AYUDAS PLANIFICACIÓN. Amortizaciones y Resultados Extraordinarios

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1 AYUDAS PLANIFICACIÓN. Amortizaciones y Resultados Extraordinarios Para realizar la planificación de todas las clases de coste relacionadas con activos tendremos que realizar las siguientes tareas: 1. Planificación de Amortizaciones de nuevas inversiones 2. Planificación de Amortizaciones de activos ya dados de alta en el sistema 3. Planificación de Resultados extraordinarios por baja de activos en función del valor neto contable a la fecha de baja planificada En este manual se explican a continuación los puntos 2 y 3, el punto 1 se instrumenta a través de la planificación en ordenes de inversión (Ver manual de usuario Planificación en Ordenes ) PLANIFICACIÓN DE AMORTIZACIONES Para realizar la planificación de las amortizaciones de los activos se ha instrumentado el siguiente procedimiento: En el maestro del activo existe un campo denominado Baja planificada que como su nombre indica, es la fecha en la que pensamos dar de baja ese activo. Como todos sabemos, la amortización de un activo ha de realizarse hasta el momento en que se produzca su baja. Por lo tanto, el campo Baja planificada es determinante para calcular la amortización de los activos. El proceso para planificar las amortizaciones es el siguiente: 1º.- Descargaremos los activos en los que queramos indicar o modificar la baja planificada. 2º.- Indicaremos la fecha de baja planificada y procederemos a cargar dichas modificaciones en el sistema. 3º.- Ejecutaremos un programa que nos planificará directamente las cuentas de amortizaciones. 1º.- Para descargarnos los activos seguiremos el siguiente camino : Controlling / Planificación / Centros de coste / Simulación amortización / Descarga activos. Obtenemos la siguiente pantalla: Nombre archivo: AYUDAS PLANIFICACION Página 1 de 13

2 Indicaremos la sociedad, la clase o clases de activos que queremos descargar, la fecha de alta de los activos; también podremos delimitar por centro de coste o por centro de beneficio. Para entenderlo mejor vamos a indicar un pequeño ejemplo. Vamos a descargarnos todos los activos de la sociedad CPRO que se han dado de alta en el ejercicio 2000 y para el centro de beneficio CPRODS. La pantalla anterior quedará como sigue: Presionando ejecutar, obtenemos la siguiente pantalla: El sistema nos informa que el archivo se va a crear en el directorio SAPworkdir y con el nombre activos. Podremos elegir el directorio y nombre del archivo a guardar. Presionaremos Transferir. Nombre archivo: AYUDAS PLANIFICACION Página 2 de 13

3 Si abrimos ahora el archivo activos desde excel obtenemos la siguiente pantalla: Vemos que el sistema nos ha descargado 6 activos que cumplen los requisitos ( sociedad CPRO, Fecha de alta del al y centro de beneficio CPRODS ). Las columnas que nos muestra el sistema en orden son las siguientes. Número de Activo, sociedad, fecha de baja planificada, clase de activo, denominación clase de activo, fecha de alta, centro de coste, centro de beneficio, denominación del activo, número de serie, ubicación, matrícula vehículo y fecha contrato de leasing. En algunos de ellos observamos que el sistema nos muestra que ya tiene una fecha de baja planificada. Si es esa la mantenemos y si no fuera así la cambiaríamos. Si queremos que ese activo en el que está planificada la fecha de baja deje de estar planificada dicha fecha deberemos dejar el campo de fecha planificada en blanco. Indicaremos en los demás activos la baja planificada con el formato DDMMAAAA. Dicha fecha de baja deberá ser obligatoriamente el último día del mes. La pantalla anterior quedará como sigue: 2º.- Para cargar estas fechas de baja planificadas en el sistema deberemos preparar la hoja de cálculo. Deberemos dejar los campo nº activo, sociedad Nombre archivo: AYUDAS PLANIFICACION Página 3 de 13

4 y fecha de baja planificada, es decir, columnas A,B y C. Deberemos eliminar el resto de columnas. La pantalla anterior quedará como sigue: La hoja de cálculo viene ya preparada con los anchos de columnas, que son 12 para la columna A, 4 para la B y 8 para la C. Una vez preparada la hoja la deberemos guardar en formato Texto con formato delimitado por espacios, o lo que es lo mismo, con extensión.prn. Una vez guardado, cerraremos la hoja de cálculo y procederemos a cargar la fecha de baja planificada en el sistema. El camino a seguir es el siguiente: Controlling / Planificación / Centros de Coste / Simulación amortización / Carga baja planificada. La pantalla es la siguiente : Seleccionaremos el archivo con formato.prn quedando la pantalla anterior: Presionaremos ejecutar y el sistema nos manda el siguiente mensaje: Nombre archivo: AYUDAS PLANIFICACION Página 4 de 13

5 En él nos informa que la fecha de baja planificada para el activo es errónea, pues siempre ha de ser el último día del mes. Deberemos volver a la hoja que nos bajamos y especificar el día 31 del mes de enero de Una vez corregido el error volveremos a ejecutar el programa de carga, lanzándonos el sistema la siguiente pantalla: En ella nos informa que el juego de datos se está ejecutando en proceso de fondo. Presionando entonces el icono el sistema nos lanza el siguiente mensaje: Nombre archivo: AYUDAS PLANIFICACION Página 5 de 13

6 Deberemos ir a visualizar que dicho batch input se ha ejecutado de manera correcta. Para ello seguiremos el siguiente camino: Sistemas / Servicios / Batch imput / Carpetas Si el juego de datos se encontrase dentro de erróneos podremos ejecutarlo de manera visible para que el sistema nos informe cuáles han sido los errores. Haremos doble click sobre el juego de datos erróneo, obteniendo la siguiente pantalla: En Modo de procesamiento indicaremos Visualizar sólo errores y en funciones adicionales desmarcaremos Tam.estándar dympro y presionaremos Procesar 3º.- Una vez introducida en los activos la fecha de baja planificada, procederemos a planificar automáticamente las amortizaciones de activos que se encuentran en el sistema así como de aquellas inversiones previstas a través de las órdenes de inversión. Para ello seguiremos el siguiente camino Nombre archivo: AYUDAS PLANIFICACION Página 6 de 13

7 Controlling / Planificación / Centros de Coste / Simulación Amortización / Planificación Amortización. Nombre archivo: AYUDAS PLANIFICACION Página 7 de 13

8 En el campo Sociedad indicaremos la sociedad para la que queremos presupuestar automáticamente la amortización. Marcaremos el flag Seleccionar activos fijos si lo que queremos es presupuestar amortización de activos fijos. En el campo Nº activo fijo indicaremos los activos para los que queremos ejecutar el programa. Normalmente este campo se dejará en blanco pues querremos ejecutar el programa para todos los activos. Dentro del apartado Inversiones planificadas en el campo versión indicaremos la versión plan en la que tenemos planificada la orden u órdenes de inversión, Nombre archivo: AYUDAS PLANIFICACION Página 8 de 13

9 para el caso de querer simular también amortización en función de altas presupuestadas en órdenes de inversión. En este caso deberemos de marcar el flag seleccionar órdenes dentro del mismo apartado, pudiendo indicar también la orden u ordenes a utilizar. Vamos a explicar las dos siguientes opciones: Con este indicador se especifica: - Si el sistema debe incluir los movimientos de activos fijos del ejercicio actual en la simulacion de amortización, o - Si debe ignorar por principio los movimientos de activos fijos del ejercicio actual. Esta evaluación se realiza sobre la base del patrimonio de activos fijos al inicio del ejercicio. En el primer caso, el sistema calcula las cuotas plan o del presupuesto ya activadas de las inversiones planificadas ( órdenes ) a partir de la base de las simulación de amortización para estas inverviones planificadas. En el segundo caso, el sistema se comporta como si en el ejercicio actual no se hubiese realizado ninguna capitalización. En ambos casos se garantiza que no se producirá un doble recuento de las partes ya realizadas de las inversiones planificadas ( una vez como plan presupuesto de una inversión planificada y otra como contabilización de capitalización en un activo fijo ya activado ). El indicador sólo tiene importancia si en la simulación de amortización se incluyen tanto activos fijos activos como inversiones planificadas de órdenes ( es decir, que el indicador Seleccionar activos fijos se ha fijado junto al indicador Seleccionar órdenes. ). En el campo Clase de activos fijos indicaremos la clase de activos para la que queremos ejecutar el programa. Es decir, si queremos ejecutarlo para las máquinas B indicaremos la clase de activo Si queremos ejecutarlo para todos los activos amortizables especificaremos todas las clases de activos menos terrenos. En el campo Centro de coste indicaremos el centro del coste o el intervalo en el que queremos presupuestar. Si no indicamos nada el sistema presupuestará en todos los centros de coste que estén asignados a los activos elegidos. Nombre archivo: AYUDAS PLANIFICACION Página 9 de 13

10 En el apartado Opciones indicaremos el área de valoración que deseamos ( 01 amortización contable y 20 amortización analítica ). En el apartado Periodo planificación indicaremos el ejercicio en el que queremos planificar y el / los periodo / s que queremos planificar. Dentro del apartado Otras selecciones indicaremos la sociedad de controlling que en el Grupo Codere siempre será CODN. El campo clase de actividad lo dejaremos en blanco pues en Codere no se utilizan las actividades. En el apartado Otras opciones para la planificación, indicaremos la versión plan en la que queremos planificar. Indicaremos también que se trata de una planificación independiente de la clase de actividad, que es una planificación en centros de coste y que queremos simular la amortización teniendo en cuenta la fecha de baja planificada. Nombre archivo: AYUDAS PLANIFICACION Página 10 de 13

11 Si indicamos Ejecución en test el sistema nos simula la planificación de las amortizaciones, pero no realiza la planificación. Deberemos de desmarcar el flag Ejecución de test para que el sistema realice la amortización. Si elegimos la opción Informe de totales el sistema no nos muestra la amortización activo por activo sino que solamente nos informa por totales. Presionando ejecutar obtenemos la siguiente pantalla: Si nos desplazamos hacia la derecha iremos visualizando la amortización mensual por cada centro de coste de la sociedad cbar y la clase de activos Máquinas B. VALOR NETO CONTABLE ( V.N.C. ) Para presupuestar las cuentas del subgrupo 67 podemos ayudarnos a través de un informe de activos fijos que nos muestra el valor neto contable. Si suponemos que los activos se van a dar de baja sin ingresos el V.N.C. es lo que deberá de ir presupuestado a dichas cuentas. El camino a seguir es el siguiente:controlling / Planificación / Centros de Coste / Simulación amortización / Informe V.N.C. Nombre archivo: AYUDAS PLANIFICACION Página 11 de 13

12 En el campo sociedad indicaremos la sociedad. Si queremos saber el V.N.C. de unos activos en concreto, los indicaremos en el campo nº activo fijo. Dentro del apartado Inversiones planificadas dará igual la opción que elijamos pues no son relevantes para averiguar el V.N.C. de los activos. Podremos elegir la clase de activos fijos y el centro de coste. Nombre archivo: AYUDAS PLANIFICACION Página 12 de 13

13 Elegiremos la fecha fin para planificación. Elegiremos también si queremos ver el V.N.C. de todos los activos seleccionados o bien sólo totales. Vamos a poner un sencillo ejemplo. Vamos a obtener el valor neto contable para los activos de la sociedad CPRO y fecha del informe El informe que obtenemos es el siguiente: El sistema nos muestra por fecha de baja planificada, por clase de activos, por centro de coste y por centro de beneficio el valor neto contable. Por ejemplo, en la pantalla anterior el sistema nos informa que con fecha de enero del 2002, para la clase de activo , centro de coste CPRODS500 y centro de beneficio CPRODS tendremos un valor neto contable de 850,95 que será la cantidad que habremos de indicar como planificada para enero de 2002 en la clase de coste del subgrupo 67 correspondiente a las máquinas B. Nombre archivo: AYUDAS PLANIFICACION Página 13 de 13