Documentos soporte para la inscripción en el Registro Único de Proponentes RUP-

Transcripción

1 Documentos soporte para la inscripción en el Registro Único de Proponentes RUP- Recuerde portar su cédula de ciudadanía o de extranjería original vigente cuando nos visite, será necesaria para cualquier trámite!

2 1_ DILIGENCIAMIENTO DE FORMULARIO Ingrese a Seleccione la opción Servicios Registrales. Elija la opción Registro Único de Proponentes e ingrese a Servicios Virtuales. Si tiene usuario y contraseña, ingrese la información requerida. Si no los tiene, solicite su clave en la parte inferior del recuadro de ingreso, registrándose como usuario nuevo. Si olvidó la contraseña, ingrese a la opción olvidó su clave e ingrese el correo electrónico registrado para la obtención de su clave inicial. Una vez obtenida la contraseña, diligencie el formulario de manera completa. En la parte superior del formulario RUES, elija la opción Inscripción. Si la inscripción del proponente corresponde a una persona natural o jurídica, comerciante o inscrito en el registro de Entidades sin Ánimo de Lucro Esal de la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia, en el formulario encontrará información extraída de dicho registro, la cual no podrá modificar mediante el formulario de inscripción del RUP. Si la inscripción en el RUP corresponde a una persona natural o jurídica, comerciante o Entidades sin Ánimo de Lucro no inscrita en la Cámara, es necesario diligenciar toda la información requerida, iniciando con los datos generales de identificación y ubicación del proponente y las manifestaciones relacionadas con el envío de información al proponente en los datos de contacto que ingresa. Información financiera: indique la información financiera vigente a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior a la solicitud de inscripción. Si el proponente es persona natural o jurídica inscrita en cámara, la información reportada debe ser la misma para todos los registros. Las personas jurídicas extranjeras con sucursal en Colombia deberán indicar la fecha de cierre fiscal correspondiente al domicilio principal en el extranjero. Firme la hoja dos (2) del formulario RUES, indicando el nombre y número de cédula del proponente. Clasificación de la empresa en grande, mediana, pequeña o microempresa: la Ley 590 de 2000 en el artículo 2, define los conceptos de la siguiente manera: Gran empresa: planta de personal superior a los 200 trabajadores y activos totales superiores a salarios mínimos mensuales legales vigentes.

3 Mediana empresa: planta de personal entre 51 y 200 trabajadores y activos totales por valor entre 5001 y salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV). Pequeña Empresa: planta de personal entre 11 y 50 trabajadores y activos totales por valor entre 501 y menos de 5001 SMMLV. Microempresa: planta de personal no superior a los 10 trabajadores y activos totales por valor inferior a 501 SMMLV. Si se presentan combinaciones de parámetros de planta de personal y activos totales diferentes a los indicados, el factor determinante para la selección del tamaño de la empresa será el de activos totales (parágrafo 1 artículo 2, de la Ley 590 de 2000). Fecha de corte de la información financiera: por regla general, los estados financieros tendrán como corte el 31 de diciembre del año anterior, lo cual debe coincidir con la documentación que se aporta. Las personas jurídicas que no tengan suficiente antigüedad para reportar estados financieros de fin de ejercicio (31 de diciembre), allegarán balance de apertura o estados financieros de corte trimestral. Estas fechas deben diligenciarse en el formulario cuando sea del caso. Para el cálculo de la razón de cobertura de interese, ingrese el valor correspondiente a la utilidad o pérdida operacional y a los gastos de intereses. Verifique que correspondan a la información reportada en los estados financieros y en todos los documentos soportes. Recuerde discriminar los gastos de intereses en el estado de resultados o en las notas a los estados financieros. Los índices que conforman la capacidad organizacional son calculados con la información financiera reportada en el formulario RUES. Para la clasificación en los bienes, obras y servicios que ofrecerá el proponente a las entidades estatales, revise la Guía 41 que encuentra en Diligencie en el formulario la información correspondiente a la experiencia, identificando en cada contrato quién lo ha ejecutado de acuerdo a las siguientes opciones: El proponente: cuando el contrato reportado fue ejecutado directamente por la persona natural o jurídica que solicita el registro. El accionista, socio o constituyente del proponente: cuando el contrato fue ejecutado por los socios, asociados o accionistas. Se puede seleccionar sólo cuando el proponente es persona jurídica con un tiempo de existencia inferior a 3 años.

4 Consorcio, unión temporal o sociedad en las cuales el proponente tenga o haya tenido participación: cuando el proponente participó directamente en una de las formas de asociación mencionadas. Cuando el contrato no haya sido ejecutado directamente por el proponente, es necesario diligenciar el nombre del contratista que lo ejecutó (sea un socio, accionista, consorcio o unión temporal). Diligencie el porcentaje de participación del proponente, en el valor ejecutado del contrato que se aporta si este fue celebrado por consorcio, unión temporal o sociedad en la que tiene o ha tenido participación. El valor en salarios mínimos del contrato se determina tomando el valor del SMMLV al momento de la terminación del contrato. Seleccione los bienes y servicios ejecutados en el contrato que incluye en el formulario, mediante el clasificador de la ONU conocido con la abreviatura UNSPSC. Consulte la Guía 41. En el anexo de Clasificaciones del formulario se debe indicar en la parte inferior la cantidad de folios (hojas) que aporta, incluyendo el formulario y todos los documentos soportes. Imprima el formulario con la información completamente diligenciada, firmado por el proponente persona natural o por el representante legal inscrito para las personas jurídicas. CONSULTA DE FORMATOS. Consulte los modelos y formatos de certificación necesarios para su trámite en Servicios Registrales Registro Único de Proponentes Guías y formatos: Para elaborar las certificaciones correctamente, consulte los modelos de certificación aquí. 2_ DOCUMENTOS SOPORTES PARA LA INSCRIPCIÓN DE PERSONAS NATURALES NO MATRICULADAS EN EL REGISTRO MERCANTIL Formulario de inscripción completamente diligenciado y firmado en original por la persona natural. Copia del documento de identificación. Copia del Registro Único Tributario - RUT - expedido por la DIAN. Si el proponente cuenta con varios domicilios en Colombia, es necesario certificar el domicilio principal por parte de la persona natural. Puede utilizar el modelo N 5. Declaración juramentada por parte del proponente, sobre el cumplimiento de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar,

5 Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje cuando a ello haya lugar, expedida por la persona natural. Para ello puede utilizar el formato identificado como Certificación cumplimiento parafiscales artículo 50 de la Ley 789 de Certificación firmada por el proponente o contador para acreditar el tamaño de la empresa. Puede utilizar el modelo N 2. Las personas naturales no comerciantes no obligadas a llevar contabilidad, aportarán una certificación suscrita por contador o auditor y por el proponente, sobre los rubros contables de la Capacidad Financiera y de la Capacidad de Organización exigidos en el Decreto 1510 de Puede utilizar el modelo N 12, o certificación que contenga lo siguiente: 1. Rubros Contables: activo corriente. Pasivo corriente. Pasivo total. Activo total. Utilidad o pérdida operacional. Gastos de intereses. Patrimonio. 2. Indicadores Financieros: Índice de liquidez: activo corriente dividido por el pasivo corriente. Índice de endeudamiento: pasivo total dividido por el activo total. Razón de cobertura de intereses: utilidad operacional dividida por los gastos de intereses. 3. Capacidad organizacional: rentabilidad del patrimonio: utilidad o pérdida operacional dividida por el patrimonio. Rentabilidad del activo: utilidad o pérdida operacional dividida por el activo total. Copia de la tarjeta profesional de cada contador público o auditor que suscriba documentos y certificaciones para la inscripción en el RUP. Impresión del certificado digital original de vigencia y antecedentes disciplinarios de cada contador público o auditor, que suscriba documentos y certificaciones para la inscripción en el RUP, descargado de con máximo tres (3) meses de expedición por parte de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores. Formas de acreditar la experiencia: debe corresponder a contratos ejecutados. A_ Certificación expedida por el tercero que recibió el bien, obra o servicio (representante legal o funcionario competente de entidad pública; representante legal de la persona jurídica privada; persona natural), que contenga la siguiente información: (i) Constancia de que el contrato se encuentra ejecutado. (ii) Identificación de las partes (contratante y contratista). (iii) Valor del contrato expresado en SMMLV "a la fecha de terminación". (iv) Los bienes, obras o servicios a los cuales corresponde la experiencia que pretende acreditar. (v) Los códigos de clasificación (UNSPSC) de bienes y servicios en el tercer nivel.

6 Se deberán clasificar únicamente en los bienes, obras o servicios directamente relacionados con los contratos ejecutados con los cuales acreditan su experiencia, de acuerdo con el clasificador de bienes, obras y servicios en el tercer nivel (seis dígitos), agregándose automáticamente a todas las clasificaciones dos ceros al final de su clasificación. 1o Nivel: 00 (segmento). 2o Nivel: 00 (familia). 3o Nivel: 00 (clase). 4o Nivel: 00 (producto, el cual no se ingresa). Los códigos del Clasificador de Bienes y Servicios, independientemente de su nivel, tienen ocho dígitos. En consecuencia, aquella información que deba reportarse a tercer nivel de dicho clasificador, deberá terminar con dos ceros 00. (vi) La fecha de terminación del contrato. Para acreditar lo anterior, si el contrato fue ejecutado directamente por el proponente, puede utilizar el modelo N 6. Si en la certificación del tercero contratante hace falta la clasificación de bienes y servicios en el sistema de codificación de las Naciones Unida UNSPSC, es necesario adicionar la certificación suscrita por el proponente donde los acredite (artículo 9, numeral 2, literal e; numeral literal b, número 1 parte final; Circular Externa 02 de 2014 de la Superintendencia de Industria y Comercio). Puede utilizar el modelo N 9. Si el contrato fue ejecutado través de consorcios, uniones temporales y sociedades en las cuales el proponente tenga o haya tenido participación, puede soportar la experiencia mediante certificación del tercero que recibió el bien, obra o servicio, para lo cual puede utilizar el modelo número N 7. B_ Copia íntegra de los contratos ejecutados sólo cuando el proponente no puede obtener la certificación anterior, acompañada de una certificación firmada por el proponente persona natural, donde conste lo siguiente: (i) Que el contrato adjunto se encuentra ejecutado, (ii) el valor del contrato a la fecha de terminación expresado en SMMLV; (iii) bienes, obras o servicios ejecutados. (iv) Los códigos de clasificación con los cuales se identifican, para lo cual hará uso del clasificador de bienes y servicios en el tercer nivel. Puede utilizar el modelo N 11. IMPORTANTE: si la experiencia del proponente se soporta mediante un contrato de tracto sucesivo, esta solo podrá acreditarse mediante certificación del tercero donde conste la parte, porción o vigencia del contrato que ya se ejecutó y el valor durante el tiempo ejecutado, según el SMMLV al momento de terminar la parte que se ejecutó, además de las partes, el objeto, la fecha de inicio y la fecha en la cual se finalizó de ejecutar la parte del contrato que se acredita.

7 3_ DOCUMENTOS SOPORTES PARA LA INSCRIPCIÓN EN EL RUP DE PERSONAS NATURALES MATRICULADAS EN EL REGISTRO MERCANTIL Formulario de inscripción completamente diligenciado y firmado en original por la persona natural. Copia del Registro Único Tributario RUT expedido por la DIAN. Declaración juramentada por parte del proponente, sobre el cumplimiento de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje cuando a ello haya lugar, expedida por la persona natural. Para ello puede utilizar el formato identificado como Certificación cumplimiento parafiscales artículo 50 de la Ley 789 de Certificación firmada por el proponente o contador, para acreditar el tamaño de la empresa. Puede utilizar el modelo N 2. Estados financieros con fecha de corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior a la inscripción en el RUP, suscritos por contador con su certificación. Se elaborarán en moneda colombiana. Estados financieros básicos: balance general, estado de resultados, estado de cambios en el patrimonio, estado de cambios en la situación financiera y estado de flujos de efectivo. Si el tamaño de la empresa corresponde a microempresa, en cuanto a estados financieros solo se presentan los de propósito general: balance general y el estado de resultados con su certificación, suscritos por el contador o auditor. Las personas naturales con información financiera diferente a la prevista en el Decreto 1510 de 2013 en cuanto los nombre de los rubros contables, deben acreditar las equivalencias contables mediante su homologación, certificada por contador o auditor, indicando el nombre del rubro según el Decreto 1510 de 2013 y el nombre del rubro contable al cual equivale en los documentos que soportan la capacidad financiera. Puede utilizar el modelo 13. Copia de la tarjeta profesional de cada contador público o auditor que suscriba documentos y certificaciones para la inscripción en el RUP. Impresión del certificado digital original de vigencia y antecedentes disciplinarios de cada contador público o auditor, que suscriba documentos y certificaciones para la inscripción en el RUP, descargado de

8 con máximo tres (3) meses de expedición por parte de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores. Formas de acreditar la experiencia: debe corresponder a contratos ejecutados. A_ Certificación expedida por el tercero que recibió el bien, obra o servicio (representante legal o funcionario competente de entidad pública; representante legal de la persona jurídica privada; persona natural), que contenga la siguiente información: (i) Constancia de que el contrato se encuentra ejecutado. (ii) Identificación de las partes (contratante y contratista). (iii) Valor del contrato expresado en SMMLV "a la fecha de terminación". (iv) Los bienes, obras o servicios a los cuales corresponde la experiencia que pretende acreditar. (v) Los códigos de clasificación (UNSPSC) de bienes y servicios en el tercer nivel. Se deberán clasificar únicamente en los bienes, obras o servicios directamente relacionados con los contratos ejecutados con los cuales acreditan su experiencia, de acuerdo con el clasificador de bienes, obras y servicios en el tercer nivel (seis dígitos), agregándose automáticamente a todas las clasificaciones dos ceros al final de su clasificación. 1o Nivel: 00 (segmento). 2o Nivel: 00 (familia). 3o Nivel: 00 (clase). 4o Nivel: 00 (producto, el cual no se ingresa). Los códigos del Clasificador de Bienes y Servicios, independientemente de su nivel, tienen ocho dígitos. En consecuencia, aquella información que deba reportarse a tercer nivel de dicho clasificador, deberá terminar con dos ceros 00. (vi) La fecha de terminación del contrato. Para acreditar lo anterior, si el contrato fue ejecutado directamente por el proponente, puede utilizar el modelo N 6. Si en la certificación del tercero contratante hace falta la clasificación de bienes y servicios en el sistema de codificación de las Naciones Unida UNSPSC, es necesario adicionar la certificación suscrita por el proponente donde los acredite (artículo 9, numeral 2, literal e; numeral literal b, número 1 parte final; Circular Externa 02 de 2014 de la Superintendencia de Industria y Comercio). Puede utilizar el modelo N 9.

9 Si el contrato fue ejecutado través de consorcios, uniones temporales y sociedades en las cuales el proponente tenga o haya tenido participación, puede soportar la experiencia mediante certificación del tercero que recibió el bien, obra o servicio, para lo cual puede utilizar el modelo número N 7. B_ Copia íntegra de los contratos ejecutados sólo cuando el proponente no puede obtener la certificación anterior, acompañada de una certificación firmada por el proponente persona natural, donde conste lo siguiente: (i) Que el contrato adjunto se encuentra ejecutado, (ii) el valor del contrato a la fecha de terminación expresado en SMMLV; (iii) bienes, obras o servicios ejecutados. (iv) Los códigos de clasificación con los cuales se identifican, para lo cual hará uso del clasificador de bienes y servicios en el tercer nivel. Puede utilizar el modelo N 11. IMPORTANTE: si la experiencia del proponente se soporta mediante un contrato de tracto sucesivo, esta solo podrá acreditarse mediante certificación del tercero donde conste la parte, porción o vigencia del contrato que ya se ejecutó y el valor durante el tiempo ejecutado, según el SMMLV al momento de terminar la parte que se ejecutó, además de las partes, el objeto, la fecha de inicio y la fecha en la cual se finalizó de ejecutar la parte del contrato que se acredita. 4_ DOCUMENTOS SOPORTES PARA LA INSCRIPCIÓN EN EL RUP DE PERSONAS JURÍDICAS MATRICULADAS O INSCRITAS EN EL REGISTRO MERCANTIL O DE ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE MEDELLÍN PARA ANTIOQUIA Formulario de inscripción completamente diligenciado y firmado en original por el representante legal de la persona jurídica. Copia del Registro Único Tributario RUT- expedido por la DIAN. Certificación sobre el cumplimiento por parte del proponente, de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje cuando a ello haya lugar, suscrito por el revisor fiscal o en su defecto por el representante legal. Para ello puede utilizar el formato disponible en identificado como Certificación cumplimiento parafiscales artículo 50 de la Ley 789 de Certificación firmada por el representante legal del proponente y revisor fiscal, o si no está obligado a tenerlo por el contador, acreditando el tamaño de la empresa. Puede utilizar el modelo N 1.

10 Estados financieros con fecha de corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior a la inscripción en el RUP, suscritos por el contador de la empresa y el representante legal. Se elaborarán en moneda colombiana. Estados financieros básicos: balance general, estado de resultados, estado de cambios en el patrimonio, estado de cambios en la situación financiera y estado de flujos de efectivo. Certificación de los estados financieros suscrita por el contador que preparó los estados financieros y el representante legal. Dictamen a los estados financieros certificados, suscrito por el revisor fiscal o a falta de este, por un contador público independiente (distinto al contador de la empresa). Notas de los estados financieros preparadas por la administración de la persona jurídica. Si el tamaño de la empresa corresponde a microempresa, en cuanto a estados financieros, solo se presentan los de propósito general: balance general y el estado de resultados, certificados, dictaminados y con sus notas. Las personas jurídicas con información financiera diferente a la prevista en el Decreto 1510 de 2013 en cuanto los nombre de los rubros contables, deben acreditar las equivalencias mediante su homologación certificada por contador o revisor fiscal si se tiene, indicando el nombre del rubro contable según el Decreto 1510 de 2013 y el nombre del rubro contable al cual equivale en los documentos que soportan la capacidad financiera. Puede utilizar el modelo 13. Las personas jurídicas que no tengan suficiente antigüedad para reportar estados financieros de fin de ejercicio (31 de diciembre), allegarán balance de apertura o estados financieros de corte trimestral debidamente certificados. Estas fechas de corte deben diligenciarse en el formulario cuando sea del caso. Anexo de las principales cuentas detalladas: puede utilizar el primer formato disponible en Servicios Registrales Registro Único de Proponentes Guías y formatos: Para elaborar las certificaciones correctamente, consulte los modelos de certificación aquí - Anexo personas jurídicas. RECUERDE: es necesario diligenciar todas las cuentas reportadas en el anexo. Si el rubro no existe o no tiene un valor asignado en la contabilidad del proponente, diligéncielo en cero (0).

11 Certificación en la que se acredite la situación de control o el grupo empresarial del que hace parte la persona jurídica, en los términos del Código de Comercio, suscrito por el representante legal y revisor fiscal si está obligado a tenerlo, o del contador. Puede utilizar el modelo N 14. Personas que sean matrices o controlantes dentro de una Situación de Control o Grupo Empresarial, deben presentar los estados financieros consolidados de todo el grupo o situación de control suscritos por el representante legal y el contador que los preparó. Si la persona jurídica no hace parte de un grupo empresarial o situación de control, debe acreditarlo mediante certificación suscrita por representante legal y revisor fiscal si se tiene o en su defecto, por contador. Puede utilizar el modelo N 15. Copia de la tarjeta profesional de cada contador público o auditor que suscriba documentos y certificaciones para la inscripción en el RUP. Impresión del certificado digital original de vigencia y antecedentes disciplinarios de cada contador público o auditor, que suscriba documentos y certificaciones para la inscripción en el RUP, descargado de con máximo tres (3) meses de expedición por parte de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores. Las personas jurídicas con información financiera diferente a la prevista en el Decreto 1510 de 2013 en cuanto los nombre de los rubros contables, deben acreditar las equivalencias mediante su homologación certificada por contador o revisor fiscal si se tiene, indicando el nombre del rubro contable según el Decreto 1510 de 2013 y el nombre del rubro contable al cual equivale en los documentos que soportan la capacidad financiera. Puede utilizar el modelo 13. Las personas jurídicas que no tengan suficiente antigüedad para reportar estados financieros de fin de ejercicio (31 de diciembre), allegarán balance de apertura o estados financieros de corte trimestral debidamente certificados. Estas fechas de corte deben diligenciarse en el formulario cuando sea del caso. Formas de acreditar la experiencia: debe corresponder a contratos ejecutados. A_ Certificación expedida por el tercero que recibió el bien, obra o servicio (representante legal o funcionario competente de entidad pública; representante legal de la persona jurídica privada; persona natural), que contenga la siguiente información: (i) Constancia de que el contrato se encuentra ejecutado. (ii) Identificación de las partes (contratante y contratista).

12 (iii) Valor del contrato expresado en SMMLV "a la fecha de terminación". (iv) Los bienes, obras o servicios a los cuales corresponde la experiencia que pretende acreditar. (v) Los códigos de clasificación (UNSPSC) de bienes y servicios en el tercer nivel. Se deberán clasificar únicamente en los bienes, obras o servicios directamente relacionados con los contratos ejecutados con los cuales acreditan su experiencia, de acuerdo con el clasificador de bienes, obras y servicios en el tercer nivel (seis dígitos), agregándose automáticamente a todas las clasificaciones dos ceros al final de su clasificación. 1o Nivel: 00 (segmento). 2o Nivel: 00 (familia). 3o Nivel: 00 (clase). 4o Nivel: 00 (producto, el cual no se ingresa). Los códigos del Clasificador de Bienes y Servicios, independientemente de su nivel, tienen ocho dígitos. En consecuencia, aquella información que deba reportarse a tercer nivel de dicho clasificador, deberá terminar con dos ceros 00. (vi) La fecha de terminación del contrato. Para acreditar lo anterior, si el contrato fue ejecutado directamente por el proponente, puede utilizar el modelo N 6. Si el contrato fue ejecutado través de consorcios, uniones temporales y sociedades en las cuales el proponente tenga o haya tenido participación, puede soportar la experiencia mediante certificación del tercero que recibió el bien, obra o servicio, para lo cual puede utilizar el modelo número 7. Si en la certificación del tercero contratante hace falta la clasificación de bienes y servicios en el sistema de codificación de las Naciones Unidas UNSPSC, es necesario adicionar la certificación suscrita por el proponente donde los acredite (artículo 9, numeral 2, literal e; numeral , literal b, número 1, parte final; Circular Externa 02 de 2014 de la Superintendencia de Industria y Comercio). Puede utilizar el modelo N 8. B_ Copia íntegra de los contratos ejecutados, sólo cuando el proponente no puede obtener la certificación anterior, acompañado de la certificación firmada por el proponente, donde consta lo siguiente: (i) Que el contrato adjunto se encuentra ejecutado, (ii) el valor del contrato a la fecha de terminación expresado en SMMLV; (iii) los bienes, obras o servicios ejecutados, (iv) así como los códigos de clasificación con los cuales se identifican, para lo cual hará uso del clasificador de bienes y servicios en el tercer nivel. Puede utilizar el modelo N 10.

13 IMPORTANTE: si la experiencia del proponente se soporta mediante un contrato de tracto sucesivo, esta solo podrá acreditarse mediante certificación del tercero donde conste la parte, porción o vigencia del contrato que ya se ejecutó y el valor durante el tiempo ejecutado, según el SMMLV al momento de terminar la parte que se ejecutó, además de las partes, el objeto, la fecha de inicio y la fecha en la cual se finalizó de ejecutar la parte del contrato que se acredita. Todas las sociedades mercantiles, empresas unipersonales y sucursales de sociedades extranjeras supervigiladas por la Superintendencia de Sociedades (no aplica para personas jurídicas inspeccionadas, vigiladas o controladas por otra Superintendencia) deben presentar copia del informe de gestión (numeral 2, literal d, art. 9, Decreto 1510 de 2013). 5_ DOCUMENTOS SOPORTES PARA LA INSCRIPCIÓN EN EL RUP DE PERSONAS JURÍDICAS NO INSCRITAS EN LA CÁMARA DE COMERCIO DE MEDELLÍN PARA ANTIOQUIA. Formulario de inscripción completamente diligenciado y firmado en original por el representante legal de la persona jurídica. Copia del Registro Único Tributario RUT expedido por la DIAN. Certificado de existencia y representación legal emitido por la entidad competente, con fecha de expedición no superior a dos (2) meses de antelación a la fecha de solicitud del respectivo trámite en el Registro Único de Proponentes, el cual deberá incluir cuanto menos los siguientes datos: Nombre o razón social completa del proponente. Modificaciones de la razón social; tipo, número y fecha del documento de constitución o creación; fecha, clase de documento y entidad que reconoce la personería jurídica; duración de la persona jurídica; domicilio de la persona jurídica, nombre e identificación del representante legal; facultades y limitaciones del representante legal, si las tuviere. Cuando el certificado de existencia y representación legal no tenga todos los datos exigidos en el ítem anterior, deberá aportarse adicionalmente copia íntegra y certificada por la autoridad que ejerce vigilancia y control de los estatutos vigentes de la persona jurídica no inscrita en la Cámara. Si la copia de los estatutos no es certificada por la entidad que ejerce vigilancia y control por no tener la función de certificarlos, el proponente deberá acreditar bajo la gravedad del juramento, que la copia adjunta corresponde fielmente a los estatutos vigentes de la persona jurídica, allegando simultáneamente el certificado de existencia y representación

14 legal, una copia simple de los estatutos y la certificación de vigencia de estatutos en referencia, firmada por el representante legal del proponente, la cual puede ser presentada mediante el diligenciamiento del formato N 3. Solo cuando la duración de la entidad no se encuentra ni en el certificado de existencia ni en la copia de los estatutos, el proponente deberá certificar, bajo la gravedad de juramento, la duración de la persona jurídica adjuntando la certificación sobre la vigencia de los estatutos presentados. La certificación debe ser firmada por el representante legal y para ello puede utilizar el modelo N 4. Personas jurídicas de derecho público Acto mediante el cual se crea o se autoriza la creación de la entidad. Acto mediante el cual se acredite el nombramiento del representante legal de la entidad pública y el documento donde consten sus facultades y limitaciones, emitido por la autoridad competente. Los demás requisitos corresponden a los indicados anteriormente para la persona jurídica matriculada o inscrita en el Registro Mercantil o en el registro de Entidades sin Ánimo de Lucro de la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia, a continuación de la copia del RUT. 6_ DOCUMENTOS DE SOPORTE PARA SOCIEDADES EXTRANJERAS CON SUCURSAL EN COLOMBIA Formulario de inscripción completamente diligenciado y firmado en original por el representante legal de la persona jurídica o por sus apoderados inscritos en la sucursal en Colombia. Copia del RUT expedido por la DIAN. Puede utilizar el de su sucursal en Colombia. Estados Financieros de la casa matriz (nunca los de la sucursal en Colombia), con corte al cierre fiscal del país de origen, con traducción oficial al castellano si es del caso, y la conversión a pesos colombianos (COP). Se adjuntará, así mismo, una certificación que indique la fecha de corte de los estados financieros. IMPORTANTE: las sociedades extranjeras que aprueben sus estados financieros de fin de ejercicio a 31 de diciembre en una fecha posterior al quinto día hábil del mes de abril, presentarán estados financieros auditados con corte a 31 de diciembre del año anterior junto con un preinforme de auditoría en el cual el auditor o el revisor fiscal, certifique que: (a) la información financiera presentada a la entidad estatal es la entregada al auditor o revisor fiscal para cumplir su función de auditoría; y (b) el proponente en forma regular y para ejercicios contables anteriores ha

15 adoptado normas y principios de contabilidad generalmente aceptados para preparar su información y estados financieros (artículo 1 del Decreto 791 de 2014). Modelo de certificación que indique la fecha de corte de los estados financieros suscrita por el revisor fiscal (puede ser el revisor inscrito en la sucursal en Colombia), asegurando que los estados financieros han sido presentados de conformidad con las normas aplicables en el país de origen. En ningún caso serán admisibles los estados financieros de la sucursal de la sociedad establecida en Colombia. Los demás requisitos son los mismos que se indicaron para la persona jurídica matriculada o inscrita en el Registro Mercantil o de Entidades sin ánimo de Lucro de la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia, a continuación de la copia del RUT. 7_ PRESENTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN LAS TAQUILLAS Quien presenta la documentación en nuestra taquillas debe exhibir el original de alguno de los siguientes documentos (Ley 1429 de 2010; artículos 4, 5 y 6 del Decreto 489 de 2013; Circular 005 de mayo 30 de 2014 de la Superintendencia de Industria y Comercio): Cédula de ciudadanía Original y copia de la cédula de extranjería vigente. Entrega del formulario firmado en original, con los documentos soportes para cada proponente. Cancelación del valor de la inscripción. Si la persona natural o jurídica que solicita la inscripción en el RUP está inscrita en la Cámara pero se encuentra inactiva (por no haber actualizado sus datos, no presentar solicitudes de inscripción de actos o documentos o no haber renovado dentro de los últimos 3 años), la solicitud de inscripción solo la puede realizar, de forma presencial, el representante legal o cualquier miembro de los órganos de administración inscritos. En las sociedades de personas, adicionalmente, los socios pueden presentar la solicitud de inscripción.

16 8_ CONSULTA EL ESTADO DEL TRÁMITE Ingrese a Seleccione la opción Servicios Registrales y en la sección de Registro Mercantil, elija Consultas. Haga clic en Consulta del Estado del Trámite e ingrese el número de radicado que aparece en su factura. También puede hacerlo llamando a la línea de servicio al cliente en Medellín, o para el resto del país. Señor usuario, si luego de revisar la solicitud de registro la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia advierte que faltan requisitos o gestiones que pueden ser resueltas por el peticionario, y hace un requerimiento para que se cumplan y continuar con la inscripción, el interesado contará con el término de un (1) mes a partir de la fecha de la comunicación, para cumplir con lo solicitado. Si vencido el plazo no se cumplen los requerimientos, se entenderá que el interesado ha DESISTIDO de su petición de registro y la Cámara de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 17 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emitirá resolución que declara el abandono de la solicitud y ordena el archivo del trámite. Lo invitamos a ingresar a para conocer el portafolio de la Cámara, entre los que se encuentra el Consultorio en Comercio exterior (mayores informes: opción 2 ext. 187, 259, 275 y 276 consultorio@camaramedellin.com.co), el servicio de Formación Empresarial (mayores informes: formacionempresarial@camaramedellin.com.co) y el Centro de Conciliación, Arbitraje y Amigable Composición (teléfono: ).