Normas Básicas y Reglamento Específico del Sistema de Administración de Personal

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1 Normas Básicas y Reglamento Específico del Sistema de Administración de Personal Texto de Consulta Centro Nacional de Capacitación

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3 Indice 1. Antecedentes Estructura Jurídica del País y Estructura Normativa Institucional Aspectos generales Cuál es la estructura jurídica del país? Cuál es la relación de la estructura normativa institucional con la estructura jurídica del país? Qué es la Constitución Política del Estado? Qué es la Ley 1178? Qué son las Normas Básicas? Cuál es el objeto de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Personal (NB-SAP)? Qué es un Reglamento Específico? Qué es el Reglamento Específico del Sistema de Administración de Personal (RE-SAP) y cuál es su objetivo? Qué es el Reglamento Interno de Personal (RIP) y cuál es su objetivo? Cuál es la relación entre las NB-SAP y el RE-SAP y cuál la relación entre el EFP y el RIP? Qué tipos de responsabilidad por la función pública origina el incumplimiento a las NB-SAP? Qué es el Control Interno Gubernamental y cuál es su objetivo? Por qué es fundamental la incorporación del Control Interno Gubernamental en los Reglamentos Específicos y otros instrumentos normativos internos de cada entidad? Subsistema de Dotación de Personal Aspectos conceptuales Qué es la Dotación de personal y cuáles son sus objetivos? Quiénes son responsables por la Dotación de personal? Qué tipos de control interno se pueden implantar? Controles Preventivos Controles Detectivos Proceso clasificación, valoración y remuneración de puestos En qué consiste la clasificación, valoración y remuneración de puestos y cuáles son sus objetivos? Quiénes son responsables de este proceso? Cuál es la clasificación de puestos en las entidades públicas? Qué métodos de valoración de puestos se pueden utilizar? Para efectos de remuneración, cuándo se otorgan incentivos monetarios y psicosociales (morales)? i

4 2.3. Proceso cuantificación de la demanda de personal En qué consiste la cuantificación de la demanda de personal y cuáles son sus objetivos? Quiénes son responsables de este proceso? Proceso análisis de la oferta interna de personal En qué consiste el análisis de la oferta interna de personal y cuáles son sus objetivos? Quiénes son responsables de este proceso? Qué es y para qué sirve el Inventario de personal? Proceso formulación del plan de personal En qué consiste la formulación del Plan de Personal (PDP) y cuáles son sus objetivos? Quiénes son responsables de este proceso? Qué relación existe entre el PDP y el PEI? Proceso programación operativa anual individual (poai) En qué consiste el POAI y cuáles son sus objetivos? Quiénes son responsables de este proceso? Cuál es la utilidad del POAI? Proceso reclutamiento y selección de personal Qué es el reclutamiento y la selección de personal y cuáles son sus objetivos? Quiénes son responsables de este proceso? Cuáles son las modalidades de reclutamiento? Cuáles son los plazos para las convocatorias públicas? Cuáles son las etapas de la selección de personal? Las entidades públicas pueden contratar empresas privadas para conducir procesos de reclutamiento y selección de personal? PROCESO INDUCCIÓN O INTEGRACION Qué es la inducción y cuáles son sus objetivos? Quiénes son responsables de este proceso? Qué es un programa de orientación? Cuánto tiempo comprende el periodo probatorio? A qué categorías involucra? UNIDAD PROCESO: EVALUACIÓN DE CONFIRMACIÓN Qué es la evaluación de confirmación y cuáles son sus objetivos? Quiénes son responsables de este proceso? Qué se entiende por interinato? Qué diferencias existe entre funcionarios interinos, eventuales y provisorios? Subsistema de Evaluación del Desempeño ASPECTOS CONCEPTUALES Qué es la Evaluación del desempeño y cuáles son sus objetivos? Quiénes son responsables por la Evaluación del Desempeño? Qué tipos de control interno se pueden implantar? Controles Preventivos Controles Detectivos...41 ii

5 3.2. PROCESO PROGRAMACIÓN DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Qué es la programación de la evaluación del desempeño y cuáles son sus objetivos? Quiénes son responsables de este proceso? PROCESO EJECUCIÓN DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Qué es la ejecución de la evaluación del desempeño y cuáles son sus objetivos? Quiénes son responsables de este proceso? Qué métodos se recomiendan? Cuáles son los resultados emergentes de la evaluación? Quiénes conforman el Comité de evaluación? Subsistema movilidad de personal ASPECTOS CONCEPTUALES Qué es la Movilidad de personal y cuáles son sus objetivos? Quiénes son responsables por la Movilidad de personal? Qué tipos de control interno se pueden implantar? Controles Preventivos Controles Detectivos PROCESO PROMOCIÓN Qué es la promoción y cuáles son sus objetivos? Quiénes son responsables de este proceso? Qué se entiende por promoción vertical? Qué se entiende por promoción horizontal? PROCESO ROTACIÓN Qué es rotación de personal y cuáles son sus objetivos? Quiénes son responsables de este proceso? Cuál es la diferencia entre rotación interna y rotación externa? PROCESO TRANSFERENCIA Qué es transferencia y cuáles son sus objetivos? Quiénes son responsables de este proceso? Cuál es la diferencia entre transferencia y permuta? PROCESO RETIRO Qué es el retiro y cuáles son sus objetivos? Quiénes son responsables de este proceso? Cuáles son las causales para el retiro? Por qué está prohibido el retiro discrecional? Subsistema de capacitación productiva UNIDAD ASPECTOS CONCEPTUALES Qué es la capacitación productiva y cuáles son sus objetivos? Quiénes son responsables por la capacitación productiva? Qué tipos de control interno se pueden implantar? Controles Preventivos Controles Detectivos iii

6 5.2. PROCESO DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN Qué es la detección de necesidades de capacitación y cuáles son sus objetivos? Quiénes son responsables de este proceso? Qué métodos se recomiendan? PROCESO PROGRAMACIÓN DE LA CAPACITACIÓN PRODUCTIVA Qué es la programación de la capacitación productiva y cuáles son sus objetivos? Quiénes son responsables de este proceso? Cómo se formula el PAC? Qué diferencia existe entre una beca y una pasantía? PROCESO EJECUCIÓN DE LA CAPACITACION PRODUCTIVA Qué es la ejecución de la capacitación y cuáles son sus objetivos? Quiénes son responsables de este proceso? Quiénes deben y pueden ejecutar la capacitación? PROCESO EVALUACIÓN DE LA CAPACITACIÓN Y SUS RESULTADOS Qué es la evaluación de la capacitación y sus resultados y cuáles son sus objetivos? Quiénes son responsables de este proceso? Quiénes participan de la capacitación? Qué es el SISNACAP? Subsistema de Registro Aspectos conceptuales Qué es el registro de personal y cuáles son sus objetivos? Quién es responsable del Registro de Personal? Qué tipos de control interno se pueden implantar? Controles Preventivos Controles Detectivos PROCESO GENERACIÓN DE INFORMACIÓN Qué es la generación de información y cuál es su objetivo? Quiénes son responsables de este proceso? Qué tipo de información se puede generar en el SAP? PROCESO ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN Qué es la organización de la información y cuál es su objetivo? Quiénes son responsables de este proceso? Qué documentos contiene la Ficha de Personal? PROCESO ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN Qué es la actualización de información y cuál es su objetivo? Quiénes son responsables de este proceso? Por qué el SNAP requiere información actualizada? iv

7 7. Relación sistémica del SAP INSUMO PROCESO - PRODUCTO (IPP) Cuál es la interrelación del SAP y los SAYCO? Cuál es la relación entre los cinco subsistemas del SAP? Cuáles son los IPP de cada uno de los subsistemas? v

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9 Parte 1 1.Antecedentes Estructura Jurídica 2.del País y Estructura Normativa 3.Institucional El término disposición legal se reserva para aquellas disposiciones normativas que hayan emanado del Poder Legislativo, no debe utilizarse para denominar a las disposiciones de rango reglamentario aprobadas por el Poder Ejecutivo. (D.S de 8/Abr/99) Normas Básicas y Reglamento Específico del SAP 7

10 Contraloría General de la República CENCAP 3.1. ASPECTOS GENERALES Cuál es la estructura jurídica del país? Tomando como base la pirámide de Kelsen y tal cual establece el artículo 8 de la Ley N 2446 (LOPE), la estructura jurídica del Estado boliviano responde al ordenamiento siguiente: PODER EJECUTIVO CPE LEY D.S. R.S. R.MM. R.BM. R.M. R.A. PODER LEGISLATIVO C.P.E. = Constitución Política del Estado D.S. = Decreto Supremo R.S. = Resolución Suprema R.MM. = Resolución Multiministerial R.B. = Resolución Bi-ministerial R.M. = Resolución Ministerial R.A. = Resolución Administrativa En el ámbito de la administración departamental se emiten Resoluciones Prefecturales y en los Gobiernos Locales se dictan Resoluciones Municipales Cuál es la relación de la estructura normativa institucional con la estructura jurídica del país? Por lo general, en la estructura normativa institucional se cuentan Resoluciones, Reglamentos, Manuales y otros, los mismos que por un principio jurídico administrativo no pueden contravenir la CPE, las leyes, decretos supremos, resoluciones supremas, estatutos, ni otros sancionados por el Poder Legislativo o aprobados por el Poder Ejecutivo. Por tanto, la relación es directa, concluyendo que la normativa interna de cada entidad es consecuencia de la estructura jurídica del Estado boliviano. 8 Normas Básicas y Reglamento Específico del SAP

11 CENCAP Contraloría General de la República Qué es la Constitución Política del Estado? Es la ley suprema del ordenamiento jurídico nacional. Los principios, garantías y derechos reconocidos por la CPE, no pueden ser alterados por las leyes que regulen su ejercicio ni necesitan de reglamentación previa para su cumplimiento Qué es la Ley 1178? Es una norma que fue promulgada en fecha 20 de julio de 1990, que: Expresa un modelo de administración para el manejo de los recursos del Estado. Establece sistemas de administración financiera y no financiera, que funcionan de manera interrelacionada entre sí y con los sistemas nacionales de Planificación e Inversión Pública. Establece el régimen de responsabilidad de los servidores públicos por el desempeño de sus funciones Qué son las Normas Básicas? En términos generales son criterios reguladores, directrices o lineamentos básicos conformados por procesos y procedimientos elementales que permiten la aplicación de disposiciones legales, administrativas y técnicas en una materia específica. Sirven como marco de referencia e instrumento de regulación de los SAYCO, en el contexto del ordenamiento jurídico-administrativo vigente en el país. Cada uno de los sistemas de administración financiera y no financiera tiene una norma básica Cuál es el objeto de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Personal (NB-SAP)? Las NB-SAP tienen por objeto regular el Sistema de Administración de Personal y la Carrera Administrativa, en el marco de la Constitución Política del Estado, Ley N 1178 SAFCO, Ley N 2027 Estatuto del Funcionario Público (EFP) y Decretos Reglamentarios correspondientes Qué es un Reglamento Específico? Es el documento institucional en el que se particularizan los principios, procesos, previsiones, métodos y responsabilidades establecidos en las Normas Básicas. Así también, un reglamento específico regula y operativiza el funcionamiento de un determinado SAYCO, adecuando a su entidad las disposiciones contenidas en las Normas Básicas. Cabe subrayar además, que un Reglamento Específico imprescindiblemente debe contar con instrumentos que operativicen los subsistemas del SAYCO. Éstos instrumentos podrán ser manuales, métodos, procedimientos, matrices (formatos), cua- 1 Arts. 228 y 229 CPE Ley N 1615 de 6/Feb/95 2 Art. 1 NB-SAP Normas Básicas y Reglamento Específico del SAP 9

12 Contraloría General de la República CENCAP dros, formularios y contenidos. También determinará responsables para cada proceso. Para que el Reglamento Específico sirva como instrumento normativo que regule el funcionamiento del SAP en una entidad, se debe seguir el procedimiento siguiente: La entidad elabora el RE-SAP La entidad envía el RE-SAP al Órgano Rector para su com patibiliza ción El Órgano Rector com patibiliza el RE-SAP de la entidad La entidad aprueba El RE-SAP, m ediante resolución expresa Qué es el Reglamento Específico del Sistema de Administración de Personal (RE-SAP) y cuál es su objetivo? Es el documento-guía de la entidad, cuyo objetivo es la implantación de reglas, procesos y procedimientos del Sistema de Administración de Personal y la Carrera Administrativa. El RE-SAP debe estar organizado internamente en títulos, capítulos y artículos correlativos. Su contenido básico, deberá estar de acuerdo con la Guía emitida por el Servicio Nacional de Administración de Personal (SNAP), aprobada a través de resolución administrativa No. 048/02 de 29 de noviembre de Es importante señalar que todas las entidades públicas que cuentan con una Carrera Administrativa con Legislación Especial, deben regular en su RE-SAP, todos los aspectos relativos a dicha Carrera, desde su incorporación, requisitos, condiciones, alcance, y movilidad funcionaria, hasta los Recursos de Revocatoria y Jerárquico. Queda claro en consecuencia, que el Estatuto del Funcionario Público (Ley N 2027), tiene competencia solo para las entidades que no tienen disposiciones especiales establecidas respecto a la Carrera. Así también el D.S. N referido a los Recursos de Revocatoria y Jerárquico es obligatorio para todas las entidades sometidas al ámbito de aplicación de la Ley N 2027 y no así para el resto Qué es el Reglamento Interno de Personal (RIP) y cuál es su objetivo? Es un instrumento complementario del Sistema de Administración de Personal (SAP), cuyo objetivo es establecer, normar y regular las relaciones de trabajo entre la entidad y sus funcionarios, garantizando el desarrollo de la Carrera Administrativa, determinando fundamentalmente derechos, deberes, prohibiciones, incompatibilidades y todo aquello que concierne al régimen laboral. 10 Normas Básicas y Reglamento Específico del SAP

13 CENCAP Contraloría General de la República El RIP en consecuencia con el Estatuto del Funcionario Público, pretende asegurar dignidad, transparencia, eficacia y vocación de servicio a la sociedad por parte de los servidores públicos en el ejercicio de la función pública. Para llevar adelante este cometido plantea, entre otros elementos, el Código de Ética. El Código de Ética es la formulación de normas de conducta humana aceptadas dentro la cultura organizacional de cada entidad y que son parte de la filosofía institucional del Estado boliviano Cuál es la relación entre las NB-SAP y el RE-SAP y cuál la relación entre el EFP y el RIP? Las NB-SAP constituyen el marco de referencia para la formulación del RE-SAP. En ellas se explicitan los fundamentos del Sistema de Administración de Personal. Vale decir que el RE-SAP es el instrumento operativo de las Normas Básicas, con sus peculiaridades y diferencias respecto a cada entidad, siempre deben respetar el carácter principista y legal de las NB-SAP. Por otra parte, el Estatuto del Funcionario Público constituye el marco de referencia para la formulación del RIP. Vale decir que el RIP es el instrumento operativo del Estatuto del Funcionario Público, que cada entidad debe formular en función de su política interna en materia de recursos humanos. Ahora bien, la Ley N 2027 (EFP) aprobada por el Congreso Nacional y el D.S. N (NB-SAP) aprobado por el Poder Ejecutivo, son disposiciones que forman parte de la estructura jurídica del país, mientras el RE-SAP y el RIP son instrumentos de la estructura normativa interna de cada entidad. CONSTITUCIÓN POLÍTICA DEL ESTADO Poder Ejecutivo Poder Legislativo NB-SAP D.S. N ESTA TUTO LEY N 2027 RE-SAP RIP Qué tipos de responsabilidad por la función pública origina el incumplimiento a las NB-SAP? Tomando en cuenta que el objetivo central del nuevo modelo en materia de administración de personal se fundamenta en la implantación de la Carrera Administrativa en el Sector Público, en base a la correcta aplicación de las NB-SAP, la responsabili- Normas Básicas y Reglamento Específico del SAP 11

14 Contraloría General de la República CENCAP dad por la función pública de los servidores que tienen a su cargo la puesta en marcha del modelo cobra gran importancia, toda vez que éstos deberán necesariamente asumir su responsabilidad por la acción u omisión que contravenga el ordenamiento jurídico administrativo y las normas que regulan la conducta funcionaria. Cuándo la responsabilidad es ejecutiva y a quién se aplica? Cuando la máxima autoridad ejecutiva ha incumplido con las obligaciones expresamente señaladas en la Ley 1178 o cuando su gestión ha sido deficiente o negligente. La responsabilidad por la implantación del Sistema de Administración de Personal recae en la máxima autoridad ejecutiva y en los cuerpos colegiados (si es que éstos estuvieran considerados dentro las estructuras organizativas) de la entidades públicas. En consecuencia, aquellas autoridades que no cumplan su deber, serán pasibles de responsabilidad ejecutiva, con la consiguiente sanción de suspensión o destitución, a cuyo efecto, las Unidades de Auditoría Interna de las instituciones, así como la Contraloría General de la República, son responsables por la ejecución de las auditorías respectivas que concluyan con un Dictamen de Responsabilidad Ejecutiva emitido por el Contralor General de la República. Cuándo la responsabilidad es administrativa y a quiénes se aplica? Cuando el servidor público en el ejercicio de sus funciones, incurre en una acción u omisión que contravenga el ordenamiento jurídico administrativo y las normas que rigen la conducta de los funcionarios públicos. La responsabilidad administrativa emerge de la contravención a las normas, las mismas que pueden ser generales, entre ellas el Estatuto del Funcionario Público, las NB- SAP, normativa que regula el ejercicio de las diferentes profesiones, códigos de ética profesional, resoluciones emitidas por la Superintendencia del Servicio Civil y otras específicas o particulares, constituidas por los reglamentos internos, códigos de ética institucionales, manuales de funciones, instructivos internos y otros. Las operaciones relacionadas con el Sistema de Administración de Personal, emergentes de su implantación, quedan a cargo de los responsables de las Unidades de Personal de las entidades del Sector Público, en cuyo caso, los encargados de su operativización podrán ser pasibles de responsabilidad administrativa, si es que no cumplieran con los deberes y funciones asignados a su puesto. Así también, el resto de los funcionarios tiene también la obligación de someterse a las normas administrativas en materia de administración de personal, ya que de lo contrario también serán pasibles a la aplicación de responsabilidad administrativa. Al respecto, las normas administrativas comprenden todas las disposiciones legales atinentes a la administración pública que estén vigentes en el país a tiempo de producirse la acción u omisión que las contraviene, generalmente éstas normas están explícitas en el RE-SAP y en el RIP. Cuándo la responsabilidad es civil y a quiénes se aplica? Cuando la conducta del funcionario público cause daño económico al Estado, valuable en dinero, con prescindencia de si el monto es significativo o no lo es. Se aplica a servidores públicos, ex funcionarios, personas naturales o jurídicas. 12 Normas Básicas y Reglamento Específico del SAP

15 CENCAP Contraloría General de la República El Art. 13º de las NB-SAP señala que la máxima autoridad ejecutiva de las entidades públicas que recluten, incorporen o contraten a personal y dispongan su remuneración, vulnerando los procesos que comprende la dotación de personal del SAP, serán sujetos de responsabilidad civil por cargos de daño económico al Estado, sin perjuicio de otras responsabilidades previstas por la Ley 1178 Cuándo la responsabilidad es penal y a quiénes se aplica? Cuando la conducta del funcionario público se encuentre tipificada en el Código Penal, en cuyo caso deberá procederse conforme establece el Código de Procedimiento Penal, siendo obligación de todo funcionario denunciar los supuestos delitos ante el Ministerio Público. Se aplica a servidores públicos, ex funcionarios, personas naturales o jurídicas. Se puede concluir reiterando que la responsabilidad por la función pública es extensible a todos los servidores públicos, ya sea la máxima autoridad ejecutiva, los cuerpos colegiados y el resto de los funcionarios de una entidad. La responsabilidad será establecida tomando en cuenta la acción u omisión de los servidores públicos y, sobre todo, los resultados emergentes de su ejercicio, pudiendo llegar a determinarse, según el caso, cualquiera de los cuatro tipos de responsabilidad (ejecutiva, administrativa, civil o penal) previstos en la Ley Nº 1178 de Administración y Control Gubernamentales y demás disposiciones conexas y complementarias. Cabe destacar que el ámbito de aplicación de la responsabilidad por la función pública alcanza también a los ex servidores públicos, no con el objeto de aplicarles sanciones (multa, suspensión o destitución); sino simplemente para dejar constancia y registro de su desempeño en la función pública Qué es el Control Interno Gubernamental y cuál es su objetivo? El control interno gubernamental constituye un proceso integrado a todos los procesos técnicos y administrativos, que conforman el accionar de las entidades públicas hacia el logro de sus objetivos específicos en concordancia con los planes generales de gobierno. Su objetivo es orientar las acciones, en forma sistemática, hacia objetivos predeterminados, minimizando los riesgos y previniendo o detectando los desvíos que alteren la coherencia entre acciones y objetivos. 3 Los controles que se pueden implantar para asegurar razonablemente el logro de los objetivos del Sistema de Administración de Personal son: Controles Preventivos - Segregación de funciones - Salvaguarda de activos - Procesamiento Controles Detectivos - Independientes - Gerenciales 3 Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental, Ene, 2001, CGR Normas Básicas y Reglamento Específico del SAP 13

16 Contraloría General de la República CENCAP Los controles que se deben implantar serán determinados por cada entidad en su RE- SAP, RIP u otros instrumentos administrativos internos, considerando los aspectos siguientes: Posibilidades en base a la estructura organizacional vigente Resultados de la evaluación de riesgos Relación costo-beneficio Por qué es fundamental la incorporación del Control Interno Gubernamental en los Reglamentos Específicos y otros instrumentos normativos internos de cada entidad? Porque de acuerdo con el Art. 18 del D.S. N 23215, la Contraloría General de la República emite los Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental, las mismas que al tener un carácter principista, deben indefectiblemente ser tomadas en cuenta por el Órgano Rector de los Sistemas de Administración en lo que se refiere al diseño y desarrollo de los mismos. Asimismo, es responsabilidad directa de las entidades públicas, el incorporar en sus reglamentos específicos de cada uno de los SAYCO, así como en otros instrumentos normativos internos, mecanismos de control interno, que aseguren la eficacia y eficiencia de sus actividades institucionales. 14 Normas Básicas y Reglamento Específico del SAP

17 CENCAP Contraloría General de la República Auto evaluación Preguntas 1. Cuál es la Estructura jurídica del país?. Grafique la pirámide de Kelsen. 2. Qué son las Normas Básicas? 3. Cuál es el objeto de las NB-SAP? 4. Cuál es un Reglamento Específico? 5. Qué es el RIP y cuál es su objetivo? 6. Cuál es la relación entre las NB-SAP y el RE-SAP?. Cuál es la relación entre el EFP y el RIP? 7. Por qué es importante la incorporación del Control Interno en los Reglamentos Específicos? Normas Básicas y Reglamento Específico del SAP 15

18 Contraloría General de la República CENCAP Auto evaluación Respuestas 1 La respuesta la encontrará en la Pag. 8 2 La respuesta la encontrará en la Pag. 9 3 La respuesta la encontrará en la Pag. 9 4 La respuesta la encontrará en la Pag. 9 5 La respuesta la encontrará en la Pag La respuesta la encontrará en la Pag La respuesta la encontrará en la Pag Normas Básicas y Reglamento Específico del SAP

19 Parte 2 4.Subsistema de Dotación de Personal Comprende ocho 8 procesos: Clasificación, valoración y remuneración de puestos Cuantificación de la demanda de personal Análisis de la Oferta interna de personal Formulación del Plan de Personal Programación Operativa Anual Individual Reclutamiento y Selección de personal Inducción o Integración Evaluación de confirmación Normas Básicas y Reglamento Específico del SAP 17

20 Contraloría General de la República CENCAP 4.1. ASPECTOS CONCEPTUALES Qué es la Dotación de personal y cuáles son sus objetivos? La dotación es la provisión de personal idóneo para que preste funciones en una entidad, se sujeta a las demandas institucionales, las mismas que se traducen en puestos de trabajo. En consecuencia, la dotación es la alimentación de recursos humanos de la cual se nutre una organización. Se requieren tres elementos importantes del personal: Aptitud (intelectual y/ o física). Relación (concordancia) entre el individuo y el puesto. Adhesión (compromiso) entre ambas partes. + Cultura Organizacional = Calidad A estos tres elementos la entidad debe sumar cultura organizacional para obtener de suyo calidad humana así como eficacia, eficacia y efectividad en la producción de bienes y/o servicios. Ahora bien, las NB-SAP en su artículo 11, definen a la Dotación de personal como un conjunto de procesos para dotar técnicamente de personal a la entidad, previo establecimiento de las necesidades de personal identificadas y justificadas cualitativa y cuantitativamente a partir de la Planificación de Personal, en concordancia con la Planificación Estratégica Institucional (PEI), el POA, la estructura organizacional (EO) y los recursos presupuestarios requeridos. Sus objetivos son: Mejorar la gestión de personal en las entidades públicas, articulando las cualidades y calificaciones del personal con las funciones y responsabilidades específicas de cada puesto de trabajo necesario. Preservar los puestos necesarios para el logro de objetivos institucionales y la calidad de los servicios públicos Quiénes son responsables por la Dotación de personal? En función a los ocho procesos del Subsistema de Dotación de Personal, los responsables son: Unidad de Personal Comité de selección 18 Normas Básicas y Reglamento Específico del SAP

21 CENCAP Contraloría General de la República Supervisores directos Servidores públicos En el análisis de los ocho procesos que componen la Dotación de Personal, se comprenderá con mayor detalle la responsabilidad de cada uno de los actores en este subsistema Qué tipos de control interno se pueden implantar? Se pueden implantar: controles preventivos y controles detectivos Controles Preventivos a) Segregación de funciones Por ejemplo, los procesos de Formulación del Plan de Personal, Reclutamiento y Selección y Evaluación de confirmación deben ser ejecutados por funcionarios distintos del que tiene la autoridad competente para efectuar los nombramientos (contrataciones). Asimismo, la elección del candidato para ocupar un puesto vacante, por convocatoria pública, debe ser realizada por un funcionario que no haya participado del Comité de Selección. En todo caso los ejemplos sobran, sin embargo de lo que se trata es de revisar uno por uno los procesos de Dotación de Personal del RE-SAP y del RIP y separar las funciones de los servidores públicos involucrados en éstos procesos, con el objeto de practicar un efectivo control interno. b) Salvaguarda de activos Por ejemplo, toda la documentación necesaria para el desarrollo de los procesos relacionados con la Dotación de Personal debe estar disponible en la Unidad de Personal. Su acceso estará restringido a determinados funcionarios. Los servidores públicos que no pertenezcan a la Unidad de Personal sólo podrán acceder a esta documentación con la autorización del responsable de dicha unidad. Así también, la información vinculada con el Subsistema de Dotación de Personal debe estar conservada en archivos adecuados, de forma que permitan su rápida individualización y consulta. La conservación de éstos archivos presentará las medidas de seguridad correspondientes. c) Procesamiento Por ejemplo, se elaborarán formularios para: Clasificación, valoración y remuneración de puestos Cuantificación de la Demanda de personal Inventario de Personal Plan de Personal Programación Operativa Anual Individual Evaluación de confirmación Otros Normas Básicas y Reglamento Específico del SAP 19

22 Contraloría General de la República CENCAP Controles Detectivos a) Independientes Por ejemplo, la Unidad de Auditoría Interna debe programar la auditoría SAYCO del SAP para examinar, verificar, inspeccionar y controlar la eficacia de su diseño y los controles incorporados. Particularmente respecto a los procesos relacionados con el Subsistema de Dotación de Personal. b) Gerenciales Por ejemplo, la instancia inmediata en jerarquía a la Unidad de Personal, debe estar informada en detalle respecto a: Plan de Personal (PDP) Plan Anual de Incorporaciones (PAI) Programación Operativa Anual Individual (POAI) 20 Normas Básicas y Reglamento Específico del SAP

23 CENCAP Contraloría General de la República Cuadro 1 RELACION: Normas Básicas, Reglamento Específico y Reglamento Interno de Personal SUBSISTEMA DE DOTACIÓN DE PERSONAL NORMAS BASICAS REGLAMENTO ESPECIFICO REGLAMENTO INTERNO Determinar método de valoración puestos. Dota a la entidad de personal Establecer el Plan Anual de Incorporaciones Clases de servidores públicos idóneo. (PAI). - Func. Electos Definir el contenido y formato del Inventario - Func. Designados Utiliza 8 procesos: de Personal. - Func. Libre nombramiento - Clasif, valor. y remuner. Determinar el contenido y formato del Plan de - Cuantific. Demanda pers. personal. - Func. Carrera - Anal. Oferta Int. personal Definir formato de POAI. - Form. Plan Personal Establecer modalidades de reclutamiento. - Func. Interinos - POAI Definir plazos para las convocatorias públicas Requisitos de ingreso - Reclut. y selección y conceptualizar términos de: - Inducción - 1ra. Convocatoria - Eval. Confirmación - Ampliación - 2da. Convocatoria Define interinato - Convocatoria desierta Formular procedimientos y definir formatos y puntajes para: - Evaluación Curricular - Evaluación Cap. Técnica - Evaluación Cual. Personales Establecer formato del Informe de Resultados emitido por el Comité de selección. Así también el carácter público de este informe. Definir quién es responsable de la elección de los candidatos finalistas a un puesto. Establecer quién realiza la posesión, para qué cargos se utiliza esta modalidad y a partir de qué fecha se computa la retribución. Especificar el periodo probatorio y a qué puestos corresponde. Definir el método, procedimientos y formatos de la Evaluación de confirmación Determinar el derecho del funcionario al Recurso de Revocatoria Establecer causales, plazos y retribución de los funcionarios interinos. Definir responsables por proceso En el cuadro podemos observar un ejercicio respecto a la relación entre las NB- SAP, el RE-SAP y el RIP, para el Subsistema de Dotación de Personal. Como se puede apreciar en la columna correspondiente, las NB-SAP se limitan a proponer los lineamentos generales, vale decir, la conceptualización de la dotación, sus procesos y otros elementos complementarios al subsistema. Normas Básicas y Reglamento Específico del SAP 21

24 Contraloría General de la República CENCAP Por su parte, el RE-SAP operativiza los instrumentos que utilizan los procesos, adecuándolos a la entidad y explicitando la reglamentación en cuanto se refiere a : Métodos Planes Contenidos Formatos Plazos o periodos Puntajes Modalidades Responsabilidades Derechos Causales Pagos Asimismo, al no poderse incluir en el RE-SAP aspectos operativos que no caben por la precisión de los procesos, el RIP incorpora, por ejemplo: La clasificación de los servidores públicos de la entidad Los requisitos de ingreso a la entidad de los funcionarios nuevos Ahora bien, no necesariamente los aspectos señalados en el RE-SAP deben tener correspondencia uno a uno con los aspectos explícitos en el RIP. No olvidemos que el RIP es un instrumento complementario que apoya en la formulación de políticas en materia de administración de personal PROCESO CLASIFICACIÓN, VALORACIÓN Y REMUNERACIÓN DE PUESTOS En qué consiste la clasificación, valoración y remuneración de puestos y cuáles son sus objetivos? Por lo general, éstos tres procesos van siempre concatenados porque se los utiliza para administrar sistemas de retribución salarial. Todas las técnicas de valoración de puestos, dan como resultado una determinada clasificación de cargos y naturalmente una asignación monetaria (remuneración) al puesto de trabajo. Ello asegura la equidad interna y obviamente los puestos que alcanzan un mayor valor reciben un pago más elevado. Sin embargo, para determinar un índice justo de pago, la mayoría de las organizaciones acuden a la aplicación de dos técnicas, a saber: Aplicación de métodos cuantitativos y/o no cuantitativos Investigaciones de sueldos y salarios 22 Normas Básicas y Reglamento Específico del SAP

25 CENCAP Contraloría General de la República MÉTODOS CUA NTITATIV OS VALUACIÓN POR PUNTOS COMPARACIÓN POR FACTORES MÉTODOS NO CUA NTITATIV OS JERA RQUIZA CIÓN DE PUEST OS CLASIFICACIÓN DE PUESTOS INVESTIGACIÓN SALARIAL, es una técnica que pretende conservar el equilibrio interno de sueldos de una entidad con respecto al mercado de trabajo. Las NB-SAP en su artículo 13 define que la clasificación de puestos consiste en el ordenamiento de los puestos en categorías, considerando su jerarquía dentro de la estructura organizacional de la entidad. Su objetivo es: Establecer los niveles jerárquicos de la estructura organizacional de la entidad. La valoración de puestos determina el alcance, importancia y conveniencia de cada puesto. Su objetivo es: Ajustar el presupuesto a la disponibilidad de recursos y a las políticas que en esta materia, formule el Estado. La remuneración de puestos asigna una remuneración justa que es fijada en función al valor del puesto. Su objetivo es: Utilizar la escala salarial y la planilla presupuestaria aprobadas, como instrumentos de gestión técnica y administrativa Quiénes son responsables de este proceso? Por la clasificación de puestos, la responsabilidad corresponde a la Unidad de Personal. Por la valoración y remuneración de puestos, la responsabilidad recae en el Comité conformado para el efecto Cuál es la clasificación de puestos en las entidades públicas? De acuerdo a las NB-SAP artículo 13, los puestos se clasifican en tres categorías: a) Superior Son puestos que se encuentran en la cúspide de una entidad y son responsables de su conducción. En esta categoría se encuentran los funcionarios electos y designados señalados en la Ley Normas Básicas y Reglamento Específico del SAP 23

26 Contraloría General de la República CENCAP b) Ejecutivo Son puestos cabeza de áreas y unidades organizacionales dependientes de puestos superiores. En esta categoría se encuentran los funcionarios de libre nombramiento y el máximo nivel de la Carrera Administrativa establecida en la Ley 2027 su reglamento y las Normas Básicas del SAP. c) Operativo Son puestos que desarrollan funciones especializadas, dependen de puestos superiores o ejecutivos. En esta categoría se encuentran los funcionarios de Carrera administrativa y comprende los niveles de: - Profesional - Técnico-Administrativo - Auxiliar - Servicios Qué métodos de valoración de puestos se pueden utilizar? Se recomienda utilizar métodos cuantitativos. Son universalmente conocidos el método de valuación por puntos y el método de comparación por factores. Éstos métodos consideran procedimientos complejos para evaluar puestos, apreciando separadamente factores como son: la habilidad, el esfuerzo, las responsabilidades y las condiciones de trabajo, cuya suma resulta un conjunto de puntos para cada puesto. Es importante encargar esta labor a un Comité de Evaluación de puestos, conformado por profesionales especialistas en la materia, quienes formularán el programa base tomando en cuenta las características específicas de cada entidad Para efectos de remuneración, cuándo se otorgan incentivos monetarios y psicosociales (morales)? De conformidad con al artículo 13 inc. d) de las NB-SAP, las entidades podrán otorgar incentivos económicos, previa aprobación del Órgano Rector como producto de los resultados emergentes de la evaluación del desempeño. Para el efecto el servidor público, deberá alcanzar una calificación de excelente en su evaluación. Así también, se podrán otorgar incentivos psicosociales (morales), cuando los resultados de la evaluación sean excelentes o buenos. Estos incentivos se traducen en notas (memorandos) de felicitación, actos públicos de reconocimiento y todo tipo de documentos y presentes, de valor simbólico PROCESO CUANTIFICACIÓN DE LA DEMANDA DE PERSONAL En qué consiste la cuantificación de la demanda de personal y cuáles son sus objetivos? Es la determinación del número de funcionarios requeridos para cubrir los puestos de trabajo en una entidad. Así también, el personal a ser incorporado deberá cum- 24 Normas Básicas y Reglamento Específico del SAP

27 CENCAP Contraloría General de la República plir los requisitos establecidos para cada cargo, los mismos que están explícitos en el manual de puestos. La cuantificación de la demanda de personal estará inscrita en el programa operativo y además estimará los recursos presupuestarios para el pago de sueldos. Según el artículo 14 de las NB-SAP es el proceso que consiste en prever y planificar, en cantidad y calidad, el personal que requiere la entidad para ser asignado a cada puesto de trabajo necesario, en concordancia con la planificación estratégica y operativa de la institución. Se expresa en el Programa Operativo Anual Individual (P.O.A.I.). Sus objetivos son: Identificar las necesidades de personal para el cumplimiento de los objetivos establecidos en la planificación estratégica, para el establecimiento y gestión de planes de carrera. Identificar la contribución de cada puesto a los objetivos del POA, ligándolos al cumplimiento de los objetivos estratégicos y a la permanencia del puesto. Cuantificación de la demanda de personal ENTIDAD Quiénes son responsables de este proceso? La responsabilidad recae en todos aquellos funcionarios que tienen servidores públicos a su cargo; y en la Unidad de Personal PROCESO ANÁLISIS DE LA OFERTA INTERNA DE PERSONAL En qué consiste el análisis de la oferta interna de personal y cuáles son sus objetivos? Consiste en la inspección intrainstitucional de los recursos humanos con los que cuenta la entidad. En otras palabras este análisis es un censo poblacional de la organización, con el propósito de conocer e identificar las características individuales y académicas del personal. El artículo 15 de las NB-SAP señala que es el proceso que consiste en relevar la información necesaria de personal al interior de la entidad, con el objeto de determinar sus características personales, educativas, laborales (desempeño laboral) y potencialidades para desempeñar los puestos requeridos por la estructura organizacional. Normas Básicas y Reglamento Específico del SAP 25

28 Contraloría General de la República CENCAP Sus objetivos son: Establecer la adecuación persona-puesto. Establecer los planes de carrera individuales que deben integrar la información necesaria para la elaboración del plan de personal y la toma de decisiones sobre las acciones de personal Quiénes son responsables de este proceso? Respecto a la identificación de las características de cada servidor público de la entidad y a la elaboración del Inventario de personal, la responsabilidad es de la Unidad de Personal Qué es y para qué sirve el Inventario de personal? Es el instrumento básico para el Análisis de la Oferta Interna de Personal, el mismo que deberá ser elaborado en forma previa a la formulación del plan de personal y actualizado en función de las necesidades de la organización. Sirve para ser utilizado como fuente primaria del reclutamiento interno PROCESO FORMULACIÓN DEL PLAN DE PERSONAL En qué consiste la formulación del Plan de Personal (PDP) y cuáles son sus objetivos? Mediante la planificación de personal, la administración se prepara para tener las personas apropiadas en los lugares adecuados y en los momentos oportunos, para alcanzar tanto objetivos individuales como objetivos organizacionales. La planificación de personal es para muchos autores, la primera función de la administración de recursos humanos, y en ese concepto permite que la entidad actúe en forma proactiva y no en forma reactiva. La planificación de personal prevé sistemáticamente la oferta y la demanda futura de funcionarios para una entidad. Según las NB-SAP en su artículo 16, a partir de los resultados de la comparación de la cuantificación de la demanda de personal en el largo plazo y del análisis de la oferta interna de personal, se puede formular el Plan de Personal (PDP), éste plan consiste en expresar las posibles decisiones que en materia de gestión de recursos humanos (reestructuración organizacional, reasignación de personal, implantación de la Carrera administrativa y capacitación), sean necesarias para el cumplimiento de los objetivos institucionales. Sus objetivos son: Tomar previsión sobre posibles modificaciones de la estructura organizacional y puestos de trabajo. Formular estrategias para la reasignación o adecuación de personal. Establecer estrategias de implantación de la Carrera administrativa y nuevas incorporaciones. Diseñar estrategias de capacitación institucional. 26 Normas Básicas y Reglamento Específico del SAP

29 CENCAP Contraloría General de la República Quiénes son responsables de este proceso? La responsabilidad por este proceso es de la Unidad de Personal, en coordinación con la unidad responsable de la formulación de la Planificación Estratégica Institucional (PEI) Qué relación existe entre el PDP y el PEI? Estrecha relación, porque al igual que la Planificación Estratégica Institucional (PEI), el Plan de personal (PDP) tiene una perspectiva de largo plazo. Asimismo, es importante referir que el PDP es parte integrante del PEI PROCESO PROGRAMACIÓN OPERATIVA ANUAL INDIVIDUAL (POAI) En qué consiste el POAI y cuáles son sus objetivos? Resulta de singular importancia señalar que los POAI s son consecuencia lógica de la POA, se desprenden en cascada y la sumatoria de éstos instrumentos está orientada a lograr los resultados de gestión institucional. Las NB-SAP en su artículo 17 establecen que el POAI es el proceso mediante el cual se establece y define los objetivos de cada puesto, sus funciones y los resultados que se esperan de su desempeño. El POAI debe ser concordante con la Programación Operativa Anual (POA). El conjunto de POAI s de una entidad constituyen el Manual de Puestos de la misma. Su objetivo fundamental es: Constituirse en la base para la evaluación del desempeño. Vale decir, que resultaría altamente subjetivo emprender una evaluación del desempeño formal, sino se tendría previamente formulado el POAI Quiénes son responsables de este proceso? Las responsabilidades se comparten entre el supervisor directo, el superior jerárquico y el servidor público, bajo las directrices de la Unidad de Personal. Para el caso de personal a contratarse, la responsabilidad por la formulación y supervisión del POAI, es del supervisor directo del puesto solicitado. Para el caso de aprobación del POAI, vale decir, porque éste se ajuste a las demandas de la entidad, la responsabilidad es del supervisor jerárquico del área en que se halla ubicado el puesto. La responsabilidad por la ejecución del POAI, es del servidor público Cuál es la utilidad del POAI? Es el instrumento que sirve como elemento de medición y comparación de resultados propuestos y resultados logrados. El POAI es el documento institucional, inherente a cada funcionario, bajo cuyo contenido se regulan las funciones y los resultados que todo servidor público debe alcanzar, a través del ejercicio de un puesto. Normas Básicas y Reglamento Específico del SAP 27

30 Contraloría General de la República CENCAP 4.7. PROCESO RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL Qué es el reclutamiento y la selección de personal y cuáles son sus objetivos? El reclutamiento y la selección de personal son dos fases (etapas) de un mismo proceso, metafóricamente hablando, son como las dos caras de una moneda, se las puede ver y analizar por separado, pero en realidad nunca se las puede dividir. El reclutamiento es la búsqueda activa (atracción) de candidatos idóneos para la entidad. Se inicia cuando se buscan nuevos postulantes y concluye cuando éstos presentan sus solicitudes de empleo. Las NB-SAP en su artículo 18 afirman que el reclutamiento, se fundamenta en los principios de mérito, competencia y transparencia, garantizando la igualdad de condiciones de selección. Se realiza a través de convocatorias públicas internas y externas. La selección de personal es la elección del recurso humano apto para ocupar el puesto de trabajo al que se postuló y para el que fue reclutado. Las NB-SAP en su artículo 18 afirman que la selección provee a la entidad, el personal idóneo y capaz de contribuir eficientemente al logro de objetivos institucionales. Sus objetivos son: Establecer modalidades de reclutamiento Definir etapas y técnicas de selección de personal Quiénes son responsables de este proceso? Las responsabilidades se comparten entre la Unidad de Personal, la máxima autoridad ejecutiva (MAE), la Unidad solicitante, el Comité de selección y el supervisor directo. Para el caso de la verificación de la disponibilidad de una vacancia que sea consecuencia de un proceso de reclutamiento, la responsabilidad es de la Unidad de Personal. Para aplicar la modalidad de reclutamiento por invitación directa, la responsabilidad es de la máxima autoridad ejecutiva de la entidad. Para el caso de formulación y publicación de la convocatoria interna o externa, como modalidad de reclutamiento, la responsabilidad es de la Unidad de Personal en coordinación con la Unidad solicitante. Para la selección de personal, la utilización de técnicas, así como la asignación de puntajes y el informe de resultados, la responsabilidad es del Comité de selección. La elección del postulante más idóneo para el cargo, responde a la política que en esta materia asuma la entidad. Esta política estará formulada en el RE-SAP de la entidad. Se recomienda que esta responsabilidad sea competencia de la autoridad de mayor jerarquía de la unidad solicitante, en concomitancia con la Unidad de Personal. 28 Normas Básicas y Reglamento Específico del SAP

31 CENCAP Contraloría General de la República Para el caso de posesión de funcionarios directivos, la responsabilidad recae en la máxima autoridad ejecutiva. Es responsabilidad de los supervisores directos (jefes inmediatos superiores) posesionar al personal de su dependencia Cuáles son las modalidades de reclutamiento? De conformidad a las NB-SAP en su artículo 18 las modalidades son dos: Invitación Directa y Convocatoria Pública. La Invitación Directa será efectuada a personas que reúnan altos méritos personales y profesionales, para cubrir puestos ejercidos por funcionarios designados. También se invitará directamente a personas de probada formación profesional, técnica, nombramiento y de apoyo directo, en el Despacho de la máxima autoridad ejecutiva. La Convocatoria Pública podrá ser interna o externa. Proporcionará información a los potenciales postulantes sobre el puesto a cubrir, sus objetivos, sus requisitos, el plazo de presentación, así como la forma y lugar de recepción de postulaciones Cuáles son los plazos para las convocatorias públicas? Las NB-SAP no determinan los plazos para la presentación de postulaciones, sin embargo, el Reglamento Específico sí debe hacerlo. Por ejemplo, para la 1ra. convocatoria se recomienda conceder un plazo mínimo de diez días para la recepción de postulaciones, a partir de la fecha de su publicación. La ampliación de convocatoria o la segunda convocatoria, tendrá un plazo mínimo de cinco días para la recepción de postulaciones, a partir de la fecha de su publicación. Estos plazos pueden variar de acuerdo a las políticas internas de cada entidad en materia de administración de personal Cuáles son las etapas de la selección de personal? El artículo 18 de las NB-SAP señala seis etapas: a) Comité de selección. La selección de personal se llevará a cabo, a través de un Comité, compuesto por: - Rpte. de la Unidad de Personal - Rpte. de la Unidad solicitante - Rpte. de la Máxima autoridad ejecutiva (MAE) La conformación del Comité estará amparado en resolución expresa. Eventualmente, cuando corresponda, un invitado del ente financiador participará como miembro del Comité, si la fuente de financiamiento correspondiera a un organismo de cooperación nacional o internacional. El Comité de Selección, en forma previa, acordará aspectos referentes a los tres tipos evaluación para este proceso, vale decir: Normas Básicas y Reglamento Específico del SAP 29