NORMAS DE FUNCIONAMIENTO DEL CANAL DE DENUNCIAS FINANCIERAS Y CONTABLES DEL GRUPO MAPFRE

Transcripción

1 NORMAS DE FUNCIONAMIENTO DEL CANAL DE DENUNCIAS FINANCIERAS Y CONTABLES DEL GRUPO MAPFRE

2 INDICE 1. ANTECEDENTES 2. OBJETO 3. ESTABLECIMIENTO DEL CANAL DE DENUNCIAS 4. ÁMBITO DE APLICACIÓN 5. PROCEDIMIENTO DE DENUNCIA 6. TRAMITACIÓN DE LAS DENUNCIAS 7. PROTECCIÓN DEL DENUNCIANTE 1

3 1.- ANTECEDENTES Siguiendo las recomendaciones de buen gobierno corporativo de las sociedades cotizadas, el Reglamento del Consejo de Administración de MAPFRE S.A., prevé en su artículo 10.1.j) entre las competencias del Comité de Auditoría la siguiente: j) Establecer y supervisar un mecanismo que permita a los empleados comunicar de forma confidencial las irregularidades de potencial trascendencia, especialmente financieras y contables, que adviertan en el seno de la empresa. 2.- OBJETO La presente normativa tiene por objeto el establecimiento del Canal de Denuncias Financieras y Contables y la regulación del procedimiento necesario para su funcionamiento. 3.- ESTABLECIMIENTO DEL CANAL DE DENUNCIAS Con la finalidad de dar cumplimiento a lo previsto al efecto en el Reglamento del Consejo de Administración de MAPFRE, S.A., se establece el Canal de Denuncias Financieras y Contables, que permite a los empleados del Grupo MAPFRE comunicar al Comité de Auditoría de MAPFRE, S.A., de forma confidencial, las irregularidades de potencial trascendencia financieras y contables que adviertan en el seno de la empresa. 4.- ÁMBITO DE APLICACIÓN Todos los empleados del Grupo MAPFRE tendrán a su disposición este Canal de Denuncias, a través del que podrán comunicar irregularidades de naturaleza exclusivamente financiera y contable, de acuerdo con lo establecido en la presente normativa de funcionamiento. 5.- PROCEDIMIENTO DE DENUNCIA Para canalizar las denuncias, se ha habilitado un buzón electrónico accesible desde con carácter alternativo al mismo, los empleados podrán también plantear sus denuncias a través de carta dirigida a: 2

4 MAPFRE A/A. Secretario General Ctra. Pozuelo, nº Majadahonda (Madrid) El escrito de denuncia, no sometido a modelo preestablecido, deberá contener, al menos, la siguiente información: Identificación del denunciante, con indicación de su número de empleado. Irregularidad denunciada, con mención detallada de las circunstancias de la misma y acompañando, en la medida de lo posible, soporte documental. Identificación de los responsables directos de la irregularidad, en caso de ser conocidos. 6.- TRAMITACIÓN DE LAS DENUNCIAS El Comité de Auditoría de MAPFRE, como destinatario de las denuncias, conocerá y resolverá las denuncias recibidas, dándoles en cada caso el tratamiento que estime más oportuno. Las denuncias que se refieran a otras cuestiones fuera del ámbito de este procedimiento serán remitidas a los responsables que procedan conforme a su contenido. Para el adecuado cumplimiento de su función, el Comité de Auditoría de MAPFRE, S.A. contará con la asistencia de la Secretaría General y de la Dirección General de Auditoría Interna. Se distinguen los siguientes Órganos de Gestión del Canal de Denuncias: Sus principales funciones en relación con esta materia serán: Comité de Auditoría Secretaría General Conocer, tramitar y resolver las denuncias recibidas Conocer el proceso de implantación del Canal de Denuncias Realizar el seguimiento respecto al funcionamiento del mismo Gestionará administrativamente el Canal de Denuncias. Llevará el control, registro y archivo de las denuncias recibidas y dará traslado al Comité de Auditoría de aquéllas que cumplan con las normas de funcionamiento del Canal. 3

5 Con periodicidad anual, elaborará un informe cuyo destinatario será el Comité de Auditoría y en el que se plasme la actividad del Canal, así como el resultado final de las denuncias efectuadas Dirección General de Auditoría Interna Actuará, a través de los Servicios y Unidades de Auditoría, como instructor de las denuncias que lleguen al Comité de Auditoría No obstante, el Comité de Auditoría de MAPFRE S.A. podrá encargar parte de la investigación de los hechos o actuaciones denunciados a otras áreas diferentes, cuando lo considere conveniente. En el caso de denuncias relativas a filiales del Grupo que vengan obligadas a disponer de un canal de denuncias propio, el Comité de Auditoría de MAPFRE, S.A. y el órgano competente de la filial actuarán coordinadamente en la tramitación y resolución de las denuncias recibidas. 7.- PROTECCIÓN DEL DENUNCIANTE Sin perjuicio de los derechos que correspondan a los denunciados conforme a la normativa vigente, MAPFRE garantiza la confidencialidad de la identidad del denunciante, así como que no habrá represalias por haber denunciado irregularidades relacionadas con aspectos financieros o contables, ni por haber participado en el procedimiento de investigación. ---ooo000ooo--- 4