I. JUSTIFICACION, FORMALIDADES Y PROCEDIMIENTO A SEGUIR EN LA CONVOCATORIA

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1 I. JUSTIFICACION, FORMALIDADES Y PROCEDIMIENTO A SEGUIR EN LA CONVOCATORIA 1.1. JUSTIFICACION Todo empleador debe entregar a los trabajadores que devenguen hasta dos S.M.M.L.V., la dotación, asumiendo los costos de las prendas que el trabajador requiera para el desempeño normal de sus labores MARCO JURIDICO El artículo 230 del Código Sustantivo del Trabajo, establece la obligatoriedad de los empleadores de suministrar a sus dependientes la dotación de calzado y overoles, para la labor propia que desempeñan. El Decreto Reglamentario 982 de 1984, reglamentó lo pertinente a la dotación de calzado y vestido de los trabajadores. La Convención Colectiva de Trabajo de COMFENALCO TOLIMA del año 1995, firmada con la Organización Sindical SINALTRACAF, y la Convención Colectiva de Trabajo de COMFENALCO TOLIMA del año 2011, firmada con la Organización Sindical ASTRACOMTOL, establecen la obligación de suministrar cuatro dotaciones en el año a los trabajadores afiliados a cada Organización Sindical, a los que se adhieran o beneficien de cada Convención Colectiva. El Artículo 471 del Régimen Laboral Colombiano, indica que cuando un sindicato es mayoritario, los beneficios de la convención se hacen extensibles a todos los trabajadores de la empresa AUTORIZACION PARA CONTRATAR Mediante Acta No. 635 del 11 de Diciembre de 2012, el Consejo Directivo de la Caja, autorizó a la Dirección Administrativa, adelantar el proceso de contratación para la adquisición de las dotaciones para el personal de COMFENALCO TOLIMA, autorizando un presupuesto hasta de $ para la dotación de prendas de vestir ALCANCE El Proveedor deberá contar con los recursos propios necesarios para hacer el suministro a entera satisfacción de COMFENALCO TOLIMA OBJETO COMFENALCO TOLIMA, está interesado en recibir propuestas para contratar el suministro de ropa o vestido de labor para los empleados de la Corporación, cuyas especificaciones técnicas se describirán en adelante APERTURA DE LA CONVOCATORIA La apertura de la presente invitación se realizará el día 15 de marzo de 2013.

2 1.7. ENTREGA TÉRMINOS DE REFERENCIA Los términos de Referencia serán publicados en la página Web y entregados a la empresa que lo requiera en el Departamento de Compras, ubicado en la calle 37 carrera 5 esquina, Edificio Sede Comfenalco Piso 1. Ibagué - Tolima, teléfono , del de marzo de 2013, en el horario de 8:00 a.m., a 12:00 m y de 2:00 a 5:00 p.m CIERRE DE LA CONVOCATORIA Las propuestas se recibirán el día 26 de marzo de 2013, hasta las 5:00 p.m., en la Secretaría de la Dirección Administrativa, ubicada en la calle 37 carrera 5 esquina, Edificio Sede Comfenalco Piso 2 Ibagué- Tolima. No se evaluarán propuestas que sean entregadas después de la fecha y hora fijada en el párrafo anterior, así como las que se presenten en lugares diferentes al indicado. Estas propuestas serán devueltas al oferente sin evaluar APERTURA DE LAS PROPUESTAS La apertura de las Propuestas se realizará el día 26 de marzo de 2012 a las 5:05 p.m, con la presencia de la Unidad de Auditoria Interna de la Corporación FORMA PARA LA PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS La propuesta se presentará: escrita debidamente foliada, en cualquier medio mecánico y en medio magnético, en idioma español en sobre cerrado, en original y copia, acompañada de una carta remisoria dirigida a la Directora Administrativa de Comfenalco Tolima, Doctora DIANA LUCIA REYES GUTIERREZ. El sobre deberá marcarse con la siguiente información: PROPUESTA PARA (incluir el objeto de la invitación, especificar el programa para el cual oferta) NOMBRE DEL OFERENTE (incluir el nombre del oferente) ORIGINAL O COPIA (Identificar el contenido del sobre: original o copia) GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA El proponente deberá presentar dentro de la propuesta la póliza de garantía de seriedad que cobije las ofertas a realizar dentro de la cotización y debe ser expedida por una Compañía de Seguros legalmente establecida en Colombia, con las siguientes características: Cuantía: 10% del valor de la propuesta. La garantía debe establecerse en pesos colombianos. Vigencia: Sesenta (60) días calendario, contados a partir de la fecha de vencimiento del plazo límite para presentación de las propuestas. El proponente favorecido debe comprometerse a mantenerla vigente hasta la constitución de garantía de cumplimiento. Beneficiario: Caja de Compensación Familiar de Fenalco del Tolima, COMFENALCO TOLIMA, Nit

3 Obligatoriamente debe presentar documento original de la compañía aseguradora, que acredite el pago de la póliza, anexo a la propuesta, sin el lleno de este requisito se entenderá por no cumplido el mismo ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO REQUERIDO. El servicio que requiere COMFENALCO TOLIMA, es el siguiente: ITEM No. PRENDAS CANTIDAD POR EMPLEADO Personal Femenino Administrativo 928 Cuatro modelos: Un Conjunto de tres piezas, chaqueta, blusa y falda o pantalones, y, tres Conjuntos de blusas y faldas o pantalones, formales de oficina. Personal Masculino Administrativo 340 Cuatro modelos de Camisas clásica 1 bolsillo, manga corta y larga, todas las tallas. Personal Masculino Administrativo 340 Cuatro modelos Pantalones clásicos sin prenses, todas las tallas, Dos en tela para pantalón formal y 2 en tela Dril. Personal Femenino Operativo 92 Cuatro modelos de blusas y pantalones sobre medidas en tela anti fluidos. Personal Femenino Obra Vivienda 4 Jeans dama índigo de 14 onzas. Personal Femenino Obra Vivienda 4 Camiseta tipo polo dama, cuello hilo con logo bordado. Personal Masculino Operativo 100 Camisetas tipo polo caballero todas las tallas, cuello hilo, con logo bordado, de manga larga y corta. Personal Masculino Operativo 100 Jeans hombre índigo de 14 onzas, todas las tallas. Personal Masculino Operativo- Servicios Generales 4 Uniformes para personal de Servicios Generales en tela antifluidos Personal Directivo 116 Bonos para dotación. Personal Instructores Deportivos 126 Pantalón Sudadera 4 colores. con el logo bordado. Personal Instructores Deportivos 126 Camisetas tipo polo diferentes colores, cuello hilo, con el logo bordado. Personal de Salud 66 Uniformes para personal de salud en tela antifluidos sobre medidas. Batas en tela dacron hilo 306 Personal Docente, Bibliotecas, Archivo y Servicio Generales.

4 INVENTARIO Los proponentes deberán garantizar y demostrar que cuentan con el suficiente stand de productos, para realizar el suministro de la dotación a contratar TELAS A EMPLEAR EN LAS PRENDAS PERSONAL MASCULINO 1. Pantalones: Las telas utilizadas deben estar teñidas uniformemente, presentar un excelente acabado y estar incluidas dentro de los siguientes materiales: 100% algodones, polialgodones de mezcla 65% algodón y 35% poliéster, gabardinas, dacrones pantaloneros, telas inteligentes que garanticen la frescura de las prendas. 2. Camisas: telas teñidas uniformemente, presentar un excelente acabado y estar incluidas dentro de los siguientes materiales: 100% algodones, polialgodones de mezcla 65% algodón y 35% poliéster. (Dacrones, Linos, Oxford, Popelinas rígidas, o telas inteligentes que garanticen la frescura de las prendas). PERSONAL FEMENINO Las telas utilizadas para las elaboración de las prendas para el personal femenino de administración que comprenden blusas, faldas o pantalones y chaqueta prendas deben estar teñidas uniformemente, presentar un excelente acabado y estar incluidas dentro de los siguientes materiales: Pantalón 97% poliéster 3% spandex, Blusa : 65% poliéster 35% algodón PERSONAL OPERATIVO MASCULINO Camibuso: tela piqué 100% algodón de 220 Jeans de 14 onzas, de 57 a 61 hilos por gramos de peso. pulgada en urdimbre y de 38 a 42 en trama, 100% algodón. PERSONAL FEMENINO SERVICIOS GENERALES Telas teñidas uniformemente, presentar un excelente acabado y estar incluidas dentro de los siguientes materiales: tela antifluidos, dacrones, linos. PERSONAL INSTRUCTORES DEPORTIVOS Telas teñidas uniformemente, presentar un excelente acabado y estar incluidas dentro de los siguientes materiales: para el camibuso tela piqué 100% algodón de 220 gramos de peso; para el pantalón de sudadera: antifluidos tipo micro-prince, universal de La Fayette. PERSONAL DE SALUD Telas teñidas uniformemente, presentar un excelente acabado y estar incluidas dentro de los siguientes materiales: antifluidos 100% algodones. PETOS Y BATAS Los petos deben ir en tela antifluido y las batas en dacron hilo pc 447.

5 1.14. PUNTO DE ENTREGA El proveedor deberá entregar las prendas en el almacén de COMFENALCO TOLIMA, ubicado en la Carrera 5, Calle 37 esquina Edificio Comfenalco de la ciudad de Ibagué Tolima, ó en los puntos de entrega del proveedor, previa aprobación y autorización de COMFENALCO TOLIMA, en este último caso TOMA DE MEDIDAS AL PERSONAL FEMENINO La Empresa seleccionada podrá tomar las medidas al personal femenino de la Corporación en la sede administrativa de la Caja de Compensación Familiar de Fenalco del Tolima COMFENALCO, en un término de ocho (8) días calendario máximo, en los horarios informados por la Corporación, según cronograma, una vez se encuentre legalizado el contrato respectivo. II. CONDICIONES GENERALES 2.1. PARTICIPANTES DE LA CONVOCATORIA: El proponente que desee presentar propuesta, la que debe cumplir con los siguientes requisitos: Ser persona natural o jurídica, cuya actividad sea la de fabricación, y/o comercialización de prendas de vestir, o Consorcio o Unión Temporal conformado con el único objeto de presentar la propuesta y ejecutar el contrato, la duración de la persona jurídica debe ser mínimo igual a la duración del contrato y seis meses más. No encontrarse incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad de que tratan los Estatutos de la Caja, el Decreto ley 2463 de 1981 y la Ley 789 de 2002 y demás legales pertinentes, diligenciando el formulario que será entregado en el Departamento de Compras de la Caja y/o se puede descargar directamente de la página Web de la Corporación: Presentar la propuesta directamente o por intermedio de su agente comercial, mandatario o persona estatutariamente facultada para el efecto de acuerdo con la Ley. Estar registrado como Proveedor de la Caja o efectuar el proceso en línea en la página Web link contratación, la Jefe del Departamento de Compras expedirá certificación sobre el cumplimiento de este requisito, la cual deberá hacer parte de la propuesta REQUISITOS O REQUERIMIENTOS PARA EL OFERENTE Carta de presentación de la propuesta. El proponente deberá diligenciar el modelo adjunto (ANEXO 1) de los presentes términos de referencia, el cual debe ser firmado por su Representante legal ó persona facultada para tal efecto, mencionando de forma expresa que se acepta los términos de referencia en su totalidad.

6 Original del Certificado de Existencia y Representación legal con fecha de expedición no mayor a 30 días calendario contados a partir de la fecha de entrega de la documentación requerida, cuando se trata de persona jurídica, o la matricula mercantil en caso de tratarse de persona natural. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del Representante legal o persona facultada para presentar la propuesta, o cedula de ciudadanía del proponente cuando se trata de persona natural. Certificación expedida por el Revisor Fiscal en caso de que lo hubiere o por el Representante Legal o proponente, donde conste que se encuentra al día en los pagos al Sistema de Seguridad Social en Salud, Pensiones, ARL de todos los trabajadores y en el pago de los Aportes Parafiscales (ICBF, SENA, CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR). El proponente deberá diligenciar el formulario de Inhabilidades e Incompatibilidades, de que trata el punto 2.1., de los presentes términos. Fotocopia del Registro Único Tributario (RUT). Las personas jurídicas deberán acreditar que el representante legal se encuentra facultado para presentar propuesta y para suscribir el contrato, para lo cual deberá presentar el documento donde conste tal autorización. Balance general con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior a la fecha de apertura de la presente convocatoria, firmado por el Representante Legal o persona facultada para presentar la propuesta y Revisor Fiscal cuando fuere el caso. Estado de resultados con corte a 31 de Diciembre del año inmediatamente anterior a la fecha de apertura de la presente invitación, firmado por el Representante Legal, el Contador y Revisor Fiscal cuando fuere el caso. Original de la póliza de seriedad de la oferta y documento original de la compañía aseguradora que acredite el pago de la póliza. Propuesta económica, debidamente firmada por el representante Legal. Propuesta técnica y de servicios, en donde conste los servicios adicionales que el proveedor ofrece a COMFENALCO TOLIMA. En el caso de las dotaciones para el Personal Administrativo, los oferentes deberán realizar un desfile ante el Comité de Dotación con al menos seis muestras de uniformes para el personal femenino y seis muestras de uniformes para el personal masculino. Los proponentes deberán enviar las fichas técnicas y muestras de cada una de las prendas cotizadas, de las cuales certificarán que cuentan con la cantidad requerida para la confección de la totalidad de uniformes solicitados.

7 2.3. EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE Los proponentes deberán acreditar que cuentan con la experiencia suficiente para cumplir el objeto de la presente convocatoria, para lo cual deberán adjuntar a la propuesta tres (3) certificaciones de contratos de suministro de dotaciones ejecutados dentro del Departamento del Tolima, durante los últimos dos (2) años, firmada por el representante legal de la entidad Contratante, sin incluir la experiencia relacionada con esta Caja de Compensación Familiar. Las certificaciones deberán contener la siguiente información: - Objeto del Contrato. (Suministro de dotaciones). - Fecha de Iniciación y terminación del contrato ejecutado. - Valor total del suministro. - Calificación del servicio prestado (Excelente, Buena, Regular, Mala). - Supervisor del Contrato. - Dirección y teléfono de las empresas, para confirmar la información consignada en los documentos presentados. En caso de que la información consignada no se ajuste a la realidad o sea inexacta, la propuesta será rechazada OFRECIMIENTO ECONOMICO Los valores ofertados deben ajustarse a los precios promedio del mercado sobre las prendas que se requiere para la dotación del personal de COMFENALCO TOLIMA PRECIOS Y VALIDEZ Los precios ofertados a la apertura de la convocatoria, deberán mantenerse durante la vigencia de la contratación. Los Proveedores que ofrezcan productos con precios variables, deberán especificar los periodos de sostenibilidad. Los valores se deben especificar en pesos Colombianos ACLARACIONES Y MODIFICACIONES A LOS TERMINOS GENERALES DE CONTRATACION: Si es necesario hacer cualquier aclaración o modificación a las condiciones generales de contratación, se hará a los invitados oportunamente, para lo cual se recibirán las inquietudes de forma escrita en el Departamento de Compras de la Corporación, ubicado en la carrera 5ª calle 27 esquina de la Ciudad de Ibagué, hasta el día 21 de marzo de 2013 a en el horario de 8:00 12:00

8 2.7. EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA Y CRITERIOS Estudio Jurídico: COMFENALCO TOLIMA seleccionará los proponentes que cumplan con todos los requisitos descritos en el inciso 2.2. Requisitos o Requerimientos para el Oferente, para lo cual deberán presentar toda la documentación exigida. Estudio Financiero. Se revisará la capacidad de contratación del oferente mediante la evaluación de los siguientes indicadores financieros calculados a Diciembre de 2012, nivel de endeudamiento el cual será menor o igual al 70%, Índice de Liquidez mayor o igual al 1%, y capital de trabajo mayor o igual al 20% del valor del contrato; el resultado de la calificación es cumple o no cumple. Estudio Técnico. COMFENALCO TOLIMA, se reserva el derecho de evaluar la forma técnica de las propuestas, de acuerdo a la presentación realizada por los proveedores, en concordancia con las fichas técnicas anexas a este documento DESCARTE PROPUESTAS Cuando no se ajusten a los términos de referencia. Cuando se presenten dos (2) o más propuestas por un mismo oferente. Cuando el oferente esté incurso en causales de inhabilidades e incompatibilidades. Cuando se presente extemporáneamente. Cuando no esté firmada por el Representante Legal o persona debidamente facultada para presentar la propuesta. Cuando no presente la póliza de seriedad de la oferta y el documento original de la compañía aseguradora, que acredite el pago de la póliza CAUSALES PARA DECLARAR DESIERTA LA CONVOCATORIA Cuando no se presente ninguna propuesta. Cuando las propuestas presentadas no permitan hacer una selección objetiva, o no se ajuste a los requerimientos de la Corporación. Cuando la propuesta exceda el presupuesto oficial de Comfenalco Tolima ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO COMFENALCO TOLIMA se reserva el derecho de hacer adjudicaciones parciales entre los oferentes. - Igualmente se reserva el derecho a hacer adjudicaciones parciales por item. - Aumentar o disminuir la cantidad de unidades que conforman cada item, durante la ejecución del contrato, teniendo en cuenta que solo se entrega dotación a los trabajadores que hayan causado este derecho.

9 2.11. DURACION DEL CONTRATO El contrato resultado de la presente convocatoria tendrá una vigencia de sesenta (60) días calendario a partir del acta de inicio (duración que no será prorrogada bajo ninguna circunstancia) GARANTÍAS Luego de ser adjudicado el contrato, se le exigirá al Contratista elegido las siguientes garantías para legalizar su contrato. Este solo se firmará una vez COMFENALCO TOLIMA reciba las pólizas originales junto con el recibo de pago correspondiente. Póliza de Anticipo. Por el 100% del valor del mismo por el término de duración del contrato y cuatro meses más. esta póliza será exigida siempre y cuando el proveedor seleccionado solicite anticipo para la ejecución del contrato. Póliza de cumplimiento. Por el 10% del valor del contrato, por la vigencia del mismo y cuatro (4) meses más. Póliza de calidad. Por el 25% del valor del contrato, por la vigencia del mismo y seis (6) meses más. De Salario, Prestaciones Sociales e indemnizaciones.- Por el 10% del valor del contrato durante la vigencia del mismo y tres (3) años más Cesión o Subcontratación. Durante la vigencia del contrato, el Contratista no podrá ceder el contrato a ninguna persona natural o jurídica, sin el consentimiento previo escrito y expreso de COMFENALCO TOLIMA, quien se reservará en todos los casos las razones para negar la autorización de la cesión. Todo subcontrato deberá ser previamente aprobado por COMFENALCO TOLIMA y en el texto de los mismos se dejará constancia de que se entienden celebrados dentro y sin perjuicio de los términos del contrato y bajo la exclusiva responsabilidad del Contratista, quien será responsable de los errores u omisiones de los subcontratistas, los cuales carecerán de todo derecho de reclamo ante COMFENALCO TOLIMA. Si a juicio de COMFENALCO TOLIMA, el Subcontratista no cumple satisfactoriamente con las obligaciones del contrato, podrá ordenar la terminación del subcontrato en cualquier tiempo, exigiendo al Contratista el cumplimiento inmediato y directo de dichas obligaciones Supervisión. La supervisión del contrato será ejercida por el Jefe de la Unidad de Gestión Humana de Comfenalco Tolima DIANA LUCIA REYES GUTIERREZ Directora Administrativa

10 ANEXO 1. CARTA DE PRESENTACIÓN Ciudad y Fecha, Doctora DIANA LUCIA REYES GUTIERREZ Directora Administrativa Comfenalco Tolima Calle 37 Carrera 5ª. Esquina Piso 1. Departamento Compras IBAGUE, TOLIMA Asunto:.. El suscrito quien obra en (nombre propio, en calidad de mandatario, apoderado, agente, administrador o representante legal) de la (Empresa) de acuerdo a las condiciones contenidas en los términos de referencia, para la contratación del suministro dotaciones para el periodo 2013, al personal de COMFENALCO TOLIMA. 1. Que conozco y acepto en su totalidad los documentos, especificaciones y demás condiciones que rigen esta convocatoria. 2. Que no me hallo incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad señaladas por la Ley, y no existen demandas, ni medidas cautelares en contra de la Empresa. 3. Que el firmante de la presente carta está autorizado para presentar esta propuesta por el valor total indicado y suscribir el respectivo contrato. 4. Que en caso de prorrogarse el contrato por parte de COMFENALCO TOLIMA, acepto seguir cumpliendo como mínimo con las exigencias de la presente convocatoria. 5. Que la presente propuesta consta de ( ) folios debidamente numerados. 6. Mantener la confidencialidad de la información que en esta convocatoria se suministre. 7. Que me comprometo a cumplir con el objeto a contratar. Atentamente, NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL C.C. FIRMA