Manual de Prevención de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita y Financiamiento al Terrorismo.

Transcripción

1 2015 Manual de Prevención de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita y Financiamiento al Terrorismo. Políticas y Procedimientos. El presente Manual se elabora para dar cumplimiento a las Disposiciones de carácter general a que se refieren los artículos 115 de la Ley de Instituciones de Crédito en relación con el 87-D de la Ley General de Organizaciones y Actividades Auxiliares del Crédito, y 95-Bis de este último ordenamiento, aplicables a las sociedades financieras de objeto múltiple, publicadas en el Diario Oficial de la Federación el 17 de marzo de 2011, y modificadas mediante resolución publicada en ese mismo diario el 23 de diciembre de 2011 y 31 de diciembre de Factoring Corporativo, S.A. de C.V., SOFOM E.R. Junio 2015.

2 INDICE Capítulo I. Objetivo y Marco Legal Capítulo II. Definiciones Capítulo III. Alcance y Responsabilidades Capítulo IV. Política de Identificación del Cliente y Usuario I. Cliente Persona Física Nacional y Extranjera II. Cliente Persona Moral Nacional III. Cliente Persona Moral de Nacionalidad Extranjera.. 14 IV. Sociedades, dependencias y entidades a que hace referencia el Anexo 1 de las Disposiciones.. 14 V. Proveedores de Recursos 15 VI. Coacreditados, obligados solidarios o terceros autorizados VII. Beneficiarios VIII. Fideicomisos IX. Mandatos o Comisiones X. Contratos de Crédito, Arrendamiento Financiero o Factoraje Financiero. 19 XI. Aspectos a considerar para la integración de expedientes Capítulo V. Medidas Implementadas Capítulo VI. Política de Conocimiento del Cliente y Usuario.. 25 I. Criterios, Medidas y Procedimientos para dar Seguimiento a las Operaciones con Clientes y Usuarios

3 II. Criterios, Medidas y Procedimientos para la Determinación del Perfil Transaccional del Cliente y Usuario III. Supuestos en que las Operaciones se aparten del Perfil Transaccional.. 27 IV. Medidas para la identificación de posibles Operaciones Inusuales V. Consideraciones para modificar el Grado de Riesgo previamente determinado para un Cliente Capítulo VII. Reporte de Operaciones Relevantes. 33 Capítulo VIII. Reporte de Operaciones Inusuales Capítulo IX. Reporte de Operaciones Internas Preocupantes Capítulo X. Estructuras Internas I. Comité de Comunicación y Control II. Oficial de Cumplimiento Capítulo XI. Capacitación y Difusión Capítulo XII. Sistemas Automatizados Capítulo XIII. Reserva y Confidencialidad Capítulo XIV. Otras Obligaciones Capítulo XV. Lista de Personas Bloqueadas

4 Capítulo I. Objetivo y Marco Legal. El presente Manual tiene por objeto dar cumplimiento a lo previsto en las Disposiciones de Carácter General a que se refieren los artículos 115 de la Ley de Instituciones de Crédito en relación con el 87-D de la Ley General de Organizaciones y Actividades Auxiliares del Crédito aplicable a las Sociedades Financieras de Objeto Múltiple Reguladas, publicadas en el Diario Oficial de la Federación el 17 de marzo de 2011, y modificadas conforme a la resolución publicada en ese mismo diario el 23 de diciembre del mismo año y el 31 de diciembre de 2014, donde se establece un marco jurídico específico para estas Sociedades en materia de Prevención de Operaciones con Recursos de Procedencia Por lo que Factoring Corporativo, S.A. de C.V. SOFOM E.R. (en adelante Factoring), elaboro este Manual de Prevención de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita y Financiamiento al Terrorismo, únicamente respecto a los productos y servicios que ofrece a sus clientes, por una parte, para establecer los criterios, medidas y procedimientos para prevenir y detectar los actos, omisiones u operaciones que pudieran favorecer, prestar ayuda, auxilio o cooperación de cualquier especie para la comisión del delito previsto en el artículo 139 Quáter del Código Penal Federal, o que pudiesen ubicarse en los supuestos del artículo 400 Bis del mismo Código, y por la otra parte, los términos y modalidades conforme a los cuales, se deban presentar a la Secretaría, por conducto de la Comisión, reportes sobre aquellos actos, operaciones y servicios que realice con sus Clientes y Usuarios relativos a los supuestos previstos en los artículos 139 Quáter o 400 Bis citados, así como aquellos que realicen sus empleados, funcionarios, apoderados, directivos o su Consejo de Administración, que pudieran ubicarse en dichos supuestos o contravenir o vulnerar la adecuada aplicación de las Disposiciones a observar en esta materia. 4

5 Capítulo II. Definiciones. La Secretaría estableció una serie de definiciones, las cuales deben ser analizadas para aplicar los lineamientos de forma apropiada, por lo que se entenderá por: Beneficiario, a la persona designada por el titular de un contrato celebrado con Factoring para que, en caso de fallecimiento de dicho titular, tal persona ejerza ante Factoring los derechos derivados del contrato respectivo, de acuerdo con lo dispuesto al efecto por las Disposiciones aplicables; Cliente, a cualquier persona física, moral o Fideicomiso que: a. Actúe a nombre propio o a través de mandatos o comisiones, que sea acreditado de Factoring, o b. Utilice, al amparo de un contrato, los servicios prestados por Factoring o realice operaciones con éste. En el caso de que algún Cliente Persona Física acredite a Factoring que se encuentra sujeto al régimen fiscal aplicable a Personas Físicas con Actividad Empresarial en los términos de las secciones I y II del Capítulo II del Título IV de la Ley del Impuesto Sobre la Renta, serán consideradas como Personas Morales para efecto de lo establecido en las Disposiciones, salvo en lo que se refiere a la integración de su expediente que se hará de acuerdo a lo requerido para persona física. Comisión, a la Comisión Nacional Bancaria y de Valores; Comité, al Comité de Comunicación y Control; Control, a la capacidad de una persona o grupo de personas, a través de la propiedad de valores, por la celebración de un contrato o por cualquier otro acto jurídico, para (i) imponer, directa o indirectamente, decisiones en la asamblea general de accionistas o de socios o en el órgano de gobierno equivalente de una persona moral; (ii) nombrar o destituir a la mayoría de los consejeros, administradores o equivalentes de una persona moral; (iii) mantener la titularidad de derechos que permitan, directa o indirectamente, ejercer el voto respecto de más del cincuenta por ciento del capital social de una persona moral, y (iv) dirigir, directa o indirectamente, la administración, la estrategia o las principales políticas de una persona moral. Adicionalmente, se entenderá que ejerce Control aquella Persona Física, Moral o Fideicomiso que adquiera el 25% o más de la composición accionaria o del capital social, de una Persona Moral; Cuenta Concentradora, a la cuenta bancaria o de depósito de dinero que Factoring abra a su favor en algún Sujeto Obligado para recibir, a través de dicha cuenta recursos de sus Clientes, Usuarios, deudores o pagadores; 5

6 Disposiciones, a las Disposiciones de Carácter General aplicables a Factoring como SOFOM, relativas a la Prevención y Detección de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita y de Financiamiento al Terrorismo; Entidad Financiera Extranjera, a la entidad o institución constituida fuera del territorio nacional que preste servicios financieros y que se encuentre regulada y supervisada en materia de prevención de operaciones con recursos de procedencia ilícita y financiamiento al terrorismo por las autoridades del país en que se haya constituido; Fideicomiso, se entenderá como tal tanto a los Fideicomisos celebrados o constituidos conforme a la legislación nacional dentro del territorio de los Estados Unidos Mexicanos, así como cualquier instrumento jurídico o entidad análoga a éste, celebrado o constituido conforme a las leyes extranjeras y fuera del territorio nacional; Firma Electrónica Avanzada, al Certificado Digital con que deben de contar las personas físicas y morales, conforme a lo dispuesto por el artículo 17-D del Código Fiscal de la Federación; Instrumento Monetario, a los billetes y las monedas metálicas de curso legal en los Estados Unidos Mexicanos o en cualquier otro país, los cheques de viajero, las monedas acuñadas en platino, oro y plata, los cheques, las obligaciones de pago asumidas mediante el uso de una tarjeta de crédito o débito, las tarjetas comercializadas por una entidad en las que se almacenen recursos susceptibles de utilizarse como medio de pago o de retirarse mediante disposiciones en efectivo en cajeros automáticos o establecimientos bancarios o mercantiles, así como los valores o los recursos que se transfieran por cualquier medio electrónico o de otra naturaleza análoga, y cualquier otro tipo de recursos, derechos, bienes o mercancías; Lista de Personas Bloqueadas, a la lista a que se refiere el artículo 95 Bis, párrafo sexto, de la Ley General de Organizaciones y Actividades Auxiliares del Crédito; Manual, al documento de políticas, criterios, medidas y procedimientos internos para dar cumplimiento a las Disposiciones relativas a la Prevención de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita y Financiamiento al Terrorismo; Oficial de Cumplimiento, la persona que se encargará de dar cumplimiento a lo establecido en el Manual; Operación Inusual, a la Operación, actividad, conducta o comportamiento de un Cliente que no concuerde con los antecedentes o actividad conocida por Factoring o declarada a ésta, o con el perfil transaccional inicial o habitual de dicho Cliente, en función al origen o destino de los recursos, así como al monto, frecuencia, tipo o naturaleza de la Operación de que se trate, sin que exista una justificación razonable para dicha Operación, actividad, conducta o comportamiento, o bien, aquella Operación, actividad, conducta o comportamiento que un Cliente o Usuario realice o pretenda realizar con Factoring en la que, por cualquier causa, esta considere que los recursos correspondientes pudieran ubicarse en alguno de los supuestos previstos en los artículos 139 Quáter o 400 Bis del Código Penal Federal; 6

7 Operación Interna Preocupante, a la Operación, actividad, conducta o comportamiento de cualquiera de los accionistas, socios, directivos, funcionarios, empleados, apoderados y de quienes ejerzan el Control de Factoring que, por sus características, pudieran contravenir, vulnerar o evadir la aplicación de lo dispuesto por la Ley General de Organizaciones y Actividades Auxiliares del Crédito, las Disposiciones o aquella que, por cualquier otra causa, resulte dubitativa para Factoring por considerar que pudiese favorecer o no alertar sobre la actualización de los supuestos previstos en los artículos 139 Quáter o 400 Bis del Código Penal Federal; Operación Relevante, a la Operación que se realice con los billetes y las monedas metálicas de curso legal en los Estados Unidos Mexicanos o en cualquier otro país, así como con cheques de viajero y monedas acuñadas en platino, oro y plata, por un monto igual o superior al equivalente en moneda nacional a diez mil dólares de los Estados Unidos de América. Para efectos del cálculo del importe de las Operaciones a su equivalente en moneda nacional, se considerará el tipo de cambio para solventar obligaciones denominadas en moneda extranjera pagaderas en la República Mexicana, que publique el Banco de México en el Diario Oficial de la Federación, el día hábil bancario inmediato anterior a la fecha en que se realice la Operación; Persona Políticamente Expuesta, aquel individuo que desempeña o ha desempeñado funciones públicas destacadas en un país extranjero o en territorio nacional, considerado entre otros, a los jefes de estado o de gobierno, líderes políticos, funcionarios gubernamentales, judiciales o militares de alta jerarquía, altos ejecutivos de empresas estatales o funcionarios o miembros importantes de partidos políticos. Se asimilan a Personas Políticamente Expuestas, el cónyuge, la concubina, el concubinario y las personas con las que mantenga parentesco por consanguinidad o afinidad hasta el segundo grado, así como las personas morales con las que la Persona Políticamente Expuesta mantenga vínculos patrimoniales. Al respecto, se continuará considerando Personas Políticamente Expuestas nacionales a aquellas personas que hubiesen sido catalogadas con tal carácter, durante el año siguiente a aquel en que hubiesen dejado su cargo. Sin perjuicio de lo anterior, en los casos de que una persona deje de reunir las características requeridas para ser considerada como Persona Políticamente Expuesta nacional, dentro del año inmediato anterior a la fecha en que pretenda iniciar una nueva relación comercial con Factoring, esta última la catalogará como tal, durante el año siguiente a aquel en que se haya celebrado el contrato correspondiente; Propietario Real, a aquella persona que, por medio de otra o de cualquier acto o mecanismo, obtiene los beneficios derivados de un contrato u Operación celebrado con Factoring y es quien, en última instancia, ejerce los derechos de uso, disfrute, aprovechamiento o disposición de los recursos, esto es, como el verdadero dueño de los recursos. El término Propietario Real también comprende a aquella persona o grupo de personas que ejerzan el Control sobre una persona moral, así como, en su caso, a las personas que 7

8 puedan instruir o determinar, para beneficio económico propio, los actos susceptibles de realizarse a través de Fideicomisos, mandatos o comisiones; Proveedor de Recursos, a aquella persona que sin ser titular de un contrato celebrado con Factoring, aporta recursos de manera regular para el cumplimiento de las obligaciones derivadas de dicho contrato sin obtener los beneficios económicos de este; Riesgo, a la probabilidad de que Factoring pueda ser utilizada por sus Clientes o Usuarios para realizar actos u Operaciones a través de los cuales se pudiesen actualizar los supuestos previstos en los artículos 139 Quáter o 400 Bis del Código Penal Federal; SAT, al Servicio de Administración Tributaria; Secretaría, a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público; Usuario, a cualquier persona física, moral o Fideicomiso que realice una Operación con Factoring o utilice los servicios que esta última le ofrezca, sin tener una relación comercial permanente con esta. Para efectos de lo anterior, se entenderá que no existe relación comercial permanente cuando la referida persona no hubiere contratado un crédito, arrendamiento financiero o factoraje financiero o bien, cuando un Fideicomiso no se encuentre constituido con Factoring, pero que los servicios prestados por esta, así como las operaciones que se realicen con ella, sean actos de ejecución instantánea y la relación comercial inicia y concluye con la simple ejecución del acto. 8

9 Capítulo III. Alcance y Responsabilidades. El presente Manual debe de ser del conocimiento del personal de Factoring Corporativo, S.A. de C.V.SOFOM E.R., especialmente y de manera obligatoria del correspondiente a las áreas operativas (Operaciones), administración de recursos (Tesorería), y las que tienen relación directa con los Clientes y Usuarios (Promoción y Jurídico), siendo obligación de los involucrados en el mismo, de su correcta aplicación y seguimiento. Para el debido conocimiento de este Manual, Factoring lleva a cabo anualmente una capacitación general actualizada a su personal sobre su contenido y alcance, así como de las Disposiciones y sus modificaciones referentes a la Detección y Prevención de Lavado de Dinero y del Financiamiento al Terrorismo, siendo obligación de Factoring el realizar esta capacitación, y por parte del personal, de recibirla y acreditarla mediante el examen correspondiente. Todo personal de nuevo ingreso, en su periodo de adaptación, independientemente de la capacitación que se le pudiera dar para la realización de sus actividades, debe ser inducido sobre el contenido y alcance de este Manual. Las revisiones, así como las modificaciones del presente Manual estarán a cargo del Oficial de Cumplimiento, o en su caso, del Comité de Comunicación y Control, quien será este último, el que lo someta a aprobación, o en su defecto, el Comité de Auditoría. Será responsabilidad del Oficial de Cumplimiento el envió del Manual, así como de sus modificaciones que se realicen posteriormente, dentro de los veinte días hábiles siguientes a la fecha en que el Comité de Comunicación y Control, o en su defecto, el Comité de Auditoría, lo apruebe; a través de los medios electrónicos y en el formato que para tal efecto expida la Secretaría. El Oficial de Cumplimiento es la instancia para recibir aquellos informes del personal, empleados o funcionarios de Factoring referente a sospechas o acciones especificas donde se considere existan Operaciones Relevantes, Inusuales e Internas Preocupantes, conforme se definirá más adelante, así como también es la instancia de consulta interna respecto de la aplicación de las Disposiciones en materia de Prevención y Detección de Lavado de Dinero y de lo establecido en el presente Manual. 9

10 Capítulo IV. Política de Identificación del Cliente y Usuario. El objetivo es establecer y reconocer los datos e información completa del Cliente o Usuario con el cual se pretende realizar una operación, haciendo referencia a todos aquellos documentos que sirvan para identificarlo legal y oficialmente. Por lo que Factoring, a través de su área de Promoción integrará en sus oficinas, previo a la celebración de cualquier contrato, un expediente de identificación por cada uno de sus clientes, por lo que deberá de recabar, incluir, asentar y conservar como mínimo, todos los datos y copias simples de los documentos que se establecen a continuación de acuerdo al tipo de cliente. I. Clientes Personas Físicas Nacionales y Extranjeras. Respecto del Cliente que sea Persona Física y que declare ser de nacionalidad mexicana, o de nacionalidad extranjera en condiciones de estancia de residente temporal o residente permanente, en términos de la Ley de Migración, el expediente de identificación respectivo deberá estar integrado de la siguiente forma: a. Deberá contener asentados los siguientes datos: apellido paterno, apellido materno y nombre(s) sin abreviaturas; género; fecha de nacimiento; entidad federativa de nacimiento; país de nacimiento; nacionalidad; ocupación, profesión, actividad o giro del negocio al que se dedique el Cliente; domicilio particular en su lugar de residencia y oficina (calle, avenida o vía debidamente especificada; número exterior e interior en su caso; colonia o urbanización; delegación, municipio o demarcación política similar que corresponda; ciudad o población, entidad federativa, estado, provincia, departamento o demarcación política similar que corresponda, en su caso; código postal y país); número de teléfono(s) en que se pueda localizar; correo electrónico, en su caso; Clave Única de Registro de Población y la Clave del Registro Federal de Contribuyentes (con homoclave); Número de serie de la Firma Electrónica Avanzada. 10

11 Para el caso de Clientes Personas Físicas de nacionalidad extranjera que no tengan la condición de estancia de residente temporal o residente permanente en términos de la Ley de Migración, el expediente respectivo deberá de contener los mismos datos antes señalados. Aunado a lo anterior, tratándose de Personas con residencia en el extranjero y a la vez, cuenten con domicilio en territorio nacional en donde puedan recibir correspondencia dirigida a ellas, se deben asentar los datos relativos a dichos domicilios. b. Así mismo, se deberá de recabar, incluir y conservar copia simple de los siguientes documentos: Identificación personal oficial vigente con fotografía, firma y, en su caso, domicilio (credencial para votar, pasaporte, cédula profesional, cartilla del servicio militar nacional, certificado de matrícula consular, tarjeta única de identidad militar, tarjeta de INAPAM, credenciales y carnets expedidos por el IMSS, licencia de conducir, credenciales emitidas por autoridades federales, estatales y municipales, constancias de identidad emitidas por autoridades municipales y las demás identificaciones que, en su caso, apruebe la Comisión). Para las personas físicas de nacionalidad extranjera, se les considerarán como documentos válidos, además de los anteriormente referidos, el pasaporte o la documentación expedida por el Instituto Nacional de Migración que acredite su internación o legal estancia en el país. Cuando el Cliente declare que no tiene la condición de estancia de residente temporal o residente permanente en términos de la Ley de Migración, estos documentos se deberán de incluir al expediente respectivo; Constancia de Clave Única de Registro de Población, expedida por la Secretaría de Gobernación, Cédula de Identificación Fiscal expedida por el SAT, y la Firma Electrónica Avanzada, cuando cuente con ellas; Comprobante de domicilio, cuando el manifestado no coincida con el de la identificación o esta no lo contenga. En este caso se debe integrar al expediente copia simple de un documento que acredite el domicilio del Cliente, que podrá ser algún recibo de pago por servicios domiciliarios (suministro de energía eléctrica, telefonía, gas natural, impuesto predial, derechos por suministro de agua o estados de cuenta bancarios), con una antigüedad no mayor a tres meses a su fecha de emisión, el contrato de arrendamiento vigente, constancia de residencia emitida por autoridad municipal, comprobante de inscripción en el Registro Federal de Contribuyentes, así como los demás que, en su caso, apruebe la Comisión; Declaración firmada por el Cliente, en la que conste que dicha persona actúa para esos efectos a nombre y por cuenta propia o por cuenta de un tercero, según sea el caso. 11

12 En el supuesto en que Cliente declare que actúa por cuenta de un tercero, se deberán recabar y asentar los mismos datos y documentos que se le solicitaron al Cliente, respecto del Propietario Real en el respectivo expediente, según sea este nacional o extranjero; y En caso de que la persona física actúe como apoderado de otra persona, se deberá recabar e integrar al expediente, copia simple de la carta poder o de la copia certificada del documento expedido por fedatario público, según corresponda, en los términos establecidos en la legislación común, que acredite las facultades conferidas al apoderado, así como una identificación oficial y comprobante de domicilio de éste, que cumplan con los requisitos señalados en esta sección respecto a dichos documentos, con independencia de los datos y documentos relativos al poderdante; II. Clientes Personas Morales Nacionales. Respecto del Cliente que sea Persona Moral de nacionalidad mexicana, el expediente de identificación correspondiente deberá cumplir con los siguientes requisitos: a. Deberá contener asentados los siguientes datos: denominación o razón social; giro mercantil, actividad u objeto social; nacionalidad; clave del Registro Federal de Contribuyentes (con homoclave); el número de serie de la Firma Electrónica Avanzada; domicilio (calle, avenida o vía debidamente especificada; número exterior e interior en su caso; colonia o urbanización; delegación, municipio o demarcación política similar que corresponda; ciudad o población, entidad federativa, estado, provincia, departamento o demarcación política similar que corresponda, en su caso; código postal y país); número(s) de teléfono de dicho domicilio; correo electrónico, en su caso; fecha de constitución, y nombre(s) y apellidos paterno y materno, sin abreviaturas, del administrador o administradores, director, gerente general o apoderado legal que, con su firma, pueda obligar a la persona moral para efectos del contrato u Operación de que se trate. 12

13 b. Así mismo, se deberá de recabar e incluir copia simple de los siguientes documentos: Testimonio o copia certificada que contenga el Acta Constitutiva con sus datos de inscripción en el registro público de la propiedad y de comercio que corresponda, que acredite fehacientemente su legal existencia. En caso de que sea de reciente constitución y aún no se encuentre inscrita en el registro público de la propiedad y de comercio correspondiente, se deberá obtener un escrito firmado por la persona legalmente facultada que acredite su personalidad en términos del instrumento público que acredite su legal existencia, en el que conste la obligación de llevar a cabo la inscripción respectiva y proporcionar a Factoring, en su oportunidad, los datos y documentos correspondientes. Cuando se trate de dependencias y entidades públicas federales, estatales y municipales, o cualquier otra persona moral mexicana de derecho público que quiera realizar operaciones con Factoring, para acreditar su legal existencia así como comprobar las facultades de sus representantes legales y/o apoderados, deberá estarse a lo que dispongan las leyes, reglamentos, decretos o estatutos orgánicos que las creen y regulen su constitución y operación, y en su caso, copia de su nombramiento o por instrumento público expedido por fedatario, según corresponda; Cédula de Identificación Fiscal expedida por la Secretaría, o constancia de la Firma Electrónica Avanzada; Comprobante del domicilio en términos de lo señalado en esta sección; Testimonio o copia certificada del instrumento que contenga los poderes del representante o representantes legales, expedido por fedatario público, cuando no estén contenidos en el Acta Constitutiva, así como la identificación personal oficial vigente de cada uno de dichos representantes; En caso de que el Cliente sea centro cambiario, transmisor de dinero u otra SOFOM regulada o no regulada, se deberá asentar en el expediente de identificación, la constancia de registro ante la Comisión (CNBV) o ante la Comisión Nacional para la Protección y Defensa de los Usuarios de Servicios Financieros (CONDUSEF), según corresponda. 13

14 III. Clientes Personas Morales de Nacionalidad Extranjera. Respecto del Cliente Persona Moral que declare ser de nacionalidad extranjera, se deberá recabar la misma información relativa al expediente de identificación solicitada para personas morales nacionales, así como copia simple de los siguientes documentos: Documento que compruebe fehacientemente su legal existencia, así como información que permita conocer su estructura accionaria o partes sociales, según corresponda, además de la documentación que identifique a cada uno de los accionistas o socios respectivos en términos de lo señalado en esta sección. Si el país donde se expidió este documento es parte del Convenio Suprimiendo la Exigencia de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros, adoptado en La Haya, bastará que dicho documento lleve fijada la apostilla a que dicho Convenio se refiere; Comprobante del domicilio, en términos de lo señalado en esta sección, y Testimonio o copia certificada u apostillada que contengan los poderes del representante o representantes legales, expedido por fedatario público, cuando no estén contenidos en el Acta Constitutiva, así como la identificación personal oficial vigente de dichos representantes. En el caso de aquellos representantes legales que se encuentren fuera del territorio nacional y que no cuenten con pasaporte, la identificación personal deberá ser un documento original oficial emitido por el país de origen, vigente con fotografía, firma y, en su caso, domicilio. Estos podrían ser, la licencia de conducir, las credenciales emitidas por autoridades federales del país de que se trate, u otros documentos oficiales a discrecionalidad de Factoring. IV. Sociedades, dependencias y entidades a que hace referencia el Anexo 1 de las Disposiciones. Tratándose de las Sociedades, dependencias y entidades a que hace referencia el Anexo 1 en la 4ª de las Disposiciones, en la cual menciona que se podrán aplicar medidas simplificadas de identificación para este tipo de Clientes siempre y cuando hayan sido clasificados de bajo Riesgo, para lo cual, Factoring tiene establecido como criterio, llevar a cabo de igual manera para todos y cada uno de sus Clientes, la integración del expediente de identificación con la totalidad de la información y documentación que corresponde a la Política de Identificación del Cliente conforme a este Manual. Por ello, al momento de que se presente dicha situación con este tipo de Clientes o Usuarios, se deberá recabar la misma información solicitada para la integración del expediente de identificación de personas morales nacionales. En el entendido que de tratarse de dependencias y entidades públicas federales, estatales o municipales, así como otras personas morales mexicanas de derecho público, para los efectos de comprobar las facultades de las personas que las representen, deberá estarse a lo que dispongan las leyes, reglamentos, decretos o estatutos orgánicos que las creen y regulen su constitución y operación. 14

15 V. Proveedores de Recursos. Para aquellos Proveedores de Recursos, que sean dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, del Distrito Federal o de cualquier entidad federativa o municipio, que aporten recursos para el pago del Crédito respectivo al amparo de programas de apoyo en beneficio de determinados sectores de la población, así como de tratarse de operaciones relativas al otorgamiento de crédito u operaciones de arrendamiento financiero o factoraje financiero que efectúen Clientes personas físicas, cuya línea de crédito o monto otorgado sea inferior o igual al equivalente en moneda nacional a tres mil unidades de inversión por Cliente, Factoring no estará obligado a recabar los datos a que se refiere esta sección. Para los demás Proveedores de Recursos, se deberán asentar los siguientes datos en el respectivo expediente de identificación del Cliente: a) En caso de Personas Físicas: apellido paterno, apellido materno y nombre(s) sin abreviaturas; fecha de nacimiento; nacionalidad; domicilio particular y de oficina (en los términos ya expresados en esta sección), y en su caso, clave del Registro Federal de Contribuyentes (con homoclave) y/o Clave Única del Registro de Población o número de identificación fiscal tratándose de extranjeros, así como el número de serie de la Firma Electrónica Avanzada. b) En caso de Personas Morales: denominación o razón social; nacionalidad; clave del Registro Federal de Contribuyentes (con homoclave); número de serie de la Firma Electrónica Avanzada, o número de identificación fiscal si se trata de extranjeros, y domicilio (en los términos ya expresados en esta sección). VI. Coacreditados, Obligados Solidarios o Terceros Autorizados. En el caso de personas que figuren como Coacreditados, Obligados Solidarios o Terceros Autorizados en la Operación realizada por el Cliente, se deberá recabar e integrar al expediente la información y documentación correspondiente a dichas personas, conforme a los requisitos contemplados para los Clientes acreditados. 15

16 VII. Beneficiarios. Respecto a los Beneficiarios, se deberá de recabar y hacer constar en el respectivo expediente, cuando menos los siguientes datos en los términos ya expresados en esta sección: apellido paterno, apellido materno y nombre(s) sin abreviaturas; domicilio particular cuando este sea diferente al del titular del contrato, así como fecha de nacimiento de cada uno de ellos. Tratándose de los contratos y operaciones relativas al otorgamiento de crédito u operaciones de arrendamiento financiero o factoraje financiero que efectúen Clientes personas físicas, cuya línea de crédito o monto otorgado sea inferior o igual al equivalente en moneda nacional a tres mil unidades de inversión por Cliente, Factoring podrá recabar los datos de los beneficiarios a que se refiere el párrafo anterior, con posterioridad a que se realicen dichos contratos u operaciones. Al momento en que los Beneficiarios se presenten a ejercer sus derechos, se deberá verificar y recabar respecto a ellos, la totalidad de sus datos y documentos, en la misma manera como le fue solicitado al Cliente, según corresponda de acuerdo con el tipo de Cliente de que se trate y de acuerdo a lo mencionado en este Capítulo, en los términos en que se hubiere establecido en el contrato. VIII. Fideicomisos. Tratándose de operaciones donde los Fideicomisos actúen como Clientes o Usuarios, el expediente de identificación correspondiente deberá cumplir con los siguientes requisitos: a. Deberá contener asentados los siguientes datos: número o referencia del Fideicomiso y, en su caso, Registro Federal de Contribuyentes (con homoclave) y el número de serie de la Firma Electrónica Avanzada; finalidad del Fideicomiso y, en su caso, indicar la(s) actividad(es) vulnerables que realice en términos del artículo 17 de la Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita; lugar y fecha de constitución o celebración del Fideicomiso; denominación o razón social de la institución fiduciaria; patrimonio fideicomitido (bienes y derechos); aportaciones de los fideicomitentes, y Respecto de los fideicomitentes, fideicomisarios, delegados fiduciarios y, en su caso, de los miembros del comité técnico u órgano de gobierno equivalente, representante(s) legal(es) y apoderado(s) legal(es) se deberán recabar los datos de identificación según corresponda al tipo de persona, en los términos de este Capítulo. 16

17 b. Así mismo, se deberá de recabar e incluir copia simple de los siguientes documentos relativos al Fideicomiso: contrato, testimonio o copia certificada que acredite la celebración o constitución del Fideicomiso, inscrito, en su caso, en el registro público que corresponda, o bien, del documento que, de acuerdo con el régimen que le resulte aplicable al Fideicomiso de que se trate, acredite fehacientemente su existencia. En el caso de que el Fideicomiso sea de reciente constitución y, en tal virtud, aún no se encuentre inscrito en el registro público que corresponda de acuerdo con su naturaleza, Factoring deberá obtener un escrito firmado por persona legalmente facultada, en el que conste la obligación de llevar a cabo la inscripción respectiva y proporcionar a éste, en su oportunidad, los datos correspondientes a dicho registro; comprobante de domicilio, en los términos ya señalados en esta sección; testimonio o copia certificada del documento que contenga los poderes del(los) representante(s) legal(es), apoderado(s) legal(es) o de(los) delegado(s) fiduciario(s), expedido por fedatario público, cuando no estén contenidos en el instrumento público que acredite la legal existencia del Fideicomiso de que se trate, así como la identificación personal de cada uno de dichos representantes, apoderados o delegados fiduciarios, emitida por autoridad competente, vigente y que contenga la fotografía, firma y en su caso, domicilio, y cedula de identificación fiscal, expedida por la Secretaría, y en su caso, la constancia de la Firma Electrónica Avanzada. Factoring no se encontrará obligado a integrar el expediente de identificación de fideicomisarios que no sean identificados en lo individual en el contrato de Fideicomiso, o cuando se trate de Fideicomisos en los cuales las aportaciones destinadas a prestaciones laborales o a la provisión social de los trabajadores provengan de ellos mismos o de los patrones, y que el fideicomitente sea siempre una entidad pública que destine los fondos de que se trate para los fines antes mencionados. En lo relativo a la integración y conservación de los expedientes de identificación de fideicomisarios en fideicomisos que sean constituidos para cumplir prestaciones laborales o de previsión social de carácter general, como lo son los Fideicomisos con base en fondos de pensiones con planes de primas de antigüedad; para establecer beneficios o prestaciones múltiples; para préstamos hipotecarios a los empleados; para fondos y cajas de ahorro y prestaciones de ayuda mutua, entre otros, en los cuales se reciban aportaciones de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, del Distrito Federal o de alguna entidad federativa o municipio, así como de otras personas morales mexicanas de derecho público o bien, de empresas, sus sindicatos o personas integrantes de ambos, Factoring se sujetará a lo siguiente: 17

18 I. El expediente de identificación de cada uno de los fideicomisarios podrá ser integrado y conservado por el Cliente en lugar de Factoring. En este caso, Factoring deberá convenir contractualmente con el Cliente la obligación de este de mantener dicho expediente a disposición de esta para su consulta y proporcionarlo a Factoring, para presentarlo al Supervisor, en el momento en que este ultimo así se lo requiera. II. En el supuesto a que se refiere el inciso anterior, Factoring por convenio contractual con las personas que en substitución de esta integre y conserve los expedientes de identificación de los fideicomisarios, podrá verificar de manera aleatoria y en cualquier momento, que dichos expedientes se encuentren integrados de conformidad con lo señalado en las Disposiciones, por lo que dicha solicitud deberá de hacerse por escrito y dirigido directamente al Cliente, el cual deberá de dar respuesta dentro de los primeros 5 días hábiles siguientes de ser notificado. De igual manera, las personas que en substitución de Factoring y por convenio contractual deban de conservar el expediente de identificación de aquellos trabajadores o personal, una vez que estos dejen de prestar sus servicios al Cliente, estarán en la obligación de conservarlo por un periodo no menor a 10 años contados a partir de que concluya la relación. En todo caso, Factoring será responsable en todo momento del cumplimiento de las obligaciones que, en materia de identificación del Cliente, establecen las Disposiciones. En el caso de que Factoring realice operaciones con Fideicomisos respecto de los cuales no actúe como fiduciaria, podrá dar cumplimiento a la obligación de recabar el contrato, testimonio o copia certificada del instrumento público que acredite la celebración o constitución del Fideicomiso, mediante una constancia firmada por el delegado fiduciario y el Oficial de Cumplimiento de la entidad, institución o sociedad que actúe como fiduciaria, misma que deberá contener los datos relativos al Fideicomiso, así como la obligación de mantener dicha documentación a disposición de la Secretaría y de la Comisión, a fin de remitírselas, a requerimiento de esta última, dentro del plazo establecido. IX. Mandatos o Comisiones. Tratándose de mandatos o comisiones que Factoring se encuentre facultado para realizar, invariablemente se deberá integrar el expediente de identificación con la información y documentación correspondiente respecto a todas las partes que intervengan en la suscripción de los instrumentos respectivos (mandante, mandatario, comisionista, comitente) conforme a los requisitos contemplados para los Clientes personas físicas o morales según corresponda, excepto cuando se trate de terceros referidos en estipulaciones a su favor que no sean identificados en lo individual en el contrato de mandato o comisión respectivo. 18

19 X. Contratos de Crédito, Arrendamiento Financiero o Factoraje Financiero. De acuerdo a lo establecido en las Disposiciones, en el caso de contratos para el otorgamiento de crédito, así como la celebración de Operaciones de arrendamiento financiero o factoraje financiero que ofrezca Factoring, estas podrán ser consideradas de bajo riesgo y, por lo tanto, podrán contar con requisitos de identificación simplificados, siempre y cuando se sujeten a lo siguiente: I. Las que efectúen Clientes personas físicas, cuya línea de crédito o monto otorgado sea inferior o igual al equivalente en moneda nacional a tres mil Unidades de Inversión; y II. Las que efectúen Clientes personas físicas o morales, cuya línea de crédito o monto otorgado sea inferior al equivalente en moneda nacional a diez mil Unidades de Inversión, conforme al último día del mes calendario anterior a aquel en que se lleve a cabo la operación. Sin embargo, Factoring tiene establecido llevar a cabo de igual manera para todos y cada uno de sus Clientes, la integración del expediente de identificación con la totalidad de la información y documentación que corresponde a la Política de Identificación del Cliente conforme a este Manual. Cuando se realicen operaciones de Crédito, arrendamiento financiero o factoraje financiero, y la entrega de recursos a los Clientes o el pago de capital e interés de estos se efectúe a través de medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología, Factoring, a través de su área de Promoción, deberá previamente haber integrado el expediente de identificación del Cliente, así como también el resguardo, por parte del área de Tesorería y Cuentas por Cobrar, de dichos comprobantes de cada transacción de esta naturaleza, con la finalidad de llevar una identificación precisa del Cliente que realizó dicha operación y evitar así el uso indebido de dichos medios. XI. Aspectos a considerar para la integración de expedientes. Cuando los documentos de identificación proporcionados por los Clientes, Usuarios, Proveedores, Apoderados, Beneficiarios, Propietarios Reales, Coacreditados, etc., presenten tachaduras o enmendaduras, Factoring a través del Promotor responsable, deberá de recabar otro medio de identificación oficial vigente, que cumpla con los requisitos señalados en esta sección respecto a dichos documentos, persona física o moral, según corresponda o, en su defecto, se solicitarán dos referencias bancarias o comerciales y dos referencias personales, que incluyan el nombre y apellidos paterno y materno, sin abreviaturas, domicilio y teléfono de quien las emita, cuya autenticidad será verificada por el mismo Promotor, antes de que se celebre el contrato respectivo. El expediente de identificación de cada Cliente, podrá ser utilizado para todos los contratos que el mismo celebre con Factoring, por lo que deberá de encontrarse actualizado con la finalidad de dar cumplimiento a las Disposiciones. 19

20 Es responsabilidad del área de Promoción, el recabar y revisar la información y documentación, y a través del área de Jurídico, el cotejar contra los originales correspondientes, las copias simples de los documentos que integrarán los expedientes de identificación, asegurándose de que estas sean legibles, así como también el que las firmas de los documentos de identificación sean autógrafas y coincidan con las del contrato respectivo y demás documentos legales. Los requisitos de Identificación son aplicables a todo tipo de contratos celebrados por Factoring, incluyendo los numerados o cifrados. Factoring, a través del área de Promoción y Jurídico, conservará para cada uno de sus clientes, un archivo físico único que integre los datos y los documentos que formen parte de la identificación de cada Cliente de tal manera que se tenga a la disposición inmediata para su consulta oportuna por parte del propio personal, así como de la Secretaría o de la Comisión, a requerimiento de esta última. Dicho archivo será conservado durante la vigencia de cada contrato, y una vez que este concluya, se conservará por un periodo no menor a 10 años contados a partir de que concluya la relación contractual. Factoring no realiza contratos de adhesión respecto a tarjetas de crédito con sus clientes, por lo que no establece en este Manual una política al respecto, en virtud de que no resulta aplicable lo señalado en la 5ª de las Disposiciones. 20

21 Capítulo V. Medidas Implementadas. En el momento en que Factoring sea titular de alguna Cuenta Concentradora abierta con algún Sujeto Obligado, le corresponderá al encargado de Cuentas por Cobrar: i. Supervisar que las operaciones que se registren en cada una de las Cuentas Concentradoras provengan de algún Cliente, o en su caso, identificar la procedencia de cada una al momento de que tenga conocimiento de tales operaciones, más aún cuando estas se traten de Operaciones en Efectivo; Conforme a lo anterior y a las políticas internas establecidas, ninguna operación deberá ser tratada en efectivo, sin que esto constituya una limitante, y para este efecto, los abonos que se perciban por concepto de pago de capital e intereses de cada uno de sus Clientes, se procurará que solo se realicen en moneda nacional y a través de cheques o transferencias electrónicas. En el caso de que Factoring realice operaciones, y los movimientos percibidos por concepto de pagos de intereses y capital se lleven a cabo a través de depósitos en efectivo en las Cuentas Concentradoras, estos deberán estar referenciados, y deberán de ser registrados por el encargado de Cuentas por Cobrar, en la cuenta respectiva de cada Cliente como tal, con el fin de dar seguimiento a todos y cada uno de los movimientos de este tipo. ii. Realizar y conservar en el sistema o en sus controles internos, el registro e información de todos los movimientos bancarios realizados en las Cuentas Concentradoras, darles seguimiento y señalar los tipos de instrumentos monetarios utilizados en cada una de ellas, así como el monto y fecha de cada operación. Factoring reportará a la Secretaria, por conducto del Oficial de Cumplimiento en los términos que más adelante se especifican, y conforme a la información que le proporcionen los Sujetos Obligados que manejan las Cuentas Concentradoras, aquellas operaciones que conforme a dicha información, pudiera catalogarse como Relevantes, Inusuales e Internas Preocupantes en relación con cada uno de sus Clientes, directivos, funcionarios, empleados o apoderados que intervienen en la operación. Entrevista Personal. Antes de que se establezca o inicie una relación comercial con un Cliente, se deberá celebrar una entrevista personal con este o su apoderado y a través de sus promotores de servicios financieros de Factoring en las oficinas ya sea de este o del Cliente. Mediante esta entrevista, antes de intercambiar cualquier información, el entrevistador debe hacer del conocimiento del Cliente el Aviso de Privacidad de Factoring, entregándole una copia y explicándole el contenido, alcance y la forma en que podrá este hacer uso de sus derechos de 21

22 ARCO, posteriormente, recabará los datos y documentos de identificación respectivos, asentándolos en el formato establecido y cerciorándose que estos corresponden a lo señalado por el Cliente. Una vez terminado, se asentará de forma escrita o electrónica los resultados de dicha entrevista, haciendo en su caso, los comentarios u observaciones derivadas de la información que obtuvo del Cliente y que resulten relevantes para el seguimiento de la Operación. Estos resultados, se deberán de conservar como parte del expediente de identificación del Cliente respectivo. En lo relativo a los contratos y operaciones realizadas por Factoring con sus Clientes personas físicas relativas al otorgamiento de Crédito, arrendamiento financiero o factoraje financiero, cuya línea de Crédito o monto otorgado sea inferior o igual al equivalente en moneda nacional a tres mil unidades de inversión por Cliente, conforme al último día del mes calendario anterior a aquel en que se lleve a cabo la operación, Factoring podrá llevar a cabo la recepción o captura de los datos de forma remota, en sustitución de la entrevista antes mencionada, siempre y cuando verifique la autenticidad de los datos del Cliente, para lo cual debe realizar directamente o a través de un tercero, una consulta al Registro Nacional de Población a fin de integrar la Clave Única del Registro de Población del Cliente y validar que los datos proporcionados de manera remota por el mismo, con excepción del domicilio, coincidan con los registros existentes en las bases de datos de dicho Registro. El área de Jurídico, deberá corroborar, en su caso, que el Promotor haya realizado dicha consulta y agregado al expediente del Cliente la información obtenida así como su validación. Lo anterior solo en caso que la captura de datos se haga de forma remota. La validación de los datos de identificación podrá llevarse a cabo, a través de procedimientos distintos a los antes señalados, previa autorización de la Comisión, con opinión de la Secretaría. Dicha solicitud de autorización deberá ser formulada a través de asociaciones gremiales. Factoring solamente podrá suscribir contratos con sus Clientes hasta que se haya cumplido satisfactoriamente con los requisitos de identificación, a fin de evitar que se realicen operaciones anónimas o bajo nombres ficticios. Operaciones en Efectivo. Conforme a las políticas internas establecidas, ninguna operación deberá ser tratada en efectivo, sin que esto constituya una limitante, y para este efecto, los abonos que se perciban por concepto de pago de capital e intereses de cada uno de los Clientes, se procurará que solo se realicen en moneda nacional y a través de cheques o transferencias electrónicas. Al no ser esta una limitante, Factoring cuenta con un sistema automatizado el cual tiene la capacidad de agrupar y dar seguimiento en periodos de un mes de calendario, a las Operaciones que, en lo individual, realicen los Clientes o Usuarios en efectivo en moneda extranjera o, en su caso, cheques de viajero, por montos iguales o superiores a quinientos dólares de los Estados Unidos América o su equivalente en la moneda extranjera de que se trate. 22

23 Estos mismos mecanismos se establecen respecto de Operaciones en efectivo con pesos de los Estados Unidos Mexicanos que, en lo individual realicen los Clientes o Usuarios, por montos superiores a los trescientos mil pesos, cuando aquellos sean personas físicas o bien, por montos superiores a quinientos mil pesos, cuando dichos Clientes o Usuarios sean personas morales o Fideicomisos. El Oficial de Cumplimiento, llevará un registro mensual de Clientes y Usuarios que realizan dichas operaciones, el cual deberá de contener la información de todos los movimientos realizados en las Cuentas Concentradoras, así como el monto y fecha de cada operación, con el objeto de identificarlos, conocer su transaccionalidad y contar con mayores elementos para emitir los reportes que, en su caso, correspondan; así como conservar esta información para proporcionarla a la Secretaría y a la Comisión, a requerimiento de este último. El Comité de Crédito, será el autorizado internamente para aprobar en su caso los pagos en efectivo que, en lo individual, realicen personas físicas en su carácter de Clientes o Usuarios, con cualquier tipo de moneda extranjera, por montos superiores a los diez mil dólares de los Estados Unidos de América o su equivalente en la moneda extranjera de que se trate o en moneda nacional, por montos superiores a los trescientos mil pesos, así como de aquellas personas morales o Fideicomisos, con dichas monedas extranjeras, por montos superiores a los cincuenta mil dólares o en moneda nacional, por montos superiores a los quinientos mil pesos. Los mecanismos de seguimiento y de agrupación de las operaciones en efectivo mencionadas, así como sus aprobaciones, deberán quedar expresamente documentadas por Factoring y resguardadas a través del Oficial de Cumplimiento. Factoring no comercializa tarjetas pre pagadas, así como ningún otro tipo de medio de pago que permitan realizar pagos o retiros de efectivo, por lo que no establece en este Manual una política al respecto, en virtud de que no resulta aplicable lo señalado en la 15ª de las Disposiciones. Se establecerán en los sistemas alertas para detectar, en su caso, operaciones que algún Cliente o Usuario realice durante un mes de calendario, en efectivo moneda nacional, por un monto acumulado igual o superior a un millón de pesos o bien, en efectivo en dólares de los Estados Unidos de América o cualquier otra moneda extranjera, por un monto acumulado igual o superior a cien mil dólares. El Oficial de Cumplimiento dará un seguimiento más estricto a dichas operaciones solicitando por escrito al área de Promoción, la revisión y actualización de datos y documentos del Cliente o Usuario, así como el registro mensual de todos los movimientos realizados en las Cuentas Concentradoras. Este registro deberá de contener cuando menos lo siguiente: I. Los datos referentes a datos personales, según se trate de personas físicas, morales o Fideicomisos, así como la ocupación o profesión, actividad, objeto social o giro del negocio o finalidad del Fideicomiso; 23