Notificación para el Personal de Privacidad

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1 Notificación para el Personal de Privacidad Introducción Fidelity National Information Services, Inc. y algunos miembros de su grupo de afiliados, bajo el control y propiedad de empresas subsidiarias (colectivamente, "FIS"), incluida la empresa de FIS que emplea o contrata con usted, han adoptado un programa integral para salvaguardar y proteger los datos personales que se procesan con relación a la identidad de empleados, solicitantes de empleo y contratistas independientes o con licencia, así como datos personales de otras personas relacionadas con dichos empleados, solicitantes de empleo y contratistas que son pertinentes a su relación con FIS (tales como para la movilidad global, contacto de emergencia y propósitos de beneficios según corresponda) (colectivamente, "Datos Personales de Empleados"). En el transcurso regular de operaciones, FIS hace transferencias internacionales de Datos Personales de Empleados entre sus diferentes sucursales, oficinas y ciertos proveedores de servicios y otros en diferentes partes del mundo. FIS ha establecido un programa de protección de datos diseñado para asegurar la existencia de protecciones adecuadas para el procesamiento y la transferencia de tales Datos Personales de Empleados, con el fin de proteger sus intereses, los intereses de algún otro tema pertinente a los Datos Personales de Empleados, y los intereses comerciales de FIS. Los Datos Personales de Empleados sólo se procesarán para fines legítimos que le interesan a FIS. El objetivo de esta notificación es proporcionar detalles adicionales sobre los Datos Personales de Empleados que pueden ser procesados por FIS, y cómo FIS colecta y utiliza los Datos Personales de Empleados antes, durante y después de su empleo o contrato con FIS. Le exhortamos a leer esta notificación (incluido el apéndice) con cuidado y se asegure de comprender su contenido. Si usted tiene alguna pregunta relacionada al procesamiento de Datos Personales de Empleados por parte de FIS, debe comunicarse con la Oficina de Privacidad de FIS, utilizando la información de contacto que se indica en el Apéndice. Datos Personales de Empleados incluye todos los datos personales colecctados y procesados en el contexto de la relación de trabajo del individuo con FIS. Por ejemplo, FIS procesa Datos Personales de Empleados con respecto a candidatos de trabajo, empleados (ya sea temporeramente o regular), trabajadores contingentes, contratistas independientes, jubilados y personas que anteriormente ocuparon dichos roles con FIS. FIS también procesa Datos Personales de Empleados, con respecto a familiares, dependientes u otras personas relaciónadas con los candidatos de tranajo, empleados, trabajadores contingentes, contratistas independientes, jubilados y personas que anteriormente ocuparon dichos roles con FIS, cuando dicha información personal ha sido dada a FIS por tales personas con una relación de trabajo con FIS. Los Datos Personales de Empleados podrán ser proporcionados a FIS directamente por la persona a quien se refiere, o por otra persona o empresa. FIS procesará los Datos Personales de Empleados en conformidad con las políticas de FIS y las leyes aplicables. El término "procesamiento" se utiliza en esta notificación para cubrir todas las actividades que implican Datos Personales de Empleados, incluido el coleccionar, manejar, actualizar, eliminar, guardar, compartir, acceder, utilizar, transferir y disponer de los Datos Personales de Empleados. Una lista de los tipos de Datos Personales de Empleados que pueden ser procesados, esta disponible en el apéndice, junto con los objetivos del procesamiento de los datos y las categorías de los destinatarios de los datos que pueden aplicar. Revisado por última vez el 13 de septiembre, FIS and/or its subsidiaries. All Rights Reserved. 1

2 En algunas jurisdicciones, los Datos Personales de Empleados que se consideran "datos confidenciales" bajo las leyes aplicables podrian necesitar ser recolectados según requerido o permitido por la ley local, por ejemplo para fines de cumplir con las medidas de igualdad de oportunidades o requisitos de impuestos locales. En el apéndice adjunto, las categorías de datos que incluyen información personal sensible, aparecen por separado. Debido a que FIS opera internacionalmente, FIS puede necesitar hacer disponibles los Datos Personales de Empleados a otras entidades de FIS y a ciertos terceros proveedores de servicios, tales como nómina, beneficios y fondos de pensiones, así como asesores de impuestos y proveedores de servicios de tecnología que presten servicios requeridos por FIS. FIS también puede hacer disponibles los Datos Personales de Empleados a otros terceros, tales como personal del cumplimiento de la ley y empresas de mercadeo, siempre y cuando tales transferencias sean legítimas y apropiadas. Dichas entidades y terceros pueden estar ubicados en países que no tienen las mismas leyes y regulaciones de privacidad y protección de datos que en el país de origen. FIS se asegurará de que los Datos Personales de Empleados permanezcan protegidos según requerido por las leyes aplicables, incluso cuando se transfieren transfronterizos a un tercero. Donde los Datos Personales de Empleados se procesan para fines de mercadeo directo, existirán procedimientos para permitir que los individuos puedan optar en contra de que sus Datos Personales de Empleados sean utilizados para dicha comercialización. Esta opción se refiere a ofertas de bienes de consumo o comercialización de productos o servicios de FIS al individuo, y no permite que pueda optar en contra de comunicaciones comunes y ordinarias por parte de FIS que están relaciónadas a su empleo, incluyendo beneficios para empleados, en adición a programas de salud y bienestar ofrecidos por FIS. FIS se compromete a garantizar la confidencialidad y la seguridad de los Datos Personales de Empleados. Los sistemas utilizados por FIS para procesar los Datos Personales de Empleados están protegidos por arquitecturas de red seguras que contienen los controles y dispositivos de detección de intrusos. Acceso interno a los Datos Personales de Empleados de FIS está limitado a aquellas personas que necesitan la información para realizar sus tareas diarias. Estas personas necesitan códigos y contraseñas únicas de identificación para acceder a los sistemas que contienen los Datos Personales de Empleados. Usted puede solicitar más detalles sobre como FIS procesa los Datos Personales de Empleados en conformidad con las leyes locales vigentes. Además, usted tiene el derecho, con excepciones limitadas, para revisar sus Datos Personales de Empleados. Usted podrá solicitar la rectificación, supresión o bloqueo correspondiente de sus Datos Personales de Empleados, si usted sospecha que algún proceso de FIS no está en conformidad con la leyes aplicables, si sus Datos Personales de Empleados están incompletos o incorrectos, o si las leyes aplicables le otorgan ese derecho. Es su responsabilidad (1) notificar a su gerente de Recursos Humanos, y (2) corregir en el Sistema de Información de Recursos Humanos de FIS cualquier cambio a sus Datos Personales de Empleados o de otros relacionados con usted que son relevantes a su relación con FIS (por ejemplo, para la movilidad global, contacto de emergencia, y beneficios), como la dirección de su domicilio, familiares, detalles de cuentas bancaria, etc., para que sus registros de empleo se mantengan actualizados. Si usted es un solicitante de empleo, jubilado o alguna otra persona sin acceso al Sistema de Información de Recursos Humanos de FIS o a un gerente de Recursos Humanos, dichas solicitudes deben dirigirse a la Oficina de Privacidad del FIS, utilizando la información de contacto que se indica en el Apéndice. 2

3 Nuevamente, si usted tiene alguna pregunta con relación a el procesamiento de Datos Personales de Empleados por parte de FIS, debe comunicarse con la Oficina de Privacidad de FIS, utilizando la información de contacto que se indican en el Apéndice. Según esta notificación sea actualizado o modificado, la versión actual será publicada, y cualquier cambio material de las versiones anteriores estarán resaltada en la sección de Administracion Corporativa de fisglobal.com y la pagina de Cumplimiento Corporativo de FIS&me. Apéndice - Descripción y usos de datos personales de los funcionarios Finalidad del procesamiento de los datos Los Datos Personales de Empleados pueden ser procesados para los siguientes propósitos: El propósito de procesar Programas de compensación y beneficios, incluidos sueldos, bonificaciones, pensiones, beneficios médicas, seguros, vacaciones y excedencia voluntaria para el empleado y por sus dependientes Programas de Diversidad, incluido el cumplimiento con los objetivos de diversidad Programas de recompensas y reconocimiento de FIS Diseñar, evaluar, comparar, y administrar: Programas de concientización, educación y formación relacionados al empleo Programas de movilidad global, incluido el traslado, reubicación y el movimiento de los empleados y sus dependientes Descripciones de trabajo Mano de obra y los programas de sucesión Contratacion de nuevo personal, actividades y programas de personal que se retira o renuncia Los programas de contratación La seguridad en el lugar de trabajo y medidas de seguridad Registros de empleados pasados, presentes y posibles empleados Montaje, mantenimiento y difusión: Los directorios de la compañía Información de contacto en caso de emergencia Las credenciales de identificación 3

4 El propósito de procesar Conferencias y viajes de negocios Apoyar, ejecutar y facilitar: Cumplir con: Realización: Considerar y evaluar: Mantener y mejorar: Las negociaciones y transacciones de negocios Operaciones de negocios, incluyendo propuestas de reclutamiento de personal y de facturación del cliente Las actividades de transición de negocios, incluyendo fusiones, adquisiciones y desinversiones Los esfuerzos de mercadeo de la empresa, incluyendo sitios de internet, conferencias, folletos, tarjetas de presentación y otros eventos de prensa y materiales promocionales Cumplimiento de obligaciones contractuales. Identificación para seguridad y autenticación de sistemas Comunicaciones empresariales internas y externas, incluyendo correo electrónico Las leyes, reglamentos y requisitos legales, incluida la presentación de informes y las obligaciones de divulgación y declaraciones de impuestos Auditorías y contabilidad, análisis financieros y económicos En conformidad con las leyes locales, investigaciones de presuntas violaciones de políticas empresariales, mala conducta relacionada con el trabajo, la seguridad y riesgos relacionados con la seguridad Encuestas de opinión y participación Los solicitantes de empleo o de participación Conducta controlada por FIS, su rendimiento en el trabajo y la asistencia, en particular para propósitos de evaluaciones del desempeño, toma de decisiones de compensación, promoción, traslado, redistribución y rescisión Ausencias Las solicitudes de adaptaciones razonables, aptitud para el servicio El lugar de trabajo y la salud del personal Seguridad en el lugar de trabajo y la seguridad del personal Operaciones y rendimiento en el lugar de trabajo 4

5 El propósito de procesar Proteger: Prevención y detección: Seguimiento y revisión: Preparación de, defensa, participación en, o responder a: Procesamiento y administración: Seguridad y protección del personal, lugar de trabajo, y los activos de la empresa, mediante la implementación de autenticación de identidad y otras medidas de seguridad, control de acceso a los lugares de trabajo, supervisión de las actividades en lugares de trabajo, y la ejecución de los procedimientos de reserva y almacenamiento. Delito Las comunicaciones y la información sobre los sistemas de la empresa, incluido el correo electrónico y el uso de las páginas de internet, en relación con investigaciones en el lugar de trabajo sobre presuntas violaciones de las políticas, mala conducta relacionada con el trabajo, la seguridad y riesgos relacionados con la seguridad El cumplimiento de las políticas de la empresa, procedimientos y procesos. Asistencia controlada por FIS Actividad en el lugar de trabajo de FIS Solicitudes de información relacionados a descubrimientos electrónicos Litigación o litigios potenciales Nómina, impuestos y otras retenciones necesarias (tales como descuentos requeridos por orden judicial) Los reembolsos por viajes de negocios y otros gastos comerciales reembolsables Categorías de datos Los Datos Personales procesados se refieren a las siguientes categorías de datos: Categoría de datos Consejos, opiniones y otros comentarios Los datos de asistencia Detalles bancarios y financieros Ejemplos Encuestas de participación, entrevistas de salida. Ausencias, licencias y solicitudes de ausencias, registros de asistencia, registros de vacaciones remuneradas y no remuneradas. Nómina y/o información bancaria de depósito directo para reembolso de gastos, información de tarjeta de crédito. 5

6 Categoría de datos Los datos de beneficios Los viajes de negocios y los datos de movimiento Datos de emisión de propiedad de la empresa Datos de compensación Información sobre dependientes Datos disciplinario Datos de quejas Información registrada en la compañía o en sus sistemas, equipos o documentos Tarjeta de acceso y los registros de acceso Estado militar Datos de la organización Datos de procesamiento de nóminas Rendimiento y detalles de empleo Datos personales e información de contacto. Ejemplos Seguros, poderes de abogado, registros de planes de beneficios para empleados y/o dependientes inscritos en beneficio, registro de continuación de beneficios. Datos de viajes, incluidos los horarios de viaje; alojamiento, transporte, comidas y otros gastos. Registros de activos emitidos por la compañía, equipos y vehículos. Sueldo base, bono, y otros elementos de compensación, tipo de pago, el grado de pago, el nivel de salarios, equivalente a tiempo completo (ETC), moneda, las solicitudes de indemnización (pasados y actuales); condiciones de empleo. Contacto personal y los datos de identidad de dependientes y otras personas importantes. Advertencias; cartas de amonestación; asesoramiento escrito y oral. Quejas, datos de tribunal. Correos electrónicos, mensajes de texto; el uso de sitios de internet, mensajes de voz, calendario o entradas de diario, correspondencia, incluyendo los datos personales en o sobre los sistemas de la empresa, equipos o documentos por parte de los empleados o contratistas independientes. Fechas, horas y lugares de entrada y salida de las instalaciones controladas; auditoría de inicio/apagado a sistemas y equipos. Rama de servicio; rango; fechas de alistamiento o descarga; estado de descarga; estado de veteranos discapacitados; los premios o medallas concedidas; condición de veterano protegido. El nombre, la estructura de la empresa, los organigramas, relaciones jerárquicas, títulos, detalles de contacto, correo electrónico, detalles de código de contabilidad; condiciones de empleo, las descripciones de trabajo y niveles de sueldo Las retenciones y deducciones, inscripción a beneficios con aportaciones del empleado y la información bancaria. Las evaluaciones de rendimiento, prestaciones de asesoramiento, cartas de apreciación, quejas de rendimiento. Nombre, sexo, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, domicilio, números de teléfono, correo electrónico, números de identificación emitida por el gobierno, los números de identificación emitidas por o en nombre de la compañía, firmas, escritura a mano. 6

7 Categoría de datos Foto, Vídeo o grabaciones de audio Reclutamiento y datos de aplicación Informes de faltas o violaciones a las politicas Derecho al trabajo / datos de inmigración Talento, educación, y los detalles de adiestramientos Historial de trabajo Los datos de programación de trabajo Datos de seguridad en el lugar de trabajo Ejemplos La información recopilada por los sistemas de seguridad, televisión de circuito cerrado; fotografías de perfil, correo de voz, cursos grabados, conferencias o materiales de mercadeo. Los detalles de la aplicación. Los registros de forma oral, escrita, correo electrónico, teléfono o el Portal de ética, FSIRT, Siri-P y de otros informes similares en relación con la alegada o confirmada conducta indebida del personal o violaciones de las políticas de la empresa. Derecho a documentos de trabajo; nacionalidad, residencia, ciudadanía, pasaporte e información de visa. Educación, habilidades, experiencia laboral, empleo previo, logros, proyectos, desarrollo y adiestramiento, conocimiento de idiomas, conocimientos técnicos, antecedentes educativos, certificados y registros profesionales, membresías de instituciones y organizaciones profesionales. Fechas de contratación y/o terminación; título; fechas de promoción, asistencia a cursos de capacitación, reconocimiento de las políticas de la compañía, motivo de la dimisión o cese, ocupación de cargos públicos, publicaciones. Horarios de trabajo actuales y planificados, facturables y tiempo administrativo registrado; términos de empleo. Informes, fotografías, grabaciones de vídeo. Datos confidenciales (si procede). En algunas jurisdicciones, los Datos Personales de Empleados que se consideran "datos confidenciales" de acuerdo a las leyes aplicables, deberán ser recopilados según permitido o requerido por las leyes locales, por ejemplo para fines de igualdad de oportunidades o requisitos de impuestos locales. Lo que se considera como datos confidenciales varía de un país a otro, pero generalmente incluye información relativa a la orientación sexual de una persona, el origen racial o étnico, presuntos delitos o delitos reales, la condición de salud mental o física, la afiliación sindical, las opiniones políticas, las creencias religiosas, o los datos genéticos. Por favor tenga en cuenta que esto no significa que todos los ejemplos enumerados de datos confidenciales serán procesados por cada empleado, pero sólo en la medida en que se consideren necesarios a los fines e intereses legítimos de FIS al momento y siempre en cumplimiento con las leyes y prácticas aplicables. La ley local aplicable puede en algunas circunstancias requerir el consentimiento del individuo para procesar datos confidenciales. 7

8 Los Datos Personales procesados se refieren a las siguientes categorías de datos confidenciales: Categoría Datos Confidenciales Datos que revelen infracciones, condenas penales o información derivada de medidas de seguridad Datos que revelen la vida sexual Datos personales sobre información financiera y de crédito Datos que revelen la salud física o mental o condiciónes Datos que revelen el origen racial o étnico Revelar datos de afiliación o sus creencias religiosas u otras creencias de naturaleza similar Datos que revelen la afiliación sindical Datos que revelan las opiniones políticas Ejemplos Procedimientos penales, los resultados y las sentencias; historial de conductor antes del empleo, abuso de sustancias; registros de la corte y información de investiagcion de antecedentes criminales. El contacto personal y los datos de identidad de familiares y otras personas significativas; estado/sociedad civil, acomodaciones y información de vivienda Comprobación del crédito, manutención de niños, pagos de deuda. Limitaciones físicas y necesidades especiales; evaluaciones medicas in situ; referidos para asesoramiento o apoyo médico por parte de la empresa; pruebas de abuso de sustancias; certificaciones de salud. Designaciones raciales, de nacionalidad, de identidad cultural. Afiliación a organizaciones religiosas, declaración de preferencia religiosa. Registros de Uniones o consejos profesionales, directorios, registros de reunión y otros documentos o materiales Afiliaciones profesionales y otros, cargos públicos ocupados, publicaciones y escritos Destinatarios Los Datos Personales de Empleados pueden ser revelados a los siguientes destinatarios o categorías de destinatarios: oficina de Recursos Humanos de FIS, Legal, Cumplimiento, Manejo de riesgos, auditoría, finanzas y contabilidad, seguridad, sistemas de información, los miembros de la Junta de Directores, el personal de gestión, y proveedores de servicios seleccionados por FIS y otros terceros. Límites de almacenamiento y otra informacion relevante Los Datos Personales de Empleados se conservarán mientras exista una necesidad empresarial o según requerido por la ley y reglamentos. Más información sobre las normas de retención de datos de FIS' se puede encontrar en la Política de Clasificación de Datos que se encuentra en la Oficina de Política Empresarial de FIS en FIS&me. Contacte el Departamento Legal de FIS de su localidad para las políticas de retención de datos 8

9 específicos de su país. Si usted es un solicitante de empleo, jubilado u otra persona sin acceso a sistemas en FIS para revisar dichas políticas, las solicitudes de información deben dirigirse a la Oficina de Privacidad de FIS. Punto de contacto para consultas de protección de datos Oficina de Privacidad de FIS Correo Electrónico: privacyoffice@fisglobal.com Incluya su pregunta sobre privacidad de datos y seguridad, junto con sus datos de contacto. 9