Capítulo 4: Cómo separar nombres y apellidos

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Francisco Lozano Cuenca
hace 9 años
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1 Capítulo 4: Cómo separar nombres y apellidos Separar nombres de apellidos en Excel, en ocasiones, es de mucha importancia para tener una base de datos confiable. Esta información, presentada correctamente es vital para elaborar reportes y análisis, pero también es cierto que es una tarea muy compleja de realizar. 1. Dificultad para separar nombres y apellidos La dificultad principal para separar nombres y apellidos en Excel es la cantidad de variantes que pueden existir en los nombres de las personas lo cual hace necesario analizar cada caso específico para utilizar el procedimiento adecuado. La solución no es tan sencilla como indicar a Excel que la primera palabra es el nombre y la segunda palabra es el apellido. La siguiente imagen muestra el resultado de aplicar esta lógica a los datos: En este ejemplo todos los nombres consisten de un solo nombre y un apellido pero Cómo se comunica a Excel que del Piano y de la Fuente son apellidos? Excel no es capaz de hacer esta distinción por sí solo, así que es necesario darle indicaciones específicas El caso más sencillo Si al revisar los datos, se detecta que en los registros los nombres tienen una sola palabra, al igual que los apellidos, entonces es recomendable utilizar el Asistente para convertir texto en columnas, el cual colocará cada palabra en una columna diferente. Dividir texto en columnas Para separar el texto de una celda en diferentes columnas, es decir, colocar cada palabra del texto en una columna diferente. En primer lugar se selecciona la celda: Posteriormente, en la ficha Datos, dentro del grupo Herramientas de datos se presiona sobre el comando Texto en columnas: 16

2 Se mostrará el asistente para convertir texto en columnas: De manera predeterminada aparecerá seleccionada la opción De ancho fijo, presionar en Siguiente para ir al paso 2: En el paso 2 del proceso se observa cómo Excel ha detectado los espacios en el texto. El siguiente y último paso solicita colocar la celda de Destino, que es la celda a partir de la cual Excel pondrá la primera palabra. En el ejemplo, la celda $B$1. Al presionar el botón Finalizar se notará de inmediato la cadena de texto dividida: 17

3 Separar palabras de varias celdas Como segundo ejemplo de una lista de datos que se necesita dividir, será suficiente con seleccionar todos los datos: Luego, presionar sobre el comando Texto en columnas, solo que ahora en la primera ventana del asistente Excel sugerirá la opción Delimitados. En el Siguiente paso (2), deberá asegurarse que esté seleccionada la opción Espacio como Separador: Al dar clic en Siguiente se presenta la última ventana del proceso y solamente debe seleccionar la celda Destino. Al presionar el botón Finalizar se obtiene los resultados esperados: 1.2. Separar los apellidos compuestos En realidad, en pocas ocasiones se podría aplicar el método anterior, dado que tanto nombres como apellidos pueden ser datos compuestos como los mostrados en el primer ejemplo de este capítulo. Para resolver este tema no hay otra manera más que crear una función VBA que haga la separación de dichos apellidos y poder considerarlos como una sola unidad. Se deja en claro que, los apellidos compuestos que pueden ser detectados fácilmente son aquellos que comienzan por palabras como de, del, la, las, los, san. Si el apellido no 18

4 contiene estas palabras, será prácticamente imposible saber si dos o más palabras forman un solo apellido. La función VBA (UDF) que ayudará a separar este tipo de apellidos compuestos es la siguiente: Function SEPARARAPELLIDOS(rng As Range) As String Dim nombrearr() As String Dim nuevacadena As String Dim i As Integer 'Dividir el nombre por palabras en un arreglo nombrearr = Split(Trim(rng.Value)) 'Analizar cada palabra dentro del arreglo For i = 0 To UBound(nombreArr) Select Case LCase(nombreArr(i)) 'Palabras que forman parte de un apellido compuesto 'Agregar nuevas palabras separadas por una coma Case "de", "del", "la", "las", "los", "san" 'Insertar espacio en blanco nuevacadena = nuevacadena & nombrearr(i) & " " Case Else 'Insertar caracter delimitador nuevacadena = nuevacadena & nombrearr(i) & "@" End Select Next 'Remover el último caracter delimitador de la cadena If Right(nuevaCadena, 1) = "@" Then nuevacadena = Left(nuevaCadena, Len(nuevaCadena) - 1) End If SEPARARAPELLIDOS = nuevacadena End Function Por el momento, la rutina anterior sólo servirá de ejemplo y demostrativo para introducir el siguiente capítulo (Aproximación al ambiente de Visual Basic). 19

5 2. Unir textos desde diferentes celdas Los datos de dos celdas en Excel, pueden unirse rápidamente con la función Concatenar. CONCATENAR: Concatena varios elementos de texto situados en diferentes celdas en un solo texto en una única celda. =CONCATENAR(texto1;texto2; ) Por ejemplo, sí en la celda A1 se ingresa el texto Unir y en A2 palabras, en la celda B1 se ingresa la función CONCATENAR. =CONCATENAR(A1;A2) Se obtendrá como resultado lo siguiente: Unirpalabras Obviamente, ambas palabras han quedado unidas, pero sin la separación correspondiente entre ellas. Esto se corrige insertando un espacio entre las palabras como parte de la sintaxis de la función. =CONCATENAR(A1; ;A2) Unir palabras Este espacio es un carácter literal por lo cual debe ir entre comillas. También puede utilizarse el signo & (ampersan) para la unión de textos que se encuentran en celdas diferentes: =A1&A2 de igual forma debe considerarse el espacio entre palabras =A1& &A2. Ejercicio 4 20

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