Código de Gobierno Corporativo

Transcripción

1 Código de Gobierno Corporativo Corresponde al Código de Gobierno Corporativo según lo establece la normativa emitida por la SUGEF, para Coopeco, R. L. Coopeco R.L.

2 ~ 2 ~ TABLA DE CONTENIDO TABLA DE CONTENIDO...2 CÓDIGO DE GOBIERNO CORPORATIVO...3 CAPÍTULO I...3 ASPECTOS GENERALES...3 CAPÍTULO II...4 ESTRUCTURA, INTEGRACIÓN Y REMUNERACIÓN...4 CAPÍTULO III...7 POLÍTICAS...7 CAPÍTULO IV...8 DE LOS COMITÉS DE APOYO...8 CAPÍTULO V...9 DE LA AUDITORÍA INTERNA...9 CAPÍTULO VI DISPOSICIONES FINALES... 10

3 ~ 3 ~ CÓDIGO DE GOBIERNO CORPORATIVO INTRODUCCIÓN La Cooperativa de Ahorro y Crédito de los Empleados de la Contraloría General de la República, R.L. (Coopeco, R.L.), con el compromiso de contar con un sistema de Gobierno Corporativo, que proporcione aquellos elementos necesarios para orientar la estructura y la gobernabilidad de sus órganos sociales y en cumplimiento con las normas, las leyes y las disposiciones de los organismos supervisores, plasma en este Código sus principios, valores y prácticas, que gobernarán la transparencia de la información y la actuación de acuerdo con la funcionalidad de sus cargos. También se define en este documento la gestión de la Cooperativa, las políticas, el perfil de los(as) directores(as), así como los mecanismos y los medios de control para acreditar su cumplimiento con legitimidad, de acuerdo con los principios morales, económicos y financieros que rigen la Cooperativa. CAPÍTULO I ASPECTOS GENERALES Artículo 1: Misión, visión y valores de Coopeco, R.L Misión Brindar soluciones financieras solidarias, oportunas y accesibles para mejorar la condición de vida de nuestros(as) asociados(as) Visión Mejor alternativa cooperativa que atiende las necesidades de sus dueños(as) y los(as) protege Valores Rectitud y honestidad. Cortesía y espíritu de servicio. Eficiencia y eficacia. Lealtad y confidencialidad, Responsabilidad e imparcialidad. Cooperación. Solidaridad y sensibilidad social.

4 ~ 4 ~ Artículo 2: Alcance El Código de Gobierno Corporativo es de cumplimiento obligatorio para los(as) integrantes de los órganos sociales, auditor(a) interno(a), gerencia, encargados(as) de unidades y demás funcionarios(as) de Coopeco, R.L. CAPÍTULO II ESTRUCTURA, INTEGRACIÓN Y REMUNERACIÓN Artículo 3: Estructura En Coopeco, R.L. la estructura de Gobierno Corporativo está conformada por los siguientes órganos: 3.1. Asamblea General La Asamblea General compuesta por delegados(as), será convocada por la Gerencia, a solicitud del Consejo de Administración, del Comité de Vigilancia, de al menos el 20% de los delegados(as) propietarios(as) o de un 20% de los asociados(as). La convocatoria a asamblea se notificará con no menos de ocho días naturales de antelación, deberá incluir orden del día, lugar, hora y fecha de celebración. Las atribuciones de la asamblea y los aspectos antes mencionados se encuentran regulados en el Estatuto Social de la Cooperativa Consejo de Administración Es el auxiliar de la Asamblea General, en la dirección superior de las operaciones y actividades de la Cooperativa. Le corresponde el establecimiento de la política general y la aprobación de reglamentos y demás funciones, establecidas en el Estatuto Social y su elección e integración se rige por lo establecido en dicho Estatuto Social Inhabilidades, incompatibilidades y prohibiciones Los(as) integrantes del Consejo de Administración, tendrán las siguientes inhabilidades, incompatibilidades y prohibiciones: a) Ser empleado(a) de la propia Cooperativa. b) Estar inhabilitado(a) para ejercer cargos públicos o privados o expresamente en entidades financieras.

5 ~ 5 ~ c) Ser funcionario(a) de la Superintendencia General de Valores (Sugeval), Superintendencia General de Entidades Financieras (Sugef), Superintendencia General de Pensiones (Supen) o Superintendencia General de Seguros (Sugese). d) Ser deudor(a) moroso(a) de alguna entidad financiera. e) Tener un comportamiento de pago histórico en la Central de Información Crediticia mayor a 3,66. f) Estar calificado(a) en la Cooperativa en categoría de riesgo D o superior. g) Haber sido sancionado(a) por la Sugef, Sugeval o Supen. h) Mantener relaciones laborales, profesionales, de prestación de servicios, de suministro de bienes, directa o indirectamente, o bajo cualquier modalidad o denominación con la Cooperativa o con las empresas subsidiarias o afiliadas de esta. i) Ser parte en procesos litigiosos contra la Cooperativa Perfil de los(as) integrantes del Consejo de Administración Aun cuando por Ley no se establece los requisitos de idoneidad profesional o personal de los(as) integrantes del Consejo de Administración, mediante este Código se establece el siguiente perfil, el cual debe cumplirse para optar por cargos en este órgano social: Generales a) Cumplir con los lineamientos establecidos en el Reglamento de Elección de los(as) integrantes al Consejo de Administración. b) Firmar una declaración jurada para verificar el cumplimiento de los requisitos, la cual se requiere en el momento del nombramiento y se actualizará ante cualquier cambio. c) Destinar el tiempo necesario para realizar el trabajo: Nadie debe aceptar convertirse en directivo(a) a menos que disponga de suficiente tiempo para realizar el mejor trabajo posible. Quiere decir que, los(as) directivos(as) deben asistir a todas las reuniones, a menos que exista fuerza mayor o caso fortuito. d) Participar activamente: Antes de cualquier decisión cada director(a) debe participar activamente en el trabajo de análisis y debe proponer y obtener respuestas satisfactoriamente sobre cualquier pregunta que sea de su interés. e) Hacer honor al cargo: Servir en un Consejo de Administración es un esfuerzo cooperativo cuya meta final es la defensa de los intereses de la colectividad De idoneidad a) Poseer conocimientos técnicos, demostrables, en las áreas de competencia de la Cooperativa. b) Participar en cursos relacionados con el funcionamiento de Coopeco, R.L. y la normativa que la regula, con el propósito que cada miembro del Consejo de Administración posea un conocimiento práctico de las actividades y operaciones que realiza la Cooperativa, sus líneas de servicios, políticas de recursos humanos y los problemas específicos que la afectan.

6 ~ 6 ~ c) Si un(a) integrante del Consejo de Administración deja de cumplir con los requisitos de idoneidad establecidos en este código, la Asamblea General deberá proceder con su sustitución Retribución La retribución de los(as) directores(as) se rige por el Reglamento de Remuneración a Órganos Sociales, Comisiones y Representaciones de Coopeco, R.L Sucesión de directores(as) El procedimiento de sucesión y nombramiento de directores(as) se regula por el Estatuto Social de Coopeco, R.L Evaluación del desempeño El Consejo adopta un sistema de autocontrol, mediante un plan de trabajo y su correspondiente evaluación y presenta a la Asamblea General un informe de sus actividades del año con las recomendaciones necesarias para el mejoramiento de la Cooperativa La gerencia La gerencia debe desarrollar sus funciones acorde con los lineamientos de este Código. Además, debe establecer e implementar los controles internos y tomar las decisiones para que en la Cooperativa se acate lo dispuesto en este Código. La gerencia, es responsable de que la información financiera de la entidad sea confiable, para lo cual establecerá el sistema de control interno necesario. La gerencia deberá rendir una declaración jurada respecto de su responsabilidad de los estados financieros y del sistema de control interno. Dicha declaración se debe presentar conjuntamente con los estados financieros auditados a la Sugef Evaluación del desempeño Anualmente el Consejo de Administración hace una evaluación de la gestión realizada por la gerencia, tomando en cuenta para dicha evaluación, el cumplimiento de la ley, estatutos y acuerdos del Consejo de Administración, el deber de lealtad a la Cooperativa y el trato objetivo a los asociados. Además la aptitud de velar por la maximización del valor de la Cooperativa en apego al plan estratégico establecido.

7 ~ 7 ~ Retribución La remuneración al gerente la determina el Consejo de Administración, de acuerdo con criterios relacionados con el nivel de responsabilidad, logros en su gestión y salarios de mercado para este tipo de organizaciones. CAPÍTULO III POLÍTICAS Artículo 4: Políticas La Cooperativa, como guía para su accionar, cuenta con políticas dictadas por el Consejo de Administración que abarcan la relación con los(as) asociados(as), directores(as) de los órganos sociales, funcionarios(as), clientes y proveedores(as); así como la gestión de riesgo, la financiera, la de recursos humanos, la operativa y la de control y se encuentran recopiladas en el documento denominado Políticas de Coopeco, R.L. Las políticas incluidas en dicho documento son las siguientes: 4.1 Políticas que regulan los conflictos de interés que pueden surgir en la relación de la Cooperativa con sus asociados(as), directores(as) de los órganos sociales, funcionarios(as), clientes y proveedores(as): Política sobre grupo vinculado Políticas sobre operaciones comerciales de la Cooperativa con los(as) miembros de sus órganos sociales, funcionarios(as) y los parientes de estos por consanguinidad o afinidad hasta el segundo grado. Adicionalmente se cuenta con el Código de Ética de la Cooperativa que se relaciona directamente con estas políticas. 4.2 Políticas administrativas, de selección, retribución, calificación y capacitación: Políticas de recursos humanos Política de capacitación Política de retribución Política de planeamiento estratégico Política para liquidar activos financieros y bienes realizables Política de administración de efectivo Políticas sobre el proceso presupuestario Política de instrumentos financieros. 4.3 Políticas sobre la relación con los(as) asociados(as) (clientes):

8 ~ 8 ~ Política de servicio al cliente Política de captación Política de crédito Política de gestión de cobro. 4.4 Política sobre la relación con los proveedores: Política de compras. 4.5 Políticas de revelación y acceso a la información: Política de auditoría Políticas de información financiera Política conozca a su cliente Política conozca a su proveedor. CAPÍTULO IV DE LOS COMITÉS DE APOYO Artículo 5: Comités de apoyo: El Consejo de Administración, con la finalidad de realizar una adecuada función y cumplir con la normativa vigente, nombra comités especializados. Dichos comités de apoyo actúan como un filtro y refuerzan el análisis objetivo de las decisiones que le corresponden al Consejo de Administración. Además, existen los Comités de apoyo para la gerencia. Cada comité deberá contar con un reglamento que regule su funcionamiento, aprobado por el Consejo de Administración y la justificación de su creación, conformación y funciones asignadas debe quedar documentas. Estos comités son los siguientes: Comités de Apoyo del Consejo de Administración: Comité de Auditoría Comité de Cumplimiento Comité de Riesgos Comité de Tecnologías de Información Comité de Crédito Comité de Planeamiento Estratégico Comité de Crisis

9 ~ 9 ~ Comité de Normativa Comités de apoyo de la Gerencia: Estos comités se instauran para fortalecer el control interno en las diferentes áreas de la Cooperativa y para que coadyuven a la gerencia en la gestión, ejecución y consecución correcta de los objetivos estratégicos aprobados por el Consejo de Administración. Comité Ejecutivo Comité de Inversiones Artículo 6: Idoneidad de los(as) integrantes de los comités Los(as) integrantes de los comités de apoyo deben contar con el conocimiento o la experiencia de acuerdo con la normativa especial aplicable y con los requisitos aprobados por el Consejo de Administración. Si un(a) integrante no cumple con los requisitos de idoneidad exigidos en la normativa vigente o en las políticas internas de la entidad, se debe proceder con su sustitución, según los lineamientos establecidos por la entidad. CAPÍTULO V DE LA AUDITORÍA INTERNA Artículo 7: La auditoría interna es parte integral y vital de su sistema de control interno; es una unidad que depende del Consejo de Administración y con independencia funcional y de criterio. Su labor principal es revisar y proponer mejoras a la administración sobre el cumplimiento y la suficiencia del sistema de control interno, desde un punto de vista contable, financiero, administrativo y de cualquier otra naturaleza, como base para prestar un servicio constructivo y de protección a la administración. Artículo 8: La auditoría interna, debe al menos cumplir con las siguientes funciones: 8.1. Desarrollar y ejecutar un plan anual de trabajo con base en los objetivos y los riesgos de la Cooperativa y de acuerdo con las políticas implementadas por el Consejo de Administración Establecer políticas y procedimientos para guiar la actividad de la auditoría interna. Informar periódicamente al Consejo de Administración sobre el cumplimiento del plan anual de auditoría Informar al Consejo de Administración sobre el estado de los hallazgos comunicados a la administración.

10 ~ 10 ~ 8.4. Refrendar la información financiera trimestral que la Cooperativa remita al órgano supervisor correspondiente Evaluar la suficiencia y la validez de los sistemas de control interno implementados por la administración y que involucran las transacciones relevantes de la entidad, acatando las normas y los procedimientos de aceptación general y las regulaciones específicas que rigen a esta área Evaluar el cumplimiento del marco legal y normativo vigente aplicable a la entidad Mantener a disposición del órgano supervisor correspondiente, los informes y los papeles de trabajo preparados sobre los estudios realizados Evaluar el cumplimiento de los procedimientos y las políticas para la identificación, de al menos, los riesgos de crédito, legal, de liquidez, de mercado, operativo y de reputación Evaluar la idoneidad, la suficiencia y el cumplimiento de los procedimientos y las políticas de las principales operaciones en función de los riesgos indicados en el literal anterior, incluyendo las transacciones que por su naturaleza se presentan fuera de balance, así como presentar las recomendaciones de mejora, cuando corresponda. CAPÍTULO VI DISPOSICIONES FINALES Artículo 9. Este Código de Gobierno Corporativo se revisará y actualizará según lo establecido en el artículo 4 del acuerdo SUGEF Artículo 10. Este se encontrará a disposición para su consulta en la página web de Coopeco, R.L. Bitácora de Control de Seguimiento y Modificaciones Versión Detalle Fecha 1 Aprobado por el Consejo de Administración en sesión No de noviembre de Aprobado por el Consejo de Administración en sesión de noviembre de Aprobado por el Consejo de Administración en sesión de noviembre de Aprobado por el Consejo de Administración en sesión de enero del Revisado, actualizado y aprobado por el Consejo de Administración en 13 de julio de 2015 sesión Revisado, actualizado y aprobado por el Consejo de Administración en sesión de abril de 2017