Organización de las Naciones Unidas. para la Educación, la Ciencia y la Cultura Consejo Ejecutivo. 162ª reunión

Transcripción

1 Organización de las Naciones Unidas ex para la Educación, la Ciencia y la Cultura Consejo Ejecutivo 162ª reunión 162 EX/37 PARÍS, 10 de septiembre de 2001 Original: Inglés Punto 7.12 del orden del día provisional NORMAS POR LAS QUE SE RIGE EL PAGO DE LOS VIAJES Y OTROS GASTOS DE LOS DELEGADOS, EXPERTOS Y DEMÁS PARTICIPANTES EN LAS REUNIONES ORGANIZADAS POR LA UNESCO RESUMEN De conformidad con la Decisión 161 EX/4.2 (IV.B) el Director General somete al Consejo Ejecutivo el presente informe sobre las normas por las que se rige el pago de los viajes y otros gastos de los delegados, expertos y demás participantes en las reuniones organizadas por la UNESCO. Proyecto de decisión: párrafo De conformidad con el párrafo 12 de la Decisión 161 EX/4.2 (IV.B), el Director General somete su informe sobre las normas por las que se rige el pago de los viajes y otros gastos de los delegados, expertos y demás participantes en las reuniones organizadas por la UNESCO. El presente documento no se refiere a los viajes de los representantes de los Estados Miembros para acudir a las reuniones del Consejo Ejecutivo y la Conferencia General, por cuanto esta cuestión se tratará en el contexto del documento 162 EX/INF.7. rmas generales por las que se rigen los viajes de los participantes en las reuniones celebradas en el marco del Programa 2. Al ser la organización de reuniones, conferencias y cursos de formación parte fundamental del programa de la UNESCO, es necesario ayudar a los participantes cuando se desplazan en interés de la Organización. Hay que tener en cuenta que muchos de los interlocutores de la UNESCO carecen de recursos financieros. Aunque cada vez son más los interlocutores de la Organización que tienen acceso a las tecnologías modernas de la comunicación, la utilización de éstas no puede reemplazar por completo la cooperación directa de las personas.

2 162 EX/37 - pág En el documento 29 C/5 Aprobado la consignación presupuestaria para viajes de participantes en reuniones organizadas por la UNESCO se había estimado en dólares estadounidenses, pero los gastos efectivos del ejercicio financiero que finalizó el 31 de diciembre de 1999 ascendieron a dólares. En el 30 C/5 se habían previsto dólares para viajes de los delegados. Al 30 de junio de 2001, se habían gastado dólares en este concepto al que en el 31 C/5 se ha previsto destinar dólares. 4. Los gastos de viaje de los participantes (comprendidos el precio del billete, las dietas y los pequeños gastos de salida y llegada) en estas reuniones se suelen pagar con arreglo al siguiente cuadro: Tipo de participantes a. Representantes de Estados u organizaciones invitados como participantes principales a una reunión de Categoría I (Conferencias internacionales de Estados), II (Reuniones de carácter intergubernamental) o III (Conferencias no gubernamentales); b. Participantes principales en reuniones de las Categorías V (Comités consultivos), VI (Comités de expertos) o VII (Seminarios, y cursos de formación); c. Participantes principales en reuniones de las Categorías IV (Congresos internacionales) y VIII (Coloquios); d. Observadores, independientemente de la categoría de la reunión (comprendidas las reuniones organizadas mediante el método indirecto ); e. Participantes principales en reuniones organizadas mediante el método indirecto ; f. Funcionarios de la UNESCO y consultores que asisten a reuniones como asesores técnicos de la Secretaría. Gastos de viaje costeados por la UNESCO Decisión especial del Subdirector General competente Decisión especial del Subdirector General competente 5. En el anexo se recapitulan detalladamente las prestaciones a que tienen derecho en materia de viajes de los principales participantes en las reuniones. 6. Por regla general, el pago de los gastos de viaje se limita a la tarifa más económica disponible. En circunstancias excepcionales, y únicamente por motivos médicos, el Subdirector General de Administración (ADG/ADM) puede hacer una excepción, por recomendación del Médico Jefe, y autorizar el viaje en la clase inmediatamente superior a la clase económica. Sin embargo, en ningún caso se realizarán viajes en avión en primera clase,

3 162 EX/37 - pág. 3 ni por motivos médicos o de otro tipo, e independientemente de la fuente de financiación (Programa Ordinario o fondos extrapresupuestarios). Cualquier excepción a esta regla deberá ser autorizada por escrito por el Director General. Cualquier otra excepción a las normas vigentes en relación con viajes de los participantes para acudir a las reuniones organizadas por la UNESCO requiere una decisión específica del Subdirector General de Administración, previa petición de los sectores del programa. En los últimos 12 meses se han presentado al Subdirector General de Administración 29 solicitudes de derogación, de las cuales 27 fueron aprobadas. 7. Los participantes en las reuniones reciben dietas, o viáticos, completas durante los 60 primeros días y reducidas posteriormente. Además, perciben una suma fija que corresponde a los pequeños gastos de llegada y salida, como gastos en los medios de transporte públicos del lugar, taxis, maleteros y otros. Cuando se facilita al participante el transporte de ida al aeropuerto y vuelta del mismo se descuenta de la suma antes mencionada la proporción correspondiente a esos gastos. 8. Salvo en caso de que estén alojados gratuitamente, los participantes deben adjuntar su factura o facturas de hotel al formulario de viaje. De faltar esa factura, se descontará un porcentaje de las dietas correspondientes a los gastos de hotel, con arreglo a las escalas de las Naciones Unidas. Cuando los gastos de alojamiento y comida sean sufragados por terceros, normalmente no se pagarán dietas. 9. Las reglas de la Organización relativas a los viajes son aplicables a los participantes principales que disfrutan de plenos derechos en una reunión, comprendido el derecho de voto cuando proceda, de conformidad con el Reglamento para la clasificación de conjunto de las diversas categorías de reuniones convocadas por la UNESCO 1. Los participantes principales cuyos gastos de viaje son sufragados por la Organización son considerados como funcionarios de grado equivalente. Viajes de los consultores 10. De conformidad con el Manual Administrativo, puede autorizarse a los consultores a viajar por cuenta de la Organización para asistir en calidad de asesores técnicos a una conferencia o a una reunión organizada por la UNESCO a petición de los órganos rectores y con el fin de presentar a la misma una contribución oral y/o escrita. El itinerario, el medio de transporte y la clase suelen especificarse en el contrato correspondiente. 11. Las unidades de la Secretaría no deben encomendar a consultores tareas ordinarias que los funcionarios del Cuadro Orgánico y categorías superiores que ocupan puestos de plantilla en esa unidad no puedan realizar debido a una sobrecarga temporal de trabajo. 12. obstante esta disposición, pueden concertarse contratos de consultores cuando los funcionarios con la competencia técnica necesaria carecen de tiempo para viajar en misión a fin de llevar a cabo una tarea que requiere su presencia en un Estado Miembro fuera de su lugar de destino (misión de asesoramiento). 1 Aprobado por la Conferencia General en su 14ª reunión y modificado en sus reuniones 18ª y 25ª (Resoluciones 14 C/23, 18 C/18 y 25 C/29.5).

4 162 EX/37 - pág Los consultores deben obtener los visados de entrada exigidos para llevar a cabo la misión. Los gastos correspondientes se reembolsan previa presentación del formulario de viaje al final de éste y, en su caso, el recibo por el pago de tasas consulares. Viajes de los supernumerarios 14. Las disposiciones generales del Manual Administrativo y las circulares administrativas también se aplican a los supernumerarios que viajan por cuenta de la UNESCO y, por consiguiente, son considerados como funcionarios de grado equivalente. La reforma en curso 15. Con el actual sistema informático no se puede determinar la proporción exacta de los recursos desembolsados en concepto de viajes por códigos de rubros de gastos. El nuevo Sistema Financiero y Presupuestario (FABS) proporcionará las estadísticas exactas necesarias y favorecerá el cumplimiento de las disposiciones reglamentarias al rechazar los asientos que no sean conformes a las respectivas disposiciones reglamentarias. 16. Hasta la fecha, se ha hecho hincapié en que los viajes se realizaran al menor costo. En los casos de las misiones en que el alojamiento o las comidas corren por cuenta de terceras partes se han efectuado los descuentos antes mencionados de las dietas. Ahora bien, reducir los costos de las misiones no debería ser el único objetivo. Como obviamente va en interés de la Organización que los participantes gocen de las condiciones necesarias para llevar a cabo su labor, la UNESCO debería reconsiderar, en su momento, su política en materia de viajes en misión y armonizar en mayor medida las normas por las que se rige con las que aplican las Naciones Unidas, habida cuenta del párrafo XII del Acuerdo entre las Naciones Unidas y la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura, aprobado por la Conferencia General el 6 de diciembre de 1946 y por la Asamblea General de las Naciones Unidas el 14 de diciembre de 1946, a tenor del cual Las Naciones Unidas y la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura reconocen la conveniencia, desde el punto de vista de una coordinación administrativa eficaz, del futuro desarrollo de un servicio civil internacional unificado y con este objeto convienen en establecer normas comunes de personal, así como métodos y procedimientos destinados a evitar tanto graves desigualdades en las condiciones de empleo como la concurrencia en la contratación del personal, y convienen asimismo en facilitar el intercambio de funcionarios entre ellas, a fin de obtener el mayor rendimiento posible de sus servicios. 17. Paralelamente a la mejora de esas condiciones, también es necesario seguir progresando en otros sentidos como la evaluación de la necesidad de los viajes y el control detallado de los resultados de las reuniones y conferencias organizadas por la UNESCO. Deben presentarse informes y estadísticas más significativos sobre este último aspecto. Con ese fin, se introducirán normas básicas más detalladas en materia de presentación de informes y de indicadores de evaluación que se aplicarán en toda la Organización. Asimismo, los funcionarios que cuenten con una delegación de atribuciones en cuanto a la participación en las reuniones de personas que no forman parte de la plantilla serán considerados responsables de cualquier aplicación no conforme de las normas y procedimientos en materia de viajes en relación con esas misiones. Es preciso concentrarse en hacer menos, pero mejor. De hecho, los directivos están estudiando la posibilidad de utilizar las tecnologías modernas como solución sustitutiva de los viajes.

5 162 EX/37 - pág En el caso de las misiones que llevan a cabo consultores y supernumerarios, el pago de una suma global podría reducir sustancialmente la tramitación administrativa de sus viajes, que requiere numerosos documentos y la intervención de múltiples funcionarios. 19. Estas medidas deberían aplicarse paralelamente a la automatización de los procesos administrativos en el marco del proyecto FABS. Proyecto de decisión 20. Habida cuenta de las anteriores consideraciones, el Consejo Ejecutivo podría examinar el siguiente proyecto de decisión: El Consejo Ejecutivo, 1. Habiendo examinado el documento 162 EX/37, 2. Invita al Director General a que prosiga sus esfuerzos para mejorar el control y reducir los costos de los viajes mediante, entre otras cosas, la automatización de los procesos en el marco del proyecto FABS; 3. Invita asimismo al Director General a armonizar en mayor medida las normas por las que se rige el pago de los viajes y otros gastos de los delegados, expertos y otros participantes en las reuniones organizadas por la UNESCO con las que aplican las Naciones Unidas.

6 ANEXO RECAPITULACIÓN DE LAS PRESTACIONES A QUE TIENEN DERECHO, CON MOTIVO DE LOS VIAJES, LOS PARTICIPANTES QUE NO FORMAN PARTE DE LA PLANTILLA DE LA UNESCO Billetes costeados por la UNESCO Viáticos y dietas Pequeños gastos de salida y llegada de equipaje (de enfermedad, de vida y de invalidez) Horas extraordinarias durante la misión Otros pagos Consultores (viajes con motivo de un nombramiento y en misión) (1.500 dólares como máximo) Fallecimiento por accidente: dólares, gastos médicos: hasta dólares anuales como máximo - Pasaporte, visados y vacunas - Puede concederse un máximo de 20 kilos de exceso de equipaje (Punto 2725 C. 1.) Supernumerarios (Cuadro Orgánico) (cuando no se trate de un viaje para acudir al lugar de destino o para dejarlo) (1.500 dólares como máximo) 3 veces el sueldo anual en caso de fallecimiento y minusvalía total permanente, gastos médicos dólares como máximo - 50% del sueldo diario por el día anterior al comienzo del servicio y el día posterior a la terminación del mismo - Pasaporte, visados y vacunas - Puede concederse un exceso de equipaje de 20 kilos como máximo 162 EX/37 Anexo

7 162 EX/37 Anexo Supernumerarios (Categoría G) Billetes costeados por la UNESCO Viáticos y dietas Pequeños gastos de salida y llegada de equipaje (1.500 dólares como máximo) (de enfermedad, de vida y de invalidez) 3 veces el sueldo anual en caso de fallecimiento y minusvalía total permanente, gastos médicos hasta dólares como máximo Horas extraordinarias durante la misión Otros pagos - 50% del sueldo diario por el día anterior al comienzo del servicio y el día posterior a la terminación del mismo - Pasaporte, visados y vacunas 162 EX/37 Anexo - pág. 2 - Puede concederse un exceso de equipaje como máximo de 20 kilos Participantes en reuniones de las Categorías I, II, III Participantes en reuniones de la Categorías V, VI y VII Fallecimiento por accidente: dólares, gastos médicos hasta dólares anuales como máximo Participantes en reuniones de las Categorías IV y VIII Decisión especial Decisión especial Observadores en todo tipo de reuniones