TABOA DE CONTIDOS 1 ASPECTOS XERAIS... 4

Transcripción

1 EXCEL 2010 Guía visual pra seguir as clases de Ofimática. Débense completar na clase JULIO GONZÁLEZ SOTO 19/10/2011

2 TABOA DE CONTIDOS 1 ASPECTOS XERAIS A pantalla de Excel Propiedades do documento Moverse pola folla de calculo Buscar e substituír información Introdución de información Valores numéricos Texto Datas e horas Series de datos Matrices Anotacións Formulas Formato FOLLAS DE CÁLCULO Operacións básicas Nomear a información CÁLCULOS Fórmulas Uso de referencia a celas dentro das fórmulas Crear unha formula cunha función Referencia absoluta e relativa Auditoría Cálculos con Matrices Introducir fórmulas matriciais de varias celas Introducir fórmulas matriciais dunha cela Crear unha constante matricial Dar nome a unha constante matricial Editar unha fórmula matricial Cálculos cunha matriz Funcións con matrices Traspoñer unha matriz Guía de Ofimática: Excel Páx. 2

3 3.2.9 Ver se hai un valor nunha matriz FUNCIONS Funcións lóxicas Exemplos Funcións de información Exemplos Funcións de bases de datos Exemplos Funcións diversas Exemplos LISTAS DE DATOS Creación de listas Operacións sobre as listas ANALISE DE DATOS ECONÓMICOS Táboas i escenarios Táboas dinámicas Solver Guía de Ofimática: Excel Páx. 3

4 1 ASPECTOS XERAIS 1.1 A pantalla de Excel Barra de ferramentas Cadro de nomes Barra de formulas Barra de estado Cela activa Guía de Ofimática: Excel Páx. 4

5 1.2 Propiedades do documento Acudindo a Ficheiro, Información; podemos acceder á información do documento que se amosa a continuación. En Propiedades temos mais información significativa. 1.3 Moverse pola folla de calculo Usando o teclado temos algunhas TECLAS DE DIRECCIÓN Activa a cela indicada pola dirección. INTRO Move para abaixo TAB Move para a dereita MAY+INTRO Move para arriba MAY+TAB Move para a esquerda INICIO, HOME Vai a columna A da fila actual CTROL+INICIO, HOME Move a cela A1. CTROL + FIN Move a cela da última fila e columna con datos. CTROL + PgUp Vai a folla anterior CTROL + PgDn Vai a folla seguinte CTROL + Frechas Movese entre extremos de grupos de información Guía de Ofimática: Excel Páx. 5

6 1.4 Buscar e substituír información Polo seu contido, formato Acudimos a ficha inicio, localizar e seleccionar A mesma opción podémola usar para substituír contidos 1.5 Introdución de información Permite a introdución dos seguintes tipos de datos: Valores numéricos Seleccionar a cela, colocar o número y pulsar INTRO. A barra de fórmulas fai de espazo de edición. Alí pódese de ir pra dar entrada a información o pra corrixir a que xa existe. Aquí hai que premer o botón de introdución pra asumir o valor na cela. Un valor numérico pode ser: enteiro 34 decimal 34,5 fracción enteira 3/4 hai que identificar a cela con formato de fracción. en notación científica 4,8E+5 Si e demasiado grande Excel amosa ####### como aviso, pero o valor subxacente e o introducido. Hai un problema cos números en fraccións. Si e menor que 1 hai que poñer un 0 diante (0 3/4) senón interprétao como data. Vale poñer o símbolo =, e especificar o número Texto A introdución faise activando a cela, escribindo o texto e pulsando INTRO. Si queremos que un número sexa interpretado como texto temos que poñerlle diante a coma simple. Ex: 55 e texto e non número. Si queremos concatenar texto usamos o operador &. Guía de Ofimática: Excel Páx. 6

7 1.5.3 Datas e horas Excel almacena as datas e horas como números de serie (contan a partir do 1/1/1990) e pódense converter a diferentes formatos de data e horas e ser utilizados en cálculos cronolóxicos Series de datos Podemos encher un conxunto de celas con unha serie de números. Primeiro seleccionamos a cela ou conxunto de celas, logo acudimos a Enchemento, i eliximos a opción que desexemos (por exemplo serie). Guía de Ofimática: Excel Páx. 7

8 Podemos encher as celas cunha serie de datos personalizada. Para elo temos que crear primeiro a serie de datos. Acudimos a Ficheiro, Opcións, Opcións avanzadas, Xeral, editar lista personalizadas. Despois creamos unha nova lista Matrices Unha matriz e un conxunto de datos estruturado en filas e columnas que son tratados como unha unidade. Para crear unha matriz primeiro temos que identificar as celas que vai ocupar, despois colocamos o signo (=), identificamos os datos de orixe e pulsamos CTROL+SFIFT+ENTER. Os datos de orixe pódense identificar indicando o rango de datos (B2:D4). Si se escriben os datos directamente hai que separar as filas por (\) e as columnas por (;) 1, como neste exemplo: ={1\2\3;4\5\6;7\8\9} 1 En Excel 2003 e a inversa Guía de Ofimática: Excel Páx. 8

9 1.5.6 Anotacións Pra introducir unha anotación nunha cela, debemos colocarnos na cela i elixir a orde inserir comentarios como opción no botón auxiliar. A presenza de notas nas celas sábese pola presenza dun punto na esquina superior dereita da mesma Formulas Descríbense no apartado 3.1Fórmula Formato Para especificar o formato acudimos a ficha Inicio. Aquí podemos indicar as características do texto, aliñamento, tipo de dato que admite a cela, e outros aspectos. Guía de Ofimática: Excel Páx. 9

10 2 FOLLAS DE CÁLCULO E o soporte da información Un libro componse de varias follas de cálculo que podemos etiquetar. Activamos cada unha premendo no seu nome. 2.1 Operacións básicas Activar unha folla: premendo no deu nome Cambiar nome a unha folla: facendo dobre clic no nome e cambiando o mesmo. Podemos utilizar o menú contextual Seleccionar follas: premer nunha folla e apoiándose no Shift ou no Ctrol seleccionar o resto Modificar a cor das etiquetas: usando o menú contextual Amosar e ocultar follas: usando o menú contextual Desprazar e copiar follas: usando o menú contextual Inserir i eliminar follas: usando o menú contextual Inserir filas e columnas: colocámonos na posición onde queremos inserir o elemento e acudimos a : Inicio, Celas, Inserir Da mesma forma procedemos para eliminala Modificar o ancho da columna e o alto da fila: facendo clic na liña da dereita da columna axustamos o ancho o noso xeito, facendo dobre clic na mesma, axustámolo o contido. Inserir celas bacías: axudámonos do menú contextual Guía de Ofimática: Excel Páx. 10

11 Desprazar e inserir celas, filas e columnas: sinalar un borde do elemento a operar ata que apareza unha estrela, premendo Shitf podemos desprazar o elemento seleccionado; premendo Ctrol + Shift podémolo copiar. Repartir o contido de celas en columnas: podemos repartir o contido dunha cela entre diversas celas, para elo acudimos a: Datos, Ferramentas de datos, texto para columnas e seguimos o asistente Eliminar filas con repeticións: permite eliminar filas que teñen os mesmos datos nas columnas. Acudimos a Datos, Ferramentas de datos, Eliminar duplicados 2.2 Nomear a información Podemos aplicarlle nomes a información, tanto das celas individuais como por grupos. Seguir algún destes estes pasos: Guía de Ofimática: Excel Páx. 11

12 Acudindo o cadro de nome e cambiando a referencia a columna e fila por un nome. Seleccionar a cela ou rango de celas as que lle queremos por u nome. Acudir a ficha Fórmulas, Nomes definidos e proceder o caso. Guía de Ofimática: Excel Páx. 12

13 O terceiro método parte do feito de que os nomes xa existen nunha fila ou columna. Neste caso utilizamos a opción crear desde a selección O xestor de nomes. Podemos acudir a Fórmulas, Nomes definidos, Xestor de nomes para traballar o respecto. Podemos aplicarlle nome a un conxunto de datos e operar colectivamente identificando o nome. Pódese modificar o rango de celas asociado a un nome Guía de Ofimática: Excel Páx. 13

14 3 CÁLCULOS Especifícanse sobre cada unha das celas. 3.1 Fórmulas As fórmulas poden conter números, operadores matemáticos, referencias a celas i ecuacións xa creadas ou funcións. As fórmulas comezan co signo =. Si non aparece este símbolo, interpreta que se trata dun texto. A continuación especificamos os operadores recoñecidos por Excel: + Suma - Resta * Multiplicación / División ^ Potencia (2^4 = 16) Aritméticos Calquera valor (resultado texto) & Concatenación ( estamos & 25 & na clase estamos 25 na clase) Relacionais = Igual > Maior >= Maior ou igal < Menor <= Menor ou igual <> Distinto Parénteses (expresión) Evaluase antes. Ex: 6+5*(3^3)= Uso de referencia a celas dentro das fórmulas Podemos identificar o valor dunha cela dentro dunha fórmula. Por exemplo: = A1+B4 (identifica as celas A1 e B4) =SUMA(A1:B4) (identifica o rango de celas de A1 a B4) Podemos combinar a referencia as celas con números, operadores matemáticos e funciones definidas. As referencias pódense facer sobre celas da mesma folla ou de outra. =SUMA(Folla2!D3:E4) As celas tamén poden ser identificadas polo seu nome, si o teñen. O nome pode identificar a un grupo delas. Guía de Ofimática: Excel Páx. 14

15 =SUMA(dato1;dato2;grupo_datos_1) Crear unha formula cunha función Situados na cela na que queremos meter o calculo, colocamos o símbolo = e acudimos o botón de funcións. Tamén podemos acudir as usadas recentemente. Podemos escribir as primeiras letras da función e desprega as candidatas. E necesario coñecer o significado dos parámetros Referencia absoluta e relativa Podemos identificar unha cela ou grupo delas cun valor absoluto ($D$4) ou cun valor relativo (D4). No primeiro caso si trasladamos a formula a outra cela segue identificando as mesmas celas, no segundo caso identifica as novas celas que están na mesma posición relativa que na fórmula de orixe. Podemos cambiar o tipo de referencia premendo F4 tantas veces como sexa necesario sobre a referencia orixinal. Guía de Ofimática: Excel Páx. 15

16 3.1.4 Auditoría Esta función permite rastrexar a orixe e o destino dunha cela implicada nunha fórmula. Podémola utilizar acudindo a: Fórmulas, Auditoría. Hai outras opcións que resultan útiles: Mostrar fórmula Verificación de erros Avaliar fórmula 3.2 Cálculos con Matrices Unha matriz e un conxunto de datos estruturado en filas e columnas que son tratados como unha unidade. Para crear unha matriz primeiro temos que identificar as celas que vai ocupar, despois colocamos o signo (=), identificamos os datos de orixe e pulsamos CTROL+SHIFT+ENTER. Os datos de orixe pódense identificar indicando o rango de datos (B2:D4) Introducir fórmulas matriciais de varias celas Seleccionando a columna D, podemos introducir o rango da B *E e premer Ctrol+Shift+Enter Introducir fórmulas matriciais dunha cela Seleccionando a función (suma neste caso), podemos introducir o rango da B*C e premer Ctrol+Shift+Enter Guía de Ofimática: Excel Páx. 16

17 3.2.3 Crear unha constante matricial Faise separando as columnas por \ e as filas por ;. Por exemplo se queremos introducir unha matriz de 2 filas por 2 columnas, seleccionamos as celas onde queremos colocala e escribimos ={2\5;6\9} Ctrol+Shift+Enter Dar nome a unha constante matricial Acudimos a Fórmulas, nomes definidos, definir nome Podemos nomear unha táboa cos nomes do día e facer referencia a un deles. Por exemplo: =A2+ÍNDICE(dias_seman;3) Editar unha fórmula matricial Para editar unha formula matricial hai que seleccionar todas as celas da matriz e premer na barra de fórmulas ou premer F2. Cousas que non se poden facer: Cambiar o contido dunha cela individual Mover celas, pero si a matriz completa Eliminar celas. Pódese eliminar a fórmula matricial completa Inserir celas, filas ou columnas novas Guía de Ofimática: Excel Páx. 17

18 Utilizar fórmulas matriciais de varias celas dentro dunha táboa que foi creada utilizando Inserir, Táboas, Táboa Cálculos cunha matriz Identificamos a posición na que colocaremos a matriz resultado, e facemos = matriz orixe e calculo. Por exemplo: =B21:E24* Funcións con matrices Podemos aplicar funcións as matrices, por exemplo: =FACT(F2:H4) Traspoñer unha matriz Podemos traspoñer unha matriz aplicando a función =TRANSPONER(J10:L12) Ver se hai un valor nunha matriz Nomes= matriz Nome = cela =SE(nomes=nome;"está";"non está") Guía de Ofimática: Excel Páx. 18

19 3.3 FUNCIONS Neste apartado describimos as funcións básicas de Excel. E necesario ter en conta que este apartado pode ter unha extensión que dependa moito do tipo de usuario o que vai destinado. No capitulo Erro Non se atopa a orixe da referencia. relaciónanse descríbense todas as que altan. Un cálculo pode proporcionar un valor non valido. Neste caso o resultado pode ser: VALOR DO ERRO #DIV/0! #NA #NAME? #NULL! #NUM! #REF! #VALUE! DESCRICIÓN A fórmula ten unha división por cero. Comprobar que no ai referencias a celas en branco Non existe valor dispoñible. E posible que se omitira algún argumento da función Utiliza un nome de rango non definido no libro Intentase utilizar a intersección de dúas áreas que non se intersectan. E posible que exista un espazo extra nalgún dos rangos dos argumentos Un dos argumentos da función pode que este fora de rango, sexa non válido ou que a función iterativa que se está a utilizando non chegara a una solución. (Intente utilizar o argumento Estimar para especificar un punto de inicio no cálculo) A fórmula inclúe referencias a rangos que foron borrados A fórmula está utilizando una entrada de texto como argumento ####### O resultado non cabe na cela. No gráfico seguinte amósanse a relación das mesmas. Guía de Ofimática: Excel Páx. 19

20 3.3.1 Funcións lóxicas Son as seguintes: E(valor_lóxico1;valor_lóxico2; ) (Y lóxico): proba as entradas lóxicas de devolve certo se todas as entradas son certas. =E(5>4;B2<C2;A1) proba se 5>4, se B2<C2 e se A1 non vale 0. FALSO(): devolve o valor lóxico FALSO NON(valor_lóxico): cambia certo por falso e viceversa. OU(valor_lóxico1;valor_lóxico2; ) (OR lóxico): proba as entradas lóxicas de devolve certo se unha entrada e certa. SE(proba_lóxica;valor_se_verdadeiro;valo_se_falso): proba a condición e devolve un o valor que proceda. SE.ERRO: Comproba se ai un erro na fórmula. Se non atopa ningún erro, devolve o resultado da fórmula. SE.ERRO(A2/B2; "Error en el cálculo") VERDADEIRO(): devolve o valor lóxico VERDAEIRO. Guía de Ofimática: Excel Páx. 20

21 Exemplos funcións lóxicas Y VERDADERO Y(CONTAR(A1:B2)>3) FALSO Y(A1>A2;B1>B2) SE HAI VALOR SI(A3;"HAI VALOR";"NON HAI VALOR") NO FALSO NO(B5) OU VERDADERO O(B5;B6) O FALSO O(B7;B20) VERDADERO 2 VERDADERO()+B7 FALSO FALSO FALSO() Funcións de información FUNCION ACCION FUNCION ACCION CELDA TIPO.DE.ERROR INFO ESBLANCO ESERR ESERROR ES.PAR ESLOGICO ESNOD Devolve información acerca do formato, a colocación e o contido da cela Devolve un número que corresponde a un tipo de erro Devolve información acerca del entorno operativo en uso Devolve VERDADERO si o valor está en branco Devolve VERDADERO si o valor e calquera valor de erro excepto #N/A Devolve VERDADERO si o valor e calquera valor de error Devolve VERDADERO si o número e par Devolve VERDADERO si o valor e un valor lóxico Devolve VERDADERO si o valor e o valor de erro #N/A ESNOTEXTO ESNUMERO ES.IMPAR ESREF ESTEXTO N ND TIPO Devolve VERDADERO si o valor non e texto Devolve VERDADERO si o valor e un número Devolve VERDADERO si o número es impar Devolve VERDADERO si o valor e unha referencia Devolve VERDADERO si o valor e texto Devolve un valor convertido nun número Devolve o valor de erro #N/A Devolve un número que indica o tipo de datos dun valor Guía de Ofimática: Excel Páx. 21

22 Exemplos Guía de Ofimática: Excel Páx. 22

23 3.3.3 Funcións de bases de datos FUNCION ACCION FUNCION ACCION BDPROMEDIO BDCONTAR BDCONTARA BDEXTRAER BDMAX BDMIN Devolve a media das entradas seleccionadas na base de datos Conta o número de celas que conteñen números na base de datos Conta o número de celas non bacías da base de datos Extrae da base de datos un único rexistro que cumpre los criterios especificados Devolve o valor máximo das entradas seleccionadas da base de datos Devolve o valor mínimo das entradas seleccionadas da base de datos BDPRODUCTO BDDESVEST BDDESVESTP BDSUMA BDVAR BDVARP Multiplica os valores dun campo concreto de rexistros da base de datos que cumpren os criterios especificados Calcula a desviación estándar a partir dunha mostra de entradas seleccionadas na base de datos Calcula a desviación estándar en función da poboación total das entradas seleccionadas na base de datos Agrega os números da columna de campo des rexistros da base de datos que cumpren os criterios Calcula a varianza a partir dunha mostra de entradas seleccionadas na base de datos Calcula a varianza a partir da poboación total de entradas seleccionadas na base de datos Exemplos Guía de Ofimática: Excel Páx. 23

24 3.3.4 Funcións diversas Se describe a continuación algunhas funcións que creemos de interese. FUNCION SUMARSE (sumar.si) BUSCARV BUSCARH ACCION Suma as celas que cumpren determinado criterio ou condición. Busca un valor na primeira columna da esquerda dunha táboa e devolve un valor na mesma fila desde unha columna especificada. Por defecto a táboa ordénase de forma ascendente. Busca na primeira fila dunha táboa ou matriz de valores e devolve o valor na mesma columna desde unha fila especificada Exemplos Guía de Ofimática: Excel Páx. 24

25 4 LISTAS DE DATOS Unha lista é unha táboa de datos almacenados nunha folla de cálculo e organizados en columnas e filas. Unha lista é en esencia unha base de datos. Unha lista consta dunha colección de filas con cabeceiras de columna uniformes e datos consistentes. As listas deben conter un número fixo de columnas, inda que poden ter un número variable de filas. Cada columna debe ter o mesmo tipo de información, Excel identifica automaticamente. 4.1 Creación de listas Para crear una lista hai que seguir os seguintes pasos: 1. Abrir unha nova folla de cálculo. Este paso mellora a utilidade das listas en Excel. 2. Crear una cabeceira de columna para cada campo da lista. 3. Dar formato as celas que se atopa debaixo das cabeceiras da cordo o tipo de dato que se vaia utilizar. 4. Engadir información os campos. E necesario que a táboa este completamente illada da outra información, e dicir debe ter como mínimo unha fila ou columna entre a táboa e o resto da información Pra evitar problemas en operacións posteriores, non se debe colocar mais información nas filas que ocupa a lista. Guía de Ofimática: Excel Páx. 25

26 4.2 Operacións sobre as listas Ordenación: acudimos a datos, Ordenar Filtrado: acudimos datos, Filtro Subtotais: acudimos a Datos, Esquema, Subtotal Guía de Ofimática: Excel Páx. 26

27 5 ANALISE DE DATOS ECONÓMICOS Excel conta ca posibilidade de analizar datos que permitan a valoración de alternativas. 5.1 Táboas i escenarios Unha táboa de datos ou táboa de sensibilidade, resume o efecto dunha ou dúas variables sobre fórmulas que as utilizan. Táboas de datos baseadas nunha variable de entrada Táboas de datos baseadas en dúas variables de entrada Escenarios. Permiten analizar situacións modificando mais de dúas variables Atinxir obxectivo Para acceder a estas operacións acudimos a: datos, Ferramentas de datos, análise de hipóteses. Guía de Ofimática: Excel Páx. 27

28 5.2 Táboas dinámicas Unha das ferramentas mais potentes de análises de datos estruturados en táboas e a través de táboas dinámicas. Esta opción está dispoñible en Inserir, Táboa dinámica A través de esta opción entramos nun cadro de dialogo que nos permite deseñar a estrutura de esta táboa. As táboas dinámicas teñen certa terminoloxía: Campo columna: un campo que contén orientación de columna. Campo fila: un campo que contén orientación de fila. Total xeral: unha fila ou columna que amosa a os totais de todas as celas dunha fila ou columna da táboa. Subtotais: fila ou columna que amosa un subtotal dun elemento campo fila ou columna Grupo: conxunto de elementos que se trata como un único elemento Elemento: un elemento dun campo que aparece como encabezado de fila ou columna Área de valores: área que contén os datos do informe. Guía de Ofimática: Excel Páx. 28

29 Por exemplo buscamos unha relación entre dous elementos (categoría) con ríspeto a un terceiro (dato). Neste exemplo, vendedor e Zoa actúan de categoría e Importe de dato. Guía de Ofimática: Excel Páx. 29

30 Premendo sobre o dato temos acceso á configuración do campo. Aquí podemos especificar o calculo que desexamos. Guía de Ofimática: Excel Páx. 30

31 5.3 Solver Tratase dunha ferramenta que permite solucionar problemas de programación lineal. Está dispoñible en datos, Análises. Tratase dun suplemento de Excel, se non está dispoñible hai que acudir a botón de Office, Opcións de Excel, Suplementos, Ir. O uso de solver implica especificar os segintes datos: Restricións Función obxectivvo Variables a calcular Establecidos estes datos, chamase a solver e lle indicamos as posicións dos mesmos na folla así como o tipo de obxetivo a calcular os mesmos: Cela que contén a función obxetivo Restricions Tipo de obxetivo Celas das variables a calcular Guía de Ofimática: Excel Páx. 31