Unidad III MAPEO DE INFORMACIÓN

Transcripción

1 Unidad III MAPEO DE INFORMACIÓN

2 Unidad III: Mapeo de información Semana 6 A. PRESENTACIÓN La mayor parte de las veces es necesario realizar escritos, sea en el ámbito escolar o en el laboral en los cuales, la escritura de carácter literario no es adecuada para satisfacer las necesidades específicas, como pueden ser la elaboración de un manual para realizar una cierta tarea, el desarrollo de un artículo académico o la redacción de un informe de actividades del gerente de un departamento en una empresa. De forma simultánea a la revolución en materia de información, emerge una nueva metodología para organizarla y presentarla de forma escrita, con base en principios experimentales para la claridad en la comunicación. Dicha metodología se denomina Mapeo de Información, y constituye uno de los procedimientos fundamentales para llevar a cabo la documentación técnica. El mapeo de información es un conjunto de principios para la estructuración de la información en elementos tales como unidades, etiquetas, bloques, ilustraciones y elementos de tipografía. B. OBJETIVO ESPECÍFICO El alumno conocerá los principios básicos del mapeo de información y la importancia de cada uno de estos en la documentación técnica. Licenciatura en Derecho 2

3 C. TEMA Y SUBTEMAS 3. MAPEO DE INFORMACIÓN 3.1 Conceptos básicos. 3.2 Principios del mapeo de información. D. MAPA MENTAL: UNIDAD III Licenciatura en Derecho 3

4 E. CONTENIDO 3.1 Conceptos básicos Cuál es la relación entre un bocado informacional y el mapeo de información? El Mapeo de Información (MI) significa convertir el documento en un verdadero mapa, con fragmentos claros y señalamientos adecuados, de tal modo que el lector obtenga con facilidad el beneficio de su contenido. La metodología del Mapeo de Información está basada en más de veinte años de investigación sobre la forma en que la gente lee y entiende la información. Definición del mapeo de información Sus fundamentos El Mapeo de Información parte de determinar a quién va dirigido el documento y qué se desea lograr con él. Usa una terminología clara y sin ambigüedades. Va directamente al punto, es conciso. Cada fragmento de información muestra una sola idea, es decir, forma un bocado de información (information chunk). La notación que se usa está documentada y explicada al inicio del texto. El documento tiene la estructura de un árbol que se divide en ramas cada vez más pequeñas y detalladas. Esta estructura es inmediatamente visible por el arreglo del texto y el uso de la tipografía. Al mapear información se construyen mapas con diferente nivel de detalle, de tal modo que pueden hacerse acercamientos según las necesidades del lector. Es decir, permite una lectura ejecutiva u operativa, por la forma en que está presentado. 3.2 Principios del mapeo de información Cuál es la diferencia entre el principio de fragmentación y el de relevancia? La documentación técnica ha evolucionado a partir de 1930, de la siguiente forma: Antecedentes 1930: Documentación militar e información clasificada. 1940: Documentación de procesos de manufactura. Licenciatura en Derecho 4

5 1950: Teorías administrativas. 1960: Documentación técnica de equipos de cómputo. 1970: Mapeo de Información - Universidad de Stanford. 1980: Certificaciones ISO. 1990: Producción masiva de aplicaciones para computadoras personales. 2000: Documentos electrónicos. En 1974, Robert E. Horn, en la Universidad de Stanford, crea la técnica de Mapeo de Información, tomando como base estudios psicológicos sobre la percepción y las ciencias cognoscitivas. El Mapeo de Información está basado en siete principios básicos de la comunicación. Estos principios (y las reglas para aplicarlos) aseguran un estilo de escritura que satisface las necesidades tanto de los lectores como de los escritores. Dichos principios son: Los siete principios 1. El Principio de Fragmentación. 2. El Principio de Relevancia. 3. El Principio de Etiquetado. 4. El Principio de Consistencia. 5. El Principio de Gráficas Integradas. 6. El Principio del Detalle Accesible. 7. El Principio de Jerarquía de Fragmentos y Etiquetas. A continuación se explicará cada uno de ellos: Principio de fragmentación El principio de fragmentación. Los escritores deben organizar la información en unidades pequeñas y manejables. Licenciatura en Derecho 5

6 Una unidad de información manejable consiste en no más de nueve piezas de información (párrafos, ilustraciones, tablas, etc.), colocadas en forma conjunta. A esto se llama el límite de fragmentación. Las investigaciones psicológicas de George A. Miller 1 han demostrado que la gente puede procesar y recordar mejor hasta 7 más/menos 2 piezas o unidades de información a la vez (piénsese, por ejemplo, en los números telefónicos).* Los escritores deben crear unidades de información que no excedan del límite de fragmentación. Qué es una unidad de información manejable? Fundamento Implicación Este límite se aplica a todos los niveles de un documento. Al fragmentar la información, el escritor mejora la comprensión así como la velocidad para la búsqueda y acceso a la información. Dado que los lectores pueden retener mejor de 5 a 9 piezas de información en la memoria de corto plazo, comprenden más rápida y completamente el material que ha sido fragmentado. Justificación Cuando los lectores buscan en un documento una pieza específica de información, la encuentran más rápidamente cuando está fragmentada. La mente humana tiende, automáticamente, a agrupar los objetos en categorías. Un escritor debe asegurarse de que el lector agrupe los objetos como él lo hizo, a través del principio de fragmentación. El director de una empresa dividió un manual que contenía veinticinco políticas en las siguientes tres categorías: Ejemplo Parte 1: Políticas Financieras. Parte 2: Políticas de Seguridad. 1 ( * Nota: Conforme la información aumenta en complejidad, el límite de fragmentación disminuye, es decir, si la información tiene un alto nivel de complejidad será necesario hacer menos fragmentos. Licenciatura en Derecho 6

7 Parte 3: Políticas de Organización El principio de relevancia. Los escritores deben asegurarse de que toda la información contenida en un fragmento se refiera a una sola idea basada en su propósito o función para el lector. Principio de relevancia Así: Colocar juntas las ideas parecidas. Eliminar de cada fragmento las ideas sin relación. Los escritores deben estar seguros de que los fragmentos se limitan a una sola clase de información. Todas las oraciones o diagramas de un fragmento deben pertenecer a un solo tema. Implicación Además, los escritores deben eliminar la información irrelevante. Las palabras y frases de transición deben ir en otros fragmentos. El empleo del principio de relevancia ahorra tiempo y ayuda a comprender los contenidos. Justificación En un fragmento se incluye solamente información relevante para ahorrar tiempo durante la lectura inicial o cuando el lector busca sólo cierta información en particular. Si en un fragmento hay solamente información de una misma clase, los lectores no tienen que cambiar de velocidad o ritmo cuando están leyendo una unidad de información. Si se incluye información no relevante, los lectores tienen que imaginar por qué está ahí ese material extraño, qué hacer con él y a qué parte pertenece. Esto es un trabajo extra y reduce la velocidad del lector. Un equipo de escritores está desarrollando un manual de usuario para una computadora personal. Los escritores deben asegurarse de separar la información sobre cómo usar el sistema, de la información de cómo funciona el sistema. Ejemplo 1: Separar información Licenciatura en Derecho 7

8 Un escritor escribió el siguiente borrador: Ejemplo 2: Separar definición y ejemplo Diferencial por riesgo es un porcentaje sobre el salario por hora que se paga a un empleado cuando trabaja en condiciones peligrosas. Cuando el personal de mantenimiento trabaja sobre un andamio, le pagamos un diferencial por riesgo. El escritor revisó el borrador y pensó: Esto no es demasiado extenso, sólo tiene dos oraciones, pero estoy refiriéndome a dos puntos diferentes. Defino el término y doy un ejemplo en el mismo fragmento. Al aplicar el principio de relevancia, el escritor escribió la información en dos fragmentos. Diferencial por riesgo es un porcentaje sobre el salario por hora que se paga a un empleado cuando trabaja en condiciones peligrosas. Cuando el personal de mantenimiento trabaja sobre un andamio, le pagamos un diferencial por riesgo. El principio de etiquetado. Después de organizar las oraciones relacionadas en unidades manejables, los escritores deben poner una etiqueta a cada unidad de información. El etiquetado facilita la comprensión y el acceso a la información. Principio de etiquetado Justificación La investigación indica que la gente comprende y tiene acceso a la información más rápidamente si tiene una idea previa de lo que va a leer. Una etiqueta ofrece al lector una visión previa de cada unidad de información. Es un avance en la organización mental del lector. La etiqueta sobresale del resto y permite buscar rápidamente la información. Los lectores pueden utilizar las etiquetas para encontrar con rapidez la información que necesitan. Licenciatura en Derecho 8

9 El escritor anterior creó los dos fragmentos de información siguientes, uno para la definición y otro para el ejemplo: Ejemplo 1: Etiquetar fragmentos de información Definición Ejemplo Diferencial por riesgo es un porcentaje sobre el salario por hora que se paga a un empleado cuando trabaja en condiciones peligrosas. Cuando el personal de mantenimiento trabaja sobre un andamio, le pagamos un diferencial por riesgo. El siguiente ejemplo describe gráficamente los títulos y etiquetas. El documento muestra algunas páginas de un manual, escritas con el método de Mapeo de Información. Ejemplo 2: Un documento etiquetado. El principio de consistencia. Los escritores deben usar palabras, etiquetas, formatos, organización y secuencias similares para temas semejantes. Principio de consistencia Licenciatura en Derecho 9

10 La consistencia ahorra tiempo a los lectores porque les permite: Justificación Encontrar rápidamente la información que necesitan. Localizar la información semejante y evitar la ambigüedad. Concentrarse en el contenido y no en la forma. Muchas técnicas tradicionales de redacción (y de capacitación) motivan a los escritores a utilizar la variedad para entretener al lector, es decir, el uso de sinónimos. Sin embargo, al escribir documentos técnicos y de negocios, la calidad se manifiesta en la capacidad del lector para usar el documento en la realización de su trabajo. Así, en este caso la variedad suele distraer y retardar, en vez de facilitar el trabajo. Al presentar cada uno de los principios en este documento se han utilizado las mismas etiquetas: Principio y Justificación. También se ha organizado la información de la misma manera cada vez. Además, se ha escrito cada principio como un enunciado que establece lo que debe o no debe hacer el escritor. Estos ejemplos ilustran la consistencia en los niveles de las palabras, las etiquetas, los formatos y la organización. El principio de gráficas integradas. Los escritores deben usar diagramas, tablas, ilustraciones, etc., como una parte integral del texto y no como un complemento que se agrega después de terminar de escribir. En un documento escrito con el método de Mapeo de Información, las gráficas mantienen la continuidad del texto. Las gráficas son el texto. La investigación indica que aproximadamente el 50% de los adultos aprenden mejor si hay ilustraciones u otros elementos gráficos en lugar de palabras. Si las gráficas como diagramas, ilustraciones y tablas, representan una parte integral del texto, los lectores no tienen que recorrer todo el documento para encontrar lo que necesitan. Evitar la variedad en los documentos técnicos Ejemplo Principio de gráficas integradas Justificación Licenciatura en Derecho 10

11 En este curso se proporcionan las reglas para seleccionar y desarrollar gráficas efectivas. Cuando un tema necesita un tipo de diagrama o tabla específicos, el escritor contará con un modelo de gráfica para solucionar el problema. Estas gráficas pueden ayudar a los escritores a estructurar y organizar sus documentos. En la redacción tradicional, suelen aparecer en un párrafo dos o más enunciados de la forma Si... Entonces... Aplicación Ejemplo tradicional Versión en párrafo: Ofrecemos crédito a clientes establecidos que han girado, en el pasado, órdenes con nosotros. Si una orden es por doscientos cincuenta pesos ($280) o menos, esperamos el pago inmediato de la orden porque el costo de papelería es demasiado alto para justificar que el crédito se otorgue. En órdenes de doscientos sesenta ($290) a cinco mil pesos ($6000), otorgue el crédito si no hay pagos vencidos. Las órdenes por más de cinco mil pesos deben ser remitidas a un supervisor. Este ejemplo presenta la misma información con gráficas integradas. En este caso, una tabla que llamamos Tabla de Decisión. Ejemplo de gráficas integradas Versión de Mapeo de Información: Si las órdenes son... y... Entonces... $ o menos _ rechace la solicitud $ a $ no hay pagos vencidos autorice el crédito más de $ _ remítala al supervisor Un documento técnico puede estar compuesto sólo con gráficas? Licenciatura en Derecho 11

12 El principio del detalle accesible. Los escritores deben escribir utilizando un nivel de detalle que haga que la información que el lector necesita sea accesible y que el documento sea útil para todo tipo de lectores. En otras palabras, ponga lo que el lector necesita, donde lo necesita. Se deben incluir visiones generales, resúmenes, descripciones, diagramas y ejemplos claramente etiquetados para presentar toda la información abstracta. Coloca siempre los diagramas y ejemplos cerca del texto que ilustran. El procesador humano de información, el cerebro, trabaja mejor cuando los principios abstractos, conceptos y procedimientos se apoyan y explican con ejemplos concretos. En seguida se presenta parte de un procedimiento sin diagramas ni ejemplos. Tal como está puede ser útil solamente para personas con experiencia en el uso de Word 2013 o similar. Siga estos pasos para modificar el estilo Normal en Word 2013: Principio del detalle accesible Justificación Ejemplo 1: Menos detalle Paso Procedimiento 1 Haz clic en la pestaña Inicio. 2 En el grupo de herramientas Estilos, coloca el puntero en el estilo Normal. 3 Haz clic con el botón derecho, elige Modificar y haz los cambios necesarios. A continuación se presenta un ejemplo del mismo procedimiento, escrito con más detalle para personas con poca experiencia en el uso del programa. Ejemplo 2: Más detalle Licenciatura en Derecho 12

13 Paso Procedimiento 1 Haz clic en la pestaña Inicio. Diagrama 2 En el grupo de herramientas Estilos, coloca el puntero en el estilo Normal. Diagrama 3 Haz clic con el botón derecho, elige Modificar y haz los cambios necesarios. Diagrama El principio de jerarquía de fragmentos y etiquetas. Los escritores deben agrupar los fragmentos relevantes de información en forma jerárquica y poner una etiqueta a cada uno de los grupos más grandes. A medida que el número de elementos en un grupo crece más allá del límite de fragmentación, los lectores volverán a tener dificultad para comprender y recordar la información. Principio de jerarquía de fragmentos y etiquetas Licenciatura en Derecho 13

14 La investigación indica que la gente comprende y recuerda mejor cantidades grandes de información si están organizadas en grupos relacionados, que contengan de 7 más/menos 2 elementos en cada uno. Los lectores también leen y encuentran más rápidamente la información si además cada elemento está etiquetado. Un escritor creó un procedimiento para dar mantenimiento a la unidad de procesamiento central (CPU) de una mini computadora. Al momento de completar el procedimiento, el técnico de servicio tenía que seguir 25 pasos. Justificación Ejemplo 1: Información sobre un procedimiento Diagrama: El escritor se dio cuenta de que el material excedía del límite de fragmentación y que sería difícil para los lectores entender la información. Por ello, buscó relaciones entre los pasos, los reagrupó en unidades separadas dentro de diferentes procedimientos y etiquetó cada uno de ellos. Así los lectores podrían encontrar la información específica. El escritor combinó unidades individuales de información para aplicar los principios de Fragmentación y Relevancia, y creó la siguiente unidad en orden jerárquico. En seguida etiquetó cada una de las nuevas unidades. Licenciatura en Derecho 14

15 Diagrama: Estas son las unidades más grandes que creó el escritor: Un escritor creó algunos fragmentos acerca de la ausencia por maternidad. Ejemplo 2: Información sobre políticas Después organizó los fragmentos de acuerdo con el principio de la jerarquía en dos grupos que se referían a las etapas previa y posterior a la ausencia por maternidad. Diagrama (borrador original): Información sobre las actividades previas y posteriores a la ausencia por maternidad. Diagrama (versión editada): Después de agrupar la información en fragmentos más grandes y relevantes, el lector recibió estas dos unidades, cada una con su etiqueta específica. Licenciatura en Derecho 15

16 Investigaciones recientes indican que a mayor tamaño de cada fragmento, la mente puede manejar menos fragmentos a la vez. Así pues, si el material con el que usted está trabajando es complejo, abstracto o detallado, puede necesitar separar hasta cinco fragmentos en dos grupos. En cuántos grupos se recomienda organizar la información? Licenciatura en Derecho 16

17 F. CONCLUSIÓN La redacción literaria o tradicional, no se adecúa a lo casos prácticos de escritura que se presentan a nivel escolar o en el campo de trabajo, ya que por lo general en estos ámbitos, se requiere el desarrollo de documentos técnicos. El mapeo de información establece un conjunto de principios para la definición de los elementos fundamentales de un documento, como son unidades, etiquetas, bloques, ilustraciones y elementos de tipografía, así como su estructuración para conformar un documento final. El mapeo de información no se limita a facilitar la elaboración de documentos técnicos, sino también tiene por objetivo que el producto obtenido sea de fácil entendimiento para el lector, al presentarle la información de manera organizada, de forma tal que sea posible entender de manera sencilla las ideas principales del texto. Licenciatura en Derecho 17

18 G. LECTURAS COMPLEMENTARIAS Vivanco, C. V. (2008). El don de la escritura: Comunicar con estilo profesional. Madrid: Paraninfo. H. GLOSARIO Término Abstracto Certificaciones ISO Consistencia Principio Relevancia Significado Idealización o representación mental de un objeto concreto. Resultado que se obtiene cuando una organización cumple con las normas de tipo ISO (Organización Internacional de Normalización) para su gestión de calidad. Propiedad de lo que es duradero, estable o sólido. Unión y relación adecuada de todas las partes que forman un todo. Norma o regla que permite la realización de un estudio o proyecto. Que tiene importancia para algo. Cualidad o condición de relevante, importancia, significación. Licenciatura en Derecho 18

19 I. FUENTES DE INFORMACIÓN a) Bibliográficas González, M. (2005). Documentación Técnica. México: UNID. Licenciatura en Derecho 19