SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS ADENDA N 1

Transcripción

1 SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS SERVICIOS DE ADMINISTRACIÓN INTEGRAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL ADENDA N 1 La EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A ESP, por medio de la presente Adenda, modifica los aspectos que a continuación se detallan. Se advierte a los oferentes interesados, que las modificaciones introducidas solo afectan los aspectos que se consignan en la presente Adenda; por lo tanto, las materias, capítulos, anexos, requisitos y documentos que no se mencionan expresamente, conservarán el mismo contenido plasmado en el documento de solicitud pública de ofertas. El numeral 14 - PLAZO PARA LA PRESENTACION DE LAS OFERTAS, de la Sección I- Instrucciones Generales y Requisitos del Documento de Solicitud de Ofertas quedará de la siguiente manera:. 14. PLAZO PARA LA PRESENTACION DE LAS OFERTAS: LOS OFERENTES entregarán LAS OFERTAS en la ventanilla de correspondencia de LA EMPRESA, localizada en la carrera 9 No piso 1 de la ciudad de Bogotá D.C., a más tardar el día 19 de abril de 2013 a las 10:00 horas, de lo cual se dejará constancia con el sello del reloj de recibo de correspondencia de LA EMPRESA. Las OFERTAS presentadas fuera de la hora aquí establecida no serán evaluadas. Modificar el archivo GBS-F-RC-001 Remuneración servicios de consultoría e incluir uno para consorcio Modificar el numeral 4.1. Análisis financiero de la sección III el cual quedará así: 4.1. Análisis financiero: En este análisis solamente se considerarán las ofertas que cumplan con los requisitos jurídicos y de gestión de calidad. El análisis financiero del OFERENTE determinará si está calificado para cumplir con EL CONTRATO en forma satisfactoria. Este análisis se realizará por medio de los siguientes indicadores, con base en el balance general del último año, con corte al 31 de diciembre de 2012 así sea de carácter preliminar y que se encuentre a disposición para aprobación de la Asamblea de Accionistas o Junta de Socios, los cuales deberán discriminar adecuadamente lo concerniente al Activo Corriente y al Pasivo Corriente. Estos deben adjuntarse a su OFERTA, debidamente firmado por el representante legal, por su contador y por el revisor fiscal. Las copias de los estados financieros solicitados a los OFERENTES, deben entregarse a LA EMPRESA en copias legibles, en formatos corporativos y deben mencionar de manera explícita la unidad de expresión de las cifras (miles, millones, según corresponda) y la moneda en que están cuantificadas (Pesos, Dólares, u otra moneda según corresponda). Para efectos de la evaluación de los estados financieros en moneda diferente al peso colombiano, se convertirán a esta moneda, empleando la tasa equivalente del último día del año fiscal correspondiente. Para el caso de consorcios, se tendrá en cuenta la sumatoria de los rubros determinados, de acuerdo con los estados financieros individuales de cada uno de los 1 de 7

2 consorciados. El resultado será la base utilizada para practicar el análisis financiero formulado en este numeral. Modificar el numeral Metodología de la propuesta en lo concerniente al Plan Propuesto de Continuidad del Servicio, el cual quedará así: El plan debe incluir las fases y elementos definidos por la norma ISO (NTC 5722 Gestión de la continuidad del negocio): Entender la organización, determinar la estrategia, desarrollar e implementar la respuesta, probar y mantener, e incluir los procesos, las personas y la infraestructura, de manera genérica a los actividades de gestión documental indicadas en este documento. Modificar la numeración de la Sección III criterios de evaluación de las ofertas la cual quedará así: SECCION III CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS 1. GENERALIDADES: LA EMPRESA efectuará los estudios y análisis comparativos del caso, para asegurar la selección con criterios objetivos de LA OFERTA más favorable para ella. Se analizarán LAS OFERTAS alternativas de los OFERENTES cuyas OFERTAS principales cumplan con los requisitos del DOCUMENTO. La evaluación se hará en dos (2) etapas de análisis: 1. Análisis jurídico, financiero y técnico 2. Análisis económico de LAS OFERTAS recibidas, para verificar el cumplimiento de los requisitos indicados en EL DOCUMENTO LA EMPRESA no responderá frente a los OFERENTES cuyas OFERTAS no sean aceptadas. El OFERENTE debe detallar todos los aspectos que a su juicio clarifiquen las condiciones económicas de su OFERTA. La elaboración y presentación de LA OFERTA deberá hacerse de acuerdo con las instrucciones y formularios que se detallan en este capítulo y LA OFERTA deberá acompañarse de los DOCUMENTOS que se exigen. Los costos, directos e indirectos, que se causen por la integración, elaboración, preparación y presentación de LA OFERTA serán de cargo exclusivo del OFERENTE y LA EMPRESA en ningún caso reconocerá costos por este concepto. Después del plazo de entrega de LAS OFERTAS, no se aceptarán modificaciones o aclaraciones motivadas por los OFERENTES. Sin embargo, LA EMPRESA podrá, si lo considera necesario, solicitar por escrito las aclaraciones que estime pertinentes con relación a LAS OFERTAS recibidas. 2. METODOLOGÍA PARA EVALUACION Y CALIFICACION: Se realizará teniendo en cuenta el cumplimiento de los requisitos jurídicos, técnicos y financieros establecidos en EL DOCUMENTO y la evaluación y calificación económica de las respectivas OFERTAS. 3. METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN 3.1 Análisis jurídico: Consiste en efectuar el análisis jurídico de LAS OFERTAS recibidas para verificar que cumplan los requisitos exigidos en EL DOCUMENTO. En esta etapa se analizan los DOCUMENTOS de carácter legal que deben adjuntar los OFERENTES en su OFERTA: 2 de 7

3 a) Certificado de existencia y representación legal vigente o el documento que acredite la existencia y la personería de sus representantes, de acuerdo con las leyes de su país de origen. b) Autorización al representante legal para comprometerse en la cuantía ofrecida, si excede sus facultades estatutarias. c) El estudio jurídico de las desviaciones y aclaraciones a las condiciones establecidas en EL DOCUMENTO. d) Carta de presentación debidamente suscrita por el representante legal o apoderado. e) Garantía de Seriedad de la Oferta con el correspondiente recibo de pago, la cual podrá ser verificada en el momento en que sea abierta la oferta económica. f) En el evento en que se presenten consorcios, los documentos exigidos en la sección primera, de requisitos. g) Documentos que acrediten el cumplimiento de las obligaciones parafiscales. h) Compromiso de confidencialidad debidamente suscrito por el representanta legal o su apoderado debidamente facultados para el efecto. De igual forma se analizan en esta etapa los requerimientos mínimos para poder contratar, en lo que respecta a las inhabilidades, incompatibilidades e impedimentos, lo cual debe manifestarlo expresamente en la carta de presentación. Así mismo, se analizarán las manifestaciones que haga el OFERENTE respecto a las demandas, multas y/o sanciones. En caso de no cumplir con los anteriores requisitos mínimos, LA OFERTA no podrá continuar en EL PROCESO, hasta que las observaciones realizadas sean ajustadas, salvo que alguna de ellas se encuentre prevista como causal de rechazo de LA OFERTA. 3.2 Análisis financiero: En este análisis solamente se considerarán las ofertas que cumplan con los requisitos jurídicos y de gestión de calidad. El análisis financiero del OFERENTE determinará si está calificado para cumplir con EL CONTRATO en forma satisfactoria. Este análisis se realizará por medio de los siguientes indicadores, con base en el balance general del último año, con corte al 31 de diciembre de 2012 así sea de carácter preliminar y que se encuentre a disposición para aprobación de la Asamblea de Accionistas o Junta de Socios, los cuales deberán discriminar adecuadamente lo concerniente al Activo Corriente y al Pasivo Corriente. Estos deben adjuntarse a su OFERTA, debidamente firmado por el representante legal, por su contador y por el revisor fiscal. Las copias de los estados financieros solicitados a los OFERENTES, deben entregarse a LA EMPRESA en copias legibles, en formatos corporativos y deben mencionar de manera explícita la unidad de expresión de las cifras (miles, millones, según corresponda) y la moneda en que están cuantificadas (Pesos, Dólares, u otra moneda según corresponda). Para efectos de la evaluación de los estados financieros en moneda diferente al peso colombiano, se convertirán a esta moneda, empleando la tasa equivalente del último día del año fiscal correspondiente. Para el caso de consorcios, se tendrá en cuenta la sumatoria de los rubros determinados, de acuerdo con los estados financieros individuales de cada uno de los consorciados. El resultado será la base utilizada para practicar el análisis financiero formulado en este numeral Indicadores de liquidez: Capital de trabajo (CT): El resultado debe ser: (1) CT = AC PC (2) CT>= [COP] [80 millones de pesos] 3 de 7

4 , en donde: CT = Capital de Trabajo AC = Activo Corriente PC = Pasivo Corriente Se otorgará un máximo de cincuenta puntos (50) para quien cumpla el requisito previsto en la ecuación (2) y para resultados inferiores a éste, en forma proporcional al indicador particular derivado de la propuesta Razón de Liquidez (RL) El resultado debe ser: (3) RL = AC / PC (4) RL 1.5 en donde: RL = Razón de Liquidez AC = Activo Corriente PC = Pasivo Corriente Se otorgará un máximo de veinte puntos (20) para quien cumpla el requisito previsto en la ecuación (4) y proporcionalmente si el indicador es inferior, de tal forma que si el indicador es inferior a 1.0 el puntaje será cero Indicadores de solidez Nivel de Endeudamiento (NE) El resultado debe ser: (6) NE = PT / AT (7) NE 0.7, en donde: NE = Nivel de Endeudamiento PT = Pasivo Total AT = Activo Total Se otorgará un máximo de treinta (30) puntos para quien cumpla el requisito previsto en la ecuación (7), inversamente proporcional si el indicador es superior de tal forma que sea cero (0) para quien tenga un indicador igual o superior a uno (1) Requisitos Financieros Mínimos: EL OFERENTE que obtenga en el Análisis Financiero una calificación total inferior a SETENTA (70) puntos de los CIEN (100) puntos posibles será considerado no apto financieramente para la ejecución del CONTRATO y por tanto, 4 de 7

5 su OFERTA no se tendrá en cuenta para las siguientes etapas de evaluación y calificación. 3.3 Análisis Técnico: La calificación técnica de LAS OFERTAS se aplicará únicamente a las que hayan cumplido con los requerimientos del análisis jurídico y financiero descrito anteriormente. La metodología para la evaluación y calificación de LAS OFERTAS comprende los siguientes factores y puntajes La evaluación se realizará sobre un puntaje total de 100 puntos distribuidos de la siguiente manera: DESCRIPCIÓN PUNTAJE Experiencia de la firma 30 Experiencia del equipo humano ofrecido 35 Metodología de la propuesta 35 Puntaje Final Experiencia de la Firma La experiencia se evaluará a partir de la información certificada de contratos ejecutados, debidamente acreditados, verificando el cumplimiento de los siguientes requisitos: a. Que la fecha de inicio sea posterior al 1 de enero de 2005 y el valor ejecutado sea igual o superior a 2000 SMMLV del año 2013 ($ ). b. Que su objeto haya contemplado contratos de tercerización de gestión de archivos, gestión documental, gestión de correspondencia corporativa, o de organización de fondos documentales acumulados con las características expuestas en el presente documento. Los contratos deberán acreditarse mediante presentación de la certificación emitida por la entidad contratante, donde se indique claramente el nombre o razón social de la entidad contratante, el nombre o razón social de quien ejecutó el contrato, su objeto, valor, calificación del servicio (s) contratado (s) y fecha de finalización. No se considerarán contratos que no estén debidamente acreditados. Si un contrato incumple alguno de los requisitos enunciados en los literales a y b no será tenido en cuenta. El proponente se calificará como no admisible si no tiene al menos un contrato que cumpla con los literales a y b. Se otorgará un máximo de treinta (30) puntos para la empresa que tenga la mayor experiencia como firma de conformidad con la siguiente tabla: Más de 5 contratos similares Entre 3 y 5 contratos similares Entre 1 y 3 contratos similares Ningún trabajo similar 30 puntos 20 puntos 0 Puntos Experiencia del equipo humano ofrecido Para la verificación del cumplimiento de la experiencia específica del equipo humano ofrecido, el OFERENTE deberá adjuntar en su oferta las hojas de vida de las personas propuestas y las certificaciones del caso. Se otorgarán treinta y cinco (35) puntos para el personal de acuerdo con las siguientes tablas, En caso de no cumplir con los requisitos y no subsanarse tendrá una calificación de cero (0) puntos. 5 de 7

6 Coordinador Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecólogo y/o Archivista con experiencia específica, certificada y verificable de 5 años 25 puntos Más de tres (3) técnicos Tres (3) técnicos Hasta dos (2) Técnicos Ningún Técnico Técnicos 7 puntos 5 puntos 0 puntos El OFERENTE en caso de ser adjudicatario del CONTRATO deberá proveer el personal presentado en la propuesta, en caso de que no pueda vincular algún cargo, deberá sustituirlo con otra persona de iguales o mejores cualidades a las presentadas en la OFERTA Metodología de la propuesta LA EMPRESA evaluará las ofertas así: Esquema de Seguimiento y Control El OFERENTE deberá presentar el esquema de seguimiento y control que tendrá para todos los procesos definidos en este documento: Correspondencia y mensajería, Archivo de Gestión, Archivo Central, colección bibliográfica y piezas de museo Esquema de Seguimiento y Control Presenta un esquema de seguimiento y control para los procesos de correspondencia y mensajería, Archivo de Gestión, Archivo Central, colección bibliográfica y piezas de museo El esquema de seguimiento y control abarca solo tres de los procesos El esquema abarca sólo un proceso No incluye esquema de seguimiento y control 35 puntos 20 puntos 0 puntos Plan Propuesto de Continuidad del servicio El plan debe incluir las fases y elementos definidos por la norma ISO (NTC 5722 Gestión de la continuidad del negocio): Entender la organización, determinar la estrategia, desarrollar e implementar la respuesta, probar y mantener, e incluir los procesos, las personas y la infraestructura, de manera genérica a los actividades de gestión documental indicadas en este documento. Plan Propuesto de Continuidad del Servicio El plan incluye las fases y elementos de la norma ISO y se ajusta a las actividades 35 puntos de gestión documental indicadas en este documento El plan incluye solo las fases de la norma ISO y se ajusta a la gestión documental 20 puntos indicadas en este documento Incluye el plan de continuidad de servicio pero no se ajusta a las fases y elementos de la norma ISO No incluye plan de continuidad del servicio 0 puntos 6 de 7

7 . Al final, se otorgará un promedio del puntaje obtenido por cada aspecto considerado en la metodología evaluada (Esquema de Seguimiento y Control y Plan Propuesto de Continuidad del Servicio). 3.4 Análisis económico: Solamente se estudiarán LAS OFERTAS que hayan obtenido un puntaje igual o mayor a 75 puntos de los 100 posibles en la etapa de Análisis Técnico. Se evaluarán LAS OFERTAS económicas y alternativas de quienes cumplan con la evaluación técnica. La EMPRESA tendrá en cuenta la presentación de valores agregados ofrecidos en las propuestas (definir el valor económico de los mismos). El criterio de selección de la OFERTA estará dado de la siguiente forma: La propuesta con mayor puntaje técnico obtendrá sesenta (60) puntos, la propuesta más económica tendrá cuarenta (40) puntos, las demás propuestas tendrán puntajes inversamente proporcionales. Será elegible la OFERTA que tenga el mayor puntaje de todas las presentadas. Para efectos de esta solicitud se considera empate cuando la diferencia de puntajes entre LA OFERTA de mayor puntaje y las siguientes no sea superior al tres (3%) por ciento, medido sobre la de mayor puntaje. En caso de empate de LAS OFERTAS, LA EMPRESA podrá seleccionar una de las ofertas o la de mejor puntaje técnico. FIN ADENDA No. 1 7 de 7