Sistema para el control y tramitación de documentos SITA MSc. María de la Caridad Robledo Gómez y Ernesto García Fernández.

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1 Sistema para el control y tramitación de documentos SITA MSc. María de la Caridad Robledo Gómez y Ernesto García Fernández. CITMATEL Ave 47 e/18 A y 20, Playa, Ciudad de La habana, CP Cuba. E mail: mimi@citmatel.inf.cu, ernestocgf@citmatel.inf.cu Resumen El sistema SITA es un sistema para el control y la tramitación de Documentos en ambiente WEB, diseñado e implementado en un entorno multiusuario, desarrollado utilizando MacromediaDreamWeaver MX con gestor de bases de datos SQL Server 2000 y utilizando Active Server Page (ASP) para la programación dinámica del sistema. Este sistema permite el control y la tramitación de documentos, siendo uno de los objetivos fundamentales de este proyecto eliminar el manejo de papeles y el empleo de personal extra en el traslado de los mismos pudiendo la información de la oficina viajar por la red obteniéndose como resultado el ahorro de tiempo y recursos. Ventajas que ofrece el sistema SITA Mayor eficiencia en el control y la tramitación de documentos. Reducción del tiempo de respuesta a los trámites de los documentos. Agiliza la toma de decisiones. Incremento de la productividad y reducción de costos. Ahorro de tiempo y recursos. El creciente volumen de información que origina el archivo de correspondencia es sin dudas un problema cada día más serio por lo que la localización de la información se hace cada vez más lenta si no contamos con la herramienta adecuada que permita agilizar los procesos de búsqueda, procesamiento y almacenamiento de estos datos por lo que es una necesidad primordial la utilización de las técnicas más modernas en la gestión de la información. El sistema SITA mantiene el control de toda la correspondencia de entrada y de salida en una oficina. Entre la funciones principales del sistema está la recepción y trámite de los documentos, el control de documentos pendientes e incumplidos, la organización de la información en un archivo digital que simula el archivo físico, la recuperación de la información por diferentes criterios de búsqueda y la impresión de la misma 1

2 Introducción. El sistema SITA permite el control y la tramitación de documentos, siendo uno de los objetivos fundamentales de este proyecto eliminar el manejo de papeles y el empleo de personal extra en el traslado de los mismos pudiendo esta información viajar por la red obteniéndose como resultado el ahorro de tiempo y recursos. El sistema SITA se desarrolló en ambiente WEB, diseñado e implementado en un entorno multiusuario, desarrollado utilizando MacromediaDreamWeaver MX con gestor de bases de datos SQL Server 2000 y utilizando Active Server Page (ASP) para la programación dinámica del sistema. Ventajas que ofrece el sistema SITA Mayor eficiencia en el control y la tramitación de documentos. Reducción del tiempo de respuesta a los trámites de los documentos. Agiliza la toma de decisiones. Incremento de la productividad y reducción de costos. Ahorro de tiempo y recursos. Requerimientos técnicos del sistema. El sistema SITA cuenta con una serie de requerimientos técnicos para la ejecución del mismo. Internet Explorer 5.0 o superior. 64 MB RAM o superior. El sistema va a trabajar con un servidor que debe contar con: Un servidor SQL Server IIS (Internet Information Server, servidor WEB) Crystal Report version 8.0 (componente del servidor) Sitio correspondiente a la aplicación SITA (control y tramitación de documentos, con los permisos necesarios. Pasos a seguir en la instalación. Para iniciar la instalación es necesaria la presencia de un técnico para llevar a cabo todo el proceso de instalación. Se debe: 2

3 Crear un sitio en el servidor IIS. Copiar el contenido de la carpeta SITA que se encuentra en el CD de instalación del sitio creado. Crear los permisos de escritura para la carpeta documentos _ sita que puede estar ubicada en cualquier torre del sistema. Instalar en el servidor WEB el componente Web Server del Cristal Report 8.0. En la parte cliente debe estar el componente Actives del Crystal Reports 8.0. La primera vez que acceda a algún reporte de la aplicación el IE (Internet Explorer) le dará esa posibilidad. Para ejecutar el sistema SITA. Haga clic en el botón Inicio de Windows que se encuentra en la parte inferior izquierda de la pantalla. Mueva el puntero del ratón hacia el elemento denominados Programas. Dirija el puntero por el árbol del menú hasta llegar al nombre del programa Internet Explorer, haga clic para abrirlo, una ves situado dentro del mismo aparece el sitio donde debe escribir la dirección presionando la tecla Enter inmediatamente se activará la página inicial del sistema. Administración y seguridad del sistema. El sistema SITA para el control y la tramitación de documentos cuenta con un mecanismo de seguridad que es controlado por el Administrador, el cual es el encargado de insertar, eliminar y darle los permisos necesarios a los usuarios del sistema, esto requiere de una clave de acceso para cada usuario. En la opción del Menú Administración, el administrador tiene la posibilidad de Adicionar un nuevo usuario de la aplicación con la clave de acceso a este grupo al que va a pertenecer, además puede eliminar un usuario que no utilice el sistema. Interfaz grafica de usuario: Una vez dentro de la aplicación lo primero que se muestra es una página con marcos. En el marco izquierdo está la estructura de carpetas correspondientes a la forma en que se organiza la información en la Entidad. De esta manera se muestra también el marco derecho donde se van a realizar las operaciones principales y necesarias para la tramitación de cualquier tipo de documentos, 3

4 ella cuenta con un menú para seleccionar las diferentes opciones del sistema. Ellas son: Documentos. Trámites. Codificadores. Reportes. Usuarios. Ayuda. Salir. Año. Además el sistema cuenta con dos pestañas en la parte inferior del menú principal ellas son: Documentos. Carpetas. Si se hace clic sobre la opción Carpeta, entonces se mostrará una página donde se mostrará el nombre de la carpeta seleccionada. Además tiene las siguientes opciones. Listado de Carpetas Muestra un listado de las Subcarpetas que están contenidas en la Carpeta que el usuario seleccionó previamente en el árbol de Carpetas. Añadir una Carpeta - Permite añadir una subcarpeta dentro de la Carpeta seleccionada. Se escribirá el nombre de la Subcarpeta y se hará clic sobre el botón Nuevo y la Subcarpeta quedará añadida y se mostrará en el listado de Subcarpetas. Renombrar la Carpeta Esta opción brinda la posibilidad de renombrar la carpeta que ha sido seleccionada previamente en el árbol de Carpetas. El usuario escribirá el nuevo nombre y hará clic sobre el botón Renombrar y la Carpeta quedará renombrada. Eliminar una Carpeta Esta opción permite eliminar una Carpeta. Las Carpetas que están en el nivel principal del árbol no pueden ser eliminadas con esta opción. Si la carpeta tiene subcarpetas tampoco puede ser eliminada, deben ser eliminadas las subcarpetas antes. Ubicación Esta opción permite asociar una ubicación física a la Carpeta seleccionada. La ubicación puede ser añadida mediante el botón Nueva ubicación o con el Codificador de Ubicaciones. El usuario selecciona la ubicación física de la carpeta, al hacer clic sobre una opción en este cuadro de selección. 4.3 Captación de los datos de un documento. 4

5 Los datos de un documento son: Número del documento. Fecha de elaboración del documento Tipo de documento. Antecedente. Descripción. Incidencias (Este campo es solo de acceso al máximo responsable de la entidad o la persona que le hayan delegado sus funciones.) Remitente o destinatario según sea el documento de Entrada o de Salida, esta persona puede ser nacional o extranjera. Si el documento es de Salida se muestra un cuadro de lista desplegable para seleccionar el remitente. Si el remitente es nacional entonces se muestra el cargo, el ministerio, la entidad y si es extranjero entonces se muestra el cargo, el país y el organismo. El número de procedencia. En la página de captura de datos de un documento se muestra el menú para tener acceso a las opciones de la aplicación, así como un conjunto de tabs para moverse por las etapas que un documento transita que son: Datos Generales: La captación de datos de un documento. Trámites: Los trámites que se realizan al documento. Anexos: Son los anexos que puede tener un documento determinado. Ubicación: Muestra la ubicación de dicho documento en una de las carpetas de la estructura de carpetas de la Entidad que está utilizando el sistema. Si se hace clic sobre el tab Trámites y el documento tiene algún trámite entonces se mostrará un Listados de Trámties que contienen el nombre de la persona a la que se dirige el trámite, la fecha en que se hizo el trámtie, la fecha de cumplimiento y la fecha de respuesta. Si se hace clic sobre el tab Anexos y el documento tiene algún anexo entonces se mostrará un Listados de Anexos que contienen el nombre del anexo, el tamaño y el tipo. Al dar clic sobre el nombre se mostrará el documento en una nueva ventana. Si el documento no tiene ningún Anexo entonces aparecerá la pantalla de captación de un nuevo Anexo, se escoge el documento que debe estar almacenado digitalmente en alguna carpeta del disco duro y se procede a almacenarlo en una carpeta que guardará todos los Anexos del documento y que no perderá el valor de archivo de los documentos para un año. Al acceder con un clic sobre el tab Ubicaciones entonces se mostrará el nombre de las Carpetas y su Ubicación Física Real porque siempre se conserva una copia en papel aunque se tenga almacenada digitalmente. El 5

6 usuario selecciona una carpeta sobre el cuadro de lista desplegable y entonces automáticamente se mostrará la Ubicación Física que corresponde a esta carpeta y podrá entonces ubicar el documento en dicha carpeta digital con su correspondiente carpeta física en el archivo. Menú En la parte superior de todas las páginas del sistema aparece en el marco derecho un menú para seleccionar las diferentes opciones que le brinda el sistema. Las opciones principales que tiene el menú son: Documento, Trámites, Codificadores, Reportes, Usuarios, Ayuda y Salir. Codificadores. El sistema cuenta con una serie de codificadores. Los codificadores se clasifican como: Generales, Documentos y Personas. Cada opción mencionada consta de un submenú y al acceder sobre una de estas opciones se solicitará un codificador del sistema. Estos codificadores deben ser llenados por un especialista antes de comenzar a utilizar el sistema. Reportes. El sistema cuenta con una serie de reportes que facilitan el trabajo en una oficina como son: Documentos de Entrada. Documentos de Salida. Trámites a Documentos de Entrada. Documentos Pendientes de Respuesta. Documentos Incumplidos. Resumen. Prestados. Los reportes Documentos de Entrada y de Salida pueden ser en un rango de fechas o por persona, los reportes Trámites A Documentos de Entrada pueden ser a Un Documento, en un rango de fecha y por destinatario: Los reportes Documentos Pendientes de Respuesta pueden ser por persona o todos lo trámites pendientes realizados a documentos con remitente nacional, o los trámites pendientes realizados a documentos con remitente extranjero. Los Documentos Incumplidos se pueden obtener por dos criterios los documentos con remitente nacional o los documentos con remitente extranjero que tienen trámites incumplidos es decir que la fecha de cumplimiento es menor que la fecha en que se obtiene el reporte. 6

7 Los reportes Resúmenes pueden ser por remitente y por ubicación. También puede obtenerse un reporte de los documentos prestados que tiene la localización del préstamo. Búsqueda. El sistema SITA cuenta con una opción de búsqueda que tiene varios criterios entre los que se encuentran: Tipos de Documentos. Remitente del documento. Clasificación. Fecha. Conclusiones. El Sistema de Control y Tramitación de Documentos SITA es una herramienta útil para el control de una oficina, con este sistema se facilita la organización de una oficina, y un control eficiente de los documentos que entran y salen de la misma. SITA es un sistema para el control de documentos en cualquier oficina. Mantiene el control de toda la correspondencia que entra y sale de una oficina, este programa permite introducir fácilmente la información y acceder a los datos con rapidez, y ofreciendo un ambiente amigable al usuario. 7