PROCEDIMIENTO PARA LA SUPERVISIÓN EN LA EJECUCION DE LOS CONTRATOS. 1. OBJETO:

Transcripción

1 1. OBJETO: Definir la gestión del supervisor del contrato y fijar el alcance de su responsabilidad frente a las actividades de vigilancia, seguimiento y verificación técnica, administrativa y contable sobre la ejecución y cumplimiento del objeto contratado. 2. ALCANCE: Aplica a la gestión del supervisor del contrato para fijar el alcance de su responsabilidad frente a las actividades de vigilancia, seguimiento y verificación técnica, administrativa y contable sobre la ejecución y cumplimiento del objeto contratado, desde el momento de su designación hasta la liquidación del contrato. 3. DOCUMENTOS DE ENTRADA: DOCUMENTO PROVEEDOR ÁREA /PROCESO 1. Minuta del Contrato Oficina Asesora Jurídica 2. Documentos de Selección y Adjudicación 3. Comunicación que designa Supervisor Oficina Asesora Jurídica Director Ejecutivo CODIGO: Página 1 de 17

2 4. POLÍTICAS: Un Supervisor o Interventor es el responsable de cumplir y hacer cumplir el conjunto de normas contenidas en los pliegos de condiciones o su equivalente y el clausulado del contrato; debe velar por el cumplimiento de las especificaciones técnicas del objeto contratado, las actividades administrativas, legales, financieras y presupuestales establecidas en los contratos y convenios y sus respectivos planes operativos. Para los efectos pertinentes se tendrán en cuenta las siguientes definiciones: Interventor: Es la persona contratada, un tercero, contratista independiente de CORMAGDALENA, que tiene la obligación contractual de desarrollar las actividades que implican la vigilancia y seguimiento del cumplimiento de los contratos; puede ser una Persona Natural o Jurídica. Supervisor: Es el funcionario de CORMAGDALENA a quien se haya designado para los mismos fines y propósitos; por ser funcionario de CORMAGDALENA siempre será una persona natural. Todo contrato o convenio suscrito por CORMAGDALENA debe ser supervisado por un funcionario de nivel directivo o asesor, sin embargo este funcionario podrá desconcentrar total o temporalmente la supervisión del contrato, mediante comunicación escrita a un servidor publico de nivel profesional o técnico, quien asumirá todas las funciones, responsabilidades y prohibiciones del supervisor. El Director Ejecutivo de CORMAGDALENA, mediante comunicación dirigida al servidor público, designará Supervisor para todos los procesos contractuales. CODIGO: Página 2 de 17

3 La Supervisión inicia con la comunicación del Director Ejecutivo y finaliza con la liquidación del contrato o convenio. Todo cambio de Supervisor implica un empalme entre el Supervisor entrante y saliente. El supervisor en cumplimiento de sus responsabilidades, podrá solicitar apoyo o concepto de cualquier dependencia o servidor público de CORMAGDALENA. Ninguna orden del supervisor de un contrato podrá ser verbal. Es obligatorio para el supervisor entregar por escrito sus órdenes y ellas deben enmarcarse dentro de los términos del respectivo contrato. Los supervisores serán responsables por sus actuaciones y decisiones durante la ejecución del contrato y esta responsabilidad podrá ser solidaria con la entidad contratante, cuando por sus actuaciones culposas o dolosas se causen perjuicios al contratista o a terceros. El supervisor dentro de su gestión, se sujetará a las especificaciones técnicas básicas y complementarias contenidas en el pliego de condiciones, o su equivalente, teniendo en cuenta las normas técnicas nacionales con el fin de controlar y verificar la ejecución, el cabal cumplimiento de los trabajos y realizar las pruebas de calidad que sean necesarias. Quien ejerza la función de supervisión y control deberá utilizar los medios otorgados por la ley para asegurar el cumplimiento del objeto contractual. Se entenderán como responsabilidades del supervisor entre otras: CODIGO: Página 3 de 17

4 A. Sobre la supervisión técnica: 1. Suscribir el acto de inicio y ordenar la ejecución del contrato. 2. Aprobar el plan operativo y financiero de los contratos que así lo requieran y el cronograma de ejecución de actividades. 3. Inspeccionar mediante visitas de campo las obras y llevar un registro fotográfico o fílmico de su desarrollo. 4. Controlar y verificar que la ejecución del objeto contraído se haga en un todo de acuerdo con las especificaciones técnicas, básicas y complementarias establecidas, contenidas en el pliego de condiciones y en la propuesta del oferente seleccionado. 5. Vigilar y comprobar el cabal cumplimiento de las actividades adelantadas en desarrollo del objeto contratado de conformidad con el cronograma propuesto y las condiciones técnicas establecidas. 6. Exigir al interventor, contratista o conviniente informes mensuales de avance de obra incluyendo un informe de impacto ambiental. Si el objeto del contrato no es un a obra exigirá informe sobre las actividades contratadas. 7. Realizar o supervisar las pruebas de calidad necesarias. B. Sobre la supervisión administrativa: 1. Diligenciar un informe mensual de avance cuya copia debe remitirla a la oficina de Control Interno. CODIGO: Página 4 de 17

5 2. Conformar un expediente en forma cronológica, debidamente foliado de toda la documentación que se produzca en desarrollo de la ejecución del contrato o convenio, así como de la correspondencia cruzada entre las partes, copia de las respuestas dadas, copia de los oficios producidos por Control Interno con ocasión del contrato o convenio, al igual que las actuaciones que con respecto al mismo haya adelantado o haya requerido cualquier órgano de control. Para ello llevará una planilla en la cual anotará cronológicamente las entradas y/o salidas de los documentos. 3. Autorizar oportunamente los pagos que haya que realizar al contratista y hacer seguimiento hasta finalizar el proceso con el fin de evitar recargos por mora a CORMAGDALENA. 4. Proyectar y preparar respuesta a cualquier solicitud del contratista o Conviniente, en un término no mayor a tres días hábiles para la firma del funcionario competente. 5. Exigir la iniciación del contrato dentro de los plazos estipulados, amparados por la garantía única y los demás amparos solicitados en el contrato. Suscribir con estos datos el acta de iniciación del contrato. 6. Efectuar visitas y solicitar la información que estime conveniente, y programar revisiones periódicas para efectuar las pruebas y controles que considere indispensables. 7. Sugerir en forma motivada y detallada al superior jerárquico la aplicación de las cláusulas de multas, penal pecuniaria, caducidad o cualquier otra sanción. CODIGO: Página 5 de 17

6 8. Requerir al contratista frente a situaciones que puedan desencadenar un incumplimiento, e informar oportunamente a CORMAGADALENA sobre tales hechos para la estimación de las medidas a que hubiere lugar. 9. Proyectar las actas de suspensión y reinicio y diligenciar su firma cuando fueren necesarias. Una vez diligenciadas, solicitar la ampliación de las garantías. Las copias de la suspensión y reinicio deben ser enviadas al garante. 10. Disponer la suspensión de las actividades que se estén adelantando en forma contraria a las especificaciones básicas previstas para la ejecución del objeto contratado y proponer alternativas de solución. 11. Ejercer control sobre el cumplimiento de las obligaciones del contratista derivadas del contrato celebrado y relacionadas con sus obligaciones tributarias y laborales frente a los trabajadores, tales como pago de salarios, prestaciones sociales, pagos a la seguridad social, parafiscales, planes de salud ocupacional, etc. 12. Supervisar que el contratista cumpla con las directrices y medidas determinadas por la autoridad competente tales como licencias, permisos, plan de manejo ambiental, etc. 13. Elaborar las actas mensuales de cumplimiento y estado del contrato. 14. Informar oportunamente al superior jerárquico cualquier anomalía en ejercicio de la supervisión. 15. Preparar y diligenciar la solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal oportunamente cuando el contrato o convenio vaya a ser CODIGO: Página 6 de 17

7 adicionado y solicitar su aprobación por parte del ordenador del gasto; una vez realizado el estudio de conveniencia y oportunidad para la adición y preparada la documentación necesaria y jurídica solicitar por escrito la elaboración de la adición, ampliación o prorroga a la Oficina Asesora Jurídica. 16. Presentar ante CORMAGDALENA el informe final de supervisión con el fin de establecer y corroborar el cumplimiento del objeto contratado. 17. Elaborar y suscribir el acta de recibo definitivo del objeto contratado. 18. Verificar la existencia y suficiencia de los amparos de la garantía única. 19. Elaborar el acta de liquidación del contrato y diligenciar su firma si tal responsabilidad no recae sobre el interventor, la cual remitirá a la Oficina Asesora Jurídica. 20. El Supervisor se abstendrá de autorizar el pago de la ultima factura del contrato, hasta tanto este no hubiere sido liquidado, haciendo constar tal circunstancia en el acta de liquidación. 21. Recomendar y convenir las adiciones de ampliaciones del objeto del contrato. C. Sobre la supervisión contable. 1. Ejercer control sobre el programa de costos, el plan de gastos mensual, los gastos de flujo del proyecto y ejecución de desembolsos e informes del estado financiero del contrato. CODIGO: Página 7 de 17

8 2. Revisar y comprobar que los soportes de gastos estén bien elaborados sin tachaduras ni enmendaduras. 3. Revisar los libros de contabilidad del contratista y requerir la información que estime conveniente. Constituyen prohibiciones de los Supervisores: 1. Transar diferencias. 2. Conciliar divergencias. 3. Suspender el contrato o convenio. 4. Autorizar adiciones o ampliaciones al contrato o convenio. 5. Suprimir ítem o cambio de cantidades de obra, sin autorización del ordenador del gasto. 6. Recibir dadivas o recompensas de parte del contratista. Cuando se trate de adquisición de bienes de características uniformes y de común utilización a través de Bolsas de Productos, CORMAGDALENA, podrá adelantar supervisión e interventoría sobre la ejecución de las operaciones que por su cuenta realicen en las bolsas de productos. En el evento en el cual CORMAGDALENA, verifique inconsistencias en la ejecución, procederá a poner en conocimiento de la bolsa tal situación con el propósito que la misma examine y adopte las medidas necesarias para dirimir la controversia de conformidad con sus reglamentos y de ser el caso notifique de su incumplimiento a su organismo de compensación. CODIGO: Página 8 de 17

9 En el evento en que CORMAGDALENA requiera de labores de supervisión que no puedan realizarse con personal de planta o requieran de conocimientos especializados, podrá realizar contratos de prestación de servicios profesionales para apoyar esta labor, siempre y cuando el Director Ejecutivo de CORMAGDALENA apruebe esta gestión. CODIGO: Página 9 de 17

10 5. DISPOSICIONES LEGALES: La Ley 80 de 1993, Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública La Ley 1150 de 2007, Por la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos. Decreto 2474 del 2008, Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad y selección objetiva, y se dictan otras disposiciones. Resolución N del 10 de Octubre de 2005 de CORMAGDALENA, Por medio del cual se fijan las responsabilidades y funciones de supervisores de convenios y contratos. CODIGO: Página 10 de 17

11 INICIO PROCESO RESPONSABLE DOCUMENTO SOPORTE 1. DESIGNAR AL SUPERVISOR Designe al Supervisor del contrato mediante acto administrativo. Notifique la comunicación al funcionario público elegido para la supervisión. DIRECTOR EJECUTIVO ACTO ADMINISTRATIVO DE DESIGNACIÓN DILIGENCIA DE NOTIFICACIÓN 2. SOLICITAR DOCUMENTOS A LA OFICINA ASESORA JURIDICA Reciba de la Oficina Asesora Jurídica la información necesaria del contrato a supervisar. Analice la información suministrada por la Oficina Asesora Jurídica con el propósito de establecer las políticas claras y precisas para realizar el proyecto de manera efectiva. OFICINA ASESORA SUPERVISOR/ PLIEGOS DE CONDICIONES O SU EQUIVALENTE PROPUESTA DEL OFERENTE SELECCIONADO INFORMACIÓN DEL CONTRATO 3. SUSCRIBIR EL ACTA DE INICIO ACTA DE INICIACIÓN DEL CONTRATO Suscriba el acta iniciación del contrato a partir del momento en que se haya legalizado el mismo. Exija la iniciación dentro de los plazos estipulados, amparados por la garantía única. SUPERVISOR/ 1 CODIGO: Página 11 de 17

12 1 PROCESO RESPONSABLE DOCUMENTO SOPORTE 4. ACTIVIDADES DE INICIO DE LA EJECUCION DEL CONTRATO Analice y apruebe el plan operativo, financiero y cronograma de ejecución de objeto del contrato. PLIEGO DE CONDICIONES PROPUESTA DEL OFERENTE PERFILES Y REQUISITOS PLAN OPERATIVO Verifique que el personal encargado de la ejecución del proyecto cumpla con los perfiles y requisitos establecidos en el pliego de condiciones o su equivalente. SUPERVISOR Y/O PLAN FINANCIERO CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN Visite el lugar donde se desarrollará el proyecto. 5. REGISTRO DE AVANCE DE LABOR CONTRATADA Conforme un expediente en forma cronológica, con la documentación del desarrollo del contrato. EXPEDIENTE CRONOLÓGICO REGISTRO FOTOGRÁFICO O FÍLMICO INFORMES MENSUALES DE AVANCE Inspeccione mediante visitas de campo la labor contratada y lleve registro fotográfico o fílmico de su desarrollo. SUPERVISOR Y/O Elabore las actas mensuales de cumplimiento. Exija y estudie los informes mensuales de avance de la labor contratada presentados por el contratista. 6. AUTORIZACIÓN DE PAGOS ACTAS PARCIALES DE EJECUCIÓN Autorice todo pago al contratista o Conviniente, incluyendo el anticipo. Ver aclaración X1. SUPERVISOR Y/O FACTURAS PRESENTADAS POR EL CONTRATISTA Envié copia de cada pago efectuado a la carpeta del contrato. 2 CODIGO: Página 12 de 17

13 2 PROCESO RESPONSABLE DOCUMENTO SOPORTE Revise y suscriba las actas de entrega parcial y final del proyecto u objeto pactado. Elabore y suscriba con el contratista el acta de recibo definitivo del contrato. SUPERVISOR Y/O ACTAS DE ENTREGA PARCIALES ACTA DE RECIBO DEFINITIVO DEL CONTRATO 7. CONTROL DE CUMPLIMIENTO Verifique la existencia y suficiencia de los amparos de la garantía única. Requiera al contratista frente a situaciones que puedan desencadenar un incumplimiento, e informe oportunamente a CORMAGADALENA. Informe al superior jerárquico sobre cualquier circunstancia que refleje incumplimiento total o parcial del contrato. Si el concepto del superior jerárquico es incumplimiento, informe al garante y remítase al procedimiento de imposición de sanciones. SUPERVISOR Y/O AMPAROS DE GARANTIA UNICA REQUERIMIENTO AL CONTRATISTA SUPERIOR JERARQUICO COMUNICACIÓN AL GARANTE 8. ACTA DE LIQUIDACIÓN ACTA DE LIQUIDACIÓN Elabore el acta de liquidación del contrato y diligenciar su firma si tal responsabilidad no recae sobre el interventor, la cual remitirá a la Oficina Asesora Jurídica. SUPERVISOR Y/O 3 CODIGO: Página 13 de 17

14 3 PROCESO RESPONSABLE DOCUMENTO SOPORTE 9. PAGO AL CONTRATISTA Autorice el pago de la última factura del contrato, teniendo en cuenta que ya se hubiere liquidado, y haga constar tal circunstancia en el acta de liquidación. SUPERVISOR Y/O SOPORTE DE PAGO AL CONTRATISTA FACTURAS ACTA DE LIQUIDACIÓN 10. BALANCE FINAL Presente un balance final de ejecución y recibo de obra o actividad objeto del contrato. Ver aclaración X2. SUPERVISOR Y/O BALANCE FINAL DE EJECUCION ACTA RECIBO DE OBRA FIN CODIGO: Página 14 de 17

15 7. ACLARACIONES X1: Los pagos deben realizarse en forma oportuna, para evitar recargos por mora a cargo de CORMAGDALENA, previa revisión y evaluación de las facturas presentadas por el contratista o Conviniente a CORMAGDALENA. Se debe llevar un registro. X2: Cuando la obra o actividad objeto del contrato este inconclusa a su recibo, debe dar aviso al garante inmediatamente y solicitar el apoyo de la Oficina Asesora Jurídica. CODIGO: Página 15 de 17

16 7. REGISTROS ASOCIADOS DOCUMENTO PROVEEDOR Documentos de entrada Secretario general y/o planeación Objetivos y estrategias Funcionarios de la entidad Requerimiento de necesidades Funcionarios de la entidad Respuesta requerimiento Secretario general y/o planeación Plan de compras Ejecutor del presupuesto - funcionarios de la entidad CODIGO: Página 16 de 17

17 8. MODIFICACIONES VERSION DESCRIPCION DE LA MODIFICACION 01 Documento Inicial CODIGO: Página 17 de 17