Proyecto/Servicio. Tipo de documento. Fecha de entrega. Versión actual

Transcripción

1 Proyecto/Servicio Tipo de documento Fecha de entrega Versión actual ISPA2016 Manual de usuario 18/03/

2 CONTENIDO 1. Objetivo del Documento Cómo realizar consultas Acceso a la Plataforma Recomendaciones de Navegador Permisos y clasificación de usuarios Acceso a ISPA a través del Portal de EELL, Portal de CCAA o Portal de Gestión Administrativa Solicitud de acceso a los portales para Entidades Locales y Comunidades Autónomas Solicitud de acceso a los portales para Universidades Dar de alta autónomamente personas en el portal de EELL Darse de baja en unidades Uso de la aplicación ISPA Uso de la aplicación Cambio entre Unidades Uso de la aplicación Pantalla Principal Listado de Modelos Estados Casos especiales Introducción de Datos Introducción de Datos - A.- Edición Directa del Modelo Introducción de Datos - B.- Carga de datos desde fichero Modificación de datos consignados con anterioridad

3 1. Objetivo del Documento Este documento describe el funcionamiento general de la Plataforma ISPA 2016, tanto en el modo de introducción de la información como en el modo de realizar consultas de carácter técnico o normativo. En el Espacio ISPA 2016, ubicado en la sección Servicios de la web de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas ( podrá consultar a través de las Instrucciones Generales la descripción de cada uno de los campos a introducir. /ispa2016.html 2. Cómo realizar consultas Para realizar consultas o crear una incidencia puede hacerlo a través del siguiente formulario: La web anteriormente señalada es de acceso libre (no requiere identificación) y permite la clasificación de la consulta por tipo para una mejor y rápida contestación. 3

4 Adicionalmente, también dispone de un listado de Preguntas Frecuentes en la dirección: 3. Acceso a la Plataforma 3.1. Recomendaciones de Navegador Esta versión de la Plataforma requisitos en el navegador: ISPA 2016 contiene numerosas funcionalidades que obliga a ciertos Internet Explorer, superior a la versión 8.0 Mozilla Firefox, superiorr a versión 26.0 Google Chrome, superior a la versión Permisos y clasificación de usuarios. En la Plataforma ISPA 2016 se autorizan los accesos a la aplicación en función de dos criterios: Posee un cargo oficial en el organismo (Alcalde, Secretario, Interventor, Presidente, etc.). No posee un cargo oficial pero se le ha solicitado permisos de usuario de aplicaciones. De acuerdo a la Plataforma ISPA2016 los usuarios son clasificados en dos capacidad de firma o no. tipos, de acuerdo a su - ISPA Responsable Remisión o perfil con capacidad de firma y su anulación: o o o o Usuario de Aplicaciones - Responsable Remisión (EELL y CCAA): Puede acceder a la aplicación y realizar la edición de toda la información, así como firmar la información para su remisión. Secretario Interventor / Tesorero Estatal (Ayuntamientos), asimilado a Responsable de Remisión. Interventor Tesorero de Carácter Estatal (Ayuntamientos), asimilado a Responsable de Remisión. Director de Función Pública o Asimilado (Comunidades Autónomas). 4

5 - ISPA Colaborador Remisión o perfil sin capacidad de firma: o o o o o o o o Usuario de Aplicaciones - Colaborador Remisión (EELL y CCAA) : Puede acceder a la aplicación, insertar, editar y eliminar los datos, pero no firmar la información definitivamente para su remisión a la D.G. de Función Pública. Secretario con Habilitación de carácter estatal (Ayuntamientos), asimilado a Colaborador Remisión. Secretario Interino (Ayuntamientos), asimilado a Colaborador Remisión. Secretario Accidental (Ayuntamientos), asimilado a Colaborador Remisión. Gestor Designado (Ayuntamientos), asimilado a Colaborador Remisión. Alcalde (Ayuntamientos), asimilado a Colaborador Remisión. Presidente (Diputaciones, Cabildos, y Consejos Insulares). Secretario de Diputación, Cabildo o Consejos Insulares Acceso a ISPA a través del Portal de EELL, Portal de Gestión Administrativa. CCAA o Portal de El acceso a la Plataforma ISPA 2016 se realiza a través de los portales de información e identificación siguientes, según el organismo al que pertenezca: Si usted pertenece a una Entidad Local, deberá acceder mediante Locales: Si usted pertenece a una Comunidad Autónoma, deberá acceder Comunidades Autónomas: Si usted pertenece a una Universidad, deberá acceder mediante Administrativa: el Portal de Entidades mediante el Portal de el Portal de Gestión Estos portales requieren que ISPA se encuentre previamente registrado como usuario de la Plataforma Si ud. no se encuentra registrado debe cumplir con el procedimiento descrito en el apartado 3.4. Solicitud de acceso a los portales de EELL, CCAA o Gestión Adm. 5

6 La Plataforma ISPA 2016 utiliza como sistema de autenticación de usuarios, para lo cual debe disponer de un Certificado Digital personal válido para poder identificarse. Si ya se encuentra registrado podrá ingresar al sistema pulsando el botón sección Área de Usuario. Acceder ubicado en la A continuación pulse el botón Ir a cl@ve de la ventana emergente. 6

7 Seguidamente seleccione el Certificado de su preferencia y pulse el botón Aceptar. Una vez dentro del Portal correspondiente, y en la sección de Aplicaciones ubicada en el lateral derecho, pulse sobre el enlace a la plataforma ISPA

8 Al ingresar por primera vez en la Plataforma ISPA 2016 es necesario que realice una actualización de su dirección de correo electrónico. Para ello, compruebe que la dirección actual es la correcta o en caso contrario actualice el campo Correo electrónico con una dirección de vigente. Seguidamente, y en ambos casos, pulse el botón Guardar. Al pulsar el botón Guardar aparecerá un mensaje que indica Para acceder a la aplicación debe atender el enviado al correo electrónico de contacto. Si necesita regenerarlo, presione el botón Guardar. 8

9 Esta validación debe realizarse correo electrónico facilitada. pulsando el enlace que aparece en el enviado a la dirección de Verificado los datos se abrirá una ventana donde debe seleccionar el tipo de Entidad al que pertenece. 9

10 A continuación podrá hacer uso de la Plataforma ISPA Solicitud de acceso a los portales para Entidades Locales y Comunidades Autónomas. En caso de que sea una Entidadd Local o Comunidad Autónoma y no tenga acceso a los portales de EELL y CCAA, porque estos no reconozcan su cargo, puede solicitar el alta pulsando el enlace Solicitar alta en el portal, ubicado en la sección Área de Usuario del lateral derecho del portal correspondiente. 10

11 A continuación rellene el formulario con los datos requeridos, aportando la documentación escaneada que justifique su cargo para el perfil solicitado, y pulse el botón Enviar. 11

12 Estas peticiones serán atendidas a la brevedad posible y se le comunicará vía la finalización de dicha petición Solicitud de acceso a los portales para Universidades. En caso de que pertenezca a una Universidad y no tenga acceso al Portal de Gestión Administrativa, el antiguo responsable puede solicitar el alta mediante el formulario habilitado en la dirección: https: ://ssweb.seap.minhap.es/ayuda/consulta/ispa rellenando todos los campos solicitados, seleccionando el tipo Incidencia Técnica Gestión de Usuarios, e indicando los siguientes datos del nuevo responsable: Nombre, Apellidos, DNI, Cargo Actual, y Teléfono Dar de alta autónomamente personas en el portal de EELL. En caso de que usted sea un alcalde, secretario, gestor designado, o interventor de ayuntamiento; o presidente o secretario de diputación, cabildo o consejo insular, y ya disponga de acceso en los portales, puede gestionar de manera autónoma a los usuarios que accederán a ISPA, mediante un enlace que figura en el menú superior bajo el epígrafe: Gestión de Entidad Listado de Usuarios 12

13 El listado de usuarios presentará a los empleados públicos de su organismo y podrá hacer uso de los botones Nuevo Usuario o Edición, para el manejo o edición de los mismos respectivamente Darse de baja en unidades Para solicitar la baja en algunaa unidad, en la que por error estuviera dado de alta, puede realizar una petición mediante el formularioo habilitado en la dirección: https: ://ssweb.seap.minhap.es/ayuda/consulta/ispa rellenando todos los campos solicitados y seleccionando el tipo Incidencia Usuarios. Técnica Gestión de 4. Uso de la aplicación ISPA 4.1. Uso de la aplicación Cambio entre Unidades Es posible que un usuario pueda tener permisos para manejar distintas unidades por dos posibles motivos: 13

14 - Ostenta cargos en distintas entidades locales que le permiten editar y/o firmar la información de cada una de ellas. - Es firmante de la información de Comunidades Autónomas, por lo que debe editar o visar la información de las Universidades asociadas a su Comunidad. Para cambiar entre distintas unidades, en la parte superior derecha de la página de ISPA, dispondrá de un selector de unidad que se despliega al situar el cursor encima de la unidad actualmente seleccionada. 14

15 4.2. Uso de la aplicación Pantalla Principal Listado de Modelos. Para cada unidad en la que tenga permisos dispondrá de los modelos correspondientes. En el caso de que sea una Entidad Local, la pantalla con el listado de modelos se divide en dos secciones: - Una en la pestaña izquierda con la información que ha de remitir, en relación con la información salarial asignada a cada puesto, según su tipo retributivo. - Una en la pestaña derecha con la información de lo percibido efectivamente por los cargos electos de su entidad. Según la tipología del ayuntamiento, o de si es una Diputación, Cabildo o Consejo Insular, el listado variará reflejando exclusivamente los modelos que puede cumplimentar. En caso de Comunidades Autónomas o Universidades, no existe tal distinción. 15

16 Los modelos son: 16

17 IMPORTANTE POR FAVOR, LEA LAS INSTRUCCIONESS DE CADA MODELO PARA SABER QUÉ INFORMACIÓN Y CÓMO HA DE COMPLETAR LA MISMA. LAS INSTRUCCIONES SE ENCUENTRAN DISPONIBLES EN EL ESPACIO ISPA2016 DE LA WEB DE LA SECRETARÍA DE ESTADO DE ADMINISTRACIONES PÚBLICAS ( COMUNIDADES AUTÓNOMAS (GENERAL) COMUNIDAD AUTÓNOMA DEL PAÍS VASCO COMUNIDAD FORAL DE NAVARRA: DIPUTACIONES, CABILDOS Y CONSEJOSS INSULARES: Consejos-y-Cabildos-Insulares.html AYUNTAMIENTOS: ml CARGOS ELECTOS DE ENTIDADES LOCALES (AYTOS, DIPUTACIONES, CABILDOS Y CONSEJOS INSULARES) Autonomas.html Autonoma-del-Pais-Vasco.html de-navarra.html Corporaciones-Locales.html 17

18 Ejemplo de pantalla de Modelos de EELL: Retribuciones asociadas al puesto de trabajo 18

19 Productividad y complementos de calidad y cantidad Cantidades percibidas por cargos electos 19

20 Ejemplo de pantalla de Modelos de CCAA: Retribuciones asociadas al puesto de trabajo 20

21 Productividad y complementos de calidad y cantidad Cantidades percibidas por cargos electos 21

22 Estados. Para cada modelo dispondrá de una etiqueta que informa el estado en el que se encuentra el mismo: Pendiente de remisión: No ha sido consultada la plantilla y no contiene datos. En remisión de datos: Se ha insertado información en la plantilla. Procesando datos: Se ha completado la plantilla al adjuntar un documento, que el sistema está procesando. Validado: Los responsables de sistema ISPA han validado la informaciónn de la plantilla. Firmado: El expediente ha sido firmado por un usuario con permisos de firma Casos especiales Indicar que no dispongo de personal con ese sistema retributivo. En el caso en el que no disponga de personal con algún tipo retributivo asociado a su entidad dispone de una casilla que le permite no completar dicho modelo. La casilla tiene el siguiente aspecto con el epígrafe No aplica este modeloo a mi unidad. Requerimientos realizados por Función Pública. Asociado a cada tipo de modeloo puede aparecer un número que indica el número de observaciones que los instructores y validadores de la información de Función Pública han realizado sobre los datos. Se comporta como una forma de mensajería y los mensajes aparecen en el área de notificaciones del formulario. Si desea cargar o introducir información sólo tiene que hacer clic en el nombre del modelo. 22

23 Introducción de Datos En general existen dos posibilidades para introducir información: - Directamente sobre la hoja de datos que figura en pantalla. - Carga de datos mediante fichero Introducción de Datos - A.- Edición Directa del Modelo Cuando ingrese en cada modeloo aparecerá una pantalla similar a la siguiente: Desde esta página podrá realizar la entrada de los datos correspondientes al modelo. Esta pantalla funciona como una hoja de cálculo simplificada que le permite editar la información directamente sobre la página web. Asociado a cada fila, existen dos conjuntos de reglas: - Reglas de validación: se ejecutan cuando se cambia de celda y/o de fila y generan mensajes de error en caso de que la fila no cumpla las especificaciones del modelo. - Reglas de autocompletado: se comportan dinámicamente en función de los datos introducidos en cada celda. Así, en caso de escoger por ejemplo el grupo A1 de retribuciones, los sueldos se fijan en las celdas correspondientes. 23

24 En general, no se ha de aportar información de la que ya se dispone desde la aplicación (como el código DIR3 de la unidad) o los datos de los sueldos asociados a grupos salariales ya conocidos. Igualmente, se informa de los errores de validación que se pudieran generar para que sean corregidos y almacenados correctamente. Pantalla de Edición Opciones generales En la parte superior derecha de la pantalla de edición verá los siguientes botones: Que corresponden a las siguientes operaciones: Grupo Ver Ver Filas Filas Plantilla Plantilla Plantilla Plantilla Plantilla Plantilla Icono Operación Ver todas las filas Ver sólo las filas que contienen errores Eliminar fila actual Inserta fila al final de la hoja Exportar los datos actuales en formato CSV Subir archivo CSV con los datos Descargar plantilla vacía para su edición otro software de hoja de cálculo Descargar instrucciones Firmar la información actual Guardar información en 24

25 Pantalla de Edición Opciones de Filas y Columnas Descripción de las cabeceras: Si desplaza el cursor sobre las cabeceras podrá ver el texto completo de la cabecera, y en su caso, ayuda disponible para su compleción. Opciones de fila: Si desplaza el cursor sobre el número de fila, aparecerán las opciones para eliminar o guardar una fila. Numeración de fila: Si aparecee una X roja al lado de cada número de fila indica que dicha fila no es válida. Este es el estado por defecto de la fila, ya que no contiene datos Si aparece una marca verde de validez, significa que la fila es correcta. Pantalla de Edición Moverse por las filas Para empezar a introducir datos, debe hacer clic en la primera celda disponible en el modelo. Para cada celda, puede esta comportarse de las siguientes maneras: Celda Desplegable: Se debe seleccionar un valor de los posibles. También se puede escribir directamente un valor válido de la lista. 25

26 Celda Libre: Puede escribir el valor que desee. Celdas no editables: Aparecen en color gris oscuro con valores prefijados o vacías. Estos valores se autocompletan en función de otros valores. Por ejemplo, el sueldo anual, para un grupo A2 se autocompleta como en la figura siguiente (nótese el color del fondo): Pantalla de Edición Mensajes de Error Cuando una vez editada las filas, aparece el aspa rojo asociado () aparecerá, al cambiar de fila, una notificación en la parte superiorr derecha de este tipo, y un nuevo mensaje en color rojo, justo encima de la primera fila, de este tipo: 26

27 Si hace clic en Mostrar Todos, aparecerá el listado de errores encontrados en la plantilla en forma de ventana, que podrá minimizar o cerrar mediante los botones de (_) y (X): Si hace clic en cada fila de la error. ventana de errores automáticamente se situará sobre la celda con el Pantalla de Edición Desplazamiento entre Hojas Cuando el número de filas es superior a 20 automáticamente se crearán las hojas correspondientes, las cuales se pueden ver en la parte inferior del modelo: Puede cambiar de hoja haciendo clic en cada número o en los botones de desplazamiento. 27

28 Pantalla de Edición Modelos de Cargos Electos y Declaración Responsable En los modelos F14 y F15, de retribuciones de cargos electos, aparecerá automáticamente el conjunto de filas no editables correspondientes, con tantas filas como concejales tiene asociada dicha entidad. Adicionalmente puede marcar la casilla de Declaración Responsable para indicar que esos cargos que figuran en la tabla no perciben retribución alguna. Marcada la casilla debe confirmar la acción mediante el botón Aceptar de la ventana emergente. Pantalla de Edición Firma de la información Para esta versión de ISPA se ha modificado el proceso de firma reemplazando la antigua firma mediante certificado electrónico y máquina virtual Java por el protocolo de firma en servidor o firma electrónica. Una vez se haya validado el formulario se procederá a realizar la firma pulsando el botón de Firma en servidor. 28

29 En la ventana emergente será necesario pulsar el botón Firmar y enviar Introducción de Datos - B.- Carga de datos desde fichero Antes de realizar la carga de datos desde fichero debe realizar la descarga de la plantilla asociada correcta. Esta descarga se realiza mediante el botón de para su edición en Excel o similares. que le facilitará un fichero con el modelo Una vez disponga de la plantilla, podrá abrirla, editarla, y cuando haya finalizado, cargarla en la Plataforma ISPA 2016, mediante el botón: Importante En el momento de subir el fichero se le preguntará si desea sobreescribir la información existente. En el caso de que su respuesta sea afirmativa los datos existentess serán borrados y se añadirán los nuevos. En el caso de que su respuesta sea negativa los datos cargados mediante fichero se añadirán a continuación de los ya existentes. 29

30 Modificación de datos consignados con anterioridad En el caso de que desee modificar la información suministrada en la Plataforma ISPA, motivado a que se ha consignado un dato erróneo o como consecuencia de haber recibido un requerimiento por parte de la Función Pública, los pasoss a seguir son los siguientes: 1. Cancelar firma. El primer paso es cancelar la botón Cancelar firma. firma, lo cual se puede realizar desde la propia aplicación pulsando el Nota Recuerde que esta acción solamente está permitida para los usuarios con el perfil ISPA Responsable Remisión o perfil con capacidad de firma y su anulación. 2. Proceder a modificar los datos. A continuación modifique los datos correspondientes. 3. Guardado de cambios. Los cambios se guardan cada vez que se hace click en otra fila distinta de la activa o se presiona la tecla ENTER (ENTRADA). Esta es la manera normal de guardar los cambios ya que al cumplimentar una línea se guardan automáticamente los cambios de la anterior. Al colocar el cursor del ratón sobre el número de la fila (a la izquierda) aparecerá la opción de Salvar. Haciendo clic en ella los datos quedan guardados. En la parte superiorr derecha la opción: Al colocar el cursor sobre él aparece debajo la leyenda Guardar. Al hacer clic en este botón se procede a guardar los datos.. Importante Recuerde que estee guardado automático no se produce con la última línea, por lo que es preciso Salvar específicamente la última línea si no se quieren perder los últimos datos introducidos. 30

31 4. Volver a firmar la información corregida. Finalmente, es necesario volver a firmar el formulario con los datos corregidos. Importante Modificación de datos en expedientes validados y no firmados. No es posible modificar directamente datos en un expediente que haya ha sido validado y no esté firmado. Para ello es preciso Liberar (Desvalidar) previamente el expediente. En caso de desear modificar datos, podrá remitirse una incidencia con el número de expediente e identificación del modelo y administración informante, a la siguiente url: A continuación se procederá a Liberar el expediente, lo que permitirá modificar los datos de acuerdo con lo indicado en los apartados anteriores. Importante Evitar duplicar la información. Si se opta por subir un CSV con los datos corregidos asegúrese que ha marcado la casilla para sobrescribir los datos existentes. En caso contrario serán duplicados. Evitar marcar por error la opción No aplica porque se eliminará el contenido del expediente. En el supuesto de haber marcado esta opción por error puede solucionarlo volviendo a marcar otra vez dicha opción para poder insertar información en el expediente. Una vez completada la información debe realizar la firma del mismo. La opción No aplica, no aparece si el expediente está firmado. 31