3. Sistemas de Información Administrativos

Transcripción

1 3. Sistemas de Información Administrativos 3.2 Sistemas funcionales de Negocio Sistemas de Recursos Humanos Sistemas de Contabilidad Sistemas de Finanzas

2 Funciones del área de Recursos Humanos Función de recursos humanos: responsable de atraer, desarrollar y mantener la fuerza de trabajo de la empresa. w Identificar empleados potenciales. w Llevar registros completos de los empleados existentes. w Crear programas para desarrollar los talentos y habilidades de los empleados. 2

3 Sistemas de Recursos Humanos A nivel estratégico: w Identifican los requerimientos de mano de obra (habilidades, nivel educativo, tipos de puestos, número de puestos y costos) para cumplir con los planes de negocio de largo plazo de la empresa. A nivel administrativo: w Ayudan a supervisar y analizar el reclutamiento, colocación y remuneración de los empleados. A nivel conocimiento: w Apoyan las actividades de análisis relacionado con el diseño de empleo, la capacitación y el modelado de las trayectorias profesionales del empleado, así como el informe de las relaciones. A nivel operativo: w Seguimiento del reclutamiento y colocación de los empleados. 3

4 Sistemas de Recursos Humanos Sistema Descripción Nivel Organizativo Entrenamiento y desarrollo Llevar el registro de las evaluaciones relacionadas con la capacitación, las habilidades y el desempeño de los empleados Operativo Trayectoria profesional Diseñar trayectorias profesionales para los empleados Conocimiento Análisis de remuneraciones Supervisar el rango y distribución de sueldos, salarios y prestaciones de empleados Administrativo Planeación de recursos humanos Planear las necesidades de la empresa de la fuerza laboral a largo plazo Estratégico 4

5 Sistemas de Recursos Humanos Entradas Plan estratégico o políticas corporativas: contiene objetivos y políticas de recursos humanos. El TPS de datos de nóminas: contiene todo lo relacionado al costo que implica el personal contratado. El TPS de datos de procesamiento de pedidos: los datos de los pedidos de ventas a menudo se usan para proporcionar importantes datos de planeación de personal. El TPS de datos de personal: incluyen clasificaciones de los trabajos y habilidades, experiencia de trabajo previa, evaluaciones de desempeño y otra información importante. Estos datos pueden ser útiles para determinar cuáles empleados pueden ser idóneos para ciertos tipos de trabajo o proyectos. 5

6 Sistemas de Recursos Humanos Fuentes externas Los sueldos que se pagan en otras compañías y los datos sobre estadísticas de empleos se pueden usar para ayudar a determinar los salarios o sueldos para los empleados de la organización. Los sindicatos locales, regionales y nacionales y las organizaciones de trabajadores también son importantes fuentes externas. 6

7 Sistemas de Recursos Humanos Planeación de recursos humanos: w Establecer el número de personal y tipos de empleados de acuerdo a los trabajos que se requieren. w Establecer un número de empleados para cubrir las necesidades futuras. w Programas de proyección y de administración de proyectos para crear reportes que indiquen el personal a utilizar a largo plazo. 7

8 Sistemas de Recursos Humanos Selección de personal y reclutamiento: w Uso de computadoras para programar las fuerzas y debilidades en tests para determinar las habilidades de empleados potenciales. w Software de pruebas para determinar las habilidades de una persona. w Software para hacer pruebas con posibles empleados y determinar si son aptos para el puesto. w Software para evaluar y seleccionar candidatos a puestos de trabajo, para cada candidato el software analiza e imprime los resultados de entrevistas, test y visitas a la compañía. w Utilizan Internet para solicitar empleados y llenar formas de solicitud de empleo. 8

9 Sistemas de Recursos Humanos Capacitación e Inventario de habilidades: w Uso de SI para capacitación a través de tutoriales, video programas, CD-ROM y material escrito. w Educación a distancia donde las clases y entrenamiento es por Internet. w Evaluación de cursos por computadora para determinar el nivel de aprendizaje y proporcionar nuevo material que se acumula en un inventario de habilidades. w La información almacenada en el inventario de habilidades se puede utilizar también para colocación en puestos de trabajo y para determinar el potencial de un empleado en algún puesto de trabajo. También para evaluar al empleado y considerarlo para posible bonos o mejores puestos de trabajo. 9

10 Sistemas de Recursos Humanos Programación y colocación de puestos: w Determinar los mejores horarios de trabajo en empresas como líneas aéreas, militares, etc. w Determinar el material o equipo que deben utilizar para determinadas tareas. w Estos SI generan reportes que muestran los horarios personalizados para cada empleado semanalmente o mensualmente. 10

11 Sistemas de Recursos Humanos Administración de salarios: w Determinar salarios y prestaciones que incluyan seguro de gastos médicos, plan de ahorro y jubilación. w Los subsistemas toman la información del puesto actual del empleado para generar la información anterior. Renuncias o cambios de empleo: w Servicios de outplacement pueden incluir asesorías y capacitación, búsqueda de empleo, planeación de jubilación y retiro. w Software que permite a los empleados hacer la transición una vez que ya no tienen relación con la empresa. 11

12 Funciones del área de Contabilidad y Finanzas Función de finanzas: responsable de administrar los activos financieros de la empresa como efectivo, acciones, bonos y otras inversiones, a fin de maximizar el rendimiento sobre estos activos financieros. w Administrar la capitalización de la empresa, es decir determinar nuevos activos financieros en acciones, bonos u otras formas de deuda. w Utilizar información de fuentes externas a la empresa para determinar si la empresa está obteniendo el mejor rendimiento de sus inversiones. 12

13 Funciones del área de Contabilidad y Finanzas Función de contabilidad: responsable de llevar y administrar los registros financieros -ingresos, desembolsos, depreciación, nómina- para dar cuenta del flujo de fondos de la empresa. Utilizando información procesada a través de Sistemas de Información transaccionales que capturan los datos y los procesan, se encarga de: w Procesamiento de órdenes de compra. w Control de inventario. w Cuentas por cobrar. w Cuentas por pagar. w Nómina. w Contabilidad general. 13

14 Sistemas de Contabilidad y Finanzas A nivel estratégico: w Establecen objetivos de inversión a largo plazo para la empresa. w Proporcionan pronósticos a largo plazo del desempeño financiero de la empresa. A nivel administrativo: w Ayudan a los gerentes a vigilar y controlar los recursos financieros de la empresa. A nivel conocimiento: w Apoyan a finanzas y contabilidad al proporcionar herramientas analíticas y estaciones de trabajo para diseñar la mezcla correcta de inversiones para maximizar los rendimientos de la empresa. A nivel operativo: w Siguen el flujo de fondos de la empresa a través de las transacciones como sueldos, pagos a proveedores, informes de valores e ingresos. 14

15 Sistemas de Contabilidad y Finanzas Sistema Descripción Nivel Organizativo Cuentas por cobrar Llevar cuenta del dinero que se debe a la empresa Operativo Análisis de cartera Diseñar la cartera de inversiones de la empresa Conocimiento Elaboración de presupuestos Preparar presupuestos a corto plazo Administrativo Planeación de utilidades Planear utilidades a largo plazo Estratégico 15

16 Sistemas de Contabilidad Función de contabilidad y flujo de fondos: w Generación de estados financieros como: Estado de situación financiera, Estado de pérdidas y ganancias. w Estados financieros proforma o proyectados. w Presupuestos proforma o proyectados. 16

17 Sistemas de Contabilidad Procesamiento: w Ordenes de compra. w Cuentas por cobrar. w Cuentas por pagar. w Nómina. w Presupuestos. w Reportes de contabilidad de costos. w Elaboración de presupuestos financieros. w Análisis comparativos del estado financiero actual y el proyectado. w Utilización de Internet para conectar clientes y proveedores. 17

18 Sistemas de Contabilidad Procesamiento órdenes compra Facturas Cuentas cobrar Recibos efectivo Estado situación financiera Reporte financiero Análisis Ventas Sistema transaccional de ingresos y gastos monetarios Cuentas pagar Desembolso efectivo Sistema de procesamiento contable general Sistema transaccional de procesamiento ventas Compras Nómina Sistema transaccional de procesamiento compras Procesamiento inventario Control asistencia y puntualidad Sistema transaccional procesamiento nómina 18

19 Sistemas de Finanzas Provee información financiera no solo para ejecutivos, sino también para un conjunto de personal que la requiere para tomar mejores decisiones en sus labores diarias. Estos subsistemas se utilizan como continuación de reportes de transacciones para tomar decisiones relacionadas con el negocio y la localización y control de los recursos financieros por lo que incluyen: w Administración de efectivo e inversiones. w Presupuesto de capital. w Proyecciones financieras. w Planeación financiera. 19

20 Sistemas de Finanzas Incluyen las funciones de: w Integrar información financiera y operativa de múltiples fuentes incluyendo Internet, en un solo sistema. w Proveer acceso fácil a datos que utilice el personal del área financiera y no financiera, muchas veces a través de una Intranet corporativa para visualizar páginas Web con datos e información financiera. 20

21 Sistemas de Finanzas Incluyen las funciones de: w Proporcionar datos financieros de forma inmediata para llevar a cabo análisis breves contra el tiempo. w Permitir análisis de datos financieros a través de múltiples dimensiones: tiempo, geográficas, productos, plantas, clientes. w Análisis histórico y actividad financiera actual. w Monitorear y controlar el uso de fondos a través del tiempo. 21

22 Sistema de Finanzas Cuentas por cobrar Cuentas por pagar Administración de activos Facturación Libro mayor general Bases de Datos Corporativas de datos Internos adicionales Bases de datos de datos Externos DSS financiero Transacciones de negocios Sistemas de Procesamiento de transacciones (TPS) Bases de Datos de Transacciones Válidas de Cada TPS MIS de finanzas Bases de Datos de Aplicaciones financieras ESI financiero Transacciones de negocios Uso y administración de fondos ESI financiero Internet o extranet Bases de Datos operacionales Ganancias/Pérdidas costos Auditoria Estados financieros Usos y administración de fondos Transacciones de negocios Clientes Proveedores Estadísticas financieros para el control 22

23 Sistemas de Finanzas Sistemas de Ganancias/Ventas y costos: w Organizar datos de ingresos y costos de la empresa. w Áreas que funcionan como centros de utilidades para dar seguimiento a todos los gastos y ganancias netas: división de inversiones de una empresa de seguros o de tarjetas de crédito. w Áreas que maneja centros de ingresos donde se le da seguimiento a ventas o ingresos: departamentos de ventas o mercadotecnia. w Áreas que manejan costos indirectos como departamentos de investigación y desarrollo. 23

24 Sistemas de Finanzas Auditoria: w Analizar la situación financiera de la organización y determinar si los estados financieros y reportes generados son exactos. w Auditorias para prevenir fraudes potenciales. w Determinar información faltante o errónea. w Realizar auditorias internas para determinar qué tan bien la empresa se esta comportando para lograr sus objetivos y metas. w Realizar auditorias externas para mostrar la situación financiera de la empresa desde un punto de vista externo y neutral. 24

25 Sistemas de Finanzas Utilización y administración de fondos: w Cálculos para obtener la tasa interna de retorno y evaluar el uso eficiente de recursos en inversiones de sistemas y tecnología. w Sistemas para manejo de pagos. w Determinar problemas en el flujo de fondos y ayudar a la empresa a incrementar ganancias. w Uso interno de fondos incluye compra de inventario adicional, actualizar plantas y equipo, contratar nuevos empleados, adquirir otras empresas, comprar nuevo equipo de cómputo, incrementar la publicidad y mercadotecnia, comprar materia prima o terrenos, invertir en nuevos productos, incrementar actividades de investigación y desarrollo. w Invertir excedentes de fondos en acciones, bonos, futuros, opciones o moneda extranjera. 25

26 Sistemas funcionales Mercadotecnia y Ventas Admón. de relaciones con clientes Mercadotecnia interactiva Análisis de mercado Análisis de precios Manufactura y Producción Planeación de recursos para manufactura Automatización de procesos de control Diseño asistido por computadora Sistemas funcionales de negocio Recursos Humanos Análisis de compensaciones Inventario de habilidades de empleados Proyección de requerimiento de personal Contabilidad Procesamiento de órdenes Control de inventario Cuentas por cobrar y pagar Nómina Contabilidad General Finanzas Administración de efectivo y crédito Administración de inversiones Presupuesto de capital Proyecciones financieras 26