comunicarnos con honestidad la información pertinente. Denuncias de problemas sin represalias Como miembro de nuestra cadena de suministro, usted tiene la obligación de denunciar cualquier sospecha creíble acerca de presuntas violaciones a estos principios o leyes en lo que se refiere a su trabajo con nosotros. Tomaremos todos los recaudos para salvaguardar su confidencialidad y, si la legislación lo permite, su anonimato, si usted lo solicita. Usted puede hacer preguntas acerca de las cuestiones expuestas en estos principios, denunciar infracciones o plantear inquietudes llamando a The GuideLine (nuestra línea directa) al (E.E. U.U. y Canadá), (fuera de Norte América), o en la Web, visitando CH2M HILL investigará todas las denuncias hechas mediante la línea directa y responderá todas las preguntas, y si fuera necesario, tomará medidas correctivas. Usted no debe dudar en denunciar cualquier violación a la ley o a los Principios de Ética y Conducta de Negocios de nuestra Cadena de Suministro y no debe tener temor a las represalias. Los miembros de nuestra cadena de suministro deben prohibir las represalias contra cualquier persona que denuncie de buena fe una supuesta violación a las leyes y a estas políticas. Aclaración: buena fe no significa que deba tener pruebas irrefutables de una infracción o de que su denuncia tenga que ser correcta. Solamente significa que usted creía fehacientemente que la infracción era cierta y verdadera en el momento en que hizo la denuncia. La calidad de nuestros servicios es de suma importancia. Si queremos tener éxito, tenemos que resolver los problemas de los clientes mejor que la competencia. The Little Yellow Book Si desea conocer más sobre The Little Yellow Book, visite:

8 CH2M HILL Global Headquarters 9191 South Jamaica Street Englewood, CO USA Sin cargo: 888.CH2M.HILL Tel: Fax: The GuideLine: +1.TO.MY.CH.GUIDE ( ) (dentro de los E.E. U.U. y Canadá) (fuera de Norte América) CH2M HILL COR MKT