Hacienda Pública activa para el desarrollo económico y social CIRCULAR

Tamaño: px

Comenzar la demostración a partir de la página:

Download "Hacienda Pública activa para el desarrollo económico y social CIRCULAR"

Encarnación Botella Segura
hace 7 años
Vistas:

1 CIRCULAR San José, 07 de julio de 2009 CN PARA: DE: Entidades y organismos del Sector Público Dirección de la FECHA: 07 de julio del 2009 ASUNTO: Suministro de información a la para el registro de las operaciones contables. Estimados Señores (as): Como es de su conocimiento, los artículos 91, 93 y 94 de la Ley 8131, Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos establecen que: ARTÍCULO 91.- Objetivos El Subsistema de Pública tendrá los siguientes objetivos: a) Proveer información de apoyo para la toma de decisiones de los jerarcas de las distintas instancias del sector público responsables de la gestión y evaluación financiera y presupuestaria, así como para terceros interesados.

2 b) Promover el registro sistemático de todas las transacciones que afecten la situación económico-financiera del sector público. c) Proveer la información contable y la documentación pertinente de conformidad con las disposiciones vigentes, para apoyar las tareas de control y auditoría. d) Obtener de las entidades y organismos del sector público, información financiera útil, adecuada, oportuna y confiable. e) Posibilitar la integración de las cifras contables del sector público en el Sistema de Cuentas es y proveer la información que se requiera para este efecto. ARTÍCULO 93.- Órgano rector La será el órgano rector del Subsistema y, como tal, tendrá los siguientes deberes y funciones: ( ) e) Llevar actualizada la contabilidad de la Administración Central. f) Mantener registros destinados a centralizar y consolidar los movimientos contables. ( ) ARTÍCULO 94.- Obligatoriedad de atender requerimientos de información

3 Las entidades y los órganos comprendidos en el artículo 1 de esta Ley, estarán obligados a atender los requerimientos de información de la para cumplir con sus funciones. En este mismo sentido, los artículos 120, 123 y 130 del Decreto Ejecutivo Nº H, Reglamento a la ley antes mencionada establecen que: Artículo 120. Órgano rector. La es el órgano rector del Subsistema de, En su calidad de órgano rector, la adoptará y emitirá la normativa técnica y disposiciones adicionales que estime pertinentes para el cumplimiento de los objetivos del Subsistema Artículo 123. Sistema contable. El sistema contable de la Administración Central será integrado, de manera que, a partir del registro único de cada transacción, se generen las correspondientes afectaciones presupuestarias, financieras y patrimoniales, para lo cual se implementará el criterio de registro establecido en los principios y normas de contabilidad aplicables al Sector Público. Artículo 130. Respaldo documental del registro contable. El archivo contable documental resultante de las operaciones contables se mantendrá por 5 años, salvo en el caso de los salarios devengados por los funcionarios del Gobierno de la República, que se mantendrá por lo menos 50 años en las instituciones. No obstante lo anterior, es potestativo del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de cada una de las instituciones del Estado establecer un plazo mayor.

4 Será responsabilidad de las unidades financieras a que se refiere el artículo 22 del presente Reglamento, archivar y custodiar la documentación que respalde esas operaciones contables, también durante un período de 5 años. Los archivos documentales podrán ser sustituidos por archivos electrónicos o microfilmados al amparo de las disposiciones legales establecidas. Mediante el Decreto Ejecutivo N H, publicado en la Gaceta N 82 del 29 de abril de 2008, fueron publicados los Principios de Aplicables al Sector Público, los cuales constituyen un conjunto de conceptos básicos y reglas para el registro contable y presentación de la información, cuya aplicación es de carácter obligatorio para todas las dependencias del sector público. En razón de lo anterior y conscientes de nuestra responsabilidad como órgano rector, se insta, para que los jerarcas de las entidades y organismos del Sector Público, tomen en cuenta lo siguiente: Información útil, adecuada, oportuna y confiable: Las entidades y organismos del Sector Público deben de remitir a la la información financiera que sea de utilidad (clara), que sea adecuada (detallada y específica). El envío de dicha información debe de ser oportuno y puntual para no ocasionar atrasos en el registro contable y debe de gozar de confiabilidad, con el respaldo documental y las medidas de seguridad que amerite. Registro: Todos los hechos de carácter contable deben ser registrados en oportuno orden cronológico en el que se produzcan éstos, sin que se presenten vacíos, lagunas o

5 saltos en la información registrada. Lo anterior, en procura de garantizar que todas las operaciones tramitadas se den en forma ordenada, quedando debidamente justificada la información registrada en los diferentes sistemas auxiliares y procesos contables de manera secuencial, permitiendo una transparencia en los sistemas. Devengo: El registro de los ingresos y gastos públicos se efectuarán en función de su devengamiento, independientemente de la percepción efectiva de los recursos y del pago por las obligaciones contraídas. Los ingresos se registrarán a partir de la identificación del derecho de cobro y los gastos con el surgimiento de una relación jurídica con un tercero por los bienes y servicios recibidos de conformidad. Cuando se presenten ingresos o costos asociados a futuros ingresos y cuya utilidad ya no resulte en diferirlos se deben relacionar con los ingresos del período en que tal hecho se presente. En el caso de que el devengamiento de ciertos ingresos y, gastos no se logren identificar, su registro contable se efectuará a partir del reconocimiento o pago de la obligación y de la percepción efectiva de los recursos. Revelación Suficiente: Los estados contables y financieros deben contener toda la información necesaria que exprese adecuadamente la situación económica-financiera y de los recursos y gastos del Ente y, de esta manera, sean la base para la toma de decisiones. Dicha información en consecuencia, debe ser pertinente, comprensible, imparcial, verificable, oportuna, confiable, comparable y suficiente. Cuando ocurran eventos o transacciones en términos monetarios extraordinarios o que ameriten algún tipo de explicación para que la información sea transparente, se deberán poner notas explicativas al pie de los estados financieros y otros cuadros.

6 La Importancia Relativa: La información que aparece en los estados financieros debe mostrar los aspectos importantes del Ente susceptibles de ser cuantificados en términos monetarios. Este principio establece que la información procesada y presentada por el sistema contable incluirá aquellos aspectos de significación susceptibles de cuantificarse o cuya revelación sea importante para la toma de decisiones, para su respectivo análisis o para evaluar las actividades financieras de los órganos o entes contables públicos. La información contable tiene importancia relativa cuando un cambio en ella, en su presentación, en su evaluación, en su descripción o en cualquiera de sus elementos, pudiera modificar la decisión de un usuario de los estados financieros. Prudencia: La medición o cuantificación contable debe ser prudente en sus cálculos, así como en la selección de procedimientos considerados como equivalentes y aceptables, escogiendo aquellas que indudablemente no modifiquen, ni a favor ni en contra, la situación de la entidad o el resultado de sus operaciones. Cuando existan hechos de incertidumbre que dificulten medir un hecho económico, debe tenerse precaución en la inclusión de ciertos juicios para realizar las estimaciones necesarias, de manera que no se produzcan situaciones de sobrevaluación o de subvaluación en los activos, pasivos y capital contable. Responsable: El jerarca de la entidad u órganos será el encargado del cumplimiento de estos lineamientos y responsable en caso de incumplimiento y por consiguiente aplicable el Régimen de Responsabilidad establecido en los artículos 107 y siguientes de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos. Además de los requerimientos antes indicados y de la normativa establecida con anterioridad, la como órgano rector del subsistema de contabilidad podrá establecer otros

7 requerimientos con la finalidad de que la información que se remita sea realmente útil, adecuada, oportuna y confiable para la confección de los estados financieros y por consiguiente para la toma de decisiones de los jerarcas de las distintas instancias del sector público responsables de la gestión y evaluación financiera y presupuestaria, así como para terceros interesados. Les solicito el acatamiento de los lineamientos anteriormente establecidos, en beneficio del Sistema de Administración Financiera de la República. Cordialmente, MSc. Irene Espinoza Alvarado CONTADORA NACIONAL cc. Consecutivo.

Documentos relacionados

Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público Costarricense

Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público Costarricense Nº 34460-H EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA Y EL MINISTRO DE HACIENDA En uso de las facultades que les confieren los artículos 140, incisos