TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORIAS EXTERNAS DE LOS CONVENIOS DE COOPERACIÓN AL DESARROLLO COFINANCIADOS POR Médicos del Mundo

Transcripción

1 TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORIAS EXTERNAS DE LOS CONVENIOS DE COOPERACIÓN AL DESARROLLO COFINANCIADOS POR Médicos del Mundo AECID.

2 INDICE: A. INTRODUCCIÓN:... 3 B. OBJETIVO DE LA VERIFICACIÓN EXTERNA Y/O AUDITORIA:... 4 C. ALCANCE DE LA AUDITORIA:... 5 D. EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA...4 E. ORIENTACIÓN DE LA AUDITORIA:... 7 E.1. EL INFORME DE AUDITORIA:... 7 E.2. ESQUEMA DEL MODELO DE INFORME DE AUDITORIA:... 6 E.2.1. Identificación del Convenio:... 6 E.2.2. Antecedentes y alcance del trabajo:... 7 E.2.3. Documentación examinada:... 7 E.2.4. Resultado de la Auditoria:... 7 E.2.5. Otros aspectos de interés sobre el proyecto o programa desarrollado:... 9 E.2.6 Conclusiones... 9 E.2.7 Recomendaciones:... 9 E Relación de Anexos:... 9 F. MODELO DE CONTRATO PARA AUDITORES: G. INFORMES A PRESENTAR Y CRONOGRAMA H. PROPUESTA 11 I. SELECCIÓN DEL SERVICIO 12 J. CONDICIONES PARTICULARES DE LOS CONVENIOS 12

3 A. INTRODUCCIÓN: Médicos del Mundo es una asociación de solidaridad internacional, independiente, regida por el derecho fundamental a la salud y a una vida digna para cualquier persona. Nuestros objetivos son: Ayudar en el ámbito de la salud, a las poblaciones más vulnerables en situaciones de crisis humanitarias provocadas por guerras o catástrofes naturales y en situaciones de pobreza en aquellas zonas de más bajo desarrollo humano del planeta. Atender a las personas desprotegidas de nuestro entorno social. Nuestras intervenciones se acompañan de la denuncia, mediante acciones testimoniales, de los atentados contra los derechos humanos, tanto de mujeres como hombres, en especial enfocándonos más concretamente en las trabas al acceso a la asistencia sanitaria. Médicos del mundo ha logrado la confianza de donantes y particulares gracias a una buena gestión transparente en la rendición de cuentas de todos sus programas y proyectos. Esta exigencia nos obliga a garantizar que el uso de los recursos confiados a Médicos del mundo para la ejecución de los convenios es eficiente y de acuerdo a las normas de contabilidad generalmente aceptadas y vigentes. Para ello Médicos del Mundo recurre tanto en la revisión de sus cuentas anuales como en la revisión de sus convenios a auditores y evaluadores externos e independientes que nos ayuden a medir tanto el impacto de nuestras acciones, mediante evaluaciones periódicas, como la eficiencia en la gestión de los recursos económicos asignados a cada una de ellas, con auditorias anuales. Nuestro objetivo es que al rendición de cuentas sea bidireccional, tanto hacia quienes confían sus recursos en nosotros como hacia quienes van destinados; y el aprendizaje sea la base para construir programas donde el impacto en el ámbito de la salud y hacia a las poblaciones más vulnerables sea cada vez mayor. Por todo lo anteriormente mencionado, Médicos del Mundo ha redactado este documento donde se concretan los términos de referencia para la verificación externa de los estados financieros de los convenios de cooperación al desarrollo apoyados por nuestra entidad, y encomendado a profesionales independientes de reconocido prestigio.

4 B. OBJETIVO DE LA VERIFICACIÓN EXTERNA Y/O AUDITORIA: La auditoria obedece al propósito por parte de Médicos del Mundo de dar a conocer el conocimiento de una administración eficiente y transparente, así como de acogerse a la justificación mediante cuenta justificativa reducida con aportación del informe de auditoría para la justificación económica de los convenios de cooperación aprobados por la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo, en adelante AECID a Médicos del Mundo, según resolución del 1 de febrero de 2010, de la Presidencia de la AECID. Para la realización de dichos informes de auditoria se cuenta con los siguientes documentos e informes relativos a la justificación económica de la intervención: Documento de formulación del convenio y sus posteriores modificaciones autorizadas por escrito por parte de la AECID. Convenio de colaboración firmado entre Médicos del Mundo y la AECID para la Ejecución del convenio. Convenio de colaboración específico para la ejecución de los convenios firmados entre las instituciones responsables del convenio (Socios Locales) en el país de ejecución y Médicos del Mundo. Informes económicos de seguimiento (según los formatos AECID) elaborados por el equipo técnico de Médicos del Mundo. Seguimiento y justificación del convenio según lo establecido en la Resolución de 24 de marzo de 2009, por la que se aprueban las normas de seguimiento y justificación de proyectos y convenios de cooperación al desarrollo subvencionados a las organizaciones no gubernamentales de desarrollo. La legislación que, en los ámbitos que corresponda (fiscal, laboral, financiera...), y según la propia naturaleza del convenio, sea susceptible de cumplimiento en el país de ejecución del mismo.

5 C. ALCANCE DE LA AUDITORIA: La auditoria deberá confirmar y certificar que: a) Los desembolsos se hacen de conformidad con las actividades y los presupuestos del documento de formulación del convenio. b) Los desembolsos estén respaldados por documentos suficientes. c) Verificación de los ingresos del Convenio, incluidos los intereses percibidos. d) Control de la incursión de los gastos en el periodo de ejecución. e) Se consideran gastos no subvencionables en todo caso: - Intereses deudores de cuentas bancarias - Intereses, recargos o sanciones administrativas y penales. De estar incluidas en algún justificante de gastos subvencionables, se descontará su importe y se hará constar por escrito dicha circunstancia en el documento original. - Gastos de procedimientos judiciales. - Impuestos indirectos, cuando sean susceptibles de recuperación o compensación. Deberán igualmente ser descontados de las facturas y mencionarse en los originales de las mismas. - No se financiarán indemnizaciones. f) Que la documentación justificativa presentada cumple con el contenido de las siguientes normas: Ley 38/2003 General de Subvenciones de 17 de noviembre (BOE 18 de noviembre). En adelante LGS Real Decreto 887/2006, de 21 de julio, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones. En adelante Reglamento LGS. Resolución de 24 de marzo de 2009, de la Presidencia de la AE- CID por la que se aprueban las normas de seguimiento y justificación de proyectos y convenios de cooperación al desarrollo subvencionados a las organizaciones no gubernamentales de desarrollo. (BOE nº 93 de 16 de abril de 2009) ORDEN EHA/1434/2007, de 17 de mayo, por la que se aprueba la norma de actuación de los auditores de cuentas en la realización de los trabajos de revisión de cuentas justificativas de subvenciones, en el ámbito del sector público estatal, previstos en el artículo 74 del Reglamento de la Ley 38/2003, de 17 de noviem-

6 bre, General de Subvenciones, aprobado mediante Real Decreto 887/2006, de 21 de julio. Disposición general Corrección de errores de la Orden EHA/1434/2007 Orden AEC/1303/2005 de 27 de abril (BOE 12 de mayo de 2005), por la que se regulan las bases para la concesión de subvenciones a ONGD de desarrollo para la realización de intervenciones en materia de cooperación internacional para el desarrollo. En adelante Orden AEC. Normas generales de auditoría contemplada en la Ley 19/1988, de 12 de julio y las modificaciones posteriores, y en todo caso deberán comprobar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa que rige las subvenciones de la AECID a ONGD. g) Se mantenga una estructura de administración, sistemas de control interno y registros contables adecuados. h) Indicación de un lugar físico preciso donde se conservan los documentos justificativos originales para un posible control de los servicios de la AECI, de la Intervención General del Estado y del Tribunal de Cuentas. D. EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA: La auditoria se basará en los informes de seguimiento de cada uno de los PAC e informe final de los convenios. Establecerá su correspondencia con la información suministrada por el sistema contable y con los justificantes correspondientes. Sobre la base de los procedimientos de auditoría ejecutados, el/la auditor/a determinará los ingresos y los gastos elegibles. Los gastos elegibles incluirán tanto gastos pagados como gastos pendientes de El modelo de informe de seguimiento y final oficial de la AECID para el seguimiento y control del gasto de convenios 2010 financiados están publicados en la página La verificación de la documentación original del gasto se realizará en la sede central de Médicos del Mundo en Madrid. Salvo para el convenio 10-CO en el que la auditoria se realizará en sede central para la parte correspondiente a Bolivia y en las sedes de MdM en Ecuador y Perú para sus respectivas partes. El alcance de las pruebas sustantivas de auditoría se basará en la evaluación del sistema de control interno y en la aplicación de técnicas de muestreo.

7 E. ORIENTACIÓN DE LA AUDITORIA: E1. El informe de auditoria: Los auditores deberán preparar un informe de auditoria, siguiendo en la medida de lo posible el esquema que se adjunta en el punto E.2 de este apartado "Esquema del modelo de informe de Auditoria". El informe de auditoria deberá incluir comentarios, observaciones y una opinión acerca de cada uno de los aspectos individuales en el alcance de la misma que se han señalado anteriormente. A su vez se incluirá una carta de recomendaciones para mejorar la administración en cualquiera de los aspectos de la gestión de los justificantes y documentación bancaria de soporte del convenio. El informe se presentará por triplicado, timbrado y firmado en todas sus páginas. Además se acompañará una copia en soporte informático. E.2. Esquema del modelo de informe de Auditoria: En la medida de lo posible el informe de auditoría incluirá, sin que esta enumeración sea ni exclusiva ni excluyente, los elementos siguientes: E.2.1. Identificación del Convenio: Referencia del Convenio: Título del Convenio: País de ejecución: Nombre de la institución responsable de la ejecución del convenio: Importe de la subvención total comprometida por Médicos del Mundo al convenio: Coste total del convenio (incluye las diferentes aportaciones comprometidas al convenio y se recogen en el presupuesto del documento de formulación del convenio): Importe de la subvención comprometida por la AECID Otras aportaciones Fecha de inicio real de las actividades, fecha de finalización estimada y plazo inicialmente previsto de ejecución expresado en meses E.2.2. Antecedentes y alcance del trabajo: En el Informe se hará una referencia a la fecha en que se firmó el convenio entre la AECID y Médicos del Mundo y además entre los socios locales y Médicos del Mundo, la finalidad del mismo y una referencia explícita al periodo temporal que cubre el trabajo de revisión realizado.

8 E.2.3. Documentación examinada: La empresa de auditoría, auditor independiente, contador público u otra entidad independiente inscrita en el ROAC (Registro Oficial de Auditores de Cuentas), responsable de esta revisión deberá tener acceso a los originales de todos los documentos y archivos del convenio que corresponda, realizándose una referencia explícita a la documentación verificada, y a aquella que no fuese posible, justificando los motivos. Asimismo se hará referencia a la disponibilidad de las sedes de Médicos del Mundo en los países de ejecución de cada convenio así como a las de los socios locales para colaborar en las labores de revisión y en el suministro adecuado en tiempo y forma de información y documentación solicitada. En caso de surgir alguna imposibilidad física se hará referencia a los motivos que lo originaron. E.2.4. Resultado de la Auditoria: El informe de auditoría proporcionará una opinión a cerca de: Verificación : a) Se comparará lo aprobado en el documento de formulación de los diferentes proyectos que conforman el convenio, señalando las posibles modificaciones autorizadas, con lo realmente alcanzado a la fecha, constatándose el grado de eficiencia del uso de los recursos y el grado de pertinencia y adecuación de los mismos a la realidad del proyecto. b) Se comprobará la existencia de la documentación que debe componer la cuenta justificativa completa, señalada en las normas de seguimiento y justificación de convenios de AECID. Origen, depósito y movimientos bancarios de los fondos transferidos desde Médicos del Mundo al convenio a) Se cotejará la recepción de los fondos recogidos en el convenio de colaboración y periodificados por medio de uno o varios desembolsos, según el convenio firmado, así como las posibles ampliaciones presupuestarias autorizadas y desembolsadas. Para ello se procederá a la revisión de la documentación bancaria que acredite las transferencias de fondos. b) Se verificará que la gestión de los fondos externos transferidos desde Médicos del Mundo sea realizada en las cuentas bancarias abiertas exclusivamente para el manejo de los fondos del convenio. c) Se examinarán los cambios de moneda realizados, revisando la documentación soporte.

9 d) Se analizarán las diferencias positivas y negativas producidas por las fluctuaciones de los tipos de cambio entre las monedas de transferencia, de presupuesto y de gasto. e) Se comprobará la titularidad de las cuentas bancarias específicas. f) Se verificarán los importes devengados en concepto de rendimientos financieros durante el depósito de los fondos en las cuenta/s empleadas para la gestión en exclusiva de los fondos del convenio. g) Se verificará el adecuado uso de la liquidez (Tesorería) respecto a las inversiones financieras y activos financieros. Aplicación de los fondos: Grado de justificación de los gastos producidos en el convenio: a) Para ello se revisará una muestra de las facturas, recibos y soportes documentales de los gastos incurridos a cargo del convenio verificándose la cancelación total de los mismos mediante la efectiva cancelación del gasto o ejecución en el caso de las valoraciones. Se verificará tanto el soporte documental que acredite el gasto de los fondos de la AECID, como de Médicos del Mundo y demás cofinanciadores del convenio. b) Se verificará que los documentos justificativos cumplen con los requisitos establecidos en la Resolución AECID del 24 de marzo de 2009 sobre seguimiento y justificación del gasto de convenios de cooperación al desarrollo subvencionados a las ONGD que realizan intervenciones en materia de cooperación al desarrollo. Grado de rigor en las operaciones y controles financieros establecidos. Se expresará una valoración sobre: a) El control interno aplicado y los controles específicos en la contabilización con la finalidad de cerciorarse de que estos sean adecuados y atiendan de forma eficaz y eficiente a las necesidades del Convenio. b) Examen del proceso de documentación y contabilidad de los gastos incurridos. E.2.5. Otros aspectos de interés sobre el convenio desarrollado: a) Se verificará la adecuación de los costes unitarios y globales aplicados para calcular las aportaciones locales (valorización terrenos, mano de obra, materiales etc...). b) Se comprobará el cumplimiento de plazos para la ejecución del proyecto y en la remisión de los diferentes informes acordados en el convenio de colaboración. c) Se verificará la aplicación de los rendimientos financieros a los gastos generados por el proyecto y/o programa.

10 E.2.6 Conclusiones Que se emitan sobre la revisión E.2.7 Recomendaciones: Adjuntar una carta de recomendaciones con la descripción detallada de las principales observaciones con indicación de quien es el encargado de la aplicación de cada recomendación y el grado de urgencia, estableciendo una graduación jerárquica según su trascendencia. E.2.8 Relación de Anexos: Informe sobre el sistema de control interno. Otros Nombre y Firma de Auditor F. MODELO DE CONTRATO PARA AUDITORES: El contrato deberá consignar la siguiente información básica: a) Objetivos de la auditoria; b) Alcance del trabajo; c) Agenda de trabajo; Cronograma planificación; d) Equipo de trabajo e) Ámbito de la auditoria ; f) Realización de la auditoria actividades; g) El informe de auditoria aspectos fundamentales; h) Obligaciones de las partes contratantes; i) Honorarios y plan de pagos.

11 G. INFORMES A PRESENTAR Y CRONOGRAMA La firma auditora presentará un borrador del informe de auditoría con fecha 10 de septiembre en el que se especificarán las salvedades y recomendaciones para su subsanación, se darán 15 días naturales para la corrección de las mismas en caso de que sea posible y se emitirá el informe definitivo con fecha de presentación final a Médicos del Mundo con fecha límite 25 de septiembre. El plazo de entrega del primer informe a AECID es el 1 de octubre de cada año, empezando en octubre Para el convenio 10-CO los plazos son diferentes, por entregarse el primer informe a AECID el 1 de julio de cada año, empezando el 1 de julio de 2012, por lo que la primera auditoria se realizaría aproximadamente en abril 2012 para el primer PAC más el periodo de identificación. Se establecerán los plazos de las auditorias sucesivas, anualmente. Se realizarán 5 auditorias. Una inicial por un periodo inferior a 1 año y 4 referidas a los restantes períodos anuales de convenio (PAC). A excepción del convenio 10-CO que consta de 4 PAC por los que se realizarían 4 auditorias. Se presentarán 3 documentos originales por informe de auditoria emitido por convenio. Estos términos son orientativos, serán acordados de forma definitiva en el contrato. H. PROPUESTA: La firma auditora presentará su propuesta en idioma español y en sobre sellado dirigida: Mercedes Navarro Yvancos Responsable de Calidad, Evaluación y Auditoría Interna Médicos del Mundo C/ Conde de Vilches Madrid La oferta deberá contener al menos: - Propuesta global técnica - Coste económico y modalidad de pago - Certificación de su legalidad como firma auditora inscrita en el ROAC - Experiencia profesional en el ámbito en cuestión. El periodo de presentación de propuestas finaliza 15 días naturales a contar desde el día de publicación de estos términos de referencia.

12 I. SELECCIÓN DEL SERVICIO: Las firmas auditoras deberán estar adecuadamente inscritas en el ROAC (Registro Oficial de Auditores de Cuentas) dependiente del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas. En los casos que la empresa que realiza la auditoria sea una firma dependiente o vinculada a la entidad auditora reconocida, deberá presentarse los documentos que acrediten la vinculación y la responsabilidad de la firma que acredite el informe. Para el convenio 10-CO , en el caso de que se presente una empresa auditora local de Ecuador o Perú, deberá presentar un informe de la OTC, embajada o notario local en el que conste la legalidad de la misma de acuerdo con la ley local. Se establecerá un Comité de Evaluación de las propuestas recibidas, que se reunirá una vez transcurrido el plazo de presentación de ofertas para la selección de la firma Auditora. Posteriormente, se informará a todas las firmas presentadas de la candidatura seleccionada y se negociará y firmará el contrato con la seleccionada. J. CONDICIONES PARTICULARES DE LOS CONVENIOS: Convenio 10-CO : Mejora de la salud de las poblaciones, en especial las de mayor pobreza y vulnerabilidad, fortaleciendo y desarrollando para ello sus elementos culturales característicos, impulsando las capacidades de inclusión de las políticas públicas y potenciando la participación comunitaria en las mismas, en Mali y Senegal. Importe: Subvención AECID: euros Fondos propios MdM: euros Otras cofinanciaciones previstas: euros Aportaciones públicas locales: euros Duración: Febrero junio 2010 periodo de identificación Junio junio 2014 periodo de ejecución Convenio 10-CO : Mejora de la salud de las poblaciones, en especial de las de mayor pobreza y vulnerabilidad a través del respeto al derecho a la salud, fomentando el desarrollo humano sostenible, desde políticas públicas, comunitarias y asociativas inclusivas, en Mozambique.

13 Importe: Subvención AECID: euros Fondos propios MdM: euros Otras cofinanciaciones previstas: 0 euros Aportaciones públicas locales: euros Duración: Marzo septiembre 2010 periodo de identificación Octubre Octubre 2014 periodo de ejecución Convenio 10-CO : Mejora de la salud de las poblaciones, en especial de las de mayor pobreza y vulnerabilidad, fomentando el desarrollo humano sostenible, el fortalecimiento y desarrollo de la esfera cultural, la institucionalidad, las políticas públicas inclusivas, y la articulación del tejido social y cultural, en Bolivia, Ecuador y Perú. Importe: Subvención AECID: euros Fondos propios MdM: euros Otras cofinanciaciones previstas: 0 euros Aportaciones públicas locales: ,01 euros Duración: 2010 periodo de identificación Enero Diciembre 2014 periodo de ejecución Convenio 10-CO : Mejora de las condiciones del ejercicio del derecho a la salud de las poblaciones en situación precaria, con especial énfasis en los adolescentes y las mujeres, las personas en situación de prostitución y las poblaciones móviles, en el Salvador, Guatemala y Nicaragua, con posibles acciones en otros países de la zona. Importe: Subvención AECID: euros Fondos propios MdM: ,36 euros Otras cofinanciaciones previstas: no Aportaciones públicas locales: ,99 euros Duración: Febrero junio 2010 periodo de identificación Junio Junio 2014 periodo de ejecución

14 Convenio 10-CO : Reducir las tasas de morbimortalidad materna e infantil así como los riesgos y la carga de morbilidad en mujeres en edad fértil en los campamentos de Refugiados Saharauis. Importe: Subvención AECID: euros Fondos propios MdM: euros Otras cofinanciaciones previstas: 0 euros Aportaciones públicas locales: euros Duración: Abril septiembre 2010 periodo de identificación Diciembre noviembre 2014 periodo de ejecución