PROGRAMA DE EXCEL NIVEL AVANZADO Y FINANCIERO

Transcripción

1 OBJETIVOS GENERALES PROGRAMA DE EXCEL NIVEL AVANZADO Y FINANCIERO Excel, es considerada como la hoja de cálculo más utilizada tanto en ámbitos profesionales como domésticos. A través de esta herramienta, se facilita mucho la realización de todo tipo de cálculos con operadores matemáticos y funciones simples. Disfrute de nuevas formas de explorar sus datos más intuitivamente. Visualice, analice y muestre resultados con un simple clic. Cuando esté listo, le resultará fácil compartir sus perspectivas recién descubiertas. Al finalizar este curso el alumno será capaz de gestionar fácilmente gran cantidad de datos, hacer comparaciones entre libros y hojas, compartir información y obtener resultados de rápidos de consultas interactivas entre otros OBJETIVOS ESPECÍFICOS Se presentan además en este curso, las rutinas de la versión 2010 y las novedades de la nueva versión 2013 del programa. Modificando tanto su aspecto externo como sus procedimientos de trabajo. Este curso resultará de gran interés para todos aquellos que tengan la necesidad de realizar cálculos simples, y quieran para ello utilizar Microsoft Excel. Además este curso es de interés para los usuarios, que teniendo ya conocimientos de Excel, deseen ponerse al día de las últimas novedades que introduce la versión 2013 del mismo. REQUISITOS Para este curso la exigencia es conocer el nivel básico del programa Excel o en su defecto tener la experiencia de manejo en su entorno simple. Como segunda medida conocer el sistema Windows y por ultimo tener el conocimiento de Internet. IMPLEMENTOS DE TRABAJO: Carpeta plástica oficio, resaltadores o lápices de colores, libreta de apuntes, correo electrónico DURACION DEL CURSO 68 horas promedio 1. INTRODUCCIÓN (SESION 1) 1.1. Concepto de hoja de cálculo (repaso) 1.2. Estructura básica de una hoja de cálculo (repaso) 1.3. Elementos de presentación (repaso) Concepto de office fluent, cinta de opciones, fichas estándares, fichas emergentes y especiales, grupos estándares, grupos generadores de cuadros de diálogos, comandos, listas y galerías. Profesor: Guillermo Arrieta Alandete

2 Objetivo del capítulo: Reconocer los nombres técnicos de los elementos de presentación de la hoja de cálculo, para que sea más fácil la comprensión de un texto avanzado, para que las preguntas a un docente o instructor por vía telefónica o vía sea más directa y clara, ya que estos conceptos son internacionales. En los tutoriales y blogs de ayuda, la nomenclatura y convenciones ilustradas son universales, esta opción aporta uniformidad en los conceptos internacionales. Fichas, grupos, comandos, botón de office, barra de inicio rápido, barra de titulo, ventanas de aplicación, ventanas de trabajo, barra de formulas, cuadro de nombres, ampliador de la barra de formulas, divisor de filas y de columnas, barras de desplazamiento, celda activa, barra de hojas, zoom, botones de vistas, barra de estado 2. CONCEPTOS INTERMEDIOS 2.1. Reglas de funcionamiento 2.2. Libros y hojas 2.3. Celdas, filas, columnas y rangos. Aceptar o rechazar un dato en Excel es una regla principal, el incumplimiento de esta norma hará que los usuarios pierdan la objetividad y escogencia de los comando en la cinta de opciones, la segunda regla de funcionamiento del Excel es la utilización eficaz del teclado (numérico y alfanumérico) 3. OPERACIONES BÁSICAS CON TEXTO. (SESION 2) 3.1. Movimientos dentro de la hoja de cálculo Búsqueda de información (por hojas o por libros) Caracteres comodines (*,?) 3.2. Métodos de selección 3.3. FORMULAS (Clasificación) 3.4. FORMATOS (básicos y avanzados) Movimientos dentro de la hoja F5, Ctrl +direccional, Ctrl+*, Ctrl + Barra, Ctr l+ Mayus, doble clic en el entorno de la celda activa, formulas según su creación, según su ámbito, según su acción, formatos personalizados, secciones de formatos, códigos de formatos. Búsqueda de información por hojas o por libro, caracteres comodines, movimiento entre hojas Ctrl + av Pag, re Pag. Para los formatos, insertar hora y fecha del sistema, límites de la hoja de cálculo, Programa de Excel Intermedio-Avanzado-Financiero página 2

3 Facilitar al usuario la búsqueda de información en Excel por hoja, pro libro, (F5), ubicación del último datos de una tabla, manejo eficaz de selección de celdas o rangos. 4. SERIES-DEFINICION DE NOMBRES. (SESION 3) 4.1. Series lineales o aritméticas, progresiones geométricas, y cronológicas Dar nombre a celdas y rangos Nombrar rangos Utilizar cuadro de nombres Utilizar cuadro de diálogo Definir nombre Modificar nombre de rangos. Cuadro de dialogo rellenar-series, consecutivas, condiciones de trabajo, métodos abreviados, series cronológicas, concepto de días laborables. Asignar nombres de manera directa o utilizando el cuadro de dialogo definir nombres, alcance y ámbito de los nombres, comentarios, asignación en formulas (F3) Arrastre de números consecutivos, activas casilla de llenado, concepto de días laborables, series lineales y geométricas método abreviado, ejemplo de referencias relativas, absolutas y mixtas, ámbito de los rangos. Manejo de nombres de celdas para facilitar las referencias absolutas 5. METODOS DE ORDENACION (SESION 4) 5.1. Condiciones de trabajo 5.2. Sencillo 5.3. Personalizado Ordenación por color de celda y de fuente Ordenación por iconos (pendiente en formatos condicionales)pendientes 5.4. Listas personalizadas Programa de Excel Intermedio-Avanzado-Financiero página 3

4 Fichas inicio, grupo modificar ordenar de mayor a menor o A-Z, clic derecho sobre celda criterio, condiciones de trabajo, método personalizado, criterios de ordenación, colores, pendiente iconos para formatos condicionales, Listas personalizadas condiciones, Con estas herramientas el usuario aprenderá a ordenar tablas en donde la relación de las columnas juega un papel importante, aprenderá sobre los criterios de ordenación al igual que los tipos de datos. 6. SUBTOTALES (consultas por agregación) Condiciones de trabajo 6.2. Subtotales como función(pendiente) 6.3. Suma, cuenta, promedio de subtotales 6.4. Operaciones internas de subtotales 6.5. Limitaciones 6.6. Celdas visibles Ir a especial Seleccionar valores, formulas Función SUMA, PROMEDIO, MAX,MIN, PRODUCTO,CONTAR,CONTARA, DESVEST, FUNCIONES AUTOMATICAS (DESDE RANGO DE SELECCIONES) Condiciones de trabajo, ordenar de primero, herramientas de esquematización y agrupamiento, si es necesario ordenar por segunda vez. Limitaciones, observar las funciones debajo de cada subtotal, seleccionar un rango de celdas y aplicar autosuma y demás funciones automáticas, aplicación de la autosuma en varias filas al tiempo. Obtener los totales por cada criterio de tablas, manejo de los elementos de agrupamiento y esquematización, condiciones de trabajo, copiar los subtotales solo los que se observan, identificar las funciones subtotales, reemplazar subtotales, ubicación de subtotales. 7. ASISTENTE PARA SUMA CONDICIONAL (SESION 5) 7.1. Activación de la herramienta suma condicional 7.2. Condiciones de trabajo 7.3. Limitaciones Programa de Excel Intermedio-Avanzado-Financiero página 4

5 Instalar el complemento de asistente para suma condicional, identificar la ficha destino y el grupo nuevo, condiciones de trabajo, maneras de presentación de resultados, comparación de respuestas, limitaciones. Cuando existan más de un criterio de suma es necesario usar el asistente para suma, siempre y cuando no sea para rellenar una tabla, en este caso se puede se puede usar las funciones de suma condicionales. 8. FUNCIONES I (SESION 6) 8.1. Funciones varias de totalizado y búsqueda condicionales SUMAR.SI, CONTAR.SI, SUMAR.SI.CONJUNTO, CONTAR.SI.CONJUNTO, PROMEDIO.SI, PROMEDIO.SI.CONJUNTO 8.2. reglas de parámetros Funciones, definición, reglas de insertar funciones, reglas para los parámetros de las funciones, reglas para los separadores de lista, solución de problemas, usar el asistente. Cuando existan un solo criterio o más de un criterio es necesario llenar una tabla la necesidad de usar funciones es lo más rápido y seguro. 9. AUDITORIA DE FORMULAS 9.1. Errores Normativos 9.2. Errores clásicos Comprobación de errores código de errores 9.3. Errores de operación y desarrollo 9.4. Referencias precedentes y dependientes 9.5. Inspector de procesos 9.6. Evaluador de formulas 9.7. Rastrear errores de datos no validos (VALIDACION DE DATOS)pendiente Programa de Excel Intermedio-Avanzado-Financiero página 5

6 Tipos de errores, mensajes de error limite, advertencia, informativos, códigos de errores, comprobación de errores, celdas dependientes y precedentes. Cuando se quiere rastrear y ubicar un error en una hoja de cálculo es más fácil si usamos las auditoria de formulas y funciones, cuando una hoja es diseñada por un usuario diferente y necesitamos rastrear un error la herramienta más útil es auditoria de formulas. 10. AUTOFILTROS O FILTROS BASICOS (SESION 6) Condiciones simples Condiciones compuestas Ordenación e indexado por filtros Liberar filtro o filtros, volver aplicar Operaciones con datos filtrados (subtotales como función) Condiciones O y condiciones Y Combinar condiciones O e Y VISTAS PERSONALIZADAS Operadores en las condiciones Copiar los datos filtrados Añadir subtotales a una lista Filtro por celda seleccionada, Ctl+Mayus+L, tipos de datos, Filtros por color, condiciones simples y compuestas, vistas personalizadas. Cuando se quiere rastrear y ubicar un error en una hoja de cálculo es más fácil si usamos las auditoria de formulas y funciones, cuando una hoja es diseñada por un usuario diferente y necesitamos rastrear un error la herramienta más útil es auditoria de formulas. 11. FILTROS AVANZADOS (SESION 6) Gestionar información con Excel Filtrar una base de datos Condiciones O y Condiciones O Programa de Excel Intermedio-Avanzado-Financiero página 6

7 11.4. Combinar condiciones O e Y Utilizar nombres de rangos Operadores en las condiciones Copiar los datos filtrados Añadir subtotales a una lista Utilizar filtros avanzados para extraer un subconjunto Buscar registros Filtros entre hojas Solo registros Únicos Datos duplicados Criterios en la misma fila y misma columna, combinaciones, caracteres comodines, condiciones de trabajo, títulos iguales, copiar a otro lugar. Cuando aparte de filtrar información se desea alterar los datos filtrados sin que afecte a los datos origen la tarea es de filtros avanzados, cuando los criterios se encuentran en otro lugar diferente a la tabla CONSOLIDACION DE DATOS Manejo de agrupamiento y esquematización Copiar varias hojas al tiempo resumen de varias hojas del mismo libro Resumen de una hoja de varios libros Explicar los grupos de hojas, sacar una copia de la hoja hacia el mismo libro, libros diferentes. Esta herramienta calcula el total de varias hojas de un mismo libro o el total de una hoja de varios libros y/o la combinación de las dos anteriores, es necesario mantener la misma estructura de las tablas, establecer vínculos, discriminar los títulos y manejar las herramientas de esquematización y agrupamiento. 13. TABLAS DINAMICAS (SESION 7) Activar el asistente para tablas dinámicas Programa de Excel Intermedio-Avanzado-Financiero página 7

8 Primer paso del asistente Segundo paso del asistente Tercer paso del asistente Botón Diseño Botón Opciones Manejar la tabla dinámica Mostrar desgloses en una página independiente Actualizar los datos de la tabla dinámica Modificar la tabla dinámica una vez creada Modificar la función de los campos de resumen Campos Calculados Elementos Calculados GRÁFICOS DINÁMICOS. Instalar el asistente para tabla y gráficos dinámicos, condiciones de trabajo, fichas emergentes, actualización de datos, liberar filtros, tipos de campos, borrar filtros, listas de campos, filtrar por clic, lista de campos, campos calculados, elementos calculados, diseños de tablas dinámicas. Con las tablas dinámicas se agrupan los conceptos de criterios variables para filtros avanzados falencia que estos poseen y que las tablas dinámicas tienes de sobra, aplica los conceptos de funciones aplicadas a datos por fuera de la tabla origen y se pueden aplicar muchos criterios. 14. CREACIÓN DE GRÁFICOS Y ELEMENTOS DE DIBUJO. (SESION 8) Tipos de gráficos Datos de origen Seleccionar datos para el gráfico Usar el asistente de gráficos Añadir series Opciones de grafico. Programa de Excel Intermedio-Avanzado-Financiero página 8

9 14.4. Ubicación. Definición de series, fichas emergentes, leyendas, líneas de división, títulos, ejes, tabla de datos, ubicación, F11, etiquetas de datos, cambio de grafico, invertir filas y columnas, arrastrar rangos. Con las graficas el usuario no tiene la necesidad de observar valores una grafica completa da pie para la toma de decisiones, al igual que crea un concepto general de el comportamiento de las variables. 15. TABLAS Convertir rango en tabla Convertir tabla en rango Reglas de conversión Actividades y funciones automáticas y asignación de números por funciones de subtotales 16. APLICACIONES SIMULTANEAS (SESION 9) Combinación de correspondencia con WORD Insertar grafica con POWER POINT Combinación con PUBLISHER Insertar tabla con ACCESS Vínculos en power point, elaboración de archivos en Publisher, documento principal en word. En casos en donde se necesite elaborar muchas cartas o varios diplomas a diferentes personas se utiliza la combinación de correspondencia, de esta manera se ahorrar tiempo y la fusión se efectúa en la impresora o en un documento maestro. 17. FUNCIONES VARIAS II (SESION 10) Función búsqueda, comparación Funciones de texto o cadena Funciones de fecha y hora Funciones condicionales Programa de Excel Intermedio-Avanzado-Financiero página 9

10 17.5. Pegar texto en columna OPERACIONES CON MATRICES (ver formulas matriciales) Funciones: BUSCARV, BUSCARH, BUSCAR, CONCATENAR, EXTRAE, HALLAR, ENCONTRAR, LARGO, IZQUIERDA, DERECHA, ESPACIOS, MAYUSC, MINUSC, DIAS360, DIA, MES, AÑO,DIA.LAB, DIAS.LAB, DIASEM, SIFECHA, FECHANUMERO, NOMBREPROPIO, SI.ERROR, PEGAR TEXTO EN COLUMNAS, DELIMITAODS Y DE ANCHO FIJO, ARCHIVOS PLANOS, SEPARADORES CON COMAS, BASE DE DATOS DE CELULARES, MMULT, SUMA Y RESTA DE MATRICES, SUMACUADRADOS Las funciones juegan un papel importante en la ejecución de los datos en Excel, las funciones de fecha y hora como su nombre lo dicen calcula fechas y números existentes dentro de un rango entre dos fechas. Las funciones de búsqueda se utilizan para llenar una tabla, para compara datos entre dos tablas y ayudan al usuario a desempeñarse en tareas de alto rendimiento, con gran exactitud y ahorro de tiempo. Al igual que las operaciones con matrices suma, resta y multiplicación VALIDACION DE CELDAS (SESION 11) Configuración de datos Datos de entrada Datos de salida Auditoria de celdas con validación Comentarios Protección De Celdas Proteger documento VALIDACION DE DATOS, LISTAS, RANGOS DE VALORES, MENSAJES DE ENTRADA Y SALIDA (ERRORES), PROTEGER CELDAS, BLOQUEAR Y OCULTAR CELDAS, AUDITORIA DE FORMULAS RODEAR CON CIRCULOS NO VALIDOS, INSERTAR COMENTARIO, MOSTRAR TODOS LOS COMENTARIOS DE LA HOJA Para usuarios que tengan la opción de contratar digitadores, es necesario preparar a la hoja de cálculo para que solo deje entrar datos correspondientes al solicitado. Para esta tarea también se necesita proteger las celdas, para que las formulas y funciones no sufran ninguna modificación y se respete su integridad FORMATO CONDICIONAL (SESION 12) Configurar la primera condición. Programa de Excel Intermedio-Avanzado-Financiero página 10

11 Configurar condiciones adicionales Eliminar el formato condicional Utilizar referencias de celdas en las condiciones Utilizar fórmulas como condiciones Administrar Reglas Ordenación por iconos ADMINISTRACION DE REGLAS, NUEVAS REGLAS, APLICAR FORMATOS A VALOR EN CELDA Y A CELDAS CON FORMULAS. Para logar que el Excel automáticamente resalte las celdas que cumplan con una condición aplique formatos condicionales a celdas o rangos de celdas, muy útil para discriminar las celdas que cumplan estas condiciones FORMULARIOS El formulario como medio para ver los registros de la lista Acceso a los registros Estableces criterios Criterios individuales Condiciones Y en la ventana de Criterios El formulario como medio para gestionar los registros Editar un registro Borrar un registro Añadir un registro nuevo ADICIONAR BOTON DE FORMULARIOS MEDIANTE LA PERSONALIZACION DE LA BARRA DE INICIO RAPIDO, BUSCAR REGISTRO HACIA ABAJO O HACIA ARRIBA. Esta herramienta se usa para ingresar datos a una tabla o base de datos utilizando una caratula o plantilla de llenado con los campos solo para digitar, también es usado para consultar registros, para personas digitadoras. Programa de Excel Intermedio-Avanzado-Financiero página 11

12 (HERRAMIENTAS FINANCIERAS) OBJETIVOS GENERALES Dada la importancia que posee el estudio de las finanzas en el ámbito académico, toma especial interés el manejo de dichos conceptos de forma ágil, para conseguir rapidez y precisión en el análisis. La forma más rápida de conseguir dicho objetivo es a través de la aplicación de finanzas en una hoja de cálculo, para el caso Excel. Identificar las variables que intervienen en los problemas financieros. Aplicar Excel para la resolución de operaciones de financiación. 21. HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS Y PREVISIONES. (SESION 13) Introducción Buscar objetivo Análisis con múltiples objetivos ANALISIS Y SI BUSCAR OBJETIVO, 3 EJEMPLOS, EXPLICACION DE LA FORMULA PAGO, DESPEJE DE FORMULAS. Esta herramienta se usa entre otros para el despeje de una formula, la utilización de datos variables como constantes y viceversa, la búsqueda de un origen de valor hacia el resultado, encontrar cual debería ser la cantidad x para hallar el resultado Y ESCENARIOS Aplicar esquema y agrupamiento para resumen de escenarios Definir nombres Selección múltiple Aplicación de Tablas dinámicas para resumen de escenarios Administración de escenarios. Eliminación y Modificar los escenarios proteger escenarios. ADMIN DE ESCENARIOS, DEFINIR NOMBRES, PROTEGER CELDAS. A medida que se requiere mayores espacios en la hoja utilizando la misma fórmula o función, se crea la necesidad de usar los escenarios que no es más que el Programa de Excel Intermedio-Avanzado-Financiero página 12

13 comportamiento de una variable en un campo con múltiples opciones. Podemos utilizar la misma fórmula sin perder los datos anteriores. 23. SOLVER (SESION 14) Instalación de complementos SOLVER Condiciones de trabajo Creación de modelo Tiempo de solución e iteraciones Grado de precisión, Tolerancia de enteros, Grado de convergencia. INSTALAR LA HERRAMIENTA DE SOLVER, EXPLICAR EL METODO DE RESOLUCION DE SOLVER POR METODO MANUAL, EJEMPLO DE COTIZACION, REPARTICION DE RECURSOS. Para la solución de problemas de programación lineal, solución de ecuaciones simultaneas de primer grado, buscar múltiples objetivos, es necesario la utilización del solver. 24. FORMULAS MATRICIALES CONCEPTOS Manejo de funciones básicas Misceláneas ELABORACIÓN DE UNA FORMULA MATRICIAL, CONVERTIR EN VALORUNA FORMULA, CONVERTIR EN VALOR UN RAGO, EJECUTAR FUNCIONES CON CAMBIO DE AMBITO. Herramienta universal para convertir un(os) valor(es) en de rango a valores únicos, alterar el ámbito de una función para agilizar cálculos. 25. ANUALIDADES (SESION 15) Función PAGO Usar filtro avanzado Aplicar criterios más complejos. Programa de Excel Intermedio-Avanzado-Financiero página 13

14 PAGO, PAGO.INT.ENTRE, PAGO.PRINC.ENTRE, PAGOPRINC, PAGOINT. La función PAGO en conjunto con todas sus funciones relacionadas se usa para calcular el pago, capital, interés y demás cantidades relacionadas con el valor futuro del pago de cantidades de cuotas y pagos de préstamos TABLAS BIVALENTES Y UNIVALENTES De una variable De dos variables Restricciones Condiciones de trabajo. ANALISIS Y SI TABLA DE DATOS, UNIVALENTES Y BIVALENTES. Cuando se desea graficar valores de x en función de Y, es necesario utilizar tablas bivalentes, al igual que cuando deseamos utilizar una formula o función dejando algunos datos constantes y otros variables FUNCIONES PERSONALIZADAS (SESION 16) Creación de funciones Introducción en la programación VBA Definición y declaración de funciones Sintaxis y formato de las funciones. FUNCTION, END FUNCTION, COMENTARIOS, MODULOS Comenzando la programación en VBA y creando la necesidad de habilitar funciones que no se encuentren en la biblioteca de Excel, podemos crear nuestras propias funciones, utilizando la programación en Visual Basic, respetando las sintaxis y nomenclaturas de programación. 28. MACROS (SESION 17) Introducción de la programación VBA Programa de Excel Intermedio-Avanzado-Financiero página 14

15 Argumentos y sintaxis de la programación Primera macros elementales Programación básica Modelos de selección e iteración ACTIVAR LA FICHA PROGRAMADOR, SEGURIDAD DE MACROS, HABILITAR CENTROS DE CONFIANZA, METODOS GRAFICO Y POR CODIGO, EXTENCIONES DE LOS LIBROS DE MACROS, BILBIOTECA DE FUNCIONES, ENTORNO VBA, REGLAS DE PROGRAMACION, IDENTACION, COMENTARIOS, ALCANCE DE VARIABLES, TIPOS DE VARIABLES, CICLOS, DECICIONES SIMPLES, COMPUESTAS MONOLINEA, MULTILINEAS, SELECCION MULTIPLE. Consideraciones previas a la grabación de macros. Seguridad y entorno de trabajo, concepto de macros que se generan a partir de listados lógicos de instrucciones grabación de macros que aclaran la diferencia entre desplazamientos relativos y absolutos. Visualización y edición del código obtenido por una macro grabada. 29. FUNDAMENTOS DE PROGRAMACION (SESION 18) El Explorador de proyectos y las Barras de herramientas Errores más comunes al ejecutar macros, llamados Errores en tiempo de ejecución Técnicas y metodologías que garantizan el éxito de las macros Pruebas de escritorio sobre los listados de instrucciones Sentencias adicionales que se generan en el momento de grabar una Macro Revisión Paso a paso del desarrollo de una Macro. Detección de errores. 1 Desarrollar Macros que automaticen tareas repetitivas sobre rangos de datos de Excel. Incursionar en las herramientas y técnicas de programación Visual Basic que potencializan el resultado obtenido por las Macros. Optimizar interfaces de trabajo mediante controles, botones y formularios que faciliten el control de sus modelos compartidos. ESTRUCTURAS DE BUCLES FOR-NEXT Y DO-UNTIL-LOOP, IF-THEN-ELSE, FOR-EACH-NEXT, DO WHILE Y SELECT CASE, CONTROLES ACTIVEX SOBRE HOJAS Y FORMULARIOS, CONTROLES, BOTONES Y FORMULARIOS SOBRE LAS HOJAS DE EXCEL, OPTIMIZACIÓN DEL CÓDIGO DE UN FORMULARIO DISEÑADO SOBRE UNA HOJA DE EXCEL, OPTIMIZACIÓN DEL CÓDIGO VISUAL BASIC OBTENIDO DEL GRABADOR DE MACROS. Programa de Excel Intermedio-Avanzado-Financiero página 15