GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE UNA COMISIÓN DE SEGUIMIENTO DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTERNO EN UN ORGANISMO PAGADOR

Transcripción

1 GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE UNA COMISIÓN DE SEGUIMIENTO DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTERNO EN UN ORGANISMO PAGADOR Subdirección General de Auditoría Interna y Evaluación

2 1 ÍNDICE 1 - Exposición de Motivos Constitución Objeto de la Comisión de Seguimiento Composición Asuntos a tratar en la Comisión Funcionamiento Periodicidad Convocatoria Orden del día Desarrollo de las reuniones Acuerdos Adoptados Actas de las reuniones Informes 7

3 2 1 - Exposición de Motivos El Reglamento (CE) nº 885/2006, de 21 de junio de 2006, dispone en el punto 4.A) del Anexo I la obligación de llevar a cabo un seguimiento continuo de las operaciones diarias y las actividades de control del organismo pagador a fin de garantizar una pista de auditoría suficientemente detallada. Para la realización del seguimiento continuo, el creó en 2008 un grupo de trabajo, denominado Comisión de Seguimiento de los Sistemas de Gestión y Control interno (la Comisión, en adelante) integrado por los responsables del organismo pagador. La Comisión se ha convertido en una herramienta eficaz para llevar a cabo el seguimiento continuo en el, por lo que aprovechando la experiencia adquirida en este ámbito, se elabora esta guía con el objeto de que sirva de referencia a los organismos pagadores en el supuesto de que se considere adecuado crear un grupo de trabajo con este objetivo. 2 - Constitución La constitución de la Comisión de Seguimiento debería formalizarse mediante el tipo de norma que utilice habitualmente el organismo pagador (instrucción general, directiva, circular, acuerdo, resolución, orden, etc.). En el caso del la creación de la Comisión de Seguimiento se llevó a cabo mediante una Instrucción General firmada por el Presidente del Organismo. 1 La norma por la se crea la Comisión debería señalar los aspectos básicos de su regulación, que como mínimo serán: la normativa aplicable, nivel orgánico y funcional, el objeto, el funcionamiento, la composición, los asuntos a tratar, el alcance de los acuerdos adoptados, las actas, los informes y demás documentos que se elaboren sobre los trabajos abordados. 1 Instrucción Genial nº 4/2011 de 16/06/2011

4 3 3 - Objeto de la Comisión de Seguimiento El objeto de la Comisión es analizar y evaluar los sistemas de gestión y control del organismo pagador, promover las modificaciones necesarias parar mejorar su funcionamiento y lograr una permanente actualización acorde con la normativa vigente en cada momento. 4 - Composición La Comisión debería estar integrada, como mínimo por los responsables de las unidades que conforman el organismo pagador relacionadas con las actividades sobre las que se debe realizar el seguimiento continuo. Además debería contar con un responsable, que adoptará la forma de Presidente de la Comisión u otra similar, que actuará como moderador y se encargará de decidir sobre los asuntos tratados y, en su caso, de adoptar los acuerdos. La Comisión debería tener una Secretaría que desempeñe las tareas administrativas necesarias para su funcionamiento como son, entre otras: convocar las reuniones, elaborar el orden del día, abrir las reuniones de la Comisión, dar la palabra al responsable de cada punto del orden del día, elaborar el acta o documento resumen de cada reunión, realizar el seguimiento de los acuerdos adoptados en cada reunión. 5 - Asuntos a tratar en la Comisión En la Comisión se podrá tratar cualquier asunto relacionado con el organismo pagador. En consecuencia, la serie de temas a tratar es amplia e irá variando acorde con el funcionamiento y las necesidades. No obstante, al menos, se deberían tratar los cinco ámbitos principales definidos en el anexo I del Reglamento (CE) 885/2006: Autorización de los pagos. En particular, se deberían abordar los asuntos relacionados con los controles administrativos (recepción, registro y tratamiento de solicitudes, listas de control, etc.) y controles sobre el terreno (controles previos a los pagos y controles posteriores a éstos, incluidas inspecciones sobre el terreno, etc.). Ejecución de los pagos. Verificaciones para asegurar que sólo se libran órdenes de pago para las solicitudes autorizadas y que los pagos se efectúan adecuadamente.

5 4 Contabilidad. Análisis de las comprobaciones sobre los asientos del libro mayor y las conciliaciones de los apuntes contables con los bancarios; también debería incluir los controles acerca de la transmisión a la Comisión y la conciliación de los cuadros mensuales y de las declaraciones trimestrales sobre ingresos y gastos. Gestión de deudas. Análisis y controles sobre el reconocimiento de las deudas y la anotación de éstas en el libro mayor de deudores. Se realizará un seguimiento de la gestión de las deudas durante el procedimiento de recaudación ya sea en periodo voluntario o ejecutivo, y tanto en la fase administrativa como la judicial, si es el caso. Anticipos y garantías. Debería comprender los controles para asegurar que están debidamente validadas, que son identificables y custodiadas correctamente. También se comprobará que las garantías siguen siendo válidas y fiables hasta que se haya liquidado el anticipo correspondiente. Se evaluará la gestión del registro de garantías, a tal fin, se analizará, entre otros, los procedimientos e incidencias relacionadas con la retención, devolución y ejecución de las garantías, el resultado de los arqueos, en su caso, o cualquier otro tipo de control o comprobación que se realice. También podrían ser objeto de un tratamiento periódico en la Comisión, por su importancia y directa relación con la gestión y los controles internos, los siguientes asuntos: Informes de los controles del Reglamento (CE) nº 485/2008. Se realizará un seguimiento de las medidas correctoras que, en su caso, haya que establecer en función de las incidencias detectadas en dichos controles, especialmente las que impliquen la recuperación de importes indebidamente pagados. Informe de certificación de la cuenta del Organismo pagador realizado por el órgano de certificación. Sería conveniente que representantes del citado organismo fueran convocados a lo largo del ejercicio para que presentasen los resultados provisionales y definitivos de la auditoría de la cuenta del organismo pagador. Asimismo, serán objeto de seguimiento continuo hasta su resolución las constataciones de los informes de certificación de ejercicios anteriores y los errores financieros. Encomiendas de gestión y delegaciones. Al menos, una vez en el ejercicio, se convocará a los representantes de las medidas cuya gestión se les haya encomendado o delegado por el organismo pagador para que informen sobre dicha gestión.

6 5 6 - Funcionamiento Periodicidad La Comisión debería reunirse de manera periódica a fin de promover y asegurar la regularidad de los trabajos y la periodicidad de las reuniones debe estar definida. Asimismo, además de las reuniones periódicas, la Comisión debe estar en disposición de reunirse, de forma extraordinaria, cuando algún asunto lo requiera Convocatoria A las reuniones de la Comisión asistirán sus integrantes (apartado 3. COMPOSICIÓN) y, asimismo, se podrá convocar a quien se considere oportuno en virtud de los asuntos a tratar, como por ejemplo: los responsables del órgano de certificación, de los órganos delegados responsables de controles que no pertenezcan al organismo pagador, etc. Para cada reunión, los participantes (integrantes e invitados, en su caso) deben ser convocados de forma expresa. La convocatoria de las reuniones se cursará a cada participante con una antelación suficiente al objeto de que los temas a tratar puedan ser preparados. En cualquier caso y por motivos de organización, sería conveniente establecer la necesidad de que se confirme la asistencia de forma fehaciente Orden del día Para cada reunión de la Comisión, se debería elaborar un orden del día en el que se incluirán los puntos a tratar y la unidad o cargo responsable de su exposición. Asimismo, se indicará el lugar, el día y la hora de la reunión. Como norma general, en el orden del día de cada convocatoria, se incluirán como mínimo los siguientes puntos: Aprobación del acta o documento que contenga el resumen y/o acuerdos de la reunión anterior. Este punto será el primero del orden del día. Varios. El contenido de este punto permite a los participantes plantear cualquier cuestión que considere oportuna y en general, se concretará al inicio de cada reunión. Seguimiento de los acuerdos adoptados en reuniones anteriores. El orden del día debería poder ser modificado y ampliado a propuesta de cualquiera de los participantes. La documentación relacionada con los puntos del orden del día, se debería facilitar con antelación a día reunión.

7 Desarrollo de las reuniones Las reuniones se iniciaran con la presentación del orden del día por parte del responsable de la Secretaría de la Comisión. Cada punto del orden del día se inicia con la exposición del responsable del mismo, procediéndose a continuación al intercambio de ideas y opiniones al respecto que, en la medida en que sea posible, debería terminar con una decisión del Presidente de la Comisión o, en su caso, con la adopción de un acuerdo. Sería conveniente que los asistentes a la reunión firmaran una lista de asistencia para evidenciar la misma. 7 - Acuerdos Adoptados Para que el seguimiento continuo sea eficaz, los acuerdos adoptados en la Comisión deben ser de obligado cumplimiento para todas las unidades del Organismo Pagador vinculadas a los mismos en virtud de su contenido. En consecuencia, las unidades responsables de su ejecución deberían facilitar a la Comisión la pertinente documentación probatoria. Salvo que en los propios acuerdos se indique otra cosa, deberían ser de inmediata ejecución desde la reunión en la que se adoptan y se recogerán en el acta o documento resumen de dicha reunión. Los acuerdos sólo deberían poder anularse mediante otro acuerdo adoptado en el seno de la Comisión, excepto que en el propio acuerdo se indique de otra forma. La Secretaría de la Comisión, debería comunicar los acuerdos adoptados a las unidades afectadas cuando los representantes de éstas últimas no hayan asistido a la reunión en la que se adoptan. 8 - Actas de las reuniones El contenido de las reuniones de la Comisión debería ser evidenciado mediante algún tipo de documento, que preferentemente debiera ser un acta. La responsabilidad de su elaboración debería ser de la Secretaría de la Comisión. Como mínimo en el acta se debería indicar: La identificación de las personas asistentes y la unidad a la que pertenecen. El orden del día seguido en la reunión.

8 7 La aprobación del acta de la reunión anterior. Un resumen de lo expuesto en cada punto del orden del día, indicando las personas que intervienen y el contenido de sus intervenciones. El seguimiento de los acuerdos alcanzados en la última reunión y asimismo, de aquellos queden pendientes de reuniones anteriores. Los acuerdos adoptados en la reunión. La fecha prevista de celebración de la próxima reunión. El borrador del documento debería hacerse llegar a los integrantes de la Comisión, para que realicen las observaciones y/o aclaraciones que se estimen oportunas. Asimismo, se debería facilitar a los invitados que hayan sido convocados a la reunión, a los mismos efectos. Teniendo en cuenta las alegaciones o aclaraciones realizadas al borrador, se elaborará el documento que se llevará a la siguiente Comisión para su aprobación. Las actas aprobadas en la Comisión serán firmadas por el Presidente de la Comisión. 9 - Informes A los efectos de valorar la eficacia y eficiencia del trabajo de la Comisión es recomendable elaborar un informe anual detallando todos los acuerdos adoptados en el marco de la Comisión durante el ejercicio, así como el estado de cumplimiento de los mismos al final de dicho ejercicio. Este informe, además, permite tener una visión de conjunto de la marcha del seguimiento realizado y conocer las áreas objeto de mayor y menor seguimiento. Estos informes deberían tener las mismas formalidades que se han indicado para actas de cada reunión, en lo que se refiere a su elaboración, firma y distribución, y podría ser uno de los documentos soporte de la declaración de fiabilidad y por lo tanto podría relacionarse en el Anexo I de la misma.