Guia d integració via web service amb GeFACT. Manual informatiu per a receptors V 10 març 2015

Transcripción

1 Guia d integració via web service amb GeFACT Manual informatiu per a receptors V 10 març 2015

2 Continguts 1 Introducció 1.1. Recepció de la factura electrònica a Catalunya 1.2. Circuit de recepció de factures a la Generalitat 2 Format de la factura electrònica 2.1. Format del Facturae 2.2. Requisits específics de la Generalitat de Catalunya 2.3. Visor de la factura electrònica 2.4. Estats de les factures 2.5. Particularitat de les factures d utilities 2.6. Dades obligatòries per trametre a altres administracions 3 Recepció de les factures electròniques 3.1. Integració de sistemes 3.2. Portal receptor de factures 4 Activació del servei per part de les EEPP 5 Canals de suport 6 Annexos 2

3 1.1. Recepció de factura electrònica a Catalunya L'e.FACT és el servei de factura electrònica de les administracions públiques catalanes per a la recepció de les factures electròniques (efactures) per part dels seus proveïdors. Actua com a Punt general d entrada de les factures electròniques (registre electrònic) de la Generalitat de Catalunya i el Sector Públic dependent. Addicionalment és responsable de l intercanvi de factures de manera bidireccional amb la plataforma FACe de l Administració General de l Estat. GEFACT és un sistema que facilita la recepció, la gestió i proporciona la custòdia de les factures electròniques dirigides a la Generalitat de Catalunya i el Sector Públic dependent. efactura FACe e.fact GEFACT efactura Administració de Generalitat i sector públic dependent 3

4 1.2. Circuit de recepció de factures a la Generalitat (i) 4 EMPRESES PÚBLIQUES GENERALITAT CATALUNYA BOLCATGE A CPED DE LES FACTURES SISTEMES PROPIS GECAT 3.A S.Públic Adm.( excepte ICS )(1) Òrgans Superiors (2) 4 Proveïdor Factura Electrònic EXP a signada 1 E. F A C T REGISTRE ELECTRÒNIC 2 GEFACT Empresa 1 Empresa 2 Empresa 3 Empresa 4 Empresa 5 Empresa,,, 3.B 3.C 3.D EEPP (3) KIT (4) AGAUR EADOP... ICS Institut Català de la Salut Empresa n SISTEMES PROPIS ( 5 ) Sistema propi d obtenció de factures amb GEFACT 4 4 CONSULTA DE L ESTAT DE PAGAMENT DE DOCUMENTS 3.E (*) La integració del registre comptable de factures amb la consulta de l estat de pagament dels proveïdors està en fase de desenvolupament. En el cas de KIT i en l ICS s està plantejant Consulta WEB Obtenció de factures PDF s Usuari EEPP Sistema propi sense connectivitat a GEFACT 4

5 1.2. Circuit de recepció de factures (ii) 1. 1 El proveïdor envia una factura electrònica signada a qualsevol entitat de l administració de la Generalitat o del seu sector públic dependent a través dels diferents mecanismes d entrega de factures a e.fact descrits a la Guia per a l emissió de factures electròniques L e.fact realitza una sèrie de verificacions del format de la factura, si no són correctes rebutja la factura al proveïdor, en altre cas registra la factura en el registre administratiu (s@rcat). Si pot realitzar el registre entrega al GEFACT, el fitxer de la factura, la data/número de registre, l evidència que la signatura és correcta i documentació annexa si escau. Si no es pot realitzar, el registre administratiu rebutja la factura al proveïdor GEFACT deixa la factura a disposició del receptor de la factura. A) 3.A El receptor és usuari del sistema econòmico-financer de la Generalitat (GECAT): GECAT registra la factura en el registre comptable de factures. B) 3.B El receptor és usuari del KIT d Empreses Públiques: el KIT registra la factura en el registre comptable de factures (pendent d implantació). C) 3.C El receptor és l ICS. 5

6 Circuit de recepció de factures D. El receptor disposa de sistemes d informació propis que s integren automàticament amb el GEFACT: el sistema destinatari recull la factura i fa el registre en el seu registre comptable de factures. E. El receptor disposa de sistemes propis, no integrats amb el GEFACT: el receptor es connecta manualment al Portal del Receptor de Factures de la Generalitat, i es descarrega les factures electròniques (format pdf i xml) i en cas que existeixin documents annexos també es descarreguen. El receptor registra la factura en el registre comptable tal i com està fent per a una factura en paper. 1. Es publica l estat de les factures en la web del Departament d Economia i Coneixement, punt des del qual el proveïdor podrà fer el seguiment de l'evolució de la factura a partir de la seva recepció fins al seu pagament. Addicionalment, les entitats que estan en el GECAT i el KIT, publicaran l estat de totes les factures. Actualment la funcionalitat de publicar els estats en el PCED no està desenvolupada. 4 3.D 3.E 6

7 Continguts 1 Introducció 1.1. Recepció de la factura electrònica a Catalunya 1.2. Circuit de recepció de factures a la Generalitat 2 Format de la factura electrònica 2.1. Format del Facturae 2.2. Requisits específics de la Generalitat de Catalunya 2.3. Visor de la factura electrònica 2.4. Estats de les factures 2.5. Particularitat de les factures d utilities 2.6. Dades obligatòries per trametre a altres administracions 3 Recepció de les factures electròniques 3.1. Integració de sistemes 3.2. Portal receptor de factures 4 Activació del servei per part de les EEPP 5 Canals de suport 6 Annexos 7

8 2.1. Format de la factura electrònica Format Facturae El format de factura electrònica que hauran de presentar els proveïdors en l àmbit del Sector Públic de la Generalitat de Catalunya, que inclou els Departaments, les Entitats Autònomes Administratives i les Empreses Públiques, ha de concretar-se en fitxers en format XML que acompleixin les característiques que estableixen els esquemes del model Facturae, homologat per l Agència Tributària. Concretament, s accepten les versions 3.2 i de l'esmentat model, on la informació bàsica demanada als proveïdors serà homogènia a tota la Generalitat de Catalunya, sense perjudici d altres formats acceptats pel servei e.fact. Detall esquema model Facturae versions 3.2 i 3.2.1: Model Facturae v.3.2 (Esquema Detallat) Model Facturae (Esquema Detallat És possible trobar informació sobre aquests formats a l adreça web: Les factures que no compleixin amb l esquema facturae es rebutjaran 8

9 2.2. Format de la factura electrònica Requisits específics (i) Les factures electròniques trameses a la Generalitat de Catalunya i el seu sector públic han de considerar els següents criteris: La data de la factura no pot ser posterior a la data del registre. Les factures han d incloure un indicador del servei o aprovisionament. En el Sector Administratiu han d indicar el número d expedient en l element FileReference (el mateix per totes les línies de detall d una mateixa factura). Exemple: Facturae / Invoices / Invoice / Items / InvoiceLine /FileReference = EC-2014-XXXXXXXXXX-LLL. La resta d ens del Sector Públic poden regular els indicadors adients a la seva relació amb proveïdors: expedient, comanda (ReceiverTransactionReference) i/o albarà (DeliveryNoteNumber). Les factures han de ser completes i originals: Completes: /Invoices/Invoice/InvoiceHeader/InvoiceDocumentType = FC Originals: /Invoices/Invoice/InvoiceHeader/InvoiceClassType ha de ser OO, OR, OC Les factures de subministraments de gas, electricitat i aigua han de prendre en consideració la guia d ús de l extensió utilities de la Generalitat de Catalunya. 9

10 2.2. Format de la factura electrònica Requisits específics (ii) Cada fitxer xml contindrà una única factura, indicant en el fitxer la modalitat individual: Facturae / FileHeader / Modality = I. Màxim de línies de factura. Les factures poden tenir un màxim de 999 línies. Pes màxim de factura. Les factures poden tenir un pes màxim de 1,8MB, incloent els annexos incrustats dins la factura Altra informació rellevant Cal informar el camp OperationDate, data en què es realitza el servei o s entrega el bé Annexos: Per annexar documents de manera que quedin signats, cal que s'insereixin dins del document estructurat Facturae encara que amb dades que no es poden processar automàticament. També es poden annexar documents externs a la factura, tot i que de manera temporal el servei e.fact només accepta annexos externs en format.pdf. Nom comercial: Es pot utilitzar el camp TradeName Nom Comercial per indicar de forma descriptiva el servei i departament de l Entitat que fa l encàrrec i ha rebut el servei que es factura, sense perjudici de la utilització dels corresponents codis de servei o aprovisionament (expedient, comanda, albarà) i dels codis que identifiquen els òrgans administratius (AdministrativeCentre). 10

11 Format de la factura electrònica - visor en PDF El GEFACT disposa d un visor de factures, que tradueix el fitxer en format xml a un format PDF llegible. Aquesta representació del fitxer en format XML en un PDF, pot ser cridat pels sistemes externs a través de serveis WEB i presentar la informació als usuaris de l aplicació. No cal que cada entitat desenvolupi el seu visor propi. Es pot consultar la correspondència entre els camps mostrats al PDF generat per GEFACT i el corresponent camp FACTURAE al següent document: Visor - Fase I Actualment, s'està treballant per definir un visor que inclogui les dades de les extensions d utilities. Finalment es definirà un visor on estaran tots els camps de la factura electrònica. 11

12 Format de la factura electrònica Estats (i) Estats de les factures electròniques. Aquests són estats de la factura que es comunicaran al proveïdor a través de l e-fact. Registrada (PENDENT): La factura electrònica ha estat rebuda en el punt general d'entrada de factures i ha estat registrada administrativament, proporcionant el codi i data de registre al proveïdor. Aquest estat l informarà l efact. Està pendent de recollir-la el sistema receptor. Registrada en RCF (REBUDA): La factura electrònica ha estat rebuda i registrada en el registre comptable de factures de l'oficina comptable destinatària. Conformada (ACCEPTADA): El servei o aprovisionament associat a la factura ha estat validat. La publicació d aquest estat no és obligatòria. Comptabilitzada l'obligació reconeguda (COMPTABILITZADA): L'obligació de pagament derivada de la factura ha estat reconeguda. Pagada (PAGADA): L'obligació de pagament derivada de la factura ha estat pagada, s ha d indicar la data del pagament. Rebutjada (REBUTJADA): L'oficina comptable o la unitat tramitadora han rebutjat la factura, s'ha d'indicar la data del rebuig i el motiu del rebuig. 12

13 Format de la factura electrònica Estats (iii) Estats tècnics entre el GEFACT i el receptor. Hi ha una sèrie d estats tècnics que requereixen els sistemes per poder processar/tramitar els documents. Aquests estats tècnics no són visibles pels proveïdors que han tramès la factura, no s envien a l e-fact. Els estats són: NO VALIDADA. GEFACT executa periòdicament un procés de càrrega de factures que consisteix a desar dins el sistema els fitxers XML provinents d e.fact. Un cop la factura s ha carregat al GEFACT, la factura té l estat NO VALIDADA. Lliurada (ENTREGADA). Aquest estat s utilitza principalment pel portal WEB receptors de factures, identifica que la factura ha estat lliurada al sistema receptor, encara que els sistemes que s integren també poden utilitzar aquest estat. 13

14 Estats de la factura: Canvis d estats lògics A continuació es mostra el model de canvi d estats: Model canvi d estats com a bona pràctica Registrada Pendent Lliurada Entregada RCF Rebuda Conformada Acceptada COR Comptabilitzada Pagada Pagada Rebutjada Rebutjada Rebutjada Rebutjada Estat GeFACT Estat Tècnic Els documents annexos que arriben a GEFACT sempre són analitzats per un servei d antivirus abans de ser desats per a la seva custòdia. Si el document està infectat passa a estat INFECTAT i s exclou de la circulació 14

15 2.5. Particularitat de les factures d utilities (i) Tota la informació de les factures d electricitat es rebrà en format XML, incorporant-hi les dades comunes a totes les tipologies de factura en el nucli del format facturae i les dades específiques de les factures dels serveis canalitzats d electricitat, aigua i gas en el format extensió utilities acordat pel sector, informada pel MINETUR ( la qual podrà ser adaptada a les necessitats de l òrgan de contractació. Contingut mínim de factura electrònica d electricitat En referència a la tipologia d informació que ha de contenir el nucli del format facturae respecte l extensió utilities en les factures electròniques, en el cas d una factura d electricitat, fent extensible aquesta aproximació a tota la tipologia de serveis canalitzats: electricitat, gas, aigua. 15

16 2.5. Particularitat de les factures d utilities (ii) Contingut mínim de factura electrònica d electricitat En referència a la tipologia d informació que ha de contenir el nucli del format Facturae respecte l extensió utilities en les factures electròniques, en el cas d una factura d electricitat, fent extensible aquesta aproximació a tota la tipologia de serveis canalitzats: electricitat, gas, aigua. Tipologia d informació de factura Dades de l empresa comercialitzadora Dades de factura d electricitat Factura resum Titular del contracte Informació del consum elèctric Dades del contracte Dades de l import de la factura Detall de la factura Informació per al consumidor Origen i impacte ambiental de la informació consumida Principal/ Extensió Principal Principal Principal Principal Extensió Extensió Extensió Extensió Extensió Extensió Es pot obtenir informació detallada a la guia d ús de l extensió d utilities a l adreça web a-electronica/ 16

17 2.6. Dades obligatòries per trametre a d altres Administracions A partir del Orden HAP/492/2014, de 27 de març, les factures electròniques que vagin dirigides a les Administracions Públiques han d informar els camps Unitat Tramitadora, Òrgan Gestor i Oficina Comptable. Aquests camps serveixen per encaminar les factures correctament fins a destí. Per a les factures dirigides a la Generalitat de Catalunya, aquest encaminament es realitza a través del camp Número d expedient o Número de comanda, però quan el destí siguin altres administracions serà obligatori informar aquests camps. Aquestes unitats hauran d anar codificades sota l etiqueta de centres administratius <AdministrativeCentres> del <BuyerParty>. Rol Codi Codi del Centre Descripció Fiscal 01 Codi de la unitat en el Directori DIR3 Oficina Comptable Receptor 02 Codi de la unitat en el Directori DIR3 Òrgan Gestor Pagador 03 Codi de la unitat en el Directori DIR3 Unitat Tramitadora Els Codis DIR3 de la Generalitat, es poden trobar a: 17

18 Continguts 1 Introducció 1.1. Recepció de la factura electrònica a Catalunya 1.2. Circuit de recepció de factures a la Generalitat 2 Format de la factura electrònica 2.1. Format del Facturae 2.2. Requisits específics de la Generalitat de Catalunya 2.3. Visor de la factura electrònica 2.4. Estats de les factures 2.5. Particularitat de les factures d utilities 2.6. Dades obligatòries per trametre a altres administracions 3 Recepció de les factures electròniques 3.1. Integració de sistemes 3.2. Portal receptor de factures 4 Activació del servei per part de les EEPP 5 Canals de suport 6 Annexos 18

19 Recepció de les factures electròniques La Generalitat de Catalunya habilitarà dos procediments per tal que les empreses puguin rebre les factures electròniques que els proveïdors han lliurat al punt central de factures electròniques de la Generalitat de Catalunya. Aquestes dues vies són: 1. Integració de sistemes, a través de serveis web. Els sistemes es connectaran a través de serveis WEB amb el GEFACT per recollir les seves factures pendents de processar i enregistrarà les dades bàsiques de la factura en el registre comptable de factures, on haurà de seguir la tramitació de la factura segons el procediment actual. Aquelles entitats que no disposin de la tramitació electrònica de la factura podran imprimir la representació en PDF de la factura i tramitar la seva gestió en paper. 2. Portal receptor de factures. El receptor es connecta manualment al Portal del Receptor de Factures de la Generalitat, i es descarrega les factures electròniques (format pdf i xml). El receptor registra la factura en el registre comptable tal i com està fent per a una factura en paper. 19

20 3.1. Modalitats recepció factura - Integració sistemes (i) GEFACT posa a disposició dels sistemes receptors un servei web per a la integració automàtica amb els sistemes de l entitat destinatària de la factura, que incorpora les operacions necessàries per gestionar les factures electròniques i els documents annexos. Per tal de gestionar els documents factura, el servei web ofereix les següents operacions: Obtenir llistat de factures pendents. El sistema receptor ha de consultar periòdicament quines factures té pendents de rebre i tractar. Obtenir factura. Amb aquesta operació el receptor obté una per una les factures per anar incorporant les dades en el seu sistema. El sistema receptor pot analitzar el contingut del fitxer XML Facturae o bé pot fer servir les dades que GEFACT extreu del fitxer. Enviar estat. El sistema receptor ha de comunicar a GEFACT els canvis d estat de la factura durant la tramitació. Els estats mínims a informar són: Registrada (aquest estat l informarà l e.fact), Registrada en el Registre Comptable de factures, Conformada(*), Comptabilitzada l obligació de pagament, Pagada, Rebutjada, Anul lada (**). (*) Aquest estat no és obligatori (**) No està implementat el procediment. 20

21 3.1. Modalitats recepció factura - Integració sistemes (iii) URL del servei: Accés per Intranet: Accés per Internet: Cada operació dóna com a resposta un fitxer XML. Els esquemes dels XML de resposta estan continguts en aquest fitxer: Existeix un entorn de proves a disposició de les entitats. La URL és: Accés per Intranet: Accés per Internet: GFWebService Disposeu de major detall en Annex 1: Serveis web Gestió de factures electròniques. 21

22 3.2. Recepció factures electròniques Portal receptor El Portal del Receptor és una aplicació web mitjançant la qual els receptors podran cercar i consultar informació relacionada amb les seves factures. Aquells receptors que no tinguin possibilitat d integrar-se automàticament mitjançant el servei web, podran utilitzar també aquesta web per descarregar-se les seves factures i actualitzar els estats. La responsabilitat de la recollida de les factures del portal és de l entitat. Es disposarà d un sistema d avisos a l entitat per conèixer si té factures pendents de recollir. Funcionalitats del portal: Descarregar les factures rebudes en un fitxer comprimit que contindrà les dades de registre, les factures en format PDF, els annexos i, opcionalment, les factures en format XML. Cerca de factures. S obtindrà un fitxer de les factures seleccionades. S habilitaran funcionalitats per poder cercar factures segons la data de recepció de factures. D aquesta forma es podran baixar les factures en bloc tantes vegades com sigui necessari per l entitat receptora. Notificació dels canvis d estat. Permetrà a l usuari, un cop treballat en local, carregar el fitxer generat anteriorment. 22

23 Continguts 1 Introducció 1.1. Recepció de la factura electrònica a Catalunya 1.2. Circuit de recepció de factures a la Generalitat 2 Format de la factura electrònica 2.1. Format del Facturae 2.2. Requisits específics de la Generalitat de Catalunya 2.3. Visor de la factura electrònica 2.4. Estats de les factures 2.5. Particularitat de les factures d utilities 2.6. Dades obligatòries per trametre a altres administracions 3 Recepció de les factures electròniques 3.1. Integració de sistemes 3.2. Portal receptor de factures 4 Activació del servei per part de les EEPP 5 Canals de suport 6 Annexos 23

24 Sol licitud d activació del servei (i) La Generalitat de Catalunya realitzarà l adhesió de les seves Empreses Públiques dependents al punt central de factures electròniques de la Generalitat però, per poder tramitar les factures a través del GEFACT, tots aquells organismes / entitats que no estiguin operant en GECAT o en el KIT EEPP és necessari que, entre altres dades, facilitin la següent informació per tal d activar el servei: Dades de l entitat, CIF de l organisme i denominació Dades del representant, NIF i nom del representant que signa l activació Modalitat de servei, Integració de sistemes / Portal del receptor de factures Tècnic de referència, només en la modalitat de servei Integració de serveis Persones destinatàries, dels avisos de primer nivell (màxim 4) Persona destinatària, dels avisos de segon nivell Persones usuàries del web del receptor (màxim 4) Dades necessàries de les persones de contacte: NIF, nom i cognoms, correu electrònic i telèfon de contacte. 24

25 Sol licitud d activació del servei (ii) Un cop rebut el formulari, des del Departament d Economia i Coneixement de la Generalitat que és qui gestiona la plataforma, es proporcionarà a l organisme sol licitant la següent informació: Usuari/s de la web del portal del receptor. Es proporcionarà els usuaris per poder accedir a la web del portal del receptor. Aquests usuaris podran accedir a la WEB a través del GICAR o per certificat digital. Usuari de servei web. A aquelles entitats que han demanat la modalitat de servei Integració de serveis se ls facilitarà un usuari i una clau a fer servir per cridar les operacions de recuperació de factures i documents annexos des del sistema receptor final. Aquesta informació es facilitarà al tècnic de referència. Documentació. Es proporcionarà la Guia d ús per a l emissió de factures electròniques a la Generalitat de Catalunya i el seu sector públic dependent, per tal què els receptors puguin informar als seus proveïdors, la Guia d ús per a perceptors de factures electròniques, i la Guia d usuari del web del receptor. Addicionalment, la documentació estarà disponible i actualitzada en la següent adreça web del Departament d Economia i Coneixement: Factura-electronica-entitats-del-Sector-Public/ 25

26 Continguts 1 Introducció 1.1. Recepció de la factura electrònica a Catalunya 1.2. Circuit de recepció de factures a la Generalitat 2 Format de la factura electrònica 2.1. Format del Facturae 2.2. Requisits específics de la Generalitat de Catalunya 2.3. Visor de la factura electrònica 2.4. Estats de les factures 2.5. Particularitat de les factures d utilities 2.6. Dades obligatòries per trametre a altres administracions 3 Recepció de les factures electròniques 3.1. Integració de sistemes 3.2. Portal receptor de factures 4 Activació del servei per part de les EEPP 5 Canals de suport 6 Annexos 26

27 Canals de suport Generalitat i SP dependent Consultes dels usuaris responsables, administradors o interlocutors reconeguts dels sistemes econòmics financers clients de GEFACT de la Generalitat i els seus organismes, relacionades amb la plataforma GEFACT i la implementació de la factura electrònica suport GEFACT: gefact.eco@gencat.cat Espai web de comunicació amb les empreses públiques ctura-electronica-entitats-del-sector-public/ 27

28 B) Canals de suport a PROVEÏDORS 1. Consultes tècniques relacionades amb el lliurament i els requisits formals de la factura electrònica 2. Consultes relacionades amb el contingut comercial de la factura, i els indicadors de servei o aprovisionament (codi d expedient o d altres) Les consultes han d anar adreçades als sol licitants del bé o servei 28

29 B) Canals de suport a PROVEÏDORS 3. Consultes relacionades amb la factura electrònica en l àmbit de la Generalitat i el seu sector públic: 4. Espai web de comunicació amb proveïdors incloent la consulta de l estat de la factura tramitada 29

30 Continguts 1 Introducció 1.1. Recepció de la factura electrònica a Catalunya 1.2. Circuit de recepció de factures a la Generalitat 2 Format de la factura electrònica 2.1. Format del Facturae 2.2. Requisits específics de la Generalitat de Catalunya 2.3. Visor de la factura electrònica 2.4. Estats de les factures 2.5. Particularitat de les factures d utilities 2.6. Dades obligatòries per trametre a altres administracions 3 Recepció de les factures electròniques 3.1. Integració de sistemes 3.2. Portal receptor de factures 4 Activació del servei per part de les EEPP 5 Canals de suport 6 Annexos 30

31 Annex 1 Serveis web: Gestió de factures electròniques 31

32 Annex 1: Serveis web - Gestió factures electròniques Obtenir llistat de factures pendents. Paràmetre operació usuari(*) password(*) centrereceptor numeroexpedient (*) Paràmetres obligatoris Informació del xml de resposta Llistat de factures obtenirllistatfacturespendents Descripció Identificació de l'usuari assignat al sistema receptor que realitza l'operació Paraula de pas del sistema receptor per validar l usuari. Paràmetre opcional per a filtrar per centre receptor de la factura (unitat promotora, divisió...). Si no s informa, el sistema retorna totes les factures dels centres receptors que té assignats l usuari. Paràmetre opcional per a filtrar per número d expedient de la factura. Descripció En la part de dades del xml de resposta apareixerà un llistat dels identificadors de les factures pendents que corresponguin al sistema receptor que realitza la consulta. Aquests identificadors s'utilitzaran en la següent operació per a poder consultar en detall cada factura. En concret es tracta d'un camp alfanumèric de 16 posicions propi de Documentum. A més del propi identificador de la factura, es retorna la següent informació per cada factura: CIF del emissor CIF del receptor Oficina comptable Òrgan gestor Unitat tramitadora Total factura Moneda (en format de 3 lletres. Ex.: EUR) Data de la factura Annexos inclosos (true o false) Origen: H1 (e.fact) ó DC (Digitalització Certificada) Número de registre GEFACT Data de Registre GEFACT Número de registre FACe Data de Registre FACe 32

33 Annex 1: Serveis web - Gestió factures electròniques Obtenir factura. Paràmetre d'entrada usuari(*) password(*) idfactura(*) formatfacturae(*) formatpdf(*) obtenirfactura Descripció Identificació de l'usuari assignat al sistema receptor que realitza l'operació Paraula de pas del sistema receptor per validar l usuari. Identificador de la factura que es vol obtenir. Aquest paràmetre de caràcter lògic (true/false) indica si es vol obtenir la factura en format Facturae (xml). Aquest paràmetre de caràcter lògic (true/false) indica si es vol obtenir la factura en format pdf. (*) Paràmetres obligatoris Informació del xml de resposta Dades de la factura Descripció El xml de resposta segons el tipus de consulta realitzada podrà mostrar la següent informació relacionada amb la factura: -metadades (organitzades per conceptes). -fitxer Facturae en base64 (opcional, depèn del paràmetre formatfacturae) -fitxer pdf en base64 (opcional, depèn del paràmetre formatpdf) 33

34 Annex 1: Serveis web - Gestió factures electròniques Enviar estat. Paràmetre d'entrada usuari(*) password(*) idfactura(*) estat(*) motiu comentariestat sap_doc_id Descripció enviarestatfactura Identificació de l'usuari assignat al sistema receptor que realitza l'operació Paraula de pas del sistema receptor per validar l usuari. Identificador de la factura objecte de la consulta. Indica el nou estat de la factura objecte de l'operació. Aquests estats estaran tipificats segons una llista de valors (recollida, rebutjada, pagada...). Els canvis d estat hauran de respectar les transicions vàlides especificades a la taula definida a tal efecte. Paràmetre opcional (obligatori en el cas que l estat sigui Rebutjat ). És una descripció lliure del motiu del canvi d estat. Comentari que es vol associar a l estat de la factura. Es pot fer servir per deixar constància del responsable del canvi d estat en el sistema receptor final o per indicar qualsevol altra circumstància que es vulgui associar al nou estat de la factura. Paràmetre opcional. Si el sistema final és un SAP i està preparat per fer ús de ArchiveLink, es podrà indicar el SAP_DOC_ID del document PDF per realitzar el vincle. (*) Paràmetres obligatoris Informació del xml de resposta Confirmació Descripció Confirma que l operació de canvi d estat s ha realitzat correctament o s informa de l error esdevingut. 34

35 Annex 1: Serveis web - Gestió factures electròniques Consultar factures en base a paràmetres de cerca (I). consultarfactures Paràmetre operació Descripció usuari(*) Identificació de l'usuari assignat al sistema receptor que realitza l'operació password(*) Paraula de pas del sistema receptor per validar l usuari. cifemissor Array de valors. Es pot fer la cerca per un o varis CIF de l emissor de la factura. cifreceptor Array de valors. Es pot fer la cerca per un o varis CIF del receptor de la factura. raosocialemissor Cerca les factures que contenen la cadena especificada en el camp raó social de l emissor. raosocialreceptor Cerca les factures que contenen la cadena especificada en el camp raó social del receptor. numfactura Array de valors. Es pot fer la cerca per un o varis tipusfactura Tipus de factura classificació facturae (FC,FA,AF) clasefactura Classe de factura classificació facturae (OO, OR, OC, CO, CR, CC) datafacturadesde Interval de dates en el que es troben les factures a cercar. datafacturafins totalfacturadesde Interval de total de la factura (amb impostos inclosos) en el que es troben les factures a totalfacturafins cercar. expedient Array de valors. Es pot fer la cerca per un o varis números d expedient. origen Indica si es cerquen factures electròniques (H1) o digitalitzades (DC) estatfactura Array de valors. Es poden especificar un o varis dels següents estats: NO VALIDADA, PENDENT, REBUDA, ACCEPTADA, REBUTJADA, PAGADA. bustia Array de valors. Es pot fer la cerca per un o varis sistemes receptors (GEEC,GECAT...) bustiaoriginal Array de valors. Especifica el sistema receptor al qual es va encaminar originalment la factura (GEEC, GECAT, ICS... ) datalliuramentdesde Interval de dates en les que varen ser rebudes per GEFACT les factures a cercar. datalliuramentfins detall Booleà que especifica si es vol obtenir el detall de les factures que acompleixen la cerca o només el nombre de factures que acompleixen els criteris especificats. (*) Paràmetres obligatoris 35

36 Annex 1: Serveis web - Gestió factures electròniques Consultar factures en base a paràmetres de cerca (II). consultarfactures Informació del xml de resposta numeroregistres factures Descripció Nombre de factures que acompleixen els criteris de cerca. Si s ha especificat en la petició detall=false, només es torna aquesta dada. Llistat de factures que acompleixen les condicions de la cerca. Per cadascuna de les factures s informen aquestes dades: Identificador únic del document factura. CIF, raó social i nom comercial de l emissor. CIF, raó social i nom comercial del receptor. Centre receptor Tipus de factura (classificació facturae: FC, FA, AF). Classe de factura (OO, OR, OC, CO, CR, CC). Número de factura, data de factura, total factura i total factura abans d impostos. Moneda (en format de 3 lletres. Ex.: EUR). Impostos. Un o varis elements amb tres conceptes: Tipus (IVA, IGIC...), Taxa (percentatge: 18, 8, 4...), Import (quantitat en diners). Descripcions línies amb un o varis elements amb el text de cada línia. Comandes, contractes, expedients, albarans. Un o varis elements relacionats. Origen: H1 (e.fact) o DC (Digitalització Certificada). Factura rebuda (true o false) i data de recepció de la factura per part del sistema receptor. Estat i data de l estat de la factura. Estat comunicat (true o false). Indica si fou comunicat a e.fact l estat actual de la factura. Comentari sobre el darrer canvi d estat de la factura. Codi i descripció del motiu de rebuig de la factura (si la factura ha estat rebutjada). Data en la qual es va comunicar l estat a e.fact. Annexos relacionats (true o false) arribats després del XML facturae. Annexos inclosos (true o false) dins XML facturae. Nom del fitxer que l emissor va enviar a e.fact. Bústia inicial a la qual GEFACT va encaminar la factura i data de la recepció a GEFACT. Bústia actual en la qual es troba la factura actualment i data d aquesta assignació. Oficina comptable Òrgan gestor Unitat tramitadora Número de registre GEFACT Data de Registre GEFACT Número de registre FACe Data de Registre FACe 36

37 Annex 1: Serveis web - Gestió factures electròniques És possible rebre documents que complementen la informació de les factures (albarans, informes, certificacions). Aquests documents poden estar continguts en el propi fitxer xml Facturae o arribar temps després d haver-ho fet la factura en un fitxer independent. Tots plegats es poden gestionar amb aquestes operacions del servei web: Obtenir llistat d annexos. Llista els documents adjunts pertanyents a factures del sistema receptor. Obtenir annex. Amb aquesta operació s obtenen un per un els documents annexos. Enviar estat annex. Es comunica a GEFACT un nou estat del document: IGNORAT o REBUT. Annexar document. Amb aquesta operació es permet als sistemes receptors afegir un document vinculant-lo a una factura. 37

38 Annex 2 Serveis web: Gestió de documents annexos 38

39 Annex 2: Serveis web - Gestió de documents annexos Obtenir llistat d annexos. Paràmetre operació usuari(*) password(*) centrereceptor idfactura numeroexpedient (*) Paràmetres obligatoris obtenirllistatannexospendents Descripció Identificació de l'usuari assignat al sistema receptor que realitza l'operació Paraula de pas del sistema receptor per validar l usuari. Paràmetre opcional per a filtrar per centre receptor de la factura (unitat promotora, divisió...). Si no s informa, el sistema retorna totes les factures dels centres receptors que té assignats l usuari. Paràmetre opcional per a filtrar per factura. Paràmetre opcional per a filtrar per número d expedient de la factura. Informació del xml de resposta Llistat de documents annexos Descripció Llistat dels documents annexos pendents que corresponguin al sistema receptor que realitza la consulta. Per cada document s especifica: Identificador del document annex que es farà servir en la següent operació per a poder consultar el detall. És un camp alfanumèric de 16 posicions propi de Documentum. Identificador de la factura al que correspon l annex. Tipus de document. Mida en bytes del document. 39

40 Annex 2: Serveis web - Gestió de documents annexos Obtenir annex. obtenirannex Paràmetre d'entrada Descripció usuari(*) Identificació de l'usuari assignat al sistema receptor que realitza l'operació password(*) Paraula de pas del sistema receptor per validar l usuari. idannex(*) Identificador de l annex objecte de la consulta. Prové de l'operació anterior de consulta de annexos. retornarcontingut(*) Paràmetre lògic (true/false), indica si es vol obtenir el contingut de l'annex. (*) Paràmetres obligatoris Informació del xml de resposta Dades del document annex Descripció El xml de resposta segons el tipus de consulta realitzada podrà mostrar la següent informació relacionada amb la factura: -Metadades -Extensió i tipus del fitxer -Contingut de l annex si s ha especificat en el paràmetre retornarcontingut 40

41 Annex 2: Serveis web - Gestió de documents annexos Enviar estat annex. Paràmetre d'entrada usuari(*) password(*) idannex(*) estat(*) sap_doc_id (*) Paràmetres obligatoris Descripció enviarestatannex Identificació de l'usuari assignat al sistema receptor que realitza l'operació Paraula de pas del sistema receptor per validar l usuari. Identificador d annex objecte de la consulta. Indica el nou estat de l annex objecte de l'operació. Possibles valors: REBUT, IGNORAT. Paràmetre opcional. Si el sistema final és un SAP i està preparat per fer ús de ArchiveLink, es podrà indicar el SAP_DOC_ID del document PDF per realitzar el vincle. Informació del xml de resposta Dades del document annex Descripció Confirma que l operació de canvi d estat s ha realitzat correctament o s informa de l error esdevingut. 41

42 Annex 2: Serveis web - Gestió de documents annexos Annexar document. Paràmetre d'entrada usuari(*) password(*) idfactura(*) nomfitxer(*) extensio(*) b64(*) sap_doc_id estat categoria (*) Paràmetres obligatoris Descripció annexardocument Identificació de l'usuari assignat al sistema receptor que realitza l'operació Paraula de pas del sistema receptor per validar l usuari. Identificador de la factura objecte de la consulta. Nom descriptiu del document. En principi s admet qualsevol extensió. Si es tractés d una extensió no coneguda per Documentum el fitxer es desaria com a binari i no es podria obrir directament des de Documentum. Contingut del fitxer codificat en base64. Paràmetre opcional. Si el sistema final és un SAP i està preparat per fer ús de ArchiveLink, es podrà indicar el SAP_DOC_ID del document per realitzar el vincle. S especifica si es vol que el document passi a estar en estat REBUT o en estat PENDENT després de verificar-se l absència de virus. Valor per defecte REBUT. Permet indicar el tipus de document. El valor haurà d estar en la llista de valors possibles. Valor per defecte: sense especificar. Informació del xml de resposta Dades del document annex Descripció El xml de resposta mostrarà la següent informació relacionada amb la factura: -Identificador del document annex -Extensió i tipus del fitxer 42

43