MANUAL DE NORMAS Y LINEAMIENTOS GENERALES

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1 MACROPROCESO GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA PROCESO EJECUCIÓN, ENTREGA Y CIERRE DE OBRAS NUEVAS Y REMODELACIONES MANUAL DE NORMAS Y LINEAMIENTOS GENERALES REVISADO POR Jefe Oficina de Construcciones Abogado Especializado APROBADO POR Director de Recursos Físicos Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.

2 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO DEFINICIONES NORMAS PARA LA INTERVENTORÍA EN LA PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA GENERALIDADES NORMAS ADMINISTRATIVAS PARA LA INTERVENTORÍA NORMAS TÉCNICAS PARA LA INTERVENTORÍA NORMAS FINANCIERAS Y CONTABLES PARA LA INTERVENTORÍA NORMAS LEGALES PARA LA INTERVENTORÍA NORMAS LABORALES PARA LA INTERVENTORÍA NORMAS TRIBUTARIAS PARA LA INTERVENTORÍA CALIDADES DEL INTERVENTOR DESIGNACIÓN DEL INTERVENTOR ENTREGA DE INFORMACION DEL PROYECTO AL INTERVENTOR PROGRAMAS ESPECIALES LINEAMIENTOS PARA LA EJECUCIÓN DE LA INTERVENTORÍA EN LA PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA INICIACIÓN DEL CONTRATO Y TRÁMITE ANTICIPO DESARROLLO DEL CONTRATO RECIBO FINAL Y LIQUIDACIÓN DEFINITIVA DEL OBJETO CONTRATADO Oficina de Organización y Métodos Página 2 de 21

3 4.5 FORMALIZACIÓN DE LA ENTREGA DEL ARCHIVO Y DEMÁS DOCUMENTOS DEL CONTRATO EVALUACIÓN FINAL DOCUMENTOS ASOCIADOS Oficina de Organización y Métodos Página 3 de 21

4 1. OBJETIVO Establecer las responsabilidades, obligaciones, lineamientos y actividades que se deben llevar a cabo durante el desarrollo de los contratos de obras civiles que celebre la Pontificia Universidad Javeriana para realizar las actividades inherentes a la construcción y mejora de la infraestructura, ya sea para la prestación de un servicio, el suministro de un bien o la construcción de una obra. 2. DEFINICIONES Obras a todo costo: Son las obras nuevas o remodelaciones donde la Universidad celebra un contrato con un único contratista cuyo alcance puede abarcar la totalidad o la mayoría de las actividades relacionadas con la ejecución de un proyecto. En dichas obras será facultativo de la Universidad, incluir en el objeto del contrato, actividades como oficina abierta, mobiliario, equipos audiovisuales y/o sistemas de iluminación. Acta de recibo de obra parcial y/o final: es el documento en el que consta la entrega de los bienes, las obras o los servicios contratados por parte del contratista y el recibo a satisfacción de la Universidad (IF-P12-F04). Acta de entrega y liquidación de obra: es el documento suscrito por la Universidad, el interventor y el contratista en el que constan los acuerdos y demás transacciones necesarios para que las partes del contrato puedan declararse a paz y salvo (IF-P12-F06). Acta de reinicio: es el documento mediante el cual las partes formalizan el acuerdo para dar por terminada la suspensión y reiniciar la ejecución del contrato, previa modificación de la vigencia de las garantías como obligación a cargo del contratista (IF-P12-F14). Acta de suspensión: es el documento mediante el cual la Universidad y el contratista formalizan el acuerdo para suspender temporalmente, el plazo de ejecución y la vigencia del contrato, por circunstancias sobrevinientes que impidan la ejecución del mismo (IF-P12-F13). Oficina de Organización y Métodos Página 4 de 21

5 Anticipo: es la suma de dinero que se entrega al contratista, una vez perfeccionado el contrato y cumplidos los requisitos de ejecución establecidos en el mismo, la cual deberá destinarse al cubrimiento de los costos en que el contratista incurra para iniciar la ejecución del objeto contractual. El Anticipo no incluye el impuesto al valor agregado dado que no hace parte del precio de la prestación. Todo anticipo debe ser objeto de amortización de conformidad con lo pactado en los términos del negocio jurídico. Amortización del anticipo: es el porcentaje correspondiente, conforme a la estipulado en el negocio jurídico, que se descuenta de cada pago o abono en cuenta efectuado al contratista, con el fin de devolver a la Universidad el valor entregado por ésta en calidad de anticipo. Contratista: persona natural o jurídica, consorcio con quien la Universidad celebra el respectivo contrato. Contrato: acuerdo de voluntades celebrado entre la Universidad y el contratista favorecido con la adjudicación, en un proceso de contratación, en el cual se fijan, entre otros aspectos, el objeto con las actividades o trabajos a realizar a cargo del contratista, el precio, las cantidades, las reglas que rigen la naturaleza de los trabajos o actividades, los derechos y las obligaciones de las partes y los plazos para su cumplimiento y liquidación. Factura o documento equivalente: es el documento externo originado por el contratista, que contiene los requisitos necesarios para soportar contablemente los costos y deducciones, tales como el impuesto sobre la renta, el IVA, etc., de conformidad con la reglamentación vigente y que es indispensable para realizar el pago. Interventor externo: es la persona natural o jurídica o consorcio con quien la Universidad celebra un contrato de Interventoría y que tiene a su cargo la obligación de verificar el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato objeto de interventoría y el respeto de las especificaciones técnicas ofrecidas. Interventor interno: Es el empleado de la Universidad designado por el representante legal o por quien esté facultado para contratar, para que cumpla las funciones de interventoría. Oficina de Organización y Métodos Página 5 de 21

6 Otrosí: documento mediante el cual se modifica al alcance contractual o a las condiciones taxativamente descritas en el contrato pactadas inicialmente por las partes; principalmente son del orden de: prorroga (ampliación plazo contractual) y adición (incremento del valor del contrato ya sea por actividades nuevas o mayores cantidades o ampliación del plazo contractual, siempre que sean mayores al 30 % del valor inicialmente contratado). Acta de inicio: es el documento que firma el Jefe de la Oficina de Construcciones, el interventor y el contratista, en el que se fija la fecha de iniciación del contrato, que es a la vez el momento a partir del cual se contabiliza el plazo de ejecución (IF-P12-F02). Plazo de ejecución: es el período o término que se fija para el cumplimiento de las prestaciones y demás obligaciones de las partes derivadas del contrato. Vigencia: es el período durante el cual se imparte la orden de iniciación, se ejecutan las actividades u obligaciones necesarias para el cumplimiento de las prestaciones propias del contrato y se realiza su liquidación, para la cual se contará con un plazo máximo de tres meses a partir de la terminación del contrato. Trabajos adicionales: son aquellas actividades complementarias a la inicialmente contratadas, las cuales por su naturaleza pueden ejecutarse de acuerdo con las especificaciones y precios del contrato, y cuya ejecución podrá ordenar la Universidad, estando obligado el contratista a realizarlas. Trabajos o actividades extras: son aquellos que no se encuentran contemplados en los planos, la propuesta, el formulario de cantidades o en los precios unitarios, pero que hacen parte inseparable de las labores objeto del contrato o son necesarias para su ejecución, con el fin de dar cabal cumplimiento a las obligaciones contractuales y que deberán ser previamente acordados por las partes. Valor final del contrato: es el producto de sumar todos los pagos y deducciones efectuados al contratista con cargo al contrato, que debe constar en el Acta de Liquidación. Oficina de Organización y Métodos Página 6 de 21

7 3. NORMAS PARA LA INTERVENTORÍA EN LA PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA 3.1 GENERALIDADES La Interventoría tendrá como propósito hacerle seguimiento y control a la acción del contratista, con el fin de: verificar el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato y el respeto de las especificaciones técnicas ofrecidas; supervisar la ejecución de las actividades administrativas establecidas en cada contrato; comprobar la sujeción al presupuesto asignado; y verificar antes del inicio de la obras que se cuenta con todos los permisos necesarios tales como, licencias, Planes de Manejo de Trafico, permiso de tala silviculturales, permisos ante la Alcaldía de trabajos en horarios nocturnos y/o festivos y/o todos los que puedan aplicar dependiendo de la naturaleza del proyecto. El interventor será responsable de velar por la correcta ejecución del contrato objeto de interventoría. 3.2 NORMAS ADMINISTRATIVAS PARA LA INTERVENTORÍA La interventoría deberá asegurar la observancia de las siguientes normas administrativas: a. Los procedimientos del Sistema de Calidad de la Oficina de Construcciones y de la Universidad que se relacionen con la ejecución del contrato suscrito deben cumplirse de acuerdo con lo establecido en la documentación. b. Se debe tramitar y hacer seguimiento a la correspondencia entre el contratista y la Universidad Javeriana. c. El desarrollo de los compromisos adquiridos, que se obligan a ejecutar de acuerdo con la programación establecida, deben ser coordinados con las diferentes áreas de la Universidad. d. Las consultas que haga el contratista para la correcta ejecución del contrato deben ser atendidas, tramitadas o resueltas. e. Se debe tramitar las solicitudes de ingreso del personal y equipos del contratista o de personas externas a las áreas de influencia del contrato. Oficina de Organización y Métodos Página 7 de 21

8 f. Los documentos originales de los contratos, sus modificaciones y las pólizas que los amparen, una vez formalizados, deben remitirse a la Dirección Jurídica. g. El archivo del contrato debe mantenerse organizado y como mínimo deberá contener los siguientes documentos: Contrato firmado, numerado, fechado y debidamente legalizado. Garantías del contrato junto con los comprobantes de pago. Acta de designación de interventoría o supervisión. (IF-P12-F09). Acta de iniciación de obra (IF-P12-F02). Plan de inversión del anticipo (cuando aplique). Programación de obra (para contratos de obra). Otrosíes debidamente firmados y legalizados, con los anexos de las garantías cuando a ello haya lugar. Acta de Suspensión de contrato de obra (IF-P12-F-13) y Acta de Reinicio de contrato de obra (IF-P12-F-14). Formato de Aprobación de precios no pactados (IF-P12-F-03). Acuse de recibo de entrega del acta final a la aseguradora correspondiente. Copia de los informes de interventoría, (Cuando aplique) Informe mensual y final de manejo del anticipo;(cuando se requiera) Copia del Acta de recibo de obra parcial y/o final. (IF-P12-F04). Copia del Acta de entrega y liquidación de obra. (IF-P12-F06). Calificación del Contratista. Oficina de Organización y Métodos Página 8 de 21

9 Demás documentos relacionados con la ejecución del contrato. 3.3 NORMAS TÉCNICAS PARA LA INTERVENTORÍA Estas normas abarcan el control y seguimiento de todas las tareas y labores correspondientes a la ejecución del contrato objeto de la interventoría, el cumplimiento de los estándares de calidad contenidos en el mismo y de los términos definidos en el cronograma. En consecuencia, la interventoría deberá asegurar a. La calidad de la obra, bienes o servicios que se estipulen en el contrato, deberá ser verificada permanentemente. b. El control del avance del contrato deberá realizarse de acuerdo con el cronograma de ejecución aprobado, llevar un registro de las novedades, órdenes e instrucciones impartidas durante la ejecución del contrato y recomendar los ajustes necesarios. c. Se debe presentar los informes de avance y estado del contrato, y los que exijan su ejecución. En el caso de un interventor externo los presenta a la Oficina de Construcciones, específicamente al Coordinador Residente de Obra y/o al Jefe de construcciones, y en el caso que el Coordinador residente de obra sea quien le realice la interventoría lo presenta al Jefe de la Oficina de construcciones. d. Se debe velar por el cumplimiento de las normas, especificaciones técnicas y procedimientos, incluidos los que se establezcan en los planos de construcción y/o fabricación. e. El personal y los equipos ofrecidos que utilice el contratista, deben contar con las condiciones aprobadas por la Universidad. f. Las hojas de vida del personal propuesto por el contratista deben ser revisadas y evaluadas cuando durante la ejecución del contrato se requieran cambios en el personal ofrecido. g. Se debe realizar mediciones de cantidades de obra ejecutada, verificar las entregas de los bienes o la realización de los servicios contratados, de lo Oficina de Organización y Métodos Página 9 de 21

10 cual se dejará constancia en Acta de recibo de obra parcial y/o final. (IF- P12-F04). h. Los trabajos o actividades extras y adicionales, deberán ser previamente acordados mediante escrito suscrito por las partes y ser sometidas a aprobación de la Universidad. i. Coordinar el reintegro a la Universidad de los equipos y elementos suministrados o comprados con cargo al contrato, y verificar su estado y cantidad. j. Garantizar que la documentación que se maneje en obra (Planos, memorias, licencias, autorizaciones) se encuentre actualizada de acuerdo a los cambios generados durante la ejecución del proyecto. k. Solicitar recibir y verificar documentos necesarios para la liquidación del contrato como son los planos record, manuales de mantenimiento, memorias de cálculo etc. 3.4 NORMAS FINANCIERAS Y CONTABLES PARA LA INTERVENTORÍA Financiera y contablemente el interventor debe asegurar el cumplimiento de las siguientes normas: a. El Plan de Inversión del Anticipo debe ser aprobado por el interventor. b. Se debe informar los incumplimientos que se observen en relación con el plan de inversión del anticipo. En el caso de un interventor externo, los informes los deberá presentar a la Oficina de Construcciones, específicamente al Coordinador Residente de Obra y/o al Jefe de construcciones, y en el caso que el Coordinador residente de obra sea quien le realice la interventoría los informes se deberán presentar al Jefe de la Oficina de construcciones. c. Las facturas y/o cuentas de cobro presentadas por el contratista deben ser revisadas por el interventor. Oficina de Organización y Métodos Página 10 de 21

11 d. Los pagos y deducciones del contrato deben ser registrados cronológicamente dentro del cuadro de control de obras. e. Se debe velar por la correcta ejecución presupuestal del contrato. f. Se debe asegurar la correcta amortización total del anticipo. g. Los trabajos o actividades extras que impliquen aumento del valor del contrato se deben validar, informar y sustentar ante la Universidad, con el fin de suscribir el acuerdo previo entre las partes. 3.5 NORMAS LEGALES PARA LA INTERVENTORÍA Estas normas comprenden las acciones encaminadas a garantizar el cumplimiento de las normas de la Universidad y de las disposiciones legales vigentes, que deberán ser atendidas con apoyo de la Dirección Jurídica de la Universidad. En consecuencia, el Interventor asegurarlas siguientes normas: a. El contrato deberá desarrollarse dentro del plazo y de los valores establecidos. b. Se debe controlar la vigencia de las garantías. c. Se debe velar por el cumplimiento de las normas básicas de seguridad y ambientales que sean aplicables. d. Los atrasos que puedan dar origen a la aplicación de sanciones, según lo establecido en el contrato. deben ser informados oportunamente. En el caso de un interventor externo los informes deberán presentarse a la Oficina de Construcciones, específicamente al Coordinador Residente de Obra y/o al Jefe de construcciones, y en el caso que el Coordinador residente de obra sea quien le realice la interventoría los informes los presentará al Jefe de la Oficina de construcciones. e. Se debe gestionar, ante las instancias respectivas, las prórrogas o modificaciones del contrato. f. Para la iniciación y durante el desarrollo del contrato, se debe verificar que existan las licencias necesarias y que se encuentren vigentes. Oficina de Organización y Métodos Página 11 de 21

12 g. Las reclamaciones que formule el contratista deben ser estudiadas y se deberá recomendar las correspondientes soluciones. h. Los trámites necesarios para la liquidación del contrato deberán ser adelantados por el interventor de la obra. i. Se debe informar a la Dirección Jurídica de los incumplimientos que se presenten en la ejecución del contrato, a fin de proceder a la aplicación de multas, notificación del siniestro ante la aseguradora, y seguimiento a los procesos de reclamación. j. Verificar que el personal empleado por el Contratista se encuentre afiliado al régimen de seguridad social. Adicionalmente se deberán adelantar las actividades descritas en el Manual de Normas y Lineamientos Generales de Contratación LE-P11-MN01 relacionado con el seguimiento y control de la ejecución de los negocios jurídicos, numeral NORMAS LABORALES PARA LA INTERVENTORÍA Aunque la responsabilidad de cumplir con la ley laboral corresponde al Contratista, el Interventor debe asegurarse que no se presenten conflictos por repetición en contra de la Universidad. Para el efecto, en el caso de personal directamente asignado a la ejecución del Proyecto, la interventoría debe verificar los siguientes procesos: En la contratación de personal a. Antes del inicio de los trabajos el Interventor debe solicitar al Contratista el listado detallado del personal que se desempeñará en el Contrato, mediante el diligenciamiento del formato Listado de trabajadores del personal contratista (IF-P60-F05). b. El personal que se contrate debe cumplir con el perfil ofrecido por el Contratista en su Propuesta. Oficina de Organización y Métodos Página 12 de 21

13 c. Todo el personal que se desempeñe en la ejecución del Contrato (así como el de Interventoría) debe estar cubierto en su totalidad por el Sistema de Seguridad Social Integral (SALUD PENSIÓN RIESGOS PROFESIONALES), al margen del tipo de vinculación que tenga con su contratante. Se podrá y deberá exigir la presentación de los comprobantes de afiliación En caso de accidentes de trabajo a. Se deberá actuar con prontitud y diligencia. b. Se deben adoptar todas las medidas pertinentes para evitar un mayor daño. c. Se deberá comunicar a las instancias de gobierno el incidente, con el fin de adoptar de manera oportuna las acciones legales pertinentes. d. El trabajador afectado debe ser trasladado de inmediato a un centro de asistencia médica. El accidente debe ser reportado a la Administradora de Riesgos Profesionales dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes a su ocurrencia y se debe dar inicio a la investigación pertinente En caso de reclamaciones a. Cuando se presenten reclamaciones laborales a la Universidad, se debe comunicar al Contratista y se le exigirá la aclaración correspondiente. b. El contratista deberá aplicar los correctivos pertinentes. 3.7 NORMAS TRIBUTARIAS PARA LA INTERVENTORÍA Para los impuestos de IVA El cobro de IVA sobre las actas debe corresponder al gravamen legal. Oficina de Organización y Métodos Página 13 de 21

14 3.8 CALIDADES DEL INTERVENTOR Interventor externo La selección y contratación del interventor externo, se debe realizar según lo estipulado en cada proceso. Las condiciones mínimas que deberán reunir los interesados serán establecidas en los documentos de solicitud de oferta Interventor interno No podrá ser interventor el empleado que se encuentre incurso en una cualquiera de las causales de inhabilidad, impedimento, o existencia de conflicto de interés respecto del contratista. 3.9 DESIGNACIÓN DEL INTERVENTOR El Representante Legal o apoderado especial designará el interventor del contrato mediante el formato Acta de designación de interventoría o supervisión. (IF-P-12- F-09). Para el caso de interventor externo también se designa con la suscripción del acta, previa celebración del contrato de Interventoría ENTREGA DE INFORMACION DEL PROYECTO AL INTERVENTOR La Coordinación de planeación y control de la Oficina de Construcciones, debe entregar al interventor los documentos necesarios para el cumplimiento de su labor, como son la oferta presentada por el contratista y la copia del contrato y de las pólizas solicitadas. La Oficina de Desarrollo de Planta Física entregara los planos, estudios, diseños previos, licencias y autorizaciones que se requieren para el desarrollo del contrato PROGRAMAS ESPECIALES Seguridad Industrial y Salud Ocupacional Oficina de Organización y Métodos Página 14 de 21

15 El interventor debe vigilar la responsabilidad del Contratista en cuanto al cumplimiento de las normas de salud ocupacional de todo el personal que trabaje para él, según lo establecido en el Manual de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional para los Contratistas de la Pontificia Universidad Javeriana IF-P60-MN01. Así como en las normas vigentes que regulan la materia, para tal fin se verificaran los siguientes puntos: Confirmar que el contratista reciba en físico el Manual de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional para los Contratistas de la Pontificia Universidad Javeriana IF-P60-MN01 y/o reciba información acerca de la ruta de acceso al mismo en la página web de la Universidad. Aplicar el Protocolo en seguridad industrial y salud ocupacional para inicio de obra civil de la Pontificia Universidad Javeriana. Informar a todos los contratistas que la Universidad, a través del Subcentro de Seguridad Social y Riesgos Profesionales, permanentemente realiza seguimiento en seguridad industrial y salud ocupacional, para tal fin el interventor coordinara una reunión de los contratistas con el Subcentro al inicio de la ejecución de los contratos que lo ameriten. Antes, durante y después de la ejecución de cada una de las obras, la interventoría debe acoger las recomendaciones técnicas y administrativas en seguridad industrial y salud ocupacional emitidas por el personal del Subcentro de Seguridad Social y Riesgos Profesionales de la Universidad. Garantizar que tanto el personal contratista como todo el personal interno (independiente de las funciones que desempeñe) utilicen los elementos de protección personal acorde a los peligros presentes durante la ejecución de las obras. En los eventos de la ejecución de trabajos de alto riesgo (trabajos en altura, trabajos eléctricos y trabajos en espacio confinado) por parte del personal contratista o interno, la interventoría debe verificar que dicho trabajo sea de conocimiento del Subcentro de Seguridad Social y Riesgos Profesionales y que se dé cumplimiento a las recomendaciones emitidas por el mismo, así como verificar los aislamientos requeridos para la protección de la Comunidad Universitaria. Oficina de Organización y Métodos Página 15 de 21

16 Se debe hacer entrega de la cadena de llamadas en caso de emergencia de la Universidad a todos los contratistas. No obstante lo anterior, el interventor podrá realizar los ajustes en los requerimientos establecidos en el Manual SISO, cuando se determine, con la asesoría del especialista en SISO de la Universidad, que la actividad contratada no genera riesgos medios o altos para la salud y seguridad de los trabajadores, la vecindad y la comunidad; y dentro de los controles no están definidas acciones específicas o relevantes en materia de SISO. Oficina de Organización y Métodos Página 16 de 21

17 4. LINEAMIENTOS PARA LA EJECUCIÓN DE LA INTERVENTORÍA EN LA PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA La ejecución de los contratos (Negocios Jurídicos) debe regirse de acuerdo con lo estipulado en el numeral 5 del Manual de Normas y Lineamientos Generales de Contratación LE-P11-MN INICIACIÓN DEL CONTRATO Y TRÁMITE El acta de iniciación de obra (IF-P12-F02) se debe suscribir una vez se hayan constituido y aprobado las pólizas a que haya lugar por parte del contratista. Es obligación del interventor que en el Acta consten el número de contrato, la fecha, el objeto, el nombre y el NIT o cédula del contratista, y que se suscriba por el representante legal del contratista o su apoderado. 4.2 ANTICIPO Inversión del Anticipo El valor del anticipo será el estipulado en el numeral del Manual de Normas y Lineamientos Generales de Contratación LE-P11-MN01. A solicitud del interventor, el contratista debe enviar el programa de inversión del anticipo, utilización del personal y equipos para su revisión y aprobación. Si el programa es rechazado, el interventor debe fijar los términos en que el contratista deberá modificarlo, debiendo presentarlo nuevamente para su aprobación. La amortización del anticipo se realiza en cada pago parcial. Si se pacta un único pago, en éste se deberá amortizar la totalidad del anticipo entregado al contratista Rendición de cuentas sobre el manejo del anticipo El contratista debe rendir informes mensuales al interventor, previa solicitud de éste, sobre el manejo del anticipo los cuales se archivarán en la Carpeta del Contrato. Oficina de Organización y Métodos Página 17 de 21

18 4.3 DESARROLLO DEL CONTRATO Facturas o documentos equivalentes De acuerdo con lo pactado en el contrato, el contratista debe presentar sus facturas o documentos equivalentes en la oficina de Construcciones de la Universidad. La factura deber ser revisada por el interventor respecto de su valor y el cumplimiento de los requisitos legales en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles. Si se encuentran errores o inconsistencias se debe solicitar al contratista el cambio de la factura o documento equivalente. Si la factura o documento equivalente es aceptada, el interventor la debe tramitar junto con las actas respectivas para la posterior aprobación del Jefe de la Oficina de Construcciones y del Director de Recursos Físicos Labores o actividades extras y adicionales Si durante el plazo de ejecución se observa necesario realizar labores o actividades extras, la revisión estará a cargo del Profesional de Presupuestos de la Oficina de Construcciones a través del diligenciamiento del formato Acta de aprobación de precios no pactados (IF-P12-F03), si se presentan actividades adicionales (mayores cantidades de obra) serán avaladas por el interventor, en dado caso que el valor de los adicionales exceda en más de un 30 % del valor del contrato el interventor debe solicitar al área de Control de Costos y Presupuestos de la Oficina de Construcciones el respectivo Otrosí del contrato Suspensión temporal Los trabajos o actividades a cargo del contratista, pueden ser suspendidos temporalmente cuando se presenten circunstancias que impidan la ejecución del objeto del contrato. La suspensión debe hacerse por el tiempo que se calcule necesario para superar las contingencias y constará en un Acta de Suspensión de contrato de obra suscrita por el delegado de la Universidad y el representante o apoderado del contratista Reiniciación de las labores Superadas las contingencias, el delegado de la Universidad deberá ordenar la reiniciación de los trabajos y/o actividades y debe dejar constancia en el Acta de Oficina de Organización y Métodos Página 18 de 21

19 reinicio de labores, en conjunto con el contratista. El interventor deberá solicitar al contratista la actualización de las vigencias de sus pólizas a esa fecha y verificar que las mismas sean entregadas a la Universidad ajustándose a la nueva vigencia. 4.4 RECIBO FINAL Y LIQUIDACIÓN DEFINITIVA DEL OBJETO CONTRATADO Recibo final de trabajos Dependiendo de la naturaleza del contrato y previa la verificación del cumplimiento de todas las especificaciones y requisitos técnicos pactados, se debe levantar un Acta de Recibo de obra parcial y/o Final (IF-P12-F04) que será suscrita por el interventor y el contratista, junto con el visto bueno del representante legal de la Universidad o su delegado Liquidación del contrato Los contratos serán objeto de liquidación de común acuerdo por las partes dentro del plazo de vigencia del mismo. El interventor debe elaborar el acta de liquidación, en el que constará el balance final del contrato así como el cumplimiento de las prestaciones derivadas del mismo. Si no se recibe objeción del contratista dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al envío del Acta de entrega y liquidación de obra (IF-P12-F06), se entenderá aprobada. El interventor deberá revisar la vigencia de las pólizas que amparen los riesgos que deban cubrirse con posterioridad a la finalización del contrato, de acuerdo con lo pactado por las partes y si fuere del caso, le exigirá su ampliación o actualización al contratista como requisito para la suscripción del Acta de entrega y liquidación de obra (IF-P12-F06). En el Acta de entrega y liquidación de obra (IF-P12-F06), constarán los acuerdos y demás transacciones a que llegaren las partes para declararse a paz y salvo, y será suscrita por el contratista, el representante legal de la Universidad o su delegado y un visto bueno del interventor. Oficina de Organización y Métodos Página 19 de 21

20 4.5 FORMALIZACIÓN DE LA ENTREGA DEL ARCHIVO Y DEMÁS DOCUMENTOS DEL CONTRATO Una vez liquidado el contrato, el interventor debe revisar la documentación contenida en la carpeta del mismo, verificando que se encuentre la totalidad de la información técnica y administrativa exigida de acuerdo con lo dispuesto en este Manual y a los procedimientos de calidad establecidos. Verificado lo anterior, deberá poner en conocimiento del Jefe de la Oficina de Construcciones, que la carpeta del contrato se encuentra completa a fin de que sea revisada y posteriormente archivada. 4.6 EVALUACIÓN FINAL Como parte del control de calidad en cada uno de los procesos que se dan dentro del marco de la ejecución del contrato y al finalizar los trabajos, el interventor deberá realizar una calificación del Contratista, para lo cual se diligenciará el Formato de Evaluación de proveedores contratistas para obras civiles (BS-P10- F11). Oficina de Organización y Métodos Página 20 de 21

21 5. DOCUMENTOS ASOCIADOS IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO INTERNO NOMBRE Manual de Normas y Lineamientos Generales de Contratación LE-P11-MN01 Acta de designación de interventoría o supervisión (IF-P- 12-F-09) Manual de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional para los Contratistas de la Pontificia Universidad Javeriana (IF- P60-MN01). Listado de trabajadores del personal contratista (IF-P60- F05) Protocolo en seguridad industrial y salud ocupacional para inicio de obra civil Cadena de llamadas en caso de emergencia Acta de aprobación de precios no pactados (IF-P12-F03) Acta de Suspensión de contrato de obra (IF-P12-F13) Acta de reinicio de contrato de obra (IF-P12-F14) Acta de Recibo de obra parcial y/o Final (IF-P12-F04) Acta de entrega y liquidación de obra (IF-P12-F06) Calificación de Contratistas Aprobación de precios no pactados (IF-P12-F-03) Acta de designación de interventoría o supervisión. (IF- P12-F09 Acta de iniciación de obra (IF-P12-F02) EXTERNO Oficina de Organización y Métodos Página 21 de 21