Pemex-Refinación Cuentas por Cobrar Funcionarios y Empleados Auditoría Financiera y de Cumplimiento: T4M DE-208. Criterios de Selección

Transcripción

1 Grupo Funcional Desarrollo Económico Pemex-Refinación Cuentas por Cobrar Funcionarios y Empleados Auditoría Financiera y de Cumplimiento: T4M DE-208 Criterios de Selección Esta auditoría se seleccionó con base en los criterios cuantitativos y cualitativos establecidos en la Normativa Institucional de la Auditoría Superior de la Federación para la integración del Programa Anual de Auditorías para la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública 2011, considerando lo dispuesto en el Plan Estratégico de la ASF Objetivo Fiscalizar que las cuentas por cobrar a funcionarios y empleados, actualmente controladas por Petróleos Mexicanos, representaron derechos reales de cobro; que en su origen se observaron los lineamientos aplicables; que la recuperación se efectuó oportunamente y que en su registro presupuestal y contable se observaron las disposiciones normativas. Alcance Miles de Pesos Universo Seleccionado 1,406,261.9 Muestra Auditada 1,406,261.9 Representatividad de la Muestra % La muestra se integró por los saldos de siete subcuentas de funcionarios y empleados, principalmente por préstamos administrativos otorgados y anticipos para viáticos a empleados. Antecedentes Con base en el Contrato Colectivo de Trabajo, Pemex Refinación destina una parte de los recursos a préstamos que otorga a sus empleados por montos máximos, dependiendo del nivel y antigüedad, desde 17.3 hasta miles de pesos para recuperarse en un plazo máximo de 2 años; asimismo, otorga anticipos que, para el año de 2011, fueron por 851,748.7 miles de pesos para cubrir los gastos de comisiones asignadas a los servidores públicos, conforme a sus competencias y facultades, que quedan sujetas a comprobación con los documentación correspondientes. 1

2 Informe del Resultado de la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública 2011 Resultados 1. Control Interno Para regular las operaciones relacionadas con las cuentas por cobrar de funcionarios y empleados, la entidad fiscalizada contó con diversos mecanismos normativos vigentes en 2011, entre los que destacan: el Estatuto Orgánico de Petróleos Mexicanos, aprobado por el Consejo de Administración de Petróleos Mexicanos, con modificaciones publicadas en el DOF el 9 de agosto de 2010 y el 2 de agosto de 2011; el Manual de Organización de Estructura Básica de Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios de enero de 2011 y actualizado en septiembre de 2011, autorizados con los oficios /2011 del 11 de agosto de 2011 de la Secretaría de Energía; 307.A y 312.A.E.-430 del 29 de julio y 8 de agosto de 2011, respectivamente, de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, y el Manual de Organización de la Gerencia de Recursos Financieros de diciembre de 2009, autorizado por el Gerente de Recursos Financieros, vigente en el ejercicio Asimismo, se determinó que la entidad fiscalizada contó con diversos mecanismos normativos para regular las operaciones relacionadas con el otorgamiento de recursos para préstamos administrativos, comisiones administrativas y otros conceptos que afectan las cuentas por cobrar, así como para su recuperación. Sin embargo, de la aplicación de las pruebas de cumplimiento, se concluyó que la entidad fiscalizada no mantiene un ambiente de control que asegure la eficiencia y eficacia en la gestión financiera de las cuentas por cobrar a funcionarios y empleados con una clara definición de responsabilidades, desagregación y delegación de funciones en los procesos de otorgamiento, recuperación, registro y depuración de adeudos y sin ningún efecto sobre su incumplimiento, como se describe posteriormente en el informe. 2. Normativa Desactualizada T4M El Procedimiento para el otorgamiento y pago de préstamos administrativos, en términos de la cláusula 186 del CCT al personal sindicalizado no está actualizado, ya que incluye áreas que no se identifican en la estructura orgánica, vigente para el ejercicio de Asimismo, la entidad fiscalizada carece de lineamientos, políticas o criterios en los que se delimiten las funciones y responsabilidades para el otorgamiento, control, seguimiento, recuperación y registro de las cuentas por cobrar a cargo de funcionarios y empleados, ya que en la práctica, la Subdirección de Recursos Humanos y Relaciones Laborales de la Dirección Corporativa de Administración de Petróleos Mexicanos es la que afecta las percepciones (otorgamiento) y deducciones (recuperaciones) de los trabajadores vía nómina, y la entidad fiscalizada registra la afectación, sin contar con el sustento o seguimiento del cumplimiento de la normativa respecto de la recuperación de los adeudos T4I T4M

3 Grupo Funcional Desarrollo Económico 3. Saldos sin Depuración o Aclaración-Subcuenta Responsabilidades Funcionarios y Empleados Al cierre del ejercicio de 2011, Pemex Refinación reportó en la cuenta 1205 Funcionarios y Empleados un importe de 1,406,261.9 miles de pesos de cuentas por cobrar por concepto de préstamos a funcionarios y empleados y anticipos para comisiones; al respecto, se observó que incluye un importe de naturaleza contraria por miles de pesos, que proviene de 1999 a 2009, en la subcuenta Responsabilidades Funcionarios y Empleados sin acciones para su aclaración, lo que resta confiabilidad a las cifras de la cuenta La integración de la cuenta se muestra a continuación: INTEGRACIÓN DE LA CUENTA 1205 FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011 (Miles de pesos) Subcuenta Concepto Saldo final Préstamos Funcionarios y Empleados Anticipos Funcionarios y Empleados 13, Responsabilidades Funcionarios y Empleados Funcionarios y Empleados Migración Salarial 1,314, Anticipo de Funcionarios y Empleados 18, Funcionarios y Empleados Migración Responsabilidades 43, Funcionarios y Empleados Integración 16,916.5 Total 1,406,261.9 FUENTE: Auxiliares contables de la cuenta 1205 Funcionarios y Empleados al 31 de diciembre de T4M Saldos sin Depuración o Aclaración-Subcuentas Préstamos Funcionarios y Empleados y Anticipos Funcionarios y Empleados Con el análisis de la integración del saldo de la cuenta 1205 Funcionarios y Empleados, se constató que las subcuentas Préstamos Funcionarios y Empleados (313.0 miles de pesos) y Anticipos Funcionarios y Empleados (13,536.1 miles de pesos), con un saldo total por 13,849.1 miles de pesos, representan adeudos que provienen de 1998 a 2009 y a la fecha de revisión (julio de 2012) han transcurrido de 2 años 7 meses a 13 años, sin que se implementaran acciones para su depuración o aclaración, ni se cuenta con políticas o procedimientos que establezcan plazos para ejecutarlas T4M Saldos sin Depuración o Aclaración-Subcuenta Funcionarios y Empleados Integración El saldo de la subcuenta Funcionarios y Empleados Integración, por 16,916.5 miles de pesos, representó el importe sujeto a depuración por adeudos no recuperados del ejercicio de Al respecto, se determinó que durante el ejercicio 2011 registró cargos por 6,560.1 miles de pesos por concepto de reclasificaciones, y abonos por 7,405.9 miles de pesos por concepto de recuperación o cancelación, sin contar con la documentación 3

4 Informe del Resultado de la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública 2011 comprobatoria en la que se sustenten los movimientos registrados; y del saldo citado al 31 de diciembre de 2011, a la fecha de la revisión (julio de 2012) han transcurrido 12 años 7 meses sin implementar acciones para su aclaración o recuperación. Respecto del importe de 16,916.5 miles de pesos de partidas en depuración, incluidas en el saldo de cuentas por cobrar, la entidad fiscalizada informó que se integró un grupo de trabajo con personal de la Gerencia de Recursos Humanos y la Gerencia de Recursos Financieros, con la finalidad de adoptar las acciones para dar seguimiento a la problemática del cierre de los adeudos de los trabajadores, y se elaboró un programa de trabajo para dar seguimiento a las acciones implementadas. También se elaboraron minutas de las reuniones de trabajo, en las que se acuerdan actividades por desarrollar y su seguimiento, sin que se evidenciara el avance de las acciones implementadas, con fechas compromiso para su conclusión. 6. Préstamos Administrativos T4M Respecto de la subcuenta Funcionarios y Empleados Migración Salarial, que al 31 de diciembre de 2011 registró un saldo por 1,314,535.9 miles de pesos, se determinó que corresponde a adeudos por concepto de préstamos administrativos, de escrituración, de prótesis, desastre, comisión sindical, uniformes, entre otros, otorgados al personal de base y confianza. Los préstamos se otorgaron conforme a lo establecido en el Contrato Colectivo de Trabajo (CCT) y a los Criterios para el otorgamiento de préstamos administrativos al personal de planta confianza de Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios. Con base en esta normativa, durante el ejercicio de 2011 se otorgaron préstamos administrativos por 1,225,772.9 miles de pesos, y por las movilizaciones, traspasos o transferencias interempresariales del personal, se registraron 2,798.9 miles de pesos, conforme a los formatos interempresariales. Los préstamos administrativos se conceden al personal sin devengar intereses, se autorizan a los trabajadores siempre y cuando no cuenten con saldos pendientes por cobrar y no se haya otorgado otro préstamo hasta haber liquidado el anterior, y que goce el trabajador de alcances suficientes para poder cubrir las recuperaciones por este concepto. Respecto de las recuperaciones durante el ejercicio de 2011, un monto por 10,159.5 miles de pesos correspondió a cancelaciones de adeudos que resultaron de movilizaciones, traspasos o transferencias del personal interempresarial a otros organismos subsidiarios de Pemex, y 1,112,269.2 miles de pesos a recuperaciones de los préstamos administrativos realizadas catorcenalmente vía nómina, con un plazo de recuperación máximo de 2 años y por el monto máximo otorgado, de acuerdo con el nivel y rangos de antigüedad establecidos en la normativa. 4

5 Grupo Funcional Desarrollo Económico 7. Descuentos sin Registro Contable Respecto de los descuentos de la subcuenta Funcionarios y Empleados Migración Salarial realizados vía nómina, reportados en el Módulo de Préstamos Administrativos por 1,097,395.7 miles de pesos (Servicios de Información Operativa-SIO), e incluidos en los 1,112,269.2 miles de pesos de recuperaciones, se determinó que 1,482.7 miles de pesos no se registraron contablemente en las cuentas respectivas del SAP (Systems, Aplications and Products in Data Procesing), por lo que la información que se generó no se validó con los descuentos en nómina, lo que resta confiabilidad a las cifras T4M T4M Comisiones no Comprobadas o Fuera de Plazo La subcuenta Anticipo de Funcionarios y Empleados, por 18,463.2 miles de pesos, representó los adeudos por anticipos para gastos en comisiones foráneas de funcionarios y empleados. Durante el ejercicio 2011, se registraron cargos por 851,748.7 miles de pesos por anticipos que corresponden a gastos a comprobar por comisiones y se cancelaron adeudos con la comprobación de gastos en las comisiones por 859,522.5 miles de pesos, de conformidad con la normativa. Del saldo referido (18,463.2 miles de pesos), se observó que 1,004.5 miles de pesos provienen de ejercicios anteriores (desde 2004 a 2010) y a la fecha de la revisión (julio de 2012) han transcurrido de 1 año 7 meses a 7 años, sin comprobarse. Los anticipos otorgados de enero a noviembre de 2011 por 4,161.4 miles de pesos, no se han comprobado (julio de 2012) y la entidad fiscalizada no adoptó las medidas necesarias para que se comprobaran en los plazos establecidos en su normativa (comprobación en 15 días hábiles y los descuentos en nómina pasados 25 días hábiles). La entidad fiscalizada informó que 4,161.4 miles de pesos, se integran por dos rubros: el anticipo de viáticos, por 1,883.1 miles de pesos, del cual se está preparando un archivo para remitirlo a los centros procesadores de nómina para que proporcionen el soporte documental, y 2,278.3 miles de pesos de la Gerencia de Operación y Mantenimiento Marítimo que remitió la Cédula informativa de recuperación de adeudos, sin la documentación que sustente dicha recuperación. Al respecto, 13,297.3 miles de pesos se encuentran dentro de los plazos señalados en la normativa de la entidad fiscalizada para presentar la comprobación de los anticipos otorgados por comisiones foráneas T4M T4M

6 Informe del Resultado de la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública La subcuenta Funcionarios y Empleados Migración Responsabilidades, con un saldo de 43,147.1 miles de pesos, al 31 de diciembre de 2011, representa adeudos de los trabajadores, originados por préstamos de la entidad fiscalizada para cubrir las amortizaciones de créditos hipotecarios adquiridos por el trabajador, en los casos en que no contó con la suficiente capacidad de percepciones para cubrir sus pagos, y conforme a lo señalado en el artículo 110 de la Ley Federal del Trabajo, la entidad está imposibilitada para deducir más del 30.0% del excedente del salario mínimo; por lo tanto, le otorga el préstamo al ser responsable solidaria en los adeudos en créditos ante las instituciones bancarias, conforme a la normativa. Durante el ejercicio de 2011 la subcuenta revisada presentó movimientos deudores por 1,143,483.5 miles de pesos y acreedores por 1,187,934.3 miles de pesos, que se integraron por adeudos de préstamos administrativos para escrituración del Sistema Institucional de Financiamiento a la Vivienda (SIFIVI), renta de casa, préstamos por el excedente del 30.0% del salario, préstamo por amortización del SIFIVI, servicios médicos, entre otros; la entidad fiscalizada carece de lineamientos para el control y plazos de recuperación de dichos adeudos. Además, dicha subcuenta integra un saldo con antigüedad de 2005 a 2010 por 6,358.9 miles de pesos, de los cuales a la fecha de la revisión (julio de 2012) han transcurrido de 6 años 8 meses a 1 año 7 meses, sin realizarse acciones para su aclaración o recuperación. 10. Registro Contable y Presupuestal T4M Con la revisión del registro contable y presupuestal, se comprobó que el otorgamiento y recuperación de préstamos de funcionarios y empleados se registraron en las subcuentas que establece el Catálogo de Cuentas e Instructivo para el Manejo de Cuentas de Balance y Resultados y la Matriz Contable-Presupuestal, aplicables para el ejercicio de Acciones Recomendaciones T4I Para que Petróleos Mexicanos establezca un plan de acciones, con fechas compromiso en tiempo y responsables, a efecto de actualizar el "Procedimiento para el otorgamiento y pago de préstamos administrativos en términos de la cláusula 186 del CCT al personal sindicalizado", a fin de que incluya las áreas que integran la estructura orgánica vigente; además, obtenga su autorización y se difunda al personal responsable de su aplicación. [Resultado 2] T4M Para que Pemex Refinación establezca un plan específico de seguimiento con medidas de supervisión, a fin de fortalecer el control interno sobre las responsabilidades, desagregación y delegación de funciones en los procesos de otorgamiento, recuperación, registro y depuración de adeudos de las cuentas por cobrar de funcionarios y empleados, con objeto de asegurar la eficiencia y eficacia en la gestión financiera de las citadas cuentas. [Resultado 1] 6

7 Grupo Funcional Desarrollo Económico T4M Para que Pemex Refinación, en coordinación con Petróleos Mexicanos, establezca un plan de acciones con fechas compromiso y responsables, a efecto de elaborar los lineamientos, políticas o criterios para delimitar las funciones y responsabilidades de las áreas encargadas del otorgamiento, control, seguimiento, recuperación, registro y guarda de la evidencia documental, que sustenten las operaciones de las cuentas por cobrar de funcionarios y empleados. [Resultado 2] T4M Para que Pemex Refinación establezca un plan de acciones con fechas compromiso en tiempo y responsables, a efecto de depurar el saldo de naturaleza contraria de la subcuenta "Responsabilidades Funcionarios y Empleados" a fin de que muestre cifras reales. [Resultado 3] T4M Para que Pemex Refinación establezca un plan de acciones, con fechas compromiso en tiempo y responsables, para depurar los saldos de las subcuentas "Préstamos Funcionarios y Empleados" y "Anticipos Funcionarios y Empleados" que provienen de 1998 a 2009; además, que adopte políticas o procedimientos que establezcan plazos perentorios para la depuración o cancelación de los adeudos. [Resultado 4] T4M Para que Pemex Refinación establezca en su programa de trabajo fechas compromiso que demuestren el avance de los trabajos realizados para depurar el saldo de la subcuenta "Funcionarios y Empleados Integración", que proviene del ejercicio de [Resultado 5] T4M Para que Pemex Refinación adopte mecanismos de supervisión a fin de garantizar que las recuperaciones de préstamos vía nómina, se registren íntegramente en la subcuenta contable respectiva, a efecto de que la "Funcionarios y Empleados Migración Salarial" muestre cifras reales. [Resultado 7] T4M Para que Pemex Refinación implemente acciones para registrar contablemente en el SAP, el monto de recuperaciones de préstamos que no validó con los descuentos de nómina de la subcuenta "Funcionarios y Empleados Migración Salarial". [Resultado 7] T4M Para que Pemex Refinación establezca un plan de acciones con fechas compromiso en tiempo y responsables para depurar o recuperar los importes de la subcuenta "Anticipo de Funcionarios y Empleados" de 2004 a 2010 y de los que provienen de enero a noviembre de 2011; además, que adopte políticas o procedimientos que establezcan plazos perentorios para la depuración o cancelación de adeudos. [Resultado 8] T4M Para que Pemex Refinación establezca un plan de acciones con fechas compromiso de atención y responsables, a efecto de elaborar lineamientos, políticas o criterios para el control, plazos de recuperación de los conceptos que afectan la subcuenta "Funcionarios y Empleados Migración Responsabilidades" y para aclarar o recuperar el saldo de esa subcuenta, que proviene de los ejercicios de 2005 a [Resultado 9] 7

8 Informe del Resultado de la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública 2011 Promociones de Responsabilidad Administrativa Sancionatoria T4M Ante el Órgano Interno de Control en Pemex Refinación, para que realice las investigaciones pertinentes y, en su caso, inicie el procedimiento administrativo correspondiente, por los actos u omisiones de los servidores públicos que en su gestión no recuperaron los anticipos otorgados, por 4,161.4 miles de pesos, en el plazo establecido en su normativa. [Resultado 8] Resumen de Observaciones y Acciones Se determinó(aron) 8 observación(es) la(s) cual(es) generó(aron): 10 Recomendación(es) y 1 Promoción(es) de Responsabilidad Administrativa Sancionatoria. Dictamen: con salvedad La auditoría se practicó sobre la información proporcionada por la entidad fiscalizada, de cuya veracidad es responsable; fue planeada y desarrollada de acuerdo con el objetivo y alcance establecidos, y se aplicaron los procedimientos de auditoría, que se estimaron necesarios. En consecuencia, existe una base razonable para sustentar el presente dictamen, que se refiere sólo a las operaciones revisadas. La Auditoría Superior de la Federación considera que, en términos generales y respecto de la muestra auditada, Pemex Refinación cumplió con las disposiciones normativas aplicables, al presentar una gestión financiera razonable respecto de su control, recuperación y registro contable de las cuentas por cobrar a funcionarios y empleados, excepto por los resultados que se precisan en el apartado correspondiente de este informe, y que se refieren principalmente a que: no se cuenta con lineamientos o políticas en los que se delimiten las funciones y responsabilidades desde el otorgamiento hasta la recuperación de los adeudos, ni las subdirecciones de Recursos Humanos y Relaciones Laborables de Petróleos Mexicanos y de Finanzas y Administración de Pemex Refinación cuentan con el sustento o seguimiento del cumplimiento de la normativa para la recuperación de adeudos; de las subcuentas , por miles de pesos, de naturaleza contraria, y , por 13,849.1 miles de pesos, así como , por 16,916.5 miles de pesos, de 1998 a 2010, la entidad fiscalizada no cuenta con acciones para su depuración o aclaración; 1,482.7 miles de pesos de la subcuenta no se registraron contablemente; un importe por 4,161.4 miles de pesos de enero a noviembre de 2011 no se ha comprobado y en la subcuenta se observó que 6,358.9 son adeudos de 2005 a 2010, sin acciones para su aclaración o recuperación. Apéndices Procedimientos de Auditoría Aplicados 1. Evaluar el Control Interno. 8

9 Grupo Funcional Desarrollo Económico 2. Verificar que las cifras presentadas en la cuenta contable 1205 "Funcionarios y Empleados" correspondieron con lo registrado en los Estados Financieros Dictaminados y la Cuenta Pública. 3. Integrar la cuenta contable "Funcionarios y Empleados" por antigüedad de saldo, movimientos y fechas de vencimiento. 4. Constatar que los expedientes estuvieron integrados conforme la normativa. 5. Comprobar que la cuenta contable "Funcionarios y Empleados" representó derechos reales de cobro. 6. Verificar que las cuentas por cobrar de funcionarios y empleados se otorgaron conforme a los lineamientos establecidos. 7. Verificar que la recuperación de las cuentas por cobrar de funcionarios y empleados se efectuó oportunamente y de acuerdo con la normativa. 8. Verificar las acciones implementadas, respecto de las cuentas por cobrar vencidas de funcionarios y empleados, a efecto de realizar su cobro. 9. Constatar que en su registro presupuestal y contable se observaron las disposiciones normativas. Áreas Revisadas Las subdirecciones de Finanzas y Administración de Pemex Refinación y de Recursos Humanos y Relaciones Laborales de Petróleos Mexicanos. Disposiciones Jurídicas y Normativas Incumplidas Durante el desarrollo de la auditoría practicada, se determinaron incumplimientos de las leyes, reglamentos y disposiciones normativas que a continuación se mencionan: 1. Ley General de Contabilidad Gubernamental: artículo 36 y Otras disposiciones de carácter general, específico, estatal o municipal: Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones en Materia de Control Interno y se expide el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Control Interno, Disposición 14, fracción I, Primera y Tercera del Capítulo II, Titulo segundo. Lineamientos Institucionales para las Comisiones Administrativas y Movilizaciones Temporales del Personal de Confianza, numeral Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental: Revelación Suficiente. 9

10 Informe del Resultado de la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública 2011 Fundamento Jurídico de la ASF para Promover Acciones Las facultades de la Auditoría Superior de la Federación para promover las acciones derivadas de la auditoría practicada, encuentran su sustento jurídico en las disposiciones siguientes: Artículo 79, fracción II, párrafos tercero y quinto y fracción IV, párrafos primero y penúltimo, de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Artículos 6, 12, fracción IV; 13, fracciones I y II; 15, fracciones XIV, XV y XVI; 32; 39; 49, fracciones I, II, III y IV; 55; 56, y 88, fracciones VIII y XII, de la Ley de Fiscalización y Rendición de Cuentas de la Federación. Comentarios de la Entidad Fiscalizada Es importante señalar que la documentación proporcionada por la entidad fiscalizada para aclarar o justificar los resultados y las observaciones presentadas en las reuniones fue analizada con el fin de determinar la procedencia de eliminar, rectificar o ratificar los resultados y las observaciones preliminares determinadas por la Auditoría Superior de la Federación, y que se presentó a esta entidad fiscalizadora para los efectos de la elaboración definitiva del Informe del Resultado. 10