LENNART MAURICIO CASTRO LÓPEZ

Transcripción

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2 LENNART MAURICIO CASTRO LÓPEZ Abogado y especialista en Contratación Estatal de la Universidad Santo Tomás de Aquino, Bucaramanga; C. Magíster en Derecho de la USA de Bogotá; conciliador en Derecho y Equidad de la Cámara de Comercio de Bucaramanga; auditor integral en NTCGP 1000:2004 y MECI 1000:2005 certificado por el Icontec, Bogotá; técnico jurídico en Investigación Criminal de CIDES, Bucaramanga; diplomado en Pedagogía en Docencia Superior de la Universidad Santo Tomas; docente universitario y columnista de artículos sociales, políticos y legales en periódicos y revistas de circulación nacional. Actualmente, es asesor y consultor de empresas privadas y del Estado, gerente del bufet Empresarios en Derecho Ltda., ex Secretario General de la Notaría 27 del Círculo de Bogotá D.C., asesor jurídico de Etesa, asesor y consultor de Ecopetrol S.A., defensor público de la Defensoría del Pueblo Regional Santander, aspirante al Concejo de Bucaramanga, abogado de oficio de la Alcaldía de Floridablanca, auxiliar jurídico del INPEC - Dirección Regional Oriente. LUZ AMPARO CASTRO BLANCO Contadora pública y especialista en Auditoría de Sistemas; especialista en Gestión y Auditoría Medio Ambiental de la Universidad Santo Tomás de Aquino de Bucaramanga, especialista en Control de Gestión y Revisoría Fiscal de la Universidad La Gran Colombia, diplomado en Revisoría Fiscal de la Universidad de la Salle, diplomado en Derecho Notarial y Registro de la Fundación Autónoma de Santander, diplomado en Pedagogía para la Educación Superior de la Universidad Santo Tomas, auditor ambiental interno convenio USTA-Icontec, actualmente es gerente Metalúrgica Fundiciones Blanco S.A., ex revisora fiscal principal de la Empresa Social del Estado Hospital Universitario Ramón González Valencia de Bucaramanga, coordinadora administrativa y financiera de la Zona Centro Oriente de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia, coordinadora del Grupo de Contabilidad de la Dirección Ejecutiva Seccional de la Rama Judicial de Bucaramanga, Consejo Superior de la Judicatura.

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4 Castro López, Lennart Mauricio Notarías, aspectos administrativos, contables y legales / Lennart Mauricio Castro López y Luz Amparo Castro Blanco. -- 1ª. ed. -- Bogotá : Ecoe Ediciones, p. ; 24 cm. (Ciencias administrativas. Administración) ISBN Notarías 2. Notariado y registro 3. Derecho notarial I. Castro Blanco, Luz Amparo II. Título III. Serie CDD: ed. 20 CO-BoBN a Catalogación en la publicación Biblioteca Nacional de Colombia Colección: Ciencias Administrativas Área: Administración Primera Edición: Bogotá, D.C., febrero de 2011 ISBN: Lennart Mauricio Castro López maocast_17@hotmail.com Móvil: Luz Amparo Castro Blanco luzamparoc@gmail.com Móvil: Tel (B/manga - Santander) Ecoe Ediciones correo@ecoeediciones.com Carrera 19 No. 63C-32, Pbx , fax Coordinación editorial: Alexander Acosta Quintero Diseño y diagramación: Denis Rodríguez Diseño de carátula: Raúl Rodríguez Caicedo Corrección de estilo: Orlando Riaño

5 DEDICATORIA Lennart Mauricio Castro López A Dios por otorgarme la luz de la sabiduría para emplearla en este libro. A mi esposa Diana y a mi hija Paulina, con todo mi amor. A mis hermanos Lesly Maritza, Elver Gregorio y Diana Carolina. Luz Amparo Castro Blanco A mi madre Paulina Blanco de Castro (q.d.s.p). A mis hermanas Gladys y Carmen, y a mi sobrina Nancy Jannette, quienes me han dado el apoyo, cariño y unidad familiar.

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7 TABLA DE CONTENIDO PRESENTACIÓN... XXI CAPÍTULO I. GENERALIDADES... 1 Nombramiento en propiedad del Notario... 1 Obligaciones en el área administrativa y financiera Inscripción en el RUT Cuenta Única Notarial Facturación y contabilidad Superintendencia de Notariado y Registro Aportes de los ingresos del Notario Aportes especiales Informe estadístico notarial Unidad administrativa especial de información y análisis financiera UIAF Reporte mensual de producción Aporte del 10% del registro civil Aportes especiales de los Notarios para la administración de justicia, el 10% Declaración mensual de retención en la fuente Declaración bimestral del Impuesto al Valor Agregado IVA Impuesto de industria y comercio avisos y tableros ICA Declaración de retención de impuesto de industria y comercio Relación de enajenación de bienes y derechos VII

8 Lennart Mauricio Castro López - Luz Amparo Castro Blanco CAPÍTULO II. DE LOS TRABAJADORES EN UNA NOTARÍA Del Notario Responsabilidades del Notario De los trabajadores de las notarías Requisitos para ingresar a la notaría Clases de contrato Afiliaciones que realiza el Notario Del reglamento de trabajo en la Notaría Del reglamento de higiene y seguridad industrial De las certificaciones laborales De la terminación del contrato laboral De las comunicaciones finales de retiro a las entidades afiliantes De la orden de prestación de servicios CAPÍTULO III. TRÁMITE NOTARIAL DE MATRIMONIO CIVIL Normatividad aplicable Competencia Presentación y contenido de la solicitud Trámite de la solicitud Oposición Escritura pública de matrimonio Comunicación e inscripción en el registro civil Caducidad del trámite Ceremonia del matrimonio civil CAPÍTULO IV. TRÁMITE NOTARIAL DE CAPITULACIONES MATRIMONIALES Normatividad aplicable Concepto Algunas reglas de las capitulaciones matrimoniales Capitulaciones maritales entre futuros compañeros Requisitos VIII

9 Tabla de contenido CAPÍTULO V. TRÁMITE NOTARIAL DE LA UNIÓN MARITAL DE HECHO Y SOCIEDAD PATRIMONIAL ENTRE COMPAÑEROS PERMANENTES Normatividad aplicable Concepto Declaración de existencia de una unión marital de hecho Declaración de existencia de una sociedad patrimonial Comunicación e inscripción en el registro civil Terminación de la unión marital de hecho Disolución de la sociedad patrimonial CAPÍTULO VI. TRÁMITE NOTARIAL DE DIVORCIO: CESACIÓN DE LOS EFECTOS CIVILES DEL MATRIMONIO RELIGIOSO Normatividad aplicable Competencia de los Notarios Presentación, solicitud y contenido Trámite de la solicitud Autorización de la escritura pública de divorcio: cesación de los efectos civiles religiosos Inscripción en el registro civil CAPÍTULO VII. TRÁMITE NOTARIAL DE DISOLUCIÓN Y LIQUIDACIÓN DE LA SOCIEDAD CONYUGAL POR MUTUO ACUERDO Normatividad aplicable Conceptualización El haber de la sociedad conyugal Requisitos Comunicación e inscripción en el registro civil Renuncia al derecho de gananciales CAPÍTULO VIII. TRÁMITE NOTARIAL DE LIQUIDACIÓN DE HERENCIA Normatividad aplicable Generalidades Competencia Solicitud, presentación y contenido Anexos a la solicitud Trámite IX

10 Lennart Mauricio Castro López - Luz Amparo Castro Blanco 7. Obligaciones del Notario de informar la actuación de liquidación de herencia Presunción de desistimiento de solicitud de liquidación notarial Liquidación de herencia cuando existe venta de derechos sucesorales Relación de liquidación de herencias CAPÍTULO IX. TRÁMITE NOTARIAL EN MATERIA TESTAMENTARIA Normatividad aplicable Definición No podrán otorgar testamento Características del testamento Requisitos del testamento Facultades del testador No podrán ser testigos El testamento abierto El testamento cerrado Revocabilidad del testamento Apertura y publicación de testamento cerrado Reconocimiento y lectura del testamento Protocolización del testamento Inscripción de testamento en oficina de registro de instrumentos públicos CAPÍTULO X. TRÁMITE NOTARIAL: DILIGENCIA DE REMATE ANTE NOTARIO Normatividad aplicable Solicitud de remate por comisionado Comisión del Juez Radicación de la comisión Depósito para hacer postura Aviso y publicaciones Diligencia de remate y acta Devolución de lo actuado por comisionado Decisión sobre el remate Tarifa administrativa Tarifa por adjudicación X

11 Tabla de contenido CAPÍTULO XI. RECONOCIMIENTO DE CONTENIDOS Y FIRMAS Normatividad Referente a los documentos y copias Reconocimiento de contenido de documentos y firmas CAPÍTULO XII. EL REGISTRO DEL ESTADO CIVIL DE LAS PERSONAS Normatividad aplicable Hechos y actos que se inscriben en el registro civil de nacimiento Quiénes deben solicitar el registro Lugar y competencia territorial Número único de identificación personal Inscripción del nacimiento CAPÍTULO XIII. REGISTRO CIVIL DE MATRIMONIO Normatividad aplicable Solicitud Actos y hechos que se inscriben en el registro civil de nacimiento Término para inscribir el matrimonio Contenido del registro civil de matrimonio CAPÍTULO XIV. REGISTRO DE DEFUNCIÓN Normatividad aplicable Inscripción Personas obligadas a denunciar la defunción Lugar y término para la inscripción Documentos que acreditan la defunción Contenido del registro de defunción CAPÍTULO XV. DECLARACIONES EXTRAPROCESALES Normatividad aplicable Definición Qué debe contener la declaración extrajuicio BIBLIOGRAFÍA XI

12 Lennart Mauricio Castro López - Luz Amparo Castro Blanco ÍNDICE DE FORMATOS CAPÍTULO I. Generalidades Formato 1. Resolución por la cual se confirma el nombramiento de un Notario Formato 2. Acta de posesión del Notario Formato 3. Formulario del Registro Único Tributario... 8 Formato 4. Factura de Venta Formato 5. Libro Mayor y Balance Formato 6. Inventarios y Balances Formato 7. Libro diario Formato 8. Libro de ingresos y egresos Formato 9. Catálogo de cuentas Formato 10. Oficio para pago de recaudos a la Superintendencia de Notariado y Registro Formato 11. Consignación electrónica para el pago de los recaudos expedida por el banco Formato 12. Oficio para pago de aportes y recaudos al fondo o sistema especial de manejo de cuentas que administra la Superintendencia de Notariado y Registro Formato 13. Pago de aportes y recaudos al fondo o sistema especial de manejo de cuentas que administra la Superintendencia de Notariado y Registro Formato 14. Informe estadístico notarial Formato 15. Informe estadístico notarial: sección A, Información general Formato 16. Informe estadístico notarial: sección B, Escrituración Formato 17. Informe estadístico notarial: sección C, Aportes especiales Formato 18. Informe estadístico notarial: sección E, Ingresos Formato 19. Informe estadístico notarial: sección F, Egresos Formato 20. Informe estadístico notarial: sección G, Neto Formato 21. Informe estadístico notarial: sección H, Valor subsidio Formato 22. Informe estadístico notarial: sección I, Detalle escrituración Formato 23. Informe estadístico notarial: sección J, Detalle de inscripción en el registro civil Formato 24. Informe estadístico notarial: sección K, Otros actos notariales XII

13 Tabla de contenido Formato 25. Informe estadístico notarial: sección L, Detalle gastos del personal Formato 26. Informe estadístico notarial: sección M, Detalle gastos generales Formato 27. Informe estadístico notarial: sección N, Detalle transferencia Formato 28. Informe estadístico notarial: Detalle gastos de inversión Formato 29. Informe estadístico notarial: sección O, Detalle de los pagos a la DIAN Formato 30. Informe estadístico notarial: sección P, Novedades del mes Formato 31. Informe estadístico notarial: sección Q, declarante Formato 32. Informe estadístico notarial: Firma del Notario Formato 33. Entidad reportante Formato 34. Obligación del reportante Formato 35. Procedimiento de cargue, validación y confirmación Formato 36. Reporte mensual de producción Formato 37. Modelo oficio de solicitud dinero cuenta única notarial para pago de aporte del 10% a la Registraduría del Estado Civil Formato 38. Consignación bancaria manual o electrónica Formato 39. Reporte de recaudos por servicios de registro civil Formato 40. Oficio de envío de informe a la Registraduría del Estado Civil Formato 41. Oficio para el pago de aporte especial de la administración de justicia Formato 42. Declaración mensual de Retención en la Fuente Formato 43. Declaración bimestral del Impuesto al Valor Agregado Formato 44. Impuesto de industria y comercio avisos y tableros ICA Formato 45. Declaración de retenciones de impuesto de industria y comercio CAPÍTULO II. De los trabajadores en una Notaría Formato 46. Modelo de "prohibido cobrar dineros diferentes a las tarifas notariales" Formato 47. Modelo de oficio de recibida la dotación XIII

14 Lennart Mauricio Castro López - Luz Amparo Castro Blanco Formato 48. Modelo de circular de dotación masculina Formato 49. Modelo de oficio de recibida la dotación Formato 50. Modelo de circular de dotación femenina Formato 51. Modelo de solicitud de aprobación del reglamento de trabajo Formato 52. Modelo de reglamento de trabajo en una notaría Formato 53. Modelo de certificación de no existencia de organización sindical Formato 54. Modelo de acta de comité de convivencia laboral Formato 55. Modelo de autorización de notificación y retiro del reglamento de trabajo Formato 56. Modelo del texto de aprobación del reglamento de trabajo Formato 57. Modelo de reglamento de higiene y seguridad industrial Formato 58. Modelo de política de salud ocupacional Formato 59. Modelo de programa de gestión en seguridad y salud ocupacional Formato 60. Modelo de certificación laboral Formato 61. Modelo carta de despido a un trabajador sin justa causa Formato 62. Modelo y ejemplo ficticio de liquidación final a un trabajador junto con la indemnización Formato 63. Modelo y ejemplo ficticio de liquidación final a trabajador que renuncia irrevocablemente Formato 64. Modelo de oficio de retiro de afiliación Formato 65. Modelo de orden de prestación de servicios CAPÍTULO III. Trámite notarial de matrimonio civil Formato 66. Modelo de solicitud de matrimonio civil Formato 67. Modelo de solicitud de matrimonio civil con poder Formato 68. Modelo de edicto Formato 69. Modelo de oficio a embajada cuando uno de los contrayentes es extranjero Formato 70. Modelo de escritura pública de matrimonio civil XIV

15 Tabla de contenido Formato 71. Modelo de escritura pública de matrimonio civil cuando uno de los contrayentes es extranjero Formato 72. Modelo de comunicación para la nota marginal en el Registro Civil de Nacimiento Formato 73. Modelo de aceptación de la contrayente Formato 74. Modelo de aceptación del contrayente Formato 75. Modelo de admonición matrimonial CAPÍTULO IV. Trámite notarial de capitulaciones matrimoniales Formato 76. Modelo de escritura pública de capitulaciones matrimoniales CAPÍTULO V. Trámite notarial de la unión marital de hecho y sociedad patrimonial entre compañeros permanentes Formato 77. Formato 78. Formato 79. Modelo de escritura pública de la unión marital de hecho Modelo de escritura pública de la unión marital de hecho y sociedad patrimonial Modelo de comunicación para la nota marginal en el Registro Civil de Nacimiento CAPÍTULO VI. Trámite notarial de divorcio: cesación de los efectos civiles del matrimonio religioso Formato 80. Modelo de poder para tramitar un divorcio ante Notario Formato 81. Formato 82. Formato 83. Modelo de solicitud de divorcio presentada por abogado ante Notario Modelo de acuerdo de divorcio suscrito por los cónyuges Modelo de escritura pública de divorcio sin existencia de hijos menores Formato 84. Modelo de solicitud de divorcio presentado por abogado ante notario con existencia de hijos menores Formato 85. Modelo 1 de notificación remitida al defensor de familia Formato 86. Modelo 2 de notificación remitida al defensor de familia Formato 87. Formato 88. Modelo de escritura pública de divorcio con existencia de hijos menores Modelo de comunicación para la nota marginal en el Registro Civil de Nacimiento XV

16 Lennart Mauricio Castro López - Luz Amparo Castro Blanco CAPÍTULO VII. Trámite notarial de disolución y liquidación de la sociedad conyugal por mutuo acuerdo Formato 89. Formato 90. Formato 91. Modelo de escritura pública de disolución y liquidación de la sociedad conyugal Modelo de comunicación de para la nota marginal en el Registro Civil de Nacimiento Modelo de escritura pública de adjudicación de la sociedad conyugal CAPÍTULO VIII. Trámite notarial de liquidación de herencia Formato 92. Modelo de poder de liquidación de herencia y liquidación de la sociedad conyugal Formato 93. Modelo de solicitud de liquidación de herencia y liquidación de la sociedad conyugal Formato 94. Modelo de inventario y avalúo Formato 95. Modelo de trabajo de partición y adjudicación Formato 96. Modelo de relación de actas que se deben llevar en las notarías Formato 97. Modelo de acta de iniciación de liquidación de herencia y liquidación de la sociedad conyugal Formato 98. Modelo de edicto Formato 99. Modelo de oficio que se remite a la Superintendencia de Notariado y Registro Formato 100. Modelo de oficio que se remite a la DIAN Formato 101. Modelo de oficio que se remite a la Secretaría de Hacienda Formato 102. Modelo de escritura pública de liquidación de herencia y liquidación de la sociedad conyugal Formato 103. Modelo de oficio de terminación Formato 104. Modelo de devolución de documentos por no cumplir con los requisitos del Decreto 902 de Formato 105. Modelo de desistimiento de la solicitud de liquidación de herencia y liquidación de la sociedad conyugal Formato 106. Modelo de presunción de desistimiento de los 2 meses Formato 107. Modelo de solicitud de liquidación de herencia cuando existe venta de derechos sucesorales Formato 108. Modelo de inventario y avalúo cuando existe venta de derechos sucesorales XVI

17 Tabla de contenido Formato 109. Modelo de trabajo de partición y adjudicación cuando existe venta de derechos sucesorales Formato 110. Modelo de control y seguimiento de liquidación de herencias CAPÍTULO IX. Trámite notarial en materia testamentaria Formato 111. Modelo de escrito del testamento abierto Formato 112. Modelo de libro de relación de testamentos Formato 113. Modelo de escrito del testamento cerrado Formato 114. Modelo de solicitud de apertura y publicación de testamento cerrado CAPÍTULO X. Trámite notarial - diligencia de remate ante Notario Formato 115. Modelo de escrito de radicación de la comisión Formato 116. Modelo de aviso Formato 117. Modelo de acta de remate para bienes inmuebles Formato 118. Modelo de acta de remate cuando no se ha realizado el pago del impuesto predial Formato 119. Modelo de acta de remate para bienes muebles Formato 120. Modelo de acta de remate en donde solicitan suspensión de la diligencia Formato 121. Modelo de acta de remate de diligencia declarada desierta Formato 122. Modelo del oficio de devolución de lo actuado por comisionado CAPÍTULO XI. Reconocimiento de contenidos y firmas Formato 123. Modelo de texto del sello firma, huella y contenido Formato 124. Modelo de stiker de firma, huella y contenido Formato 125. Modelo de texto del sello, comparecencia personal Formato 126. Modelo de stiker de comparecencia personal Formato 127. Modelo de texto del sello, diligencia de autenticación de firma y huella Formato 128. Modelo de stiker de diligencia de autenticación de firma y huella Formato 129. Modelo de texto del sello, presentación de abogado Formato 130. Modelo de stiker de presentación de abogado XVII

18 Lennart Mauricio Castro López - Luz Amparo Castro Blanco Formato 131. Modelo de texto del sello, firma registrada para diligencia de autenticación Formato 132. Modelo de stiker de firma registrada para diligencia de autenticación Formato 133. Modelo de texto del sello, diligencia de reconocimiento de documento con firma a ruego Formato 134. Modelo de stiker de diligencia de reconocimiento de documento con firma a ruego Formato 135. Modelo de texto del sello, insistencia del usuario Formato 136. Modelo de texto del sello, espacio en blanco Formato 137. Modelo de texto del sello, documento con espacios en blanco Formato 138. Modelo de texto del sello, índice izquierdo Formato 139. Modelo de texto del sello, índice derecho Formato 140. Modelo de texto del sello, colocado a la copia de la Cédula de Ciudadanía Formato 141. Modelo de certificado de supervivencia Formato 142. Modelo de texto de sello, fotocopia coincide con su original Formato 143. Modelo de texto del sello, folio es auténtico como copia de otra copia Formato 144. Modelo de texto del sello, fotocopia coincide con su fotocopia auténtica Formato 145. Modelo de texto del sello, copia coincide con su copia autenticada Formato 146. Modelo de texto del sello, anulado Formato 147. Modelo del cuadro de actas de comparecencia CAPÍTULO XII. El registro del estado civil de las personas Formato 148. Modelo de hoja de datos complementarios para el registro civil de nacimiento Formato 149. Modelo de acta complementaria Formato 150. Modelo del oficio de devolución de lo actuado por comisionado Formato 151. Modelo Registro Civil de Nacimiento Formato 152. Modelo libro de registro de varios XVIII

19 Tabla de contenido Formato 153. Modelo de texto del sello, certificado de Registro Civil de Nacimiento Formato 154. Modelo de texto del sello, certificado de Registro Civil de Nacimiento para acreditar parentesco Formato 155. Modelo del texto de sello, certificado de Registro Civil de Nacimiento para acreditar parentesco (salida del país) CAPÍTULO XIII. Registro civil de matrimonio Formato 156. Modelo del texto de sello, certificado de Registro Civil de Matrimonio Formato 157. Modelo Registro Civil de Matrimonio CAPÍTULO XIV. Registro de defunción Formato 158. Modelo Registro Civil de Defunción Formato 159. Modelo de texto de sello, certificado de Registro Civil de Defunción Formato 160. Modelo de comunicación de informe estadístico mensual CAPÍTULO XV. Declaraciones extraprocesales Formato 161. Modelo de declaración extrajuicio, para cualquier tipo de declaración Formato 162. Modelo de declaración extrajuicio - Soltería Formato 163. Modelo de declaración extrajuicio - Testigos: pensión Formato 164. Modelo de declaración extrajuicio - Testigo: madre soltera Formato 165. Modelo de declaración extrajuicio - Madre soltera Formato 166. Modelo de declaración extrajuicio - Independiente Formato 167. Modelo de declaración extrajuicio - EPS padres Formato 168. Modelo de declaración extrajuicio - EPS hijo mayor de edad Formato 169. Modelo de declaración extrajuicio - Desvinculación EPS Formato 170. Modelo de declaración extrajuicio - Demanda de alimentos Formato 171. Modelo de declaración extrajuicio - Convivencia Formato 172. Modelo de declaración extrajuicio - Certificación estudio Formato 173. Modelo de declaración extrajuicio - Subsidio unión marital de hecho Formato 174. Modelo de declaración extrajuicio - Apoyo económico Formato 175. Modelo de declaración extrajuicio - Posesión XIX

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21 PRESENTACIÓN Solo triunfa en el mundo quien se levanta y busca las circunstancias, y las crea si no las encuentra. George Bernard Shaw La finalidad de la obra que hoy ofrecemos al público es presentar los aspectos sustanciales y formales, así como modelos y ejemplos de los procedimientos administrativos, contables y jurídicos realizados en los diferentes círculos notariales del territorio nacional, de manera didáctica, coherente y sistemática, con un lenguaje claro y de fácil comprensión para todos los estudiantes, profesores, abogados, futuros notarios, contadores y público en general. En la mayoría de libros de notariado el lector no encontrará modelos guías, ejemplos de la parte administrativa y del trabajo en las notarías; elementos contables como las obligaciones del notario, inscripción en el RUT, la cuenta única notarial, la facturación y contabilidad, los aportes de los ingresos del notario, los aportes especiales, los informes estadísticos, el reporte mensual de producción y las declaraciones, entre otros; además de los procedimientos internos de una notaría y, en especial, algunos actos y contratos que se presentan en estos despachos como son el matrimonio civil, las capitulaciones matrimoniales, la unión marital de hecho y la sociedad patrimonial entre compañeros permanentes, el divorcio, la cesación de los efectos civiles del matrimonio religioso, la disolución y la liquidación de la sociedad conyugal, así como la liquidación de herencias, testamentos y remates; incluso, se abordan temas como el reconocimiento, contenido y firmas, el registro del estado civil de las personas y las declaraciones extraprocesales. Felicitamos a la Corte Constitucional por haber sentado un precedente mediante la sentencia C 913 de 2009, referente al concurso de méritos para cargos de notarios, que exigió a los aspirantes a notario ganar el concurso por meritocracia para ser nombrados en propiedad. Esta obra, además de exponer un conocimiento útil para toda aquella persona que requiera de los servicios notariales, es un aporte para la capacitación de los futuros aspirantes a notarios mediante los concursos por meritocracia. Los autores XXI

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23 CAPÍTULO I Generalidades Esta obra fue escrita con la finalidad de orientar la actividad notarial en su iniciación y marcha, entregándole al lector una información actualizada y de utilidad para el sector notarial, con el propósito de ayudar a elaborar los diferentes informes y así cumplir con las obligaciones del Notario ante las entidades de control; el contenido de este libro es una herramienta de ayuda en el propósito de dar cumplimiento a los requisitos legales exigidos para el desarrollo de esta actividad en Colombia, explicando los formatos y los modelos que facilitan elaborar los documentos de trabajo propios de una notaría, tanto en el área administrativa y financiera como en el área de producción. Nombramiento en propiedad del Notario El primer paso para quien desea ser Notario es acudir a la convocatoria a concurso público y abierto para el nombramiento de los Notarios en propiedad y el ingreso a la carrera notarial según lo contemplado en la ley 1. Si el aspirante gana el concurso por meritocracia se le expide el acta de posesión y es nombrado Notario en propiedad; en este punto el Notario debe adelantar una serie de actividades para iniciar y continuar el funcionamiento de la notaría. 1 El lector podrá consultar en los sitios web: y gov.co/supernotariado/ 1

24 Lennart Mauricio Castro López - Luz Amparo Castro Blanco Formato 1. Resolución por la cual se confirma el nombramiento de un Notario. Ministerio del Interior y de Justicia Superintendencia de Notariado y Registro República de Colombia RESOLUCIÓN n o. de 2010 ( ) "Por la cual se confirma el nombramiento de un Notario EL SUPERINTENDENTE DE NOTARIADO Y REGISTRO En ejercicio de la facultad que le confiere el artículo 61 del Decreto 2148 de 1983, y CONSIDERANDO: Que la Sala Plena de la Corte Constitucional, en Sentencia SU-913 de 11 de diciembre de 2009, entre otras cosas, dispuso dejar sin efecto ni validez alguna, en su integridad, las sentencias proferidas el 11 de marzo de 2009 por el Juzgado Cuarto Administrativo de Ibagué y de 13 de julio de 2009 proferida por Tribunal Administrativo del Tolima en el curso de la acción popular En consecuencia, ordenó volver al estado anterior a la expedición de la medida cautelar proferida en el curso de la acción popular y aplicar por parte del Consejo Superior de la Carrera Notarial y Autoridades Nominadoras las listas de elegibles conformadas para cada uno de los círculos notariales como resultado del concurso en estricta observancia del Decreto 960 de 1970 y la Ley 588 de Que el Consejo Superior de la Carrera Notarial, en cumplimiento del fallo de la Corte Constitucional SU-913 de 11 de diciembre de 2009, remitió al nominador la lista de elegibles contenida en el Acuerdo 142 de junio 9 de 2008, indicando de manera precisa qué personas de las que obtuvieron los primeros lugares, en estricto orden descendente, debían ocupar el cargo de notario en propiedad en el Círculo de Bogotá D.C., así como la indicación de las notarías en que debían ser nombrados, con el fin de que se efectuara la designación de todos aquellos participantes que aun no hubiesen sido nombrados teniendo derecho a ello, de acuerdo con la lista de elegibles y/o se modificaran los actos administrativos de quienes ya han sido nombrados en propiedad, en el sentido de confirmar su nombramiento y precisar la notaría que por puntaje y orden de preferencia corresponda a cada uno. 2

25 Cap. I. Generalidades Continuación Formato 1. Que el Señor Presidente de la República de Colombia, en acatamiento del fallo de la Corte Constitucional SU , mediante DECRETO NÚMERO del de de artículo vigésimo noveno, designó al Doctor identificado con la cédula de ciudadanía n o., como Notario del Círculo de Bogotá, en propiedad. Que de conformidad con los artículos 60 y 61 del Decreto 2148 de 1983, para la posesión como notario en propiedad deberá acreditarse, haber sido confirmado en el cargo, previo el lleno de los requisitos legales, correspondiendo a la Superintendencia de Notariado y Registro confirmar los nombramientos de los notarios de los círculos de primera categoría. Que de acuerdo con el artículo 141 del Decreto 960 de 1970, para la confirmación de los nombramientos de notarios en círculos de primera categoría, además de los requisitos generales, deberán acreditar los exigidos por el artículo 153 del mismo estatuto. Que el Doctor presentó dentro del término legal los siguientes documentos: Fotocopia del certificado judicial vigente; Certificado del Consejo Superior de la Judicatura sobre antecedentes disciplinarios, con vigencia nacional; Certificado de la Contraloría General de la República sobre ausencia de procesos fiscales; Certificado de antecedentes disciplinarios especial para el cargo de notario proferido por la Procuraduría General de la Nación donde consta la ausencia total de sanciones; Declaración juramentada ante notario de dos personas quienes deponen sobre su buena conducta; Declaración juramentada ante notario sobre ausencia de todo impedimento o inhabilidad para ejercer el cargo de notario y sobre no estar devengando pensión de jubilación; Declaración juramentada ante notario de ausencia de parentesco con las personas que intervinieron en su nombramiento; Declaración juramentada ante notario de ausencia de procesos por alimentos; Hoja de vida y relación de sus bienes en formato del Departamento Administrativo de la Función Pública; Certificado médico de aptitud. Por lo anteriormente expuesto, 3

26 Lennart Mauricio Castro López - Luz Amparo Castro Blanco Continuación Formato 1. RESUELVE ARTÍCULO PRIMERO: Confírmese el nombramiento del Doctor identificado con la cédula de ciudadanía n o., como Notario del Círculo de Bogotá, en propiedad. ARTÍCULO SEGUNDO: Esta resolución surge a partir de la fecha de su expedición. COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D.C., a los EL SUPERINTENDENTE DE NOTARIADO Y REGISTRO ORLANDO GARCÍA-HERREROS SALCEDO Revisó: Gerardo Antonio Espinosa Palacios (Jefe Oficina Asesora Jurídica Teresa de Jesús Ortega P. (Directora de Gestión Notarial 4

27 Cap. I. Generalidades Formato 2. Acta de posesión del Notario. MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA ACTA DE POSESIÓN Secretaría General Grupo de Gestión Humana Bogotá, D.C., Se presentó en el Despacho del señor Ministro del Interior y de Justicia, el doctor, identificado con cédula de ciudadanía n o. de con el fin de tomar posesión en el cargo de Notario ( ) del Círculo de Bogotá, para el cual se nombró mediante Decreto n o. del de de, confirmado en propiedad, mediante Resolución n o. del de de Prestó el juramento de cumplir y defender la Constitución Política de Colombia y desempeñar los deberes que le incumben. FABIO VALENCIA COSSIO Quien da Posesión El Posesionado Aprobó: María del Pilar Serrano Buendía Secretaria General Proyecto: Marina Ederlinda Segura Sáenz Coordinadora de Gestión Humana 5

28 Lennart Mauricio Castro López - Luz Amparo Castro Blanco Obligaciones en el área administrativa y financiera En la parte administrativa y financiera el Notario debe tener en cuenta las directrices impartidas por la Superintendencia de Notariado y Registro; una de ellas es la de modernizar los procesos utilizando las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) computarizadas y sistematizadas, con las cuales se prestará al público un servicio eficiente y eficaz. Igualmente, ha de cumplir con los requisitos legales para el ejercicio notarial, entre ellos las obligaciones de los informes que debe rendir el Notario a los diferentes entes de control, como son: la Superintendencia de Notariado y Registro, La Registraduría Nacional del Estado Civil, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) y la Secretaría de Hacienda Municipal, según la tabla 1.1. Tabla 1. Obligaciones del Notario. Ítem Entidad Informes Fecha de presentación 1 Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN. Registro Único Tributario RUT en su calidad de Notario como agente retenedor y contribuyente del impuesto de renta. Debe aparecer exhibida en público. 2 Cuenta Única Notarial. Abrir cuenta bancaria a nombre de la notaría. Ley 863 de 2003 Art. 64., Instrucción administrativa 01 de enero 02/ Libros de contabilidad. Libro de inventarios y balance, el diario o caja diario y el Mayor y Balances. Foliados y registrados ante la DIAN. Decreto reglamentario 2649 de 1993 Art Superintendencia de Notariado y Registro. Recaudos. 15 primeros días de cada mes. 5 Fondo de Compensaciones Notariales de la Superintendencia de Notariado y Registro. Recaudos y aportes. 15 primeros días de cada mes. 6 Fondo especial de la Superintendencia. Recaudo. 5 días siguientes al pago del servicio por parte del usuario. 7 Superintendencia de Notariado y Registro. Informe estadístico notarial. 15 primeros días de cada mes. 6

29 Cap. I. Generalidades 8 Unidad de Información y Análisis Financieros UIAF. Informes. 3 primeros días de cada mes 9 Registradora Nacional del Estado Civil Dirección Nacional de Registro Civil. Reporte mensual de producción. Primeros 3 días hábiles de cada mes. 10 Registradora Nacional del Estado Civil Dirección financiera Grupo control de Recaudos. Aporte 10% registro civil. 3 primeros días de cada mes. 11 Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN. Aporte especial de las notarías para la Administración de justicia 10%. 5 primeros días de cada mes. 12 Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN. Declaración mensual de retención en la fuente. Plazo dependiendo del último dígito del NIT según Calendario de Retención en la fuente expedido por la DIAN. 13 Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN. Declaración bimestral de impuesto al valor agregado IVA. Plazo dependiendo del último dígito del NIT según Calendario de IVA expedido por la DIAN. 14 Si existe acuerdo Municipal que obligue a la notaría del pago del impuesto de Industria y Comercio. Impuesto de Industria y Comercio avisos y tableros ICA. El caso de Bogotá D.C. pago bimestral. 15 Declaración de retención de impuesto de Industria y Comercio. El caso de Bogotá D.C. pago bimestral. 16 Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN. Información de la enajenación de bienes o derechos. Anual dentro de los plazos que indique el gobierno nacional. Estatuto Tributario Art

30 Lennart Mauricio Castro López - Luz Amparo Castro Blanco 1. Inscripción en el RUT Al iniciar sus actividades el Notario debe dirigirse a la oficina de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN con la fotocopia de la cédula, la resolución y acta de posesión en la que conste su calidad de Notario en propiedad, para obtener o modificar el RUT como agente retenedor y como contribuyente del impuesto de renta con las responsabilidades y códigos asignados así: 01 Aporte especial para la administración de justicia. 05 Impuesto de renta y complementarios régimen ordinario. 11 Ventas régimen común. 09 Retenciones en la fuente en el impuesto sobre las ventas. 14 Informante de exógeno. Este documento es expedido de inmediato y con él se ha de cumplir con el deber de colocarlo en un lugar visible y al público dentro de las instalaciones de la notaría (ver formato 3). Formato 3. Formulario del Registro Único Tributario. 8