El Archivo de documentos electrónicos en el Ayuntamiento de Zaragoza: proyectos y realidades
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- Asunción Paz Ávila
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1 El Archivo de documentos electrónicos en el Ayuntamiento de Zaragoza: proyectos y realidades XXXII esa de Trabajo de Archivos de la Administración Local - Barcelona, 16 y 17 de mayo de 2014 Elena Rivas Palá
2 Digitalización masiva tramitador... personal aplicaciones Gestor de documentos Corporativos ( archivo de oficina ) Entidades Tipos documentales Clasificación Callejero... transferenci a archivo electrónico transferenci a archivo papel Acceso interno almacenamiento Sede web
3 Digitalización masiva tramitador... personal aplicaciones Gestor de documentos Corporativos ( archivo de oficina ) Entidades Tipos documentales Clasificación Callejero... transferenci a archivo electrónico transferenci a archivo papel Acceso interno almacenamiento Sede web
4 TRAITADOR
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8 Digitalización masiva tramitador... personal aplicaciones Gestor de documentos Corporativos ( archivo de oficina ) Entidades Tipos documentales Clasificación Callejero... transferenci a archivo electrónico transferenci a archivo papel Acceso interno almacenamiento Sede web
9 DIGITALIZACIÓN ASIVA NOTIFICACIONES PÓLIZAS DE AGUA INSPECCIÓN DE TRIBUTOS: ACTAS DIGITALIZACIÓN EXTERNALIZADA, CONTEPLADA EN LA ORDENANZA. COPIA ELECTRÓNICA AUTÉNTICA DE DOCUENTO EN PAPEL (PERITE DESTRUIR EL PAPEL) Proceso de digitalización controlado (pliego) Validación y sello del Ayuntamiento (problemas de aplicación) Gestor que permite consultar Incorporación de los documentos al Archivo
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13 Digitalización masiva personal tramitador aplicaciones... Gestor de documentos Corporativos ( archivo de oficina ) Entidades Tipos documentales Clasificación Callejero... transferenci a archivo electrónico transferenci a archivo papel Acceso interno almacenamiento Sede web
14 GESTOR DE DOCUENTOS CORPORATIVOS Documentos que no van a través de expediente (tramitador) ni de aplicaciones corporativas: archivo de oficina Ejemplos: actas, informes, memorias... Cada servicio tendrá su espacio de archivo que se organizará según series documentales Transferencia al archivo Alfresco
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17 Digitalización masiva tramitador... personal aplicaciones Gestor de documentos Corporativos ( archivo de oficina ) Entidades Tipos documentales Clasificación Callejero... transferenci a archivo electrónico transferenci a archivo papel Acceso interno almacenamiento Sede web
18 TIPOS DOCUENTALES Gestiona la creación y mantenimiento del inventario de tipos documentales Relaciona los tipos documentales con los tipos establecidos por el eni Urbanismo está haciendo lo que le da la gana
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21 Digitalización masiva tramitador... personal aplicaciones Gestor de documentos Corporativos ( archivo de oficina ) Entidades Tipos documentales Clasificación Callejero... transferenci a archivo electrónico transferenci a archivo papel Acceso interno almacenamiento Sede web
22 ENTIDADES ORGANIZATIVAS Aplicación que contiene información sobre los diferentes servicios, departamentos, etc Unida a la aplicación de personal, permisos, etc Permite crear, modificar y para el resto del Ayuntamiento consultar Incluye relaciones jerárquicas, políticas, asociativas y temporales Es como un registro de autoridad
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24 Digitalización masiva tramitador... personal aplicaciones Gestor de documentos Corporativos ( archivo de oficina ) Entidades Tipos documentales Clasificación Callejero... transferenci a archivo electrónico transferenci a archivo papel Acceso interno almacenamiento Sede web
25 CUADRO DE CLASIFICACIÓN Aplicación para gestionar toda la información sobre el cuadro de clasificación Se habla con el tramitador y con el archivo electrónico: incorpora los datos de valoración, expurgo y acceso que se convierten en metadatos Inicialmente estaba pensada con los datos básicos, ahora la estamos ampliando para que contenga toda la información del formulario de valoración (trámites, documentos que componen el expediente, etc...)
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27 Digitalización masiva tramitador... personal aplicaciones Gestor de documentos Corporativos ( archivo de oficina ) Entidades Tipos documentales Clasificación Callejero... transferenci a archivo electrónico transferenci a archivo papel Acceso interno almacenamiento Sede web
28 ESQUEA DE ETADATOS uy trabajado Principales problemas: metadatos de acceso Funciona a través de aspectos o grupos de metadatos según la condición del objeto: metadatos de elemento (comunes a todos), metadatos de expediente o grupo, metadatos de documento, metadatos de documento electrónico, metadatos de documento digitalizado, metadatos de elemento de archivo (los que se incluyen a partir de su pase al Archivo)... Coordinación con el resto de aplicaciones: el esquema de metadatos del tramitador y otras aplicaciones que van a transferir al Archivo tiene que estar adaptado
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30 Digitalización masiva tramitador... personal aplicaciones Gestor de documentos Corporativos ( archivo de oficina ) Entidades Tipos documentales Clasificación Callejero... transferenci a archivo electrónico transferenci a archivo papel Acceso interno almacenamiento Sede web
31 APLICACIÓN DE ARCHIVO ELECTRÓNICO Capa que funciona sobre Alfresco Realizada por los técnicos informáticos del Ayuntamiento con los requisitos establecidos por el Archivo En proceso de creación: estamos a punto de finalizar la primera fase, que contiene las funcionalidades básicas para empezar a trabajar
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33 APLICACIÓN DE ARCHIVO ELECTRÓNICO Funcionalidades: Ingreso Búsqueda y navegación Visualización Valoración y selección Gestión de consultas odificaciones masivas Autoridades Informes y auditoría Exportaciones administración
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