MANUAL DE INFOREG 4.0. INFOREG 4.0 en la

Transcripción

1 4 MANUAL DE INFOREG práctica INFOREG 4.0 en la registral

2 Introducción El año 2006 se firma el Convenio Marco de Colaboración entre el MINISTERIO DE JUSTICIA y la Entidad Pública RED.ES, para la puesta en marcha del Programa Registro Civil en Línea. Programa Registro Civil en Línea Convenio Marco de Colaboración El Programa Registro Civil en Línea se enmarca dentro del Plan Avanza, el cual, está orientado a conseguir una mejor utilización de las TIC (Tecnologías de la Información y la Comunicación), fomentando un modelo de crecimiento económico basado en el incremento de la competitividad y la productividad, la promoción de la igualdad social y regional y la mejora del bienestar y la calidad de vida de los ciudadanos. El objetivo principal del Programa Registro Civil en Línea es contribuir y favorecer la mejora de la calidad y la eficiencia del trabajo desarrollado en los Órganos Registrales, posibilitando: Un mejor aprovechamiento del potencial que ofrecen las TIC. Una mayor agilización de la gestión registral. Una mejor conservación de los Libros. El intercambio de información entre administraciones. Asimismo, y de cara a los ciudadanos, el Programa Registro Civil en Línea supondrá: La simplificación de trámites. El ahorro de tiempo. La posibilidad de acceder en el futuro a servicios telemáticos como consultas o certificaciones electrónicas. 5

3 6 Introducción Para conseguir estos objetivos, el Programa consta de una serie de actuaciones de modernización, entre las que destacan: La digitalización de los libros registrales posteriores a La informatización de los Juzgados de Paz. Como eje central de todas las actuaciones, se encuentra INFOREG, aplicación informática desarrollada ad hoc por el Ministerio de Justicia para dar soporte a los procesos comunes relacionados con los asientos registrales. INFOREG supone una oportunidad inestimable para lograr una mejora sustancial en el funcionamiento de los Juzgados de Paz, en un doble sentido: Eficacia en los procesos. Correcta observancia del principio de legalidad. Actualmente INFOREG se encuentra en su versión 4.0. En esta Unidad se exponen los siguientes contenidos: 1. Beneficios de la digitalización. 2. Beneficios de la informatización. 3. Requerimientos técnicos. 4. Impactos. 5. Estructura del Manual.

4 Beneficios de la digitalización

5 Beneficios de la digitalización El proceso de digitalización de los Registros Civiles supone un gran avance en la accesibilidad y conservación de los archivos de los Órganos Registrales. De manera inmediata, la digitalización de los tomos supone: Una mejora en la accesibilidad de los asientos, evitando recurrir al archivo físico en la consultas de asientos. mejorando en rapidez y precisión el proceso de búsqueda de asientos. Una mejor conservación de los tomos físicos, Previniendo la manipulación recurrente de éstos en la práctica diaria. Multiplicando los soportes en que se conservan los asientos. Escáner utilizado durante el proceso de digitalización En un futuro próximo, la digitalización será la base para: Mejorar el intercambio de información entre distintos Órganos Registrales y Organismos Públicos. Ofrecer nuevos servicios a los ciudadanos que agilicen los trámites personales relacionados con los Registros Civiles.

6 Beneficios de la informatización

7 Beneficios de la informatización La informatización de los asientos registrales tiene beneficios inmediatos para el personal empleado en los Juzgados de Paz: Mejora la eficiencia de los procesos: facilitando la gestión y reduciendo los tiempos de espera. Supone la homogeneización de los procesos realizados por los diferentes Juzgados de Paz, logrando un mayor ajuste a legalidad. Facilita la práctica diaria con los nuevos tomos de hojas móviles, puesto que sólo se tendrá que manipular la Hoja Registral en cuestión y no el tomo completo. Facilita la realización de búsquedas: Dotándole de mayor rapidez. Minimizando las consultas físicas a realizar en los tomos de los Juzgados de Paz. Proporciona mayores garantías de conservación de los asientos registrales. Garantiza la legibilidad de las inscripciones. Además, desde una visión global, INFOREG permite la gestión informatizada de los asientos registrales, presentando las siguientes funcionalidades (que se detallarán en profundidad en las posteriores unidades formativas): La utilización de herramientas de tratamiento de textos en la redacción / inclusión (o modificación) de los asientos registrales en cualquiera de las Secciones (Nacimientos, Matrimonios o Defunciones). La emisión de las inscripciones en soporte hoja móvil (nuevo soporte de los Libros Registrales). El almacenamiento electrónico de los datos.

8 Beneficios de la informatización La consulta digital de los asientos registrales de una manera más ágil, sencilla y eficaz que la actual. La conexión de los datos sobre una misma persona inscritos en Secciones diferentes de diversos Órganos Registrales. La emisión de certificados y fe de vida. La transmisión de datos de utilidad pública a los Organismos Públicos que tengan interés en ellos ( interoperabilidad ) respetando, en todo momento, los límites legales sobre publicidad restringida, protección de datos personales y derecho a la intimidad personal y familiar. Transmisión de datos a otros organismos públicos Inclusión Asientos Registrales Emisión Inscripciones INFOREG Almacenamiento Electrónico Consulta Asientos Registrales Emisión Certificados Conexión de Datos de una misma persona Funcionalidades de INFOREG

9 Beneficios de la informatización Asimismo, INFOREG 4.0 aporta la siguientes funcionalidades: Integración de los asientos registrales digitalizados pertenecientes a los Libros físicos (desde 1950), y los asientos registrales realizados desde la propia aplicación informática, permitiendo así realizar toda la gestión de la actividad registral. Libros Físicos Libros Digitales Integración Libros Físicos y Digitales Redacción de los asientos registrales en castellano y en la lengua cooficial (si procede) propia de la Comunidad Autónoma en que se halle el Juzgado de Paz. Comunidades Autónomas con cooficialidad Inclusión de la Firma Digital de asientos o certificaciones para Encargados, Secretarios y demás funcionarios adscritos al Juzgado de Paz. Firma Digital Firma Digital

10 Requerimientos Técnicos

11 Requerimientos técnicos Para un adecuado funcionamiento de INFOREG 4.0, es necesario que el puesto de usuario esté dotado de un equipamiento informático compuesto por: Ordenador personal con la instalación del propio aplicativo y de software complementario como: Navegador de Internet (por ejemplo, Internet Explorer) Lector de documentos.pdf (Acrobat Reader, versión 7) Plug-in de Java Correo electrónico (para facilitar la comunicación con el Centro de Atención al Usuario (CAU)) Conexión a red del Ministerio de Justicia Impresora, en algunos Órganos Registrales pueden convivir dos tipos de impresora: láser y matricial, aunque lo más común es que sea una impresora láser (mucho más rápida a la hora de emitir los impresos). Impresora Láser Navegador de internet Lector documentos pdf Plug-in de Java Correo Electrónico Ordenador Personal Conexión a Internet Requerimientos Técnicos

12 Impactos

13 Impactos La implantación de INFOREG 4.0 ha tenido diferentes efectos sobre la práctica registral. Atendiendo al momento del proceso en el que se han producido estos impactos, existen tres categorías diferentes: ANTES DE Inforeg DESPUÉS DE Impactos de INFOREG Impactos antes del procedimiento en INFOREG Papel La informatización lleva aparejada la utilización de tomos con Hojas Móviles que facilitan la impresión de la información introducida en INFOREG. Estas hojas, así como el papel especial usado para las Certificaciones, son remitidos por la Fábrica de Moneda y Timbre a los Órganos Registrales. Según la Orden del Ministerio de Justicia de 1 de junio de 2001 sobre libros y modelos de los Registros Civiles Informatizados, las características de las Hojas Móviles son las siguientes: En el margen superior izquierdo figura preimpreso, y encerrado en un círculo, el escudo de España y una leyenda que dice en la parte superior Ministerio de Justicia, y en la inferior Dirección General de los Registros y del Notariado. El tercio izquierdo del anverso de cada hoja está separado por una columna vertical que contiene en impresión codificada la leyenda Ministerio de Justicia. Cada hoja lleva marcas de aguas con el escudo constitucional, e impresa en la primera línea la palabra tomo seguida de un espacio en blanco y, a continuación, la paginación que le corresponda dentro del libro. En la parte inferior de la hoja, separada por una línea horizontal y en su margen izquierdo, figura impresa la letra L, seguida de la indicación de las respectivas secciones mediante las iniciales N, M o D, y continuando con la numeración seriada asignada por la Fábrica Nacional de la Moneda y Timbre a cada libro. El resto del espacio central y margen de la hoja va en blanco.

14 Impactos La impresión en esta nueva etapa se vuelve un procedimiento crítico, puesto que una mala impresión puede deteriorar la Hoja Registral. Y, por tanto, el usuario debe identificarla como hoja inutilizada realizando el procedimiento correspondiente en INFOREG. El papel a utilizar varía en función del tipo de procedimiento que deseamos realizar. Para realizar inscripciones de las diferentes secciones se usa el mismo tipo de papel. Pero, sin olvidar que, se usa el Folio Registral correspondiente del tomo abierto de la Sección en cuestión (Nacimientos, Matrimonios o Defunciones). En la emisión de Certificados se usa papel timbrado también remitido por la Fábrica de Moneda y Timbre. Tomo El Juzgado de Paz solicita con la suficiente antelación a la Fábrica de Moneda y Timbre los tomos necesarios de cada una de las secciones. En el Juzgado de Paz siempre hay, al menos, un tomo abierto para cada una de las Secciones (Nacimientos, Matrimonios y Defunciones). Antes de la implantación de INFOREG, en los Juzgados de Paz existían tres tipos de tomos: Nacimientos, Matrimonios y Defunciones. Actualmente, tras el proceso de digitalización e informatización de los procesos en los Juzgados de Paz han surgido nuevas tipologías que contemplan las diferentes posibilidades que se pueden dar en la práctica registral, que han sido convenientemente reconocidas por INFOREG: Tomo Complementario Tomo Digitalizado Tomo Tipos de tomos en INFOREG Tomos Complementarios (M): libros que contienen las marginales de los tomos digitalizados. Tomos Digitalizados (D): libros que contienen las inscripciones digitalizadas (imágenes escaneadas). Tomos: libros que contienen las inscripciones informatizadas, es decir, las realizadas directamente en INFOREG.

15 Impactos Atendiendo a las categorías anteriormente mencionadas, INFOREG utiliza el siguiente formato para introducir los datos registrales en los diferentes formularios de búsqueda de inscripciones que nos podemos encontrar en el aplicativo: Nº Orden Letra del tomo Datos Registrales A la hora de rellenar estos campos hay que tener en cuenta que tanto en el campo Tomo como en el campo Página se han incluido dos casillas, para que se pueda introducir los diferentes formatos de datos registrales que conviven en el Juzgado de Paz. Tomo: la primera casilla es para el número de tomo y la segunda es para introducir la letra cuando proceda (M para tomos complementarios y D para tomos escaneados ó digitalizados). Este campo está preparado para cifras de cinco dígitos, si la cifra tiene menos dígitos, INFOREG completa ceros a la izquierda de manera automática. Página: todas las páginas están compuestas por tres dígitos. En aquellos casos en los que el número sea de uno o dos dígitos, el aplicativo completa ceros a la izquierda de forma automática. La segunda casilla se utiliza para identificar páginas repetidas pertenecientes a tomos antiguos con un dígito alfabético. Por ejemplo, la página 35 bis, será identificada como 35 b. Vuelta: como en los tomos antiguos únicamente se paginaba con números impares, para hacer referencia a los contenidos recogidos en las páginas pares, es decir en el reverso o vuelta de las páginas impares, se marca esta casilla.

16 Impactos Según la Orden del Ministerio de Justicia de 1 de junio de 2001 sobre libros y modelos de los Registros Civiles Informatizados, la estructura de los libros es la siguiente: Los libros de las tres secciones se componen de 200 hojas, paginadas de la 1 a la 400: En Nacimientos 175 hojas están destinadas para inscripciones principales y 25 hojas son complementarias. En Matrimonios y Defunciones 190 hojas están destinadas para inscripciones principales y 10 son complementarias. Las Hojas Complementarias sirven para continuar el historial registral correspondiente a las hojas cuyo espacio se haya agotado. Estas hojas vienen identificadas con la leyenda impresa complementaria, que atraviesa la hoja registral y se sitúan al final del tomo. Además se incluyen dos hojas destinadas a las diligencias: una hoja para la diligencia de apertura y otra para la diligencia de cierre. Aspecto real de los nuevos tomos con hojas móviles Todas las hojas del tomo se sellan por el Encargado del Juzgado de Paz, una vez que se ha extendido la Diligencia de Apertura del libro, dejando nota acreditativa de haberse efectuado a continuación de aquella diligencia, que es firmada por el Encargado. Cada hoja de los libros de las secciones de nacimientos y matrimonios, abarcando sus dos páginas (anverso y reverso), contienen una sola inscripción. Las inscripciones de defunción ocupan una sola página. La impresión de los libros de las tres secciones se hace con arreglo a los modelos que aparecen incorporados en INFOREG. El lomo o canto de los libros es de un color distinto atendiendo a la sección a la que pertenece: en Nacimientos el lomo es rojo, en Matrimonios es de color verde y en Defunciones blanco.

17 1.4. Impactos Todos los tomos se conservan en el Juzgado de Paz, por lo que siempre están disponibles para que el usuario realice las consultas que estime oportunas, aunque se pueden realizar más rápidamente haciendo uso de INFOREG Impactos durante el procedimiento en INFOREG El cambio fundamental, y más evidente, consiste en que los procesos que se han estado realizando manualmente, a partir de este momento, se realizan informáticamente a través del aplicativo INFOREG. Los nuevos tomos contienen hojas móviles en lugar de la estructura encuadernada tradicional. De esta forma, el usuario puede retirar la Hoja Registral para su impresión y devolverla cuando finalice el proceso sin necesidad de trasladar el tomo entero y pudiendo trabajar diferentes usuarios simultáneamente con hojas pertenecientes al mismo tomo. Interrelación entre tomos antiguos y digitales: Las diferentes tipologías de los tomos conviven en INFOREG. De forma que los tomos antiguos digitalizados están convenientemente identificados en el aplicativo, pudiendo el usuario realizar certificaciones e inscripciones marginales sobre las mismas haciendo uso de las utilidades facilitadas por INFOREG. En el caso de hojas registrales duplicadas (bis), para localizar la hoja digitalizada en INFOREG se escribe el número de página y un dígito alfabético. Por ejemplo, si la hoja duplicada es la 35, en la primera celda escribimos 35 y en la segunda celda, la letra b. Si fuera una página triplicada, la última página se llamaría 35c y así, sucesivamente. Una vez que se ha procedido a la digitalización de los tomos no se puede realizar más anotaciones físicamente en ellos. Para poder realizar nuevas anotaciones INFOREG ha creado una nueva tipología de tomos, los complementarios, donde localizar las marginales oportunas de las inscripciones principales que hayan sido digitalizadas. Y, de esta manera, evitar las anotaciones manuscritas en tomos ya digitalizados. Según la Orden JUS/1468/2007 de 17 de mayo, sobre impulso a la informatización de los registros civiles y digitalización de sus archivos, los tomos complementarios se caracterizan por los siguientes aspectos: Se denominan Libro Complementario de Inscripciones de Debe existir un tomo abierto por cada una de las tres Secciones. Cada libro empieza por una Diligencia de Apertura-Libro Complementario de Inscripciones Marginales y termina con una Diligencia de Cierre-Libro Complementario de Inscripciones Marginales. Identificados en la impresión mediante el aplicativo INFOREG por la letra M en cada una de sus hojas. 20

18 Impactos Antes de practicarse en cada una de sus hojas la primera inscripción, anotación o nota marginal se consigna referencia al tomo, página, Sección y, en su caso, Distrito de procedencia en que conste practicada la correlativa Inscripción Principal a la que se encuentre vinculada por identidad de la persona o matrimonio a que se refiera, formando conjuntamente un único folio registral o registro particular de cada persona o vínculo matrimonial. Una vez extendida en el anverso de cada hoja la primera inscripción, anotación o nota marginal, los sucesivos asientos se extienden correlativamente por su orden cronológico, identificados individualmente por una letra del alfabeto en orden sucesivo y encabezados por la indicación de su respectiva naturaleza de «inscripción marginal», «anotación marginal» o «nota marginal», las cuales, en su caso, se relacionan entre sí mediante las oportunas notas de referencia, que se extienden en el tercio izquierdo de la página. En cada una de las hojas de estos libros no pueden consignarse más asientos que los relacionados directamente con una misma y única inscripción principal, esto es, relativos a una misma persona o matrimonio y respetando las reglas sobre distribución por Secciones registrales Impactos una vez finalizado el procedimiento en INFOREG Las hojas registrales deben incluirse, una vez impresas, firmadas y selladas en el tomo correspondiente. En cuanto al archivo, cabe mencionar que durante la impresión la Hoja Registral queda marcada con el tomo al que pertenece, por lo que bastará con localizar el tomo en cuestión e insertarlo en su posición en función del número de página reflejado en la parte superior derecha del Folio Registral. Los tomos abiertos se pueden mantener en la propia oficina del Juzgado de Paz. Pero, una vez que se ha realizado la diligencia de cierre, deben ser trasladados al almacén habilitado al efecto por el Juzgado de Paz Otras consideraciones Durante el procedimiento de digitalización se han seguido criterios distintos en las tres Secciones. Mientras que en Nacimientos y Matrimonios, además de digitalizar las imágenes, se han asociado como metadatos los datos identificativos de cada inscripción con las imágenes escaneadas, en el caso de las Inscripciones de la Sección 3ª, Defunciones, solo se han incluido los siguientes metadatos: Registro, número de página, vuelta, pertenencia a otro Registro y vinculación con otras inscripciones (marginales).

19 Estructura del Manual

20 Estructura del Manual Enfoque Este Manual nace con el objetivo de facilitar a los usuarios de INFOREG 4.0 el manejo de este aplicativo de manera ágil e intuitiva Estructura del Manual El presente Manual tiene como objetivo, detallar y exponer el modo de uso y funcionamiento de INFOREG 4.0 en la practica registral de un Juzgado de Paz. En este sentido, el Manual se ha estructurado en torno a doce unidades formativas: Unidad 1: INFOREG 4.0 en la Unidad 2: Conexión a INFOREG 4.0 Unidad 3: Interfaz de usuario Unidad 4: Inscripciones Unidad 5: Trabajos Pendientes Unidad 6: Certificaciones Unidad 7: Diligencias Unidad 8: Reconstrucción Unidad 9: Utilidades Unidad 10: Informes Unidad 11: Administración Unidad 12: Imágenes Anexos Estas unidades contemplan tanto los procedimientos disponibles como las utilidades que ofrece INFOREG 4.0, con el objetivo de que el usuario pueda obtener el máximo rendimiento del aplicativo.

21 Estructura del Manual Casos Prácticos Para complementar el presente Manual, se ha elaborado un dossier de Casos Prácticos que contiene ejemplos prácticos sobre la introducción de datos y la realización de los procesos completos con el aplicativo INFOREG. El dossier de Casos Prácticos se ha estructurado en 15 Casos Prácticos, que engloban los procedimientos tipo más frecuentes en la con INFOREG 4.0 en los Juzgados de Paz: Caso Práctico 1: Inscripción Principal de Nacimiento Caso Práctico 2: Inscripción Principal de Matrimonio Caso Práctico 3: Inscripción Principal de Defunción Caso Práctico 4: Inscripción Marginal de la Sección Nacimientos Caso Práctico 5: Inscripción Marginal de la Sección Matrimonios Caso Práctico 6: Inscripción Marginal sobre Inscripción Principal Digitalizada sin metadatos Caso Práctico 7: Trabajos Pendientes Caso Práctico 8: Certificación Literal Caso Práctico 9: Certificación en Extracto Caso Práctico 10: Certificación en Extracto Manual Caso Práctico 11: Diligencia de Apertura Caso Práctico 12: Reconstrucción de una Hoja Registral Caso Práctico 13: Traslado de Inscripciones Caso Práctico 14: Funcionalidades Administrador Caso Práctico 15: Imágenes en Inforeg 4.0 Tanto las Unidades como los Casos Prácticos contienen referencias que relacionan los contenidos de ambos textos, de forma que se pueda localizar fácilmente la correspondencia entre los Casos prácticos y las diferentes Unidades del Manual.

22 25 INFOREG 4.0 en la práctica registral Ahora que he terminado de estudiar el manual qué tengo que hacer? Ahora es el momento de realizar el Cuestionario de esta unidad para continuar avanzando.